商務展覽會活動禮儀

時間:2022-06-15 03:42:00

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商務展覽會活動禮儀

對常人來說,在某日常生活之中所接觸最多的商務性會議,大概非展覽會莫屬了。而對商界單位來說,積極參與各種類型的展覽會,則是某從事公共關系活動的一種常規的手段。

所謂展覽會,對商界而言,主要是特指有關方面為了介紹本單位的業績,展示本單位的成果,推銷本單位的產品、技術或專利,而以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式,所組織的宣傳性聚會。有時,人們也將其簡稱為展覽,或稱之為展示、展示會。

展覽會,在商務交往中往往發揮著重大的作用。它不僅具有甚強的說服力、感染力,可以現身說法打動觀眾,為主辦單位廣交朋友,而且還可以借助于個體傳播、群體傳播、大眾傳播等各種傳播形式,使有關主辦單位的信息廣為傳播,提高其名氣與聲譽。正因為如此,幾乎所有的商界單位都對展覽會備加重視,踴躍參加。

展覽會禮儀,通常是指商界單位在組織、參加展覽會時,所應當遵循的規范與慣例。在一般情況下,展覽會主要涉及展覽會的分類、展覽會的組織與展覽會的參加等三個方面的大問題。現分別對其介紹如下:

首先,展覽會的分類。嚴格地講,展覽會是一個覆蓋面甚廣的基本概念。細而言之,它其實又分作許許多多不盡相同的具體類型。要開好一次展覽會,自然首先必須確定其具體類型,然后再進行相應的定位。否則,很可能就會出現不少的漏洞。

站在不同的角度上來看待展覽會,往往可以對其進行不同標準的劃分。按照商界目前所通行的會務禮儀規范,劃分展覽會不同類型的主要標準,一共有下列六條:

其一,展覽會的目的。這是劃分展覽會類型的最基本的標準。依照這一標準,展覽會可被分作宣傳型展覽會和銷售型展覽會等兩種類型。顧名思義,宣傳型展覽會顯然意在向外界宣傳、介紹參展單位的成就、實力、歷史與理念,所以它又叫作陳列會。而銷售型展覽會則主要是為了展示參展單位的產品、技術和專利,來招徠顧客、促進其生產與銷售。通常,人們又將銷售型展覽會直截了當地稱為展銷會或交易會。

其二,展覽品的種類。在一次展覽會上,展覽品具體種類的多少,往往會直接地導致展覽會的性質有所不同。根據展覽品具體種類的不同,可以將展覽會區分為單一型展覽會與綜合型展覽會。單一型展覽會,往往只展示某一大的門類的產品、技術或專利,只不過其具體的品牌、型號、功能有所不同而已,例如,化妝品、汽車等等。因此,人們經常會以其具體展示的某一門類的產品、技術或專利的名稱,來對單一型展覽會進行直接的冠名,比如,可稱之為“化妝品展覽會”、“汽車展覽會”等等。在一般情況下,單一型展覽會的參展單位大都是同一行業的競爭對手,因此這種類型的展覽會不僅會使其競爭更為激烈,而且對于所有參展單位而言不啻為一場公平的市場考試。綜合型展覽會,亦稱混合型展覽會。它是一種包羅萬象的,同時展示多種門類的產品、技術或專利的大型展覽會。與前者相比,后者所側重的主要是參展單位的綜合實力。

其三,展覽會的規模。根據具體規模的大小,展覽會又有大型展覽會、小型展覽會與微型展覽會之分。大型展覽會,通常由社會上的專門機構出面承辦,其參展的單位多、參展的項目廣,因而規模較大。舉辦此類展覽會,要求一定的操作技巧。因其檔次高、影響大,參展單位必須經過審報、審核、批準等一系列程序,有時,還需支付一定的費用。小型展覽會,一般都由某一單位自行舉辦,其規模相對較小。在小型展覽會上,展示的主要是代表著主辦單位最新成就的各種產品、技術和專利。微型展覽會,則是小型展覽會的進一步微縮。它提取了小型展覽會的精華之處,一般不在社會上進行商業性展示,而只是將其安排陳列于本單位的展覽室或榮譽室之內,主要用勁教育本單位的員工和供來賓參觀之用。

其四,參展者的區域。根據參展單位所在的地理區域的不同,可將展覽會劃分為國際性展覽會、洲際性展覽會、全國性展覽會、全省性展覽會和全國性展覽會,往往被人們稱為博覽會。應當明言的是,組織展覽會有一定非要貪大求全不可,非凡是忌諱虛張聲勢、名不副實,動輒以“世界”、“全球”、“全國”名之。若是根據參展單位所屬行業的不同,則展覽會亦可分為行業性展覽會和跨行業展覽會。

其五,展覽會的場地。舉辦展覽會,免不了要占用一定面積的場地。若以所占場地的不同而論,展覽會有著室內展覽會與露天展覽會之別。前者大都被安排在專門的展覽館或是賓館和本單位的展覽廳、展覽室之內。它大都設計考究、布置精美、陳列有序、安全防盜、不易受損,并且可以不受時間與天氣的制約,顯得隆重而有檔次。但是,基所需費用往往偏高。在展示價值高昂、制作精美、忌曬忌雨、易于失盜的展品時,室內展覽會自然是其首選。后者則安排在室外露天之處。它可以提供較大的場地、花費較小,而且不必為設計、布置費用過多,展示大型展品或需要以自然界為其背景的展品時,此種選擇最佳。通常,展示花卉、農產品、工程機械、大型設備時,大都這么作。不過,它受天氣等自然條件影響較大,并且極易使展覽會丟失或受損。其六,展覽會的時間。舉辦展覽會所用的具體時間的長短,亦稱為展期。根據展期的不同,可以把展覽會分作長期展覽會、定期展覽會和臨時展覽會。長期展覽會,大都常年舉行,其展覽場所固定,展品變動不大。定期展覽會,展期一般固定為每隔一段時間之后,在某一特定的時間之內舉行。例如,每三年舉行一次,或者每年春季舉行一次,等等。其展覽主題大都既定不變,但答應變動展覽場所,或展品內容有所變動,一般來看,定期展覽會往往呈現出連續性、系列性的特征。臨時展覽會,則隨時可根據需要與可能舉辦。它所選擇的展覽場所、展品內容及至展覽主題,往往不盡相同,但其展期大都不長。