檔案管理特點范文

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【關鍵詞】鄉鎮；檔案管理；新特點

隨著我國城鄉統籌改革建設的發展，人民的生活水平已經得到了極大的提高。鄉鎮檔案管理的工作在各項鄉鎮基礎工作中面臨的挑戰和機遇也越來越重要。隨著信息技術的發展，我國鄉鎮檔案的管理力度雖不斷提高，但仍未達到現代信息化的管理水平。鄉鎮檔案管理工作仍需要投入更多的努力和創新。

一、鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用

鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用：

（一）保留事實。鄉鎮檔案屬于與具體工作相適應的原始記錄，因此能夠更好的維護鄉鎮原始面貌，回溯原始事實，印證過往案例、糾正工作失誤等作用，它具有其他參考資料無法比擬的參考權威性。

（二）化解矛盾。鄉鎮檔案的整理和保存相當于將鄉鎮政府機關與各村及企業之間的關聯的所有事件作了直接的記錄。在各方出現不同的矛盾和質疑時，鄉鎮檔案就能夠為解決這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據。

（三）撥亂反正。當前一段時間的鄉鎮工作有時可以通過借鑒歷史某個階段中的相似案件來做指導，同時在不斷的總結整理中，發現前后解決處理問題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉鎮檔案管理的新特點分析

（一）全宗分類。鄉鎮機關的基礎工作中檔案管理工作需要處理的檔案一般分為全宗檔案和非全宗檔案兩大類。“全宗”的概念就是涉及一個機構的所有檔案。少數檔案的整理和保管只以類別的方式來進行，并不是全宗分類。例如鄉鎮中縣屬機關的派出機構所形成的檔案只屬于派出機關。在鄉鎮范圍內，包括鄉鎮黨委、人大、政協、紀委、團委、婦聯和各基層村委等組織都以全宗方式來整理、保管和轉移檔案。鄉鎮作為基層政府，檔案管理的對象即全部的鄉鎮機關檔案。現行的鄉鎮行政辦公室往往具有綜合功能，一個辦公室往往屬于幾個職能工作者的集合場所。一般這些資料都實行檔案一體化管理，針對全部檔案建立聯合全宗。聯合全宗在設立后，所有參建單位的檔案應該從組卷的時候就進行區分，從而完成分卷。全宗名稱應該綜合全卷內容確定。需要注意的是，有些類似土地普查、人口普查等檔案的建立和處理，應該按照非全宗的檔案對待。這些檔案是由基層集體單位分別立卷、移交鄉鎮檔案室進行統一的管理。

（二）收集整理。鄉鎮檔案的資料收集具有很多的制約因素，也充滿了不確定性，所以在具體工作上無法給出定量的標準。鄉鎮檔案工作者首要注意的就是根據鄉鎮相關文件去劃定資料的歸檔范圍。檔案的收集流程應該是首先由機關負責人員將歸檔要求分發至下屬單位和各辦事點，明確了材料收集的詳細條款。避免出現文件材料不全的現象，缺項需補項，認定范圍界限。同時積極加強對文件材料的收集后復查工作。在統計性歸檔認定書中需要表明材料的歸檔時間、范圍及當前質量及進度。鄉鎮檔案的收集工作需要得到上下機構主要領導的統一重視和支持，積極督促工作者的收集熱情，有力控制各工作環節的配套落實，這樣才能確保鄉鎮檔案的收集工作順利完成。

（三）檔案歸類。檔案歸類的內容主要在于區分鄉鎮檔案種類以及實體材料的分類。鄉鎮檔案種類根據不同的標準會有不同的表現形式，每一種表現形式具有的意義也不盡相同。按檔案內容分，可以分為文書類、會計類、科學技術類、專業文檔類等；按照檔案的收集來源可以分成機關檔案、企事業單位檔案、村委檔案等；按照檔案內容表現形式可以分為紙質、圖片、音頻信號等載體；按照檔案內資料的具體文體文種可以分為：公文、表格、圖樣、合同、證書、會議記錄、活動計劃、規模統計表、戶籍登記、賬目表、名冊錄、合作協議等；按照檔案的所有權應分成國家級、集體級、個體級等。具體到鄉鎮檔案管理，其對象就是全鄉鎮機關的聯合全宗檔案，包含了黨委、人大、政府、企業聯合會、團委等各工作部門的所有文件。想要對其分類，可以根據“工作年度-問題”區別分類。具體可以分為黨務工作類、綜合性工作類、群團工作類、人大政協類、人事管理工作類、會計檔案類、城建工作類、政法武裝工作類、農林水牧產業類、財稅貿易類、鄉鎮企業類、精神文教衛生類等。

（四）檔案存放。

1.建立鎮級檔案信息管理中心。積極將鄉鎮檔案管理納入鄉鎮中心工作規劃序列中，集中鄉鎮信息資源，創造合適的空間來存放管理檔案，以及各種已公布的現行文件、圖書資料、三農經貿信息等材料。當然，專門建立的管理中心，有可能因資金投入不足而使得設施設備較為簡單，且由于人員和技術不足而不利于檔案的長久存放。

2.由縣級檔案館統一接收。通過縣級檔案館的統一接收，有利于鄉鎮檔案的保管，由于管理人員和技術更加專業，檔案的保存期限會變得更長，也同時避免了材料的漏樣、重樣。鄉鎮檔案的選入增加了縣檔案館的庫存實力，能夠更好的促進檔案資源的共存共享。

3.綜合區域資源建立聯合檔案室。一個鄉鎮有可能因資源不足而存在鄉鎮檔案的管理不當，因此可以積極聯合在地域上或其他條件上相對靠近的區域聯合組建檔案室，對檔案室的管理應該統一領導、統一制度。

三、結語

鄉鎮檔案因其對鄉鎮整體發展的宏觀描述而顯得十分重要。鄉鎮機關應首先從領導層面加強重視，認真部署，積極統籌，正確的判定文件材料的各種分類，努力夯實檔案基礎設施建設，靈活開展鄉鎮檔案的整理、歸檔，才能更好的推動檔案管理工作的發展。

參考文獻：

[1]陳麗英.探析廣電事業單位檔案管理的改進措施[J].城市檔案,2014(2).

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【關鍵詞】數字化；檔案；管理

數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

[2]朱寶鈞.淺議高校數字化檔案管理[J].開封教育學院學報.2003（6）

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廣義的電算化會計檔案，是指存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統的會計檔案相比，電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點：

1.電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2.電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

3.電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。

5.電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。

2.針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：

①在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存貯介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；

②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：

③對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；

④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；

⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應注意如下問題：

（1）對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有：

①用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。

②操作日志管理，應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索。

③數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。

（2）對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。

4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點，在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號，保存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。

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(一)公園檔案的載體具有多樣性。公園的檔案在保存時不只是局限于文字和圖表，還有錄音帶和圖像等。而伴隨著信息化技術的不斷更新和發展，公園檔案的保存形式和載體越來越多元化，尤其是影視資料，體現出了一種聲形并茂的完美狀態，并在很大程度上為公園檔案的管理工作提供了便利性。(二)公園檔案的來源具有廣泛性。公園的檔案并非只是公園本身，也來自于其他相關的各類不同資料。可以說來源十分廣泛，這不但增加了公園檔案的收集和整理工作的難度，還給公園檔案管理工作的進行帶來了一定的挑戰。(三)公園檔案的保存具有針對性。公園檔案本身具有很高的使用價值，這主要是由檔案的內容決定的，其中很多公園檔案內容一旦遭到嚴重破壞，就再也無法得到彌補，尤其是錄音和音響等，受到損壞之后就不能再復制了。所以說公園檔案的保存具有針對性，必須引起管理部門的高度重視。

二、公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實對職工的公園工作實際情況作了詳細的描述和記錄，能夠切實反映公園工作人員的工作經驗、工作能力、管理能力、思想素質、職業道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進行人力資源的潛能發掘有著非常重要的現實意義，也可以說公園檔案管理能夠為公園制定建設規劃、人才發展計劃以及專業的發展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進行日常公園業務和工作的重要依據，也是公園進行科學合理的規劃建設的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經濟效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規劃建設新項目，或者是改建擴建，都需要公園的綠化檔案提供真實可靠的資料。所以，必須加強對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進一步促進我國公園工作的全面開展。

三、檔案管理人員應具備的基本素質

(一)職業道德素養。公園檔案管理工作人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，才能加強自身對公園檔案管理工作的重視。而由于公園檔案管理工作過于單調且繁復，再加上是一項需要非常有耐心的工作，所以檔案管理工作人員要保持一個甘于平凡、不燥的心境，這樣才能夠把檔案管理工作做到最好。同時，檔案管理工作需要將生活中的大部分事件記錄下來，這就需要檔案管理工作人員要具備良好的職業道德素養，才能將自己崗位上的工作做好。(二)政治素養。檔案管理工作實際上是一項非常隱秘，且帶有一定政治性的管理工作。而公園的檔案管理工作涉及到公園和國家的重要機密，所以檔案管理工作的相關人員必須具有非常高的政治素養和法律素養，這樣才能保證檔案管理工作的安全進行。這就要求檔案管理工作人員要加強自身的政治學習，對國家和黨的一些相關法律法規體系做到深入學習和了解。在學習了國家的相關理論知識的基礎上，進一步提高自身的政治覺悟和政治素養，最起碼要做到能夠保證檔案管理工作的有序進行，并避免有害行為對檔案管理工作造成影響，促進公園檔案管理工作的順利開展。(三)專業素質。檔案管理工作人員不僅需要掌握扎實的專業理論知識，還要具備過硬的檔案管理經驗和能力。公園檔案管理工作對工作人員都有具體的規定和要求，在上崗之前要接受培訓，還需要將他人的檔案管理工作經驗進行總結，并學習和借鑒，以全面提升自身的專業素質。這樣才能做到在公園檔案管理工作過程中保持良好的心態，進而將檔案管理工作完成好。

四、加強公園檔案管理的對策建議

(一)建設健全的公園檔案安全保障體系。公園檔案分為電子檔案和紙質檔案兩大部分，雖然在現代化和信息化的今天，電子檔案管理具有很強大的優勢，但是與紙質檔案相比，電子檔案也存有一定的薄弱環節。因此，公園的檔案管理工作部門應該根據公園電子檔案管理的特性，對其進行具有針對性的保護，并且按照分層實施和均勻防護的原則建立公園檔案安全防護體系。建立安全防護體系不僅能夠通過為計算機安裝防火墻和殺毒軟件，進而達到安全防護的最終目的，還能夠防護電子公園檔案系統，安裝保護和加固軟件，以避免電子公園檔案受到侵害。所以說建立健全的公園檔案安全保障體系是十分有必要的，也是順利開展公園檔案管理工作的安全保障。(二)提高公園的檔案管理標準化。公園的檔案管理工作的標準化管理，主要就是指計算機系統的標準、網絡通訊和數據庫的標準，這樣的標準化管理能夠有效實現最新信息的共享，從而減輕或者是避免在公園檔案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，節省大量的成本。而提升檔案管理的標準化和科學化水平，需要檔案切實根據實際情況制定與公園檔案管理相關的規范制度，為檔案管理工作提供更有力的保護和屏障。實際上檔案管理工作的一大主要任務就是健全檔案管理制度以及相關的機制等，以便于幫助人們充分地認識和了解檔案管理的必要性和重要性，從而為檔案管理工作的順利進行提供制度保障。(三)提高公園檔案管理員工的綜合素質。公園檔案管理人員是檔案管理工作中最重要的組成部分，所以必須重視對公園檔案管理人員的綜合素質的考察。在管理工作人員入職之前，必須對其進行嚴格的審查和考驗，對那些專業知識不足、專業能力較低、相關理論知識不精以及素質較低的應聘人員應該婉言謝絕，而是應該錄取一些高素質和高能力的檔案管理工作人才，也只有如此，公園檔案管理工作才能更快、更好地發展。對于已經在職的公園檔案管理工作人員，應該定期組織他們積極參加培訓，接受繼續教育，尤其是長時間在檔案管理部門工作的員工，應該嘗試著接受更多的新知識，接受更多的新技術，提高自身的專業技能和專業素質，全面提升公園檔案管理工作人員的綜合實力和綜合素質，以利于公園檔案管理工作的開展。

五、結語

總而言之，檔案管理工作的整體水平和質量在很大程度上取決于人，也就是檔案管理工作人員。而作為一名公園檔案管理工作人員，必須要在自己的崗位上行使自己的職責，努力完成屬于自己的工作，為公園的檔案管理工作作出最大的努力和貢獻。這就要求公園檔案管理人員做到遵守相關檔案管理的規范制度，在檔案管理工作中貢獻自己的力量，從而為我國構建和諧社會作出最大的努力。

作者:孫毓 單位:長春市勝利公園

【參考文獻】

［1］賈銳．淺談加強檔案管理促進企業發展［J］．現代經濟信息，2015，24

［2］吳葉拉加．林場林業檔案管理工作現狀及建議［J］．北京農業，2015，24

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一、高校人事檔案管理工作的作用

人事檔案的真實全面準確可靠地反應教職工的發展潛力、工作能力，是高校管理層了解教職工的基本情況的渠道之一。作為國家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實地反映了教職工在校期間的教學、科研和社會活動的實踐情況，能真實反映教職工的工作經歷、專業技能、管理水平、教學水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于學校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學校人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。面對日益競爭激烈的辦學環境，學校只有充分發揮了自身的人才優勢，并根據自身的人才儲備情況做出了最合理的中、長期發展計劃才能卻確保學校能保持市場競爭力、社會影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。

二、高校人事檔案管理工作的特點

1.領導重視程度不夠

領導對高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實際情況而言，在進行檔案管理的過程中，由于領導忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無序的狀態已經持續很長一段時間，對高校人事檔案的后期管理工作帶來了嚴重的挑戰。隨著社會的發展，社會各界對人事檔案管理水平的要求越來越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要創新和改進。

高校領導應重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動更新對人事檔案管理的認識，加強對檔案管理人員的專業技能和職業操守的培訓。高校人事檔案管理工作應由檔案管理中心主要領導帶頭主抓，增強重視程度。及時更新硬件設施，缺少的及時補充，在各個中心配備專門的檔案庫房、采購檔案基礎設備，切實改善檔案工作環境

2.管理隊伍專業素養不高

檔案員是高校人事檔案管理工作的實際操作者，人事檔案管理工作對其業務水平和專業素質的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實際的情況并不容樂觀，很多高校檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強高校人事檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切[1]。

對高校檔案員的專業技能和職業操守進行培訓，使其達到并滿足現代高校人事檔案管理對檔案員的要求。建立完善的培訓機制，使得檔案管理工作能不斷地學習到國內外先進的專業知識和技能，借鑒新的培訓模式和方法，加強檔案檔案員專業素養和團隊意識，建設一個專業的高效檔案管理工作人員。同時，加強對檔案檔案員職業道德素質的培訓，增強高校檔案員的事業心、上進心、細心以及責任心等，建設一個優良的團隊，此來有效的提升整體檔案員的積極主動性，提升職業道德修養。

3.管理技術滯后

社會的進步和科學技術的發展催生了大量的以及以計算機為核心的聲像技術、多媒體、軟件應用在各個機構上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意思，管理技術具有單一性滯后性。所以要在高校中增加現代化信息技術操作手段。

高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時代的弄潮兒，革新觀念學習新的科學技術，并運用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時優化整合資源加強資源的再利用[2]。所以我們首先應建立并完善高校人事檔案計算機檢索管理系統，并詳細地在計算機上記錄下每份檔案的編號、題名，格式應簡單且具有統一性。其次創建行之有效的計算機借閱管理工作流程，并完善預約、查找、借閱以及統計工作細節。再次創建計算機統計分析系統，即調查統計分析高校人事檔案管理工作的實際開展情況，達到量化管理和統計監督的目的。最后將高校人事檔案存進硬盤縮微化，實現大量儲存高校人事檔案信息的目的，實現自動化智能化管理。

4.服務意識薄弱

隨著社會發展的需要，檔案開放程度的有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎[3]。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

對此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實的專業知識外，還要樹立“工作就是服務”的觀念，時刻牢記 “增強服務意識”和“主動服務”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務的好壞是衡量檔案工作者職業專業程度的尺度，開放檔案信息資源，使其服務于社會主義經濟的發展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務方向、樹立創新意識、提高服務質量、端正服務態度、對查閱檔案人員專業耐心，耐心細致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問和問題。

5.數字化程度不高

人事檔案數字化是人事檔案數字化建設的重要組成部分，高校人事檔案管理未來發展的方向。數字化資源的缺少將使人事檔案的數字化建設陷入“巧婦難為無米之炊”的窘境。人事檔案數字化，是對原有的人事檔案實現數字化，根據學科組成、科研項目、研究領域不同建立起特有的數據庫。網絡信息技術的發展，使得人事檔案的數字化建設成為可能，那些擁有豐富數字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學化水平，發揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學科建設、項目研究提供更好的服務，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應對數字資源進行細分，通過合并、分類、整理來方便查閱。此外，應充分發揮人事檔案館自身的優勢，走“獨立建庫、有機連庫、特色服務、資源共享”的發展模式。這樣既可以節省人力物力，又可以實現進一步提升數字化水平。

6.人事檔案歸檔的科學性不高

人事檔案作為是高校教學經驗、科研成果、辦學發展的“見證人”， 蓋我們辦學活動的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來確保歸檔工作的順利進行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統化，確保易于操作。提升歸檔科學水平的舉措如下：

①建立相應規章制度。為了確保人事檔案管理的順利實施，應根據國家有關法律法規制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質所決定。在歸檔過程中檔案員要加強檢查，確保檔案符合標準化規定；確保歸檔檔案按照明細表齊套；確保歸檔檔案應有審核、標準化、設計、批準、工藝的日期和簽署；確保無揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。對于有密級的檔案，在交保密部門存檔之前，應填寫《密級界定表》，然后填寫一式兩份《歸檔文件資料清單》，檔案室和歸檔人各留一份。對于特殊人事檔案，可建立特殊檔案。③堅持“四同步”管理。為了確保設備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。④確定人事檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是人事檔案的組卷原則，通常情況下由檔案員根據人事檔案的內容、密級和規格對歸檔檔案進行組卷，并把整理好的人事檔案按歸檔年度向檔案科移交。⑤建立科學的借閱制度。人事檔案通常專業性較強，有設計圖紙、設備維修方法等，這些技術性資料最常被借用，而科學的借閱制度不僅能方便人事檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。對此應實行先歸檔后借出借閱制度，先歸檔后借出能督促借閱人員及時歸檔，降低檔案磨損、劃折的幾率，確保檔案的安全[4]。⑥建立有效的監督機制。人事檔案管理應直接由相關領導主抓，實行嚴格的監督機制，對人事檔案管理的各個環節進行定期或不定期檢查，發現問題及時整改，并把檢查結果與檔案員的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評獎中體現出來。⑦建立人事檔案信息庫。由專門的人事檔案管理人員把相關的信息數據錄入電腦中，建立數據庫，方便以后的查閱和管理。⑧人事檔案信息的全程收集。

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關鍵字：水利工程；檔案管理；特點；系統

水利工程是社會發展的基礎產業，水利工程檔案客觀、真實的反映與記錄了水利建設的整個過程，是開展水利工程建設規劃、勘測、設計、施工、竣工等的重要依據，因而確保水利工程檔案的完整性，進行規范化、系統化管理是十分必要的。從檔案管理的本質上來對水利工程建設過程的相關事宜進行記錄，并充分做好水利檔案收集與應用，根據水利工程的特點做好每一項事件的時間對應，以此發揮水利工程檔案最高價值。

1 水利工程檔案的特點

水利工程檔案具有法制性、成套性、實用性及同步性的特點。我國檔案局與水利部門對水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項目檔案工作開展時有法可依，項目部必須要按照規定要求建立健全的工程檔案管理系統，否則將會受到相關部門的行政處罰。同時，對于水利工程的各類文件的收入，如設計圖紙、竣工驗收材料等都必須經過有關政府部門與資質部門的認可，這也是其合法性的體現。水利工程建設是一項復雜的系統工程，是由若干單項組合而成，因而檔案體系也形成了一個配套齊全的完整的檔案系統，缺少任何一個單項的檔案都不可。水利工程檔案的實用性是指水利工程自建設到竣工驗收期間的真實、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據，也是監理、行政主管部門、工程質量監督部門、運行管理部門的依據，因而水利工程檔案是最具有保存價值的歷史性材料。此外，國家檔案局與水利部門規定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。工程立項與檔案收集、整理同步；項目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進度、質量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質量評定和驗收與歸檔材料同步等。以此及時反映水利工程建設的整個過程。

2 水利工程檔案管理系統的建立

（一）檔案工作人員職責的建立

檔案是水利工程建設質量責任制的重要憑證，國家對于水利工程建設質量實行終身負責制，而水利工程館檔案管理人員是執行者，是否真實、完整的記錄檔案是當事人履行的重要憑證，無論是項目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設檔案管理中，明確相關部門、人員的崗位職責。在職責劃分中，項目法人應對水利工程檔案工作起到統籌作用，收集、整理與保管自身產生的檔案，并監督與檢查各個參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項目要配備與之相應的檔案室。其次，參建單位要切實做好自己職責范圍內的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項目法人等單位應移交的文件材料，應在整理、審核后及時提交。

（二）加強文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應根據工程檔案分類歸檔范圍來進行管理活動，針對水利工程特點可以分為除險加固與病險水庫兩類來收集、保存有價值的文字、聲像及圖表。同時進行整理工作，給材料進行分類、編號、編目等。在檔案收集與歸檔時，要衡量水利工程檔案的完整性與準確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續完善，工程檔案不可缺項，資料內容要準確，尤其是竣工圖，必須要能對工程建設的實際情況有所反映。歸檔的文件材料要確保可以有機的聯系，將有關聯的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據水利工程檔案管理的特點，同步管理是十分必要的，必須從立項之初就開始進行文件收集與整理；并同時在工程實施中對收集與整理的情況進行檢查，做好工程驗收時的文件材料的完整與質量保證。在此之中，對竣工圖的編制情況要進行重點檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設后投入、運行等實際狀況不可缺少的依據，因而必須要保證其完善、修改規范、有完備的簽字手續，做到圖物相符。對竣工圖變更的地方要標注清楚，在重新繪制時要標注重繪依據。

綜合上述，水利工程檔案管理的好鬧苯庸叵檔剿利工程建設的質量及后期的安全運行，因此，加強水利工程檔案管理系統的建立是水利工程建設項目不可忽視的重要環節，必須要重視對水利工程檔案完整、準確、系統的衡量。明確檔案工作相關人員的職責，確保檔案工作與工程建設進行同步管理；各參與單位應積極開展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確保竣工圖的質量。只有建立科學、完善的檔案管理系統，才能綜合反映水利工程質量狀況，才能促進水利工程建設達到優質標準。

參考文獻

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[2]劉兢珍.做好水利工程檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江檔案.2015（06）

[3]陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J].建材與裝飾.2015（50）

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一、中學教學檔案的特點

一是多樣性特點。中學教學檔案有很多種載體，大多以紙張為主，此外還有很多具備較高保存價值的實物，如照片、圖表、錄音帶、幻燈片等。學校整個教學過程可以通過教學檔案反映出來，是教學中非常重要的資料信息，需要加強對其的管理工作，確保教學檔案作用得到充分發揮。

二是知識性特點。教學檔案記錄了學校教學、科研等活動的過程與成果，可以反映出教師的教學思想、方法和經驗，本身具有知識的屬性，是學校日后開展教學、教研等活動的重要依據。

三是廣泛性特點。教學檔案涉及范圍很廣，產生渠道也多，比較分散。通常來說，教學檔案主要來自學校、教師和學生這三個方面。學校方面主要有教學計劃、教學任務安排表、課表、學籍管理規定等。教師方面主要有教案、教學進程計劃表、學生成績表、教研材料等。而學生方面包括學生的思想政治表現、參加比賽活動情況等。

二、中學教學檔案管理的對策

（一）完善教學檔案管理制度。學校通過制定健全的教學管理制度，能夠確保教學檔案管理工作順利開展，提升工作的效率。一是學校要從自身實際情況出發，結合制定的規定與標準，健全各項管理制度，將教學檔案管理工作的實施細則明確下來。二是制定完善的崗位管理制度，明確檔案管理人員的工作職責，對于學校教學檔案的收集、保管與利用等工作，應該安排專人負責，規定其具體的職責范圍，確保權責明確。三是由于中學教學檔案管理工作量較大，涉及事項眾多，也比較復雜。學校除了要健全制度以后，還要采用其他管理方法，比如加強宣傳工作，提高檔案管理人員的重視程度，能夠主動做好工作，讓教學檔案管理工作更加標準化、規范化和科學化，從而將更好地服務學校的各項教學活動。

（二）提高服務質量，做好歸檔查檔工作。開展中學檔案管理工作時，應加強與各科教師的配合，確保歸檔和查檔工作可以及時開展。因為教師處于學校教學工作的一線，他們掌握了第一手的教學檔案，通過這些材料，能夠將學校教學情況反映出來。學校要增強一線教師的意識，讓他們充分認識到教學檔案的價值，能夠主動將教學檔案移交給學校檔案管理部門，這樣教學檔案才能及時歸檔，從而確保了學校教學檔案的完整性。如教師可以提供講稿、教學經驗總結、教學研究論文等，可以將學校教學工作進展情況反映出來。對此，學校必須激發檔案管理人員的工作熱情，切實加強對教學檔案的管理，將教學檔案在學校教學、科研等活動中的作用發揮出來。

（三）提升教學檔案管理信息化水平。在中學教育事業發展與改革過程中，教學檔案資料的數量與日俱增，大大增加了管理工作的難度。如果仍然采用以往的教學檔案管理方法，則很難滿足現階段教學檔案管理工作要求，不僅效率很低，也不利于教學檔案的開發與利用。對此，學校領導與檔案管理人員要及時轉變理念，主動引進先進的技術與設備，提升教學檔案管理工作的信息化水平，這樣才能讓教學檔案得到有效的保存與利用，最大限度地發揮出檔案資料的價值。學校應加大資金投入，使用最新的信息系統，如成績管理系統、學籍管理系統等，這樣在檢索與查詢學校教學檔案時，才變得更加高效與便捷。

（四）加強培訓，提升檔案管理人員素質。檔案管理人員素質與能力的高低，對教學檔案管理工作的水平有著重要影響。學校應該定期開展對檔案管理人員的培訓工作，為他們提供學習先進檔案管理知識的機會，并掌握各種新技術，如計算機技術、網絡技術等，提升其業務能力。這樣檔案管理人員才能更好地勝任本職工作，從而更好地開展案卷整理、歸檔等工作，并提升編研質量。此外，檔案管理人員也要具備較強的責任感，樹立起超前意識，不斷總結教學檔案管理工作規律，積極改善工作方法。同時在日常工作中加強學習，豐富自身的知識儲備，這樣在遇到問題后才有能力解決，從而為中學教學檔案的順利開展提供保障。

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一、電子檔案的概念與特征

“電子檔案指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文檔”。1這一概念揭示了電子檔案的兩個基本特征：

第一，電子檔案是由計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，亦可稱為“數字文件”。

第二，電子檔案是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，符合內容、背景和結構三個要素的要求，要有特定的用途和效力。

電子檔案這些區別于傳統紙質文件的特點，對維護電子文件信息安全提出了新的要求。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）內容與載體的可分離性

對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現，則對傳統的檔案觀念提出了挑戰。內容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質檔案最重要的特性之一。

（二）電子檔案是數字化形式

其內容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機。電子檔案的內容是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

（三）對計算機系統的依賴性

正是由于電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。

（四）快捷性、共享性、高密度性

在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

（五）不穩定性及不安全性

由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

三、電子檔案的管理措施

（一）電子檔案信息安全相關的管理思想

科學的管理措施是建立在正確的管理思想的基礎上的。在制定和落實電子檔案信息安全管理策略的時候必須貫徹以下相關的管理思想：

1.風險管理思想

風險指的是由于某些不可預知的因素引發問題的可能性，風險管理就是識別風險并采取措施控制風險的過程。確立風險管理思想，實施風險管理策略，可有效降低威脅電子文件信息安全的風險。

2.前端控制思想

前端控制是現代檔案管理理念的重要內容，以檔案生命周期理論為基礎，它把檔案從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。前端控制是對整個電子檔案管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在檔案形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。在已經建立了電子檔案管理系統的地區和機構，電子檔案是在系統中生成和運轉的，電子檔案管理過程的前端就延伸到了系統設計階段，前端控制的形式也部分轉移到系統功能的設計之中，盡可能把檔案生命周期各個階段的管理要求設計在系統之中，以功能合理的檔案管理系統作為管好電子檔案的先決條件。

3.全程管理思想

電子檔案的全程管理是一種全面、系統、動態的過程管理，不僅涉及到電子檔案的流程、管理規則、管理方法以及質量要求的完整管理，還要求整個管理體系的無縫連接，通過對電子檔案生成、流轉、利用、保管等每一項管理內容實施具體的過程監控，以便及時發現與糾正問題。

4.危機管理思想

危機管理思想是風險管理思想的補充，傳統檔案保護講究的“預防為主，防治結合”的思想在現代電子文件安全管理中也是適用的。盡管我們盡最大努力保證電子文件信息的安全，但災難還時有發生，因此，我們不得不對可能發生的災難做必要的預防以及災后的應急和補救

（二）電子檔案信息安全相關的管理制度

電子檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環節。在各個環節，信息都有被更改、丟失、損壞的可能性，即使擁有完善的信息安全防護技術，也要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，必須建立涉及全過程的一整套科學、合理、嚴密的管理制度并完善監督機制和嚴格加以執行。

1.電子檔案制作責任制度

制作人員應該對其制作的文件負有全責，在合作制作的文件或大型設計項目中，要注意劃清參與人員的責任范圍。

2.電子檔案及時積累制度

電子形成后應及時進行積累，以防在分散狀態下發生信息損失和變動。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案，對收集積累起來的電子文件要有備份。

3.建立和健全科學的歸檔制度

歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實可靠；在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。

4.建立和執行嚴格的保管制度

歸檔電子文件應使用光盤作為存儲介質，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝。

5.加強和規范電子檔案的鑒定工作

電子檔案信息的特點決定了電子文件必須采用不同于傳統檔案的鑒定方法，運用雙重鑒定法。在雙重鑒定中，內容鑒定是核心，技術鑒定是保障。通過有效合理的鑒定，為維護電子檔案信息安全提供質量保障。

6.建立電子檔案的提供利用管理制度

電子檔案提供利用的主要方式是電子文件拷貝和網絡查詢，網絡查詢和拷貝利用要進行嚴格的身份認證和查詢登記，并采取技術手段防止提供的內容被再復制。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

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關鍵詞：工程設計；檔案管理；技術資料

Abstract：Described the characteristics of engineering design files and design file management are discussed.

Keywords: engineering design; file management; technical information

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

1 前言

工程設計單位既有與一般生產經營單位的共性，又有應用科學研究、技術開發單位的特性，是以智力勞動為主，多學科、多專業的知識技術密集型的軟件產業部門。其生產的設計產品是設計人員運用基礎資料、先進技術、科研成果實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果，表現為技術文件、技術圖紙等。從工程建設的全過程看， 設計產品是為工程建設和技術改造服務而創作的中間產品，是編制建設計劃、財政撥（ 貸）款、設備材料定貨加工、現場施工、建造安裝、生產準備、竣工驗收等諸項工作的依據條件，同時也是設計單位數量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設計檔案工作并充分發揮其作用十分重要。現就工程設計檔案的一些主要特點，談談個人的若干體會。 2 組成的成套性一個企業、事業單位或獨立的工程，一般都是作為一個建設項目來安排基本建設工作的， 設計單位也就以一個獨立的工程項目（也可能是其中的一個單項工程）作為設計工作對象，把不同專業的設計人員組成隊或組、按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設計檔案收集、配套整理、保管和開發利用等管理工作， 都為這種成套性的特點所制約，并在設計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺；按工程項目進行配套整理，如實地、系統地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業技術活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項目完整、系統地保存，有利于按項目系統地、成套地、方便地提供利用。3 形成的階段性根據設計工作的基本程序，一項工程一般都要經過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，每個設計階段工作任務、工作程序和工作環節，應具備有工作條件，以及必須形成的設計文件的內容及其深度、章節的組成， 格式及審批權限等，也都在設計程序中有明確具體的規定。前一階段設計工作沒有完成，或設計文件沒有經過有關部門審核批準，不得開展下一階段的設計工作（ 但可做準備）。前一階段設計文件經過批準成為后一階段設計依據，后一階段設計文件又是前一階段的設計文件深化和發展。前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。4 內容的專業性一項工程設計是由多種專業和設計人員按不同專業分別開展具體設計作業，又相互配合共同完成，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。各專業之間必須密切協調，以相互提供的設計文件作為依據而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯系。但每一專業設計文件必然是該專業的技術活動的表達和存在形式，它所體現的科學技術內容、術語、符號和組成等都具有專業性的特點，其利用多數也是有針對性地按專業來進行。因此，工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮設計文件材料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程項目、與工程設計之間的隸屬關系。此外檔案人員學習本單位各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍， 能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。比如我院主要有工藝、工業與民用建筑和公輔三大專業工程設計，我們檔案人員就要熟悉本院各個專業的特點，掌握必要的專業知識，才能更好地管理本院的工程設計檔案。5 修改、補充的多變性工程設計是技術上和經濟上對擬建工程的全面規劃，所以設計工作形成的圖紙文件是設計人員科學技術構思的精神產品，是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現象。在施工安裝過程中經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。

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職業技能鑒定是一項基于職業技能水平的考核活動，本質上是一種考試，是對勞動者技能水平或資格進行客觀公正、科學規范的評價和鑒定。各級鑒定組織和實施機構圍繞鑒定工作承擔了諸如鑒定計劃和公告、受理報名申請，鑒定申請和資格審查、進行考場設置和準備，負責理論知識考試和操作技能考核，出具考試成績證明，分析考試情況、核發職業資格證書等相關考務工作，形成了一定數量的文件材料，真實記錄了每項考務工作的具體工作活動。

鑒定考務檔案具有以下幾個特點。（一）涉及職業廣泛，內容比較豐富

目前全國有50多個行業，10963個各類職業技能鑒定站（所）開展了職業技能鑒定工作，涉及了列入國家職業標準的1000多個職業。就民政行業而言，民政行業承擔著福利服務、婚姻服務、老年人服務、殘疾人服務、殯葬服務、災害信息服務等多項公共服務工作，涉及養老護理、殯葬、假肢、減災救災工作等多個特殊專業工作。目前《國家職業分類大典》正在修訂之中，今后像失智老人照護師、社區事務員、社會救助核查員、婚姻介紹師、婚禮策劃師、婚禮主持人、殯葬禮儀員、骨灰管理員等10余個民政職業有望納入新修訂的《國家職業分類大典》之中。據粗略統計，目前全國沒有經過認證的職業大約有2000多種，而從長遠發展看，其中的一些職業將通過職業標準認定逐步納入《國家職業分類大典》，并適時開展職業技能鑒定工作。鑒定考務檔案涉及各行各業，形成于各類職業技能鑒定工作之中，是國家不可多得的檔案資源，必須加強管理。

（二）涉及人員廣泛，影響力比較大

據人力資源和社會保障部統計公報顯示，至2012年末，全國共有技能人才9890萬人，僅2012年為1830.55萬人開展了職業技能鑒定工作，全年有1548.75萬人取得了不同等級的職業資格證書。近三年以來，職業技能鑒定人數每年都呈4%-12%的增長，隨著國家職業資格證書制度的不斷深入，越來越多的職業技能人員渴望通過職業技能鑒定取得相應的職業等級證書。2008年首次開展全國民政行業職業技能鑒定工作以來，民政行業職業技能鑒定總人數達11.69萬人次，舉辦了近千場民政行業職業技能鑒定考試，通過考試、考核，有10.68萬人次獲得了相應民政職業等級的“國家職業資格證書”。鑒定考務檔案涉及人員比較廣泛，必須予以重視。

（三）利用價值比較高，是提高鑒定實施機構自身建設的重要基礎信息

鑒定考務檔案中有關記錄考試的組織和考試過程等文件材料，是記錄考試是否規范和公平的依據，考試試卷和考試成績則關系到考生能否取得職業資格水平的一個重要憑證。而職業等級證書與各地在職工工資定級、兌現相關待遇上的關系越來越密切，一些人由于職業等級證書丟失或信息不符，通過調取檔案材料，經核實可以補辦證書；對于成績有異議的，可以通過調取原始信息進行復核。2012年11月國家檔案局楊冬權局長在全國民生檔案工作經驗交流會上明確了職業資格認證（鑒定）檔案屬民生檔案范疇。鑒定考務檔案關系到廣大職業技能鑒定對象的切身利益，必須進行規范化管理。

各鑒定工作實施機構在接受職業技能鑒定管理機關和本行業職業技能鑒定組織機構檢查、進行技能人才統計、了解技能人才狀況等，檔案資料起到重要的查考和依據作用，為職業技能鑒定質量分析和領導決策提供了重要的基礎信息。因此必須采取措施解決好檔案管理問題。

二、鑒定考務檔案的科學規范管理

（一）加強鑒定考務檔案管理的組織保障

領導重視是做好檔案工作的關鍵，各職業技能鑒定組織實施機構要明確檔案工作的主管領導，配備專（兼）職檔案管理人員，建立鑒定考務檔案管理工作制度，保證鑒定考務檔案管理在場所、經費和設施上的需要。在每次鑒定工作中，指定專人負責鑒定考務檔案的收集、整理、保管、移交工作。

（二）明確鑒定考務檔案的概念以及歸檔范圍

1.鑒定考務檔案的概念。《民政行業職業技能鑒定考務檔案管理辦法》指出，民政行業職業技能鑒定考務檔案是指民政行業職業技能鑒定組織實施機構在開展職業技能鑒定考務工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄①。筆者認為對于鑒定考務檔案概念的描述可以借鑒民政行業職業技能鑒定考務檔案的定義，從三個方面加以界定，一是鑒定考務檔案的形成主體的確定；二是明確檔案形成過程的針對性，如特指在開展職業技能鑒定考務工作中形成的；三是明確檔案的內容和形式，如具有保存利用價值的歸檔文件，包括各種文字、圖表、聲像、電子等不同載體的文件材料。

2.鑒定考務檔案的歸檔范圍應當從以下幾個方面考慮

⑴考務工作中形成的考前管理文件材料：上級單位的開展職業技能鑒定工作計劃以及各鑒定工作實施機構的開展職業技能鑒定公告，通過資格審核的考生名單公告和考試報名登記表（冊），職業技能鑒定管理機關（或其辦事機構）批準的職業技能鑒定實施安排表；試卷申請表和試卷交接單，理論知識和操作技能考核試卷清樣、答題卡及操作技能考核評分記錄表，經核實的考生個人身份證、學歷證書、低一級別的職業資格證書、職稱證書復印件及職工專業崗位工作年限證明原件，職業技能鑒定補考報名表（冊），職業技能（技師、高級技師）鑒定報名表，準考證發放登記表。

⑵考務工作中形成的考試過程文件材料：理論知識考試安排表、實際操作考試安排表、鑒定工作人員安排表，考評人員、督導員委派書（函），職業技能鑒定考試現場（包括理論考場和實際操作考場）記錄，考評人員使用的操作技能考核評分記錄表，考生完成的理論知識試卷、操作技能考核試卷和答題卡，考生操作技能考核完成的工件和實物（錄像資料和照片資料），職業技能鑒定現場督導報告。

⑶鑒定考務工作中形成的鑒定結果文件材料：加蓋鑒定站印章的、考評人員簽名的操作技能考核成績匯總表和職業技能鑒定合格人員名冊，民政部職業技能鑒定指導中心的鑒定成績公告、證書公告，職業資格證書申請和審批表，職業技能鑒定申報表（冊），職業技能（技師、高級技師）鑒定資格申報表，職業技能鑒定證書補辦（變更）申請表，其他有關材料（如證書發放登記表、鑒定總結報告和考務管理工作質量分析材料等）。

（三）做好鑒定考務檔案的整理、保管和利用工作

1.整理

鑒定考務文書材料應以每次鑒定活動為整理原則，為減輕檔案人員的負擔，參照文書檔案《歸檔文件整理規則》對鑒定考務文書類材料按“件”整理，一般一份文件為一件，考慮歸檔文件的成套性，可以將考生完成的理論知識試卷、操作技能考核試卷和答題卡、考生所有個人情況材料以及同一名稱的報表、名冊等分別集中，作為一份文件進行整理。按職業-年度-批次-保管期限進行分類，在歸檔文件最低一級類目下排列文件順序并編號，為保證歸檔文件借閱后的正確歸位，在每一份文件首頁上方加蓋歸檔章，依件號順序編制歸檔文件目錄，以便查找。而對于電子文件、聲像文件材料的整理可以參照國家《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和照片聲像檔案有關標準執行。

2.保管和利用

（1）保管期限。建議將每次職業技能鑒定工作形成的考前管理和考試過程檔案定為短期保管為宜，保管期限定為2-5年。而考試、考核結果檔案是鑒定考務檔案中最重要的檔案，應當長期保存，因為一般鑒定服務對象在20年內職業技能逐步提高，職業鑒定等級也將會逐步發生變化，20年足以滿足利用者的需要。

（2）保管。將具有長期保存價值的檔案裝入檔案盒保存，而對于具有短期保存價值的歸檔文件，放入檔案袋中保存，到期進行鑒定銷毀即可。這樣做可以延長檔案的壽命，維護檔案的安全，也可以節約成本并大大降低了占地空間。在檔案盒正面和檔案盒脊以及檔案袋正面標注相關檔案項目，這樣做可以實現對檔案實體進行查找和定位的目的。

有條件的地方可可以考慮參照國家檔案庫房建立檔案室，對不具備條件的地方，要因地制宜，必須保證檔案保管所必須的場所和裝具，一定要達到檔案保管“防火、防蟲、防盜、防日光照射、防塵、防潮、防水、防污染”要求，依經濟條件逐步改善檔案保管條件。

（3）檔案的利用。各鑒定工作組織和實施機構應當制定檔案的利用制度，對檔案的利用范圍、利用方式和利用審批程序等作出比較細致的規定，同時利用時注意保密工作。檔案保管部門可以對檔案所記載的內容出具檔案證明。

3.銷毀和移交

對于達到保管期限的鑒定考務檔案，檔案部門和業務部門必須進行鑒定，對認為有繼續保存價值的可以延長保管期限，對沒有保存價值的要指定專人負責銷毀，并建立檔案銷毀目錄。對于檔案是否移交國家檔案管理部門，鑒于目前國家還沒有這方面的規定，到時可根據國家有關規定執行。

三、當前做好鑒定考務檔案工作的幾點建議

（一）加強鑒定考務檔案管理的政策創制。建議國家檔案行政管理機關和職業技能鑒定業務管理機關按照國家檔案局有關要求，盡快出臺具有可操作性的鑒定考務檔案管理規定，使各鑒定組織和實施機構有章可循，進一步加強鑒定考務檔案的管理。

（二）加強業務指導。檔案部門要注重對鑒定考務檔案的管理，采取措施加大對職業技能鑒定組織和實施機構的業務指導，培訓檔案管理人員，提高檔案管理人員的業務管理水平。

（三）積極創造條件，做好檔案基礎工作。各鑒定組織和實施機構要加強鑒定考務檔案工作的認識，加強檔案人員參加業務培訓，保證檔案的收集、整理、保管和利用工作的有效落實。同時，檔案人員要加強業務研究，做好檔案的信息服務等檔案工作最基礎和最根本的工作，為領導決策提供有價值的檔案信息資源。