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論文關(guān)鍵詞:檔案管理信息資源信息化

檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。在全面建設(shè)小康社會(huì)，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新的發(fā)展階段，檔案的管理與利用工作也要遵循新思路，尋求新突破，不斷開創(chuàng)新局面，以適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)檔案工作越來越高的要求。同時(shí)，也應(yīng)該看到，在新的歷史時(shí)期，隨著中國政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，檔案工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理與利用工作是做好新時(shí)期檔案工作的關(guān)鍵。

一、新時(shí)期檔案工作中存在的主要問題

1.國家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時(shí)代和地方特征，需不斷加以優(yōu)化

目前，在國家綜合檔案館保存的檔案中，存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題。在檔案的來源上，一般僅有本行政區(qū)域一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案甚少，而且難以反映我國社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌以來公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國家綜合檔案館保管著610個(gè)全宗的檔案，其中一級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為347個(gè)，二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為173個(gè)，89個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗在市檔案館，縣區(qū)檔案館二級(jí)全宗數(shù)量少，有的縣檔案館甚至沒有保管二級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案。來源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時(shí)期社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)全貌。二是在檔案的內(nèi)容上，記載國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)方面的檔案多，與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多，體現(xiàn)地方優(yōu)勢(shì)的各類特色檔案少。漂河市國家綜合檔案館的檔案多來自于黨政機(jī)關(guān)，其內(nèi)容也主要是反映國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)，近年來，雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫，但全市保存的地方特色檔案只有65種，還不能真實(shí)地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上，文書檔案居多，專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數(shù)量少。全市國家綜合檔案館文書檔案151099卷(件)，專門檔案45678卷(件)，科技檔案1565卷(張)，聲像檔案36687張(盤)，目前館藏檔案還以文書檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上，書寫或打印的紙質(zhì)檔案居多，照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)，占全部館藏量的15%。

2.國家檔案信息資源相對(duì)分散保存，不能實(shí)現(xiàn)共享

隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)制，形成國家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局，國家檔案資源的歸屬與流向，特別是國家綜合檔案館作為對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國家檔案資源分散保存趨勢(shì)越來越明顯，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門按照規(guī)定不再向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交檔案，如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門的檔案已經(jīng)國家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交，如公安局、法院、檢察院的檔案，因具有一定的機(jī)密性，按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對(duì)專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長期以來對(duì)專業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅(qū)使，不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒有從嚴(yán)執(zhí)法;四是國家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長之勢(shì)。除了專業(yè)檔案館外，企業(yè)、事業(yè)單位及村級(jí)檔案館的數(shù)量越來越多，這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例，市直80多個(gè)單位已有30多個(gè)單位按照不同的規(guī)定可以不向國家檔案館移交檔案，建行、中行等還投資建起檔案信息中心，這就使國家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢(shì)。國家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色，而這樣勢(shì)必會(huì)影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。

3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨，困難重重

由于種種原因，在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下，檔案管理部門卻沒有及時(shí)順應(yīng)信息時(shí)展的需要，很好地解決思想認(rèn)識(shí)、人才、經(jīng)費(fèi)等方面存在的問題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視，認(rèn)識(shí)上不夠到位，方向上不夠明確，投人上不夠充足，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項(xiàng)浩大的工程，對(duì)綜合檔案館而言，檔案信息化任務(wù)艱巨，如果沒有人才與經(jīng)費(fèi)的保證，檔案信息化會(huì)永遠(yuǎn)是檔案部門一個(gè)遙不可及的夢(mèng)想。漂河市檔案館較早開展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建立，取得了階段性的成果，但檔案信息化是個(gè)龐大的系統(tǒng)工作，還需要付出艱辛的勞動(dòng)，市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問題。縣區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂觀，在經(jīng)費(fèi)與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

4.檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠，還沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享

大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，是黨和國家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)展的必然選擇，是檔案事業(yè)在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開發(fā)工作取得了一些成績(jī)，但隨著漂河各項(xiàng)事業(yè)對(duì)檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發(fā)展的新形勢(shì)，檔案信息資源的開發(fā)利用還存在一些問題，檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)水平不夠高，檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后，還沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案利用主要依靠手工查找，數(shù)字檔案信息還沒有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

二、做好新時(shí)期檔案管理與利用工作的對(duì)策

1.不斷改善國家檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案部門要結(jié)合新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，注重對(duì)國家檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識(shí)創(chuàng)新提供參考;不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源，促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè);充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護(hù)最廣大人民群眾的根本利益。同時(shí)，徹底改變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的檔案工作模式，不斷開闊視野，拓展檔案工作領(lǐng)域，加強(qiáng)對(duì)新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，國家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如，政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共事務(wù)上來，檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強(qiáng)正在形成中的重大社會(huì)活動(dòng)檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣，國家檔案資源結(jié)構(gòu)才會(huì)得到不斷改善，才會(huì)充分體現(xiàn)地方特征和時(shí)代特征。只要以各級(jí)國家綜合檔案館、各級(jí)強(qiáng)類檔案室和其他檔案所有者為依托，充分利用法制、行政手段，發(fā)揮檔案館職能，堅(jiān)持豐富檔案資源與促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用同步發(fā)展，我國的國家檔案資源建設(shè)必將大有作為。

2.對(duì)國家檔案資源進(jìn)行有效整合

國家檔案資源的整合，不僅指一般意義上的檔案接收、征集，而且主要是指在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的體制下，對(duì)國家和社會(huì)檔案資源的有效配置，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代增強(qiáng)區(qū)域綜合競(jìng)爭(zhēng)力需要的一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程。對(duì)檔案資源進(jìn)行整合就是要突破其來源的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求。綜合檔案館作為各級(jí)黨委和政府直屬的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，要最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發(fā)揮全方位的輻射作用、拓展社會(huì)服務(wù)功能存儲(chǔ)充足的能量。首先接收時(shí)間要提前，對(duì)在三個(gè)文明建設(shè)中有較大現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，要提前接收進(jìn)館;其次，接收范圍要擴(kuò)大，要加強(qiáng)對(duì)與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集，使館藏檔案更加貼近社會(huì)需要;三是開展檔案寄存服務(wù)工作。與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個(gè)人寄存檔案社會(huì)需求日益增長的形勢(shì)相適應(yīng)，綜合檔案館可開展面向社會(huì)的檔案寄存服務(wù)，使其中對(duì)國家和社會(huì)有重要價(jià)值的檔案得以妥善保管;四是建立以綜合檔案館為基地的區(qū)域性檔案目錄中心。建立包括區(qū)縣級(jí)以上機(jī)關(guān)和各級(jí)各類檔案館在內(nèi)的區(qū)域性檔案目錄中心，對(duì)區(qū)域性檔案資源實(shí)行集中的信息管理，既能緩解檔案實(shí)體分級(jí)分專業(yè)管理與社會(huì)利用之間的矛盾，又能為依法監(jiān)控國家檔案資源的流向與有效整合檔案資源提供必要的條件;五是開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。將加人WTO后經(jīng)清理依然有效的政策性、法規(guī)性現(xiàn)行文件接收進(jìn)館，開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

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【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術(shù)的集合、多學(xué)科的集合，它適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求。文章在分析檔案集成管理的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出了檔案集成管理的對(duì)策。

檔案工作就是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。國家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、民族文明的傳承以及經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的進(jìn)步都依賴于檔案管理工作的正常開展。隨著信息化社會(huì)的到來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)不斷介入，檔案集成管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案集成管理，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進(jìn)行優(yōu)化重組，形成相互之間的競(jìng)爭(zhēng)性互補(bǔ)關(guān)系，通過競(jìng)爭(zhēng)沖突，來實(shí)現(xiàn)彼此互補(bǔ)匹配的功能。

1檔案集成管理的特點(diǎn)

1.1非線性相干性

非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單的相加關(guān)系而是呈非線性關(guān)系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案進(jìn)行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡(jiǎn)單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對(duì)稱性。即檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是呈對(duì)稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)。

1.2動(dòng)態(tài)開放性

動(dòng)態(tài)性要求我們?cè)诩晒芾磉^程中必須時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時(shí)調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應(yīng)外界的變化要求。開放性是指集成管理的運(yùn)行是全方位開放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時(shí)和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識(shí)等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進(jìn)化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3是一種柔性化管理

在檔案管理的運(yùn)作過程中表現(xiàn)出很強(qiáng)的彈性，是一種人本核心的管理運(yùn)作方式。管理實(shí)施主要是依賴非強(qiáng)制性的軟性手段和方式推動(dòng)。因?yàn)樵跈n案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術(shù)和設(shè)備是多么的先進(jìn)，都要靠人去實(shí)行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒有檔案人員對(duì)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對(duì)信息技術(shù)的支持，對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運(yùn)作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。

1.4是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理

檔案集成管理，是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理。是在知識(shí)平臺(tái)基礎(chǔ)上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識(shí)，它是在信息、科技、智慧為代表的知識(shí)體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開發(fā)服務(wù)等內(nèi)容有機(jī)地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。

2檔案集成管理的主要內(nèi)容

檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術(shù)的集成和多學(xué)科的集成。

2.1信息集成

檔案系統(tǒng)信息集成是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能克服時(shí)間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。

2.2人和組織的集成

不論是多么先進(jìn)的技術(shù)裝備都是由人來操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對(duì)各類人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次是實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)，即保證計(jì)算機(jī)能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)知識(shí)和進(jìn)去意識(shí)；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使我們的活動(dòng)都遵照一定的文化價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員的凝聚力和對(duì)組織的融合力。

2.3技術(shù)集成

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，多種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用成為現(xiàn)實(shí)，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。簡(jiǎn)單的說檔案集成管理就是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的綜合運(yùn)用。

2.4多學(xué)科集成

檔案集成管理是多學(xué)科的集成，是圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理。我們通過對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻(xiàn)信息之間的傳遞效率和利用率；通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

3檔案集成管理的應(yīng)用

3.1檔案人力資源集成管理

檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個(gè)檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)多么的發(fā)達(dá)，人始終是操作和實(shí)行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類人員的工作，還要實(shí)現(xiàn)人與技術(shù)的集成，人與計(jì)算機(jī)的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價(jià)值的同時(shí)，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強(qiáng)員工的專業(yè)知識(shí)和對(duì)企業(yè)的向心力，只有專業(yè)知識(shí)豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專業(yè)知識(shí)豐富的人才能在信息社會(huì)立于不敗之地。第三，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，有競(jìng)爭(zhēng)才會(huì)有動(dòng)力和進(jìn)步，要適當(dāng)?shù)膶?duì)員工進(jìn)行激勵(lì)，鼓勵(lì)其增強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)和操作技能。3.2檔案信息服務(wù)集成管理

檔案信息服務(wù)集成管理是是一種基于網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜服務(wù)功能集成，是指將分散的資源和服務(wù)按照一定的規(guī)則鏈接成一個(gè)整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務(wù)流程，它要求建立一個(gè)能夠集成各種類型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對(duì)待新的檔案工作流程。第二，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。檔案信息服務(wù)集成是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實(shí)現(xiàn)為前提的。只有當(dāng)我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務(wù)才會(huì)成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人是一切的主導(dǎo)，再先進(jìn)的技術(shù)都要人來操作和實(shí)行，因此要重視人才的培養(yǎng)。

4結(jié)論

檔案集成管理是信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求，它真正實(shí)現(xiàn)了信息、技術(shù)和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對(duì)檔案文件進(jìn)行控制，而且還要求在這個(gè)管理系統(tǒng)中的要素能夠競(jìng)爭(zhēng)互補(bǔ)，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術(shù)基礎(chǔ)。只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實(shí)現(xiàn)真正的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]李寶山.集成管理——高科技時(shí)代的管理創(chuàng)新[M].中國人民大學(xué)出版社.

[2]孫淑揚(yáng).檔案計(jì)算機(jī)管理教程[M].中國人民大學(xué)出版社.

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對(duì)于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計(jì)算機(jī)檢索，獲知利用者所需信息的縮微號(hào)，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計(jì)算機(jī)輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對(duì)于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項(xiàng)，并進(jìn)行實(shí)際操作演示，直到利用者可以獨(dú)立操作為止。如果遇到機(jī)密性強(qiáng)的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對(duì)于不能很快獨(dú)立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對(duì)那些經(jīng)常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴(kuò)大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負(fù)擔(dān)。

對(duì)于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對(duì)封套片重新進(jìn)行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機(jī)密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個(gè)人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價(jià)格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├谩＊?/p>

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

創(chuàng)建一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復(fù)印還原設(shè)備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3。縮微品閱覽室內(nèi)閱讀器應(yīng)按“口”字排列或在四周放置，閱讀復(fù)印機(jī)要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書寫空間。提供可調(diào)節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設(shè)備的使用方法，各種縮微品和閱讀設(shè)備的指示信號(hào)和每臺(tái)機(jī)器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現(xiàn)問題，乎沒有一個(gè)利用者第一次取片的方法是正確的。現(xiàn)在，利用片一般提供的是負(fù)片。雖然正片符合人們的閱讀習(xí)慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時(shí)間閱讀正片比負(fù)片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負(fù)片為好。

一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對(duì)鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺(tái)機(jī)器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環(huán)境的建立。

三、提供便捷的檢索工具

篇4

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為我國檔案信息管理提供了現(xiàn)代化的管理手段和方式。檔案信息是社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種不可否認(rèn)的社會(huì)史實(shí)；另外站在更高的角度來講，檔案又是一種重要的信息資源，與社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密不可分。從目前來看，可利用的社會(huì)資源越來越少，社會(huì)上的虛假信息越來越多，人們?yōu)榱俗陨淼陌l(fā)展，不惜一切代價(jià)獲取真實(shí)的信息資源。重要的檔案信息資源對(duì)個(gè)人來說，可能為個(gè)人的成功提供了機(jī)會(huì)；對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，可能是幫助企業(yè)渡過難關(guān)，獲得最大效益的法寶；對(duì)一個(gè)國家來說，信息資源甚至決定國家的興衰。由此可見，檔案信息資源在國家社會(huì)生活的方方面面發(fā)揮著深遠(yuǎn)的影響，具有重要的價(jià)值。因此，做好檔案信息的安全管理工作是當(dāng)前檔案工作的重中之重。

二、檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

近年來隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案管理模式基本上分為兩種：實(shí)體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對(duì)不同的檔案信息管理模式，對(duì)其現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析。

1.實(shí)體檔案信息管理

實(shí)體檔案信息管理是長期以來一直沿用的管理方法。實(shí)體檔案信息管理需要大量的檔案館庫做支撐，但是我國目前的檔案館庫多是20世紀(jì)80年代的建筑，特別是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)緩慢、生活貧困的地區(qū)，其中不少檔案館庫及設(shè)施在漫長的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫房的功能大大減弱，這對(duì)檔案信息的存放和保管構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。不僅檔案館庫等建筑設(shè)施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴(yán)重的安全漏洞。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質(zhì)檔案書寫所用的材料不符合規(guī)范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時(shí)間久遠(yuǎn)，檔案保護(hù)不當(dāng)，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護(hù)環(huán)境不良。在檔案存放和保管過程中，由于存放環(huán)境的惡劣導(dǎo)致檔案的破壞屢見不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴(yán)重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時(shí)間比較久遠(yuǎn)，記錄檔案信息的載體經(jīng)過漫長的時(shí)期發(fā)生了不同程度的損壞，導(dǎo)致所記錄的檔案信息隨之發(fā)生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，特別是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節(jié)省了檔案信息管理的經(jīng)濟(jì)成本。但是由于受到技術(shù)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴(yán)峻的安全問題，主要存在以下兩方面問題。

(1)檔案信息在查詢利用過程中面臨安全威脅

由于目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理并沒有形成統(tǒng)一的機(jī)制。因此導(dǎo)致電子檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)不一致，在管理上無法達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范，造成電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，極易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前并沒有專門為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網(wǎng)，也沒有針對(duì)檔案信息安全管理的完善的法律法規(guī)，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過程中受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不夠強(qiáng)大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個(gè)單位檔案信息的失竊可能會(huì)給一個(gè)企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失，一個(gè)國家的檔案信息泄漏，嚴(yán)重的會(huì)引發(fā)國與國之間的矛盾或戰(zhàn)爭(zhēng)。盡管國家對(duì)電子檔案信息管理十分重視，并且出臺(tái)了涉及國家秘密的信息系統(tǒng)審批管理相關(guān)法律法規(guī)，但是由于受到各種條件的限制，不少地區(qū)的電子檔案信息管理系統(tǒng)功能并不能達(dá)到國家相關(guān)規(guī)定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。具體到系統(tǒng)的登錄權(quán)限、身份識(shí)別、數(shù)字認(rèn)證、指紋識(shí)別等功能都有待進(jìn)一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強(qiáng)檔案實(shí)體管理

檔案實(shí)體管理是一種重要的管理形式，針對(duì)檔案實(shí)體管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)著力發(fā)揮國家的財(cái)政支撐作用，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的館庫及時(shí)進(jìn)行修整，對(duì)庫房的防護(hù)功能定期進(jìn)行檢查和確認(rèn)，確保檔案信息管理硬件環(huán)境的安全。

2.營造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

眾所周知，檔案信息具有嚴(yán)格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營造一個(gè)安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先對(duì)于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的硬件和軟件系統(tǒng)要進(jìn)行有效的保護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級(jí)防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對(duì)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和升級(jí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登入采用先進(jìn)的指紋識(shí)別技術(shù)，進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，從而建立強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)行政保護(hù)

檔案信息來源于社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展提供必要的信息支持。隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案信息的發(fā)展與傳播步伐也越來越快，并逐漸對(duì)社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生不可估量的影響和作用。首先國家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹立檔案信息的保密意識(shí)，其次還要采取一定的行政手段，制定相關(guān)的法律法規(guī)，約束和規(guī)范檔案信息安全管理，特別要對(duì)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)制定嚴(yán)格的規(guī)范，從而在制度保障的前提下建立強(qiáng)大的檔案信息安全系統(tǒng)。

四、結(jié)語

篇5

藏族是一個(gè)注重文化傳承與歷史記錄的民族，從公元七世紀(jì)吞米•桑布扎創(chuàng)立藏文開始，拉開了檔案與檔案工作的序幕。到十三世紀(jì)被納入祖國的版圖之后，藏族地區(qū)出現(xiàn)了歷史研究的熱潮，作為史料之一的藏族檔案信息的編纂開發(fā)工作亦蓬勃發(fā)展，如歷史文獻(xiàn)匯編《賢者喜宴》、《吐蕃檔案》、《舊唐書•吐蕃傳》、《元史•釋老傳》等。近半個(gè)世紀(jì)以來，藏族檔案信息資源開發(fā)工作更是長盛不衰，各相關(guān)部門編纂出版的檔案文獻(xiàn)達(dá)百部以上，并積極舉辦了各種形式的檔案展覽，取得了良好的社會(huì)效果。但整體上看，藏族檔案信息資源開發(fā)基本屬于公益性開發(fā)，比較側(cè)重于嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性和政治性需求，信息開發(fā)成果的受眾面較小，傳播范圍有限，而更為親民、更能體現(xiàn)檔案休閑功能的旅游價(jià)值開發(fā)力度卻相對(duì)比較薄弱，與旅游相關(guān)的檔案文化產(chǎn)品較少問世。早在2000年召開的第十四屆國際檔案大會(huì)就提出了“檔案信息在休閑社會(huì)中的利用”這一議題，明確了檔案信息在休閑、旅游、文化等領(lǐng)域中應(yīng)用的必要性與可行性。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，旅游得到了大眾的普遍青睞，特別是近些年，深層次的文化旅游方興未艾，檔案信息資源在深層次旅游中的資源效用日益顯現(xiàn)。在當(dāng)前的旅游熱潮中，主動(dòng)開發(fā)服務(wù)于旅游需求的藏族檔案信息產(chǎn)品，既有助于提升旅游資源的本真性，又有利于樹立檔案機(jī)構(gòu)積極的文化形象，提高其社會(huì)知名度，確是雙贏之舉。

二、藏族檔案旅游文化價(jià)值開發(fā)的途徑與舉措

1.舉辦檔案展覽，展示真實(shí)的藏族歷史文化

藏族檔案以獨(dú)特的方式延續(xù)著藏族悠久的歷史和燦爛的文化，是藏族文明和社會(huì)進(jìn)步的記錄與標(biāo)志，沉淀著歷史文化的精華和特色。檔案展覽風(fēng)格活潑、形式多樣、圖文并茂、受眾體驗(yàn)好，是展示、傳播藏族歷史文化的較好形式。檔案部門不僅在館內(nèi)設(shè)置有固定的陳列展，通過精選的檔案向人們昭示與祖國自古以來不可分割的密切聯(lián)系，還先后在北京、上海、廣州等地舉辦檔案精品展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)反響，較好地實(shí)現(xiàn)了檔案的宣傳、教育、傳播功能。但與美國國家檔案館成為旅游景點(diǎn)、名列《首都地區(qū)旅游指南》作重點(diǎn)介紹不同，我國尚沒有將檔案館開辟為旅游景點(diǎn)的先例，因此設(shè)于館內(nèi)的檔案陳列展會(huì)受制于場(chǎng)地的非公共性而大大影響了其參觀者的范圍，在內(nèi)地城市的巡回展覽雖然社會(huì)影響面大但成本也相應(yīng)提高。面對(duì)蜂涌而至的外來旅游者，在本地的公共場(chǎng)合或各大旅游景點(diǎn)設(shè)置檔案展覽既降低了成本，又不影響傳播范圍，利用檔案信息的原始性與真實(shí)性又較好地實(shí)現(xiàn)了旅游者的本真性體驗(yàn)。因此，在檔案旅游文化價(jià)值開發(fā)工作中，選擇能夠彰顯藏族文化底蘊(yùn)或與某些景點(diǎn)有關(guān)的主題，對(duì)館藏相關(guān)檔案進(jìn)行匯總復(fù)制、設(shè)計(jì)制作，通過圖文并茂的檔案展覽能夠系統(tǒng)、生動(dòng)、真實(shí)地展示特定主題的檔案內(nèi)容，還原歷史文化的本來面貌。檔案展覽形式非常靈活，時(shí)間可長可短，規(guī)模可大可小，地點(diǎn)既可固定于城市中心的公共場(chǎng)所，也可以在各主要旅游景點(diǎn)巡回。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，除了傳統(tǒng)的實(shí)體展覽外，利用網(wǎng)絡(luò)開展網(wǎng)上展覽能夠在降低成本的同時(shí)突破時(shí)空限制，進(jìn)一步擴(kuò)大傳播范圍，甚至可以制作成三維立體效果，圖、文、聲并茂，動(dòng)靜結(jié)合，其形象性、生動(dòng)性、體驗(yàn)性更佳，更易引起受眾的興趣和關(guān)注。

2.編纂檔案文獻(xiàn)，提供旅游景點(diǎn)背后的故事

藏族檔案有著悠久的編纂歷史和良好的編纂傳統(tǒng)，積累下來數(shù)量浩繁、形式各異的檔案文獻(xiàn)為政治穩(wěn)定、宗教發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮發(fā)揮了信息輔助作用。近年來旅游業(yè)的大發(fā)展又為檔案編纂題材提供了更大的拓展空間，深入挖掘館藏檔案，尋找與各旅游客體相關(guān)的檔案信息，進(jìn)行整理匯集或融合提煉，可形成不同體裁的檔案文獻(xiàn)，宏觀的如景觀簡(jiǎn)介、旅游手冊(cè)、老照片集錦，微觀的如某一歷史事件、歷史人物相關(guān)檔案的匯總概括，也可與旅游部門合作為景點(diǎn)宣傳資料加入檔案元素，形式上可以是畫冊(cè)、書籍、小冊(cè)子、折頁、多媒體光盤等等，力求體裁及形式多樣化，借助檔案信息的原始性與可信度進(jìn)一步增強(qiáng)旅行者對(duì)旅游的本真性體驗(yàn)。以往的藏族檔案信息編纂大多集中于政治、學(xué)術(shù)類的檔案開發(fā)，而檔案旅游文化價(jià)值開發(fā)屬于商業(yè)性開發(fā)，面對(duì)的是對(duì)歷史文化了解不多的普通旅游者，他們渴望了解文化但又追求閱讀體驗(yàn)，因此在檔案編纂中應(yīng)特別注重檔案文獻(xiàn)形式的新穎性、內(nèi)容的可讀性、風(fēng)格的通俗性，盡可能貼近生活，喜聞樂見。

3.制作檔案復(fù)制件及延伸產(chǎn)品，留下旅游的永久印記

游客在旅游目的地往往會(huì)購買一些紀(jì)念品，作為個(gè)人收藏或饋贈(zèng)親朋。旅游紀(jì)念品主要集中于藥材、珠寶、工藝品等，如果將檔案制作成形式各異、貼近生活并具有收藏價(jià)值的復(fù)制品及文化創(chuàng)意小商品，將進(jìn)一步豐富赴藏旅游紀(jì)念品的種類，也為游客的藏地之旅留下永遠(yuǎn)的歷史印證，同時(shí)為檔案信息在更大的空間范圍內(nèi)傳播創(chuàng)造了可能。對(duì)檔案進(jìn)行的這種商業(yè)性開發(fā)在國外早已有之。美國國家檔案館在其展廳出口處設(shè)有專門的檔案紀(jì)念品商店，還在其網(wǎng)站上開辟有在線商城，提供館藏檔案的仿真復(fù)制服務(wù)，出售相關(guān)書籍、影像制品以及根據(jù)檔案制作的創(chuàng)意小商品，如水杯、掛飾等。國內(nèi)也不乏先例，如上海市檔案館將館藏的上海老照片印制在明信片、杯子、衣服、鏡子等上面向市民及游客銷售。這些都是開發(fā)檔案旅游文化價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值的成功嘗試。藏族檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富，其中珍貴的檔案更是比比皆是，如1761年清乾隆皇帝賜給布達(dá)拉宮的御筆匾額“涌蓮初地”；1951年5月簽訂的和平解放十七條協(xié)議以及一些珍貴的老照片等，它們或有宣傳教育意義、或有歷史收藏價(jià)值，將它們制作成復(fù)制件及其它文化創(chuàng)意產(chǎn)品，或者與其它部門合作制作發(fā)行紀(jì)念郵票、明信片、紀(jì)念封等，能夠固化歷史文化，調(diào)動(dòng)旅游者對(duì)和諧發(fā)展的關(guān)注、認(rèn)同，強(qiáng)化民族團(tuán)結(jié)和祖國統(tǒng)一的思想，并借助旅行者的文化橋梁作用將一這理念傳播出去，可以想見其社會(huì)效益將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于經(jīng)濟(jì)效益。

4.加強(qiáng)檔案資源與旅游者的互動(dòng)，提升社會(huì)檔案意識(shí)

篇6

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

篇7

林業(yè)技術(shù)檔案的管理

1健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制

健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制，是加強(qiáng)檔案管理的重要保證。從中央到基層應(yīng)嚴(yán)格地建立對(duì)口專業(yè)管理體制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理、及時(shí)修訂、逐年統(tǒng)計(jì)匯總上報(bào)的管理制度。使林業(yè)技術(shù)檔案成為提高森林經(jīng)營水平及上級(jí)機(jī)關(guān)制定規(guī)劃、計(jì)劃和檢查領(lǐng)導(dǎo)的假科學(xué)依據(jù)。各級(jí)林業(yè)主管部門，要加強(qiáng)林業(yè)技術(shù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備工作責(zé)任心強(qiáng)、有林業(yè)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術(shù)人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，定期組織技術(shù)培訓(xùn)和交流，積極采用新技術(shù)，充分利用電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷提高檔案管理技術(shù)水平。

2檔案管理技術(shù)人員的職責(zé)

檔案管理技術(shù)人員在工作中必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)主要有以下幾點(diǎn)：1）深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，切實(shí)掌握森林資源消長變化，準(zhǔn)確地進(jìn)行測(cè)定記載，及時(shí)做好數(shù)據(jù)和圖表的修正工作；2）統(tǒng)計(jì)和分析森林資源，按時(shí)提報(bào)年度森林資源數(shù)據(jù)及其資源分析報(bào)告；3）深入了解本單位的各項(xiàng)生產(chǎn)、科研等活動(dòng)和有關(guān)會(huì)議，密切配合林管員或護(hù)林員工作，互通情況，及時(shí)掌握資源變化信息；4）組織固定標(biāo)準(zhǔn)地和樣地的設(shè)置，按規(guī)定時(shí)間復(fù)測(cè)；5）收集森林資源、經(jīng)營利用、科學(xué)實(shí)驗(yàn)等文字和圖面資料，并整理歸檔；6）嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；7）積極宣傳和貫徹執(zhí)行《中華人民共和國森林法》和有關(guān)方針政策，對(duì)生產(chǎn)部門森林資源的經(jīng)營利用活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督；8）努力學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。

林業(yè)技術(shù)檔案管理的基本任務(wù)

檔案管理工作的基本任務(wù)，是按一定的原則和要求科學(xué)地管理，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用，為生產(chǎn)和科研服務(wù)，為各項(xiàng)工作需要服務(wù)。林業(yè)技術(shù)檔案管理工作也和其它技術(shù)檔案管理工作一樣，其基本任務(wù)包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等具體工作。

1檔案的收集和整理

檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價(jià)值的技術(shù)檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的具體措施之一。1）林業(yè)技術(shù)檔案的收集工作，就是根據(jù)建檔的需要，及時(shí)的搜集和接收森林資源調(diào)查、各種專業(yè)調(diào)查、各項(xiàng)生產(chǎn)作業(yè)的設(shè)計(jì)與實(shí)施以及科學(xué)研究成果等有保存價(jià)值的資料。歸檔的要求和手續(xù)，一般要求歸檔工作要由各業(yè)務(wù)技術(shù)機(jī)構(gòu)或部門來承擔(dān)負(fù)責(zé)將日常工作活動(dòng)中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進(jìn)行系統(tǒng)的整理，組成保管單位再移交給檔案室。2）檔案的整理，就是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，組織保管單位，系統(tǒng)排列和編目，把檔案材料分門別類，使之條理化和系統(tǒng)化。林業(yè)技術(shù)檔案的分類一般分為大類、屬類和小類。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內(nèi)容包括編張?zhí)枴⑻顚懕９軉挝荒夸洝淇急砗途幹票９軉挝环饷娴人捻?xiàng)工作。另外，林業(yè)技術(shù)檔案與其它技術(shù)檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。

2檔案的保管與鑒定

檔案資料的保管，要求保護(hù)檔案資料的完整和安全，維護(hù)檔案的機(jī)密，最大限度地延長檔案的壽命。林業(yè)技術(shù)檔案是國有的重要資料，應(yīng)建立責(zé)任制度，認(rèn)真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)來確定檔案的科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，從而確定不同的保管期限，把有保存價(jià)值的檔案妥善地保管好，把無須保存的檔案經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)揀出銷毀。保管期限一般分為永久、長期（15年以上）和短期三種。

篇8

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

1．建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3．電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

例如：為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4．開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5．開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級(jí)檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級(jí)檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

1．信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2．興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

對(duì)于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營銷機(jī)會(huì)；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

3．加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

篇9

近年來，一些企業(yè)在機(jī)構(gòu)改革中，把檔案人員調(diào)整到其它部門，造成了檔案人員流失，二是部分檔案人員知識(shí)淺薄，又不注重學(xué)習(xí)，素質(zhì)較差；三是有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案部門的人才培養(yǎng)，有機(jī)會(huì)參加的檔案培訓(xùn)有時(shí)也取消；有的企業(yè)在人員配置上把一些身體差，年齡偏大，文化偏低的同志安排到檔案部門，造成了檔案人員素質(zhì)偏低的現(xiàn)象。2.3檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置不盡合理。

其表現(xiàn)有，一是許多企業(yè)撤銷兼并了二級(jí)機(jī)構(gòu)，把原來集中統(tǒng)一管理的文書、科技、會(huì)計(jì)檔案工作分別分解到辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部門和會(huì)計(jì)部門，而未實(shí)行集中統(tǒng)一管理；二是由于檔案工作的分解，二級(jí)機(jī)構(gòu)的專、兼職檔案人員未能充分履行職責(zé)，檔案工作處于低效率運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)；三是有的企業(yè)根本就未設(shè)置二級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，而把檔案工作掛靠在辦公室，由辦公室主任兼管，由于不是專職主管，加之辦公室日常事務(wù)繁重，管理專業(yè)知識(shí)欠缺，造成領(lǐng)導(dǎo)不力，管理不善，檔案工作相對(duì)滯后。

檔案開發(fā)利用和編研工作薄弱。一是有的企業(yè)對(duì)檔案的編研工作認(rèn)識(shí)不足，沒有把編研工作列入議事日程，無計(jì)劃、無安排，造成編研工作長期無力開展；二是有的企業(yè)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，文化素質(zhì)較低，編寫的材料質(zhì)量低，幾乎無任何實(shí)用價(jià)值，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營工作未能達(dá)到提供利用，為其服務(wù)的目的。

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差。一是有的企業(yè)檔案保管庫房狹小，沒有獨(dú)立的檔案庫房；二是檔案庫房無防火、防盜、防光、防濕、防塵、防蟲等“八防”設(shè)施和設(shè)備；三是有的企業(yè)在安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，不考慮購置微機(jī)；四是有的檔案人員安于現(xiàn)狀，因而提不出檔案管理現(xiàn)代化的措施、方案。

加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。檔案法制建設(shè)是檔案管理的重要內(nèi)容，是發(fā)展檔案管理的重要內(nèi)容，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障。首先，要圍繞企業(yè)工作的特點(diǎn)，建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度，如：檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案人員參加工程竣工驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)在年度工作中報(bào)告檔案工作情況等制度；要大力宣傳貫徹、落實(shí)《檔案法》，重點(diǎn)對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各類技術(shù)、專業(yè)管理人員進(jìn)行普法教育，讓《檔案法》及各項(xiàng)制度真正深入人心，形成依法治檔，有章可循的管理機(jī)制；其次，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識(shí)，是檔案法制建設(shè)的關(guān)鍵；再次，檔案人員善于宣傳，執(zhí)行《檔案法》，讓職工了解認(rèn)識(shí)、熟悉《檔案法》；最后，要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、制度執(zhí)行情況的檢查，對(duì)檔案業(yè)務(wù)中發(fā)生的違法現(xiàn)象一定要認(rèn)真查處，切實(shí)做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，專業(yè)人員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，是保證檔案工作順利進(jìn)行，檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步提高的重要前提。要穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)。首先，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)列入企業(yè)目標(biāo)管理考核之內(nèi)；其次，培養(yǎng)引進(jìn)既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又懂企業(yè)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的專業(yè)性人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，企業(yè)積極鼓勵(lì)檔案人參加各種業(yè)余學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，如，計(jì)算機(jī)培訓(xùn)等，完善自身的知識(shí)、結(jié)構(gòu)，切實(shí)提高檔案人員的整體素質(zhì)；最后，教育檔案人員樹立愛崗敬業(yè)的精神，讓他們安心做好檔案工作。

篇10

社會(huì)生活包括方方面面，不同領(lǐng)域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類也十分復(fù)雜。按不同方法可以分成不同種類。

1.從來源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案

(1)民間個(gè)人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個(gè)人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個(gè)人家庭檔案，一個(gè)家庭生活的歷史記錄，反映著每個(gè)家庭的經(jīng)濟(jì)往來、文化娛樂、學(xué)習(xí)工作等重要情況，折射著社會(huì)的發(fā)展變化，記錄著歷史前進(jìn)的步伐。家庭檔案可謂是社會(huì)的縮影，是社會(huì)公共檔案資源的重要補(bǔ)充。

(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會(huì)機(jī)構(gòu)，理應(yīng)保存于國家相關(guān)部門，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭(zhēng)、制度不善、人為破壞等都對(duì)檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動(dòng)檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計(jì)其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。

2.從內(nèi)容來看，可分為經(jīng)濟(jì)類、政治類和文化類

(1)經(jīng)濟(jì)類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當(dāng)記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類檔案還能反映一個(gè)家庭乃至一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟(jì)史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類十分復(fù)雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段，更是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集

(2)政治類。政治類的檔案更多的為學(xué)者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個(gè)層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會(huì)大眾對(duì)重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實(shí)感受。

(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學(xué)家們進(jìn)行研究不可多得的重要資料。

3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等

(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺(tái)州首個(gè)家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。

(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動(dòng)形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈(zèng)送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風(fēng)貌，記錄了當(dāng)時(shí)的福州城墻、民居、風(fēng)景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機(jī)構(gòu)、建筑物等，為我們今天認(rèn)識(shí)老福州提供了形象的材料。

(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動(dòng)的保存了活動(dòng)過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動(dòng)中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景。如安徽省檔案館為中國遠(yuǎn)征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。

(4)實(shí)物檔案。實(shí)物檔案以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠直觀的反映一個(gè)事件、活動(dòng)的真實(shí)面貌，真實(shí)的記載了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有一定的保存價(jià)值。例如各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、印章等等。

二、開展民間檔案征集工作的意義

數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補(bǔ)了官方檔案的不足，具有極大的收藏價(jià)值，檔案館加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集開發(fā)不僅可以豐富館藏，同時(shí)也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段和平臺(tái)，有利于檔案館知名度的提高。加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集、管理具有重要的意義。

1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分

檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭(zhēng)、動(dòng)亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實(shí)記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動(dòng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風(fēng)俗習(xí)慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類之多、內(nèi)容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對(duì)一些重大歷史事件和歷史人物的真實(shí)看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個(gè)視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類的重要文化財(cái)富。我國著名學(xué)者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會(huì)、歷史的創(chuàng)造者，同時(shí)又是人類社會(huì)最忠實(shí)的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認(rèn)識(shí)歷史、社會(huì)的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評(píng)為“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的83件國寶級(jí)檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻(xiàn)、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開元年間檔案等。

2.民間檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料

民間檔案是人民生活的真實(shí)記錄，是沒有經(jīng)過粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學(xué)、人類學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)等學(xué)科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實(shí)和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動(dòng)和豐滿。大量散存的民間契約對(duì)研究地方經(jīng)濟(jì)史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學(xué)、社會(huì)學(xué)研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國近代經(jīng)濟(jì)史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學(xué)科，像徽州文書的發(fā)現(xiàn)以及“徽學(xué)”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。

3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑

檔案館通過各種渠道向社會(huì)廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識(shí)，增強(qiáng)了民眾的檔案意識(shí)，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會(huì)發(fā)征集通告、征集信，并進(jìn)行各種形式的綜合報(bào)道，可以引起社會(huì)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動(dòng)效應(yīng)”。同時(shí)，通過對(duì)征集進(jìn)館的珍貴罕見民間檔案的開發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時(shí)期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機(jī)與活力。同時(shí)還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)，《中國檔案報(bào)》《廣州日?qǐng)?bào)》《羊城晚報(bào)》《南方都市報(bào)》《新快報(bào)》等相繼對(duì)檔案館進(jìn)行報(bào)道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會(huì)吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會(huì)地位也就會(huì)隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項(xiàng)工作。

4.開展民間檔案征集工作是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段

在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會(huì)發(fā)展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當(dāng)一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門之間可進(jìn)行館藏資源互換或者相互交換復(fù)制件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的充分利用。同時(shí)，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進(jìn)了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對(duì)外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會(huì)功能，使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有更為廣泛的主體。

5.開展民間檔案征集工作是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)