檔案知識管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案知識管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案登記和編碼就是對已篩選的檔案信息進行加工的過程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來了不便。因而，這一環節中，將檔案信息轉成可檢索利用的檔案知識時，需要制定統一的檔案信息分類標準和著錄標準，而不是簡單地依據檔案的載體形態來進行登記和編碼。其中，編碼應該根據檔案內容的屬性，提取其相關的內容單元作為關鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實現檔案知識信息的共享。檔案存儲就是檔案知識信息保存在檔案知識庫中，隨著檔案管理的電子化、網絡化，如今完成檔案存儲環節的工具主要是各種檔案管理系統。同時，為防止檔案知識信息的意外受損，在這環節還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對檔案知識信息的使用和服務用戶的過程。檔案工作“三個體系”的提出，扭轉了過分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實際效果是對檔案知識管理其他環節的績效評估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點。同時，檔案利用也是檔案知識管理的根本目的。

二、檔案知識管理進程中應解決的幾個問題

1.檔案知識表征問題。檔案知識管理的實現依賴于檔案信息的編碼和存儲，即檔案知識信息的表征，有的也稱之為檔案知識信息的知識表示。所謂的檔案知識表征就是檔案信息在系統或組織內的建構和再認的方式。檔案知識管理最終目的是為了檔案知識信息的有效利用，因而，檔案知識信息在檔案管理信息系統內的表征形式應符合用戶的認知習慣，應與用戶的記憶形式相對應。研究表明：知識大部分以分布的形式存儲在大腦的神經元之中，神經元之間相互聯結，當存在知識需要時，這些聯結就會相互激活，共同形成所需要的知識內容。因此，在對檔案信息進行編碼時，應將檔案信息分解為不同的知識單元，并將這些知識單元登記入檔案管理系統，形成共同的知識網絡。當前，云計算影響深遠，它可以實現數據的分布式表征，檔案的知識信息可以在不同的網絡節點存儲，在用戶利用檔案信息時，系統可以進行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時，云計算也實現了檔案知識信息的云備份，即使某一節點的數據受損，也不影響檔案知識管理系統的正常運轉。

2.知識共享問題。通過對檔案知識信息進行分布式表征，依據一定的標準將離散的檔案數據集合在一起，為檔案知識共享奠定了基礎。然而，實現這一目標就要求檔案部門構建知識庫。知識庫的構建并非一朝一夕能夠完成，它是一個系統的工程。不同的檔案，構建知識庫的方式也就不同。如，誠信檔案就需要全國銀行系統共同建設；而人事檔案則是由各級人事部門和人才市場共同建設；檔案館的特色檔案知識庫建設卻由該檔案館獨自建設。值得一提的是，這些不同檔案的知識庫的兼容和鏈接至關重要。

3.資源集成問題。由于在檔案知識管理過程中遵循了分布式知識表征的方法和途徑，因而實現了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識信息的共享奠定了基礎。隨著社會的不斷進步，廣大民眾對于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢。然而，傳統的檔案管理依據檔案的載體形態及檔案信息的屬性進行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶的使用。檔案的知識管理消除了這樣的障礙，對檔案知識信息內容進行分布式表征，可以將不同載體、不同內容、不同功能的檔案信息整合在一起，實現了檔案資源的集成管理。當然，檔案資源集成管理的實現離不開信息技術和網絡技術的支撐。當前，檔案資源管理系統也五花八門，不同類型的系統之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現象，也不利于檔案知識信息的一站式服務。因此，實施檔案知識管理，不僅要實現檔案信息內容的集成，而且要管理系統的軟硬件的表征的一致性，這樣知識管理才能落到實處。

三、檔案知識管理對檔案服務的啟示和影響

1.樹立了“以用戶為中心”的檔案管理理念。知識管理本質上就是通過對知識對象的加工，從而實現知識的創造和增值。檔案部門通過實施知識管理，可以促進檔案數據的加工和利用，從而加快我國檔案事業“三個體系”建設的步伐。檔案知識管理扭轉了傳統檔案管理以藏為本的管理理念，樹立了“以用戶為中心”的管理理念。如今“，以人為本”的科學發展觀理念已經深入檔案工作的各個環節。檔案知識管理的各個流程也應體現“以用戶為中心”的原則。其一，檔案知識管理的流程應與人類獲取知識和利用知識的過程是一致的，應充分考慮人們的知識建構的特點；其二，要能夠理解檔案信息用戶的知識獲取習性。用戶在獲取信息的過程中，希望能夠經歷較少的步驟，較容易地獲取所需信息。因而，檔案管理信息系統的設計，應根據用戶的需要來引導整個界面的設計，應使用嵌入式技術和分布式數據可技術，實現用戶檢索檔案信息和獲取信息的一站式服務；其三，應重視用戶的參與和互動過程。檔案知識管理不僅僅是提供可檢索、可獲取的檔案知識庫，還應提供用戶和檔案部門、用戶之間交流互動的平臺，不僅能夠更好地服務檔案用戶，還可及時反饋檔案管理過程的不足，實現檔案知識管理的可持續發展；其四，注重用戶的情感體驗。愉悅、積極的情緒可以促進用戶的身心健康，也可提高檔案服務的效能。不論虛擬的，還是現實的檔案服務，檔案工作者都應注重服務的細節，一言一行、字里行間都顯露著你的態度，對于用戶也產生著潛移默化的影響，影響著他們的態度和情感。值得注意的是，在遇到問題時，檔案工作者應本著“以用戶為中心”的原則，不能簡單地將造成問題的原因歸咎于用戶，要有同理心，能夠設身處地地替用戶著想，能夠理解用戶所處的情境。

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【關鍵詞】信息；檔案管理；知識管理

21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。

一、知識管理定義

所謂知識管理的定義為，在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。

21世紀企業的成功越來越依賴于企業所擁有知識的質量，利用企業所擁有的知識為企業創造競爭優勢和持續競爭優勢對企業來說始終是一個挑戰。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析

知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

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關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系

1、知識管理提升檔案管理

1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動中創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣， 檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。

1.2知識管理可以提升檔案管理的價值。傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。知識管理強調借助先進的信息技術，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。檔案管理現代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運用現代化的技術和手段；二是檔案管理人員掌握了現代科學知識；三是建立起現代化和科學的檔案管理機制。計算機時代下，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過程中，在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上實現的以人為本的管理理念。具體體現在三個方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業素質、服務質量、工作環境、獎懲制度等；其二，檔案基礎工作建設；其三，檔案工作環境的改善。[2]

2、檔案管理促進知識管理

2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占企業知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業員工個人的大腦之中，難于管理。根據野中郁次郎和竹內弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉化為組織的能力才能對組織產生價值”。至于“外部化”，就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強調企業在各項活動過程中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。

2.2檔案管理有助于傳播、交流知識。信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語言交流的優點是簡潔、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發知識創新。語言交流的缺點在于：第一，受到時間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較小；第二，信息幾經傳遞以后，容易發生損耗或失真，難以保證信息的真實性；第三，語言交流過程中，時常不會生成相應的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，已故美國著名檔案學家謝倫伯格曾經批評電話是“掠奪歷史的大盜”。書面交流的缺點是過于正式、規范，不便于即時對某一問題進行深入探討；文件所要求的規范統一的格式與處理程序，有時會無形中約束員工的知識創新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流（傳感技術、計算機技術、通信技術）可以不受時間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發生信息損耗或失真；便于及時記錄信息、沉淀知識。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發檔案資源，真正實現“開發信息資源，服務四化建筑”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術支持，使檔案資源的開發更加高效快捷安全。

2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過程中產生的。來源原則在不同國家表現的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國對來源原則核心思想或者說基本內容的理解和認同。來源依據傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等，“即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在”。對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。因此，加拿大著名檔案學家特里?庫克認為，來源維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，“這種證據和職能的相互關系是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵”。[3]

結語

檔案管理和知識管理工作都是企業內部管理工作中的重要內容，加強企業檔案管理和知識管理工作，能夠降低企業經營風險，提高企業發展戰略的有效性和準確性，不斷提升自身的價值，能夠為社會提供更好的服務和發揮更大的作用。

參考文獻

[1]趙恩玉.我國檔案管理智能化發展趨勢研究[J].現代商貿工業，2013

[2]徐淑霞.淺談檔案工作中的人性化管理[J].學術園地，2009

[3]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案.2008

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關鍵詞：知識管理；檔案管理；信息資源

進入21世紀，知識作為推動社會進步和經濟發展的核心力量，在社會眾多領域發揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業單位為適應新時期要求和保持核心競爭力的重要選擇。人們重視知識、追求知識、視知識為財富。而檔案信息資源中蘊含著豐富的知識，檔案信息資源已成為促進社會進步的重要力量，這已經引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對知識管理帶來的機遇和挑戰，正逐步從傳統管理模式向知識管理模式演變。那么知識管理對傳統檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識管理的企業檔案管理模式應采取哪些措施和變革，不斷向前發展，是本文試圖要探討的問題。

1知識管理是全新的管理理念

知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關的各種資源和無形資產的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時期企事業單位檔案館發展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實際相結合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態的顯性知識和人們在科研生產過程中大腦所形成的隱性知識進行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動態知識庫體系中進行存儲、傳播和應用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創造出更大的經濟效益。

2知識管理與檔案管理的關系

檔案管理是一項歷史悠久的管理活動，從古代到現代，檔案管理經歷了漫長的道路，經過了實體管理、信息管理和知識管理等三個階段的發展演變過程。第一階段檔案實體管理主要是對在科研生產實踐活動中所產生的原始實體狀態檔案資料進行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現代信息網絡系統技術手段實現館藏檔案數字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網絡化管理，是一種比較先進的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實質是針對社會對信息的需求進行分析研究，能夠在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務于科技活動中，從而達到為社會創造出更大經濟效益的目的。知識管理本質上就是人們在知識經濟時代，對知識創新的需求而發展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數據、信息、知識、人和共享。人是知識活動的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結合起來，相互轉換，發揮人的潛能，創新服務方式，利用網絡信息服務平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創造、儲存及傳遞都將無法繼續。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實踐活動的管理，同時也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經突破了傳統的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內在的聯系，密不可分。但同時，知識管理又是對傳統檔案管理的創新與發展。

3知識管理對傳統檔案管理的影響

3.1知識管理使傳統檔案管理的職能發生變化

知識管理作為一種新的思維方法，對傳統檔案管理職能產生了很大的影響，使過去重視檔案實體保管轉變為注重檔案信息知識的管理，使過去注重查據憑證的功能轉變為對信息知識的開發利用，把注重文檔歸檔管理變為主動參與，把對檔案控制管理變為知識提供資源的共享，把過去傳統的借閱方式轉變為智能化服務。這樣一來，傳統檔案管理職能發生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉變為信息知識的開發者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。

3.2知識管理改變了傳統檔案管理的業務流程

在傳統的檔案管理中，檔案管理工作對現行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經濟時代產生的一種新型的管理模式，會導致企業生產管理活動的過程發生變化，必然會引起企業業務流程再造。把知識管理應用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據文件生命周期理論，把文件檔案看作一個不可分割的文件連續體，實現文件檔案一體化管理，對檔案業務流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設計。因此，知識管理可以引起傳統檔案管理業務流程的改變。

3.3知識管理豐富了傳統檔案信息資源的種類

在傳統的檔案管理中，檔案管理主要是進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構建多樣化特色的知識庫。檔案部門應借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。

3.4知識管理促進了檔案管理人員素質的提高

知識管理不僅對企業檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業知識和技能，還要具備多方面的素質，比如：廣博的知識結構、創造性的思維能力，特別是現代信息技術操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。

4應用知識管理進行檔案管理創新的必要性

有創新才會有發展，有發展才會有進步。知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為各企事業檔案部門適應時代要求、自我發展和保持核心競爭力的重要選擇。

4.1時展的需要

眾所周知，檔案部門經歷了從傳統管理到科學管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質載體發展到電子、網絡等多種載體形式，而服務方式也從傳統單一的服務形式向網絡信息服務、電子閱覽、多媒體和數據庫等多種服務形式發展，所有這一切都使檔案的管理模式發生了根本性的變化。隨著網絡的快速發展和知識經濟的到來，人類知識產量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們缺乏獲得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時展的需要。

4.2自身發展的需要

檔案部門是信息管理的組織機構，其服務宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實質相應表現為對檔案信息資源實體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進行組合，使其得到充分利用。于此同時，人們的管理思維、管理設施、操作手段等都有了不同程度的發展和轉變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發展起了質的變化。

4.3檔案服務功能的需要

不管是傳統檔案館還是數字檔案館，服務是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實施知識管理就是創新服務方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應用于檔案管理創新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務，以利用者的需求為調節手段，以知識為本、以服務為核心，在檔案管理的服務觀念、服務手段、服務形式等各方面進行拓展和深化，不斷創新檔案服務功能，提高檔案知識服務的質量。

5應用知識管理推進檔案管理創新的策略

如何應用知識管理推進檔案管理工作的可持續發展，筆者認為可通過管理組織創新、制度創新、技術創新、管理文化創新及優化人力資源等策略來實現，在思路、途徑和方法上不斷創新、不斷探索，這樣知識管理就能應用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業的可持續發展。

5.1開展管理組織創新，構建知識管理行政管理體系

構建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結構的變革和創新。按照知識管理的理念，現代檔案館必須再設計和變革組織結構，建立新的知識管理行政管理體系，創建一個能促進學習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創新掃除障礙，拉近領導和員工之間的距離，調動和發揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業創造更大的經濟效益。

5.2開展制度創新，不斷完善知識管理職能

知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統建設管理、知識交流機制、知識制度等內容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績效機制，績效機制的主要功能是要對個人和單位的管理成果進行審查和評定，以便總結經驗，順利推進知識管理工作向前發展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。

5.3開展技術創新，搭建知識管理信息平臺

要想成功地在企業檔案工作中進行知識管理，就必須要構建一套完整有效的知識管理信息系統，才能將海量的數據存儲和呈現，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業務水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業務流程、網絡信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進行集中，然后進過優化篩選、分類、編研、創新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務。其次，搭建知識轉換平臺，建立知識管理系統，發揮人的潛能，促進隱性知識和顯性知識相互轉換，在轉換中創造新的知識，并將經過實踐驗證的有價值的知識存儲起來，以便應用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質是知識共享，利用現代化信息技術，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實現知識共享。

5.4優化人力資源，建立高素質的人才隊伍

為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質高、能力強、結構合理的專業隊伍。由于傳統管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質偏低、人才結構不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進。綜上所述，在知識經濟的大環境下，檔案部門應該順應這種潮流，積極探索，不斷創新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價值，為社會創造出更大的物質財富和精神財富。

作者:姚文 單位:中航工業第一飛機設計研究院十二所

主要參考文獻:

［1］韓海濤.基于知識管理的現代檔案館管理創新［J］.機電兵船檔案,2010(6).

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關鍵詞：檔案管理；知識管理；資源

中圖分類號：C93 文獻標識碼： A

一、檔案管理與知識管理

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。

知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。

二.現行的檔案管理模式的缺陷

靈活性差：現行的檔案管理模式基本繼承史料管理方式，送來的資料就存檔，基本上是通過文字、圖案記錄在紙片上，將檔案變成了一個存放借取倉庫。再者，檔案管理人員的觀念相對死板，阻礙了信息化檔案的發展。工作人員只是將送來的檔案整理、編目、排序、存放靜態放置，導致知識信息孤立、傳遞慢，而在知識經濟滲透到檔案領域的今天，這樣的管理方式顯然不靈活。 局限性大：按照現在的管理模式，對于沒有完結的文件以及動態的知識是不重視的，對于檔案的使用范圍以及實效性是有限制的，對于信息只是簡單的整理信息的利用率是低下的，這些對檔案的管理方式都有悖于現代開放性的知識經濟環境，無法適應時代潮流，最終只能成為一個冗余的部門。

三 知識管理在檔案信息管理中的應用

1 對檔案中顯性知識的組織和管理

檔案信息資源的內容極為廣泛，涉及各個方面的知識，只有當這些知識被人們了解掌握后，才能在原有的基礎上創新，進行新的探索，從而實現檔案的價值。其次，擴大檔案信息的傳播和共享途徑。在知識管理中，對檔案信息分析的目的并不僅僅是為了保管收藏，而更強調“關注檔案的情報價值、現實價值與利用價值”，如何更好地利用其價值，并進一步推動知識創新，它預示著檔案工作者的理念從“重藏輕用”到“以用戶為中心”的轉變。主動向用戶提供利用，前提是找到切實可行的提供利用的途徑和方式，這就要求檔案工作者憑借自己的智慧，借助知識管理的技術手段實現檔案信息的廣泛傳播和共享。

2 對檔案隱性知識的組織和管理

隱性知識是建立在個人經驗基礎之上并涉及各種無形因素，如個人信念、觀點、理解、直覺、預感和價值觀等方面難以公式化和明晰化的知識。檔案所具有的隱性知識，主要指不被用戶所知的檔案形成背景信息、檔案內容包含的未表述清晰需要人們挖掘的隱性信息。隱性知識難以用語言表達且傳播起來十分困難，所以對檔案中隱性知識的組織和管理，最主要的是把隱性知識轉化為顯性知識，以此實現檔案隱性知識的交流與共享。舉例來說，一張照片檔案在一般人看來也許就是一張照片，其所包含的隱性知識就需要檔案工作者挖掘，即要能清楚解釋照片檔案的背景信息、展現的重點內容及其可能蘊含的潛在價值。

四知識管理在檔案實體管理中的應用

1 檔案管理流程中的知識管理

（1）擴大檔案的收集范圍。豐富多元的檔案館藏是實施知識管理的基礎。在現有館藏中，文書檔案占據了館藏檔案的主體，隨著電子政務、電子商務的發展，電子文件的收集也越來越受到重視；除此之外，還要注重收集私人檔案、實物檔案、口述檔案等多種形式的檔案以及與檔案相關的資料。

（2）以知識單元為基礎整理檔案。在知識管理中，檔案的整理更傾向于以檔案所蘊含的信息、知識為標準，進行分類整理。知識組織是以知識單元為加工單位的，而知識單元是經過專家精心評價、篩選、提取和測試之后獲得的“濃縮”的知識。對于數字化檔案信息和電子文件的整理來說，由于計算機存儲技術、數據庫技術和搜索引擎的應用，采用以知識單元為基礎的知識組織方式更能滿足用戶需要，這也是當前知識組織的主流和方向。知識單元具有不確定性，我們可以根據不同的信息需求制定多種分類方案。

（4）資源合理配置的檔案保管。實現檔案“藏”和“用”的平衡，是把知識管理應用于檔案管理的目標之一。盡量長久地保存有價值的檔案和保存檔案的效益之間需要一個平衡點，怎樣以更經濟的方法實現檔案的長久保管是檔案保管中需要解決的實際問題。在知識管理中，可以運用已有的經驗和現代分配理論合理分配有限的資源，爭取實現檔案保管效益的最大化。

（4）以用戶為中心的知識服務。“以用戶為中心”不只是一句口號，它應該貫穿于檔案實體管理的全過程中，并最終由檔案利用者的評價來體現；提供知識服務是更高層次的檔案利用方式，它強調的是檔案館是否提供了利用者需要的信息，這些信息能否解決利用者的問題。為了實現這一目標，一方面，要深入挖掘檔案信息中的顯性知識和隱性知識，豐富檔案知識的檢索途徑，使用戶能夠獲取信息；另一方面，還要收集和分析檔案利用者的相關信息，為知識服務提供導向性、針對性依據，為用戶提供創造新知識的可能性。

2檔案實體管理中對知識管理技術的應用

現代信息技術是知識管理技術產生的基礎，因此可以把知識管理技術理解為以計算機技術為核心的現代信息技術集合。在信息技術無孔不入的時代，檔案管理也受其影響，特別是紙質檔案的數字化、電子文件、多媒體檔案的產生和管理，都是以信息技術為支撐的，對這些檔案的管理必然離不開信息技術的應用。可見，對檔案實體管理流程的調整和完善中，對知識管理技術的應用不可或缺：知識管理技術中的數據庫技術、分布式管理技術、網絡技術、人工智能技術等能夠使檔案知識的獲取、分類、存儲、檢索、傳遞、共享、更新變得更加容易。

五知識管理在檔案機構管理中的應用

這里所說的檔案機構，既包括各級各類檔案館、檔案室、文件管理中心、檔案中介機構以及檔案信息中心等實體機構，也包括數字檔案館、檔案網絡聯盟等虛擬機構。把知識管理（尤其是知識組織管理）應用到檔案機構管理中，目的是實現機構高效運轉、資源配置合理，有利于對檔案信息資源實施知識管理。檔案機構如何在自身的管理中運用知識管理，可以學習較為成熟的企業知識管理的經驗，就是通過在所有部門和組織的管理流程中逐步引入知識管理方法，提高檔案機構的運作效率。

1 把知識服務的理念融入組織文化

組織文化對組織成員有著突出的導向、凝聚、激勵和約束作用，會外化表現在組織成員的活動中。把知識服務的理念融入組織文化，就是要在檔案機構中形成一種崇尚知識、倡導學習、創新服務的理念。檔案機構應鼓勵員工提高工作能力，加強專業知識學習，并愿意把自己的知識貢獻給機構其他成員和檔案利用者，實現知識共享。

2以知識共享為目標廣泛開展合作

對于檔案館、檔案中介機構這樣的獨立機構來說，要加強各部門之間的交流與溝通，培養大家的合作意識，分享知識管理中的經驗，提高服務質量：對于檔案室檔案信息中心等一些組織的內部子機構來說，其服務對象相對固定，即組織內部人員，他們所追求的知識共享更傾向于提供檔案信息服務，以滿足本組織對檔案信息的需求，支持組織正常運轉。

這里的廣泛合作還有更深一層的意思，即檔案機構之間的知識共享和合作。一個機構的檔案信息資源是有限的，為了更好地服務用戶，應該開展機構間的合作甚至是聯合，擴大知識共享范圍。

3以技術為支撐的管理模式

現代信息技術不僅在檔案實體管理中發揮著重要作用，在檔案機構的管理中也是如此。無論是實體檔案機構還是虛擬檔案機構，信息技術都是其實施知識管理必不可少的基本條件（尤其是對于數字檔案館和檔案網絡聯盟本身就是依仗著計算機技術和網絡技術的發展才出現的新生事物來說，信息技術甚至是其生存之本）。舉例來說，辦公自動化系統在檔案機構的應用，可以提高其工作效率，節省資源消耗；知識管理系統能對海量數據進行存儲和提供利用，為實現知識共享提供了技術支持。同時，也使檔案機構更具知識創新能力。

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（一）管理動機指標的趨近

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發展需求，其決定聯合知識管理核心價值進行企業市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸到特定人群之中，為了將內部決策調試到最佳狀態，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細節銜接特征做好相關掌控。兩者日常學習生活中都會給予用戶知識服務，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經過精細化篩選控制才可確保單位成員獲得有關信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務頂點，在促進共享能效上與科學教育機制廣泛交接，具體的差異效應不過是廣度、深度的異質結果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎資料接收、整合、科學鑒定、長效保管與重編服務等流程進行系統調試，力爭發揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創新機理內涵實施科學存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準設定，強調集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發中仍舊會產生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術應用形態一致

透過數字化文件格式與檔案流轉功能鑒別，有關計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發展的核心產物類別，其中網絡通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數據庫整編、檢索媒介、門戶系統以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現代信息技術予以統一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認知，檔案管理活動歸屬于專業技術項目行列；而知識管理則借助管理模式與創新價值理念進行人民思想結構完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側重點向基礎信息角度偏移，其將檔案結構顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內部隱形架構灌輸，確保日后多元材料規劃與日常服務的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護材料的真實性和可靠價值，力求穩定程序、制度的規范化特征，希望各類人員充分發揮創新思維效應，促使政策良好定義結果；知識管理在管理體系上一向寬松處置，希望發揮內部情報傳播功效，力求服務大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認知混亂結果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應造成對傳統組織格式輔助功效的忽視結果，這點應當引起現場規劃人員的強效關注。

三、檔案與知識管理銜接特征細節補充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規范空間，過往企業標準化檔案搜集、整編強調與情報文件的區分，經常會對一些圖書資料排除職責界定范圍，基本與現實服務方向偏離，企業存在價值長期受到質疑，這對于其今后長遠綜合化發展勢必造成重大創傷。知識管理需要將各類文件進行多重載體形態的劃分，做好日常知識細節集成工作，力求借此開創相對完善的資源架構體系，其充分注重企業在不同生產流程下的共享、應用的知識要素，希望企業價值創造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領域之中，期間先進組織戰略以及業務活動充分融合，為企業秩序創新調整提供不少協調經驗。其次，知識管理進一步提升檔案規劃工作的基礎價值地位。過往企業內部檔案管理經常忽視綜合利用價值的呈現特征，基本就是利用廣泛借閱、復印等落后手段實施淺層服務，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業各類生產、管理活動嚴重脫節，生產動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進技術實用格局，根據智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務成果，爭取將企業核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發潛質，令文件管理人員全面理解知識規劃專家輔助意見，加快檔案開發利用效率，日漸提升內部統一管制能效與機構存在地位。

（二）檔案管理進一步為知識管理提供疏通機遇與適應空間

第一，檔案管理可以將創新知識挖掘、交流工作進一步協調。創新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創新經驗，但是由于內部時間、空間限制效應影響，信息知識傳播范圍不大，并且經過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應的書面記錄結果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創新思維產生一定的約束。但是，透過現代信息技術便可將一系列時間、空間限制效應清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應。由此可見，電子文件已經成為先進知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉效率，促進知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進一步穩固創新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標準為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術廣泛交織，這類定義結果已經朝向鮮活動機指標過渡轉移。其實就是強調文件需要運用標準數據以及明確銜接結構予以調試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調的背景知識原理可以有效促進創新知識原理的銜接進度，適當方便工作人員盡快掌握知識應用拓展依據。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產權維護做足補充貢獻。企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。

四、結語

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（一）知識管理的定義與優勢。目前，關于知識管理的定義還沒有統一的認識。知識管理可以認為是對知識本身的管理，包括對顯性知識與隱性知識進行的獲取、保存、加工、創造以及利用等管理工作。此外，知識管理在實際應用中，往往還涉及與知識相關的各種資源的管理，包括知識資產、知識人員、知識設施以及知識組織等等。由此可見，知識管理是一種對知識本身以及知識關聯資源的全方位和全過程管理。知識管理的先進管理優勢主要體現在三個方面：

1.有利于知識和信息共享。知識管理重視知識和信息的交流，通過內部信息網絡將局部的知識儲備傳播到組織整體，形成全局的知識儲備，并對組織進行開放。

2.有利于隱性知識顯性化。隱性知識是一種存在與人腦中，難以使用語義以及邏輯工具表示的潛意識知識，它不易交流與分享。而顯性知識是可以通過文字或符號來表現的可編輯知識。知識管理重視對隱性知識的挖掘與組織，促進隱性知識的交流、共享與創新，加速隱性知識的顯性化。

3.有利于知識應用和創新。知識應用是知識管理內化的過程，是通過利用組織知識儲備來解決新問題的過程。知識創新是基于組織知識儲備溢出。擴展的新思想、新概念。知識管理激發個人的創新能力，在最合適的時間傳遞最為恰當的知識，幫助個人提高決策以及實踐能力。

（二）醫院檔案知識管理的定義與意義。醫院檔案知識管理是指對醫院管理業務領域內所產生的檔案進行集中知識管理的過程，涉及檔案的收集、整理、保存以及利用等環節，并建立一整套有效的知識創新、分享機制，通過檔案知識管理提高醫院整體的知識應用水平。以檔案為核心資源，以知識管理為導向，醫院檔案知識管理是知識密集型組織的管理趨勢，符合現代醫院檔案管理的要求：

1.檔案知識管理適應時代需求。知識經濟高速發展，知識成為了經濟效益的新的增長點。醫院檔案資源是醫院關鍵的戰略性資源，是醫院高知識含量的體現，檔案知識管理充分挖掘醫院知識資源，為醫院發展增添動力。

2.檔案知識管理促進知識創新。醫院檔案管理在發現隱性知識單元的基礎上，進行整合、組織，實現知識顯性表示，提供利用者的利用效率，最大限度實現檔案所承載知識信息的價值與功能。

3.檔案知識管理再造業務流程。利用知識管理概念與技術重新梳理檔案實體的管理流程，引入現代化信息技術，提高對檔案承載知識價值的實現，實現紙質檔案的數字化管理。

二、建設醫院檔案知識管理體系的措施

（一）建設知識管理專業團隊。醫院檔案人員的知識管理能力直接影響著醫院檔案知識管理的應用程度以及管理體系的建設。醫院檔案管理人員要建立一套適應知識管理的人才培養計劃以及行之有效的激勵制度。對檔案人員的培訓要重視知識管理的理念與技能培訓，以知識主管為培養目標，充分挖掘醫院對知識的需求以及日常形成的檔案資料。

（二）營造隱性知識交流氛圍。醫院是典型的知識密集型組織，尤其是在醫務人員的頭腦中潛藏著大量具有醫療參考價值的隱性知識。這些隱性知識是在長期的臨床實際中逐漸積累而成，是醫院知識管理亟待開發的部分，也是檔案知識管理的最終目的。因此，在醫院內營造隱性知識共享和創新的文化交流氛圍至關重要。依據不同部門，不同愛好，有規律的長期組織工作交流會，讓檔案管理人員參與其中，引導醫務工作者發揮智慧潛能，開發隱性知識。

（三）整合信息技術管理體系。高新信息技術是貫徹實施檔案知識管理的物質保障，隨著信息技術的高速發展，醫院管理已經全面現代化。在新的信息環境下，醫院日常工作產生的文件以數字電子文件為主，非數字化文件為輔。為了實現檔案知識的共享與管理，一方面，要做好非數字文件的數字化工作，加速隱性知識的顯性化；另一方面，利用通信網絡實現醫院檔案信息管理系統與醫院綜合管理系統的連接，實現現行文件與檔案的無縫對接。

篇8

(中國航天建設集團有限公司,北京100071)

［摘要］知識管理是21世紀企業管理的新方向。企業檔案作為企業各項活動的真實記錄,在知識管理中具有很大作用。本文分析了檔案在知識管理中的作用和企業對內部資源進行知識管理的重要性,列舉了數種對企業檔案內部資源實施知識管理的方法。

［

關鍵詞 ］企業；知識管理；檔案管理；內部資源

［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?089

1企業檔案管理的現狀

在知識管理思想的指導下,企業要想保持核心競爭力應該注重對企業隱性知識的挖掘,這是企業檔案開發利用的一個創新點。要想積極有效地參與知識管理,從根本上改變檔案部門“看攤守攤”的被動局面,應在實體保管的基礎上,更深一層次地加強對隱性知識的挖掘。

在知識經濟和信息技術的推動下,檔案人員開始由實體保管者向知識管理者過渡,企業檔案以其豐富的知識性也開始被納入到知識管理的視野中。這一客觀要求給企業檔案工作帶來了強有力的沖擊,企業檔案工作目標必須調整,檔案部門必須準確把握環境的脈搏,再也不能僅僅只關心檔案實體和信息的安全管理與責任管理,而必須集中精力攻克檔案知識資源管理的難題。

現在,企業檔案實體管理保管機制比較健全,保管手段比較先進,保管方式日趨合理。針對檔案實體管理,管理人員理順收集渠道,對收集到位的檔案整理、鑒定保管等也駕輕就熟,這些成果都顯示出檔案實體保管的日趨成熟與完善。但是在知識管理的方面還很欠缺,存在很多的問題,大部分的檔案館的管理模式都還停留在保管的階段,存在重實體保管、輕知識挖掘的缺點。針對顯性知識,未形成健全的挖掘機制；針對隱性知識,也未及時進行歸檔操作。應該說,大部分企業對檔案的管理仍停留在信息管理階段,對檔案的利用也停留在信息利用階段,在顯、隱性知識挖掘上所做的工作遠遠不夠。

在企業中普遍存在這樣的現象,即企業信息部門收集來的信息與創新的知識,不能暢通的傳達給需要這些信息的部門與個人,企業中部門與部門之間、個人與個人之間信息流通出現障礙,形成“信息孤島”。在資訊發達的今天,“信息孤島”現象致使企業永遠比市場的節奏慢半拍,將極大地削弱企業的競爭力與生存能力。相對于其他知識而言,檔案知識的共享基本上比較滯后,這一方面由檔案信息的特殊性引起,另一方面也由長期以來形成的檔案利用思維所導致。但在知識經濟時代,檔案工作的出路在于實現檔案知識共享,發揮檔案知識的經濟效益。

2知識管理的定義

知識可以分為隱性知識和顯性知識,顯性知識是指可以用語言文字表達傳遞的信息,隱性知識是指需要靠實踐和體驗來獲得的,可意會而不可言傳的信息。知識管理就是應用現代技術對知識資源進行管理,以促進知識創新的活動。它能夠幫助人們對擁有的知識進行反思,調整和發展企業內部結構,提高人民進行知識交流的技巧,增加獲得知識的來源,促進知識交流,利用組織的無形資產創造出價值。

3通過企業檔案對內部資源實施知識管理的必要性

3?1企業實施知識管理的必要性

知識管理是為了有效地提高企業的競爭力,而綜合企業內部和的各種信息、知識,并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用,并通過建立知識共享機制,鼓勵知識創新,實現知識的增值,利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。因此,知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用。在知識經濟社會中,知識管理將為企業創新增添動力,要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識,將合適的知識在合適的時間給合適的人。企業將主要依靠知識來贏得競爭的優勢,最終實現低成本高收益。

3?2企業檔案在知識管理中的作用

企業檔案是企業活動的記錄,忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況,積累了大量的企業顯性知識。通過對這些顯性知識資源的開發,企業可以更加便捷地建立知識管理系統,實現企業知識共享。企業檔案是保護企業知識產權的有力武器,它真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果,是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者,當發生知識產權糾紛時,企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以反映和培養企業文化,它形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中,記錄著企業經歷的成功與失敗。企業檔案是企業員工知識培訓的必備教材,通過企業檔案為企業員工培訓提供教材,使企業員工能迅速融入本企業,提高業務能力。

企業檔案知識管理不僅是一項重要的管理活動,更是一種管理理念,企業檔案不僅具備知識特征,還是企業一種重要的知識資源,已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

3?3企業內部資源知識管理中存在的問題

現在很多大型企業中,知識管理已經開始啟動,但企業內部的各種知識資源卻并未得到合理利用。實施了知識管理,建立了知識服務中心,但非常重視競爭情報、市場動態等外部知識資源的獲取、分析,不重視企業內部的檔案、圖書資料、視頻圖像等知識資源的挖掘,讓大部分有效知識資源閑置。這種知識管理模式叫做“情報導向性”知識管理模式。實施這種知識管理模式的企業忽視了企業的原生性信息,致使企業內部的知識資源得不到盤活,仍是死水一潭。因此,在獲取外部知識的同時,企業也應該重視內部信息資源的開發,先將自身具有的資源充分利用才能真正掌握知識管理。

4對企業檔案內部資源實施知識管理的方法

4?1建立企業知識庫

通過建立面向知識管理的知識庫,積累和保存企業各種文檔信息和知識資產,能夠更好地實現檔案及其他信息的共享和整合。總體來說,企業知識庫基本由下列一些知識和信息組成：企業基本信息、包括公共關系信息、年度報告、預測分析報告、產品和服務信息、經營業務信息、業務經驗信息、基本流程信息、顧客信息等。借助網絡傳輸,把企業各個部門連為一體,使知識可以最短時間零距離地向每個員工、每個崗位延伸,促進了知識的共享和傳播。每個人、每個小組形成的信息和知識都必須存儲到知識庫中,而需要知識的人也能從知識庫的知識存儲系統或者專家系統中找到所要的知識。而且,知識庫還能起到蓄水池的作用。企業人員流動不可避免,知識庫通過將每個員工所創造的知識成果、業務經驗文檔化,避免了才隨人走從而削弱企業的知識儲量。

4?2對館藏檔案進行分類整理,提供知識服務

企業檔案館的檔案資源非常豐富,但是它們的利用率卻并不高,檔案人員只是被動地對歸檔的文件進行接收和管理,而且在服務中較少考慮用戶的需要,造成大量寶貴的資源白白堆積。如何能夠改變這種管理現狀,深入挖掘其中的知識,為企業貢獻其價值,是檔案館進行知識管理的重中之重。而對館藏檔案進行分類整理,提取其中的信息,為企業提供知識服務就是一個方法。檔案人員通過對館藏檔案的開發,可以建立專門性的檔案信息庫。如武漢市城建檔案館,根據武漢市城市建設的實際情況,開發了《武漢市城市綜合管網管理信息系統》和《正格城建檔案管理系統》,并于2007年,開展了《建設工程電子文件歸檔與管理》的項目研究,這些系統的開發和項目的進行都是武漢市城建檔案館為了更好地管理館藏檔案、尋找其中關聯、挖掘檔案知識而做出的努力,這些項目的成果都得到了有關專家的認可,有非常高的實用性。另外,收集企業內的信息資源,制作企業人才信息庫也是一個提供知識服務的途徑。

4?3鼓勵員工的隱性知識顯性化,將個人隱性知識轉變為組織知識資產

企業知識不僅涵蓋了文件、檔案等大家熟知的顯性知識,還包括隱藏在員工腦海中的隱性知識。人們頭腦中的隱性知識主要體現在兩個方面：一類是技術方面的隱性知識,包括那些非正式的難以表達的技能、經驗、技巧和社會關系等；另一類則是認識方面的知識,包括心智模式、信念、價值觀等。人是知識的重要載體,企業在知識管理時代必須建立吸引人才、留住人才的長效機制,同時還要充分利用員工頭腦中的經驗知識,擴大知識共享的范圍。而企業檔案部門則應與企業員工保持密切的交流與聯系,共享知識,并及時進行知識歸檔。我們可以通過訪談、會議記錄、交流互動形式,將本企業管理者與員工的經驗型知識挖掘并記錄下來,將個人的經驗知識轉化為企業的知識財富。知識管理要求實現隱性知識和顯性知識的轉化與互動,利用知識的流轉運動來增加知識創新能力是企業知識管理的特點,也是企業的人本管理及流程重組思想的體現,企業檔案工作應該而且能夠成為這種運動的中介之一。

5結論

隨著知識經濟時代的發展,知識管理越來越重要。企業在獲取外部知識的同時,企業也應該重視內部信息資源的開發,通過對企業檔案的管理和挖掘來獲得更高級的知識服務,做好對自身的知識管理。企業檔案工作應該抓住這次機遇,調整工作目標,準確把握環境的脈搏,通過多種工作方法,集中精力做好顯性、隱性知識的挖掘,努力為企業創造價值。

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［5］于春明?基于知識管理的企業檔案開發利用研究［D］?長春：吉林大學,2007?

篇9

（一）知識管理在企業檔案中的作用

作為企業活動的記錄者，隱性知識是企業檔案管理的主題，也是企業知識資源的核心組成部分，有助于企業檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效保護知識產權。同時，企業檔案反應出整體企業文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業價值觀和企業戰略的一部分。

（二）知識管理是企業檔案工作心方向

順應經濟時展要求，檔案管理工作也要實現以知識經濟為主的現代化技術管理體系。作為社會系統中占據主導地位的知識管理，有提升企業核心價值和競爭力等優勢，知識管理從促使企業檔案管理創新，在一定程度上使傳統操作方式向現代化技術轉換，為企業深度發掘知識價值。（三）知識管理是企業檔案管理必然趨勢企業檔案管理拓展實現智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉換。因此，企業檔案管理者應積極投身于優化館藏資源的工作中，合理利用數字化手段，完善檔案館數字化建設。對于現今企業檔案管理技術來說，信息化發展是不然之路，實現智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現。同時，工作人員素質也是提升檔案分析處理能力的關鍵。

二、知識管理視角構建檔案管理模式

（一）構建檔案知識資源管理目標

隨著信息化發展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環境。依托網絡資源，實現分等級的訪問權限。

（二）集中化構建知識資源庫系統

知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。

（三）企業實施檔案知識資源管理的必要條件

由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

三、結束語

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關鍵詞：知識管理；企業檔案；問題分析；發展趨勢

在當下社會，知識經濟高速轉變，互相依托，這為企業檔案管理提出了新的要求。而在知識管理環境下，企業檔案管理存在工作人員結構和體系單一、意識尚未轉變和檔案價值利用的問題，針對這些問題，通過比對研究，本文給出了人員調整，理念結合，知識共享，部門協同等創新趨勢建議。

一、知識管理環境下的企業檔案管理研究現狀

學術界普遍認為企業是以盈利為目的的從事生產、經營的獨立經濟實體。目前中國的企業主要分為國有、集體、民營、合資、外商獨資等類別，其中國有和民營企業是主要的企業類別。企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。企業知識管理是以運用集體智慧提高企業的應變能力、創新能力和可持續發展能力為目的，以知識為對象，確認和利用企業已有或新獲得的知識資本為企業開拓新的機遇，是企業適應知識經濟時代的必然性要求。基于知識管理和企業檔案，學術界對于面向知識管理的企業檔案管理研究提出了不同的理念。1.檔案的資產屬性。由于檔案是在企業生產、經營等活動中直接產生的原始記錄，不僅具有鑒證和憑證價值，其存在也是企業知識和文化的基礎和重要組成部分，因此，在知識管理層面來說檔案也具備知識的資產屬性，它具有隱形的實際價值。在2010年開始正式實施的《企業檔案工作規范》中，檔案資源資產觀的概念也被明確提出。有學者認為，企業檔案可作為企業的生產要素投入到企業的生產經營活動中去，企業無論創新還是擴大再生產，通過利用檔案都可以獲得可觀的經濟效益，從這方面來看，檔案可以作為一種資產[1]29。客觀上講，企業檔案的知識資產觀就是對企業價值鏈和企業知識的管理，通過實施知識管理，將企業檔案信息資源向知識資產轉化，以提高企業生產力、響應力、創新力和決策力，從而有效應對企業信息化建設所必須面臨的變革[2]76。企業檔案是企業經歷和文化的一種象征，它不僅記錄著企業發展中的各個環節歷程和問題，同樣也見證了企業的發展，對于企業宣傳和員工的企業忠誠度培養也起到了很大作用，是企業顯性知識資產的重要組成部分2.檔案的知識管理屬性。傳統的企業檔案管理模式和機制很多是片面地依托檔案實體和管理工作來進行的，而知識經濟和現代日趨成熟的知識管理理念正在對傳統企業檔案管理產生沖擊，通過學術界的不斷研究與拓展，新型的環境必將帶來新的模式，而新的模式也必將帶來新的變革。從知識管理層面上來說，存在著數據—信息—知識—智慧的逐步升遷，知識管理將會在以信息為依托，信息收集、加工、處理和知識組織為目的的企業檔案工作過程中發揮著積極作用。企業檔案的工作重心也應從簡單的檔案信息的收集、累積和實體保管放到檔案的開發和利用上來。傳統檔案管理模式必將拓展為以編碼化模式為主、以人性化模式為輔知識化的、高級的檔案管理模式（編碼化知識管理模式）[3]24。3.檔案的知識管理價值。知識管理環境下企業檔案工作不僅需要對原有的管理體制、機制進行修整，也需要對新的環境下的原有工作進行創新，用新的理念、新的工作方式來應對知識經濟帶來的沖擊以及知識管理環境帶來的變革。在知識管理環境下應結合協同創新思想，檔案分類適宜采用內容分類法，同時加強其分類操作的標準版式，如設立內容主題詞，也可以加強內容關聯性系統的研發與構建[4]52。企業內部人與人之間也有極大的知識關聯，知識管理時代下企業檔案工作人員亦應充分掌握對人力資源的管理技能，以便能夠挖掘企業內部工作人員的隱性知識。企業檔案工作人員的主要職能重心應轉變為注重對檔案內容即知識的管理，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享[5]153。在企業檔案的主要發展方向上面，檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理則應以檔案管理為核心內容，兩者互相促進，互為依托。通過對現有研究，可以發現，現有知識管理環境中對企業檔案管理的研究主要集中于企業檔案在企業知識管理環境中的定位研究、面向知識管理環境時企業檔案的管理模式和機制，以及知識管理環境中新型的管理理念和管理方式的創新。

二、面向知識管理環境時企業檔案工作存在問題

1.檔案管理人員意識尚未轉變。檔案管理人員的意識理念對檔案工作有著極其重要的影響力，它的先進與否會直接影響企業檔案的價值與應用。傳統企業檔案工作中，檔案人員工作重點是對實體檔案或電子檔案的保管和及時的提供，其工作的關注點往往固化于檔案載體，而對其中所包含的信息資源關注不足。在知識管理的大環境下，企業檔案工作人員應轉變思維。檔案作為企業工作中直接形成的原始記錄，其價值不僅有固化于載體上的憑證價值，同時也具有脫離載體蘊涵于信息資源中的情報價值、文化價值。知識管理的環境中，檔案工作人員不應把自身僅定位于檔案實體保管者和提供者，同時也應是企業在生產、經營活動中產生各類信息資源的管理者和開發者。基于知識管理背景的檔案管理模式首先要轉變傳統檔案認識，其次要同步保證檔案管理質量與服務需求，最后要明確必要責任主體，以信息資源觀的理念和知識開發者的身份定位對待日常的企業檔案工作[6]61。2.企業檔案價值未被充分利用。在現有企業當中，企業檔案一般都重“利用”輕“保管”，往往檔案人員對于利用的觀念以提供為主，工作人員普遍認為當企業內部有檔案需求時，能夠及時提供就是合理的利用。這樣的觀念往往會忽視對檔案資源的開發。在知識管理時代，企業檔案工作重心依舊是“提供利用”，但此時的“提供利用”不僅僅是及時提供，而應當注重對檔案資源的開發。“提供利用”不應將思維固化為將檔案提供給需求者，而應當轉變思維。檔案工作人員應主動了解企業內部的需求，結合企業內部的檔案資源，對檔案資源進行篩選、精煉，進而形成知識產品并主動提供，這才是知識管理環境中正確的企業檔案利用方式。3.檔案管理人員結構單一。知識管理環境中，企業檔案如果要對檔案信息資源進行開發、精煉，最終形成檔案知識產品，那么就要求工作人員不僅需要利用各類專業信息技術軟件，同時也需要了解相關知識。而人員結構較為單一的檔案部門很難滿足這樣的要求。企業檔案部門工作人員構成上一般存在兩種情況，國營企業中以檔案專業人員為主，民營企業當中一般以辦公室人員兼任檔案員。這兩種情況有一個共同特點，即工作人員結構單一。4.管理體系單一化。在面向知識管理的檔案工作時，傳統檔案的管理一般只限于存取，獨立的檔案管理體系是企業中存在的大多數現象，而在中小型企業中，一般都存在獨立的檔案室，各類企業中檔案部門一般都相對比較獨立。與企業中的其他生產、經營、管理、研發部門存在的聯系也僅限于存放或者調取檔案的環節。知識管理中檔案工作人員如果要對檔案信息資源進行合理的開發，一方面要了解各部門的信息需求，另一方面在信息資源開發的過程中難免會涉及其他部門的專業知識、技能。這兩方面的因素就要求檔案部門加強與其他部門的合作、交流，而不是相對獨立的存在，而知識管理的運用將有效地改變檔案信息資源管理的模式，使以實體管理為主向以人力資本管理、以硬性管理為主向以軟性管理、以區域性管理向全方位、網絡化管理等轉變[7]25。

三、檔案知識管理發展創新趨勢

1.企業高層引導知識管理理念。在各類企業當中，企業高層的決策、理念往往影響著一個企業的發展，甚至說改變一個企業的走向。同時，在企業當中，引導一種思維、一種理念最有效的方式就是從高層開始，通過一系列的鼓勵政策或一系列規章制度來引導企業員工理念的形成。知識管理背景下企業檔案工作理念的改變也應該從企業高層開始轉變，并通過企業高層的引導逐步從上到下延伸，最終在檔案部門甚至全企業形成知識管理的理念和思維。從另一層面上講，如果高層領導不能重視這個理念的推行或實施，即使檔案工作人員有這樣的意識，也會因為缺少技術設備支持或相關人員支持無法在企業當中進行知識管理，檔案知識資源管理模式的構建應強化知識觀念，創建共享的企業文化，同時建設知識資源管理平臺[8]93。2.企業檔案管理提供利用向知識提取、共享延伸。上文中所提到的在知識管理環境中，企業檔案工作者所要做到的“提供利用”不僅僅是提供利用檔案實體，同時也應該開發檔案中所蘊含的信息資源，形成檔案產品并實現知識共享和知識創新。由于檔案部門人力、資源有限，檔案部門在知識管理中應更注重實現“知識共享”，這些都需要以企業高層的意識為導向。知識管理背景下的企業檔案管理要從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案知識資源的管理，強化對企業知識資源的整合和開發利用[9]54。這就要求企業檔案部門從制度、管理機制入手對現有檔案管理流程再造。將提供利用具體化，將原有的對檔案實體的提供利用延伸到信息資源開發、知識共享，形成一套“接收檔案—整理檔案—保管檔案—檔案實體提供利用—了解各部門需求—知識產品開發、共享”的業務流程。3.企業檔案管理及開發利用專、兼職人員結合。知識管理環境中，檔案部門如果要實現信息資源開發、知識產品生成及共享需要兩個要素。一是設備，二是人力。設備問題企業可以通過購買解決，但解決人力問題并不是單純增加人數。首先，對于知識產品的開發、生成來講，一方面需要了解信息資源開發軟件的專業人才，另一方面還需要對當前知識領域有相關了解的專業人才，同時還需要了解檔案的專業工作人員。對于企業來講，在檔案部門配備這么多人力會給企業造成很大的壓力，在這方面為了解決知識管理中人力的問題，可以采用專職、兼職人員相結合的方式。專職人員指檔案工作人員，兼職人員是企業內部有知識需求部門臨時調派的協助人員或者是熟悉信息開發軟件的專門外包人員。通過這樣專、兼職人員的結合可以使企業在節省資本的情況下解決知識產品開發過程中產生的人力問題。4.企業檔案管理吸引其他部門交叉協同工作。知識管理環境下，企業檔案部門如果要實現知識產品的生成及實現，首先需要了解各部門的需求，需要有針對性地進行知識管理。同時，在知識產品生成的過程中也需要各部門的參與。企業想發揮檔案的價值，從中提取知識、共享知識，企業檔案管理應由多個部門協同參與，這樣的參與并不是多個部門全程參與檔案工作，而是多個部門參與到檔案工作的主要階段，如檔案生成、檔案內容利用等方面。檔案資產是能夠為企業、其他有關社會組織乃至個人帶來經濟利益的、屬于知識資源的經濟資源[10]91。在充分了解了檔案作為資產的一面后，以知識管理為背景進行企業檔案資源整合，會給檔案管理事業注入新的活力。并且知識經濟時代使得各企業之間展開了知識儲備競賽，檔案部門作為企業生產、經營、研發、管理活動中原始記錄的存儲地，為知識產品的生成、共享提供了良好的平臺。檔案部門及工作人員應適應知識經濟給企業帶來知識管理的需求，適時轉變理念、調整管理流程、機制、加強與其余部門的合作，利用好這個平臺為企業實現知識管理提供幫助。

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