商務(wù)贊助會禮儀

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經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，坤亞集團(tuán)已經(jīng)發(fā)展成為一個擁有10億元固定資產(chǎn)的大型商貿(mào)型企業(yè)。在其成立20周年來臨之際，坤亞集團(tuán)決定為自己舉行一次別開生面的慶祝活動。

在坤亞集團(tuán)創(chuàng)建20周年的慶祝活動開始之后，絕大多數(shù)的與會者才知道，活動的中心內(nèi)容并非社會上所司空見慣的歌功頌德、一唱一和、大擺排場，而是由坤亞集團(tuán)的董事長鄭重其事地代表董事會宣布了集團(tuán)一項正式?jīng)Q定：為了回報社會，救助失學(xué)兒童，特此改革本集團(tuán)慶祝活動的內(nèi)容，將其進(jìn)行簡化，從中節(jié)省下來的50萬人民幣的活動費用，全部當(dāng)場捐獻(xiàn)給“希望工程”。

坤亞集團(tuán)的此番作為的確不俗，因此它受到了社會各界的交口稱贊。站在商務(wù)禮儀的角度上來看，坤亞集團(tuán)在其創(chuàng)建20周年之際所進(jìn)行的向“希望工程”的捐款的義舉，可稱之為贊助活動。在一般情況下，人們往往將贊助活動簡稱為贊助。

所謂贊助，通常是指某一單位或某一個人拿出自己的錢財、物品，來對其他單位或個人進(jìn)行幫助和支持。在現(xiàn)代社會中，贊助乃是社會慈善事業(yè)的重要組成部分之一。它不僅可以扶危濟貧，向社會奉獻(xiàn)自己的愛心，體現(xiàn)出自己對于社會的高度責(zé)任感，以自己的實際行動報效于社會、報效于人民，而且也有助于獲得社會對自己的好感，提高自己在社會上的知名度、美譽度，為自己塑造良好的公眾形象。對于商界而言，積極地、力所能及地參與贊助活動，本身就是自己進(jìn)行商務(wù)活動的一種常規(guī)的形式，而且也是自己協(xié)調(diào)本單位與政府、社會各界的公共關(guān)系的一種重要的手段。所以，贊助一向頗受商界的重視。

為了擴大影響，商界在公開進(jìn)行贊助活動時，往往會專門為此而舉行一次一次規(guī)模的正式會議。這種以贊助為主題的會議，即為贊助會。欲使贊助會取得成功，遵守贊助會禮儀是十分必要的。贊助會禮儀，一般指的是籌備、召開贊助會的整個過程中所應(yīng)恪守的有關(guān)禮儀規(guī)范。其主要內(nèi)容包括贊助的類型、贊助的步驟、會務(wù)的安排、活動的評估，等等。以下，對其分別加以介紹：

首先，需要掌握贊助的類型。贊助的類型，指的是贊助的具體形式。贊助的類型選擇得當(dāng)與否，大都對贊助的效果直接產(chǎn)生著影響。

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，贊助的類型可有各種不同的劃分。其中最為常見的贊助類型，有如下兩種：

一類是依據(jù)贊助的項目所劃分的贊助類型。贊助的項目，在此具體所指的主要是受贊助的對象。據(jù)此劃分贊助的類型，往往可以對贊助單位的動機、品位進(jìn)行直觀而形象的了解。

在目前情況下，商界通常所積極贊助的項目，大致上共有以下十類：

其一，是贊助公益事業(yè)。它是指對社會的公共設(shè)施、公共活動進(jìn)行贊助，直接地造福于社會、造福于人民，并可贏得公眾與輿論的激賞。

其二，是贊助慈善事業(yè)。它是指對社會慈善福利組織或慈善福利活動的贊助。既可以向社會表明本單位勇于承擔(dān)自己的社會義務(wù)、社會責(zé)任，又有助于獲得政府與社會的好感。

其三，是贊助教育事業(yè)。它是指對教育界的贊助。可以給予教育界以有力的支持，并且為本單位日后的進(jìn)一步發(fā)展培養(yǎng)必不可少的廣大后備人才。

其四，是贊助科研活動。它是指對科學(xué)研究與學(xué)術(shù)活動的贊助。此舉不僅表明本單位對人才與科技進(jìn)步的重視，而且還可以使自己得到專家、學(xué)者的肯定、支持或指導(dǎo)。

其五，是贊助專著出版。它是指對確有學(xué)術(shù)水平的學(xué)術(shù)專著出版所給予的贊助。它主要可以表明本單位對知識的無比重視和對學(xué)術(shù)研究的大力支持。

其六，是贊助醫(yī)療衛(wèi)生。它是指對醫(yī)療、保健、衛(wèi)生、康復(fù)事業(yè)的贊助。它體現(xiàn)著本單位對于全社會的關(guān)懷，同時也是對社會的一種奉獻(xiàn)。

其七，是贊助文化活動。它是對文化事業(yè)的贊助。它有助于促進(jìn)我國的社會主義精神文明建設(shè)，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修養(yǎng)與精神境界。

其八，是贊助展覽畫廊。它是指對于具有一定藝術(shù)品位的非贏利性的展覽、畫廊的贊助。它體現(xiàn)著本單位的藝術(shù)品位以及對藝術(shù)界的支持和幫助。

其九，是贊助體育運動。它是指對各類體育比賽活動的贊助。體育比賽是當(dāng)今的社會熱點之一，對其進(jìn)行贊助，往往可使本單位名利雙收，一舉兩得。

其十，是贊助娛樂消閑。它是指對群眾性娛樂休閑活動的贊助。它表達(dá)了本單位對廣大群眾的關(guān)懷與誠意，可提高對方對本單位的認(rèn)同感。

另一類則是依據(jù)贊助物所劃分的贊助的類型。贊助物，在此特指贊助單位或個人向受贊助者所提供的贊助物品。它往往取決于贊助單位或個人的實力與受贊助者的實際需求。通常，贊助物可以分為如下四類：

其一，是現(xiàn)金。即贊助單位以現(xiàn)金或支票的形式，向受贊助者所提供的贊助。它可使受贊助者根據(jù)自己的客觀需要，對其進(jìn)行受一定限制的支配。

其二，是實物。即贊助單位或個人以一種或數(shù)種具有實用性的物資的形式，向受贊助者所提供的贊助。它不僅可以及時地滿足受贊助者的需要，而且不易為對方挪作他用。

其三，是義賣。即贊助單位或個人將自己所擁有的某件物品進(jìn)行拍賣。或是劃定某段時間將本單位或個人的商品向社會出售，然后將全部所得，以現(xiàn)金的形式，再捐贈給受贊助者。此種贊助的贊助額事先難以確定，但其影響較大，并且易于贏得社會各界的支持。

其四，是義工。即贊助單位或個人派出一定數(shù)量的員工，前往受贊助者所在單位或其他場所，進(jìn)行義務(wù)勞動或有償勞動，然后以勞務(wù)的形式或以勞務(wù)所得，向受贊助者提供贊助。它可以使有關(guān)方面有錢出錢、有力出力，更好地調(diào)動其積極性，并獲得更為廣泛的參與。

除此之外，還可以根據(jù)贊助單位或個人向受贊助者所提供的對方所需金額的多少，將贊助的類型分為全額贊助或部分贊助。或者根據(jù)贊助單位或個人的具體數(shù)量的多少，將贊助的類型分為單方贊助與多方贊助。

其次，需要明確贊助的步驟。贊助的步驟，指的是贊助活動運作過程之中的各個主要環(huán)節(jié)。任何一家商界單位意欲進(jìn)行贊助活動時，均須按部就班地依照相應(yīng)的步驟來進(jìn)行認(rèn)真的運作。

就一般情況而言，贊助活動中必須認(rèn)真對待的重要步驟，共有下列四項：

第一，前期的研究。在正式?jīng)Q定進(jìn)行贊助之前，贊助單位首先有必要進(jìn)行前期的研究，并且對贊助活動的必要性與可能性進(jìn)行詳盡的論證。

在正常情況下，一次贊助活動往往發(fā)端于兩種情景。其一，是某一商界單位主動向其他單位、組織或個人提出贊助。其二，是某一商界單位接到其他單位、組織或個人的贊助請求后，經(jīng)過研究，再酌情給予對方一定程度的贊助。在實際生活里后一種情景往往更加多見。通常，商界的單位在接到其他單位、組織或個人的贊助請求后，對于是否應(yīng)當(dāng)進(jìn)行贊助、在贊助時應(yīng)當(dāng)采取何種具體形式、具體贊助的財物的數(shù)量等等，都要進(jìn)行認(rèn)真的研究。既沒有必要來而不拒、大包大攬，也不應(yīng)當(dāng)一推了之、一毛不拔。

在就某次贊助活動時行研究、論證時，贊助單位必須充分明確下列四點：一是它必須符合我國的憲法和法律，絕對不允許從事違法亂紀(jì)活動。二是它必須與本單位的經(jīng)營策略、公共關(guān)系目標(biāo)相適應(yīng)，而不是與其背道而弛。三是它必須真正地有利于受贊助者，同時也有利于整個社會。四是它必須是本單位力所能及之事，至少也不應(yīng)當(dāng)半途而廢，甚至勞而無功。

第二，贊助的計劃。通過前期研究、論證，商界單位一旦決定進(jìn)行贊助活動之后，即應(yīng)著手制定詳盡的贊助計劃，以確保其成功。

細(xì)而言之，贊助的計劃實際上是前期研究、論證的成果的具體化。根據(jù)慣例，它應(yīng)當(dāng)是由專司其職的工作部門，在進(jìn)行前期研究、論證的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位既定的贊助政策和贊助方向，認(rèn)真制定而成。一般來講，商界單位之中負(fù)責(zé)贊助計劃的工人部門，主要是指其公關(guān)部。在某些情況下，辦公室、財務(wù)部亦應(yīng)介入此事。

制定贊助的計劃，必須要樹立正確的指導(dǎo)思想。其核心之點應(yīng)為：贊助活動必須同本單位的經(jīng)營策略、公共關(guān)系目標(biāo)相一致，贊助活動的終極目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是贊助單位、受贊助者和社會三方同時受益。贊助政策的制定、贊助方向的選擇，均應(yīng)以此作為指南。

在一般情況下，贊助計劃需要專人草擬，并經(jīng)本單位的決策機構(gòu)批準(zhǔn)。大致來看，贊助的計劃又可分為以下兩大類：

一類是年度性的贊助計劃。業(yè)已指出，贊助是商務(wù)活動的主要形式之一，因此商界單位必須將其列入自己的議事日程，最好每年正式制定一次本單位的全年度贊助計劃。這種作法的長處是，本單位的贊助活動可能規(guī)范有序、有的放矢，同時也可以從宏觀上控制贊助活動的規(guī)模，避免使之超出自己所能承受的程度，甚至由此而產(chǎn)生毫無意義的浪費或損耗。

另一類則是臨時性的贊助計劃。它主要是針對臨時性、突發(fā)性的事件，所制定的贊助計劃。制定此類計劃，仍然必須堅持深入進(jìn)行調(diào)查研究，并且不得有悖于本單位的大政方針。從根本上講，它只能算是對上一類計劃的補充。

第三，項目的審核。在進(jìn)行正式的贊助活動之前，對于既定的贊助項目進(jìn)行審核，往往是極其必要的。贊助項目的審核，在此主要是指贊助單位事先對自己所參與的贊助項目所進(jìn)行的核定與審查。在正常的情況下，它是贊助單位專門負(fù)責(zé)贊助活動的工作部門所負(fù)責(zé)進(jìn)行的。

在審核贊助項目時，有關(guān)人員必須抱有高度的責(zé)任心。對贊助活動的各個具體環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行細(xì)致的分析研究，發(fā)現(xiàn)問題，防患于未然。

在具體對贊助項目進(jìn)行審查核定時，重點應(yīng)當(dāng)放在如下十個方面：一是要看贊助項目是否符合本單位的經(jīng)營策略與公共關(guān)系目標(biāo)；二是要看受贊助者的口碑如何；三是要看贊助能否真正取得成功；四是要看贊助的具體方式是不是合適；五是要看贊助單位的承受力如何；六是要看贊助的時機是否得當(dāng)；七是要看贊助將會產(chǎn)生多大的社會作用；八是要看社會輿論與社會公眾將會如何評價此次贊助活動；九是要看進(jìn)行贊助之后對本單位會有多大的積極作用；十是要看此次進(jìn)行贊助會給本單位造成多大的負(fù)面影響。

經(jīng)過綜合審核之后，假定贊助項目得大于失，即可將其付諸實施。假如贊助項目失大于得，尤其是其毫無任何社會效益可言時，則應(yīng)當(dāng)堅決讓其下馬。

第四，承諾的兌現(xiàn)。贊助活動一經(jīng)正常決定，即應(yīng)擇機將其付諸實施。在實施過程之中，贊助單位特別有以下四件事要必須注意：

一是必須有約在先。為了確保贊助活動取得成功，并且防止其發(fā)生種種變故，一般而言，凡重大的贊助活動在正式實施以前，贊助單位與受贊助者雙方均應(yīng)正式簽訂贊助合同或贊助協(xié)議，并且經(jīng)公證機關(guān)進(jìn)行公證。這樣一來，雙方所自各自承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)便被正式規(guī)定下來。任何一方如有違反，使可被依約追究其法律責(zé)任。

二是必須審慎行事。在贊助的實施過程中，贊助單位必須處處審慎而行。既要認(rèn)真履約，又要爭取社會的理解與被贊助者的支持。對于受贊助者一定要平等相待。不要為此而以“救世主”自居，時時趾高氣揚，處處討價還價，因而令對方產(chǎn)生逆反心理，好心辦了壞事。必須明確的是，贊助絕非一種單方面的賞賜。在贊助活動中，雙方往往都是有利可圖的。

三是必須擴大影響。在可能的情況下，贊助單位在實施贊助計劃的過程中，不僅要求得到社會各界的理解與支持，而且還要善于巧借良機，利用各種傳播媒介，在法律、法規(guī)允許的前提下，對自己進(jìn)行適度的宣傳，以求擴大本單位的社會影響力，提高自己的知名度與美譽度。不過在宣傳時必須講究技巧，切勿自吹自擂，令人生厭。

四是必須嚴(yán)守承諾。進(jìn)行贊助時，贊助單位務(wù)必要言而有信，兌現(xiàn)承諾，在指定的時間內(nèi)，將自己擬贊助的財物如數(shù)全部到位。不論發(fā)生了什么情況，都不允許贊助單位拖延時間，取消贊助。削減數(shù)額、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不許可的。贊助單位如果真的那么作了，不但是一種單位方面的毀約行為，而且還表明自己原先的承諾僅僅是為了沽名釣譽。

再次，需要搞好會務(wù)的安排。在贊助活動正式實施之際，往往需要正式舉行一次聚會，將有關(guān)的事宜公告于社會。這種以贊助為主題的贊助會，在贊助活動中，尤其是大型的贊助中，大都必不可少。有時，人們亦稱之為贊助儀式。它主要是為了向全社會公告贊助活動正式啟動，是贊助活動中作用巨大的一項重要環(huán)節(jié)。

根據(jù)商務(wù)禮儀的規(guī)范，贊助會通常應(yīng)由受贊助者出面承辦，而由贊助單位給予其適當(dāng)?shù)闹С帧?/p>

贊助會的舉行地點，一般可選擇受贊助者所在單位的會議廳。亦可由其出面，租用社會上的會議廳。用以舉行贊助會的會議廳，除了其面積的大小必須與出席者的人數(shù)成比例之外，還需打掃干凈，并且略加裝飾。

舉行贊助會的會議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)當(dāng)亮度適宜。在主席臺的正上方，或是面對會議廳正門之處的墻壁上，還需懸掛一條大紅橫幅。在其上面，應(yīng)以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位贊助某某項目大會”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法，意在突出贊助單位；后一種寫法，則主要是為了強調(diào)接受贊助的具體項目。

一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐。過度豪華張揚。否則，極有可能會使贊助單位產(chǎn)生不滿，因為它由此可能產(chǎn)生受贊助單位不務(wù)正業(yè)華而不實的感覺。

參加贊助會的人士，既要有充分的代表性，又不必在數(shù)量上過多。除了贊助單位、受選購助者雙方的主要負(fù)責(zé)人及員工代表之外，贊助會應(yīng)當(dāng)重點邀請政府代表、社區(qū)代表、群眾代表以及新聞界人士參加。在邀請新聞界人士時，特別要注意邀請那些在全國或當(dāng)?shù)鼐哂休^大影響力的電視、報紙、廣播等媒體人員與會。

所有參與贊助會的各界人士，在與會之時，皆須身著正裝，修飾儀表，并且檢點個人的舉止動作。贊助會的整體風(fēng)格是莊嚴(yán)而神圣的，因此任何與會者都不能與之唱反調(diào)。

依照常規(guī)，一次贊助會的全部時間，不應(yīng)當(dāng)長于一個小時。因此贊助會的具體會議過程，必須既周密，又緊湊。贊助會的具體會議過程，大致上共有如下六項：

第一項，宣布贊助會正式開始。贊助會的主持人，一般應(yīng)由受贊助單位的負(fù)責(zé)人或公關(guān)人員擔(dān)任。在宣布正式開會前，主持人應(yīng)恭請全體與會者各就各位，保持肅靜，并且邀請貴賓到主席臺上就座。

第二項，奏國歌。此前，全體與會者須一致起立。在奏國歌之后，還可奏本單位標(biāo)志性歌曲。有時，奏國歌、奏本單位標(biāo)志性歌曲，可改為唱國歌、唱本單位標(biāo)志性歌曲。

第三項，贊助單位正式實施贊助。其具體作法通常是贊助單位的代表首先出場，口頭上宣布其贊助的具體方式或具體數(shù)額。隨后，受贊助單位的代表上場。雙方熱情握手。接下來，由贊助單位的代表正式將標(biāo)有一定金額的巨型支票或?qū)嵨锴鍐坞p手捧交給受贊助單位的代表。必要時，禮儀小姐應(yīng)為雙方提供幫助，若贊助的物資重量、體積不大時，亦可由雙方在此刻當(dāng)面交接。在此過程之中，全體與會者應(yīng)熱情鼓掌。

第四項，贊助單位代表發(fā)言。他的發(fā)言內(nèi)容，重在闡述贊助的目的與動機。與此同時，還可以對本單位的簡況略作介紹。

第五項，受贊助單位代表發(fā)言。此刻的發(fā)言者，一般應(yīng)為受贊助單位的主要負(fù)責(zé)人或主要受贊助者。其發(fā)言的中心，應(yīng)當(dāng)集中在對贊助單位的感謝方面。

第六項，來賓代表發(fā)言。根據(jù)慣例，可邀請政府有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人講話。他的講話，主要是肯定贊助單位的義舉，同時亦可呼吁全社會積極倡導(dǎo)這種互助友愛的美德。該項議程，有時亦可略去。至此，贊助會即可宣告結(jié)束。

在贊助會正式結(jié)束后，贊助單位、受贊助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應(yīng)當(dāng)合影留念。此后，賓主雙方可稍事晤談，然后來賓即應(yīng)一一告辭。在一般情況下，在贊助會結(jié)束后，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕對不宜設(shè)宴待客。

在極個別的情況下，贊助會亦可由贊助單位操辦。由贊助單位所操作的贊助會，其會務(wù)工作與以上所述基本相仿。

最好，需要進(jìn)行活動的評估。經(jīng)驗來源于實踐，經(jīng)驗有待于總結(jié)。在贊助會結(jié)束后，尤其是在整個一項贊助活動告一段落之后，贊助單位有必要對其進(jìn)行一次認(rèn)真而系統(tǒng)的評估。

對贊助活動所進(jìn)行的評估，實際上主要是指在對贊助活動進(jìn)行綜合分析和系統(tǒng)總結(jié)之后，對其社會效果所進(jìn)行的科學(xué)評價與分析。對任何商界單位而言，一項贊助活動無論如何都是其所重點進(jìn)行的公共關(guān)系活動之一，都需要為此而投入大量的人力、物力和財力。因此，在贊助活動結(jié)束后對其進(jìn)行一次全面的評估，總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、聽取意見、調(diào)整對策，是十分有益的。

進(jìn)行贊助活動的評估工作，一般應(yīng)由贊助單位的公關(guān)部牽頭負(fù)責(zé)。有時，亦可由專司此事的班子主持此事。在評估工作完成之后，應(yīng)形成書面報告，提交本單位的決策機構(gòu)以及各位主要負(fù)責(zé)人，以供對方參考，并掌握具體的情況。

根據(jù)一般規(guī)律，進(jìn)行贊助活動的評估工作，必須集思廣益、廣開言路、深入調(diào)查、反復(fù)研究、善于聽取正反兩方面的不同意見，善于去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里。這樣做，才能夠真正地掌握實際的情況。

進(jìn)行贊助活動的評估工作，大致上要抓住如下四個方面的重點問題：其一，要將實施效果與先期計劃相比照。重點研究一下贊助單位是否真正地實現(xiàn)了自己的贊助意圖，贊助活動的預(yù)定目標(biāo)是否業(yè)已達(dá)到。

其二，要掌握社會各界對贊助活動的認(rèn)同程度。可通過各類調(diào)查，了解各類公眾，包括受贊助單位、地方政府、新聞媒介對此次活動的真實評價與看法。

其三，要及時發(fā)現(xiàn)贊助活動的所長與所短。要認(rèn)真總結(jié)贊助活動因何而成功，或者因何而受挫。對于己方與其他各方的問題，都不應(yīng)當(dāng)諱病忌醫(yī)。

其四，要了解贊助活動在實施過程中所出現(xiàn)的問題。不管這些問題是否己在意料之中，原因在于何方，均應(yīng)被認(rèn)真看待，并引起重視。