檔案管理的重要意義范文

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關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;重要意義

Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.

Keywords: construction project; file management; importance

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

引言

在城市建設(shè)、規(guī)劃以及管理活動(dòng)中，需要將發(fā)展的歷程記錄下來(lái)，作為詳盡的發(fā)展資料，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。這就是基建工程檔案的作用體現(xiàn)，是城市歷史的見證者，也是城市發(fā)展的原始珍貴資料和未來(lái)參考的寶貴資源。可以看作是城市知識(shí)財(cái)富以及社會(huì)的有效資源。其可以是文字形式、圖紙圖標(biāo)形式以及依托于現(xiàn)代化技術(shù)的聲像文件資料等。如果對(duì)此進(jìn)行充分的研究、探討以及開發(fā)利用，將會(huì)成為城市現(xiàn)代化發(fā)展的有力保障，產(chǎn)生不可估量的社會(huì)價(jià)值以及社會(huì)效應(yīng)，具有深遠(yuǎn)的意義。

1 工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

1.1工程前期檔案

一般來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說(shuō)，在建設(shè)工程項(xiàng)目開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個(gè)文件積累過(guò)程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無(wú)法成立，也是無(wú)法開展的。

1.2工程施工過(guò)程檔案

文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測(cè)合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中。應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄；出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等。可以說(shuō)，貫穿建設(shè)工程過(guò)程一直有兩根線條，一條是技術(shù)性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實(shí)體的，以工程物理結(jié)果為體現(xiàn)。技術(shù)性線條還要先產(chǎn)生，還要更長(zhǎng)遠(yuǎn)在施工階段，二者又是交織在一起的。但無(wú)論如何，技術(shù)性線條是不能從建設(shè)工程中抽離出來(lái)的，更不能忽略不計(jì)。

2 加強(qiáng)基建工程檔案管理的重要意義

2.1改善人民生活，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要表征即體現(xiàn)在城市發(fā)展和建設(shè)領(lǐng)域，其中有一個(gè)隱含的因素表現(xiàn)為城市是人們生存的空間，它的改善和進(jìn)步一方面可以顯著的感受到，同時(shí)可以深遠(yuǎn)的影響著人們的生活和工作，所以城市發(fā)展、建設(shè)和規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要構(gòu)成體。城市的建設(shè)內(nèi)涵豐富，領(lǐng)域眾多，而所有的工程項(xiàng)目建設(shè)均是由各個(gè)基本工程建設(shè)組成，在具體的建設(shè)中需要進(jìn)行文檔材料的收集、記錄和整體，包括工程前期準(zhǔn)備，施工的詳細(xì)流程以及竣工后的驗(yàn)收和維護(hù)等操作，其也構(gòu)成基建工程管理工作的主要內(nèi)容，對(duì)后續(xù)工程建設(shè)具有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。所以需要考量以下幾個(gè)方面：其一是加強(qiáng)管理，規(guī)范操作流程，其二是完善現(xiàn)有的保存方式，其三是它的記錄體現(xiàn)著城市發(fā)展的進(jìn)程，其四表現(xiàn)在它是城建和城管的重要參考資料，其五，它是提升城市建設(shè)的有效途徑，其六是預(yù)防和應(yīng)對(duì)某些不可抗拒災(zāi)難的指導(dǎo)性資料。

2.2防止和降低自然災(zāi)害造成的經(jīng)濟(jì)損失

城市發(fā)展中一個(gè)不可回避的問(wèn)題體現(xiàn)在城市自然災(zāi)害的防范以及造成損失之后的恢復(fù)性建設(shè)。在此環(huán)節(jié)之中基建工程檔案的作用和價(jià)值功不可沒，一方面可以真實(shí)的記錄產(chǎn)生的災(zāi)害，同時(shí)也能夠通過(guò)客觀的了解尋找到本質(zhì)的規(guī)律以及城市建設(shè)過(guò)程中存在的不足，包括管理和運(yùn)作方面的相關(guān)事宜考慮，對(duì)未來(lái)城市發(fā)展起到有效的保護(hù)作用。從以下三個(gè)方面進(jìn)行探討：首先，基建工程檔案和相應(yīng)的管理關(guān)系密切，其次是基建工程檔案具有指導(dǎo)效用，最后是基建工程檔案的建立對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究起到積極促進(jìn)的作用。

3 加強(qiáng)基建工程檔案的管理工作的措施

3.1做好基建工程檔案的服務(wù)工作

城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展包含著城市化建設(shè)，建設(shè)的很多工程又可以作為發(fā)展的有效保障，譬如道路、公共設(shè)施的建設(shè)等。正是這些方面的綜合性考量才會(huì)更有效果的促進(jìn)城市發(fā)展。從工程開展的角度進(jìn)行分析，城市工程建設(shè)是需要通過(guò)基建工程的模式達(dá)成。從這個(gè)角度分析，基建工程建設(shè)項(xiàng)目是城市發(fā)展的基本構(gòu)成要素，從微觀的領(lǐng)域分析，對(duì)居民生活的影響十分密切，從宏觀層面分析，它是國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的細(xì)胞，能夠體現(xiàn)出現(xiàn)階段我國(guó)城市化建設(shè)發(fā)展的程度和水平。通過(guò)上面的分析得到結(jié)論，非常有必要、有針對(duì)性的完善現(xiàn)階段我國(guó)基建工程檔案的服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)而保障基建工程檔案工作的順利展開。

3.2提高檔案管理水平

城市化發(fā)展進(jìn)程是人類文明的外在延拓，現(xiàn)代化城市發(fā)展具有時(shí)代特點(diǎn)，需要相關(guān)的工作人員不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)。基建工程管理者以及員工要掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷的從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變和深化。現(xiàn)階段相關(guān)工作者需要定期學(xué)習(xí)、并且在實(shí)踐過(guò)程中不斷加強(qiáng)員工的內(nèi)在素質(zhì)，促成相關(guān)工作能夠達(dá)到見效快、范圍廣等特點(diǎn)。在此過(guò)程之中需要加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)，并且杜絕不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，包括嚴(yán)格執(zhí)行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的促進(jìn)效果作為工程建設(shè)的組成部分，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通以及信息的交流，既達(dá)到良好的保障效果，同時(shí)為后續(xù)的工程項(xiàng)目建設(shè)提供優(yōu)良的基礎(chǔ)。

3.3工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作相結(jié)合

工程建設(shè)項(xiàng)目最后一個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)在工程項(xiàng)目竣工的操作方面，包括工程竣工驗(yàn)收備案。其基建工程管理的效用充分的發(fā)揮出來(lái)。也是各級(jí)部門管理的重要內(nèi)容。工程檔案管理以及工程備案是一個(gè)進(jìn)程中兩個(gè)環(huán)節(jié)的體現(xiàn)，可以相互借鑒。從總體的效應(yīng)分析，在項(xiàng)目竣工環(huán)節(jié)中不斷完善現(xiàn)有的基建工程管理工作，進(jìn)而可以起到顯著的監(jiān)督效果。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化城市建設(shè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要構(gòu)成，作為城市建設(shè)以及城市規(guī)劃的有機(jī)組成部分，建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量以及效用發(fā)揮著巨大的作用，其中基建工程檔案管理工作是其工作環(huán)節(jié)中不可忽視的內(nèi)容。務(wù)必要在現(xiàn)有的工作環(huán)境下，不斷的深化基建工程管理工作的理念，同時(shí)需要加強(qiáng)相關(guān)工作者的業(yè)務(wù)技能，接受先進(jìn)的基建工程項(xiàng)目管理的模式，貫徹黨和政府的相關(guān)規(guī)章法律政策，不斷完善現(xiàn)有的機(jī)制，使基建工程管理工作成為城市化發(fā)展的有力保障。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；管理；意義；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271

一、學(xué)校檔案管理工作的意義

檔案的存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面學(xué)校的檔案數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，對(duì)于不斷增加的檔案，我們可以通過(guò)加強(qiáng)檔案的收集、整理工作來(lái)解決這一矛盾，而對(duì)于處于不斷損毀的檔案，則需要通過(guò)加強(qiáng)檔案的保管工作來(lái)解決。學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實(shí)工作，向我們提出了一個(gè)很尖銳的問(wèn)題：一方面要求我們把檔案長(zhǎng)期保管下去，為學(xué)校的教育教學(xué)工作服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問(wèn)題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無(wú)論對(duì)于現(xiàn)在還是將來(lái)的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。學(xué)校檔案既是學(xué)校的知識(shí)財(cái)富，又是社會(huì)的知識(shí)財(cái)富，因此必須高度重視這方面的工作，因?yàn)閷W(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證。它以各種不同的形式真實(shí)而客觀地記載著學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是師生員工辛勤勞動(dòng)和集體智慧的結(jié)晶，對(duì)學(xué)校工作起到憑證和參考作用；是認(rèn)識(shí)把握學(xué)校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一所學(xué)校的寶貴財(cái)富。完整的檔案資料在學(xué)校黨政管理、教學(xué)科研、基本建設(shè)及文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的作用。通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學(xué)校歷史發(fā)展的足跡，看到在各個(gè)時(shí)期學(xué)校所取得的成績(jī)和榮譽(yù)；同時(shí)，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地做好工作。另外，學(xué)校檔案為教學(xué)評(píng)估也提供了依據(jù)。通過(guò)開展教學(xué)評(píng)估，能夠促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高。教學(xué)評(píng)估是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ)。所以，教學(xué)評(píng)估必須依賴于檔案，并以檔案為可靠的依據(jù)。學(xué)校教學(xué)檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，門類多樣，又真實(shí)反映了教學(xué)的客觀規(guī)律，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平。在教學(xué)評(píng)估中，從中得到的信息是最基本、最準(zhǔn)確和最有依據(jù)性的。因此，學(xué)校檔案在教學(xué)評(píng)估中所發(fā)揮的作用是別的東西所無(wú)法替代的，它直接影響著教學(xué)評(píng)估的結(jié)果和學(xué)校的辦學(xué)水平，其重要意義不言而喻。

二、學(xué)校檔案管理工作的作用

學(xué)校管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)教育工程，一般分為行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理等幾部分。但不少學(xué)校忽視檔案管理，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理是學(xué)校管理的一個(gè)重要組成部分。一所學(xué)校沒有檔案管理就是不科學(xué)、不完善的學(xué)校管理。在學(xué)校管理中，學(xué)校檔案具有其特殊性，它既有行政年度形成的材料，也有教學(xué)年度形成的材料，既有學(xué)校內(nèi)部形成的材料，也有教師和學(xué)生形成的材料，關(guān)系到每個(gè)教職工、每個(gè)學(xué)生合法權(quán)益。因?yàn)閷W(xué)校工作不但是教師管理學(xué)生，又是學(xué)生體現(xiàn)教師。學(xué)生的成績(jī)可以體現(xiàn)教師的能力，學(xué)生的素質(zhì)可以體現(xiàn)學(xué)校的校風(fēng)。檔案室收集著每一位學(xué)生的成績(jī)，記載著每一屆畢業(yè)生的總體素質(zhì)。有他們從入學(xué)至畢業(yè)的錄取名冊(cè)、成績(jī)登記、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍情況、畢業(yè)證書等一系列材料，可為社會(huì)提供合格人才，這都離不開檔案作證明。同時(shí)，學(xué)校檔案也是直接反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的依據(jù)，學(xué)校在教學(xué)過(guò)程中，形成大量的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這都是每位教師在平時(shí)教學(xué)過(guò)程中逐步積累起來(lái)的寶貴財(cái)富，同時(shí)也是學(xué)校在各個(gè)時(shí)期發(fā)展過(guò)程中教育質(zhì)量進(jìn)展的真實(shí)反映。因此，學(xué)校檔案通過(guò)系統(tǒng)的整理歸檔，便能直接反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校檔案既是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，又是學(xué)校工作不可缺少的組成部分。通過(guò)科學(xué)整理的各種檔案集中統(tǒng)一在綜合檔案室內(nèi)，使綜合檔案室成為檔案信息的中心，那么，學(xué)校在各個(gè)時(shí)期中心工作就能及時(shí)反映出來(lái)。學(xué)校的檔案管理工作，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有舉足輕重的地位和作用，是規(guī)范學(xué)校管理的重要途徑之一。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實(shí)績(jī)、教育教學(xué)的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，進(jìn)行有機(jī)的系統(tǒng)整理，使之成為一個(gè)整體，那么這所學(xué)校在管理上，就會(huì)形成一個(gè)規(guī)范有序的管理體系，學(xué)校的各項(xiàng)工作和管理就會(huì)提升到一個(gè)新的管理層次，將進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校和諧、有序地發(fā)展。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

一是建立與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的學(xué)校檔案管理體制，以適應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展需要，由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過(guò)渡為集中統(tǒng)一管理。學(xué)校行政部門要根據(jù)學(xué)校情況的不斷變化，制定學(xué)校檔案管理辦法，進(jìn)一步明確學(xué)校檔案管理范圍、內(nèi)容、方式以及標(biāo)準(zhǔn)。

二是學(xué)校行政部門要高度重視檔案的管理。除了制定規(guī)范有效的管理制度外，還要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。定期對(duì)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行全面的清理、規(guī)范，確保各個(gè)時(shí)期檔案的完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。

篇3

一、科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度

一是規(guī)范化。檔案實(shí)行集中管理后，統(tǒng)一印制檔案裝具，統(tǒng)一進(jìn)行人員培訓(xùn)，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有力地保證了案卷質(zhì)量。對(duì)文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊(cè)進(jìn)行控制，切實(shí)做到了管理規(guī)范化，為以后工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二是信息化。為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用津科檔案信息化管理軟件，為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。我們應(yīng)用軟件對(duì)文書檔案實(shí)行文件集錄入，對(duì)業(yè)主檔案實(shí)行案卷級(jí)錄入，對(duì)建筑類實(shí)行文件級(jí)和案卷級(jí)兩級(jí)錄入，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的檢索方式，實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實(shí)強(qiáng)化了管理效果。

三是安全化。檔案實(shí)行集中管理后，硬件條件要比原來(lái)基層管理要好得多，“十防”工作也落實(shí)到了實(shí)處，檔案管理的安全系數(shù)很高。更重要的是通過(guò)建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。在檔案查閱這個(gè)環(huán)節(jié)上，不允許任何個(gè)人和本局與檔案業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，是在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。由于管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。

二、檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中主要發(fā)揮以下三方面作用

1.行政管理方面的作用，檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

2.項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)方面的作用，檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理，項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營(yíng)工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。

3.企業(yè)文化方面作用，檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過(guò)企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力讓客戶更感性的了解我們。

面對(duì)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和對(duì)檔案信息的大量、及時(shí)的需求，忠誠(chéng)的檔案“保管員”并不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，檔案管理者必須成為概念、知識(shí)的提供者，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者，才能滿足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。

三、做好檔案管理工作的途徑

1.強(qiáng)化意識(shí)，規(guī)范管理

提高公司員工檔案歸檔意識(shí)，文件材料辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，會(huì)避免時(shí)間長(zhǎng)了材料遺失。檔案管理人員應(yīng)提高管理意識(shí)，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。

2.提高素質(zhì)，不斷改革

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

篇4

論文關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理，信息化，重要性

 

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程，管理信息化是指在企業(yè)的各方面管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)提高信息資源的管理和利用水平，在各種社會(huì)活動(dòng)的功能和效率上的大幅地提高，從而使得企業(yè)的管理達(dá)到信息化水平，節(jié)約人力資源，跟上社會(huì)的發(fā)展步伐[1]。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常工作中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像等各門類及載體的檔案，是醫(yī)院管理工作中的原始憑證，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料，因此，醫(yī)院檔案管理信息化顯的尤為重要。近年來(lái)，隨著我院檔案管理信息化的逐步推進(jìn)，其優(yōu)勢(shì)不斷表現(xiàn)出來(lái)，但隨之而來(lái)的也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，對(duì)此我們進(jìn)行了認(rèn)真的分析和總結(jié)，現(xiàn)總結(jié)如下。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

1.1醫(yī)院檔案管理信息化的特點(diǎn) ①醫(yī)院檔案管理信息化是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院管理的工作效率；②醫(yī)院檔案管理信息化是用信息流來(lái)調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的不斷創(chuàng)新。

1.2醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題 ①醫(yī)院檔案管理信息化需要投入大量資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不止需要購(gòu)買電子信息產(chǎn)品重要性，而且必須跟上電子信息產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度，定期進(jìn)行維修、更換、升級(jí)等，這一點(diǎn)從根本上嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理信息化工作的發(fā)展；②醫(yī)院檔案管理信息化缺乏國(guó)家法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)以及技術(shù)保障，電子文件的法律地位尚未確立，因此，信息安全技術(shù)問(wèn)題，缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；③醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而現(xiàn)實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能滿足檔案信息化的快速發(fā)展，從而直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐[2]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

2.1有利于保護(hù)珍貴的檔案原件，改善歸檔方式 將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，可以避免檔案原件被過(guò)多地直接使用，或過(guò)多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，此外，大大改善了工作條件，信息改動(dòng)時(shí)只需輸人指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。

2.2有利于檔案信息資源的檢索和利用 檔案信息資化采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，比檔案原件更易于導(dǎo)航，可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機(jī)存取，提高了檔案原件的利用率核心期刊。

2.3有利于改善檔案信息資源的管理模式 各類醫(yī)院檔案信息化處理以后，可以極大限度地提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源，同時(shí)又保障了檔案的安全備份，真正做到了“有備無(wú)患”。

3 促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的幾點(diǎn)意見

3.1加強(qiáng)檔案信息化配套工作的建設(shè) 要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全，同時(shí)檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，以檔案室為中心將院內(nèi)的相關(guān)計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，方便使用者在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性，在完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)一體化[3]。

3.2對(duì)檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn) 檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，才能應(yīng)對(duì)檔案信息化出現(xiàn)的問(wèn)題。醫(yī)院應(yīng)組織檔案人員進(jìn)行技術(shù)性的培訓(xùn)，使他們不僅要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)重要性，還要讓檔案人員通過(guò)深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，在熟悉檔案室基礎(chǔ)上，熟練快速地為醫(yī)院提供檔案的利用。

3.3建立電子文件管理制度，保障檔案安全 電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)迫切需要，因此，醫(yī)院要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，吸收國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本院的實(shí)際情況建立健全有關(guān)電子文件管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度等，并嚴(yán)格按照制定的制度開展工作。此外，要根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理，對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統(tǒng)，防止電腦病毒入侵，確保醫(yī)院檔案信息管理的安全[4]。

總之，信息化處理在醫(yī)院檔案管理中具有十分重要的意義，因此，我們要充分利用信息化建設(shè)，讓醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]袁麗娜,王蕾,醫(yī)院檔案管理信息化探討[J],現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010,22(5)：378.

篇5

目的:醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作是醫(yī)學(xué)裝備管理部門的基礎(chǔ)工作，而且有衛(wèi)生部制定的管理辦法作為向?qū)В覀円源宿k法為依據(jù)探討檔案管理工作的重要性及如何做好這部分工作。方法:結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，并以作者在醫(yī)院十多年的工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)2007年之前至今收集到的檔案資料，并結(jié)合衛(wèi)生部2011年下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》，進(jìn)行針對(duì)性分析和探討。結(jié)果:2007年之前購(gòu)置的大部分設(shè)備的檔案資料缺失，如今的管理工作困難，無(wú)論是維修還是后期管理，例如報(bào)廢等均存在問(wèn)題。2010年之前由于我院檔案管理工作沒有進(jìn)行專業(yè)化管理，沒有發(fā)揮出醫(yī)學(xué)裝備檔案應(yīng)有的效果。結(jié)論:醫(yī)學(xué)裝備管理部門要對(duì)醫(yī)學(xué)裝備進(jìn)行全生命周期管理，對(duì)檔案資料統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)、權(quán)責(zé)一致，不僅能提高本部門的管理效能，還能提高設(shè)備使用率。

關(guān)鍵詞:

檔案管理；管理辦法；重要性；重點(diǎn)內(nèi)容；檔案登記表；固定資產(chǎn)；臺(tái)賬

1前言

檔案管理從宏觀上說(shuō)，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。在醫(yī)學(xué)裝備管理中，檔案管理是醫(yī)學(xué)裝備管理的重要內(nèi)容，它是醫(yī)學(xué)裝備購(gòu)入時(shí)的原始資料以及在使用過(guò)程中的所有情況進(jìn)行登記備案的資料，也是醫(yī)院管理工作中最基本的組成部分。

2檔案管理工作的基本組成

2．1檔案的作用概述

醫(yī)學(xué)裝備管理工作大體分為計(jì)劃采購(gòu)、維修、經(jīng)濟(jì)效益分析和其他一些日常管理工作，例如質(zhì)量管理、器械不良事件管理、計(jì)量管理和報(bào)廢管理等。要做好這些工作，前提是必須對(duì)每臺(tái)設(shè)備的全生命周期有著充分的認(rèn)知度，我們可以從每臺(tái)設(shè)備的檔案里，了解每一次維修和工藝結(jié)構(gòu)上的改造，了解設(shè)備的使用情況，了解生產(chǎn)廠家和維修工程師的最新動(dòng)向，了解設(shè)備更新?lián)Q代的情況等。這樣，才能更好地將這臺(tái)設(shè)備充分利用，為醫(yī)院獲得最大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，也為下一次采購(gòu)?fù)愒O(shè)備做好準(zhǔn)備。

2．2檔案管理工作的結(jié)構(gòu)組成

檔案管理工作在硬件設(shè)施上，包括檔案室、現(xiàn)代化信息設(shè)備(例如電腦、打印機(jī)等)，如果有條件，可以加入檔案管理軟件;在人員配置上，需要專職或兼職的檔案管理員;在內(nèi)容形式上，是根據(jù)衛(wèi)生部最新下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中規(guī)定的醫(yī)學(xué)裝備(是指醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中用于醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健等工作，具有衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)特征的儀器設(shè)備、器械、耗材和醫(yī)學(xué)信息系統(tǒng)等的總稱)，及其他裝備的完整資料，即設(shè)備全生命周期的完整資料。

3實(shí)例展示

為了使檔案管理工作的重要性闡述的更清楚明白，我抽取4個(gè)科室，每個(gè)科室抽取5份檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并結(jié)合我院實(shí)際情況，以2007年和2010年作為兩個(gè)醫(yī)學(xué)裝備購(gòu)進(jìn)時(shí)間結(jié)點(diǎn)，因?yàn)?007年前后是檔案資料收集全面與否的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。而2010年則是我們醫(yī)院的檔案管理工作正式開始的起點(diǎn)。具體統(tǒng)計(jì)如表1。

4討論

4．1從表

1中可以看出以下幾個(gè)問(wèn)題，并就這些問(wèn)題進(jìn)行分析討論(1)2007年之前購(gòu)進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備檔案基本缺失，這部分設(shè)備管理維護(hù)困難，因?yàn)橘?gòu)進(jìn)年代較久，卻仍在使用，檔案里沒有廠家聯(lián)系電話，也無(wú)法核實(shí)當(dāng)時(shí)的供貨商是誰(shuí)，導(dǎo)致有些設(shè)備就此閑置或報(bào)廢。(2)2007年后購(gòu)進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備的使用說(shuō)明書基本齊全，但是由于沒有專業(yè)化統(tǒng)一管理，一些資料，例如論證報(bào)告、批復(fù)文件等沒有收集齊全，那么查此部分設(shè)備的購(gòu)進(jìn)渠道和購(gòu)進(jìn)原由時(shí)就無(wú)法查清，導(dǎo)致有些設(shè)備后期管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，比如某臺(tái)設(shè)備到報(bào)廢年限時(shí)，最初是由哪個(gè)科室提出論證申請(qǐng)購(gòu)買的，購(gòu)進(jìn)后有無(wú)調(diào)撥，目前存放地點(diǎn)在哪里等都不明確，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)行正常的報(bào)廢流程。(3)自2010年以來(lái)，通過(guò)學(xué)習(xí)衛(wèi)生部下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》，其中依據(jù)第四章，第三十條至第三十二條，我們制定并逐步完善本院的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，明確全院醫(yī)學(xué)裝備的檔案管理的內(nèi)容，之后批復(fù)文件、論證報(bào)告、技術(shù)協(xié)議和合同之類的原始資料基本保存完整。

4．2總結(jié)

通過(guò)這些年對(duì)檔案管理工作的逐步細(xì)化、加深，我院的設(shè)備使用率大大提高，一臺(tái)設(shè)備的使用人員由于退休或其它原因，離開本院，下一位使用人員通過(guò)調(diào)取該設(shè)備檔案，查看說(shuō)明書、咨詢廠家等方式獲得了該設(shè)備的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新將此臺(tái)設(shè)備利用起來(lái)，沒有出現(xiàn)無(wú)人會(huì)用、機(jī)器閑置等現(xiàn)象，而是繼續(xù)為患者治療，為科室提高效益。而且后續(xù)的設(shè)備維修效果良好，經(jīng)濟(jì)效益分析準(zhǔn)確，質(zhì)量控制評(píng)估合理。可見，檔案管理工作在醫(yī)學(xué)裝備管理的重點(diǎn)工作中占有一席之位。

5檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容

5．1根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，編制檔案管理制度，制定固定資產(chǎn)臺(tái)賬

在制度的約束下，收集設(shè)備資料，做好統(tǒng)計(jì)，放入檔案盒存檔。所有醫(yī)學(xué)裝備，要按照《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中規(guī)定的，依據(jù)《全國(guó)衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行編碼，建立全院固定資產(chǎn)總臺(tái)帳。固定資產(chǎn)臺(tái)賬是動(dòng)態(tài)的，實(shí)時(shí)更新的，檔案管理工作也要隨著臺(tái)賬的變化而變化。我院的固定資產(chǎn)總臺(tái)賬是每年年底更新一次，由專人建立，截止日期是每年的12月31日，分戶臺(tái)賬則是發(fā)給全院各科室分級(jí)管理。臺(tái)賬的編制要與時(shí)俱進(jìn)，越來(lái)越完善。圖1和圖2是我們醫(yī)院2008年和2013年以后的兩個(gè)固定資產(chǎn)臺(tái)帳表的對(duì)比。從圖1和圖2可以看出，改良后的表較之前的表多了很多規(guī)范化的內(nèi)容:(1)增加了醫(yī)院資產(chǎn)代碼。醫(yī)院資產(chǎn)代碼是根據(jù)《全國(guó)衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》查找編制的，符合《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定。(2)能看出我院對(duì)固定資產(chǎn)管理基本形成了分級(jí)管理。保管科室是使用科室，管理科室是設(shè)備科，科室主任是科室第一負(fù)責(zé)人，每一臺(tái)設(shè)備都有專門的設(shè)備管理責(zé)任人負(fù)責(zé)，最終由設(shè)備主管院長(zhǎng)簽字認(rèn)可，做到了醫(yī)院，醫(yī)學(xué)裝備管理部門，使用科室三級(jí)管理。(3)去掉了存放地點(diǎn)和金額，增加了備注欄。存放地點(diǎn)或其他需要備注的信息，如果需要填寫，可以由使用科室增加到備注欄里，提高了表格的靈活性。去掉設(shè)備的原值，是為了讓使用科室有問(wèn)題直接聯(lián)系醫(yī)院設(shè)備管理部門，例如設(shè)備科，由專業(yè)管理人員告知目前此設(shè)備最準(zhǔn)確的現(xiàn)狀分析，比如折舊費(fèi)、折舊年限和資產(chǎn)凈值等，而不是武斷地得出錯(cuò)誤的結(jié)果。

5．2做好檔案登記表

在一份設(shè)備檔案里，檔案登記表好比這份檔案的臉面，它被設(shè)計(jì)得好，會(huì)讓翻閱的人一目了然，目的明確的快速找到相關(guān)信息。在檔案登記表的設(shè)計(jì)當(dāng)中，需要注意以下幾點(diǎn):(1)檔案登記表里的表單種類不能過(guò)多，內(nèi)容不要重復(fù)，盡量在一張表上完成所有的基礎(chǔ)信息，內(nèi)容上要完整、緊湊。(2)其他資料，例如設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告可以設(shè)備廠家出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單為主，將客戶聯(lián)或復(fù)印件留存，一一按順序插在檔案登記表的后面。(3)相關(guān)人員簽字的區(qū)域要?jiǎng)澐智逦謾谠O(shè)計(jì)，并注明需要誰(shuí)簽字，否則容易混淆簽錯(cuò)。如圖3所示。

5．3編制檔案目錄

并按照檔案目錄，依次收集整理所有資料，例如論證報(bào)告、技術(shù)協(xié)議、投標(biāo)文件、中標(biāo)合同、安裝驗(yàn)收單等。資料必須真實(shí)、可靠。在時(shí)間上要有可追溯性。第四，繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理人員在平時(shí)工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，懂得并遵循保密原則，并提高檔案管理權(quán)限。經(jīng)常參加類似檔案管理、固定資產(chǎn)管理等的培訓(xùn)。

6結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是基礎(chǔ)，是重點(diǎn)，要在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并有所改善。

6．1檔案管理制度還需再完善，工作內(nèi)容還需再細(xì)化

檔案管理制度不是一經(jīng)制定，永不改變的，而是隨著工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的襯托和有效執(zhí)行下，檔案資料管理制度才有它的實(shí)際意義。所以，檔案管理工作不僅是在醫(yī)學(xué)裝備安裝驗(yàn)收完成之后進(jìn)行，還要在設(shè)備未進(jìn)入醫(yī)院之前開展，比如將調(diào)研資料、論證會(huì)議紀(jì)要、各種簽字留檔的文件等都要保存妥當(dāng)，除此之外，還有申請(qǐng)某些大型醫(yī)療設(shè)備的配置和一些投資金額較大的項(xiàng)目都會(huì)有批復(fù)文件，也要保存好。設(shè)備使用中期，維修資料，使用過(guò)程中的借調(diào)、改造、再培訓(xùn)等資料都要在日常工作中收集完整并存檔。

6．2檔案要分類存放

在用設(shè)備和報(bào)廢設(shè)備的資料要分開存放，報(bào)廢設(shè)備的資料要根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)院里討論后，決定是繼續(xù)保存還是廢止;醫(yī)院正常采購(gòu)的固定資產(chǎn)檔案和非正常渠道進(jìn)入醫(yī)院(例如租借、外單位調(diào)撥等)的醫(yī)學(xué)裝備檔案要分開存放，便于后期管理。

6．3檔案調(diào)取的制度和流程要更規(guī)范

檔案調(diào)取要經(jīng)過(guò)檔案管理員確定后方可執(zhí)行。如果要外借，需要在使用科室主任認(rèn)可后，簽署借條，限定歸還時(shí)間后借取，并將借條存檔并登記，確保檔案安全、妥當(dāng)?shù)倪\(yùn)用。

6．4定期對(duì)檔案室的資料進(jìn)行整理

檔案管理員定期對(duì)檔案室的資料進(jìn)行檢查，重復(fù)或者作廢的資料要及時(shí)取出銷毀，新入的資料要按時(shí)間順序插入檔案，有問(wèn)題的資料要及時(shí)匯報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)解決并記錄，要時(shí)刻保持檔案的真實(shí)性和新鮮性。

6．5繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

醫(yī)院首先要明白檔案管理工作的重要性，加大宣傳力度，讓檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作的能力，不斷改進(jìn)檔案管理工作的方法，使檔案管理工作更加規(guī)范。檔案管理工作是一項(xiàng)常態(tài)化工作，時(shí)間久了，會(huì)產(chǎn)生疲乏感，要不時(shí)地在工作中加入創(chuàng)新理念，提高員工積極性，讓檔案管理工作持續(xù)、創(chuàng)新的進(jìn)行下去。

參考文獻(xiàn):

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篇6

一、建立動(dòng)物防疫檔案的目的及意義

建立動(dòng)物防疫檔案是動(dòng)物疫情監(jiān)測(cè)工作的重要環(huán)節(jié)，是檢驗(yàn)動(dòng)物疫病防控效果的重要依據(jù)，是制定防控政策的重要支撐，也是降低防控風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。在國(guó)內(nèi)外動(dòng)物疫情復(fù)雜，疫病防控工作形勢(shì)嚴(yán)峻的情況下，我們不僅要提高監(jiān)測(cè)范圍的科學(xué)性和監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，科學(xué)設(shè)置疫情監(jiān)測(cè)指標(biāo)體系，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)動(dòng)物防疫檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，提高動(dòng)物防疫檔案的歸檔率和利用率，為疫情形勢(shì)的分析評(píng)估和預(yù)警預(yù)報(bào)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前動(dòng)物防疫檔案工作存在的問(wèn)題

隨著黨和政府對(duì)重大動(dòng)物疫情的重視，動(dòng)物防疫、檢疫、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督、疫情處理等各項(xiàng)工作不斷完善、規(guī)范。重大動(dòng)物疫情處理工作雖然取得了較好的成果，但其最大的缺失是沒有一份完整的動(dòng)物防疫檔案卷宗。在動(dòng)物疫情處理的各個(gè)階段形成的各種資料，往往分散在省、市、縣（甚至鄉(xiāng)）各級(jí)獸醫(yī)主管部門或獸醫(yī)部門，造成這種情況的主要原因有以下幾個(gè)方面：一是重大動(dòng)物疫情處理指揮系統(tǒng)不明確。在實(shí)際工作中，上級(jí)獸醫(yī)行政部門、獸醫(yī)部門只是負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督查等工作，省市指揮部等的工作人員，領(lǐng)導(dǎo)在工作現(xiàn)場(chǎng)往往處于指揮位置。二是獸醫(yī)技術(shù)部門疫情報(bào)告不規(guī)范。疫情發(fā)生后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)或縣級(jí)獸醫(yī)技術(shù)部門向市一級(jí)報(bào)告基本是采取電話方式，沒有完整的報(bào)告資料。三是疫病臨床診斷缺失或不規(guī)范。實(shí)際工作中，由于時(shí)間緊、場(chǎng)面雜，往往造成獸醫(yī)專家初診、復(fù)診的“臨床診斷書”及采集的病料化驗(yàn)單據(jù)等依據(jù)缺失或程序脫節(jié)。四是政府部門之間的通報(bào)不規(guī)范。五是重疫情處理，輕監(jiān)督檢查。六是缺少統(tǒng)一的驗(yàn)收方案和規(guī)范性程序。

三、做好動(dòng)物防疫檔案管理的對(duì)策

（一）設(shè)立專職檔案員

各基層畜牧站應(yīng)該設(shè)立專職檔案員。檔案員必須是熱愛檔案工作，保密性強(qiáng)，具備檔案管理知識(shí)，熟悉動(dòng)物防疫工作法律法規(guī)的專業(yè)人才。檔案員在嚴(yán)格國(guó)家和上級(jí)部門檔案管理工作政策、制度的同時(shí)要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際，開拓性的開展工作，切實(shí)做好檔案材料的保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定和銷毀工作；及時(shí)、主動(dòng)向本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案主管部門反映情況，接受指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《保密法》，提高政治敏感性，妥善放置不公開的文件、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話等機(jī)密材料，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入檔案室、借閱涉及保密事項(xiàng)的案卷。

（二）做好歸檔材料搜集整理工作

隨著動(dòng)物防疫工作的深入和細(xì)化，各基層畜牧站也形成了很多檔案材料，但是一直沒有規(guī)范整理。為此，畜牧業(yè)行政主管部門應(yīng)在做好機(jī)關(guān)檔案歸檔的同時(shí)，指導(dǎo)各基層畜牧站對(duì)往年形成的規(guī)模場(chǎng)的免疫證、村級(jí)動(dòng)物防疫員的《動(dòng)物飼養(yǎng)防疫管理登記檔案》、基層站的《官方獸醫(yī)監(jiān)管日志》、免疫程序、督查記錄等動(dòng)物防疫檔案材料進(jìn)行全面的搜集，并按照文件類、總結(jié)匯報(bào)類、表格類、責(zé)任落實(shí)類、人員管理類以及疫情監(jiān)測(cè)類等進(jìn)行整理。

（三）指導(dǎo)基層畜牧站開展歸檔工作

畜牧業(yè)行政主管部門專職檔案員在做好機(jī)關(guān)立卷歸檔的同時(shí)，還要做好基層畜牧站的立卷歸檔指導(dǎo)工作，指導(dǎo)基層畜牧站如何進(jìn)行目錄編排、檔案裝訂、案卷編號(hào)和檔案臺(tái)賬建立。這樣不但方便了檔案的檢索和查詢，還確保了動(dòng)物防疫檔案的規(guī)范化管理。

篇7

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；重要性；內(nèi)涵及要求

文章通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化的內(nèi)涵和具體要求的探討，解析檔案規(guī)范化管理的作用，并結(jié)合檔案管理和規(guī)范化的重要性來(lái)談醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理的重要性，解讀其對(duì)醫(yī)院工作開展、歷史文化留存以及未來(lái)發(fā)展的作用，從而明確其重要性。期望筆者的研究能夠切實(shí)對(duì)醫(yī)院檔案規(guī)范化有所助益。

1 醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化管理

1、醫(yī)院檔案及對(duì)檔案的管理。醫(yī)院檔案內(nèi)容較為廣泛，一般而言，主要組成部分有醫(yī)院的診療資料、醫(yī)療文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)研究成果等，集中體現(xiàn)了一所醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)以及管理。而檔案中所保存的原始記錄，可供醫(yī)務(wù)人員查閱，保留價(jià)值較高，為醫(yī)療科研提供了巨大的數(shù)據(jù)支持。檔案管理即是對(duì)這些資料進(jìn)行合理、妥善的管理，這種管理絕不是普通意義的保存，而是更具科學(xué)性的信息資料的處理問(wèn)題，涉及問(wèn)題較多[1]。近年來(lái)，醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作逐漸為社會(huì)和各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)重視，由于檔案是醫(yī)院的珍貴信息資源，因此檔案管理工作與醫(yī)院的研究、交流、科研以及糾紛解決等各個(gè)方面形成了不可分割、相互依存的關(guān)系，決定著醫(yī)院的相關(guān)政策以及建設(shè)發(fā)展的方向問(wèn)題。

2、解讀規(guī)范化管理的內(nèi)涵。規(guī)范化管理，人們一般將其等同于制度化管理，但是這種觀點(diǎn)是缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性的，二者實(shí)則有著較大的區(qū)別。規(guī)范化管理更強(qiáng)調(diào)人或者事物在管理工作中能夠充分發(fā)揮價(jià)值，是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的體系引導(dǎo)行為，但這種體系是建立在人或者事物本質(zhì)特性基礎(chǔ)上的，而制度化卻偏重形式管理，強(qiáng)調(diào)的是制度本身的完善。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案的重點(diǎn)領(lǐng)域在病案、行政檔案、科研檔案，通過(guò)對(duì)三大模塊的規(guī)范化管理，使得醫(yī)院的管理機(jī)制隨之得到完善。針對(duì)管理工作人員以及所管理的檔案，研究出完善的管理體系，不僅僅指制度的設(shè)立，而更應(yīng)該側(cè)重于實(shí)際管理工作中人員以及檔案的規(guī)范，規(guī)范化強(qiáng)調(diào)的是現(xiàn)實(shí)操作層面。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療工作有著極大的指導(dǎo)作用，能夠有效提升醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

3、檔案規(guī)范化管理的要求。首先，進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)組織重組，建立檔案管理專屬小組，確定主管、分管和工作人員，抽調(diào)精英進(jìn)行資料的收集、整理等一系列工作，明確責(zé)任，層級(jí)直屬的關(guān)系，便利管理工作的進(jìn)行，同時(shí)也說(shuō)明了工作的重要性，與其他業(yè)務(wù)一同參與考察。其次，在設(shè)備方面，適當(dāng)增加專用庫(kù)房，將檔案管理科室辦公與檔案閱覽、陳列分開，強(qiáng)化管理工作的規(guī)范性，增加管理檔案必須設(shè)備，例如檔案柜、復(fù)印打印機(jī)、加濕器、掃描儀等，以一個(gè)獨(dú)立部門的標(biāo)準(zhǔn)，并考慮檔案保存必要的條件，購(gòu)置檔案管理工作的設(shè)施、設(shè)備。最后，業(yè)務(wù)建設(shè)嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)范，對(duì)檔案資料進(jìn)行重新清算整理，組織制作索引目錄，完善借用登記等。

2 醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的重要性

1、有助于反映歷史，形成醫(yī)院獨(dú)特的文化。醫(yī)院檔案往往是醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展中留存下來(lái)的，反映了醫(yī)院的歷史進(jìn)程，包括醫(yī)院各方面的內(nèi)容，從診療到人事、財(cái)務(wù)，與醫(yī)院全體員工息息相關(guān)，可以說(shuō)，醫(yī)院檔案就是一部醫(yī)院的發(fā)展史和員工的進(jìn)化史，這其中的歷史價(jià)值自然不言而喻。同時(shí)，檔案也是醫(yī)院內(nèi)在精神的體現(xiàn)，充分反映其辦院宗旨和服務(wù)質(zhì)量，文化的形成不是一蹴而就，需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的過(guò)程。檔案的管理如果不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，那么檔案的歷史性、文化性均無(wú)從談起，檔案的規(guī)范化管理能夠系統(tǒng)將檔案歸類、整理，檔案的歷史、文化得以更加直觀地體現(xiàn)，因此可以說(shuō)，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)了醫(yī)院傳統(tǒng)歷史與文化的顯現(xiàn)與流傳，是醫(yī)院宣傳的重要支撐，有利于醫(yī)院文化體系的形成。

2、能夠促進(jìn)醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作水平。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，是開展其他業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，而規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)后，檔案管理也成為醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的重要部門，其對(duì)外的宣傳作用以及對(duì)內(nèi)的促進(jìn)作用極大。醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門，如人事、診療等業(yè)務(wù)的開展，均與檔案管理有著密切的聯(lián)系。人事部各工作檔位以及人員的歷史、獎(jiǎng)懲、信息等，均在檔案中，而人事部的調(diào)任等需要依據(jù)這些資料。而診療則更加倚重檔案，檔案的醫(yī)療記錄幾乎就是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展史，診療活動(dòng)需要借助、學(xué)習(xí)這些經(jīng)驗(yàn)，以便促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)與水平。因此，檔案管理具有重要地位，而是否能夠規(guī)范化管理決定著醫(yī)院檔案能夠高效而且準(zhǔn)確地反映信息，即與各部門業(yè)務(wù)能否及時(shí)獲取有效資料與信息有著極大的關(guān)系。而且，也有利于醫(yī)院應(yīng)對(duì)各類醫(yī)療糾紛，找出證據(jù)維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。

3、為醫(yī)院的長(zhǎng)期規(guī)劃提供信息支撐和方向指導(dǎo)。醫(yī)院檔案對(duì)于指導(dǎo)醫(yī)院科研事業(yè)有著重要的作用，能夠幫助科研工作者確定研究方向，規(guī)范化的檔案管理簡(jiǎn)化了工作人員的尋找過(guò)程，體系化呈現(xiàn)了各類參考資料，對(duì)于科研工作者研究相關(guān)領(lǐng)域的研究成果、存在問(wèn)題以及尚未解決的難題具有極大的作用，引導(dǎo)其快速進(jìn)入研究，可以減少過(guò)程中的彎路，促進(jìn)其快速成才，加速醫(yī)療研究的進(jìn)程，從而促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的技術(shù)進(jìn)步。醫(yī)院在人類長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中是共存的，未來(lái)也必將如此，醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展雖然與未來(lái)社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)，但其發(fā)展方向也能從歷史進(jìn)程與當(dāng)今現(xiàn)狀密切聯(lián)系，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理就是通過(guò)對(duì)檔案的進(jìn)一步整理，使得醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)更加清晰，使得其現(xiàn)狀一目了然，從而能夠確定未來(lái)的發(fā)展方向，并提前做好準(zhǔn)備。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院與人的生老病死密切相關(guān)，而醫(yī)院檔案是對(duì)這一切的忠實(shí)記錄，醫(yī)院的發(fā)展、人員的經(jīng)歷也包含其中，這樣龐大的規(guī)模，若是管理缺乏規(guī)范性，則醫(yī)院檔案必然呈現(xiàn)雜亂無(wú)章的狀態(tài)，也無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有作用。筆者淺層次分析了規(guī)范化管理的重要性，希望以此吸引更多的人對(duì)此進(jìn)行研究探討。

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篇8

關(guān)鍵詞：公路工程檔案；意義；對(duì)策

公路工程檔案是在公路的立項(xiàng)、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等一系列的過(guò)程中直接形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表及音像等不同形式與不同載體的原始記錄。公路工程檔案完整記錄了公路工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，是國(guó)家檔案的重要組成部分，文章將在分析公路工程檔案重要性的技術(shù)上，結(jié)合公路工程檔案管理中存在的問(wèn)題，提出完善公路工程檔案管理的對(duì)策。

1 公路工程檔案管理的重要意義

一是公路工程檔案是公路工程建設(shè)的重要部分。公路工程建設(shè)的嚴(yán)格管理要有工程信息作為決策依據(jù)，而建設(shè)過(guò)程中的檔案可以為管理工作的順利開展提供服務(wù)保障。一般情況下，在公路工程施工之前，公路工程檔案就開始建立。如果沒有這些文件作為參考和依據(jù)，公路工程根本無(wú)法開展。在整個(gè)公路工程的建設(shè)過(guò)程中，公路工程檔案的產(chǎn)生與整個(gè)施工過(guò)程是一體的。要保證整個(gè)公路工程建設(shè)的質(zhì)量，必須嚴(yán)格檢測(cè)達(dá)標(biāo)建筑材料的質(zhì)量以后才能夠使用，而檢測(cè)的數(shù)據(jù)材料是十分重要的依據(jù)。在公路工程建設(shè)過(guò)程中，公路工程質(zhì)量有兩條生命線，一條是具有一定抽象性的以技術(shù)性文件材料做銜接條件；另一條是具有可操作性的以公路工程實(shí)體為實(shí)際載體，而技術(shù)性線條是前提，是決策性的，是公路工程的主生命線，需要先產(chǎn)生。

二是公路工程檔案是公路工程質(zhì)量的直接反映。公路工程檔案不僅是一個(gè)公路建設(shè)過(guò)程的記錄，同時(shí)也是公路工程質(zhì)量情況直接反映和材料化的體現(xiàn)。對(duì)公路工程的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)需要高質(zhì)量的公路工程檔案，公路工程管理是否規(guī)范等信息，高質(zhì)量的工程檔案都可以很好的反映出來(lái)。

三是公路工程檔案管理是公路工程質(zhì)量控制的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。公路工程檔案管理不是一個(gè)完全獨(dú)立的行為，而是公路工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分。公路工程檔案管理工作對(duì)公路工程的監(jiān)督具有強(qiáng)化作用。公路工程檔案管理已經(jīng)被國(guó)家和交通部納入了公路工程質(zhì)量控制體系，這對(duì)公路工程檔案的管理工作提出了更高的要求。

2 完善公路工程檔案管理的對(duì)策

公路工程檔案管理具有重要意義。現(xiàn)實(shí)中，公路工程檔案的管理存在領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、管理制度不完善、信息化建設(shè)水平不高、管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，文章將針對(duì)這些問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策建議。

一是提高重視程度。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公路工程檔案管理的重視程度不夠，各單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)本單位的檔案管理工作的重視程度，將公路工程檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作，給予檔案管理工作必要的支持，將公路工程檔案管理工作作為目標(biāo)管理的重要組成部分，納入日常檢查工作。同時(shí)，也要努力營(yíng)造良好的氛圍，使得檔案觀念深入人心，促進(jìn)工作人員有意識(shí)地收集相應(yīng)的檔案材料。

二是健全公路工程檔案管理制度和信息化建設(shè)水平。公路工程檔案管理建設(shè)是公路工程檔案管理工程的制度保證，各單位要根據(jù)國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)，結(jié)合自己工作實(shí)際，必須進(jìn)一步完善公路工程檔案管理的制度，進(jìn)一步明確檔案歸檔的范圍及保管期限等，明確具體工作的職責(zé)和工作流程。同時(shí)，各單位要進(jìn)一步提高公路工程檔案的信息化水平，使用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備使得紙質(zhì)材料變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，提高檔案查詢的便利性和效率。

三是進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力和水平。公路工程檔案管理工作的一項(xiàng)重要用途是提供查詢資料服務(wù)，為公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)和有利憑證。公路工程檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和參與意識(shí)，加大對(duì)公路工程檔案資源的開發(fā)力度，進(jìn)一步提高服務(wù)的深度和廣度，提高公路工程檔案的利用率。

四是加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高公路工程檔案管理人員的素質(zhì)。公路工程檔案管理人員必須積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，通過(guò)提高人員素質(zhì)，提高公路工程檔案管理的水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

文章主要講述了公路工程檔案管理的三個(gè)重要意義：一是公路工程檔案是公路工程建設(shè)的重要部分，二是公路工程檔案是公路工程質(zhì)量的直接反映，三是公路工程檔案管理是公路工程質(zhì)量控制的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時(shí)提出了完善公路工程檔案管理的四條對(duì)策：一是提高重視程度，二是健全公路工程檔案管理制度和信息化建設(shè)水平，三是進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力和水平，四是加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高公路工程檔案管理人員的素質(zhì)。

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篇9

[關(guān)鍵詞]城建檔案；檔案管理工作；重要意義

中圖分類號(hào)：F246 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）20-0279-01

近年來(lái)，隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城建檔案管理工作作為整個(gè)社會(huì)工程的重要組成部分，不僅為城市規(guī)劃、城市建設(shè)、城市管理提供了重要的決策依據(jù)，更為城市文化發(fā)展提供了有效的服務(wù)工作。因此，做好城市檔案管理工作具有十分重要的意義。本文結(jié)合個(gè)人實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)城建檔案工作在城市建設(shè)中的重要意義進(jìn)行分析探討。

一、城建檔案工作在城市建設(shè)中的重要意義

城建檔案指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文字材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識(shí)寶庫(kù)。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要科學(xué)依據(jù)，不僅是整個(gè)社會(huì)工程的重要組成部分，更是城市進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)的決策依據(jù)。

1.城建檔案是城市規(guī)劃的有力依據(jù)。城市規(guī)劃主要是指對(duì)城市的各種要素、現(xiàn)有條件以及基本特點(diǎn)等動(dòng)態(tài)變化進(jìn)行的全面、綜合、科學(xué)的設(shè)想與預(yù)測(cè)，進(jìn)而通過(guò)合理的推算制定相應(yīng)的城市規(guī)劃方案，并在審批后付諸實(shí)施。而在這個(gè)過(guò)程中，城市檔案則為城市規(guī)劃提供了有力的數(shù)據(jù)支持，不僅大大縮短了城市規(guī)劃設(shè)計(jì)所需要的時(shí)間，還大大的縮短了規(guī)劃施工工期，全面提高了城市規(guī)劃的實(shí)施工作效率，更好的服務(wù)于群眾。

2.城建檔案是城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)。城建檔案所記錄的信息是整個(gè)城市在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中的點(diǎn)滴寫照，是城市建設(shè)發(fā)展的真實(shí)記錄。因此，可以說(shuō)城建檔案的信息資源具有十分重要的保存價(jià)值，也正因如此，城市檔案是城市進(jìn)行建設(shè)與維護(hù)工作不可或缺的重要基礎(chǔ)。尤其是為城市的拆遷、修建、擴(kuò)建等工程方面提供了大量的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，使得城市建設(shè)工作能夠健康有序的實(shí)施與發(fā)展。所以，目前在城建檔案管理工作中，都遵循法制管理原則，從而加強(qiáng)對(duì)檔案部門的管理與建設(shè)。

3.城建檔案是城市管理工作的數(shù)據(jù)憑證。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，我國(guó)城市現(xiàn)代化建設(shè)早已發(fā)生了巨大的變化，高樓林立、鐵路、道橋縱橫交錯(cuò)，地下排水、煤氣管線密集如織等等基礎(chǔ)建設(shè)，都給城市管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。而城建檔案恰恰為城市管理工作提供了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)憑證，以滿足城市管理、維護(hù)的基本工作需求。因此，可以說(shuō)城建檔案是否完整、準(zhǔn)確直接影響到人民生活的正常進(jìn)行。

4.城建檔案是社會(huì)編研工作的參考文獻(xiàn)。檔案編研工作工作是開發(fā)城市檔案信息資源，延長(zhǎng)檔案壽命的有效手段。可以說(shuō)通過(guò)對(duì)城建檔案的編研工作，我們可以有效檢驗(yàn)城建檔案工作的質(zhì)量，檢驗(yàn)城建檔案信息是否全面。同時(shí)，針對(duì)整個(gè)社會(huì)而言，對(duì)其社會(huì)建設(shè)檔案的編研資料，需要依賴大量系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的原始城建檔案。特別是在解決民事、刑事糾紛時(shí)，城建檔案也是重要的法律依據(jù)，是城建規(guī)劃部門重要的參考文獻(xiàn)資料。

二、加強(qiáng)與完善城市檔案管理工作的建議

1.強(qiáng)化法制觀念，貫徹科學(xué)化管理模式。城建檔案作為城市建設(shè)與發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，對(duì)于促進(jìn)與研究城市未來(lái)發(fā)展有著十分重要的意義。可以說(shuō)城建檔案所包含的信息資源是整個(gè)社會(huì)乃至整個(gè)國(guó)家建設(shè)現(xiàn)代化事業(yè)的堅(jiān)固基石。所以，為了更好的加強(qiáng)與完善城建檔案管理工作，就必須強(qiáng)化城建檔案管理的法制觀念，并且利用科學(xué)管理模式，充分發(fā)揮城建檔案作用。并且在檔案管理中，各個(gè)部門要做到齊心協(xié)力，共同參與，從而使城建檔案工作逐漸步入規(guī)范化、法制化、制度化道路，更好的為城市建設(shè)提供有效服務(wù)。

2.抓好組織落實(shí)，建立完整的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)。抓好組織落實(shí)是所有工作成敗的關(guān)鍵。尤其是在檔案管理工作中，由于檔案管理人員時(shí)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)。而檔案管理工作又具有一定的組織性與連貫性。所以，建立一個(gè)完整的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，指派專門的監(jiān)督人員，進(jìn)行檔案管理的指導(dǎo)工作，才能更好的將檔案管理工作落實(shí)到日常管理工作中，提高人們對(duì)檔案管理工作的重視程度，也進(jìn)一步促使城建檔案發(fā)揮其根本作用。

3.充分利用信息資料進(jìn)行匯編，健全城建檔案信息資源。以年度或?qū)I(yè)為基本單位，根據(jù)城建檔案信息資源內(nèi)容進(jìn)行分類匯編，是目前我國(guó)城市進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)管理，編制城建檔案聯(lián)合目標(biāo)，揭示全市城建檔案館與各個(gè)城市建設(shè)管理部門檔案室全部館藏的大型檢索工具。因此，要想真正發(fā)揮城建檔案的作用，加強(qiáng)城建檔案信息的“資源共享”，城建檔案管理者就應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行信息資源匯編，提供信息資源匯編機(jī)會(huì)，從而進(jìn)一步健全城建檔案信息資源。

篇10

［關(guān)鍵詞］檔案管理；數(shù)字化；創(chuàng)新策略；規(guī)章制度；檔案信息安全

引言

新時(shí)期，隨著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，再加上信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。但不能忽視的是，目前檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提高。

1新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的意義

在信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1．1順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)

當(dāng)前，信息技術(shù)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，有力的推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)的必然要求，對(duì)推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行具有重要作用。

1．2提高檔案管理水平

當(dāng)前，在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1．3提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量

在檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)下，通過(guò)創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后編號(hào)并存儲(chǔ)，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫(kù)。當(dāng)使用者需要使用檔案資料時(shí)，只需要輸入目錄和編號(hào)就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對(duì)提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，有效滿足人們?nèi)粘Ｉ钚枰闹匾饬x是不言而喻的。

2新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略

當(dāng)前，在檔案管理過(guò)程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補(bǔ)這些不足，順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，促進(jìn)檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個(gè)方面采取創(chuàng)新策略。

2．1做好宣傳工作，重視檔案數(shù)字化管理

新時(shí)期，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應(yīng)的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，努力適應(yīng)新形勢(shì)和新需要，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行，有效提升檔案管理水平。

2．2健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度

根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開展提供制度保障，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責(zé)，建立并落實(shí)責(zé)任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責(zé)。健全完善檔案管理制度，加強(qiáng)整理、歸檔、存儲(chǔ)、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，對(duì)管理工作到位，服務(wù)質(zhì)量高的部門和個(gè)人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。從而激發(fā)他們的主動(dòng)性，更好順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，努力提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

2．3重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平

構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實(shí)和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進(jìn)檔案管理水平提升。

2．4構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該重視檔案管理安全保障技術(shù)應(yīng)用，綜合采用密鑰技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、加密存儲(chǔ)和傳輸技術(shù)等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進(jìn)而有效確保檔案信息資料的安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案，也要及時(shí)整理和歸檔，保證室內(nèi)環(huán)境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。

2．5提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)，檔案管理技能強(qiáng)的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊(duì)伍。在此基礎(chǔ)上，還要做好管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握信息技術(shù)和檔案管理技巧，有效開展各項(xiàng)工作，順應(yīng)數(shù)字化管理趨勢(shì)，努力提升檔案管理水平。

3結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理趨勢(shì)越來(lái)越明顯。在這樣的背景下，應(yīng)該注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升。

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