檔案管理實施辦法范文
時間：2023-05-04 13:20:29
導語：如何才能寫好一篇檔案管理實施辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
1 《實施辦法》的框架結構和主要內容
1.1 框架結構。《實施辦法》一共有十九條。一是涉及總則類的規范有4條，如，第一條、第三l、第四條、第十七條等；這類條文對分則條文的實施具有指導作用，是普遍適用的。二是涉及各類行為主體的職責規范的有9條，如，第五條、第六條、第十一條至第十七條等。三是涉及檔案規范的有5條，如，第二條、第七條至第十條等，主要對河南省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案的定義、歸檔范圍與保管期限、歸檔要求、整理細則作了具體的要求。
1.2 主要內容。
1.2.1 關于承包地確權檔案的定義。《實施辦法》第二條規定：農村土地承包經營權確權登記頒證（以下簡稱承包地確權）工作中形成的，對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的文件材料的總稱，是承包地確權的重要憑證和歷史記錄。
1.2.2 關于對歸檔范圍與保管期限的規定。《實施辦法》第七條規定：承包地確權檔案主要包括綜合管理、確權登記、糾紛調處和特殊載體類，其保管期限分為永久和定期。具有重要憑證、依據和查考利用價值的，應當永久保存；具有一般利用保存價值的，應當定期保存，期限為30年或者10年。
1.2.3 關于對歸檔要求的規定。《實施辦法》第八條規定：凡需歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備，使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保管的要求。第十二條規定：縣（市、區）級國家檔案館負責存放一套當地完整的承包地確權檔案（包括紙質檔案、電子檔案），紙質檔案必須是原件。
1.2.4 關于對整理細則的規定。《實施辦法》第八條、第九條和第十條規定：承包地確權紙質檔案應按照《文書檔案案卷格式》和《歸檔文件整理規則》的標準進行整理。形成的工作底圖、地塊分布圖等，按照《技術制圖復制圖的折疊方法》中圖紙的折疊要求整理歸檔。
確權登記類中具體涉及農戶的有關確權申請、身份信息、確認權屬、實地勘界、界限圖表、登記和權證審核發放等文件材料，應當以農戶為單位“一戶一卷”進行整理組卷。
特殊載體類文件應按照國家相關檔案業務規范標準進行分類整理。電子文件和使用信息系統采集、貯存的數據以及航空航天遙感影像需用不可擦寫光盤等可靠方式保存。
2 確權登記頒證檔案整理細則
本整理細則主要針對承包地確權工作中“確權確地”檔案的整理，對于“確權確股”和“確權確利”檔案的整理，各地可根據實際情況參照此細則執行。
2.1 綜合管理類。綜合管理類文件材料整理標準按照《〈歸檔文件整理規則〉實施細則（試行）》執行。
2.2 確權登記類。
2.2.1 綜合文件材料。按照《〈歸檔文件整理規則〉實施細則（試行）》標準，以“村”為單位，按“件”整理。
2.2.2 “一戶一卷” 文件材料。確權登記類中涉及農戶的文件材料，參照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）標準，按“一戶一卷”整理歸檔，采用軟卷皮裝訂，以案卷號排列次序裝入盒內保存。
（1）涉及農戶需要歸檔的文件材料有13種：農村土地承包經營權登記簿（承包地塊示意圖）、承包方調查表、承包地塊調查表、農村土地承包經營權公示結果歸戶表、承包合同、包方代表聲明書、身份證復印件、戶口本復印件、委托書、委托人身份證復印件、公示無異議聲明書、農村土地承包經營權登記申請書、其他對權屬確定有憑證作用的文件材料。
（2）卷內文件排列。“一戶一卷”： 案卷封面（軟卷皮）―卷內文件目錄―農村土地承包經營權登記簿 ―承包方調查表―承包地塊調查表―農村土地承包經營權公示結果歸戶表―承包合同―其他―備考表―案卷封底（備考表可以代替案卷封底）。
（3）編寫頁碼。在有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角編寫，用鉛筆編寫（也可以用打碼機）。
（4）案卷封面（軟卷皮）。
A.軟卷皮外形尺寸。軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底采用長寬為297mm×210mm（可以定制）。
B.軟卷皮封面項目。封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、全宗號、目錄號、案卷號。
C.封面項目的填寫方法。
a.全宗名稱：填寫縣級農村土地承包管理部門（應使用全稱或規范化簡稱）。
b.類目名稱：填寫“農村土地承包經營權確權登記頒證檔案”。
c.案卷題名：填寫“××（鄉）鎮××村××組×××（承包方代表）土地承包經營權確權登記頒證（合同編號）”。
d.時間：卷內文件所屬的起止年月。
e.保管期限：永久。
f.件、頁數：填寫卷內總頁數。
g.歸檔號：不填。
h.全宗號；各縣級檔案館給立檔單位編制的代號。
i.目錄號：不填。
j.案卷號：封面案卷號按照《農村土地承包經營權要素編碼規則》（NY/T2538-2014）相關要求編號。用農戶合同號中的鄉代碼、村代碼、組代碼、戶代碼作為案卷號，共12位數字。
（5）卷內文件目錄。
A.卷內文件目錄格式。采用國際標準A4型（即長×寬為297mm×210mm）。
B.卷內文件目錄項目。包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。
C.卷內文件目錄填寫方法。
a.順序號：以卷內文件排列先后順序填寫的序號。
b.文號：不填。
c.責任者：填寫形成檔案并負有責任的單位或個人。
d.}名：按照卷內每張表的名稱照實填寫。如，農村土地承包經營權登記簿，承包方調查表；承包地塊調查表；農村土地承包經營權公示結果歸戶表。
e.日期：文件的形成時間。即分別填寫每張表形成的時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字。時間以8位數字表示，其中前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月日不足兩位的，前面補“0”。
f.頁號：填寫每份文件首頁所對應的頁號；最后一份文件，填寫起止頁號。卷內文件頁號應從1開始編制通號。
g.備注：用于填寫卷內文件特殊情況的文字。
（6）卷內備考表格式。
A.卷內備考表外形尺寸。卷內備考表規格為：297mm×210mm。
B.卷內備考表項目。包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。
C.卷內備考表填寫方法。
a.本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立案后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。情況說明可以手工填寫，也可用計算機打印。
b.立卷人：由責任立卷者簽名。
c.檢查人：由案卷質量審核者簽名。
d.立卷時間：立卷完成的日期。
（7）裝訂。裝訂方式可采用“三孔一線”在案卷左側裝訂。
（8）案卷目錄。
A.全部案卷裝訂完后，應填寫案卷目錄。
B.案卷目錄表格規格為：297mm×210mm。
（9）卷盒格式。
A.卷盒外形尺寸。采用310mm×220mm（長×寬），其厚度可根據需要分別設置30mm、40mm或50mm的規格。
B.卷盒封面應填寫全宗名稱（同軟卷皮一致）及“農村土地承包經營權確權登記頒證檔案”（可以
直接印制上去）。
C.盒脊項目包括：承包地確權檔案、全宗名稱、保管期限、年度、起止卷號、盒號。
D.盒脊項目填寫方法。其中年度是指文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。起止卷號填寫××――××卷。盒號可按不同保管期限每年從“1”開始流水編制盒號，用鉛筆編制填寫，其余項目的填寫方法同軟卷皮格式。
（10）填寫要求
A.填寫案卷封面時應使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整（或先行印制）。
B.簽字部分須用鋼筆或簽字筆填寫或蓋個人印章，嚴禁用打印機直接打印。
（11）印制的卷盒、軟卷皮應為無酸制品。
篇2
第一條為了做好**市重大科學技術研究項目檔案工作，確保重大科學技術研究項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，規范重大科學技術研究項目檔案驗收工作，根據《中華人民共和國檔案法》及《**市檔案條例》等有關法規，結合我市實際，特制定本登記辦法。
第二條本辦法所指重大科學技術研究項目，是指我市高新技術產業發展、現代農業科技進步和社會事業科技發展方面的重大科技攻關與應用、科技創業與創新能力建設、專利實施與二次開發，國際科技合作與重點技術引進，并以政府財政資金投入為主體的公共項目。
第三條重大科學技術研究項目檔案是指從重大科學技術研究項目的提出、立項、審批、計劃進度、實驗研究、報告、驗收鑒定、成果申報到推廣應用的全過程中形成的，具有利用和保存價值的各種文字，圖表、數據、程序、聲像、電子文件、實物等應當歸檔的各種載體的文件材料。
重大科學技術研究項目檔案是重大科學技術研究活動的真實記錄，反映了科學工作者科學研究全過程，是重要的國家檔案信息資源。
為了及時掌握**市重大科學技術研究項目檔案工作情況，加強監督和指導，**市實行重大科學技術研究項目檔案管理的登記制度。
第四條登記工作的組織：
（一）**市各部門組織的重大科學技術研究項目，都應當依法向市檔案局進行登記，接受檔案行政管理部門的監督和指導；各項目主管部門的檔案機構負責本部門承擔的**市重大科學技術研究項目檔案管理登記工作的組織工作。
（二）凡屬本辦法登記范圍的**市重大科學技術研究項目的項目法人單位或研究單位負責組織填寫“**市重大科學技術研究項目檔案管理登記表”（見附表），于項目立項后30個工作日內填寫并報送**市檔案局備案。新晨
（三）對未按規定進行登記的單位，**市檔案局將送達“限期登記通知單”，并限期7個工作日補登并報送，仍不登記的，將依照《**市檔案條例》第二十七條的規定，對責任單位處以一千元以上一萬元以下的罰款。
第五條登記工作的要求：
（一）“**市重大科學技術研究項目檔案管理登記表”可在市檔案局領取或在**市檔案局（館）網站下載。
（二）項目主管部門或研究單位應按要求認真填寫登記表各欄目并按時報送。
第六條為確保重大科學技術研究項目的正常秩序，任何部門和單位不得向**市重大科學技術研究項目收取任何形式的檔案管理登記費用。
第七條區縣檔案行政管理部門協助做好在本行政區內重大科學技術研究項目的檔案登記工作。
篇3
第一章 總則
第一條 為加強民營企業檔案管理，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《江西省檔案管理條例》和《企業檔案管理規定》，結合本市實際，制定本辦法。
第二條 凡在本市行政區域內的個體、私營企業和國有企業改制后自然人控股或者收購的企業進行企業檔案管理，應當遵守本辦法。
第三條 本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在各項活動中直接形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
第四條 民營企業檔案是企業全部活動的真實記錄，是維護企業經濟效益、合法權益的重要依據。企業應本著自我管理、自我完善、自我發展的原則，統一管理本企業全部檔案，維護檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第五條 民營企業應當依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或者人員，提高職工檔案意識。
第六條 民營企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力，積極參加檔案業務進修和培訓。
第七條 市檔案行政管理部門負責對本市行政區域內民營企業的檔案工作進行監督和指導。
第二章 檔案收集與整理
第八條 民營企業負責檔案工作的部門應當建立健全各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔等制度，確保企業各項活動的歸檔文件材料的完整、準確、系統。
第九條 民營企業的文件材料的歸檔范圍主要包括：
（一）企業開辦和變更的申請、審批、登記、注冊、企業章程、投資各方簽訂的合同以及終止破產后清算等方面的文件材料；
（二）董事會或者管理機構形成的文件材料；
（三）產品生產方面有關產品的設計、工藝、工裝、圖樣和技術文件；
（四）經營管理的各種記錄、合同等文件材料；
（五）設備儀器圖樣，設備儀器安裝、調試、驗收、維修改進過程中技術性、憑證性文件材料；
（六）生產技術管理的各種計劃、統計報表及分析活動形成的文件材料；
（七）科學技術研究、技術引進、技術改造、技術轉讓方面的文件材料；
（八）基本技術工程竣工圖紙及文件材料；
（九）勞動工資、人事、法律事務方面的文件材料；
（十）財務管理的各種賬冊、報表、憑證和文件材料；
（十一）情報信息和專利性文件材料；
（十二）對員工教育培訓方面的文件材料；
（十三）其它具有利用和保存價值的文件、照片、錄音、錄像等。
第十條 民營企業文件材料的形成、積累及立卷歸檔，可以由企業內部各部門負責。歸檔后的文件材料，應當定期向企業負責檔案工作的部門移交，任何人不得據為己有。
第十一條 民營企業在產品試制、課題研究、基建工程或者其它科技活動中形成的文件材料，應當在任務完成后15日內歸檔。其它文件材料在次年的第一季度歸檔。
第十二條 民營企業在各種項目驗收、技術引進和購置設備開箱時，企業有關業務部門應通知企業檔案工作人員參與驗收并及時指導整理歸檔。
第十三條 歸檔文件材料應當參照國家有關檔案管理的標準和規范進行科學分類立卷，編制檔案目錄及必要的檢索工具，以便查找利用。
第三章 檔案的保管與利用
第十四條 民營企業負責檔案工作的部門應按照國家頒布的檔案業務建設標準、規范，并依據有關規定，建立健全檔案的保管、統計、保密和利用等制度。
第十五條 民營企業應當采取有效措施對檔案進行保管，確保檔案的安全。
第十六條 民營企業檔案的分類與編號，規模較大的企業，按國家檔案局《工業企業檔案分類施行規則》進行分類編號；規模較小的企業，可自行分類編號。
第十七條 民營企業根據檔案的保存價值和國家有關規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。具有長遠考查利用及研究價值的永久保存；在一定時期內有查考利用價值的，長期或者短期保存。
第十八條 民營企業應當定期對檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關規定報經批準后予以銷毀。
第十九條 民營企業向社會公布對國家和社會具有保存價值的檔案時，應當遵守國家有關規定，不得損害國家、社會、集體的利益和其他公民的合法權益。
第二十條 民營企業應當建立健全檔案利用、查閱制度，不得修改、涂抹、拆取、標注和損毀檔案。國家機關工作人員依法執行公務需要查閱企業檔案時，民營企業應當及時、準確地提供。
第四章 檔案的歸屬與流向
第二十一條 民營企業檔案屬企業所有，受國家法律保護。企業承擔保護檔案的義務。
第二十二條 民營企業分立、合并、轉讓或者發生其它形式的權屬變更時，其檔案向變更后的企業或者個人移交，不得產權分離。但企業轉讓給外國公民法人和其他組織時，對國家和社會具有保存價值的檔案，不得隨之轉讓。
第二十三條 民營企業與外方合資合作，企業終止、解散后其資產與產權變動時，屬于中方部分的，企業檔案由中方有關企業保存，也可寄存市檔案館。
第二十四條 民營企業破產、關閉、解散時，其檔案對國家和社會具有保存價值的或者涉及國家利益和安全的，應由所有者妥善保管，也可向市檔案館寄存、捐贈或者轉讓。向國家檔案館以外的任何單位或者個人轉讓或者贈送的，必須報經市檔案行政管理部門批準。
第五章 檔案的指導與監督
第二十五條 市檔案行政管理部門通過以下形式對民營企業檔案工作實行指導：
（一）宣傳國家檔案工作方針政策和檔案工作法律、法規；
（二）召開信息會，傳遞檔案工作信息；
（三）提供技術服務、業務咨詢；
（四）其它方式。
第二十六條 市檔案行政管理部門對民營企業檔案工作實施以下方面的監督：
（一）貫徹執行檔案有關法律、法規情況；
（二）民營企業內部對國家和社會具有保存價值的檔案的保管條件、處置與流向；
（三）檔案工作開展的情況；
（四）檔案的銷毀。
第二十七條 市檔案行政管理部門對民營企業檔案工作進行以下宏觀管理：
（一）制定全市民營企業檔案工作計劃并組織實施；
（二）開展企業檔案工作目標管理認定活動；
（三）舉辦檔案業務培訓；
（四）推薦檔案人員參與職稱評審；
（五）法律法規和上級規定的其它事項。
篇4
【關鍵詞】醫院 人事檔案管理 問題 解決辦法
現代社會已經進入了信息技術時代，為了更加穩定的開展醫院管理工作，幫助醫院工作人員更好的成長、發展，非常有必要深入探討分析當前醫院人事檔案管理工作中存在的主要問題。
1 醫院人事檔案管理工作中存在的主要問題
1.1 醫院人事檔案管理觀念淡薄
現代醫院的業務經營模式以及人事制度正在進行深入改革，很多醫院都僅僅是關注如何提高自身的醫療衛生水平以及公共服務水平，并沒有足夠重視人事檔案管理工作，人事檔案管理觀念淡薄。其次，很多醫院工作人員并不清楚自己的檔案到底保存在什么地方，也不清楚人事檔案對于自己日后的工作調動以及職稱晉升等有沒有影響，這些觀念意識不管是對于醫院改革，還是醫院工作人員的長遠發展都非常不利。
1.2 醫院人事檔案材料內容缺乏全面性、真實性、規范性
目前很多醫院人事檔案的書寫格式存在很多不規范之處，而且手續也并不是很完整。檔案最重要的一點是要求全面、真實，但是很多人事檔案的內容前后不一致，有的人謊報自己的工作年限，隨意填寫自己的年齡，而且獎罰信息也沒有描述清晰。這些現象會導致醫院考核醫務人員的過程中感到非常困難，這對于醫務人員的個人職位晉升以及教育學習等情況都非常不利。
1.3 缺乏規范的人事檔案管理制度
醫院人事檔案管理工作比較復雜、繁瑣，需要很長的時間，因此必須制定嚴格、規范的人事檔案管理制度。但是目前很多醫院并沒有制定嚴格、規范的人事檔案管理制度，導致醫院人事檔案管理工作相對混亂。尤其是近年來我國醫療衛生事業正在進行深化改革，各醫院的人員流動性較大，然而醫院人事檔案管理制度中仍然存在諸多不規范問題。比如，大家對于人事檔案都是可有可無、用時再說的態度，甚至很多人都認為不用檔案，醫務人員也并不關心是不是及時更新了自己的檔案內容，也不擔心會不會丟失，總之醫務人員的參與積極性和主動性低下，這也是導致醫院人事檔案管理工作成效低下的主要原因。
1.4 人事檔案管理方式相對落后
很多醫院并沒有充分意識到人事檔案管理工作的重要性和必要性，在人事檔案管理工作方面的投入比較少，不管是人事檔案管理方式、管理手段都和社會發展步伐遠遠滯后。21世紀是科學信息技術迅猛發展的新時代，很多行業都已經開始引入計算機網絡技術，但是很多醫院人事檔案管理工作仍然采用過去傳統的人工記錄、人工分類以及保管方式，工作效率低下，而且不利于檔案分類、檢索和查找，大大增加了人事檔案管理工作難度，這樣必然也會增加醫院管理成本。其次，也常常會發生檔案泄密、破損、丟失等情況。
2 醫院人事檔案管理問題的解決辦法
2.1 提高對醫院人事檔案管理的重視度
醫院人事檔案管理工作不僅僅直接關系到醫院改革，同時也密切關系到醫務工作者的自身利益，因此不管是醫院領導者，還是醫院醫務人員都應該高度重視人事檔案管理工作。同時，應該加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理人員能夠正確認識人事檔案管理工作，并且增強醫院醫務人員的檔案意識。這樣，醫務人員才會盡自己最大的努力支持醫院人事檔案管理工作，確保醫院人事檔案管理工作的順利開展。
2.2 不斷加強人事檔案管理人員的綜合素質
醫院應該安排專門的技術人員負責人事檔案管理工作，并且不斷加強人事檔案管理人員的業務能力培訓，不斷提高他們的業務素質以及專業水平。醫院人事檔案管理人員平時應該多學習、了解檔案管理的一些新方法、新技術，熟練掌握檔案管理相關的一些計算機信息數據操作方法，不斷提高自身的操作技能。其次，醫院應該建設一支高素質的人事檔案管理人員隊伍，通過競爭上崗、擇優選拔等多種方式提拔真正優秀的人事檔案管理人員。其次，醫院可以定期組織一些座談研討會，這樣有利于拓寬人事檔案管理人員的眼界，激發他們的創新意識。另外，醫院應該進一步完善人事檔案管理人員的福利待遇以及職位晉升機制，這樣可以更好的激勵他們，深入挖掘他們的內在潛能。
2.3 制定完善、系統的人事檔案管理制度
嚴格、規范的醫院人事檔案管理制度是確保醫院人事檔案管理工作正常、有序開展的重要保障，醫院人事組織部門應該根據醫院人事檔案管理工作的實際情況制定科學、完善的人事檔案收集、歸檔、整理、保管、鑒別核對、查閱以及轉遞等管理制度，而且應該制定相應的獎罰制度，使醫院人事檔案管理工作能夠“有章可循、有據可依”，提高人事檔案管理工作的制度化、規范化、有序化、科學化，禁止任何人私自保管本人或者他人檔案。在調檔、查閱檔案的過程中，一定要嚴格、認真核實相關人員的身份，并且辦理好各項手續。其次，檔案管理人員應該制定嚴格的責任制，將人事檔案管理責任明確落實到每一個人身上，并且自覺規范、約束自己的行為。
2.4 優化醫院人事檔案管理方式以及管理方法
醫院人事檔案管理工作也應該緊跟時代的發展步伐，積極引入現代化先進的信息技術，不能永遠停留在以往傳統的舊方法上，實現人事檔案的信息化管理，提高人事檔案管理的體系化、信息化、數據化、網絡化和系統化，這樣更有利于提高人事檔案管理工作效率。其次，應該做好人事檔案管理的安全保密工作，在引入信息系統的同時，加設防盜系統，這樣可以為醫院統計工作、科研活動提供更多的服務。
3 結語
總之，現代醫院應該高度重視人事檔案管理工作，制定科學、嚴格、規范的人事檔案管理制度，不斷增強人事檔案管理人員的自身素質，進一步優化人事檔案管理手段和管理方法，全面提高人事檔案管理水平，更好的服務于醫院。
篇5
我叫xxx，本人198x年2月參軍，自198x年6月轉業到xx工作，從參加工作起，至1999年，一直在黨校從事圖書資料及檔案管理工作。按照《市委黨校專業技術崗位聘任工作實施辦法》的要求，本人符合我校中級專業技術崗位競聘條件，為此，特參加檔案館員專業技術崗位競聘。
我于2003年1月1日取得中級專業技術職務職稱資格，為檔案系列的館員職稱。按照《市委黨校專業技術崗位聘任工作實施辦法》的要求，本人符合我校檔案專業技術崗位館員的競聘條件，特向聘委會申請聘任我為市委黨校中級專業技術崗位的館員職務。
多年來，我在圖書資料及檔案管理工作崗位上，能夠認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及本部門圖書、檔案管理的各項規章制度，平時加強對圖書、檔案資料的管理力度，做到了對圖書資料、檔案數字清、情況明。對購進的圖書資料及收發的各類文件及時登記編號、貼標簽、歸檔、分類，做到借閱有登記，到期有催要，經常盤點庫存，保證了圖書資料的完整無缺。
在具體管理工作中，我本著對圖書資料、檔案管理工作認真負責的態度，努力向服務機制創新方面轉變，堅持用“三個代表”重要思想指導我校的檔案管理工作；對圖書資料、檔案管理工作敢想、敢試、敢拼。結合黨校實際，經常研究檔案工作面臨的新情況，確定發展的新思路。由于我在圖書資料、檔案管理工作中提出的服務機制的創新，從某種程度上滿足了黨校全體教師學習的需要，從而把圖書、資料室變成了學校教學科研的基地，全面提升了圖書、檔案的利用率和檔案管理工作的業務管理水平，優化了圖書、檔案信息資源的配置，使綜合開發利用后的圖書、檔案信息直接為教師、學員及社會服務，實現了我校圖書、檔案事業的跨越式發展。
篇6
根據__市檔案局《關于開展2015年度檔案行政執法檢查工作的通知》(萬檔函〔2015〕7號)的文件精神，我局領導非常，組織人員對機關的文書和業務檔案進行了認真的自查，對存在的問題及時進行了整改，現將自查情況報告于后：
__市民政局文書及業務檔案室設在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達200多平方米，設庫房2間40多平方米。根據統計2003年至2014年，現藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內收養登記56例。2005年以來共有優撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。
(一)加強檔案法規學習，夯實檔案工作基礎
為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規知識，不斷提升自身素質。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規劃和年度工作計劃當中。同時落實了自查責任制，明確了各項工作職責，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學習，提高工作人員素質。我局利用中心組理論學習平臺組織中心組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規知識，組織學習《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養法》、《四川省婚姻登記辦法實施細則》等，利用周一學習日機會組織全局干部職工學習檔案法規，形成了全局領導干部帶頭學習檔案法規的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養登記業務及婚姻收養檔案管理培訓;四是積極組織干部職工參加檔案法律法規知識有獎競賽，以熟練掌握檔案法規知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發生，同時積極配合檔案部門進行法制宣傳活動的開展。
(二)強化組織管理，確保檔案工作落到實處
近年來，為切實加強對檔案工作的領導，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關股室負責人為成員的檔案工作領導小組，具體負責指導檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時有任務，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結匯報。二是配備了專門文書和業務檔案工作人員，負責文書及業務檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到及時總結匯報。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進一步完善了檔案管理的各項工作規章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責任、獎懲、工作守則等一系列規章制度，在實際工作中，我們利用制度的穩定性和執行制度的嚴肅性有效規范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴格執行各項管理制度，強化制度執行情況督促檢查，在檢查指導考核收養登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規和工作制度執行情況，發現問題立即整改，確保各項檔案法規和制度貫徹落實無偏差。
(三)加強基礎設施建設，保障檔案資料安全保管
我局以婚姻檔案規范化建設為契機，加大對檔案基礎設施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設立了專門的文書和業務檔案室，購置了鐵質檔案柜和檔案架，二是配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、消毒設備，落實專人負責，規范操作，確保檔案信息系統安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護措施，定期殺蟲，每天對檔案進行觀察、霉雨季節對檔案室進行必要的通風措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設施投入達5萬余元。
(四)強化檔案業務，確保檔案完整準
確
近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業人員對我局檔案進行整理歸納，加強檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實施辦法》規定進行操作管理，做到了登記檔案即時整理歸檔，當年立卷，保障了檔案資料的完整、準確、系統。婚姻登記、財務、城鄉低保、優撫安置等建立了專門的業務檔案室。
1.加強檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內收養登記46例。2005年以來共有優撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財務檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達到100%。在檔案收集上，嚴格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財務、優撫等專門的業務檔案室，實行各股室統一管理，妥善保管好各類檔案。
2.加強保管、查閱利用和移交工作。局領導高度重視，在辦公經費十分緊張的情況下擠出經費，繼續加大投入，改善基礎設施，確保“硬件不軟”，購置專門鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強檔案管理信息化建設。我們實行了婚姻登記微機自動打印，檔案存儲進入了電子檔案管理中心，安排專人負責婚姻檔案的整理和微機補錄工作，實現了電子、紙質檔案雙保險，初步實行了微機化管理。
3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進行清理，歸檔等工作，做到了及時歸檔入室，完善檔案整理工作。
4.按時報送檔案統計報表及信息報送工作。
一是根據自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規學習不夠;工作經驗不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準確。
二是由于民政局的特殊性，涉及的業務繁多，所有檔案實行集中管理有難度。
一是繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
二是從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。
三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
四是抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
篇7
（平泉縣人力資源和社會保障局，承德067500）
摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設現狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設路徑加以推進。
關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。
1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。
1.2 省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。
2 社會保障在立法管理建設方面現狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。
對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。
社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。
3.2 規劃統籌，避免分割 對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象。現在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。
3.3 三步戰略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。
4 結語
基于對社會保障多方面建設現狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。
參考文獻：
[1]劉靜.社保檔案管理是社會保障事業的基礎工程[J].山東人力資源和社會保障，2013（05）.
篇8
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來,我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。當前,有關基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對有關會計資料進行事后監督,在中心監督完畢后,將有關資料返回至貨幣金銀部門,實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作;二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后,有關的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作,沒有依照預定日期如期進行;二是對于檔案中的磁介質等相關的資料,管理不規范,容易產生磁介質失去信息;三是檔案管理手段落后,有關檔案管理的自動化程度不高,難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護;四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理,比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執行等情況,有關當前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會計檔案管理現狀,主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對于會計檔案的查詢,會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規,嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度,實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理,其次,對于會計檔案的復制,在基層人民銀行的會計管理中,為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管,主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次,有關會計檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案,沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展,對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式
當前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理,這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下,就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風險;二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制;四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化,結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,那么在實施磁介質的調閱中,就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突,這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時,就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管,內部管理制度執行的不嚴格,就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善,有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確,但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定:“事后監督產生的文檔資料,由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定,基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象,造成會計監管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責的側重點不同,管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同,涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理,明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上,對檔案管理部門的職責進行明確的劃分,依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復制,由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔,不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習,在掌握基本規定要求的基礎上,嚴格按照規章制度操作,嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規范會計檔案交接、歸檔操作,嚴格會計檔案查閱手續,庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際,不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責,積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度
為切實的強化基層人民銀行的日常管理,對于人民銀行的基層管理,就應積極的強化自身的制度建設。首先,針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位,這一管理弊端,應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中,并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確;其次,針對會計檔案管理工作中的檢查,應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手,對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理,以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善,不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育,還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升,以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;最后,為有效防止會計信息的安全管理,就應加強與司法部門之間的溝通與聯系,積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施,進行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
篇9
關鍵詞：會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據,會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節,往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環節,直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠, 缺乏充分的認識, 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定： “各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定： “檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。
3.建立健全財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。
4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。
5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中,常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現,通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決,但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以,在進行管理系統升級時,需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護。
篇10
行政法是調整國家行政管理中各種社會關系的法律規范的總和，行政法的“重心是控制和規范行政權，保護行政相對人的合法權益”。[1]《檔案法》（包括《檔案法實施辦法》）是行政法，但是，檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，這不僅不利于依法治檔，也不利于檔案行政管理依法行政，應該引起檔案界同仁的重視。
1 對《檔案法》的認識與實施
《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：
把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]
1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]
從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。
把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。
檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。
2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束
《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：
2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面
2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。
2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。
2.2.1 對監督和指導權的約束。《檔案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。
2.2.2 對查處檔案違法行為的約束。《檔案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。
2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。
2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。
3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象
3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。
3.2 擴大管理權限現象
3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。
3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。
3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。
4 控制約束行政管理權力的趨勢
依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。
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