檔案標準化管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案標準化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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隨著學校的高速率高質(zhì)量發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作管理方式已經(jīng)不能跟上教學發(fā)展的步伐。檔案工作的規(guī)范化、標準化管理對于提升檔案管理工作的水平效率以及促進檔案管理的現(xiàn)代化有著非常重要的作用。文章通過分析檔案工作規(guī)范化、標準化管理的重要性，檔案管理標準化、規(guī)范化的特點，以及促進檔案工作規(guī)范化，標準化的措施，以此提高教學發(fā)展的水平。

關(guān)鍵詞：

學校檔案工作；規(guī)范化；標準化；管理

一、檔案工作規(guī)范化、標準化管理的重要性

高校檔案管理工作是反映學校管理水平和教學、科研質(zhì)量的一個重要標志，是提高學校各項工作水平的重要保障，是實現(xiàn)學校管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。日前，很多高校的檔案管理方式還停留在最基礎(chǔ)的階段，其管理能力的低下導致教學質(zhì)量水平的落后，檔案管理工作的方式還不能得到很好的提高。高校的管理人員應該要明確了解檔案工作的規(guī)范化、標準化對教學質(zhì)量的提高以及將管理系統(tǒng)邏輯化的重要性。

二、檔案管理標準化、規(guī)范化的特點

(一)系統(tǒng)存儲量大、查閱方便

隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及在教學中的廣泛應用，現(xiàn)代‘辦公無紙化’已經(jīng)滲透在學校教育的各個方面。現(xiàn)代化管理系統(tǒng)多應用電腦辦公，采用文字處理軟件，WPS表格以及圖形展示的方式對教學管理做相應的處理并組成學校的檔案管理系統(tǒng)能夠方便查詢、閱讀、以及存儲管理過程中的大量信息。

(二)管理成本較低

檔案管理的整理、分類、收集、錄入等環(huán)節(jié)都需要管理人員認真的態(tài)度去處理，各部門的檔案管理人員隨意、松散的檔案整理態(tài)度會給檔案整理增加很多不必要的用材、空間。而現(xiàn)代化檔案管理相比從前的管理方式多了許多存儲容量，可以存儲所有學生的相關(guān)信息以及教師的教學和日常信息，雖然信息量多且繁雜可是將管理系統(tǒng)規(guī)范化、標準化之后就只需要少量人力來清查檔案管理。因此，在檔案整理的過程中要求規(guī)范化、標準化可以有效地節(jié)約成本，并且在再次查看時節(jié)約了尋找檔案資料的時間。

(三)具備科學、合理的歸檔標準

眾所周知，檔案的種類多，涉及的方面廣，保存的時間長短不統(tǒng)一，因此，將檔案管理規(guī)范化、標準化使其具備科學、合理的歸檔標準有著重要作用。檔案館的資料齊全，而后要大量涌入不同的地方區(qū)域，雜亂無章的檔案整理顯然不能適應檔案管理的這個特征。要把檔案質(zhì)量和類型都做到規(guī)范整理就要具備科學、合理的歸檔標準，而將檔案管理規(guī)范化、標準化就能將管理持續(xù)有效地進行。

三、促進檔案工作的規(guī)范化、標準化管理的措施

(一)做好檔案管理基礎(chǔ)工作

在檔案管理工作開展中，公文制發(fā)是促進檔案管理工作規(guī)范化與標準化的基礎(chǔ)和前提，同樣，做好文書處理與公文制發(fā)也是保證檔案管理工作規(guī)范化與標準化的基礎(chǔ)工作部分。許多檔案管理人員因為在收集文書工作方面的繁瑣事宜而有偷工減料的嫌疑，使得檔案管理工作在收集與制作方面有所缺漏。公文制發(fā)的質(zhì)量直接影響著管理工作的進行，因此，在檔案的收集錄入過程中，應注意對于公文制發(fā)的規(guī)范化以與標準化保證檔案管理的規(guī)范化與標準化。其次，應在公文制發(fā)的檔案收錄管理中進行檢查，保證內(nèi)容合理，格式規(guī)范，避免不規(guī)范的字，以方便檔案管理過程中的便利性。

(二)及時清理檔案案卷，保證檔案時效性

在檔案管理的開展中，及時清理失去價值意義的檔案信息對于檔案管理有重要作用。及時清理檔案案卷，保證檔案案卷的時效性可以有有效空出部分空間讓其他檔案合理利用。通常情況下，檔案管理工作人員都會在一定的時間內(nèi)檢查檔案的時效性，若檔案在一定時間之后失去了其價值，則能夠?qū)⑵淝謇礓N毀，若檔案具有永久時效性，則需要對其永久管理并保存，這也在一定程度上保證了檔案的安全性，給檔案管理帶來了方便。

(三)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員作為檔案管理工作開展的重要組成部分，檔案管理工作人員進行檔案管理保護操作的規(guī)范性與標準性也有著很大的直接作用影響。管理工作人員掌握著所有的資料信息，事檔案管理安全性能的直接影響者，這就要求管理人員對檔案有著絕密的保護性。特別是在人員調(diào)動時，管理人員交接檔案信息的可靠性是檔案能被完整保護的關(guān)鍵。目前國家也有相關(guān)法律條例禁止檔案管理人員將檔案信息泄露給無關(guān)人員。以此看來，檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也是檔案管理的必備條件。

四、結(jié)語

學校檔案管理關(guān)系著全校師生的重要信息，將其規(guī)范化、標準化對教學有著不可忽略的積極作用。要做好學校檔案管理工作，就要切實把檔案管理放在重要的位置，統(tǒng)一思想認知，調(diào)動全員積極性完善學校檔案管理工作。當然，影響教學質(zhì)量的因素不止檔案管理，可是，檔案管理在一定程度上影響著學校發(fā)展是不可否認的事實。學校檔案管理規(guī)范化、標準化能夠有效地在學校進一步發(fā)展進程中起到關(guān)鍵作用。

作者：李香峰 單位：東北電力大學人事處

參考文獻：

[1]孫燦.試析檔案工作的規(guī)范化與標準化[J].蘭臺內(nèi)外，2013(04).

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一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術(shù)界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

篇3

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，醫(yī)療體系改革不斷深入，當前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作已經(jīng)跟不上時展的步伐，而且還存在諸多的問題，會使衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理發(fā)展受到一定的約束。

二、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化的作用

（一）推動檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理信息化能夠推動檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動量，并且能使醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計算機就能查閱相關(guān)檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時還能夠有效避免紙質(zhì)檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠為檔案調(diào)閱者提供更好的服務(wù)。

（二）為管理者決策提供可靠保證

管理者在做決策前需要綜合分析醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的各項信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，由于電子檔案可以在計算機上隨時查閱，而且信息齊全，一般不會出現(xiàn)信息錯誤和丟失的情況，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進行綜合分析，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。

三、公共衛(wèi)生信息化應用進展

（一）居民電子健康檔案

居民電子健康檔案包含了個人健康檔案、家庭檔案、個人健康信息、就診記錄和健康管理等信息，記錄了疾病發(fā)現(xiàn)、診療、康復全過程，實現(xiàn)了對居民個性化的連續(xù)、動態(tài)、全程健康管理。居民電子健康檔案改變了以往居民健康信息的紙質(zhì)、靜態(tài)的狀況，實現(xiàn)了居民所有健康相關(guān)信息一點（源）采集，多點共享，綜合利用。只要簡單地刷一次卡就可以完成檔案記錄，既往的就診記錄和隨訪記錄都能方便、快捷地得到利用，有利于醫(yī)務(wù)人員及時掌握患者的疾病控制情況，根據(jù)個體情況進行健康教育和個性化管理，使治療針對性更加明顯，時效性更加突出。居民使用網(wǎng)上健康查詢、網(wǎng)上預約和健康管理咨詢等服務(wù)，從過去醫(yī)生主導向與病人互動的模式轉(zhuǎn)變，大大方便了患者就醫(yī)，提高了自我管理的依從性。公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)貫穿了個體從出生到死亡的全過程，是居民健康檔案的重要組成部分。

（二）醫(yī)防結(jié)合的慢性病管理

基于居民電子健康檔案，建立了醫(yī)防結(jié)合“三位一體”的慢性病全程健康管理模式。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心負責組織和實施慢性病患者的篩查、診斷、常規(guī)治療、隨訪等工作，綜合醫(yī)院開展慢性病患者的診斷和救治，專業(yè)機構(gòu)制定計劃、實施、質(zhì)控、督導和評估，三方職責明確、分工協(xié)作、資源整合、信息共享。基于居民電子健康檔案，社區(qū)和綜合醫(yī)院建立了疾病復查、疑難重癥患者雙向轉(zhuǎn)診制度和流程。慢性病病人的隨訪、就診記錄、檢驗報告和用藥溯源自動同步至居民電子健康檔案，數(shù)據(jù)真實可靠，醫(yī)生能夠?qū)颊呒膊∏闆r進行客觀、量化的評估和預警。對健康人群、高危人群、慢性病患者進行分類干預，開展健康教育、危險因素監(jiān)測、定期隨訪、并發(fā)癥防控等工作，顯著提高了患者管理數(shù)量和管理效率。

（三）醫(yī)教結(jié)合的學生管理

基于?W生電子健康檔案，建立了醫(yī)教結(jié)合的學生健康管理模式。實行“一校一醫(yī)”的學生健康管理模式，學校發(fā)放機構(gòu)卡，全科醫(yī)生發(fā)放醫(yī)生績效卡。全科醫(yī)生負責學生基本信息建檔、維護、疾病監(jiān)測、健康處方管理的全程跟蹤，及時掌握校園內(nèi)學生的健康信息，有針對性地開展各類疾病的干預與處置。建立一人一檔的學生健康檔案，為轄區(qū)內(nèi)所有中小學生發(fā)放健康卡，健康卡與學生醫(yī)保卡、學籍卡信息綁定。利用每年的健康體檢、健康評估和健康指導，記錄學生的健康狀況與健康素養(yǎng)情況，同時做好學生的健康檔案與早年的兒童保健和后期的成人健康檔案銜接。

四、推進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）建立統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系

在當前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對當前的管理體系進行全面改革，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的緊密結(jié)合，建立一個統(tǒng)一規(guī)范的標準化管理體系，促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中，工作人員要對檔案進行標準化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進行有效的分類管理與保存，以此來促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性，促進衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價值。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

目前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)需要大量的高素質(zhì)、專業(yè)性、綜合性的人才。由于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作比較復雜，再加上現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。因此，在實際的檔案管理工作中，衛(wèi)生系統(tǒng)要引進一批專業(yè)的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理條例、職能分類，具有一定的計算機專業(yè)知識與醫(yī)學專業(yè)知識基礎(chǔ)，以此來打造一支專業(yè)性強的管理團隊，更好地為群眾進行服務(wù)。

（三）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，最主要的就是要實現(xiàn)各單位檔案室計算機與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的普及應用，從而不斷加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應用系統(tǒng)建設(shè)。第一，我國要在全國范圍內(nèi)建立衛(wèi)生醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并利用政務(wù)網(wǎng)對其進行輔助，來建立市與縣級檔案網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系。第二，對檔案管理軟件進行規(guī)范與統(tǒng)一，從而可以有效保障檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)的規(guī)范、標準、統(tǒng)一與長期使用性。第三，加強電子文件歸檔管理，積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)。在當前實際的檔案信息化建設(shè)中，衛(wèi)生系統(tǒng)必須引進先進的辦公設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的信息化，最大化地發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（四）完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施

衛(wèi)生系統(tǒng)可以從以下幾方方面完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施。第一，在出現(xiàn)隱患萌芽時，工作人員一定要科學地評估危險的大小，并重點保護這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評估檔案數(shù)據(jù)的安全性，給檔案劃分相應的安全等級，并從實際情況找出相應的解決辦法，最終制訂一套切實可行的安全方案。第三，衛(wèi)生系統(tǒng)要利用用戶信息認證、電子加密、防火墻等先進的技術(shù)保護檔案信息管理系統(tǒng)的安全。這些技術(shù)中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計算機訪問危險網(wǎng)站，減少中病毒的概率。

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傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，陳舊的檔案管理機制落后于時展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設(shè)發(fā)展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。

1 實施檔案管理標準化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無數(shù)事實證明，標準化透于檔案管理現(xiàn)代化的進程之中，標準化工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)，沒有標準化就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結(jié)果，必將推動各項業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，同時造就了一批復合型人才，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 檔案管理標準化存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統(tǒng)一操作性

檔案管理標準化本身的標準并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2.2 一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調(diào)研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關(guān)了只是關(guān)注考核和評比涉及的內(nèi)容，不認真關(guān)注檔案管理工作本身的意義和效率。

2.3 許多單位的領(lǐng)導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質(zhì)和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。

3 檔案管理標準化問題的解決措施

3.1 建全檔案管理標準化管理機制

針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執(zhí)行機構(gòu)應加快現(xiàn)代農(nóng)場基礎(chǔ)情況的調(diào)研與分析。結(jié)合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎(chǔ)指導檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務(wù)檔案管理方法與重點為基礎(chǔ)，結(jié)合單位項目特點以及經(jīng)營內(nèi)容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結(jié)合相關(guān)法規(guī)要求建立真正能夠指導檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現(xiàn)代化建設(shè)需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現(xiàn)。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)

針對現(xiàn)代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業(yè)技能需求，檔案管理標準化建設(shè)中還應加快檔案管理隊伍的建設(shè)。通過人才引進、人才培養(yǎng)等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識為輔助促進檔案管理標準化實施。

3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務(wù)檔案管理

在現(xiàn)代財務(wù)管理體制改革背景下，財務(wù)檔案的管理標準化成為了影響財務(wù)管理效果、影響基層單位經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財務(wù)檔案管理工作對單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標準化實施中應以財務(wù)檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標準化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。通過財務(wù)檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內(nèi)容標準化的實施。

3.4 推進數(shù)字化檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，檔案管理標準化實施中還應針對數(shù)字化檔案管理的特點與優(yōu)勢加快數(shù)字化進程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標準化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實現(xiàn)數(shù)字檔案管理標準化。針對經(jīng)營內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在基層單位經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)中強化標準化管理制度的執(zhí)行。以標準化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進檔案管理標準化的實施。

3.5 加強對檔案管理標準化的監(jiān)督檢查

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1 全面普查案卷

對案卷進行全面的普查是實現(xiàn)檔案標準化和規(guī)范化管理的首要工作。主要原因是多年來相關(guān)管理部門大對案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內(nèi)容存在缺陷和不足，存在標題不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重的話，還存在未標注標題的問題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復率，在其中還存在相當大一部分不具有保存價值的文件材料，因此需要進行普查工作，首先將無用的和不具有保存價值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復的情況，避免影響計算機管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對存在缺陷和不足的案卷進行重組工作，尤其是那些內(nèi)容較為復雜和沒有保存價值的案卷。將存在聯(lián)系的案卷盡可能的聯(lián)系到一起是重組案卷過程中需要秉持的原則。而對于沒有標題和目錄，或者是標題較為模糊和無頁碼的案卷需要進行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現(xiàn)標準和規(guī)范的狀態(tài)，這樣一來，可以使館藏得到優(yōu)化，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學保管，計算機管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規(guī)劃。

4 實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

5 提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

6 檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案資源的安全需要檔案管理人員需要負直接的責任，為了充分提高檔案管理的規(guī)范化和標準化建設(shè)，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，因此檔案管理人員必須具有較高的綜合素質(zhì)。首先是政治素質(zhì)，檔案管理工作是國家社會管理工作中的一個重要的組成部分，對提升國民經(jīng)濟是建設(shè)水平具有較大的促進作用，因此檔案管理人員的政治責任心需要較強，并且需要具有全心全意為人民服務(wù)的精神態(tài)度，并且需要對檔案管理事業(yè)具有較高的熱情，能夠積極主動的參與到檔案管理工作中，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)是最好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，檔案管理人員需要了解和掌握檔案管理的理論知識，并全面的熟悉檔案保管的內(nèi)容，還需要對檔案法規(guī)做綜合的了解，只有這樣，檔案管理的規(guī)范化和標準化才能夠得到有效的提升；最后是文化素，檔案管理人員需要具有較高的文化素質(zhì)，這樣一來，能夠在管理檔案的過程總結(jié)經(jīng)驗和教訓，掌握做好檔案管理工作的規(guī)律，從而提升自身的檔案管理水平。另外，檔案管理工作人員需要具有敏銳的觀察能力和洞察力，善于觀察別人，幫助別人，為用戶提供高水平的檔案服務(wù)。

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對檔案室規(guī)范化管理標準，應遵循“三輕”“三重”的原則

(1)輕檔案管理的形式，重檔案集中統(tǒng)一管理與檔案員崗位技能。檔案規(guī)范化管理的測評，并非一個單位一蹴而就之功，而是經(jīng)過多年努力奮斗的結(jié)果，也凝結(jié)著幾任領(lǐng)導和歷任檔案員的心血，這種分值宜低不宜高。重在檔案的集中統(tǒng)一管理，各門類的檔案是否齊全完整，檔案員是否熟悉檔案業(yè)務(wù)并能根據(jù)現(xiàn)實要求與時俱進地掌握檔案工作中的新要求、新舉措、新技能，這樣的分值宜高不宜低。

(2)輕業(yè)務(wù)用房，重庫房管理和檔案保護的實用設(shè)施。隨著“大部制”改革的實施和“大機關(guān)”的發(fā)展趨勢，辦公用房將嚴重不足。以永州市為例，60多個單位集中在市委、市政府大院辦公，大部分單位三、四位工作人員擠在一間辦公室，能有一個房間專門用作檔案室就很不錯了。所以對檔案業(yè)務(wù)用房的建設(shè)只宜提倡，不能強求，否則會嚴重挫傷這些單位領(lǐng)導和檔案員對工作的積極性。重視庫房管理和檔案保護的實用設(shè)施，這畢竟是檔案室建設(shè)所必需的，更是檔案行政管理部門所重視的，所以必須嚴要求、高標準。

(3)輕檔案管理中的一些過程，重歸檔文件的完整性、編研和電子文件錄入量。由于受編制所限，各基層單位的檔案員90％都是兼職的，對一些檔案管理中的過程應輕測評，占小分；而檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如歸檔文件的完整性、編研材料的齊全性、電子文件的錄入量則應嚴掌握，占大分，畢竟基層檔案室是檔案館檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)。

對檔案館規(guī)范化管理標準，應堅持“三寬”“三嚴”的原則

一方面要寬于體制，嚴于資金保障和硬件設(shè)施建設(shè)。自2002年機構(gòu)改革業(yè)已完成后，檔案部門分別納入政府或黨委管理，檔案部門班子的配備，地方政府和黨委已綜合考慮，這種行政體制，作為檔案部門無法干涉。有鑒于此，在制定檔案館規(guī)范化管理標準時，應采取“寬有度”的原則。而檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費和檔案館庫建設(shè)的投資力度最能反映一個地方檔案工作被當?shù)攸h委、政府重視的程度，也是地方黨委、政府為檔案部門辦的最大實事。因此，作為上級檔案部門評判地方檔案館唯一的標準，應堅持“嚴有據(jù)”。同時，考慮到我國東西部經(jīng)濟發(fā)展不平衡以及沿海與內(nèi)地的工資和成本差異，應要求檔案事業(yè)經(jīng)費與地方經(jīng)濟增長相適應。

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一、中專學校檔案質(zhì)量管理的含義和特點

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。中專學校檔案管理具有以下幾個特點：

（一）教育性

通過檔案管理工作分析學生在學習過程中的變化，及時引導學生揚長避短，克服不足，促使師生積極努力，奮發(fā)向上實現(xiàn)教育目標。

（二）業(yè)務(wù)性

通過對檔案的記載，采取有效措施保證教學工作的順利開展。

（三）參與性

檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各學校各部門負責人、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。充分調(diào)動了各部門、各崗位人員相互配合、積極協(xié)作，對發(fā)揚團隊精神起到了積極作用。

（四）控制性

從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

（五）研究性

通過對檔案中數(shù)據(jù)記載和分析，為探索、總結(jié)和研究教育活動提供了有效的依據(jù)和資料。對改進教育教學方法，提高教育教學水平起到了非常重要的作用。

二、中專檔案的收集整理

（一）收集內(nèi)容

從性質(zhì)來看有兩個方面：一是上級來文;二是本校產(chǎn)生的文件資料。本校產(chǎn)生的資料，一是反映學校整體情況，二是反映學校成員個人情況，三是反映學校教學情況。

（二）收集方法

事前收集學校的各種活動，上報材料，事先做好收集歸檔工作準備，必要時復制多份，以備歸檔利用。平時收集制定學校各種立卷材料類目表，在日常工作中形成的凡是能當做檔案資料用的材料要及時收集、整理、加強檢查、年度收集，每個學年度集中收集各種資料，并做好資料的查找、補漏、核實等工作。從檔案的以上收集來看，存在著如下困難，一是檔案管理工作沒有充分得到單位領(lǐng)導的重視和支持，有些單位領(lǐng)導甚至覺得檔案管理就是把一些檔案和文字類材料憑證管好就行了，不需要太多的專業(yè)知識，因此，缺乏對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓。二是對檔案管理的硬件、軟件配備不齊全，平時不注意文件資料的收集，制度不完善，到檔案利用時才知道檔案的重要性，以及影響檔案材料的質(zhì)量。

（三）檔案整理

1.分類

按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式的不同進行分類，按年度問題分類，分為文書檔案、教學檔案、會計檔案。

（1）文書檔案：文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。學校文書檔案分為黨群、行政、總務(wù)類。

黨群類：是上級黨委、團委針對本單位的批復決定等，本校黨、團計劃總結(jié)。

行政類：上級主管機關(guān)針對本單位的通知、決定、本校行政會記錄。

總務(wù)類：本校固定資產(chǎn)統(tǒng)計表，基建圖紙。

（2）教學檔案：教學檔案是教學管理和教學活動過程中直接形成的，以文字、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件材料總稱。教學檔案管理工作是學校管理的重要組成部分。教學檔案管理的好壞是衡量學校教學管理水平的重要標志，也是反映學校教育發(fā)展與改革的歷史進程的主要依據(jù)之一。學校教學檔案分為教學、學籍、學績、其它類。

教學類：校歷、班務(wù)日志、教學計劃。

學績類：各科成績統(tǒng)計表、運動會秩序冊。

學籍類：學生花名冊、錄取簡明登記表。

其它類：攝制教學工作的錄像帶、教學課件。

（3）會計檔案：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。學校會計檔案分為報表、賬簿、憑證類。

報表類：季度、年度報表。

賬簿類：總賬、明細賬。

憑證類：記賬憑證。

2.立卷

按照材料的自然形成規(guī)律，保證材料之間的歷史聯(lián)系，按照材料的價值，正確劃定保管期限。卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)材料的排列要系統(tǒng)化，以反映材料之間的聯(lián)系，便于利用和保管，具體可按時間、問題、作者、重要程度等排列，也可靈活掌握，結(jié)合適用。編目上架。編制卷內(nèi)目錄，案卷目錄和標題是揭示卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索。

三、中專學校檔案的保管與質(zhì)量管理的要求

檔案的價值是保管的依據(jù)，檔案參考作用的大小來鑒定檔案的存放價值，但檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識有著密切的關(guān)系。其中領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

學校的文書檔案、教學檔案、會計檔案應編制移交清冊，在學校機關(guān)綜合檔案存放，以先文書后教學再會計的順序給檔案柜統(tǒng)一編號。lO年以上的永久檔案移交，上級檔案館統(tǒng)一保管，本校保存移交清冊，對再無保存價值的檔案造冊銷毀，領(lǐng)導簽字后方能銷毀。

為了解決不斷增長的大量檔案與利用者對檔案特定需要之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案的作用，必須編制各種檢索性目錄，如檔案目錄，分類目錄等。建立檔案借閱登記，利用效果登記簿，并認真填寫，搞好檔案的保密工作。

在做好以上工作的同時，單位領(lǐng)導要給從事檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學習和培訓的機會，持續(xù)提高檔案管理人員專業(yè)知識水平，并完善各項檔案管理設(shè)施。檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都應該配備齊全。

四、解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

現(xiàn)階段，檔案管理工作確實有很多不如人意的方面。主要表現(xiàn)在有些領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓不夠、檔案管理設(shè)施不足、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高、資料的收集、整理;檔案制度不完善等。如何切實解決和改進檔案質(zhì)量問題要從如下方面開展好工作。

（一）分析現(xiàn)狀，查找問題

檔案管理人員要自覺樹立檔案質(zhì)量管理意識，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研等各環(huán)節(jié)都要不定期進行檢查和自查。分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因，及時找出影響和制約檔案質(zhì)量的因素。

（二）制定計劃，組織實施

對于在檢查和自查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，都要從第一步開始，結(jié)合本單位實際情況，及時制定改進計劃，并切實將計劃貫徹落實，不讓同樣的錯誤再次出現(xiàn)。

（三）總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績

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機能實驗室屬于現(xiàn)代媒體設(shè)施中的一種教學工具.因此，在基礎(chǔ)醫(yī)學院校展開機能實驗教學的過程中，其實驗室具有實驗數(shù)量多、儀器設(shè)備龐大等特點.目前，各醫(yī)學院校機能實驗室根據(jù)學院的規(guī)模以及院校的需求設(shè)置不同程度的機能實驗室.在醫(yī)學院校中一般擁有10-14間的機能實驗室，根據(jù)學生的數(shù)量以及教學的需求，包括網(wǎng)絡(luò)化教學實驗室、創(chuàng)新性實驗室、機能學人體實驗室.在實驗室內(nèi)同時配有SH-1生物機能實驗室同步演示系統(tǒng)設(shè)備、Labtutor人體實驗教學系統(tǒng)以及BL-420F生物信號采集系統(tǒng)和相關(guān)的分析儀器等教學設(shè)備.通常情況下，機能實驗室都具有與之相匹配的設(shè)施，這些設(shè)施有助于教學模式的順利開展.因此，醫(yī)學院校在機能實驗室管理方面應當加強管理，建立和完善相關(guān)的管理制度，使得機能實驗室的管理更規(guī)范化和制度化.只有將機能實驗室進行標準化的管理，才能夠在教學實踐中充分體現(xiàn)出其應有的作用.在實驗室教學的過程中，標準化的機能實驗室管理模式，有效保障實驗教學秩序的順利展開，充分發(fā)揮機能實驗室的作用，使得教師在教學中更好的培養(yǎng)學生，提高學生的各項綜合能力.

2機能實驗室標準化管理的方法

在對機能實驗室標準化管理的過程中，科學的管理方法是標準化管理制度實現(xiàn)的有力保證.科學的管理方式是實現(xiàn)機能實驗室標準化管理目標的根本手段.醫(yī)學院校在對機能實驗室進行標準化管理的過程中，科學的管理方法不僅來源于管理的實踐，更來源于管理人員的服務(wù).唯有在管理的過程中，突出服務(wù)性的宗旨，更有助于管理標準化的實現(xiàn).機能實驗室標準化的管理方法主要由以下幾種：

2.1建立完善的規(guī)章管理制度

規(guī)章制度的完善是實現(xiàn)機能實驗室標準化管理的重要前提和保證.對機能實驗室進行標準化的管理有助于機能實驗室在教學中充分發(fā)揮其作用.為使得機能實驗室建設(shè)得更為完善，發(fā)展的更加規(guī)范，建立相應的規(guī)章管理制度，可以促進機能實驗室在平常的管理工作中做到有章可循，所有的管理工作能夠按照一定的秩序進行.因此，各醫(yī)學院校應當根據(jù)學院的實際情況，制定機能實驗室的管理守則.在學生進行實驗操作中，讓學生按照相應的實驗守則進行實驗操作.其實，醫(yī)學院校對機能實驗室進行管理的過程中，其各項制度應當包括實驗藥品的管理制度、機能實驗教師備課制度、以及儀器設(shè)備管理制度等等.只有建立相關(guān)制度的前提下，實驗室教學工作才能夠更好地開展.同時，完善管理制度，有利于機能實驗室的管理.可見，規(guī)章制度的建立能夠為標準化的機能實驗室管理提供有力的保證.

2.2責任管理與崗位管理制度相結(jié)合

制度的建立為標準化的管理模式提供了有力的保證.在完善相關(guān)制度的前提下，加強管理的責任制度，將管理的責任運用到實際的工作中，使得管理工作能夠順利開展.在機能實驗室管理工作中，設(shè)置相應的崗位管理.崗位管理是醫(yī)學院校根據(jù)實驗室教學的進行而設(shè)置的.實行崗位管理的要求符合實驗室教學的特點，因此，對崗位本身應當做到標準化和規(guī)范化.各醫(yī)學院校根據(jù)本校機能實驗室設(shè)立的具體情況，采取專人負責的模式.機能實驗室崗位的設(shè)置應根據(jù)級別不同，對管理人員的考核指標也不相同.唯有加強崗位管理，才能夠促進機能實驗室標準化的管理.責任管理制度，主要體現(xiàn)的是在管理中始終堅持以人為本的原則進行管理.責任管理的實行依據(jù)在崗人員的管理進行責任確認.責任管理制度是對管理人員的管理精神和管理行為進行 規(guī)范化的管理.根據(jù)崗位管理的考核情況，增強管理人員的管理素質(zhì)以及責任感.對機能實驗室進行責任的管理制度，其實質(zhì)就是依據(jù)管理的相關(guān)制度對管理人員的行為進行統(tǒng)一規(guī)范的管理.機能實驗室管理責任制度的推行，對機能實驗室各項管理工作的正常進行提供了有力保證.責任管理與崗位管理相結(jié)合，使得各項管理工作能夠運用到實際中來，使得機能實驗室的管理工作取得良好的效果.

2.3根據(jù)實驗設(shè)備對機能實驗室進行分類管理

機能實驗室內(nèi)每一件設(shè)備儀器都具有很高的使用價值.醫(yī)學院校在購買這些儀器的過程中，同樣支出了較高的經(jīng)濟費用.機能實驗室內(nèi)的儀器各種各樣，每一件儀器在實驗教學中所具有的作用也各不相同.醫(yī)學院校提供全套的儀器設(shè)備有助于實驗室教學的順利開展.因此，在對機能實驗室進行標準化管理的過程中，應當根據(jù)實驗設(shè)備對實驗室進行分類的管理.對實驗設(shè)備進行分類管理，可以提高實驗設(shè)備使用的效率.根據(jù)設(shè)備類型對實驗室進行管理，可以依據(jù)實驗的類別以及設(shè)備保養(yǎng)的要求對儀器和設(shè)備進行符合科學規(guī)范的配置.同時還可以對實驗室進行專門化的設(shè)置.所謂專門化的設(shè)置，指的是針對一個實驗項目，設(shè)置兩個實驗室的數(shù)量.這種專門的設(shè)置模式，既可以滿足教學的要求，還能夠?qū)x器設(shè)備進行合理的配置，使得儀器設(shè)備的利用率達到最大.在實驗室儀器設(shè)備需要更新的過程中，分類模式的進行，為其提供了有力的條件.實驗室進行專門的設(shè)置，對儀器設(shè)備進行分類管理，在實踐的過程中，不僅有助于教學模式的展開，更有利于儀器設(shè)備的利用率達到最大化.避免了在實驗操作中，儀器設(shè)備搬動的情況.可見，這樣的管理模式，不僅有助于教學，更有助于儀器設(shè)備的管理.使得在對機能實驗室管理的工作中更具有針對性，不會導致在日常的工作中出現(xiàn)管理不合理的現(xiàn)象.因此，根據(jù)實驗設(shè)備對機能實驗室進行分類管理，設(shè)立專門的實驗室，是機能實驗室標準化管理的必要手段.

2.4實驗教學的標準化管理

機能實驗室的建立是為了實驗教學的順利開展.在建立相關(guān)的管理制度，調(diào)動管理工作人員的積極性的情況下，使得實驗室管理人員的管理職責明確，對實驗室的安全提供了保證，促進機能實驗室高效的運行.但是，在對機能實驗室進行標準化管理過程中，只針對管理人員提出一些必備的要求是完全不夠的.為促進機能實驗室標準化管理工作的順利進行，在管理工作中應當實行實驗室集體備課并建立相應的實驗教學檔案.如此一來，即使部分管理工作人員因其他原因不能對實驗室進行管理，那么其他的管理人員可以根據(jù)之前建立的檔案，立刻接管實驗室管理工作.因此，在每學期開始，醫(yī)學院校應當組織相關(guān)的實驗技術(shù)人員進行實驗集體備課以及與之相關(guān)的預演實驗，對每一位教師的實驗建立與之相匹配的檔案.實驗教學的檔案應當由實驗教師獨立完成，交由實驗室管理工作人員保管.檔案的建立可以讓學生以及教師對自己的實驗課程有詳細的了解.管理人員還應要求學生，在實驗完成后，根據(jù)檔案登記的信息對實驗用品進行清點.該項工作的進行，不僅是管理人員就可以完成的，其中需要教師和學生的共同參與.可見，這樣實驗操作過程，不僅可以實現(xiàn)試驗的目的，還有助于學生科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L.使得機能實驗室標準化管理工作更順利的進行.

3提高實驗室教學人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

建設(shè)標準化的機能實驗室管理模式，其主要目的就是提高教師和實驗技術(shù)人員對機能實驗室的使用效率.實踐表明，提高各組成人員的專業(yè)素質(zhì)將有利于標準化管理模式的進行.隨著實驗跨科學性以及實驗改革的進行，對機能實驗室進行標準化的管理具有其必要性.教師在實驗教學中起著重要的作用.因此，在對機能實驗室進行標準化的管理中，調(diào)動教師工作的積極性，鼓勵教師在教學實驗中推行實驗改革，為實驗教學的推廣獻計獻策.實驗教學的改革對于醫(yī)學院校機能實驗室標準化的管理具有重要的影響.通過實驗教學的改革，無論教師還是學生，都會在日常的實驗中注重實驗室的的各項管理制度.教師和學生參與進機能實驗室的管理工作中，將對管理工作展開具有促進作用.教師在提高自身專業(yè)素質(zhì)的前提下，在教學實踐中推廣實驗教學改革的進行，使得機能實驗室的標準化管理更好的進行.可見，在機能實驗室標準化的管理中，教學人員專業(yè)素質(zhì)的提高將有利于機能實驗室標準化的管理.同時，標準化的機能實驗室管理模式對于教學實踐的開展同樣具有重要的影響.

4結(jié)語

篇9

【關(guān)鍵詞】進檔案工作；“以我為主”；案卷質(zhì)量

我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級、各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)，構(gòu)成了一個嚴密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理中間性、過渡性、半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。因此，推行檔案工作的規(guī)范化、標準化是與時俱進，勢在必行的必由之路。

1. 公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中，必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

（1）公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

（2）注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否標準，主送單位和抄送準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。

（3）公文字跡要牢固清晰。不論是草似公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。



2. 實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作中國形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（3）在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的人口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

篇10

關(guān)鍵詞： 檔案工作 規(guī)范化 標準化 立卷 建設(shè)

在新的歷史時期下，人們越來越注重檔案工作的規(guī)范化和標準化建設(shè)。檔案工作的規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)工作。實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，對檔案工作規(guī)范化、標準化工作要任務(wù)清楚，目的明確，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。

一、文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別

《檔案法》第十二條規(guī)定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。”可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性”，［1］所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”［2］。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下次要性質(zhì)可以發(fā)生變化，而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、做好檔案工作規(guī)范化、標準化的前提工作

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。所以，我們首先要做好公文制發(fā)的工作，而公文制發(fā)得怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響著日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標準化的問題，提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。要做好以下四個方面的工作：第一，公文用紙質(zhì)量要好應該是前提，要統(tǒng)一幅面尺寸、規(guī)格、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。第二，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。第三，公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，保證字跡鮮明、清晰，以利于日后長久保管利用。第四，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

三、做好檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。立卷歸檔工作是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。第二，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在以本單位形成的文件為主的原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，從而提高檔案利用的效率和效果。第三，在堅持貫徹以本單位形成的文件為主歸檔原則的前提下，要注意有效地維護卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

四、依靠原始材料進行檔案立卷，建立電子文件歸檔制度

除了依靠原始材料設(shè)立分管領(lǐng)導和立卷牽頭人負責督促檢查立卷工作外，還要開展電子文件歸檔。電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原始材料立卷，要以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍。進行這項工作需要新的知識和技術(shù)手段，而現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，因此，在進行這項工作以前，要對承擔此項工作的人員加以培訓，通過組織業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文歸檔工作，這樣才能逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標。

總之，為促進檔案工作規(guī)范化、標準化的建設(shè)，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，建立電子文件歸檔制度，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

參考文獻：