檔案管理核心范文

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【關(guān)鍵詞】民政檔案；核心；發(fā)展方向

一、新形勢對民政檔案管理的影響

自改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制逐步被社會主義市場經(jīng)濟體制所取代，特別是近年來，國家大力支持開發(fā)經(jīng)濟建設(shè)，國家政策和經(jīng)濟體制的支持也側(cè)重于促進經(jīng)濟發(fā)展，因此，在新形勢下民政工作要與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展，迎合社會和國家的發(fā)展需求，突破傳統(tǒng)的管理觀念。貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會是社會發(fā)展的新形勢和新任務(wù)。新形勢下的民政檔案管理工作被賦予了更大的使命和要求。只有正確把握民政檔案管理的核心方向，有效落實民政工作建設(shè)、管理和服務(wù)社會的基本職能。利用科學(xué)化合理化的管理手段推動新時期的民政工作創(chuàng)新發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟體制共同發(fā)展的形勢下，利用新型的信息化管理技術(shù)對民政檔案實施高校管理，利用創(chuàng)新思想改善民政檔案管理隊伍的面貌，有效利用科學(xué)手段和新思想觀念解決民政檔案管理中的問題。并在實踐中尋求更適合現(xiàn)階段形勢發(fā)展的民政檔案管理方法，在發(fā)展中不斷進行創(chuàng)新，以保證我國民政事業(yè)持續(xù)發(fā)展，進一步貫徹落實黨的政策和方針，以新思想、新面貌、新態(tài)度、新方法落實完成黨和國家賦予民政檔案管理工作的使命。

二、民政檔案管理的核心要求

新形勢下的民政工作側(cè)重于發(fā)展完善經(jīng)濟體制，民政工作作為國家基礎(chǔ)工作的一部分，結(jié)合著民政工作利民為民的特點，民政工作中涉及的檔案管理工作就尤為重要。民政檔案體現(xiàn)了綜合性較強、涉及范圍較廣、類型較復(fù)雜等因素，并且都與民眾的日常生活息息相關(guān)，因而民政檔案的管理受到廣大人民群眾及社會的關(guān)注。進一步做好民政管理是推動國家經(jīng)濟發(fā)展的重要工作。民政檔案管理的檔案關(guān)系到國家政策的落實及實施。在以科學(xué)和經(jīng)濟發(fā)展為前提的新形勢下，民政檔案管理的核心要素體現(xiàn)在管理基礎(chǔ)、管理水平和管理理念上。

（一）民政檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)是民政檔案管理核心的重要部分。民政檔案可以從宏觀定義上分為專業(yè)、文書、實物、電子、聲像和科技檔案等。民政檔案管理是民政部門中的基礎(chǔ)性工作。隨著我國經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政檔案管理也呈現(xiàn)著多元化的特點，新形勢下的民政工作要求更加多樣化，檔案資料類型復(fù)雜，涉及范圍較廣。所以，民政工作更需要與時俱進，利用新型信息化技術(shù)完善管理方法，確保民政檔案的基礎(chǔ)性工作跟上時代的發(fā)展。利用科學(xué)方法收集真正具有保存意義的文檔資料，保證檔案的完整性和公正性，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，推進信息化收集和管理，進而提升民政檔案管理工作的效率。

（二）民政檔案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政檔案管理相對于其他檔案管理較為復(fù)雜多樣化，管理人員和管理資料需要進行合理分配，才能夠有效地保證工作質(zhì)量。民政檔案管理的管理水平體現(xiàn)在檔案管理制度、管理規(guī)范、工作制度和員工職責等方面。在科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟體制發(fā)展的新形勢下，培養(yǎng)具有時代意義的新型管理型人才，利用更具專業(yè)性的人才改善現(xiàn)有的管理機制，對工作權(quán)責進行合理分配，并物盡其用，達到對民政檔案以及相關(guān)人員的合理性管理。

（三）新形勢下民政檔案管理的管理理念也在改變，傳統(tǒng)的民政檔案管理通常存在很多懶散的、不作為、不規(guī)范等現(xiàn)象。新形勢下的社會經(jīng)濟體制給民政檔案管理提出了更高的要求，在傳統(tǒng)管理觀念的基礎(chǔ)上，更需要有協(xié)調(diào)合作的管理理念。民政檔案管理部門不再是一個單獨行動的主體，而是需要和其他部門相互協(xié)作，共同完成國家和政府的任務(wù)，以為人民服務(wù)為宗旨，摒棄錯誤的封建思想和管理概念，努力形成具有現(xiàn)代化意義的數(shù)字化管理概念。

三、新形勢下民政檔案管理的發(fā)展方向

我國的經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政工作也由原來的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)代化適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的管理方式。對于加強經(jīng)濟建設(shè)，以及對全面奔向小康社會目標的確立，國家大力推行各種福利救助、民主政治建設(shè)、消防建設(shè)、社會事務(wù)管理政策等。對民政檔案管理工作來說，其發(fā)展方向不僅決定著民生的發(fā)展，更將成為一個時代的印記。所以，在新形勢下，找到推動民政檔案管理發(fā)展的要素極為重要。現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字化檔案管理是新時代的產(chǎn)物，在多個領(lǐng)域應(yīng)用中發(fā)揮其重大作用。所以，在民政檔案管理中，信息技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)以及創(chuàng)新管理理念也將成為民政檔案管理的發(fā)展方向。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下民政檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，多樣化的政策實施給民政檔案的基礎(chǔ)性收集和管理帶來了很大的影響。新形勢下的民政檔案管理迫切需要改善核心要求和明確發(fā)展方向。在社會經(jīng)濟體制不斷完善的今天，信息化高科技技術(shù)已經(jīng)成為各領(lǐng)域普遍應(yīng)用的管理方法。民政檔案管理更需要條理性強、專業(yè)性強、協(xié)調(diào)性強的數(shù)字化管理。所以，新形勢下民政檔案管理將順應(yīng)時代的發(fā)展，對管理模式進行創(chuàng)新，對管理方法進行完善，利用科學(xué)有效的信息化管理技術(shù)推動民政檔案管理的發(fā)展。

作者:袁振 單位:洮南市民政局

【參考文獻】

[1]文麗鵬.淺析在市場經(jīng)濟中檔案管理的挑戰(zhàn)和出路[J].東方企業(yè)文化,2013(10).

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[關(guān)鍵詞]綜合檔案；醫(yī)院檔案；信息資源

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.146

[中圖分類號]R197.32 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）24-0-01

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理工作中的關(guān)鍵，它記錄著醫(yī)院每天所有的醫(yī)療活動，對研究醫(yī)療事業(yè)具有重要的實踐價值。保存醫(yī)院檔案的信息資源主要是文件、圖像及音像等形式的信息收集，研究者通常對收集到的信息進行整理、分析，找出具體的醫(yī)院對策和計劃，發(fā)揮指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作的作用。

1 醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問題

目前醫(yī)院的綜合檔案管理還存在一些問題，具體主要有以下幾方面。①沒有完善的管理制度，醫(yī)院對檔案的綜合管理沒有建立科學(xué)、合理、完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致在醫(yī)院實際實施過程中出現(xiàn)工作人員散漫、不積極的現(xiàn)象，降低了醫(yī)院的工作效率。②宣傳力度和內(nèi)容不夠，在醫(yī)院綜合檔案管理中要大力宣傳相關(guān)的法律法規(guī)和醫(yī)院檔案中的信息資源，不斷提升內(nèi)容的豐富性。③管理人員的綜合素質(zhì)不高，醫(yī)院在綜合檔案管理中沒有利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，在傳統(tǒng)模式下使工作人員降低了積極性和管理意識，降低了人員的工作效率。④醫(yī)院對管理檔案的設(shè)備也不夠先進，目前很多醫(yī)院在保存檔案管理中還只是手寫的整理方式，沒有利用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這種落后的設(shè)備不僅導(dǎo)致信息資源的儲存量減少，也加大了使用者的難度。

2 加強醫(yī)院綜合檔案管理的對策

2.1 加強宣傳教育

檔案作為醫(yī)院最有價值的核心資源，要使檔案管理成為醫(yī)院的主要發(fā)展趨勢，就要加強工作人員的意識。在實際工作中向工作人員進行宣傳，由于醫(yī)院的工作人員每天的工作都比較枯燥、疲勞，所以在宣傳過程中要利用不同的宣傳形式吸引工作人員。要定期對工作人員進行知識培訓(xùn)，使他們能了解檔案管理中的相關(guān)知識，特別是一些檔案管理中的法律知識，提高人員的綜合素質(zhì)。還要對檔案管理中的潛在要素進行分析，使工作人員積極轉(zhuǎn)變觀念、主動學(xué)習，拓寬知識面。檔案的管理工作范圍比較大、任務(wù)量繁重，在實際工作中就需要工作人員有一定的管理能力和奉獻精神。

2.2 建立檔案管理體系

如果要加強醫(yī)院綜合檔案管理的工作質(zhì)量就要建立相關(guān)的科學(xué)體系進行制約，在檔案實際管理工作中，每個工作環(huán)節(jié)都要根據(jù)醫(yī)院的實際情況、各類規(guī)章制度以及檔案管理的法律法規(guī)來實施。例如在收集資料、保密資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及銷毀現(xiàn)象等工作中都要進行全面的管理制度。在建立的檔案管理體系中，要求工作人員明確自己的工作目標和責任，盡量做好自己的本職工作。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，還要對檔案管理體系實時更新，對那些不合理的、已經(jīng)過期的管理制度進行補充和完善，建立更完善的、適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案管理體系。

2.3 信息化管理

隨著社會的不斷發(fā)展和信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院的檔案管理中也具有重要意義。不僅降低了工作人員的勞動強度，提高了工作人員的管理效率、社會效率和經(jīng)濟效益，而且網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)也實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的電子建設(shè)服務(wù)。

2.4 開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源

醫(yī)院的檔案信息資源能促進醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作、信息管理以及患者的服務(wù)工作，所以對醫(yī)院的檔案信息資源開發(fā)首先就要加強綜合檔案的宣傳，可在醫(yī)院中利用多媒體定期進行傳播，使工作人員認識到檔案信息資源的重要性，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員要給予鼓勵和宣傳，提高醫(yī)院資源的開發(fā)效率。還要積極開展咨詢工作，使檔案使用者能利用正確的方法找到所需要的資料。然后利用先進的信息設(shè)備，如檢索工具、搜索引擎等為使用者提供更方便、更高效的服務(wù)，在新時期改革形勢下，醫(yī)院主要是利用計算機輔助立卷實現(xiàn)的文檔一體化建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)嚴密的監(jiān)控下實現(xiàn)了各項功能的管理。最后還要加大對醫(yī)護人員的培訓(xùn)，組織專業(yè)的人員對他們進行培訓(xùn)，使他們能利用準確、科學(xué)的檔案使用方法為需要者提供資源信息，為適應(yīng)當代信息技術(shù)的快速發(fā)展，就要培養(yǎng)大批的醫(yī)院技術(shù)型人才。

3 結(jié) 語

將醫(yī)院檔案中的管理工作做好非常重要，它不僅能保證醫(yī)院的正常運行，也能提高醫(yī)院在社會中的知名度。目前我國醫(yī)院在檔案管理中雖然還存在一些問題，但在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在檔案綜合管理中能為保護信息資源做出重要的保障工作，不僅提高了工作人員的辦事效率，也推動了醫(yī)院建設(shè)的現(xiàn)代化進程。

主要參考文獻

[1]高陽.加強醫(yī)院綜合檔案管理在開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源中的價值分析[J].才智，2014（15）.

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關(guān)鍵詞： 檔案管理； 信息化； 系統(tǒng)性； 建設(shè)

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0125-01

一、加強檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案是知識的重要存在形式，是人類知識的結(jié)晶。檔案管理對檔案事業(yè)的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，只有不斷地更新檔案事業(yè)的發(fā)展理念，勇敢地探索和嘗試新的檔案管理手段，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。其一，檔案事業(yè)作為社會事業(yè)的一部分，與社會同步發(fā)展、相互促進，檔案事業(yè)的發(fā)展要與社會的需求相適應(yīng)、與社會的發(fā)展相適應(yīng)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理才能適應(yīng)新形勢，才能使檔案事業(yè)的發(fā)展具有可持續(xù)性，才能使檔案更好地服務(wù)于社會。為此，必須提高認識，積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進檔案信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。其二，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與應(yīng)用快速發(fā)展的今天，信息化領(lǐng)域受到強烈驅(qū)動，建立信息化系統(tǒng)正在成為各行各業(yè)運行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為各行各業(yè)信息交流的支撐平臺。建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，這就要建立信息化的管理新理念、新模式和新方法，建設(shè)與信息化配套的統(tǒng)一的管理體制、機制，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。其三，只有不斷地提升檔案管理工作水平，搞好檔案信息資源，加快檔案管理信息化的進程，不斷地提高檔案管理效率，使檔案管理同社會經(jīng)濟的進步與發(fā)展有機結(jié)合，使檔案管理與時俱進，才現(xiàn)實現(xiàn)檔案事業(yè)的良性互動，才能夠為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

二、增強檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性

在現(xiàn)代社會信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，隨著檔案管理信息化的不斷發(fā)展，電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化步伐的加快，信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，檔案管理也必然要進入數(shù)字化的的發(fā)展階段，進入檔案數(shù)字電子化管理時代。信息化對檔案管理提出了更高的要求。

1. 檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，信息化從理論基礎(chǔ)到技術(shù)手段，都影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵，檔案管理要以現(xiàn)代化管理方式提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機為主，以數(shù)字化的信息技術(shù)提供服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，特別是在信息膨脹的時代，檔案工作面臨著由傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理和多種載體管理的轉(zhuǎn)變，計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案自動化管理的主要基礎(chǔ)。

2. 加快檔案信息自動化建設(shè)，推動檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的計算機化，就必須建立新的檔案管理機制和檔案管理體系，檔案信息化的內(nèi)涵包括檔案管理的各個方面，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，要建立健全檔案管理制度，以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要。檔案管理如果沒有一個系統(tǒng)有序的檔案管理體制，將嚴重影響檔案的質(zhì)量。

3. 隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理，必須按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行。在電子文件運行整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。文檔一體化管理，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性，保證電子文件的真實性和可靠性，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。推進檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案信息化工作，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，達到電子文件永久保存的目的。但電子文件中心不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件大量堆積的局面。檔案管理只有實現(xiàn)數(shù)字化，才能改善檔案管理的模式，提高服務(wù)水平，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各級各類規(guī)范化、標準化的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4. 由于信息技術(shù)發(fā)展迅速，硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)升級換代加快，為適應(yīng)新舊設(shè)備與新系統(tǒng)，也必須加強檔案的標準化規(guī)范化意識，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，針對常用的電子文件類型實施保護，改變紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。構(gòu)建適應(yīng)時代要求，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平，推動檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

三、全面提高檔案管理隊伍的素質(zhì)是推進檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

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隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

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新時期新環(huán)境下，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)緊跟時代步伐高速持續(xù)發(fā)展，這就對通信建設(shè)工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標準，通信建設(shè)工程的市場使用價值也大大提高。通信工程檔案的規(guī)范化高效管理使用是確保通訊建設(shè)工程順暢施行的強力保障。只有通信建設(shè)工程的通暢施行才能適應(yīng)繁榮發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟，通信建設(shè)工程檔案管理與實際施行不但是企業(yè)高管層要重點關(guān)注的問題，還是我們基層部門不可避免要認真參與對待并切實落實執(zhí)行的重點工作之一。通信工程檔案簡單解釋就是對通信工程建造施工中，所產(chǎn)生保留存放價值較高的相關(guān)文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實全面保存與記錄通信建設(shè)工程從立項到工程完工的整個過程的綜合文件。落實并使用好通信建設(shè)工程檔案的管理、收集整理及運用，并使其系統(tǒng)化、規(guī)范制度與通用化相，對于通信工程順利建設(shè)有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測、擴建及升級工作。作為科技檔案的核心組成部分，通信建設(shè)工程檔案它客觀真實的反應(yīng)了通信建設(shè)工程施工的全部過程。

關(guān)鍵詞：

淺談;做好;通信建設(shè)工程;檔案管理

一、新時期通信建設(shè)工程檔案探討

新時期新環(huán)境下，社會經(jīng)濟持續(xù)高速發(fā)展與進步，創(chuàng)新科學(xué)化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發(fā)展，通信建設(shè)工程的運行各行各業(yè)中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設(shè)工程的質(zhì)量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環(huán)境下推崇精準管理與質(zhì)量精細化階段，這就讓通信建設(shè)工程必有一套完善系統(tǒng)科學(xué)化精準的評估體系。在實施建設(shè)通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數(shù)據(jù)文件資料的精確分析研究，通信工程建設(shè)時就會避免盲目依靠感覺與經(jīng)驗來施工建設(shè)，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設(shè)工程檔案作為工程核心基礎(chǔ)，我們除了要注重建設(shè)施工方法，還要將質(zhì)量細化分析運用到通信建設(shè)工程檔案中去，使用相關(guān)的驗證標準來檢測通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設(shè)工程質(zhì)量的好與壞是通過通信建設(shè)工程檔案來直接體現(xiàn)的，以此只有進行綜合質(zhì)量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設(shè)工程質(zhì)量可以通過通信建設(shè)工程檔案的制定直觀明了的體現(xiàn)出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設(shè)工程全面及背后進行研究了解。通信建設(shè)工程中很多數(shù)據(jù)資料，如文字、圖片等等數(shù)字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設(shè)工程竣工以后這種數(shù)字文件資料我們只有通過相關(guān)方法才能查閱，這就要求通信建設(shè)工程建設(shè)中要做到嚴格要求每一步相關(guān)工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設(shè)工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，從側(cè)面反映了通信建設(shè)工程建造時是否按照相關(guān)管理規(guī)定來建造及相關(guān)建造人員素質(zhì)及技術(shù)水平，通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞問題與其他行業(yè)也有著緊密的關(guān)系。

二、通信建設(shè)工程檔案中存在的問題

第一，通信建設(shè)工程檔案管理存放不重視。相關(guān)建設(shè)單位相關(guān)負責人員對通信建設(shè)工程檔案重視度不夠，多數(shù)情況下會將檔案工作直接轉(zhuǎn)交給建設(shè)施工單位，監(jiān)督性弱甚至直接使監(jiān)督工作有名無實。個別建設(shè)施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設(shè)單位，這就會使通信建設(shè)工程檔案中前期的文獻數(shù)字文件散失，直到通信建設(shè)工程完工檢查驗收前期，建設(shè)單位要求施工移交工程前期建設(shè)相關(guān)資料時，施工單位才會將現(xiàn)存的零散文件交還，這就使通信建設(shè)工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設(shè)工程檔案資料不完整。信息產(chǎn)業(yè)中通信建設(shè)工程檔案關(guān)鍵問題是檔案的完整系統(tǒng)化。資料事無巨細的與通信建設(shè)工程檔案有關(guān)的內(nèi)容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發(fā)現(xiàn)通信建設(shè)工程檔案中很多資料不齊全，丟失現(xiàn)象嚴重。比如通信建設(shè)工程檔案簽訂的相關(guān)合同協(xié)議及政府相關(guān)單位批復(fù)的文件回復(fù)等等文件都有漏存與遺失情況發(fā)生。通信建設(shè)工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發(fā)經(jīng)濟糾紛。第三，通信建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容質(zhì)量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復(fù)印的文件多，求其原因是相關(guān)資料文件的監(jiān)管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續(xù)準備不充分。很多沒有建設(shè)施工，設(shè)計及監(jiān)理等相關(guān)部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協(xié)議有無簽字及加蓋公章的情況發(fā)生，致使通信建設(shè)工程檔案完工后，達不到相關(guān)要求。第四，通信建設(shè)工程檔案管理人員專業(yè)技術(shù)差。負責整合通信建設(shè)工程檔案文件資料的相關(guān)人員自身文件資料處理技術(shù)一般，為經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內(nèi)容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設(shè)工程檔案領(lǐng)導(dǎo)決策層重視度低。個別通信建設(shè)工程檔案單位領(lǐng)導(dǎo)決策層重發(fā)展，輕視檔案管理建設(shè)的老思想根深蒂固，在通信建設(shè)工程檔案方面沒有配足足夠的專業(yè)技術(shù)人員。第六，通信建設(shè)工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關(guān)施工人員因為要要忙于施工建設(shè)，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層都會推脫不承擔通信建設(shè)工程檔案的擔當。第七，部分通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調(diào)閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候?qū)е峦ㄐ沤ㄔO(shè)工程完工后，檔案資料遺失。

三、加強完善通信建設(shè)工程檔案資料管理系統(tǒng)化

第一，通信建設(shè)工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案資料文件的相關(guān)負責人員，應(yīng)當嚴格按照檔案工作相關(guān)管理規(guī)定，積極主動的與工程建設(shè)施工監(jiān)管部門或負責人溝通交流，強調(diào)并督促建設(shè)施工單位工程建設(shè)中監(jiān)察部門對通信建設(shè)工程檔案的，說明各相關(guān)部門監(jiān)管責任與職責。建設(shè)監(jiān)管部門和施工單位、編制設(shè)計單位，監(jiān)察單位都要單獨簽訂合作協(xié)議及正規(guī)合同，并將這些內(nèi)容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執(zhí)行制定的相關(guān)合同與協(xié)議，將責任明晰化，各單位承當相關(guān)責任的檔案資料，從通信建設(shè)工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員嚴把文件資料治療關(guān)。通信建設(shè)工程檔案資料文件都有一定的連續(xù)性和相關(guān)性，基于此點通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員要結(jié)合自身實際工作經(jīng)驗，分析整合通信建設(shè)工程產(chǎn)生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設(shè)工程施工建設(shè)中產(chǎn)生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設(shè)工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質(zhì)量，養(yǎng)成檔案工作的規(guī)范化，使通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員強化檔案監(jiān)管意識并熟悉了解檔案監(jiān)管工作的流程。第三，完善健全通信建設(shè)工程檔案工作制度。檔案監(jiān)管相關(guān)部門應(yīng)當完善健全制定通信建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作規(guī)定，使通信建設(shè)工程檔案的分類歸檔領(lǐng)域、通信建設(shè)工程檔案工作的步驟、通信建設(shè)工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設(shè)工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設(shè)工程檔案的監(jiān)管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設(shè)工程檔案的保存和運用工作。當通信建設(shè)工程完工以后，相關(guān)的監(jiān)管人員應(yīng)當按時定期的對上級監(jiān)管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監(jiān)管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規(guī)的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設(shè)工程檔案作用發(fā)揮到最大，為相關(guān)的產(chǎn)業(yè)企業(yè)提供關(guān)輔助。第五，監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案，嚴格審查，保證通信建設(shè)工程檔案資料準確性與系統(tǒng)化。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業(yè)技術(shù)人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設(shè)單位及相關(guān)人員使用檔案資料應(yīng)當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業(yè)技術(shù)過硬的通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員是通信建設(shè)工程日常應(yīng)用及維護的核心力量。通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設(shè)工程正常運行的關(guān)鍵。通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的人用，要嚴把所用人的專業(yè)技術(shù)能力及職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中要按時定期的開展專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)學(xué)習與職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，從思想上高度重視通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的政治覺悟。

四、未來通信建設(shè)工程檔案在各行各業(yè)中的發(fā)展

政府、企業(yè)未來辦公自動化已經(jīng)是不可避免的趨勢，通信建設(shè)工程檔案在未來辦公自動化的發(fā)展潮流中是最大的輔助力量。通信建設(shè)工程檔案也注定會取代現(xiàn)有政府及企業(yè)現(xiàn)有的辦公通信模式。結(jié)合本文以上所列通信建設(shè)工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業(yè)等單位辦公通信模式的發(fā)展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設(shè)工程檔案標準制度化。政府及企業(yè)等單位在現(xiàn)有的通信建設(shè)工程檔案基礎(chǔ)之上，會出現(xiàn)一個涵蓋全國區(qū)域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設(shè)工程檔案總檔案庫，并構(gòu)建次一級的完整規(guī)定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎(chǔ)的，賦予地方政府及企業(yè)單位充足的自由運作權(quán)力，根絕實際情況及行業(yè)特點，加設(shè)個性化功能，保證全國通信建設(shè)工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設(shè)工程檔案的正常使用。第二，通信建設(shè)工程檔案移動化。現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的飛速迅猛發(fā)展，通信保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關(guān)技術(shù)手段保證通信建設(shè)工程檔案在接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以后，其通信建設(shè)工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)外狀態(tài)下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設(shè)備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設(shè)工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)問題的解決方法。綜上所述，在通信建設(shè)工程檔案建設(shè)過程中，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管屬于一個核心組成部分，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管與通信建設(shè)工程質(zhì)量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設(shè)工程的質(zhì)量就要嚴格落實通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管相關(guān)規(guī)章制度。因此，工程建設(shè)施工過程當中，負責通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管技術(shù)人員要加強自身專業(yè)技術(shù)學(xué)習，提升職業(yè)素養(yǎng)的同時還要強化崗位意識，對通信建設(shè)工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監(jiān)管的通信建設(shè)工程檔案無任何質(zhì)量問題。

參考文獻：

[1]蔡龍輝,章純.淺談通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理[J].數(shù)字通信世界,2016(2).

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【關(guān)鍵詞】信息檔案管理；應(yīng)用

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問題。

1.醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內(nèi)容特征上，都表現(xiàn)這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫(yī)院檔案的保存價值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫(yī)院檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性。

2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀

2.1對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視不夠

目前在國內(nèi)的醫(yī)院中，計算機應(yīng)用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)（MIS）和財務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、影像存檔和通訊系統(tǒng)（PACS）、放射科信息系統(tǒng)（RIS）、實驗室信息系統(tǒng)（LIS）以及局域網(wǎng)管理、辦公自動化等，都已開始在醫(yī)院實施和運行。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認識檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設(shè)中未將檔案信息化建設(shè)納入同步考慮和同步實施。

2.2檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應(yīng)形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

2.3檔案管理標準化程度低

檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關(guān)鍵。標準化程度低影響了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進程，造成了低水平的重復(fù)建設(shè)；從現(xiàn)在階段來說，醫(yī)院收費系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)等部門系統(tǒng)不全一致，規(guī)格不一，不能通用，也與檔案管理系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享。在各醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不能夠統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

2.4醫(yī)院檔案管理格局混亂

目前，醫(yī)院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案等。隸屬行政辦公室管理，而醫(yī)療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫(yī)務(wù)部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同，在管理職責上也不明確，也沒有納入醫(yī)院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

2.5檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高

目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員，一方面是知識結(jié)構(gòu)單一，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現(xiàn)有人員工作不安心，主動性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業(yè)知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網(wǎng)絡(luò)知識，只有這樣才能更好的服務(wù)。

3.加強檔案信息化管理的要點

3.1強化電子文件歸檔管理

充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將上級來文及醫(yī)院各處、室形成的文件直接轉(zhuǎn)換，進入檔案室數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)文件歸檔同時，應(yīng)將同版本的電子文件一并歸檔，同時并入本單位檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與醫(yī)院辦公自動化同步進行運行。

3.2硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入

醫(yī)院要加快檔案信息化的建設(shè)。可以結(jié)合自己的經(jīng)濟能力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照填平補齊、適當超前、適當延伸的原則購置適當?shù)募夹g(shù)設(shè)備。包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲設(shè)備等。開發(fā)適合醫(yī)療行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。

3.3建立標準化、規(guī)范化檔案管理體系

依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。一個通用性強、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲，交換格式標準，才能保證醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進行。

3.4加強檔案信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)信息資源共享

檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務(wù)。同時開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進行定向、定題的交互式信息咨詢，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的核心。信息資源不足，網(wǎng)絡(luò)就如“無本之木，無源之水”。

3.5規(guī)劃、建立有特色的數(shù)字化信息資源庫

數(shù)字化信息資源庫包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字文件管理系統(tǒng)等。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國內(nèi)標準為依據(jù)，集中力量建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫；另一方面，檔案資源數(shù)字化整理也要與之配套進行，即使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將室藏各種檔案數(shù)字化。

3.6加強檔案信息技術(shù)人員隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應(yīng)該是具有廣博的知識并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計算機應(yīng)用軟件開發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動化及計算機輔助設(shè)計技術(shù)等方面的專業(yè)人員。只有通過學(xué)習和培訓(xùn)，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計算機技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。 [科]

【參考文獻】

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篇7

關(guān)鍵詞：新形勢 醫(yī)院 人事檔案管理 措施

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

隨著我國國民經(jīng)濟的快速增長，所有企業(yè)的人事檔案管理都發(fā)生了很大的變化，都在走向科技化、完善化，所以對于歷史檔案的保管及應(yīng)用的過程要創(chuàng)新審核。歷史檔案的存在包含著每一個人的歷史資料和相關(guān)證明，它清晰地、準確地記錄著每一個人在工作上的表現(xiàn)、學(xué)識、素養(yǎng)等情況，為管理部門挖掘?qū)嵺`型人才，提供客觀的依據(jù)。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案資料的真實性和完整性不足

人事檔案是由醫(yī)院的每一位工作人員的全面信息組成的，對于信息的收集是檔案管理工作的重要核心，在人事檔案的記錄過程里，由于會涉及到之前的信息，因此信息的準確性與真實性無法查證，并且在信息填寫時會因書寫的不規(guī)范導(dǎo)致信息出現(xiàn)誤差，大大降低了檔案管理的可靠性與合理性。如今大部分的檔案記載都是以陳舊的資料為主的，記錄的是一些工作者的過往，不能夠客觀地反映出工作人員的實際能力與素質(zhì)，例如服務(wù)態(tài)度、工作效率等，這些都是需要長時間觀察才能發(fā)現(xiàn)的，以此來作為升職加薪的重要參照，這些在人事檔案中是很少體現(xiàn)的。

（二）人事檔案管理制度較為陳舊

由于社會的不斷進步，社會對于實踐型人才的需求每日俱增，人才的流動性也是非常的頻繁，適當?shù)娜瞬帕鲃訉τ卺t(yī)院是有利的，可以為醫(yī)院注入一些新鮮的血液，改變一些傳統(tǒng)的管理模式，由于受到傳統(tǒng)制度的影響，醫(yī)院的人事檔案管理方式比較落后，不能適應(yīng)新形勢的需要。對于人事制度的創(chuàng)新可以為檔案管理工作帶來巨大的突破，但是在一些醫(yī)院里，人事檔案的管理體制并沒有得到創(chuàng)新與改進，甚至出現(xiàn)任意涂改的現(xiàn)象。對于醫(yī)院檔案管理的考核體系也不夠前衛(wèi)，并沒有把人事檔案的管理作為目標來實施考核，關(guān)于醫(yī)院的人事管理制度也不夠創(chuàng)新，或者是沒有將制度全面貫徹，這些都是限制人事檔案管理工作順利開展的因素。

（三）人事檔案的管理手段較為陳舊

人事檔案所包含的是工作人員的經(jīng)歷和如今的成績，包括工作人員的私密信息，所以需要專門的人員進行管理，并且把他們單獨地存放起來，人事檔案信息的收集會需要一段時間，所以檔案管理的工作量會有些大，以往的收集整理都是利用傳統(tǒng)的手工方式，這種陳舊的方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展了。同樣也不適用于檔案信息管理，部分醫(yī)院的信息化條件還不夠高，缺少對信息管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善。而以手工整理人事檔案資料，是不利于網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展的，也不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，出現(xiàn)錯誤的幾率還比較大，使檔案缺乏真實性。這是因為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還未察覺到檔案管理的重要性，因此在檔案管理方面的資金投入較小，所以檔案管理的設(shè)施比較老舊。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

在醫(yī)院內(nèi)，有一大部分工作人員對于檔案管理工作的認知不夠明確，認為檔案管理只是資料的存放與整理的過程，并不會有技術(shù)與理論的要求，因此在醫(yī)院內(nèi)部對于檔案管理的工作人員的配備是比較低的，會選擇學(xué)歷較低或是年齡較大的女性來進行檔案管理工作。實際上，檔案管理工作具有很強的系統(tǒng)性，對于管理者的能力與專業(yè)都有一定的要求，首先一定要具有一定的計算機基礎(chǔ)，但是在現(xiàn)實中很少有管理者重視這些問題，只重視一些表面的工作，這對于醫(yī)院的檔案管理工作是非常不利的。

二、新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的方法

（一）加強人事檔案的程序化管理

在當今社會市場經(jīng)濟模式下，人事管理制度不斷創(chuàng)新與完善，為社會的檔案管理工作帶來了新的提升，并且為檔案管理工作制定了嚴格的考核目標，利用嚴格的考核制度來高效地做好檔案管理工作。特別是在遵守檔案管理特殊化的要求下，全力推動信息化的管理程序，依據(jù)相關(guān)的合理化管理流程及相關(guān)的法律、執(zhí)行程序等，明確地負責好歷史檔案的管護。

想要有效地完成此任務(wù)，要求現(xiàn)階段的保管人員仔細研究關(guān)于歷史檔案保存的工作條例，在根本上完善執(zhí)行管理條例與業(yè)務(wù)運用水平的實踐能力；其次，必須建立一個規(guī)范化的管理體制，對所有的工作程序進行改善，理順業(yè)務(wù)流程，以達到對全部的歷史檔案進行科學(xué)化的執(zhí)行，對查閱的程序要求更加合理化，對于檔案的分類要求更加規(guī)范化。并且，在此基礎(chǔ)上，認真貫徹人事檔案管理體制與規(guī)范。對于資料入檔控制的流程、考查驗證執(zhí)行的程序、對于資料的保密控制程序，來促進歷史檔案資料有效的保管，使工作能夠依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度合理進行。

（二）強化人事檔案的信息化管理

人事檔案資料屬于一類寶貴的信息資源，不僅可以在現(xiàn)代化的管理中科學(xué)的運用，還可以在如今這個互聯(lián)網(wǎng)時代全面地展示出它的信息化價值。在如今這個信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，它不僅為人事檔案管理帶來新的機會，還擴大了領(lǐng)域。對于人事檔案管理的業(yè)務(wù)來說，還包括對方法與流程給予全新的、完善的技術(shù)支撐，只有把醫(yī)院的人事檔案管理工作建立在程序、管理、人力這三方面的有效融合的基礎(chǔ)上，才有希望使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。采用微機對于歷史檔案中的信息材料進行整合、處理、收集等，來達到對檔案內(nèi)容的信息化處理方法，這樣不但可以使檔案管理者有效地克服在反復(fù)操作時出現(xiàn)的復(fù)雜情況，也可以在很大程度上提高檔案管理工作的應(yīng)用效率，有利于促進檔案資料信息化技術(shù)的運用范圍、操作方式、傳遞速度的不斷創(chuàng)新與完善，并且使醫(yī)院的歷史檔案管理走向全新的時期。

（1）基于歷史檔案管理時加大對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍，可以有效地完成歷史檔案信息化的保管，有利于及時地、精確地、方便地查詢到每位員工的歷史記錄，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做人事調(diào)動的決定提供相關(guān)的數(shù)據(jù)材料。

（2）建立回檔通知業(yè)務(wù)的管理策略，便利、精確地收集立刻出現(xiàn)的以往的檔案資料信息，加深對歷史檔案記錄內(nèi)容的豐富。在平常的工作過程中，要有效地掌握與考察每一位工作人員在平時的工作中有沒有受到過獎勵或者是懲罰，各項新的技術(shù)、經(jīng)驗、事跡以及在培訓(xùn)時的狀況等，將沒有及時補充到檔案里的內(nèi)容做好記錄，為檔案信息的精準化提供有效的助力，這便是人事檔案信息化管理的基本流程。

（三）強化人事檔案科技化的管理

檔案管理的科技化，主要是為了滿足醫(yī)院長久建設(shè)的發(fā)展需要。促進人事檔案管理的內(nèi)容走向信息化，是高科技發(fā)展的有力保障。在我國，市場經(jīng)濟體系的不斷創(chuàng)新以及醫(yī)療水平的日益提升，為我國醫(yī)院人事檔案的工作質(zhì)量的提高提供了一個良好的環(huán)境。在醫(yī)院人事檔案庫的基本建設(shè)中，需要利用一些現(xiàn)代化的設(shè)備，特別是防水、防盜、防火、防蟲、防潮等工作的實施，要全面建設(shè)一個安全性非常高的存儲空間。

以上只是針對紙質(zhì)紀錄的人事檔案工作。在新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)的普遍應(yīng)用使得在人事檔案的存檔方面，可以采用網(wǎng)絡(luò)信息存儲，這樣很方便，而且比較節(jié)約時間空間，相對于傳統(tǒng)的存儲方式會有更高的安全性與準確性，在存儲的過程里可以利用優(yōu)盤或者是網(wǎng)絡(luò)上的介質(zhì)來進行存儲，在空間上可以節(jié)省很多，在查閱時也會更方便，只要輸入姓名便會出現(xiàn)所有信息，這對于陳舊的人事檔案管理是一個創(chuàng)新與提高。

（四）加強人事檔案團隊素質(zhì)化的管理

在科技發(fā)展的熱潮下，提升人事檔案的管理是當代經(jīng)濟發(fā)展的必然，要想做好人事檔案管理必須有一個優(yōu)秀的管理團隊。這個團隊具有自主創(chuàng)新與獨立實踐的特點，是一支含有應(yīng)用型人才的管檔團隊，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基本保障。隨著計算機等先進技術(shù)的出現(xiàn)，對于存檔人員的綜合素質(zhì)要求越來越高。只有人事檔案管理工作人員具有很高的素質(zhì)，才可以真正地實現(xiàn)管檔工作的順利進行。所以，最基本的就是對于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。另外，根據(jù)工作條例，加強對檔案管理人員隊伍的建設(shè)，也是促進醫(yī)院的人事檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。

三、結(jié)束語

人事檔案的信息化管理是現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，我們一定要對此引起足夠的重視。醫(yī)院在進行人事檔案管理時，應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代科技的信息化技術(shù)，把它貫徹到整個人事檔案管理體系，對管理者進行信息化的培養(yǎng)，這樣才會使人事檔案在管理上更加高效、便捷，促進自身服務(wù)的發(fā)展。人事檔案是醫(yī)院最看重的信息資源。因此醫(yī)院對于人事檔案實行大力度的管理、促M人事檔案管理水平的提升，加強人事檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理的工人員也要的管理思想，有利于提高專業(yè)的服務(wù)水平與自身的綜合素質(zhì)，使人事檔案的作用發(fā)揮到最大化，保證醫(yī)院的長遠發(fā)展。

參考文獻：

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篇8

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計開發(fā)

21世紀，計算機技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動作用。

1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

教學(xué)檔案是高校在進行教W活動中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀念和參考價值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：

1.1 文件、規(guī)定等政策性資料

該類別涵蓋上級教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達的各類與教學(xué)活動相關(guān)的文件、規(guī)定，是對教學(xué)活動進行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進行妥善的整理、歸檔。

1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標等實踐性資料

這是對教學(xué)的文件、規(guī)定的細化和落實，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評價等進行整理，形成歸檔資料。

1.3 學(xué)生名冊、成績等學(xué)生資料

學(xué)生作為教學(xué)活動的對象，其個人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級課程學(xué)習情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析

2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理

毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長態(tài)勢，對信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。

2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化

伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲所需要的計算機硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費用占據(jù)院校財政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平臺高效利用

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計算機終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計算機、手機等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案的高效利用。

2.4 檔案管理安全防護

檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護成為設(shè)計和開發(fā)的重點，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對用戶進行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。

3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)

按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個層次，即平臺層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。

3.1 平臺層

所謂平臺層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計和開發(fā)工作。

3.2 檔案管理層

檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進行設(shè)計時，應(yīng)該對檔案管理層進行分別設(shè)計，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。

3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊

該模塊是對檔案管理工作進行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。

4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)思路

4.1 系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的軟硬件設(shè)施

硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進行謹慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)的最終目標是大部分數(shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達到簡單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護，擴展性良好的特點。

4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)步驟

4.2.1 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

對于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實現(xiàn)檔案資料的合理存儲。在進行設(shè)計時，首先對檔案數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)進行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖，之后進行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

4.2.2 主界面的設(shè)計

主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計對應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進而按照相應(yīng)的指令進行操作完成檔案的管理、查詢等功能。

4.2.3 用戶管理

從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進行設(shè)計時，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對系統(tǒng)進行日常的維護，確保系統(tǒng)的正常運行。與此同時，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。

4.2.4 附屬功能的實現(xiàn)

在實際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進行設(shè)計時應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。

5 結(jié)束語

綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，推動數(shù)字化校園建設(shè)。

參考文獻

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篇9

    一、檔案信息管理技巧

    檔案信息是一種重要的信息資源,新形勢下可以運用以下管理技巧來做好檔案信息的管理工作:

    1.提高管理人員素質(zhì)

    要想做好檔案信息管理,首先必須提高管理人員的素質(zhì)。因為,檔案管理人員水平的高低、專業(yè)知識的好壞,直接關(guān)系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此,提高管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

    比如,應(yīng)組織培訓(xùn)讓管理人員掌握熟練的專業(yè)知識,并通過不斷學(xué)習來提高他們的現(xiàn)代化管理技能以及科學(xué)管理與開發(fā)檔案資源的能力,只有通過培訓(xùn)和學(xué)習才能有效提高檔案人員對檔案資源的使用效益。所以,相關(guān)單位應(yīng)充分充實檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。

    同時,還應(yīng)組織管理人員集中學(xué)習現(xiàn)代化科學(xué)知識,計算機操作技能等。因為隨著信息化時代的到來,檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢,只有提高檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力,才能使之成長為時代需要的復(fù)合型人才或信息專家,才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

    并且還應(yīng)積極培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神以及樂于奉獻、全心全意為用戶服務(wù)的品質(zhì)和良好的職業(yè)道德。還應(yīng)讓他們了解一定的法律法規(guī),以做好相關(guān)檔案信息的保密工作。只有這樣,才能真正促使他們做好檔案信息管理工作,才能為用戶和各單位,甚至為社會提供快速、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

    2.完善檔案信息管理制度

    要想對檔案進行科學(xué)規(guī)范的管理,還必須完善檔案信息管理制度。只有建立健全的管理制度,才能保障檔案信息管理工作的順利開展,并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

    比如,可以根據(jù)高校檔案資源管理的實際情況,制訂科學(xué)合理的兩級檔案管理制度,如一級管理主要是由高校檔案室來進行檔案信息管理工作,另一極管理則由基層立卷單位來進行高校檔案的管理工作。兩級同時進行管理,并制訂相應(yīng)的管理細則,就可以在分工明確的基礎(chǔ)上,依據(jù)制度來進行管理。這樣可以取得良好的管理效果。

    在高校的檔案管理過程中,建立有效的檔案管理機制,可以規(guī)范檔案管理并形成規(guī)范的檔案信息管理體系。比如,對檔案管理人員建立崗位責任制,對失職失責的管理人員依照懲罰制度進行相應(yīng)的懲罰,可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生,比如,建立檔案信息借閱或使用制度,可以在保障信息安全的同時充分發(fā)揮其利用價值。只有建立健全的管理制度,才能使整個檔案信息管理工作做到有章可循。

    3.加快檔案信息現(xiàn)代化管理

    當今是科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的社會,檔案信息管理只有順應(yīng)時展加快現(xiàn)代化管理進程才能更好地發(fā)揮其作用和價值。因為傳統(tǒng)的檔案管理,大多是以紙質(zhì)檔案為主進行保存,或者以照片、錄音、錄像等實體作為檔案載體,工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理,因此,費時費力,管理過程繁瑣且工作量較大,以致很多有價值的檔案信息資源大量被閑置或浪費。

    隨著電子信息時代的到來,為了提高檔案信息的利用價值,

    為了優(yōu)化其存儲環(huán)境,可以借鑒計算機存儲技術(shù),以便于檔案信息的長期保存,同時還可以有效避免紙質(zhì)檔案造成的受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,減少一定的損耗和保管經(jīng)費等。同時,現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理還有利于檔案信息的反復(fù)借閱。

    在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上加快檔案信息現(xiàn)代化管理,運用電腦多媒體技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理,不僅順應(yīng)了信息社會的發(fā)展趨勢,還能加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè),并且能有效地實現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化發(fā)展,比如,借助計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)進行管理可以更好地為當代檔案管理的現(xiàn)代化提供良好的幫助。

    二、檔案信息利用策略

    檔案信息是檔案管理者進行各項管理工作的依據(jù),作為檔案管理者可以運用以下策略,充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價值:

    1.打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式

    檔案工作服務(wù)的目的是為用戶提供他們需要的檔案信息服務(wù),尤其是在當今信息化的社會,信息服務(wù)顯得越來越重要。因此,管理人員必須打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式,將過去檔案信息待查的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用,這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價值。

    打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式,還要求工作人員將檔案的工作重心進行轉(zhuǎn)移,應(yīng)積極主動地對那些需要檔案服務(wù)的用戶提供引導(dǎo),提高檔案信息的利用率。比如,對那些處于雪藏式的檔案信息,應(yīng)將其分類重新歸檔,并設(shè)置索引編號,加注檔案類別,以供用戶查閱并發(fā)揮出檔案本身應(yīng)用的價值;同時還應(yīng)改變傳統(tǒng)的被動坐等服務(wù)形式,應(yīng)積極改變單一的查詢檢索

    工具,同時還應(yīng)積極做好檔案利用信息反饋等工作,這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價值,并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此,作為管理者必須主動轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念,強化服務(wù)意識,積極改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)形式,創(chuàng)造新的服務(wù)模式,以為用戶提供他們所需要的檔案資料,并有效實現(xiàn)檔案信息的服務(wù)價值。

    2.創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺

    檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺,以借助網(wǎng)絡(luò)來充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。比如,利用網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、存儲容量大,以及資源共享效率高等特點搭建信息網(wǎng)絡(luò)平臺,以方便用戶、服務(wù)用戶。

    例如,以一個檔案館為中心,組建網(wǎng)絡(luò)中心,在網(wǎng)上利用數(shù)據(jù)庫進行檔案信息收集、存儲各種檔案信息源等,再集中取舍分析、定量分析、效益分析,并利用網(wǎng)絡(luò)平臺高校圖書館以及各級直屬單位等進行網(wǎng)絡(luò)信息樞紐相互交流,對有價值的信息進行開發(fā)共享,以發(fā)揮出檔案信息的利用價值。

篇10

新農(nóng)合檔案是指在新農(nóng)合工作中形成的對國家、社會、個人具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料的總稱，是新農(nóng)合工作過程的歷史真實記錄和原始憑證。以黑河市愛輝區(qū)新農(nóng)合為例，2013年全區(qū)累計住院補償4,082人次，住院醫(yī)療總費用3,097萬元，住院補償支出共計1,396萬元。2014年1—10月份全區(qū)累計住院補償3,612人次，住院醫(yī)療總費用2,796萬元，住院補償支出共計1,242萬元。僅2013、2014近兩年的新農(nóng)合補償人數(shù)就達到了7,694人，補償支出2,638萬元，形成了大量記錄新農(nóng)合工作開展過程的重要檔案。因此，如何有效保護新農(nóng)合檔案，利用好新農(nóng)合檔案，促進新農(nóng)合檔案管理健康發(fā)展，保障新農(nóng)合資金的安全，是新農(nóng)合檔案管理亟待解決的重大問題。根據(jù)筆者的新農(nóng)合工作經(jīng)歷，當前新農(nóng)合檔案存在的主要問題有：無專人管理，零散混亂，整理方式不規(guī)范，不具備保管條件等。因此，建立健全新農(nóng)合檔案管理長效機制，督促各相關(guān)單位為新農(nóng)合檔案建好檔、管好賬，是目前新農(nóng)合檔案管理的首要問題。

二、完善制度規(guī)定確保將新農(nóng)合檔案管理工作落到實處

完善的制度是將具體工作落到實處的的保證，新農(nóng)合工作作為一項涉及千家萬戶參合農(nóng)民切身利益的大事，必須由嚴格的制度作為其工作指南，而檔案管理工作又是新農(nóng)合工作的一項重要工作，尤其要有完善的制度進行規(guī)范。

1.檔案歸檔范圍

新農(nóng)合管理經(jīng)辦機構(gòu)和參合農(nóng)民在新農(nóng)合活動中形成的不同形式和載體、具有保存價值的文件材料均屬歸檔范圍，包括各級經(jīng)辦機構(gòu)印發(fā)的各項方針政策、規(guī)章制度、協(xié)議，和上級主管部門印發(fā)的貫徹實施的文件材料，下級新農(nóng)合部門重要的報告材料等；參合農(nóng)民登記、變更、注銷及其他證明材料、繳費存根等；門診、住院報銷結(jié)算審核的醫(yī)療文書，住院登記和補償審核材料等；各類報銷依據(jù)、憑證、賬簿、決算等會計審核文件材料；記錄和反映新農(nóng)合工作、有保存價值的不同載體的光盤、磁帶、膠片、證書等實物。

2.規(guī)范檔案分類

新農(nóng)合檔案可分為公務(wù)文書檔案、參合檔案、醫(yī)療文書檔案、醫(yī)療會計檔案、科技檔案。其中參合和醫(yī)療文書是新農(nóng)合職能活動中形成的業(yè)務(wù)性檔案，它是新農(nóng)合系統(tǒng)檔案的主體，包括接診、采集病史、制定診療方案、觀察病情演變，以及重復(fù)擬診和院后保健等，涵蓋了病人進入醫(yī)院大門直至出院的全部過程，然后再按類別劃分。參合類可以鄉(xiāng)或村為單位劃分若干類，醫(yī)療業(yè)務(wù)類可按門診、住院劃分種類；住院類又可按省、市、縣級定點醫(yī)院分類。通過整體到局部層層分解，不但分成若干類目，且形成一個具有一定平行和隸屬關(guān)系的類目體系。

3.檔案管理監(jiān)督、檢查

要把檔案管理工作納入新農(nóng)合工作重要內(nèi)容，要將其納入主要負責人的目標管理責任制，納入新農(nóng)合管理經(jīng)辦機構(gòu)職責范圍，明確領(lǐng)導(dǎo)分管，明確保管責任人，并為工作的開展提供必要的經(jīng)費和保管設(shè)備，使新農(nóng)合檔案工作達到標準化、規(guī)范化。

三、新農(nóng)合檔案管理需要注意的問題

由于新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度涉及面廣，參保人數(shù)眾多，使得新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，因此在檔案管理工作中要注意以下幾點：

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)。要從管理人員、檔案庫房、必備設(shè)施等方面為新農(nóng)合檔案管理創(chuàng)造必要的條件，各級新農(nóng)合管理部門在加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。

2.強化檔案室的硬件建設(shè)。設(shè)立標準化檔案室，逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足多方面的需求，從而推動新農(nóng)合事業(yè)的發(fā)展。

3.做好檔案的收集整理。加強收集，確保新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案齊全完整，同時科學(xué)地進行分類整理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)化。重視業(yè)務(wù)檔案的分類工作，系統(tǒng)地加以分類、排列，使其系統(tǒng)化，便于日后查考利用。

4.建立檔案移交制度。做好借閱登記，檔案管理人員變動時，必須辦理檔案資料交移手續(xù)。