檔案管理信息化建設范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理信息化建設，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理

檔案信息化的核心是轉變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數檔案管理部門已經實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現代信息化檔案管理的核心是實現資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網絡技術的優勢未被發揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。

（二）建立網絡檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統的管理方式轉化為現代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員的業務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業務素質至關重要，提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發揮管理人員的主動性，并激發管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻：

[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016,14(5)：115-116.

[2]王晶，李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發和利用服務[J].黑龍江科技信息，2010,02(11)：139-140.

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關鍵詞：案管理　信息化建設

隨著社會的現代化發展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案管理信息化的現狀

社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

1.社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2.檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4.檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設

1.建立網絡檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

2.1電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

1.加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩定檔案隊伍，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型

保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

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1 城建檔案管理信息化概述

城建檔案是記載城市的規劃、建設和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內容，是城市的發展“日記”（1）。對城建檔案進行信息化的建設，主要是包括現有檔案的數字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統一的納入到信息的數據庫中。

2 城建檔案信息化建設的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面?，F階段紙質檔案的建設，使得管理人員工作任務十分的繁重，導致他們工作壓力相對加大，極易出現差錯。計算機技術在檔案管理中的應用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時也節省了檔案儲存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務更加全面。城建檔案管理中計算機技術的廣泛應用使得檔案管理的服務質量更加的優化，同時對檔案機構中的人員設置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務性能和操作效果。以計算機技術作為依托的檔案管理能?蛉糜沒?通過軟件單獨進行操作，達到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠更加的方便用戶進行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統的城建檔案管理需要在設備維護上投入大量的人力和經費，這對政府來說，是一項重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會導致城建檔案管理的危險性。但是計算機技術的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務水平，同時也優化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統化。

4.持續性更好。傳統的城建檔案儲存和管理方式是將紙質的答案放在固定地點存放，一旦發生意外事件如火災、水災等，就會對檔案帶來毀滅性的損失，這很容易對城建檔案帶來阻礙，難以保證檔案存儲的完整性。計算機信息化的檔案管理方式是給網絡云技術的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機的服務器中，避免了因為災害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續性更加的好。

3 城建檔案信息化建設的策略

1.提高對檔案進行信息化管理的意識。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創新意識，發揮現代的先進科技設備的真正作用。以前傳統的檔案管理都是采用的紙質印刷品進行資料的儲存，但現在，計算機技術的進步促進了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質等工具進行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對服務進行相關轉變，以適應社會的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會服務。

2.建立城建檔案信息的數據庫。城建檔案是記載城市的規劃、建設和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數據庫的最重要來源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發揮我國政府的主導作用，將城建檔案中的重要信息公布到網絡上，供相關人員和用戶根據實際需要查詢（4）。在網站上設置溝通平臺，用戶可以將自己不明白的問題通過網站來咨詢相關人員，方便管理人員及時的了解用戶的需要，并通過問題的回答來提高自己的服務質量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

3.提高管理人員的專業素質。城建檔案管理的相關人員是連接政府和社會的重要紐帶，而檔案的管理人員專業素質和服務質量的高低也是影響檔案利用效率的直接因素，管理人員的服務影響著政府相關部門在民眾心目中的形象。因此，為了能夠保證管理人員專業素質的合格，就要加強對檔案管理人員的專業素質培訓，提高和充實人員的知識體系，更好的為檔案管理工作貢獻力量。

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0引言

隨著科學技術的不斷發展，我國企業傳統的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發展，為了促進企業檔案管理的發展，提升檔案管理的工作效率，為企業創造更多的經濟效益，企業必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業更快、更好地發展。新形勢下，加強企業檔案管理信息化建設是企業進行檔案管理改革的重要內容，也是企業實現可持續發展的必然趨勢。

1 企業檔案管理信息化建設的必要性

1.1 是企業信息化發展的要求

檔案是企業重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發展和網絡技術的普及，企業在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業進行各項生產和經營活動的基礎，為企業提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。

1.2 是現代企業檔案管理發展的需要

社會形勢的不斷發展和網絡技術的革新，促進了各行各業的進步。企業傳統的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業現代化管理的需求，加強企業檔案管理工作對于提升企業的工作效率，實現企業辦公自動化具有重要的現實意義。檔案管理工作是企業日常工作的重要組成部分，因此要加快企業信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展。隨著各類信息系統在企業中的應用，企業的各類文件逐漸增加，給企業的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發展，信息技術已經滲透到企業發展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業檔案管理的軟硬件條件，促進企業檔案管理的現代化發展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業的工作效率，節省了企業的工作成本。我國企業傳統的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業的發展。信息技術在企業檔案管理中應用以后，極大地提升了企業的辦事效率，為企業日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業規模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。

2 企業檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業一直采用的是傳統的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發展，檔案在企業發展過程中也沒有發揮其最大功效，甚至有些企業只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業日常管理工作的有效進行。

2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持

檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強

要提升企業檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發揮著非常重要的作用。但是，在企業信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節省大量的時間，還能夠節約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失

檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業，由于人員和設備配備不到位，導致企業信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。

3 加強企業檔案管理信息化建設的對策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機制

完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：

第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業的健康、穩定發展。

3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導

企業檔案管理信息化建設的有效進行依賴信息化建設的技術指導?？梢詮囊韵路矫婕訌姍n案管理信息化建設技術指導：一是明確信息化建設所需技術，只有制定了明確的目標才能有效地指導實際行動；二是聘請相關的技術人員或是專業人員進行技術指導，讓檔案管理人員熟悉相關的軟件設備和硬件設備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設中做到游刃有余。

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［關鍵詞］ 檔案管理； 信息化建設； 信息技術應用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 069

［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）10- 0119- 01

蘊含豐富信息的檔案信息資料的管理一直是一個復雜的工作，但是信息技術在檔案管理工作的應用對其管理效率的提高發揮了巨大作用。

1 充分認識信息化建設必要性

目前，由于經常性的檔案知識的宣傳和普及，職工的檔案意識得到提高，促進了檔案的歸檔數量越來越多，歸檔范圍越來越廣，利用率越來越高。豐富、翔實的信息資料，通過收集、整理、歸檔后，不但具備了可持續利用價值，還將繼續產生不可低估的社會效益和經濟效益。而傳統的檔案管理模式已漸漸不能適應當前的信息化進程，不能滿足事業發展的需要。社會對信息的需求量、系統性、時效性等要求在不斷提高，紙質文件數量的日益增加，庫存量的日漸飽和，傳統的收集、整理、保管方式使檔案管理工作更加繁重。因此，對檔案管理方式進行信息化改革來適應檔案信息化建設勢在必行，可以更好地促進檔案管理的科學化、規范化。檔案信息化建設既為檔案管理帶來了挑戰，也帶來了發展機遇，全面促進了檔案管理工作在信息化時揮更大的作用。檔案管理的現代化，帶來了檔案管理工作的新活力，保證了檔案管理全面持續的新發展，促進了檔案信息的深入開發和利用，推動了事業的平穩和快速發展。

2 全面提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案信息化建設的執行者，檔案信息化建設離不開檔案管理人員綜合素質的提高。電子檔案管理在操作技術、安全保護技術、人員素質等方面的要求都高于紙質檔案，因此，培養一大批思想素質好、有創新精神、知識面廣、能夠熟練運用計算機技術、業務素質高的檔案管理人員顯得尤為重要。通過有計劃、有針對的系統培訓，可以使檔案管理人員盡快掌握信息技術的新知識，緊跟信息技術發展的步伐。檔案現代化管理的核心就是檔案管理人員對計算機技術的應用，是檔案計算機管理的基礎。計算機的高速運算與超強的數據處理能力使檔案管理工作更科學有效，檢索方法更先進快捷。檔案管理人員要適應檔案計算機管理以及電子文件的歸檔和管理工作，就必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機等各類現代化辦公設備來進行電子文件的拷貝、制作、使用和維護，才能確保檔案資料的使用安全。在熟練使用計算機的同時，檔案管理人員要不斷學習新技術，拓寬知識面，善于整理和分析相關資料，培養發現信息的能力，成為一名復合型人才。借助信息化建設提供的便利條件，能夠快速準確地從紛繁復雜的信息中提取精華，積攢經驗，為事業發展提供強有力的信息保障。

3 注重完善檔案信息化的基礎設施建設

一個既專業又安全的檔案保管環境，有利于提高檔案管理質量。檔案室計算機及其配套設施的配置，促進了檔案現代化管理。硬件和軟件等基礎設施的應用，加快了檔案信息化的步伐。傳統的檔案管理工作，紙質檔案資料占主體，不宜于長期保存和更新維護。掃描儀設備的配備，可以對紙質檔案資料進行全文原貌逐頁存儲為圖像文件，較好地保護了檔案原件。職工檔案意識的提高，使歸檔數量和檔案利用率不斷增加，檔案管理工作越來越繁重。標準化的檔案管理軟件配備，具有規范化、通用化和較強的包容性，可以隨時隨地進行統計、打印報表、借閱登記、催還檔案等工作，使檔案人員能夠從繁雜的日常事物中解脫出來。檔案管理網絡的使用實現了資源共享，豐富的網絡信息庫，使各部門之間合作更融洽，互為補充，減少了重復勞動，節約了大量人力、物力和財力。計算機的配置和廣泛應用，增強了電子信息的存儲，實現了最大化的檔案信息數據聚集和快速檢索，為檔案利用人員提供的數據速度更快、系統性更強、完整性更高。檔案信息化建設中要注意檔案的根本作用即憑證作用，檔案實體是檔案發揮憑證作用的基礎。在電子檔案尚未得到確認的情況下，注意將電子檔案與紙質檔案并重存在，各盡其能，互相依存、互相轉化。

4 不斷加強檔案信息技術的管理

傳統的檔案只有一種紙質文件，隨著計算機相關技術和通訊網絡技術的日益普及，出現了多種新型載體材料的檔案。隨著辦公自動化程度的提高和無紙化辦公的出現，電子文件越來越多，只有及時合理的歸檔管理，才能確保很多具有保存價值的檔案信息不會遺漏和消失。信息存儲的電子化已成為主要的發展趨勢。激光全息存儲，比普通微縮影像信息存儲密度高幾十倍，全息攝像機操作簡單，記錄快速，內容不易丟失，便于保存，可達數百年，但還達不到廣泛普及。目前應用率較高的是光盤存儲，是一種光學信息存儲技術，可以記錄載有聲像的活動畫面以及各種原件的圖形和文字信息，存儲密度高，易于隨機檢索，還原效果好，便于拷貝復制，適用范圍廣。但是電子文件在存入光盤后，長期保存的一定要定期進行復制，防止信息損失，最好不用磁盤存儲。新型存儲介質的載體檔案的廣泛應用，與傳統紙質載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式上有著不同的特點和要求，要想有效保存和管理這些新型載體檔案，確保檔案信息內容安全、真實、完整，就要不斷地將先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。檔案信息化建設開辟了檔案工作的新領域，推進了檔案事業的平穩快速發展。

當前，檔案管理工作正由手工操作向現代化管理轉變，加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵，檔案信息化建設是檔案工作適應社會信息發展的必然選擇。利用現代化信息技術，不但擴大了檔案管理的功能，而且全面提升了為社會服務的能力，促進了檔案事業的跨越式發展。

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一、 現階段人事檔案管理分析

（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高?，F實中從事檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果。現階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。

體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優勢。紙質檔案管理是傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調整，人員成果不能及時反映到紙質檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫院人事檔案管理工作效率，節省人力、物力。

傳統的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設措施分析

（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限。其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

（二）重視系統的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎。其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。

（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。

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一、檔案信息化管理的內涵

企業檔案信息化管理是指以檔案為基礎，利用信息技術將企業內各相關部門業務流程打通，利用計算機網絡技術實現檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業檔案管理信息化建設的實質就是在企業提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術及解決方案的總和。例如：使用計算機系統完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數據庫編制數字化索引目錄等，通過上述方法打通企業內部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。

二、民營企業檔案管理現狀

民營企業在法律允許的范圍內擁有完全的經營自，相比較于國有企業，民營企業與政府機關不存在管理與被管理關系。民營企業自負盈虧，對自身資產具有完全的處置權。在檔案管理方面，民營企業同樣擁有完全自。民營企業可以根據自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。

1.民營企業更注重檔案的應用價值及開發價值

民營企業生產經營活動在法律框架下具有完全自，企業所有資產包括企業檔案均為企業私有，在檔案管理方面企業將更多的注意力集中在具有應用價值及開發價值的檔案上面，如企業專利、注冊商標等。民營企業在產品研發、生產過程中形成的技術資料，如有需要民營企業甚至于可以出借其使用權乃至出售其所有權。如江西景德鎮市“景德鎮華御瓷業有限公司”建立的基礎就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產工藝”檔案。

2.民營企業對于檔案管理重視程度有待提高

民營企業的生產經營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業對于各部門在崗位設置、人員安排上更多考慮投入產出比。對于直接創造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業尤其是規模較小的民營企業甚至不設專門檔案管理機構，而將企業檔案交由其他部門代為保管。以民營經濟比較發達的浙江省為例，2009年浙江省調查統計，年銷售收入500萬元以上民營企業開展檔案工作的僅占總數的50%，而對于1074家規模以上民營企業的調查數據顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。

三、民營企業檔案管理信息化建設目標

民營企業檔案管理信息化建設是一個系統性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業內其他信息系統的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業的管理水平從而提高企業的競爭力。作為檔案管理部門，應當主動參與企業運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應企業需要。針對民營企業檔案管理現狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業檔案管理信息化建設應達到如下目標：①檔案信息化建設應與本企業信息系統建設同步，檔案信息化管理系統必須與其他信息化辦公系統兼容；②制定統一的檔案信息化標準，實現各門類檔案信息化管理制度統一規范；③實現檔案資源的數字化存儲，實現諸如紙質檔案、音像資料等實物檔案的數字化轉換，進而將新生成的具有統一格式的數字化檔案統一存儲于專用服務器內；④實現檔案信息系統網絡化，在企業內部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現檔案資源開發智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業范圍內形成統一的檔案信息數據庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節約資源并提升安全管理水平。

四、民營企業檔案信息化管理的實現途徑

1.在信息化背景下理順檔案業務流程

在網絡信息技術高度發達的背景下，傳統的檔案管理流程已不能適應當前民營企業提高管理效率的需求，企業應對原流程進行全面分析，融合信息網絡技術，對流程中不合理的部分進行改造，設置新的流程并配置適當的組織架構、人力資源并制定管理規范。檔案工作業務流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業務流程，應從以下幾方面著手：①明確各相關業務部門工作內容、工作流程及業務分工；②根據信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術規格，如檔案格式、歸檔標準及歸檔時間等；③根據本企業實際情況確定檔案的數字化保存形式及利用機制；④根據實際需要，確定檔案開發利用的范圍、形式，并建立安全規范。

2.實現各門類檔案信息資源整合

傳統以紙質檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復建設。在檔案信息化改造過程中，為了實現檔案信息資源有效整合，應將企業檔案信息化建設納入民營企業經營管理信息化體系內，使檔案信息系統建設與企業其他業務信息化建設同步推進、實現無縫對接，從而實現信息資源有效整合。

3.拓展檔案服務能力

民營企業自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業想要發展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業內部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業內存在進而發展壯大，就必須服務于企業的中心工作，能夠促進企業提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業內得到重視，就必須要為企業積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉化為實際生產力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務能力，主要體現在以下兩個方面：①拓展服務內容，數字化信息時代要求信息提供者能夠根據客戶的需要提供個性化定制服務，就檔案服務來說必須改變傳統的被動服務模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務模式，主動根據企業發展需要整合數據，針對具體用戶的具體需要提供經過加工整理的信息資源，實現精準服務。②拓展服務方式，傳統的檔案服務方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產，且比較耗時而效率較低。民營企業對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數字化信息化時代，檔案管理部門應當依托信息化優勢，主動拓展服務模式，向相關部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據實際情況開展相關操作培訓，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。

4.根據本企業實際情況建立適合的檔案信息化管理系統

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【關鍵詞】檔案管理 信息化 建設 對策

一、人事檔案管理發展信息化建設的意義

在人類進化和發展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變為近代的紙張，而這種演變不僅體現了人類文明的發展和進步，同時也顯示出了歷史發展的必然趨勢；因此，在互聯網信息技術高度發達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。

結合現代社會和經濟環境，可以看出發展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發展的根本趨勢，還是實現我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業發展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩定發展有著重要的現實意義。

二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析

在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設發展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業或地區的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業或地區由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養和發展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現人員不足的現象，甚至有些地區檔案管理部門的生存和發展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區或企業形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。

3、信息化建設成本較高

軟硬件設施作為實現人事檔案管理信息化建設的根本，其發展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現階段絕大多數企業或地區檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴峻

檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環節；然而，在現階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數據庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。

三、人事檔案管理發展信息化建設對策

通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：

1、加強信息化建設的投資力度

檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統能夠得到良好的發展，進而為企業和地區的發展帶來長久的利益和支持。

2、加強專業人才培養力度

人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業型和復合型人才的培養和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業培養出一只高品質的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統

一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統操作人員的監管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發生泄漏的情況。

四、總結與展望

總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯網信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發展和成長中的重要信息，在對其進行傳統的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。

參考文獻：

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【關鍵詞】血站；檔案管理；信息化

一、信息化之于血站檔案管理的沖擊與挑戰

大數據時代的來臨促使社會信息化發展程度大幅提高，網絡信息技術在社會各個領域都發揮著不可比擬的作用，傳統檔案管理工作也不可避免地受到了來自信息化時代的沖擊，而這一沖擊既是挑戰也是機遇，血站檔案管理工作也不例外。在信息化沖擊下，傳統血站檔案管理工作應如何應對，信息化建設成為迎接時代挑戰的必由之徑。

血站以公益性作為其職能屬性定位，其檔案作為采供血工作流程的重要書面承載形式，是后續工作開展的重要數據。在信息化時代沖擊下，固有的血站檔案管理方法已無法迎合當前血站現代化建設的需要，只有以信息化時代為依托，將信息化手段引入血站檔案管理領域，通過局域網建設革新血站檔案數據的收集、存儲與利用。由此可見，信息化建設之于血站檔案管理有著緊迫性與必要性。致力于在新形勢下于血站檔案管理領域引入信息化手段，一方面將通過數據庫建設實現人力資源的優化配置，僅需要設置檔案信息管理員等即可實現數據信息的錄入、存儲以及后續利用；另一方面，信息化建設將利用電子檔案形態，相較于傳統手工錄入與人工查找，數據化形態的檔案信息存儲與調取更為便捷，有助于實現血站檔案管理工作的高效化與高質化。新形勢下為迎合時展需求，通過信息化建設實現檔案管理信息化、數據化與系統化是血站檔案管理突圍的緊迫而又必然的選擇。

二、血站檔案管理信息化建設的現實困境

根據我國有關血站管理的法律、法規及規范性文件等的規定，血站檔案管理信息化進程已然開啟，信息化建設正在革新著傳統的檔案管理手段。但需要注意的是，血站相關信息化建設工作發展速度并不如預期，原因在于信息化建設受到管理意識、人才、資金及信息化技術等諸多因素的共同影響，信息化開展面臨著諸多現實困境。

（一）信息化管理意識欠缺且統一標準缺失。血站檔案管理的信息化是時展的必然要求，但因受傳統檔案管理理念及方式的桎梏，諸多血站出于多種因素考量而未將檔案信息化管理納入血站建設內容，仍沿用陳舊的管理手段，欠缺信息化管理意識，并未對血站檔案信息化管理加以系統性的研究探討。信息化管理意識的欠缺嚴重制約血站檔案管理信息化建設。此外，血站檔案管理國標與行標缺失致使管理規范性差，檔案信息利用效率低下。也因檔案信息化管理發展時間較短，多集中于地方層面，因此檔案管理信息化標準與管理規范地域化特征突出，由此需對血站檔案信息化管理予以一體化、規范化，確保其安全性。

（二）信息化建設難度高、任務量大且周期較長。血站檔案信息化管理的實現并非一蹴而就的，并非只要建立起血站血液信息管理系統即完成任務，管理系統的建成只是信息化建設中的一個環節，原有數據的錄入工作量十分巨大，需利用手工錄入、掃描等當時將紙質數據轉化為電子信息數據，此環節存在一定難度且任務十分繁重。檔案管理的信息化在進行電子信息轉換的同時，仍需對原有書面檔案進行存儲。如此高難度、大工作量的血站檔案建設也意味著其信息化管理真正收效有著較長的周期。

（三）資金投入得不到保障。充足的資金是血站檔案管理信息化建設的物質保障，缺乏足夠的資金支持，信息化建設將舉步維艱。不論是血站檔案管理信息系統的開發、維護、相關基礎設施的購置以及信息的電子化轉換等各個環節皆以充足的經費作為工作開展的保障。然而，在諸多地方尤其是經濟發展程度低的衛生部門，其經費較少，能夠投入信息化建設中的部分極為有限，大部分經費只能對醫療及醫保等基礎性、緊迫性更為突出的領域發揮保障作用。由此也就導致了地方血站檔案管理信息化建設一直未被提上日程或建設力度薄弱。

（四）管理人員專I化程度低。信息化對于血站檔案管理人員提出了更高的專業化要求，因信息化建設后檔案管理人員需要從事的檔案管理工作內容包括信息系統的運作及檔案管理等多項工作，對業務素質及思想道德素質有著更高的要求，相關管理人員應為復合型人才。然而觀之當前發展現狀，基層檔案管理工作人員中的大部分并非檔案專業出身，且多由血站行政管理人員直接兼任，在此崗位上的管理人員并未具備完備的專業知識及信息技術技能，嚴重制約著基層血站檔案管理信息化建設。

三、強化血站檔案管理信息化實現路徑

血站檔案管理信息化的實現面臨上述四種現實困境，如何突圍從而強化信息化建設，本文旨在從檔案管理一體化、資源數字化、資金投入充足化以及管理人員專業化4方面提出完善建議。

（一）檔案管理一體化。基層血站在開展信息化建設進程后，通常會積極采購血液信息管理系統，但由于信息化檔案管理尚不普及，且管理系統往往因血站規模的大小及具體要求而有所差別。由此也造成了當前血站檔案信息化發展程度不一、地域性標準差異明顯的不良后果。因此，亟須統一當前不同地域之間血液檔案信息化管理，統一國家標準與行業標準，強化一體化建設。在系統與系統之間搭建起信息交流、共享的平臺，促進不同地區血站在醫療、科研等領域的交流合作。（下轉第90頁）（上接第83頁）血站檔案信息化管理一體化亟須相關部門強化管理意識。在強化外部一體化的同時，還應注重血站內部檔案管理一體化建設，涉及的內容包括檔案信息整理、工作流程以及信息存儲及提取等。在血站內部搭建一體化檔案管理平臺，在不同電腦之間實現檔案信息錄入及提取。

（二）檔案資源數字化。檔案資源的數字化是血站檔案管理信息化極為重要的一環，也是難度高、任務量繁重的重要環節。為加快檔案信息數據的數字化質量及效率，血站可通過與具有打印及掃描業務功能的公司進行合作，通過專業人員集中性開展原有數據電子化轉換工作。同時，血站也應強化員工職責，注重檔案信息收取時符合血站規范要求，確保信息準確與完整。此外，相關管理系統的設計應更符合血站血液管理需求，實現文字與圖像信息及瀏覽功能在目錄數據下加以管理。檔案資源的數字化作為信息化建設的基礎性工作，需集中人力、集中時間與精力高質高效地予以推進。

（三）資金投入充足化。資金是否充足決定著血站檔案管理信息化建設開展與否以及開展的程度。衛生管理部門在經費來源充足的情況下，加大信息化建設資金投入力度予以充分的物質保障。相關部門應依據規劃要求，通過撥款支持血站采購血液信息管理系統以及電腦、掃描儀、打印機等基礎性管理物資，通過局域網建設互通有無，對信息系統及檔案信息安全性加以保障。此外，為保障信息化建設順利開展，應通過多元途徑籌措經費。相關部門在進行經費劃撥時以當前財政狀況為依據選取經費劃撥方式，或一次性劃撥或分期劃撥。經費的運用也應當高效合理，在進行檔案管理基礎設施采購時應以實用為主，而非以高價格為準，致力于實現經費使用效益的最大化。

（四）管理人T專業化。信息化建設要求血站檔案管理人員為復合型人才，血站應通過多種途徑實現管理人員的專業化。一方面，可加大對高素質專業型檔案管理人才的引進，另一方面，對現有管理人員專業技能進行提升，由此為血站信息化建設打造出一支專業性強、業務素質突出的檔案管理隊伍，從而提升檔案管理的信息化程度。專業人才的引進是不可或缺的，通過吸納先進管理工作者，通過其專業技能及管理經驗分享將有效帶動檔案管理水平的提升。對當前與檔案管理相關的工作人員而言應加大培訓力度，實行定期培訓與考核制度，對其檔案管理業務水平做出評價并進行結果反饋。培訓的內容應涉及計算機基本技能、數據庫使用以及檔案管理等具體知識。

四、結語

信息化對于血站檔案管理提出了新的挑戰，血站應立足于當前檔案管理信息化建設中存在的現實困境，諸如管理意識問題、資金不足問題以及管理人員專業化程度低問題等，旨在通過提出強化管理意識、強化資金保障、引進人才與培訓相結合等具有針對性的完善建議，以期血站檔案管理工作迎合信息化時展的需求。

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（一）檔案管理信息化的意識薄弱在實際情況中，部分企業僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業管理理念的轉變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統。有一些企業錯誤地認為檔案難以給企業帶來經濟效益,盲目的把資金投入到其他建設項目,對檔案事業疏于建設和管理,對檔案信息化建設所需設備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質有待提高在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。

二、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業內部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進優秀管理人員信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業信息化建設企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。

三、總結