檔案管理學論文范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理學論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2載體管理

我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制?？梢?，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。

3使用管理

在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。

4結語

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（一）醫學科技檔案的專業性較強

考慮到現代醫學學科門類繁多、交叉領域廣泛，因此醫學科研的課題也是按照各專業門類來進行分配的。如在臨床醫學研究中，可以細分為內科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎醫學研究中，又可以根據研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業。而醫學科研活動都是在相應的專業科目內進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫學科研內容的專業性很強，相應的醫學科技檔案的專業性也較強。

（二）醫學科技檔案專題突出，系列化強

醫學研究方式不同于其他學科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯系緊密，可以作為一個系列進行利用。

（三）醫學科技檔案的學科綜合性強且項目協作多

醫學科學研究范圍非常廣泛，其跨學科、跨專業現象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科，醫學研究本身就包含了眾多的專業門類。同時在新形勢下，大量的新興科學技術和專業不斷涌現，各學科的研究前沿領域正在不斷發生交叉融合，醫學研究也不例外?，F代醫學為了進一步發展，需要更多地利用別的學科領域的有利條件，加強彼此的協同合作。特別是現在許多醫學科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫學科技檔案，也使其具有學科綜合性強且項目協作多的特點。

（四）醫學科技檔案載體形式多樣且數量龐大

醫學研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結果來間接保存。因此，醫學科技檔案資料的形式多樣，記錄醫學科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫學科技檔案具有保密性

醫學檔案資料與醫學科研成果密切相關。作為醫學檔案記錄的主要對象，醫學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產權，在一定時間和范圍內必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料，需要根據國家保密法為其設置相應的保密等級，確保這些醫學科技檔案在充分發揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫學科研檔案管理的主要工作是對有關醫學研究的資料、成果等進行收集、系統分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫學科技檔案的完整性、系統性和安全性，另一方面要最大程度地開發好、利用好醫學檔案的價值，為醫學事業的發展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立

為此，依據本部門的工作狀況，并結合筆者多年的科技檔案工作經驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

（一）提高檔案意識

有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發醫學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數據庫和網站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規范，而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質量。

（三）加強檔案室基礎建設

無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。

1．優化檔案室環境

安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲量

隨著醫學科技的不斷發展，一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網，人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對檔案進行科學合理的分類

科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容，并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案，應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。

（四）調整檔案編研體系

提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值，并根據當時的醫學研究發展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。

（五）重視人才培養

信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術，才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

（六）建立面向用戶的新型應用平臺

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（一）轉變管理理念

想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分的認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果?，F代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。

二、結語

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大學生是一個特殊的社會群體。大學生年紀輕輕，卻被家庭和社會寄予厚望，這種厚望也許能成為學習的動力，也許讓其不堪重負。此外，一些大學生還面臨貧困、就業、情感等問題困擾，心理問題較為嚴重。不健康的心理必然會導致不健康的行為。有的學生沉迷于網絡，有的學生與老師、學校甚至社會對抗。甚至于，有的學生產生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對大學生進行心理疏導實屬必要。如果能夠加強對大學生心理檔案的管理，就容易發現問題和解決問題。目前很多高校都設有心理咨詢室，但大多是學生有了問題自己去找老師。大多數高校僅在新生人校時對學生進行心理測評，之后就將心理檔案束之高閣，不再對資料進行更新，測評結果缺乏系統性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發現問題和解決問題滯后，很難針對問題采取一些預防措施，做到防患于未然。很多高校也建設了大學生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問題的學生，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。大學生心理檔案應該是普適的，如果過于重視大學生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學生心理檔案的預測價值，忽視正常大學生的心理發展，忽視對大學生心理檔案全面的、有價值的、有效率的研究和開發。

二、完善大學生心理健康檔案的可行性

(一)高素質師資隊伍為心理檔案的建立提供專業知識保障2005年教社政1號文件及時提出了對大學生進行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設一支高素質的大學生心理教育和心理咨詢工作隊伍。這種要求反映了高校擴招的實際和高校自身建設和發展的需要。如果不及時解決大學生心理健康問題，高校的質量和聲譽將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學生心理咨詢室，有專業的心理咨詢老師，高素質的專業化師資隊伍已初具規模，這為大學生心理檔案管理的完善和發展提供了可靠的專業知識保障。

(二)計算機與網絡的發展為心理檔案提供技術支持隨著科技的不斷進步，計算機、多媒體和網絡技術已經融入社會生活的各個領域，并不斷發展壯大，這為進一步完善心理健康檔案的管理系統，提高其使用效率提供了技術支持。檔案管理的現代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發應用。目前出現的心理檔案管理軟件一般分為單機型和網絡型兩種：單機型仍然依賴紙筆測試，將所得的團體數據輸入計算機，然后通過軟件進行分析，并將統計分析結果存儲在計算機系統中；網絡型是通過計算機與網絡技術來實現個人及團體的心理測驗、分析統計與評估工作。

三、完善大學生心理健康檔案的建議

(一)加強相關師資隊伍建設

1．擴大師資規模一定的專職師資規模是加強心理健康管理的保障。在發達國家，學校心理服務人員一般都占一個較高的比例。為了解決學生心理問題，加強學生心理研究，日本國立大學專職心理咨詢老師與大學生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學生的比例約為1：15000，但是高校為數不少的思想政治輔導員應當成為心理健康管理隊伍的強大后備軍，根據《教育部關于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設的意見》中“專職輔導員總體上按1：200的比例配置”的要求，經過近l0年的發展，高校輔導員隊伍已形成規模，而且他們直接面對學生，容易與學生建立友誼和加強溝通，更有利于了解學生的心理問題。

2．強化專業培訓大學生心理健康管理人員需要具備專業的心理學、教育學、管理學、統計學、檔案學等相關知識，掌握心理咨詢、統計歸檔、跟蹤服務的技巧和方法，因此強化心理健康檔案管理人員的專業知識和技能，才能保證心理健康檔案管理的準確性和有效性。在美國，心理輔導人員必須符合美國人事指導協會制定的標準，一般要求學校心理輔導人員具有碩士或者博士學位，要在心理學和教育學兩方面都受過專業的訓練。

(二)加快大學生心理健康檔案系統開發

1993年北京理工大學開發出單機版學生心理檔案管理系統，2000年王建中開發了心理測驗與統計軟件系統，目前應用比較廣泛的是2004年開發出的金海大學生心理檔案系統，這些都是單機版的大學生檔案管理系統，便于檔案的統計與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發行“心海學生心理檔案管理系統”和北京安人測評技術有限責任公司2003年發行的“京湘學生心理檔案系統(安人軟件)”都是網絡版，但這些系統重點在心理測試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時段測試人數過多時，容易出現癱瘓。2008年南昌大學碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機制，以XML作為數據的傳輸格式，開發了一套網頁版的大學生心理健康檔案管理系統，但這套系統還沒有得到充分的實踐檢驗和推廣。大學生心理健康檔案系統的開發仍是一件任重而道遠的工作。

(三)深入挖掘大學生心理檔案的應用價值

建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數高校對心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學生層面，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。心理學家認為，心理疾病的形成大致經歷心理危機、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個階段。心理危機是心理疾病的肇始，詳盡、準確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時了解大學生身邊發生的危機事件，有助于及早開展心理危機干預，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價值。如法國，學校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實踐的重心放在三個方面：定向、預防、綜合。心理健康專家通過建立學生心理檔案了解和分析學生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學方向，給家庭提出建議，幫助學生ca我評價。德國學校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學業指導外，還在學生的職業指導和定向工作中發揮巨大作用。這些國家的學校心理健康檔案管理經過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價值的參考。

(四)建立成長性心理健康檔案

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1.1對人事檔案工作的重視不夠一直以來，由于人事檔案管理工作是內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領導對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業發展是硬指標，抓檔案管理是軟任務，存在著一些認識誤區，一是認為選人用人重在現實表現，檔案沒有多大的作用；二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應付外調、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發的重要內容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環節，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”“、有人無檔”。

1.2檔案管理不規范人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學籍檔案、培訓、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導致部分檔案材料內容不完整，不能跟上個人經歷的變化。另外，現在存檔材料的紙張大小不一，以致原規格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴重影響了檔案質量，給人事管理工作造成了很多困難。

1.3硬件設施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設不標準、不規范，基礎設施差，防火、防水、防蟲、防霉等設備不配套，防盜設施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。

1.4人事檔案的現代化管理明顯滯后如今的社會已進入信息化時期，一些發達國家和地區，早已用電子檔案取代了紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享。同發達國家、先進地區的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統管理模式，沒有把一些先進的現代化管理技術應用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學化、標準化管理。

2做好人事檔案管理的對策和思考

2.1加強隊伍建設，提高人事檔案工作者的素質要提高人事檔案的管理水平，一是應依照《人事檔案工作條例》的規定，按規定配備政治可靠、作風正派、責任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質。二是嚴把隊伍的進口關，實行執業資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經過考核，合格的發給檔案執業資格證書，“準入”上崗；三是加強培訓。從政治思想、業務能力等方面對檔案人員進行綜合培訓，同時鼓勵檔案人員學習計算機、網絡應用、信息管理等現代化管理知識，使之能夠適應人事檔案工作的素質要求。四是增強檔案工作者的事業心、責任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調、艱苦細致的服務性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學習，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創業績，實現自己的職業價值。

2.2加強信息化建設，提高人事檔案的現代化管理水平檔案信息化建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。隨著我國科學技術水平的不斷發展，為提高檔案現代化管理提供了有力的技術支持。因此，在人事檔案管理中，應建立人事檔案信息數據庫系統，實施人事檔案的動態化管理?？梢岳糜嬎銠C、掃描儀、數據庫管理軟件等現代化設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓等動態信息轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容，同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準確的人事信息和數據。

2.3推行人事檔案科學化管理人事檔案的科學化管理，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學化管理，是人事檔案服務于人事制度改革和發展的需要，是推動人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學化管理：首先，檔案管理人員應全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關法規條例，提高業務水平和規范管理能力；其次，要強化規范管理意識，加強各項制度建設，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規范、檔案內容規范、科學分類規范。其次，要嚴格執行檔案管理規章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯系制度，及時全面地收集新的人事管理數據，不斷充實檔案材料內容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓情況等，一旦發生變化，及時的補充到檔案和信息數據庫中，為信息利用增添新鮮內容，這是住處化管理的基礎工作。

2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發人事檔案管理工作的順利進行，離不開領導層面的重視，在新時期，要充分開發人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學合理的歸類、組合，并根據員工的日常工作表現，建立相應的培訓督導機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎上落實員工的管理考核政策，實現檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學習優秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內涵，把人事管理同檔案管理相互有機結合，促進內部員工組織關系的和諧順暢發展。

3結束語

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（一）提高檔案管理人員的自身素質

為了讓檔案管理工作更加規范有序，各項工作流程都要進行常規化管理，同時，還要加強檔案管理工作人員的素質，培養對檔案管理工作的認真工作態度，加強工作的責任感，要有良好的職業道德，在工作中要及時的學習資料進行收集和整理，通過認真的檢查以及核對來把檔案進行歸檔。通過制定相應的工作制度來保證其實施，還要對管理人員的信息技術能力進行培養，提高計算機的操作以及掌握的能力，讓檔案管理工作進一步完善。

（二）制定檔案管理規則

無規矩不成方圓，任何工作都要有相關規則的制定，這樣工作才能夠規范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進行制度化管理，建立成熟的學生檔案管理規章制度。比如，在進行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責，還有進行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進行制定管理的時候明確責任化分工。還有可以建立學生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業技能培養和比賽，來激勵管理人員主動的進行職業技能的強化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。

（三）進行網絡化檔案管理

隨著檔案數量和內容的不斷增加，傳統的紙制檔案管理模式已經不能夠適應時展的需求了，而且紙制管理也容易出現很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現錯誤不易察覺等問題，同時，在進行查找的時候也很困難。伴隨著互聯網時代的發展，網絡化管理模式可以取代傳統的管理模式，可以把學生的資料全部輸入到計算機當中，可以建立學生電子檔案，進行網絡化管理，學生可以自己進行檔案資料的查閱，出現了錯誤可以及時的和學校取得聯系，進行及時的更正。這樣可以對學校的檔案管理工作及時起到監督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學生進行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進行備份，即使出現的特殊情況也可以進行及時的恢復，可以保證檔案的安全性。還有就是進行成績報送就可以通過網絡進行傳輸，這樣可以有效避免成績在進行抄送時候出現錯誤，電腦可以對成績進行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進行網絡化管理是很有必要的。

二、結語

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1.建設重視程度不高

就當前的情況分析，雖然大多數人已開始認識到廣播電視大學檔案管理是學校進行管理的重要環節，但是依然沒有得到學校各級領導的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學校教學管理及經濟效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業人士，因此思想上對于檔案信息化建設的認知度還不夠，導致對檔案工作的細心不足，使得檔案的信息化建設無法有效開展。

2.建設資金投入力度缺乏

廣播電視大學的檔案信息化建設在起始階段需投入一定的資金用于基礎設施建設方面，以形成信息化的管理環境，然而許多大學卻過分地強調科研建設等方面，且科研方面的經費比重偏高。而在基礎設施方面均使用一些嚴重老化或瀕臨淘汰的設備，嚴重阻礙了現代信息技術與檔案管理的相互協調發展，進而使得廣播電視大學的檔案管理信息化建設不能得到實質性進展。

3.建設制度規范化不足

廣播電視大學的檔案大多來源于學校各個學院和管理部門，然而當前各部門的檔案管理缺乏規范化，沒有一套完整且適用于信息化發展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學校收集檔案的過程也缺乏系統性，沒有實現較高水平的現代數字化管理，因而無法對檔案信息資源進行更深層次的開發利用，導致最終嚴重影響學校檔案管理的成效。

4.建設標準化薄弱

由于學校對檔案管理信息化建設的態度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴重缺乏必要的統籌性和協調性，造成檔案管理信息化的標準化建設水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設步伐。此外，檔案管理信息化人員素質的低下以及技術保障的缺乏，同樣是廣播電視大學管理信息化建設中需要解決的問題。

二、廣播電視大學檔案管理信息化建設的建議

1.積極轉變思想觀念

思想決定行為，廣播電視大學需正確認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設中。一方面，廣播電視大學的領導應轉變其傳統觀念，高度重視檔案管理的信息化建設，將廣播電視大學的檔案管理工作與學校的科研、教學工作一同納入學校的未來建設發展規劃中，且應該適應現代社會發展的需要;另一方面，廣播電視大學的領導應該認真聽取相關工作人員對當前的工作匯報，加大對信息化建設物力、人力的投入，并加強基礎設施建設，適應現代信息化發展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應加大關于檔案管理信息化建設的宣傳力度，可號召師生共同加入建設隊伍，并向其詳細講解檔案及相關法規，從而提高師生對檔案的認知度，使其充分意識到檔案的重要性。

2.切實加大資金投入

對于檔案信息化建設，技術設備是最重要的基礎因素。首先，廣播電視大學需投入一定的資金以配備性能良好、質量可靠的硬件設施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設計開發或者采購通用型的檔案管理軟件，使辦公自動化的系統與檔案信息化建設融會貫通;最后，廣播電視大學的檔案管理者還應加強安全警惕，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認證、數據備份等安全措施進行防護，時刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機網絡的正常運行，從而維護檔案安全。除此之外，學校還應在硬件保護工作和數據備份的工作方面加大力度，以便發生故障時可第一時間進行處理與恢復工作。但是在資金的使用方面需科學規劃，學?？蓪⒖蒲小⒔虒W等信息化建設與檔案信息化建設進行有機結合，形成一種集成綜合優勢，使有限資金發揮更大效用，進而實現學校的全方面建設與檔案信息化建設共同進步與發展。

3.規范檔案管理制度

首先，學校需科學制定統一標準，使檔案信息化建設有據可循和有序發展;其次，有效構建廣播大學檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設，將檔案信息服務不斷延伸至知識服務及實際的管理工作中。這不僅給學生和學校的教職員工提供檔案利用的服務，而且通過檔案信息化建設平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務，使廣播電視大學的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。

4.建立規范標準體系

檔案信息化建設的前提是基礎工作的標準化與規范化，學校應全面推進標準規范化的制定與執行，加強相關的法制法規建設，從而實現檔案信息可資源共享的目標。就廣播電視大學檔案管理信息化的標準建設而言，需從內部協調與宏觀調控兩大方面著手。內部協調針對的是廣播電視大學本身，對學校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務建設，且在整個建設過程中進行有效協調檔案管理信息化與電子校務間的關系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網絡共享這一有利平臺為學校其他部門提供高效服務。宏觀調控則是在現有規范和標準的基礎上，進一步完善檔案管理信息化的標準體系建設，同時加強對各大院校的指導與監督，從而確保其檔案管理信息化建設的有利進行。與此同時，檔案信息化的建設已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進行歸檔，傳統的分類方法、檔案整理及記錄標準均無法完全適應，因此這就更加需要廣播電視大學根據新的標準制定出系統的規范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規范化、標準化建設。

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一、高校檔案管理的特點

1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯系。高校所招收的學生來自于社會，又在畢業后走向社會。近百年或十幾年的教學過程中，學校積累了造就培養人才全過程的檔案材料，反映了學生的學業、學歷、文體生活以及思想修養、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產品設計對象都是選自社會，產生的成果服務于社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經應用于社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓，以及新產品招投標等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯系，所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。

2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養人才過程中，有開展教學活動的第一課堂，還有實習工廠、研究院所的試驗室，此外，學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。

3、高校檔案管理的系統性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數量大，成為一個獨特的檔案管理系統。該系統包括紙質載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統管理方式之外，還包括虛擬形態的網絡檔案管理系統。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動，構成了復雜的高校檔案管理的系統性。

4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規律決定了各個院校各專業在教育體制、理念，教育方式、方法，教學內容和標準，以及教學周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業的教學大綱、教學計劃和教材，不但在同一院校的同一專業的幾屆同年級的教學活動中可以連續使用多年，而且還可以在不同院校相同專業的同年級教學中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業不斷發展進步，教學改革不斷深化，教學與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內，甚至在全世界范圍之內，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。

5、高校檔案管理步入市場而產生的競爭性。市場經濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導向而培養各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發展過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數據庫相銜接。在學?？蒲谢顒泳o密圍繞國家科研項目與應用技術試產開發過程中，在高校與企業“產學研”強強聯手運作中，高?？蒲挟a品、技術發明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高?？蒲袡n案信息將按照市場準入法則，逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發展的大勢所趨。

我們探討高校檔案管理特點，就是為了發現和掌握高校檔案管理工作的發展規律，更好多更快地發揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務。

二、高校檔案管理產生的作用

1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據。無論評估工作日程安排、評估內容、操作程序、指標確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。

2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發展規劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩步推進和最終成功。

3、在科學研究工作中的作用。高校為培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高?？茖W研究工作首先得力于本?？萍紮n案的利用?？茖W技術是第一生產力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高校科技檔案資源，將高?？萍紮n案中的先進科技成果，直接為發展高?？茖W研究工作，為積累高校科技實力，為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務，與企業合作，走出一條產學研良性互動的廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值的全面、系統與深入發揮。

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目前人力資源服務中心的大學生檔案管理存在以下幾個問題，首先是大學生畢業后對檔案的認識不足，他們不知道檔案在未來的職業生涯中的作用，缺乏對檔案的重視。目前的情況是大學擴招，大學不在是培養精英的機構，而是普通人接受高等教育的機構。大學畢業后就失業的現象比比皆是，他們有的自己創業，有的應聘到給公有制和國有企業中，也有機關和事業單位的，但是這一部分是非常少的。這部分人的檔案會隨著工資關系而轉移到工作的單位及主管部門，而那些應聘到非公有制企業和自己創業的畢業生，他們的檔案就可有可無，因為目前一些私有企業招聘員工不要檔案，只要應聘者提供簡歷，這就使得大部分人的簡歷虛設，所以也導致很多人對檔案的忽視，認為沒有也一樣。有的是在畢業后由學校直接轉到了人力資源服務中心，長期無人問津，無名檔案和無人索要的檔案有很多很多。同時，檔案保管每年也收費，這也是導致檔案無人要的一個原因。既然檔案沒有，那么還要花錢找個地方保管，根本不值，這是檔案無人問津的原因。面對這樣的情況，人力資源服務中心的工作人員要通過創新手段提高檔案保管的質量。

二、樹立畢業生對檔案的重視理念

通過宣傳提高大學生畢業后對檔案的重視意識，將檔案和自己的人生經歷聯系起來。重視檔案對自己職業生涯的影響，從而重視和保管好自己的學生檔案也就是后來的人事檔案。通過對社會宣傳，引起學生家長的重視，進而引起社會的廣泛重視。同時人力資源服務中心要樹立對學生的服務意識，通過檔案的保管掌握學生的就職方向，通過組織關系，給學生推薦相應的工作崗位，在企業是學生之間，建立起一座橋梁和紐。通過這樣的實踐案例，提高學生對檔案保管后的結果有所期待，進而重視自己的檔案管理工作。

三、提高工作質量和為學生服務的質量

首先要樹立服務意識，為高校畢業生提供最為優質的服務，改變以往等靠的工作作風，嚴格規范人才交流和檔案管理工作，為大學生的就業和發展提供幫助。簡化流程，為大學生提供高質簡便的檔案保管工作，為大學生就業牽線搭橋。強化全體員工的服務意識。為畢業生服務就是為社會服務，就是為經濟服務，就是為人才交流服務。樹立這樣的服務意識后，才能給大學畢業生提供最為合理和優質的服務。其次是強化管理，加強中心領導，中心以主要領導為首，積極踐行群眾路線，體現工作的透明度。強化對于工作人員的管理，在提高服務意識的同時，要強化工作人員的業務能力，對大學生的檔案建立和完善做好一切工作。實施責任制，將責任落實到人，各部門和個人都要對保管的檔案負責，出現問題追究相關人的責任。

再次是提高檔案管理信息化水平，在計算機技術飛速發展的今天，人才交流中要進一步提高中心檔案管理信息化水平，方便畢業生對檔案的查詢，運用VisualBasic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯電子化。在畢業生檔案管理中也要實現搜集、完善、調轉、管理等信息化，建立數據庫，對學生的信息檢索實現自動化和信息化。從而提高對學生的服務質量，實現優質服務。

最后科學完善檔案的內容。對畢業生的檔案管理不是目的，主要目的應該是建立中心的人才庫，為學生的就業提供最好的幫助。在人才和企業之間做好媒介，為學生就業搭橋。做好畢業生的就業工作，不僅是為經濟發展做出貢獻，更主要的是為家庭接觸負擔，為社會穩定哦和諧做出貢獻。所以工作人員要認真整理和完善畢業生的檔案工作。對畢業生的信息資料全面熟悉，比如將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料進行完善，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，而且這樣也便于檢索學生的資料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

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2010年應屆高校畢業生規模為20世紀初的6倍，2011年高校畢業生人數為660萬，預計2012年全國大學畢業生人數將創歷史新高的680萬人。加之受到2008年以來金融海嘯的影響，就業形勢更加嚴峻，大學生就業也被稱為進入30多年以來最難時期，各級政府部門紛紛出臺相關幫扶措施，拓寬渠道保就業。

高校學生戶籍檔案管理的工作作為高校保衛工作的一個有機組成部分，是高校畢業生就業的一項重要構成要素。同時，搞好高校學生戶籍檔案管理工作，還能為社會的安定團結作出一定的貢獻。如何做好高校學生戶籍檔案管理工作、如何改善高校學生戶籍檔案管理，以適應社會發展的需要，成為目前必須面對的問題。

一.景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的現狀及問題

1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學府——景德鎮陶瓷學院就在這座千年古鎮誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章。現在，學院設有材料科學與工程學院、陶瓷美術學院、設計藝術學院、機械電子工程學院、工商學院、信息工程學院、人文社科學院、成人教育學院、科技藝術學院和思想政治理論課教學科研部等10個院部近40個專業，有碩士、本科、高等職業技術教育等多層次的培養形式，并向海外招收攻讀學士學位和碩士學位的留學生。截止2012年3月，有在校本?？啤⒀芯可?、留學生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。

通過景德鎮陶瓷學院保衛處全體人員的共同努力，學校的學生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細致、從單一到全面，逐步發展起來，取得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的不足和問題，主要體現在以下幾個方面：

1、缺少科學的管理方法

目前，景德鎮陶瓷學院的學生戶籍管理還處于比較初級的階段，雖然嚴格按照《檔案法》和公安部門有關戶籍本文由收集整理管理的法規來進行，但是管理方式、管理手段和管理技術都比較落后，學生的戶籍資料還是以戶籍卡片和簡單的excel電子表格的形式存管，至今沒有實現與景德鎮市新廠派出所管理系統的完全對接。導致在查詢和檢索學生戶籍檔案和信息時，如補辦身份證、查詢原始戶籍資料等，辦理人要先到學校新校區戶籍室查詢，沒有的話，還要到老校區進行查詢，如再無的話，則再到景德鎮市新廠派出所查詢手工檔案底存；即便是在學校新校區一次性查詢到，也仍需到老校區開具相關手續再到新廠派出所辦理最后的手續，整個辦理的過程十分繁瑣，且需要在多個地點往返和詢問，費時費力。

2、沒能適時完善管理制度

如今，學生戶籍檔案管理工作中不斷出現新的變化，首先，我國現行的大中專院校學生戶籍管理辦法規定與前幾年的已經有了質的變化，新生入學時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學期間，學生戶籍檔案不在學校，畢業時也無需再遷出；其次，景德鎮陶瓷學院的在校生規模與前幾年相比呈現倍數遞增的趨勢，相應的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各種原因轉學、退學、休學、開除的學生也逐年呈現上升態勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業生在戶籍檔案掛靠學校2年后沒有及時遷移，導致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應作出調整，如在學生入學前，除了在入學通知中重點標注戶籍遷移實行自愿原則之外；將是否進行戶籍遷移對大學生將來畢業、就業、工作等的優缺點進行對比列表；尤其是戶籍遷移后，大學生的城市戶籍身份是無法回轉為農村戶籍身份，因而可能喪失很多惠農政策的優惠；以供學生和學生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上扭轉農村籍學生“跳龍門”的戶籍概念。而景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理制度還是上個世紀制定的，沒有及時根據當前的工作環境的變化適時作出調整和完善。

3、全程化管理程度低淺

高校學生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環節：入學檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業檢查派遣。在第一、二個環節上，景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理已經完全到位，而在學生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業后的查詢、補辦等環節還處于比較低淺的水平階段，甚至有的環節還處于缺失狀態，不能更好的服務于在校生和畢業生。以往離校2年以上的學生需要調出個人戶籍檔案，由于學生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的老師，由其代為去學工處畢業分配辦公室和保衛處戶籍管理詢問。而畢業2年以上學生的戶籍檔案在新校區是無法查詢，既無電子檔案又無紙質檔案，故要回到老校區保衛處；老校區主管該項工作的人員不是只承擔此項工作，若因其他事項外出，則使得查詢人或辦理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調離戶籍檔案的清理，導致戶籍檔案越壓越多，管理成本和問題增加。

4、不能及時創新管理

高校學生戶籍檔案的管理如何適應當前大學生就學和就業的需要是景德鎮陶瓷學院還沒有全面思考的問題，因此在創新方面就更談不上。如新校區處于浮梁縣湘湖鎮，而戶籍管理又歸屬于珠山區新廠派出所，辦理相關工作需要先在新校區確認相關基本手續后，再到新廠派出所辦理后續的手續，給學生以及學校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的麻煩。如能在管理屬地和權限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮派出所，則能有效的化解這一問題。又如景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理科設在保衛處，而學生人事檔案管理設在招生就業處，如能實現類似政府辦證大廳的辦公模式，將學生戶籍檔案和人事檔案的辦理設立聯合辦公室，將有效提高管理效率和辦事效率，也能更好的為廣大學生服務。

二.對景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理改革的思考

基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經驗，結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理的情況，做出如下的思考：

1、加強高校學生戶籍檔案管理政策的宣傳

為了讓學生便于自己戶籍檔案的遷移和相關利益的維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學生不用將戶籍檔案遷移到學校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮陶瓷學院保衛處戶籍管理科應主動與招生畢業處直接聯系，在招生宣傳材料、新生報道須知、學生離校須知等材料上，通過紙質和網絡等形式，對學生和學生家長宣傳高校學生戶籍檔案管理政策，告之學生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學校是否有利于學生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理注意事項；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學生及家長全面認識和了解我校對學生戶籍檔案的管理工作。

2、逐步運用信息化管理的方式方法

在依法嚴管的同時，一定講究科學管理?？茖W有效的管理，不但是高校學生戶籍檔案工作順利進行的必要條件，而且也是提高工作效率和服務水平的有效途徑?？芍鸩綄ΜF有的戶籍檔案管理工作實現電子化管理，將每年新進的學生戶籍檔案必須實現紙質檔案掃描入檔，并借助學校信息工程學院的師資力量，開發自用性的學生戶籍檔案管理系統，將學生紙質檔案的內容進行實時的錄入，這樣可以保證紙質戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統的三位一體，以提高工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學生畢業的年份，逐年電子化，改變現有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學生戶籍檔案管理走上現代化的軌道。

3、建章立制，規范管理

（1）收集制度

新生在到校報到的過程中往往會出現材料不全或材料遺失等情況，當前還出現了冒名頂替入學、學生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因而必須有嚴格的收集制度來保證所收集的學生檔案是真實可靠的，如果這第一步沒有做好，勢必影響到后面各個環節工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在收集環節來加強對檔案識別的力度。

（2）立檔和整檔制度

結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學年度來分階段實施相應的立檔和整檔管理。學年初，對新生進行立檔，實行分學年度按院系分卷建檔制度，學年末，對本屆畢業生的畢業生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學期期間，對中途退學、轉學者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。

（3）使用制度

在具體的工作中還常遇到學生需要戶籍檔案辦理相關事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學生出國深造、畢業后需要結婚生子或是貸款買房、考公務員等的需要，學?？梢栽谑褂眠^程中開設“綠色通道”，為學生提供使用上的便利。

4、加強全程化管理

在入學檢查、入戶審批、畢業檢查派遣等環節之外，加強查詢、補辦、檢索等環節的工作，利用各種政策條件和技術手段，實現在景德鎮陶瓷學院新老校區內，學生戶籍檔案辦理、查詢、辦理等的“一站式”管理，強化全程化管理。如在新校區戶籍管理科設置遠程身份證辦理系統，由學校戶籍管理人員對學生進行基本的確認和照片拍攝，通過網絡傳輸照片和相關基本信息到新廠派出所的服務平臺，減少辦證學生來回辦理的時間，也減少辦理資料的丟失和錯誤的概率。

5、利用勤工助學等形式創新管理