檔案化管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

論文摘要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務。

隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。

1檔案工作現代化的必要性

實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。

實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。

2檔案管理工作現代化的主要內容

新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。

2．1檔案工作技術現代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

2．2檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2．3檔案干部知識化

由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

2．4檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

2．5檔案保護現代化

傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

2．6檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3檔案工作現代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

篇2

[關鍵詞]檔案 公司發展 現代化 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識與創新意識不強

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。

四、檔案管理與服務存在脫節現象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業務有關的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現象。

五、檔案管理人員少，專業素質不高、工作積極性不高

檔案專業人員所占比例小，多數為傳統檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發現，要想檔案管理工作走上系統化、規范化、標準化、正規化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進檔案的系統化管理

需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統的產品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數量、流向，全程監控公司技術檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業務監督指導雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業走的更遠、更穩，必須有完善的制度做支撐，要從領導、部門、員工三方面進行努力：

1、要有效地推進檔案的規范化、標準化管理，最關鍵的是領導要有重視檔案的意識。單位領導或主管和分管檔案部門的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規范化、標準化管理的重中之重。

2、要有效地推進檔案的規范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內部管理。建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。

（2）外部協調。督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態的不斷變化的，人事部門隨時會產生任免、調資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環節。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進檔案的正規化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權利，對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查。

（2）適時舉辦檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發展。

綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統化、規范化、標準化、正規化管理，需要領導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻

[1] 徐擁軍.從檔案收集到知識積累[M].是由工業出版社，2008：6-24.

[2] 紀新.轉型期大型企業集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，2008：46-57.

[3] 周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44-46.

[4] 劉冬立.基于Web的企業檔案管理系統的設計與實現[D].同濟大學，2007：14-23

篇3

關鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化

中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A

引言

隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。

一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用

（一）提高船舶檔案管理的辦公效率

在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享

傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存

傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性

在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施

（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導

要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。

（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制

除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。

（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程

隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。

（四）加大對船舶信息的開發力度

加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。

（五）引進并培養檔案信息化管理的人才

提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。

結語

綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。

參考文獻

[1]王焱. 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,01:115.

[2]張瑩. 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,08:107.

篇4

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.741 文章編號：1004-7484（2013）-11-6735-02

檔案管理工作對于企業和單位的發展具有非常重要的意義，隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴峻。信息化時代的到來，人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準確度的要求不斷提高，借助先進的計算機設備實現對檔案資料的高效管理，是當前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對于檔案管理起到一定的推動作用。

檔案管理作為一項具有較高機密性、專業性的管理工作，對于企業發展以及社會建設都有著非常積極的作用。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的應用和推廣，對各個行業和領域都起到了非常積極的影響，實現了生產力和有效創新，也促進了社會的快速變革?，F代化的檔案管理也是基于計算機技術的基礎上發展而來的管理模式，對傳統檔案管理工作起到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言，必須要正確認識和看待現代化檔案管理，了解和掌握現代化的檔案管理手段，加強自我約束和自我學習，使現代化檔案管理工作能夠發揮更大作用。

1 當前檔案工作者所存在的問題分析

1.1 對現代化檔案管理的認識不足 就當前檔案工作者來說，對于現代化的檔案管理還存在一定的片面認識，導致現代化檔案管理的時效性和發展受到較大約束。首先，現代化的檔案管理并非單純地借助計算機技術對檔案資料進行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識，還應該掌握現代化管理設備的操作流程，明確檔案資料的知識載體，了解檔案資料的社會效益和經濟價值，才能夠真正實現現代化檔案管理工作的有序開展。但就當前檔案工作者來說，對現代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認識到現代化檔案管理的作用，無法借助現代化檔案管理解決新的問題。

1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關檔案管理知識，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業的知識能力，從而導致許多檔案管理問題的發生。此外，對于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業知識，還應該掌握其他知識和能力，如文史類知識、統計學知識，并且懂得如何熟練操作計算機設備，這樣才能夠真正確?，F代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創新和發展受到嚴重制約。

1.3 個人素質問題 對于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個人所存在的問題和不足，并且具備優秀的個人素質，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時代的不斷發展，對檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務不再是保管檔案，而是最大化地發揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個人素質問題，使得創新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發展受到限制，現代化檔案管理工作無法有效開展。

2 現代化檔案管理下檔案工作者的發展建議

2.1 提高自我學習意識 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現代化檔案管理，對現代化檔案管理工作有一個清晰的認識，才能夠真正滿足現代化檔案管理工作的需求。傳統檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對較低，隨著科學技術的不斷發展，檔案資料的社會價值和經濟價值不斷凸顯，檔案工作者必須要對自身工作有著一個更為清醒的認識，重視檔案管理的保密性和專業性，加強對現代化檔案管理知識的學習。

2.2 具備豐富的檔案管理知識 檔案工作者是檔案管理的重要組成，檔案工作者的個人素質水平直接影響到檔案管理工作的最終質量。因此，檔案工作者必須要深入學習現代化檔案管理模式和管理方法，并將現代化檔案管理手段應用于檔案管理工作當中，不但實踐，尋求適合于現階段檔案管理工作開展的現代化檔案管理理論。同時，檔案工作者在掌握和了解專業的檔案管理知識的同時，還應該積極學習其他方面的知識，以不斷豐富自身的工作能力。如史學、統計學等知識，對于現代化的檔案管理工作來說都有著很高的實用價值。此外，現代化檔案管理由計算機檔案管理系統來實現，檔案工作者必須要加強對計算機操作方法的學習和掌握，主動開展自我學習，掌握良好的計算機操作能力，對于現代化的檔案管理工作開展也有著積極的推動作用。

篇5

關鍵詞:檔案管理;信息化;措施

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:首先要實現檔案信息的數字化和網絡化;其次,要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次,要實現檔案信息高度共享;第四,要引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現在:由于檔案需長期保存,為提高存儲環境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害,每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落,信息技術無不顯示其獨特的魅力,成為現代社會和現代生活不可缺少的工具?？梢哉f,現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、電子檔案工作現狀及面臨的問題

1、電子檔案內容的保密性問題是首要問題,用網絡的任何終端設備能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發,日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改,也難以發現和確定。

3、隨著辦公自動化的不斷深入,好多單位將會實現無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網絡中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網絡突然癱瘓或被毀,如出現“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。

4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。

三、加強檔案信息化管理的措施

首先是盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才,培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才,使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務,熱愛檔案事業;不僅會操作而且會設計程序,能夠開發軟件。

其次是加強基礎設施建設,電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點,在文件的管理上,運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機,提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化,加強檔案的利用。

第三是建立健全維護電子文件真實和安全的法規,在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環節,信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術,也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

第四是制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范,隨著電子文件的大量產生,迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標準和規范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項重大課題,也是迫切需要解決的基礎性工作。

最后是加強檔案目錄數據庫建設,我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求,需要加強檔案目錄數據庫建設,開發標準化的檔案管理系統,加強檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

參考文獻:

[1] 路鳳英,衣玉琛《社會信息化的發展和檔案工作的對策》[J],《檔案學研究》,1999年03期。

[2] 張峰,姜興美《信息化對檔案工作的挑戰及對策》[J],《山東檔案》,2000年06期。

[1]徐莉.淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學報,2001,5.

[2]裴承志.奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育,2002,2.

篇6

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

1 檔案管理現代化的定義

檔案管理現代化是指以系統論等現代管理科學為指導，使用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。

2 檔案管理現代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

2.2 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求，投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

3 實現檔案管理現代化的對策

3.1 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.3 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

參考文獻

[1]李喜梅.淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）.

篇7

1 信息化檔案管理的特點

1.1 一體化的管理模式

在過去,企業檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態,信息化的管理模式可以將企業的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統的應用,實現公文和業務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節省大量的時間,節省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統對公文以及業務性文件的管理狀態進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。

1.2 方便存儲與查找

企業的行政部門與業務部門,可以通過對檔案管理自動化系統的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節省了時間,又節省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業的工作帶來的方便。

1.3 檔案業務管理自動化

企業檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。

2 企業檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識不足

實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持,間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。

2.3 標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求,企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。

3 改善企業檔案管理信息化建設的建議

通過對企業檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進行都離不開規范的要求和對標準的參考,企業檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規范檔案管理信息化的實現。

3.2 加強監管工作

在企業建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規范化、標準化并努力貫徹執行。

3.3 理順工作流程

不同企業的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業所講

轉貼于

求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業發展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業領導用于決策所需要的信息。

3.4 實現管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發工作中,充分了解企業檔案管理的全過程和檔案專業管理的全部內容。在工作當中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯系,并將分析結果交給軟件開發人員作為依據選擇最合理的設計方案,使設計出的軟件能夠最大程度滿足企業的需要,從而真正實現管理的自動化和信息化。

篇8

【關鍵詞】檔案；現代化；管理

隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，如何實現檔案管理的現代化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。

一、檔案管理現代化中存在的問題

（1）檔案管理現代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。（2）缺乏現代化的檔案管理人才。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。（4）基礎工作太差。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。（5）檔案標準化、規范化工作有待提高。檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。

二、解決途徑

（1）增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。第二，加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。（2）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化?，F代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。（4）正確處理手工操作與現代化管理的關系。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

參考文獻

[1]崔仲軍．提高檔案管理水平的思考與對策[J]．北京檔案．2009（12）：26～27

[2]曉楓．對加強檔案文化建設的認識與思考[J]．四川檔案．2012（1）：6～7

[3]李宏艷．檔案信息化建設探析[J]．黑龍江檔案．2011（4）：72

篇9

當前音像檔案管理的不足之處

技術落后造成資料缺損。傳統音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機構缺少必要的音像檔案存儲設備，沒有防磁防潮設施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調控，造成磁帶和錄像變質、變色、發霉，導致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質量大大下降。

制度欠缺造成管理失范。目前國內音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機構的節目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機構設置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機構則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機構的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內仍有相當數量的廣電機構音像檔案未能進行集中統一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機構缺少專業的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續使用造成很大麻煩。

人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應的是音像檔案管理專業人才的缺乏。廣電機構的人事工作，只注重編導、記者、主持人等業務骨干的引進，而忽視了對音像檔案管理專業人才的招錄培養。有的基層廣電機構沒有專門的檔案管理崗位；有的機構音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉崗擔任，很少進行上崗培訓，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發所必需的技術和素質。這些做法直接導致音像檔案管理、開發人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。

加強音像檔案的規范化管理

廣電機構加強音像檔案規范化管理，既要重視存儲介質、庫房改造等硬件設備建設，又要建立專門的規章制度，改善軟環境，缺一不可。

強化硬件：數字化存儲+網絡化傳輸。與傳統介質相比，數字化技術簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數據信號的形態存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統一等優點，用戶可以通過互聯網隨時隨地調用檔案信息。廣電機構可以將節目管理作為建立統一管理平臺的切入點，整合出節目流轉的最佳工作流程方式，并由此實現資源共享，逐步實現數字化管理。

對于廣播電視機構的生產運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節目的生產服務。電視媒體檔案管理系統必須是一個能與節目制作網相關聯、全面的網絡管理體系。在節目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統上直接查閱音像檔案，進行直觀的節目采編；另一方面可以利用原有的計算機軟件管理系統檢索、調用所需數字節目素材。數字化存儲和網絡化傳輸，能提高業務部門的工作效率，有利于實現音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術畫廊”網站上銷售，價格比成品節目高出數倍。

優化軟件：制度建設+規范管理。當前，我國社會處于重大轉型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規范化改革，因此，廣電機構檔案管理方式，必須盡快轉變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機構進行音像檔案管理的法律依據。

各級廣電機構必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統計鑒定等方面，建立嚴格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統一的規范標準，根據實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規可依，對不按規定移交的單位和個人做出必要的處罰。

創新音像檔案管理機制

建立動態管理機制。傳統音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達到資源共享，影響廣播影視事業產業的長期發展。

隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術發展，廣播電視檔案的多種經濟價值、社會價值和戰略資源價值越來越受到廣電機構的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產性、效益性為指導的動態管理機制，深入發掘音像檔案資料的內在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機構檔案管理部門工作的根本出發點。

建立科學管理機制。音像檔案的科學化管理建立在統一的數字存儲和網絡平臺之上。在軟環境上，需要建設統一的編目標準和科學高效的管理規范，建立一整套完備的音像檔案管理系統。

對于國內的廣電機構來說，音像檔案科學化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團日常生產經營提供資源支撐，是內容生產的一個重要環節。音像檔案管理系統跟全臺網無縫連通，形成與節目制作網絡相匹配的網絡體系，理順檔案存儲和使用流程，實現檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網就對擁有版權的音像資料進行科學化管理，實現了音像資料存儲、管理、訪問的數字網絡化，音像檔案資料的社會價值和經濟價值被深入發掘。

建立集約管理機制。目前，社會化大生產已經成為廣播影視產業發展的主要模式。隨著產業分工不斷深入，廣電機構必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規律，完善音像檔案管理體制機制。必須建立健全音像檔案管理的長效機制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學管理、合理利用，減少不必要的非生產性損失。采用統一平臺、統一標準進行規范管理，優化音像資源配置，實現集約化管理。

實現音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應產業發展的高水平、專業化的管理人員梯隊。廣電機構設置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓和繼續教育，提高管理人員的業務水準，建立完善的招錄、培訓、上崗、考核機制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質。

（作者單位：杭州文廣集團）

欄目責編：黎　莉

參考文獻：

1.徐衛紅：《對廣播電視檔案信息化建設的思考》，《上海檔案》，2010（11）。

2.鄒利群：《新形勢下檔案工作的難點及對策》，《湖北檔案》，2007(07)。

篇10

【關鍵詞】檔案管理；現代化；重要性；管理措施

0.前言

檔案管理現代化主要包括管理手段的現代化、管理方法的現代化以及產生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術實現檔案管理的數字化，運用網絡技術和虛擬技術實現檔案管理的網絡化。

1.檔案管理現代化概述

檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命；二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務；三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

1.3檔案管理手段現代化

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2.檔案管理現代化的重要性

2.1時展的要求

新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。而隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐，朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。

2.2工作效率的要求

現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。

2.3檔案保護和利用的要求

對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。此外，傳統的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。

3.實現檔案管理現代化的重要措施

3.1實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識， 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識， 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段， 前沿的管理方法，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法， 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.2加強各項檔案管理制度建設

大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執行。形成領導和員工在思想上做到高度重視，真正認識 檔案在企業發展中的重要作用。使得企業真正重視檔案工作基礎設施建設，加強檔案管理的各項規章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學習，更好的開展業務。

3.3實行檔案管理的規范化、標準化、信息化

這就要求我們在做好傳統的紙質版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業內部網絡運轉系統的網上辦公等方式，即文件在網上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。實現對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網上網下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據企業的特點、標準，運用相關的輔助計算機應用程序系統，來實施企業的檔案管理。實現檔案的網絡檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現檔案管理的標準化打下良好的基礎，也利于檔案的信息化建設。檔案管理員對于行業的檔案管理專業知識及新的科技手段的學習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質，做到與企業、時展的腳步保持一致。使企業的檔案管理實現現代化，更好的適應和服務企業管理、發展的現代化，提升企業的市場競爭力和發展潛力。

3.4加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。