檔案信息化管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案信息化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案信息化管理已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。

關鍵詞：

檔案信息化；優勢；管理方法

檔案信息化建設是科學技術發展到一定階段的必然產物，也是檔案管理工作的一項創新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統的紙質檔案具有很多優勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發揮出檔案管理的內在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。

1檔案信息化管理的優勢

1.1加快檢索速度、提高檢索準確性

按照傳統方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。

1.2提高檔案信息利用率

隨著科技的進步，環保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現了辦公數字化與紙質檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數字化形式呈現，從而直接應用與辦公數字化系統之中，不但有效解決了辦公數字化與傳統紙質檔案信息之間的不協調問題，同時還為使用者提供了極大的便利。

1.3方便信息遠程傳輸

按照傳統模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，使用者通過自動檢索即可實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節省了人力、物力和財力。

1.4有利于實現資源共享

辦公自動化可以與檔案信息化管理實現有效銜接，這樣可以實現檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。

1.5提升檔案管理工作效率

檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環節的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現，這樣就實現了檔案信息管理相關工作從傳統方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現了質的變化，體現了傳統工作方式與先進科學技術的結合。

2推進檔案信息化管理的策略

2.1轉變管理理念

計算機和信息技術的快速發展，已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現代化的第一步。

2.2創新管理方法

隨著時代的發展，社會環境不斷的發生變化，由此對于各個單位的發展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發展過程中發揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創新管理方法，以市場經濟發展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發展創造有利的條件。

2.3完善內部管理

為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統內部各個環節的運行需要制定詳細的規范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據。加強各個部門之間的協調管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。

2.4要有先進的設備和技術

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業知識，同時對于計算機網絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業道德和認真的工作態度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業道德，嚴禁外泄檔案信息。

2.5加強檔案信息化管理的安全工作

在實施檔案信息化管理工作中，由于網絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。

結束語

檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉變管理理念和管理方法，完善內部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創造有利的條件。

作者：楊艷梅 單位：黑龍江省松花江林管局林木種子站

參考文獻

[1]張瓊.檔案信息化管理的創新[J].消費導刊,2012(12).

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關鍵詞： 檔案管理 網絡化 信息自動化 檔案工作者

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。

一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一項系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

三、提高系統的整體水平

根據系統論思想和集體化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是提高系統的整體水平，只有少數先進節點是不可能組成先進系統的。

四、重點抓好數據庫建設，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學地管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。

五、重視人才管理，推進檔案信息自動化

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神；有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務實地改進檔案管理

檔案信息自動化系統的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集體統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，造成信息分割和資源浪費。

七、完善檔案信息化標準體系

完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。為此應集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標準，做到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、基建檔案的設計、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

八、檔案信息服務要網絡化管理

網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂的“信息資源共享”。

九、加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入檔案管理領域。我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，使檔案工作面臨從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提升檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。

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【關鍵詞】房產檔案；信息化；數字化；科學化

房產檔案是指房產管理部門在進行房屋產權登記、調查、變更及轉移等房屋權屬管理活動中形成的具有保存價值的諸如文字、圖表、圖紙等文件資料。它具有專業性、動態性、真實性和法律憑據性，一般以分為紙質檔案和電子檔案。房產檔案作為房屋產權登記工作的重要依據和房地產經濟信息的重要組成部分，在推動房地產經濟發展的進程中具有十分重要的作用。因而，充分認識新時期房產檔案管理的特點，做好房產檔案信息化管理，滿足市場經濟條件下的房地產發展的迫切需要，是房產檔案工作者義不容辭的職責和義務。

一、房產檔案管理信息化的現狀

近年來，隨著城市化進程的加快和住房保障體系建設的不斷完善，房產檔案數量激增，利用率也大幅度提高，與此同時，舊的房產檔案管理的弊端逐漸暴露出來，如使用效率低、查閱困難、不能共享，已不能適應新時期房產檔案工作的發展需要。房產檔案管理信息化這一概念提出已經有些年頭了，但真正全面落實并不理想。目前，多數房產管理單位都配備了計算機、通信網絡等軟硬件設備，并不同程度上建立了房產檔案管理自動化系統，有的系統僅僅局限于單機簡單查閱房產檔案，詳細查詢仍需借助紙質檔案，有的檔案信息系統只能進行一般性的信息采集。為進一步健全信息化、數字化、自動化的房產檔案管理系統，真正建立起房產檔案信息采集、整理、利用等一體化的房產檔案信息系統，各級房產檔案管理部門需要借助快速發展的信息化技術，不斷提高房產檔案管理的工作效能。

二、房產檔案管理信息化體系的優點

房產檔案管理信息化是指在房產檔案管理過程中利用計算機、掃描儀、網絡傳輸等現代信息技術，對檔案信息資源進行采集、存貯、查詢和開發利用。隨著房產檔案管理信息技術的日趨成熟，檔案管理信息化模式有以下優勢：（一）通過實現房產檔案資料的數字化存儲。將紙質房產檔案信息存貯并轉化為數字化電子信息，可以大大降低紙質檔案材料的消耗，明顯延長檔案資料保管的時間。（二）通過建立完善的數字化房產檔案數據庫，實現房產檔案的信息化管理。對檔案數據中的全部信息分類快速檢索，給房產檔案信息的查詢、利用帶來了極大的便利，提高了房產檔案查詢的準確率和查速率。（三）實現房產檔案資料的信息化共享。房產檔案信息化系統借助網絡系統進行數字化的信息傳遞，使市縣區各級房產管理部門之間的房產檔案信息資源互聯互通，極大地提高房產檔案利用的范圍和效率。

三、房產檔案管理信息化建設的幾點建議

房產檔案管理信息化建設是新時期市場經濟條件下房地產發展的迫切需要。房產檔案管理的信息化、數字化、自動化，更新了房產檔案管理模式，實現了房產檔案資源的科學化管理。房產檔案管理信息化建設是一個循序漸進的過程，需要在實踐中不斷地完善和提高，重點抓好以下幾項工作：（一）注重決策的科學性和民主化。檔案信息化建設的成功與失敗，科學的決策至關重要。在實際工作中，要注重行政領導與檔案業務、專業技術、后勤等相關部門共同研究，共同謀劃，科學制定中長期發展目標，完善階段性建設規劃，體現民主化決策，科學解決信息化系統建設過程中出現的各種困難。（二）選定科學的技術路線。檔案信息化建設是一個系統性工作，從最初設計到最后的投入使用，都要經過嚴格的規劃，科學的決策，在快速發展的信息時代背景下，選擇科學的檔案信息化管理系統，實現系統的高效性、合理性、經濟性。（三）建立較為完備的房產檔案信息數據系統。現有房產檔案主要分為文本檔案和圖片檔案兩類。房產檔案信息化要對這兩類檔案進行數字化處理，將文本和圖片檔案資料自動轉換成數字化文本信息系統。在檔案管理信息化建設的過程中，開發和建設數據庫是一個必不可少的重要環節，只有建立完善的房產檔案數據庫，才能完成房產檔案資源管理的系統化、科學化、高效化。（四）打造素質過硬的房產檔案管理隊伍。人才建設是檔案信息化建設的根本保障，檔案信息化建設過程中需要大量的知識型、技術型、創新型、管理型人才，在建設房產檔案信息化的過程中，必須重點抓好人才隊伍建設；注重崗位人才的繼續教育，優化人才培養機制，借助人才競爭機制，構建一支高素質的房產檔案管理隊伍。

【參考文獻】

[1]鄭玉蘭,夏征.淺談房產權屬檔案的屬性及管理[J].檔案天地,2010(06).

[2]邢燕.淺析房產檔案信息化管理的優勢及策略[J].黑龍江史志,2014-08-08.

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一、土地檔案信息化管理的意義

1.土地檔案信息化管理是國土資源可持續發展的依據。國土資源是國民經濟建設的基礎，確保穩定的土地資源可持續開發利用是關系到國計民生的大事，我國土地檔案從無到有，管理方式經歷了由原來單一的傳統紙質檔案管理，逐步向紙質檔案與現代信息化電子檔案管理并存的轉型。在相關的土地利用政策中可以發現，農村集體用地的市場化流轉空間逐漸增加，在這一過程中，農民可以獲得更多的財產上的權利，這種狀況之下對于土地檔案管理工作來說，也必須進行改革與提升，符合實際土地資源開發利用中的內在需求。土地檔案中包含著區域土地使用的詳細過程，對于土地的可持續發展以及經營管理都有著重要的作用，其中包含有原始的資料數據，土地檔案的使用能夠確定土地權屬問題，還可以通過經濟、法律、行政等方式實現對土地的更好的持續化管理，能夠為經濟的健康發展作出很大的貢獻，在檔案的信息化管理中能夠使土地信息管理更加便捷、高效，具有更加強大的檢索以及資源共享的功能，對于土地檔案的有效應用非常有幫助。

2.土地管理的新形勢要求土地檔案的信息化發展。國土資源的信息化的實現程度與這一工作社會化作用有著直接的關系，土地檔案管理的信息化建設能夠有效地促進土地管理的科學化、規范化的發展。現實中土地管理工作已經初步達到了電子政務的狀態，這也對其中的土地檔案管理工作提出了新的要求，應該不斷提高其電子信息的管理水平，在電子政務的實施下會不斷出現網絡形式的文件、圖表等信息，需要革新原有的檔案管理方式，增強信息化程度。另外，時展的特點為土地檔案的信息化建設目標提出了新的要求，原來的檔案管理工作的手段已經有些不合時宜，在數字化的大背景之下信息化的趨勢是一種必然。此外，檔案管理工作的基本原則是服務，其信息化的發展也是發揮檔案利用價值的一種內在要求，信息只有進行傳播才能夠實現其價值，因此檔案管理人員需要充分認識到這一規律，增強檔案信息的開發與傳播、利用，這種情況下土地檔案的信息化管理也就需要逐步實現來適應這一要求。

二、土地檔案信息化管理建設中存在的問題

1.檔案管理者信息技術水平不高。近年來，土地檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，部分國土資源管理機構開始重視其信息化的發展建設，實施土地檔案的數字化管理。但是其中存在的一部分員工由于年齡問題或者自身水平的限制，信息技術的操作水平比較低，在短時間之內不能很好地適應這種新的檔案管理方式，所以在實際的工作開展中使用計算機網絡進行的檔案信息的管理工作效率會比原來的方式效率更低，這樣就會造成管理者自身產生信息化管理方式的排斥心理，也就對土地檔案信息化建設的發展造成了阻礙。另外，在土地檔案的信息化管理建設中還存在認識不充分、不重視的問題，土地檔案管理這一工作并不會產生直接的經濟方面的效益，并且具體管理起來還會消耗許多的人力與時間，這樣就使得大部分領導對檔案管理的重要性認識不足，這方面的管理建設意識比較淡薄，同時也忽視了土地檔案管理中存在的使用價值，所以在實際的工作中存在敷衍的情況，由于這種對土地檔案管理工作的作用認識上的缺乏，所以使得部門的領導并不能將其放在一個相對重要的高度來看待，這對于檔案管理的信息化建設是一種很大的阻礙。

2.土地檔案信息化管理的硬件設施與軟件資源缺乏。在實際的土地檔案信息化管理的建設過程中要憑借優良的計算機硬件設施以及軟件系統的幫助來實現，在一些土地檔案管理基層單位普遍存在設備陳舊、配置低的問題，這就造成了土地檔案的歸檔、存放等管理方式都比較落后，很難得到發展和進步，而且當前階段的電子檔案的管理理論還處于發展階段，尚不成熟，因此在具體的檔案管理軟件的應用中會存在一些缺陷，一方面，現階段的檔案管理軟件大多屬于單機版，通常都不能在網絡環境中使用，而且軟件的開發平臺以及工具都比較老舊，不符合時展的要求，在軟件的應用中也只能針對特定的檔案類型，通用性比較差。另一方面，電子檔案管理軟件的功能不全面，通常只能對完成歸檔的檔案實行管理，缺乏更多的自動化功能，一般都是在紙質檔案基礎上實行的輔助管理，電子資料與這種紙質的資料存在很大的差別，兩者在計算機管理方式上也是不同的，在計算機管理的數據、工作流程以及功能等方面都存在差異，這種功能上的不足不能滿足檔案信息化管理的需求，很大程度上阻礙了其信息化的進程。

三、土地檔案信息化管理的實現策略

1.增強檔案意識，健全各項規章制度。土地檔案管理是土地資源開發、利用的一種根據，各級領導應關注檔案工作的進展，增強對這一工作的認知，加強《檔案法》以及《檔案法實施辦法》等法規的宣傳。這樣可以使檔案管理工作的重要意義更加深入人心，獲得人們的普遍重視與關注。另外，還需要不斷加強對檔案管理的指導，真正將檔案管理工作納入年度工作計劃與領導工作的職責范圍之內，對于檔案管理中出現的困難進行及時的解決，將相關管理工作結果加入部門內的季度考核里，積極為檔案管理內部環境營造一個良好的工作氛圍。土地檔案管理工作的政策性特點比較顯著，管理人員需要以嚴謹的工作態度來對待，根據土地檔案管理的相關法律法規來制定本單位的管理制度，提高土地檔案信息化管理的效率。

2.加強土地檔案信息化管理的基礎設施建設。信息化管理的實現離不開基本的軟硬件設施的支持，土地檔案管理也是如此，因此相關部門必須加大這方面的投入，為實現土地檔案信息化管理來提供必需的、基本的條件，需要從長遠的發展角度來看待這一管理問題，不能由于土地檔案管理工作不能短期達到增加經濟效益的作用就不進行投資。當前，計算機的應用使電子檔案不斷增加，對應的管理模式也要更新。因此需要對計算機的硬件功能水平進行提高，增加其中高性能服務器及終端設備的應用。結合土地檔案信息化管理工作的實際對相關的檔案管理軟件進行引進與應用，比如專業的土地檔案管理信息系統，積極地促進土地檔案信息化管理的建設與發展。土地檔案信息化管理是提升檔案管理質量、增強土地檔案信息共享的重要手段，可以使土地資源的開發與利用更高效地達成，在信息化管理進程中工作人員也需要不斷提升自身素質，保持嚴謹的工作作風，熟悉掌握相關的計算機應用技術與相關軟件的操作，使得土地檔案的信息化管理可以順利地開展，使其中的土地資源信息獲得有效的利用。

作者:閻霓 單位:大連金州新區土地房屋局土地事務管理中心

參考文獻:

[1]喬玉萍.土地檔案管理信息化建設的重要性與方法[J].內蒙古科技與經濟,2014（4）.

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關鍵詞：財務檔案；信息化；檔案管理

Abstract: This article analyzes the financial archives information management features, describes its working content, and puts forward some advice on how to do the financial management well, for your reference.

Key words: financial archives; information; archives management

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A文章編號：2095-2104（2012）

在信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子化財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好財務檔案管理的選擇。財務檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。對此，本文簡要闡述如下。

1 財務檔案信息化管理的優點

財務檔案信息化管理是指依托電子財務檔案對財務信息進行管理歸納。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。與傳統的財務檔案相比較，電子財務檔案有許多優點: 一是易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，且存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；二是電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果；三是電子財務檔案如果上網，通過計算機操作和網絡交流，滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損；四是電子檔案利于保存、方便管理，能有效避免火燒、水浸、鼠咬等，有助于專項治理、便于檔案資源的統一整合，極大地提高工作效率和工作質量；五是電子財務檔案在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理; 對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成。同時可以根據需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

2 財務檔案信息化管理工作的內容

2.1 建立完善的財務檔案信息網絡

一方面，可以將上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面，也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或 BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

2.2 搞好財務檔案管理輔助決策系統建設

做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不夠的，必須使用先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

2.3 搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其它的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立財務檔案數據庫，可以按財務檔案的內容分類建立若干個主要數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將財務檔案資料都錄入計算機。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現，將為檔案信息的充分利用提供空問。

3 3 做好財務檔案信息化管理工作建議

3.1 加強財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用安全有效的保密措施，實行電子簽單制度，建立健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

做好電算化會計檔案的收集。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份) 存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統; 財務軟件的編程語言、數據庫系統類型; 財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲于磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份，即采用“AB 備份法”進行數據的備份，并且每份上注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統毀滅，從而使系統不可恢復。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期檢查，定期復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

3.2 做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理，有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門，甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現電算化會計檔案的再利用。

3.3 提高財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

參考文獻：

[1] 郭澤光：財務管理 [M].中國市場出版社，2004

[2] 傅榮校：《檔案管理現代化》，浙江大學出版社

[3] 薛匡勇：《現代檔案觀》，《檔案學通訊》，2006第2期

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隨著醫藥衛生體制改革的深入進行和醫院服務模式的轉變，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，不僅在醫療、教學、科研等活動中的作用日漸顯著，而且成為檔案事業發展的新動力和新主題，成為檔案部門的一項基礎性業務工作。當計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐漸形成，電子文件的大量產生和應用，使得檔案信息快速向數字化發展。傳統檔案管理方式和技術手段越來越不適應信息化的發展潮流，因此，對醫院檔案信息化提出嚴峻的挑戰，同時也帶來新挈機，應全面推進醫院檔案信息化建設。

1 應加強檔案基礎設施建設、提高信息化管理水平

配備能夠適應當前工作需要的檔案專用設備，如專門的庫房、規范的檔案裝具以及能夠適應現代化管理工作需要的計算機和復印等信息化設備和計算機軟件。建立配套的檢索體系，改變傳統手工方式管理檢索。首先，建立檢索工具體系，實現多角度檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，從不同角度和側面，制作多種檢索工具。其次，應用計算機檢索，實現高效率。檔案部門應大力推廣應用電子文檔管理系統，通過網絡系統，更加快捷方便的檢索到需要的資料，實現資源共享。

2 適應辦公現代化的形勢，加強電子文檔的管理勢在必行

隨著辦公自動化、文檔一體化進程的加快，以及電子公文交換的開展，電子檔案將成為未來檔案的重要組成部分，醫院的檔案管理工作也面臨著由紙質文檔向紙質文檔與電子文檔并存管理的形式轉變。由于醫院計算機和網絡的廣泛應用，每年都有大量的電子文件產生。如果這些存儲在計算機磁盤上的電子文件沒有妥善保存，不能科學管理、無法有效利用，將導致有價值的電子文件產生大量流失。因此醫院應大力推進電子文件全文歸檔工作，建立健全電子文件及各級各類檔案人員工作網絡，檔案管理人員應主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍、歸檔辦法的宣傳工作，使醫院重視電子文件的歸檔工作。醫院已開始逐漸實現文檔一體化管理，應用電子文檔管理系統，迅速地將各部門大量雜亂無章的信息進行科學、有序地分類、存儲、共享、建立起醫院信息化建設所必須的檔案信息庫。

3 確保電子文件的原始有效性

電子文件的歸檔時間與傳統檔案不同，電子文件可以在文件辦理結案后隨時歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用數碼簽名封簽認證、由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。電子文件由于采用電子編碼技術、可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使辨別電子文件的原始憑證性變得復雜而困難。因此，電子文件要進行加密保護，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。為了解決電子文件載體易老化變質而影響電子文件的長期可讀性問題，檔案部門可以將電子文件打印出一份紙質檔案以作備份。

4 及時修改完善文書檔案管理制度

現有的文書檔案管理制度，其內容主要針對紙質文檔的形成和歸檔，對電子文件管理的相關規定不完善，而電子文件的特點是文件形成的源頭分散，不易反映文件修改和運作過程的真實情況，對已確認形成的文件容易進行修改而影響檔案初始憑證的權威性，因此修改文件檔案管理制度的重點應針對如何收集電子文件，如何反映文件形成過程的真實情況，如何保證正式文件的原始性等方面做出規定。

5 注重病歷檔案的信息資源的開發和利用

病案是醫院最重要的醫學檔案，不僅是患者在醫院中進行診斷、治療的情況記錄，也是衡量和評價醫院管理、醫療質量和水平的重要依據，是進行醫療、教學和科研及信息管理最基本的資料。目前，我國幾乎所有的病案資料仍是以倉儲式的方法進行保管，而且管理內容單一，利用相對局限，忽視了病案質量優劣。隨著法律糾紛、醫療糾紛、保險糾紛、合作醫療的日益增多，人們對病案的需要量與日俱增，以及電子計算機和現代通訊等先進技術的應用，使病案管理正朝著病案文獻縮微化、病案存儲與檢索磁性化和電子化方向發展。醫院應重視病案管理，成立病案管理委員會，建立管理網絡。將現代信息網絡運用與病案管理，擴大病案信息來源，實現資源共享。應用計算機管理病案首頁，逐漸推行病案統計全面計算機管理。本院目前使用的軟件有：病案首頁管理系統、醫療衛生統計系統等，建立病案的首頁信息數據庫和病案檢索信息庫，并開展了病案縮微技術，這一技術是當今世界上最為推崇的以多種存儲介質為媒體的整和技術，它具有技術可靠，有完整的國際與國內標準，保存時間長，膠片成本載體低等特點。此技術的應用使病案信息的獲取變得極為快捷方便，配合病案首頁數據庫，可以很快的獲取所需的資料。利用者查閱病歷時，根據查詢要求確定查詢方法如：病案號、姓名、疾病等通過首頁信息庫準確查出此病歷的盤號，找出磁盤膠片，放入已啟動的縮微膠片掃描儀中，由控制鍵盤定位到此病歷，如需打印或保存，數據可直接保存到硬盤中或由打印機輸出，從而獲得與原病歷一致的病歷資料。這在很大程度上節省了大量的儲存原始病案的空間，緩解了庫房的緊張，使病案查找變的得心應手，進一部提升了醫院管理的可靠性、安全性及現代化程度。

6 優化知識結構、抓好隊伍建設

檔案人員的業務素質的高低，直接影響到檔案質量和開發利用的效果。醫院檔案工作者必須更新觀念，轉變“管理就是保管、坐等上門、閉室自守”的被動服務思想，樹立主動積極、直接參與的動態思維。注意知識結構的合理化，培養具有現代化科學技術知識，計算機管理與操作技術、外語知識的專業型人才。為此應從以下方面加強隊伍建設：①選調那些所學專業為文檔管理的高學歷專業人才；②對在崗的專業人員定期進行培訓，使其在品德、業務、技能等方面適應新形勢的要求；③對文檔管理人員進行定期考核。

參 考 文 獻

［1］ 程岱峰.醫院檔案的信息化管理與開發利用.社區醫學雜志，2006，4（17）:9.

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關鍵詞：檔案管理；信息化；技術更新；網絡安全

近年來，檔案管理模式從實體管理逐漸走向數字模擬管理，并通過建立局域網，構建網絡模式的檔案管理信息化系統，提高檔案管理的綜合性與系統性，集檔案收集、整理、分析、保管于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務，充分體現了現代信息技術的優勢作用。

一、加大財力投入，增設配套設施

為了提高檔案管理的信息化水平，應增加必要的財力投入，配置與現代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施。目前，各檔案部門的財力主要來自于各級政府的支持和投入，作為上級檔案管理部門，要加強與相關部門的溝通與協作，提出解決問題的有效措施，同時要及時為下級部門創造良好的條件，以加快檔案管理信息化建設的步伐。

二、不斷更新管理技術，整合信息化手段

檔案管理技術需要不斷更新、不斷發展、不斷改進，通過綜合利用、集成整合等方式，不斷提高檔案管理水平。現今的信息化技術雖然已經發展得比較成熟，人們經常采用普通的電子數據保存檔案，但是，電子文檔保存數據的風險系數較高，因為它并不符合“越簡單越可靠”的保存原則，龜殼上的文字可以保存上千年，紙質文字可以保存數百年，而電子文檔到底能夠保存多長時間，仍然需要時間的檢驗。所以，在檔案管理信息化建設進程中，必須在整合和集成上下工夫，積極構建完善和堅固的電子檔案系統，加強傳統檔案管理和信息化手段管理的有機結合，充分發揮各種管理模式的優勢作用。

三、加強檔案管理的安全性，保證網絡系統的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統安全建設，嚴密防范系統病毒的侵入，增設查閱權限與安保加密功能。

總之，檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規劃；而檔案管理部門，更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，促使檔案管理水平走上一個新的高度。

參考文獻：

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1.基層黨校檔案信息化建設的必要性

1.1檔案信息化建設是時展的要求

隨著辦公自動化、網絡技術的應用和普及，信息技術以其高效、便利、節能等優勢成為重要的管理手段和資源，在各行各業得到廣泛應用。檔案的建設和管理也必然逐步納入到信息網絡技術應用的大環境中，使檔案管理和服務的重心向信息資源管理和信息服務的建設上轉移。

1.2檔案信息化建設是社會化服務的要求

檔案社會化服務是檔案事業發展的重要標志，檔案作為一種特殊的社會資源，其最終目的又服務于社會實踐發展，而這種社會化服務必須以信息化為基礎。從另一方面說，公民的檔案意識逐漸增強，使得檔案信息的需求也逐漸多元化。

1.3檔案信息化建設是檔案事業發展的要求

現代信息技術在檔案管理中的運用，將會提高提高檔案管理工作的效率和質量；檔案信息數字化的存儲、管理、索引和使用將會減少檔案原始材料的使用和磨損，紙質載體的檔案將得到極大的保護。

2.目前基層黨校檔案管理工作存在的幾點問題

2.1文件材料收集不齊

歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時也是極重要的一個環節。歸檔文件材料的收集工作是為整理文件材料做物資準備的，沒有收集工作也就沒有檔案。文件材料收集是否齊全完整，直接關系著整理工作能否順利進行，同時也影響著檔案的質量，以及檔案在利用過程中的效果。而在檔案管理工作中，由于有些文件沒有及時送到管理員手中，造成部分文件丟失；還有些科室為了自己查閱方便，對有些會議、文件材料藏而不送；還有些科室領導處理完文件后，沒有及時把文件處理結果反饋給檔案管理人員，導致文件材料不齊，有頭無尾，給文件歸檔工作帶來很大麻煩。

2.2檔案管理制度不完善

目前，很多基層黨校在制定檔案管理制度過程中，只是大致規定了一些需要歸檔材料的內容和項目，而沒有明確規定歸檔的時間、要求和具體獎懲措施。特別是對日常的檔案管理工作缺乏常規性的監督、檢查，很少對檔案管理工作提出指導性的意見和建議，致使檔案管理工作成了一種自發的行為。

3.加強基層黨校檔案信息化建設的對策

由上述可見，基層黨校檔案信息化建設是社會發展的需求，其建設有著十分重要的必要性。然而，我國當下的基層黨校檔案信息化管理卻在管理觀念、管理制度等多個方面存在著一些問題，這些問題的存在不僅影響了基層黨校檔案信息化建設的速度，同時更加阻礙了基層黨校檔案管理工作的功能。所以，對于這一問題必須加以重視。筆者在此提出了幾點加強基層黨校檔案信息化建設的幾點對策，希望能夠為基層黨校檔案信息化建設相關方面的提高而提供一些有價值的參考意見。

3.1重視檔案信息化技術人才的培養

檔案管理的目的是利用，檔案信息化建設是為了更快捷、便利的管理、服務和利用。首先，必須轉變檔案管理人員的“重藏輕用”的管理思想，觀念的轉變，增強檔案信息化建設的緊迫性和責任感，才能主動積極地做好信息化工作。其次，信息化建設與新技術密不可分，技術人才的培養是關鍵。

3.2加強檔案信息化建設的規劃

檔案信息化建設是一個長期工程，必須超前做好規劃。第一，建立統一、規范、操作性強的檔案管理軟件和信息平臺。當前，基層黨校的檔案正逐步走上數字化道路，但使用的檔案軟件五花八門，檔案軟件的不統一加上缺乏自上而下的數字平臺，導致信息化服務和利用的最終目的打了折扣，無法兼容和交流，不能真正實現檔案的信息化。第二，檔案信息化建設要與電子政務、辦公自動化相結合。

3.3建設高質量的數字檔案信息管理系統

（1）建設高質量的信息資源體系

當前黨校檔案基本是紙質載體，電子歸檔的極少，造成數字化館藏資源不豐富。要利用各種技術將紙質檔案數字化，進入信息管理系統，將各種檔案進行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務對象需求，又具有較強競爭力優勢的檔案信息資源數據庫。

（2）建立高質量的社會化服務體系

黨校檔案立足為教學科研服務、為培訓的學員服務、為領導和決策層服務，應以計算機和網絡技術為工作平臺，做好全宗級、案卷級、文件級目錄數據庫，為使用者提供便捷的查詢路徑，實現檔案信息的網上檢索和利用服務。

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疾控中心對各種疾病預防和控制的信息都要進行采集和管理，以為后期調取檔案提供便利。眾所周知，疾控中心的工作內容比較多，信息數據系統比較復雜，如果單純的靠人力來完成信息管理工作，不僅工作效率低下，還會降低檔案信息化管理的質量。因此，依靠現代電子信息技術對疾控中心的檔案進行信息化管理是時展的必然要求，同時也是疾控中心檔案管理模式的重大突破。疾控中心信息化管理雖然簡化了信息采集、錄入的工序，縮短了人工對數據進行采集和管理的時間，但是在實際的操作過程中仍然會因為諸多因素的干擾而存在一些現實的問題。只有對疾控中心檔案信息化管理的現狀作深入的分析和探討，才能在此基礎上提出可行性的措施。

二、疾控中線檔案信息化管理存在的問題

(一)疾控中心在檔案信息化管理上投入的資金不足

疾控中心已經習慣了傳統的人工進行信息管理的模式，對于新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導致了對檔案信息化管理重視度不高，對這方面的資金投入少之又少，產生的后果就是疾控中心因為運轉資金不足而無法購買信息化管理設備，仍然依靠原有的計算機系統進行檔案信息化管理，使得信息管理效率低下、管理質量無法媲美發達國家。甚至有些經濟條件相對落后的地區，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統的借助人力的紙質的信息管理，無法保障信息管理的準確度。

(二)疾控中心檔案管理模式和方法相對落后

我國對檔案管理工作一直重視度不是特別高，由于幾年黨和國家將檔案資料的管理工作提到國家發展議程上，檔案管理工作地位才得到了大幅度的提升，同時也帶動了各行各業對檔案資料管理的重視程度進和了解程度。疾控中心檔案信息化管理在這兩年才剛剛興起，管理人員很難在短時內適應新的管理模式和方法，大部分是在沿用傳統的人工管理模式，疾控中心檔案信息化管理模式仍然很難突破原有模式的束縛。有些疾控中心是將人工管理和信息化管理交叉并用。在對檔案進行整理和管理時，以靜態資料為主，例如文字和圖片，而缺乏一定的音像資料，降低了檔案的完整度，從而間接的影響了檔案管庫現代化和信息化。在進行檔案管理時沒有科學的歸類方法，導致檔案歸類工作雜亂無章，嚴重影響了后期調取、查看工作的效果。

(三)缺乏專業的管理人才

在我國疾控中心檔案管理工作中由于人員工作職責的不明確，許多管理人員是身兼數職，檔案信息化的管理人員可能是其他科室的管理人員，這些管理人員缺乏一定的專業性，在進行檔案管理工作時，并沒有科學的管理方法和手段，使得檔案管理工作水平不高。

三、解決疾控中心檔案信息化管理問題的措施

(一)加大對檔案信息化管理的資金投入

疾控中心的檔案信息化管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果疾控中心的檔案信息化管理缺乏資金支撐，使得管理設備和手段的更新受阻，降低了管理的水平和質量。因此國家和政府應該重視疾控中心檔案信息化管理工作，利用財政撥款的形式對疾控中心的檔案信息化管理工作提供支持。此外，疾控中心也應該加大對檔案信息化管理方面的資金投入，不斷引進新的管理設備和手段，促進檔案信息化管理的發展。

(二)提高檔案管理人員的綜合素質

疾控中心實行檔案信息化管理無形之中對管理人員提出了更高的要求，因為現代的檔案管理需要借助計算機管理系統，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際的工作中會出現各種各樣的失誤，降低了檔案管理整體水平。因此，加強檔案管理人員的綜合素質培養工作已是當下疾控中心的必要工作。可以將檔案管理人員派遣到外地進行技能的學習。此外，還可以聘請專家對檔案管路人員進行培訓，手把手的指導檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要加強主動學習能力的培養，在工作中積累經驗，大膽的嘗試并進行工作方法和手段的創新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

(三)建立和完善檔案管理制度

疾控中心的檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是由于缺乏嚴格的檔案管理制度導致的。因此，建立和完善檔案管理制度，不僅能為疾控中心的檔案管理工作提供制度保障，同時也可以提高檔案管理工作的效率。第一要建立健全檔案管理工作責任制;明確檔案管理人員各自的工作職責，使他們在職責范圍內開展工作。第二建立和完善檔案管理績效考核制度;對管理效率和質量高的工作人員給與一定的獎勵，以提高大家工作的積極性。第三建立和完善檔案分類管理工作制度；對現有的檔案借助計算機系統，并按照一般性、重要性，長期性和短期性的原則進行分類管理，為后期檢查和調取檔案奠定基礎，提供便利。第四建立和完善檔案管理收集制度；疾控中心管理部門應嚴格要求各個科室對檔案進行定期的收集，并加強對各個科室檔案信息收集的監督工作，防止有些科室，并未貫徹和真正落實檔案信息定期收集工作。在各個科室對檔案信息收集完畢后統一交由疾控中心的檔案室，檔案室配備專門的人員對上交的檔案進行分類管理和妥善保管，以提高檔案的利用率。

四、結束語

疾控中心的檔案信息化管理工作是保證整個疾控中心正常運營的必要工作，隨著疾控中心的人員流量逐漸增多，如果不加強檔案信息管理工作，那么就會使得問題越積越多，時間久了，就會使檔案管理工作的難度加大。因此，做好疾控中心檔案信息化管理工作，及時發現問題并找出措施解決問題，才能保證疾控中心檔案信息化管理工作的順利開展。

作者:張烏蘭格日勒 單位:烏蘭察布市疾控中心

參考文獻:

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【關鍵詞】醫院；檔案信息化；管理；效率；效果

一、目前我國醫院檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）醫院檔案信息化建設重視不夠。計算機應用早已成為各單位不可缺少的一部分，醫院的信息系統也隨著醫院的發展，逐年在改造升級，比如新系統含有門診醫生工作站、住院醫生工作站、電子病歷、電子醫囑、電子質控、分診叫號、合理用藥、臨床路徑、護士工作站、LIS門診部分、院感軟件等全面上線，啟用智能辦公系統（OA）管理系統，開發醫院廉潔風險防控網，實現醫院局域無線網全覆蓋，開通掌上醫院APP，為醫院各項業務、工作帶來了便利，優化了患者就醫流程。但是醫院領導還不能充分認識檔案信息化建設的重要性和必要性，對醫院檔案信息化建設，無論是硬件上還是軟件都投入不足，致使醫院的檔案信息化建設相對滯后。

（二）醫院檔案管理人員意識較弱。從檔案管理工作的內容來看，醫院的檔案管理主要涉及醫院發展過程中所產生的各種文件和信息，而且是隨著工作的開展而不斷增加的，量的增加必然要求管理方式上的進一步改進。但是，目前我國大部分醫院檔案管理人員是兼職，不是專業人員，存在知識結構單一，檔案管理意識淡薄，不能準確地判斷出檔案的價值和資源性，外加工作主動性和創新性不夠，在管理效果和效率上往往不能夠滿足工作開展的需要，只是把檔案室作為一般的倉庫來儲存檔案而已，等用的時候卻不能很快地查找到。同時，醫院在平時的工作過程中對檔案信息化管理人才的專業知識和能力的培養力度不夠，參加培訓的機會也不多，信息化管理技術掌握不熟練，對信息化管理制度和流程也不清晰，在管理效率的提高方面往往出現心有余而力不足的局面。

（三）醫院檔案信息化管理模式有待更新。目前醫院的工作重心往往在于日常的臨床治療和護理方面，大部分的資源也向這方面傾斜，而在檔案管理的信息化方面卻呈現出水平較低的對立面，在具體的管理方式方面存在一些陳舊落后的內容，對于現代化的互聯網管理技術的應用卻并不多。管理模式上往往采用的人工管理的模式，即檔案的搜集、整理、歸檔和查閱均由人來進行，現代化的信息技術應用程度卻并沒有得到有效地提高。

二、優化醫院檔案管理信息化的路徑

目前，我國醫院的建設和發展正處在一個特殊時期，醫院檔案管理也步入了一個新的歷史階段，作為記錄醫療衛生系統重要資料來源之一的醫院檔案部門，檔案的信息化將成為其管理的重要手段。對于上述的相關問題，我們要利用理論與實踐相結合的方式進行解決路徑的有效探索，以促進醫院檔案信息化管理工作的順利開展。

（一）完善檔案信息化管理的相關制度建設。制度是工作有序開展的重要保障，在具體的檔案管理工作中，醫院相關部門和人員要按照國家有關檔案信息化建設的要求，結合本單位的工作實際，優化管理理念，完善管理制度，包括檔案保密制度、借閱制度、歸檔制度及其他相關制度等，使醫院檔案管理人員在工作中有章可循，保障檔案的價值能夠盡可能最大化地發揮出來，滿足醫院發展的需求。除此之外，醫院還應將檔案管理工作納入日常檢查和考核工作中，不斷督促各項管理制度和方法的切實落實。

（二）豐富檔案管理隊伍。醫院檔案信息化管理的實現，要求檔案管理人員必須在計算機網絡上開展相關的工作，傳統的人工辦公模式需要得到切實的改善。對于醫院管理人員來說，往往是醫學等相關專業出身，擁有扎實的醫學知識，但是在檔案管理方面卻存在一定的短板，因此，醫院要對于從事檔案管理工作的人員進行專業的信息化管理知識培訓，使其掌握先進的技術，并能夠切實地應用到具體的工作中。同時，醫院也可以根據需要招聘一些專業的檔案管理人員，通過對其進行相關的醫學知識培訓來豐富檔案管理的血液。在重視人才培訓的同時，要注意人才的激勵，通過制定一些激勵措施或制度來鼓勵檔案管理人員進行自我的深入學習和提升。

（三）加強檔案管理基礎設備設施。良好的軟硬件基礎設備設施是實現檔案信息化建設的物質基礎條件，醫院要增加軟硬件設施的投入，健全醫院的硬件設施系統，以完善檔案的信息化管理。因為檔案具有原始性，不得被篡改，所以還要保證醫院信息化的設施具備較高的安全性、可靠性以及穩定性，能夠較高質量地完成醫院各方面信息的收集及整理，促進檔案的信息化管理向著更加完善，更加科學的方向邁進。

三、結語

隨著信息化技術的不斷推廣，相關的高效率的管理方式在企業和行業間得到了快速的應用，并取得了良好的效果。由于醫院檔案管理工作同時兼具醫院知識和管理知識的雙重性，因此，在實際的管理過程中，可能會存在一些問題，需要我們進行深入的思考，然后結合實踐的發展來探索對應的解決方法，以促進醫院檔案信息化管理工作的順利開展，發揮檔案在醫院管理中的重要作用和價值。

【參考文獻】

[1]王兆學.淺議醫院檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息,2010(8):182.