中小微企業采購管理辦法范文

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篇1

[關鍵詞]中小家族企業；鑄造企業；存貨管理；電商；第三方物流

[DOI]1013939/jcnkizgsc201529162

1存貨管理理論概述

1.1存貨的概念

指企業在日常生產經營活動中持有的以北銷售的產成品或商品、處于生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料等。不同行業的企業，按經濟用途的差異有不同的存貨類別。鑄造企業的主要業務是生產以及銷售產品，故存貨構成非常復雜，一般包括：原材料、在產品、自制半成品、產成品、周轉材料。

1.2存貨管理的方法

1.2.1ABC分類控制法

按照一定標準，將存貨劃分為A、B、C三類，分別實行分品種重點管理、分類別一般控制和按照總額靈活掌握的存貨管理辦法。具體地說，A類存貨品種少，價值大，占用資金多，應作為庫存的重點管理，科學地確定該類存貨的經濟批量和定額，并經常檢查這類存貨的庫存情況。B類存貨則應在定貨數量和定貨時間上加以控制，不必像A類存貨那樣經常地進行分析對比。C類存貨量大但金額一般都不大，一般可集中采購，并適當加大安全存貨量，簡化手續，節約定貨費用。ABC法的主要優點是分清主次，抓住重點，有效地控制主要品種的存貨，提高控制的效率。

1.2.2準時生產法（JIT）

準時生產方式是日本在20世紀50年代至20世紀60年代研究和開始實施的生產管理方式，是一種有效利用各種資源、降低成本的準則。其中心思想是尋求、消除在生產過程中形成浪費的一切根源和任何不產生附加價值的活動，實現這一思想的控制方法和原則是：將必要的材料，以正確的數量和完美的質量，在必要的時間，送往必要的地點。生產系統如果真正運行在準時制生產方式的狀態下，它的庫存就被減至最小的程度，因此，JIT又稱為“零庫存”管理法。

2中小家族鑄造企業存貨管理特點

2.1中小家族企業在存貨管理上的特點

外國學者Davis（1983）認為只要公司的政策和發展方向受到一個或數個家庭嚴重影響并且家庭成員通過擁有所有權和參加企業管理來施加影響，具有這一特征的公司就是家族企業。中國學者潘必勝（1998）認為當一個家族或數個有緊密的聯盟關系的家族擁有企業全部或部分所有權，并且能夠直接或間接掌握企業的經營權的時候，該企業就可以認定為家族企業。

中國社會科學院社會學所、全國工商聯合研究室共同組織對21個省市自治區的250個市縣區的1947家中小私營企業進行的抽樣調查表明，有90%左右的企業是家族式企業。處于創業初期的家族企業采取家族化管理模式有利于減輕外部環境在一定程度上可能給企業利益造成的傷害，特別是在經濟不景氣時，家族成員能夠團結一心，表現出較強的耐性，促使企業更容易渡過難關。然而在中小企業的成長成熟期，家族式管理往往成為紀律松散、資源浪費、效率低下的代名詞。特別在存貨管理方面，存在生產計劃不合理，崗位任務不公平，存貨控制薄弱等問題。由于這些企業賦予家族成員較重的權限并缺乏內部監督機制，容易導致在存貨采購銷售環節存在權利謀私的行為，對企業的發展壯大有極大的隱患，甚至會影響企業的生存。

2.2中小鑄造企業在存貨管理上的特點

根據中國中小企業劃型標準規定，在工業中，從業人員1000人以下或營業收入40000萬元以下的為中小微型企業。其中，從業人員300人及以上，且營業收入2000萬元及以上的為中型企業；從業人員20人及以上，且營業收入300萬元及以上的為小型企業。

總體上看，中國中小鑄造企業的機械化、自動化程度較低，員工文化程度整體偏低，勞動環境差，工藝水平落后，環境污染程度大。在存貨管理方面，一般具有管理模式粗放、存貨管理人員素質較低，會計分工模糊，信息系統不健全，銷環節溝通不暢，內部監督制約機制缺失等特點。

3HT公司存貨管理現狀

3.1HT公司簡介

HT公司是位于重慶東北部的一家民營小型鑄造企業，其水陸交通方便，通信便捷，基礎設施完備，是渝東地區唯一鑄造能力達5000噸以上的精密鑄造企業。公司注冊資本1000萬元，總投資額5000萬元，2014年營業收入達420萬元。生產各類普通碳鋼、合金鋼、高錳鋼、高鉻鋼、低鉻鋼等材質的精密鑄造件，建筑機械扣件，犁頭、鏵等農用機械，生產球磨鑄鐵、橋梁支架、輪船配件，礦山專用配件和破碎機整機制造等。現有在冊職工55人，其中：技術工人37人。該企業暫未實行會計電算化。

3.2HT公司存貨管理存在的問題及原因分析

3.2.1原材料訂購環節

HT公司在原材料訂購環節主要存在以下兩個問題：一是沒有建立系統的采購制度，采購人員單一且權力過于集中；二是原材料占用資金量較大，采購預算的制定沒有科學的依據。

由圖1和圖2可以發現，該企業在原材料部分期初結存量達11.4噸，計3689萬元，而后原材料的入庫出庫都比較頻繁，但其數量和金額結存量一直居高不下，年末原材料結存量甚至達21噸，金額占銷售收入的85%左右。這說明原材料占用量過大，一方面造成采購驗收的工作量較大，另一方面會導致倉儲管理難度較大。通過圖3的原材料結構分析，可以發現，鐵類材料（包括鐵風沙）結存量在原材料中占比最大達69%，共14.47噸，金額18萬元。

通過深入調查，發現HT公司原材料的采購由公司一名小股東（駕駛技術和少量資金入股）全權負責，完成采購銷售、付款收款、入庫出庫等全過程，使采購銷售工作無章可依，增加了暗箱操作、營私舞弊的可能性。且該公司沒有嚴格的采購制度和流程，不進行采購預算，只根據訂單量用經驗數據估算原材料采購量，離散性較大。公司長期與三家原材料供應商保持合作關系，價格由訂貨量大小有所波動，但常年保持在較穩定的水平。原材料種類主要有高鉻、鎳板、低鉻、鉬鐵、廢鐵、廢生鐵、不銹鋼、廢鋁、廢錳、高錳、廢高鉻、增碳劑、集渣劑、硅、稀土、氧氣、二氧化碳、鎂砂、石英沙、鐵風沙、覆膜沙、寶珠砂、煤氣、培潤土、玻璃水等。其中鎳板、鉬鐵、廢高鉻、硅。二氧化碳單價較高，高鉻、廢鐵、廢錳、高錳、鐵風沙、玻璃水的收發最為頻繁，占比較大。

通過走訪問詢該公司的生產組長，發現雖然每月原材料結存量較大，但在生產環節仍時常出現原材料不夠的情況，這主要是由于公司原材料的歷史數據沒有進行科學的處理，經驗數據又有較大偏差。由于其后采購量較小，運雜費等固定采購成本變化不大，采購員補充材料的單位成本實際上就高于了原采購單位成本。該企業沒有專用的原材料庫房，各種存貨都堆積在生產廠房里，故鐵等金屬在保管過程中極易生銹，常常造成損失。

3.2.2產品生產銷售環節

HT公司在產品生產銷售環節主要存在兩個問題：一是公司銷售人才缺失，產品營銷模式單一，市場占有率不高；二是產品積壓現象嚴重，生產線利用率低下。HT公司的產品主要分為六大類：錳鋼、高鉻、碳鋼、生鐵、半成品錘把、破碎機整機。

從圖4可以發現該企業2014年每月銷售額在40萬元處上下波動，最高達6888萬元，最低至2084萬元，市場占有率基本沒有太大的變化。由于該企業按訂單量采購并生產，發出產品量同生產入庫量變化趨勢相似，但產品庫存卻保持緩慢增長的趨勢從年初的61.13萬元累積到了年年末的133.41萬元，增幅達到11824%，產品月平均庫存金額達114.14萬元遠超過月平均產值42.39萬元。從圖5和圖6可以明顯看到，庫存商品周轉率一直處于較低水平，6月～12月平均每月只有026，周轉天數在12535天處波動，最高9月達到18693天。值得一提的是，HT公司的生產能力已經達到年產量5000噸以上的水平，但現在實際年產銷量只有440噸，生產線利用程度不到實際生產力的10%，且現行市場范圍僅限于渝東部分地區。由此說明公司目前存在產品營銷手段缺乏、產品周轉天數過長、產品管理效率低下的現象，由于產品剩余累積過多而造成的資金占用問題也一直存在，且加重了庫存產品管理成本，影響了公司的整體獲利能力。公司的產品庫存管理有待進一步優化，以減少剩余產品的資金占用，爭取擴大市場占有率，實現少庫存或零庫存，以提高公司盈利能力和經營業績。

進一步調查發現，由于該公司董事長股份占比80%，經營權與所有權未分離。首先，該公司按家族式管理模式，高層管理人員如銷售經理、財務經理和大部分中層管理人員如生產組長，均由該名董事長的親屬擔任，均只有初高中文憑及以下，故公司營銷手段比較傳統，主要是與本地幾家公司有固定的合作，很少主動考察其他地區以擴大市場范圍。故HT公司在市場不景氣的環境下對產品的營銷管理較為死板，缺乏改善和適應市場的能力。

3.2.3存貨保管環節

HT公司在存貨保管環節主要存在兩個問題：一是沒有劃分存貨專用保管倉庫、形成完善的存貨管理流程；二是存貨保管形式粗獷，管理難度較大。該公司的存貨中金屬類材料占比極大，屬于易生銹產品。因此，發出存貨的方式宜采用先進先出法，即先采購的原材料先領用，先生產的產品先出庫，重點是要對存貨按增加日期、保管特點等進行分門別類的規范化整理堆放。但是，由于該企業并不重視存貨的精細化保管，沒有設專門的存貨倉庫和獨立的存貨保管員（存貨保管員由一名生產工人兼任），產品堆放沒有合理布局，先到的原材料、先生產的產成品往往堆放在生產線的最里面，又沒有任何標識顯示其入庫日期，由于該企業存貨周轉天數比較長，存貨堆積量較大，導致保管員在發出材料及產品時，為方便起見往往從上往下進行收發材料及成品，而堆放在上面的存貨，往往剛入庫不久，這就導致先前入庫的存貨時間要很久才能被領用到，而等到領用時，大部分已經生銹無法使用或未達到質量要求，造成企業的損失。

4對HT公司優化存貨管理的建議

4.1改善企業的內控環境

4.1.1建立完善內部稽核制度

HT公司有關部門應當按照規定嚴格進行存貨的采購、生產領用、銷售等環節，并結合本公司生產經營特點在這些環節建立相應制度，嚴格落實不相容崗位分離原則，采購、保管、記賬分工合作，進一步明確各職能部門職責，部門間相互稽核，使存貨內控制度相互牽制。各部門要加強自身建設，規范操作行為，建立管理制度和優化工作流程，同時自覺接受、配合人力資源、審計、財務等有關部門的監督與檢查。倉庫保管員應公開庫存物資現有量信息，以便于采購人員以及生產人員制定相應存貨采購計劃、積壓存貨處置、報廢殘料再利用等提供參考信息，以確保維持合理庫存量，提高存貨周轉率，降低短期債務風險，滿足日常經營需要。

4.1.2重視對采購人員及存貨管理人員的培訓

在企業中，企業的管理水平很大程度上受到員工素質與能力的影響。因此，HT公司除了應該吸收一批先進的營銷人才之外，還應對采購和存貨管理人員進行長期有效的技能和業務能力培訓，通過系統地學習有關理論知識，使員工學習掌握新的業務模式、運作流程以及存貨管理方法從而提高他們的技能水平和業務能力，進而降低公司的人力成本，提高員工的工作效率。當該公司接到一個訂單任務后，在進行商務談判未明確生產計劃的期間，采購與存貨管理人員需要根據以往的采購經驗，對原材料等采購基礎數據進行分析，提前準備，完成采購計劃的指定，逐漸形成采購數據庫，最終形成同HT公司實際情況相符的專業化存貨采購管理系統。在員工工作態度方面，可以通過不定期的考核，按考核結果對員工進行獎勵或懲戒，以此提高員工的工作積極性及責任心。

4.2建立存貨的信息管理系統

隨著現代科技的發展，電子信息技術的迅猛發展，公司應建立網絡控制系統，以減少和消除家族式管理帶來的人為影響因素。HT公司應建立以財務管理為核心的ERP信息系統，將不同業務部門的人員集中統一在這一平臺上進行業務操作，使業務數據能夠及時錄入。

通過建立健全員工考核制度和定期現場盤點，強化存貨收發存信息化應用，保證存貨管理數據與實物信息的一致性和準確性，使相關部門及時掌握庫存情況，合理制定物資處置計劃，實現公司內部存貨的供、產、銷各環節完全融合，并按相應的業務流程，從而在系統中自動生成資金流、物流、信息流的“三位一體”，將相關信息進行整理、匯總，并及時傳輸到控制中心統一的數據庫中進行監控與分析，從源頭遏制存貨積壓的出現。

HT公司應建章立制、規范管理、劃分標準化存貨倉庫。可以運用存貨ABC分類控制法將存貨分為A、B、C三類：即A類（價值低易保存的材料）；B類（價值較高且易毀損的材料或質量不合格的產品）；C類（產成品）。HT公司還應對存貨收發存管理操作流程進行梳理和制定，嚴格規范存貨出、入庫操作，提高存貨精細化管理水平。加強存貨按時期、型號等的管理，確保“賬賬相符、賬實相符”。

4.3充分利用電商平臺及第三方物流進行對存貨管理優化

近幾年來，電子商務發展速度呈幾何倍數進行增長，不少傳統企業通過轉變線下營銷模式為線上線下混合型模式獲得了巨額收益。第三方物流企業屬于專業的物流企業，在物流戰略把握、物流行情洞察以及物流市場分析方面都有自己獨特的優勢。在公司實施存貨控制的過程中，考慮到供應商及HT公司內部物流能力的限制以及某些技術上的障礙，引入第三方物流來共同參與存貨管理。HT公司應加入互聯網電商交易平臺，通過第三方物流與供應商和需求市場相聯系形成一條存貨周轉速度迅速、資金占用量少的鏈條，并最終達到“零庫存”管理的目標。

公司還應注意制定同第三方物流企業的合作機制，協調與第三方物流企業的利益分配問題。

此種存貨控制模式有五個優點。一是減少存貨資金的占用，提高資金利用率；二是通過電商平臺和第三方物流的杠桿效應，可以將公司的市場輻射半徑擴大至湖北、湖南、貴州、四川、陜西等地，增加市場占有率，提高公司生產線利用率；三是降低公司運雜費與倉儲費，節約成本；四是第三方物流具有豐富的知識與經驗，更具專業性，能加快企業產品的物流速度，提高企業物流水平，從而提升企業品牌形象，也有助于企業對市場的占領；五是可減少企業在物流管理費和物流設施上的投資，同時減少流通環節，使企業有更多的精力改進自身業務，把資源配置的重心放到其他項目。

5結論

本文通過對HT公司在存貨管理及其相關領域的調查研究，調研了企業的經營環境，發現了企業在存貨管理方面存在的一些問題，提出了優化公司存貨管理的方案，也為其他中小家族鑄造企業在存貨管理方面相關問題的解決提供了一定的參考價值。

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