檔案局工作要點范文

導語：如何才能寫好一篇檔案局工作要點，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1、規范機關事業單位檔案管理。加強機關事業單位檔案監督指導力度，繼續做好機關事業單位檔案工作目標管理和規范化工作。組織開展社會建設與社會管理檔案工作，指導社區、醫保、社保、新農合、教育、醫療等機構規范檔案管理，加大業務指導力度。

2、加強國有企業檔案工作監督指導。按照《關于認真做好國有及國有控股企業檔案工作的通知》，貫徹《企業檔案工作規范》，指導相關單位制定〈國有企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表〉。

3、加強農業農村檔案工作指導。一是繼續抓好社會主義新農村建設檔案工作；二是完成農村土地承包經營權登記試點檔案工作；三是加強農村檔案信息資源共享工作的指導。

4.加強機關檔案信息化建設。加大對機關重要現行文件和相關信息收集利用工作的力度，加強檔案目錄數據庫建設，繼續做好文件級檔案目錄錄入工作；大力推廣使用檔案管理軟件，抓好業務培訓和指導，推進機關檔案數字化進程。著力抓好電子文件的收集、歸檔、管理，加強監督、檢查和指導，使之逐步規范化、制度化。

5. 加強重大建設項目檔案工作。全縣各單位要深入貫徹國家、省、市檔案局和發改委印發的《重大建設項目檔案工作驗收辦法》和《__省重大建設項目檔案工作管理辦法》。縣檔案局要認真做好我縣內省、市、縣重大建設項目檔案的指導、監督、檢查和登記工作，對竣工的項目依法開展項目檔案專項驗收工作。各項目主管部門和業主單位要積極開展并主動接受縣檔案局的指導和監督，確保我縣重大建設項目檔案工作順利開展并為今后項目的管理提供好利用服務。

6. 組織開展業務學習考察活動。加強與兄弟區(市)縣檔案部門的溝通和交流，有針對性的選擇部分縣市進行學習考察活動，及時掌握全縣檔案工作動態。

1、進一步完善檔案館“五位一體”功能，使縣檔案館逐步成為全縣愛國主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務中心，政府信息公開中心，電子文件管理中心。

2、做好檔案資料的提供利用工作，及時、全面、準確為社會各界提供利用服務，把服務工作提升到一個新的水平。大力開發館藏檔案信息資源，利用館藏檔案開展檔案編研工作。

3、加強檔案安全管理工作，牢固樹立“安全第一”的觀念，嚴格落實檔案安全各項制度，開展檔案安全專項檢查，切實落實“八防”措施，確保館藏檔案安全。

4、強化檔案收集，加強檔案資源體系建設。著力于建設內容豐富、門類齊全、結構合理、關涉民生的檔案資源體系，整合涉及人民群眾切身利益的包括民營企業、社區和新農村檔案在內的未進館檔案,使大量檔案由分散變集中，便利群眾利用。加強對有利用和參考價值的各種珍貴歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案等相關檔案資料的征集，擴大檔案征集領域和途徑收集反映我縣經濟和社會歷程與成就的檔案，以及重大活動、重大事件、文化藝術特色檔案，進一步豐富和優化檔案資源，加強檔案資源體系建設。

1、加強檔案干部政治思想建設。組織檔案人員認真學習黨的十精神，用理論武裝頭腦，指導實踐，推動工作。堅持完善學習制度，不斷加強理論和業務知識學習，進一步激發干部職工的責任感和事業心，保持昂揚向上的精神狀態。

2、牢固樹立政治意識、大局意識、責任意識和服務意識，使廣大檔案工作人員爭做“學習型、創新型、服務型”的干部。

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為進一步推進政府信息公開，著力優化發展環境，建立健全政府信息公開工作的監督、考核機制，根據《上海市政府信息公開規定》(以下簡稱《規定》)、《區政府信息公開實施細則》(以下簡稱《細則》)、《區年政府信息公開工作要點》和區委、區政府年“三個一點”工作安排，制定本考核辦法。

二、考核部門

政府信息公開考核由區政府信息公開聯席會議辦公室會同區信息委、區監委、區政府法制辦、區保密局、區檔案局、區發改委等有關部門共同實施。

三、考核對象

各鎮人民政府、街道辦事處、工業區，區政府組成部門及其它相關的部門機構。

四、考核內容

1、工作機制(10分)。組織機制情況（5分）：分管領導、責任部門落實、工作人員穩定，有變動時是否及時上報、公開；工作制度建立健全情況（2分）：是否建立健全工作制度、更新維護制度、監督考核制度等；工作責任制落實情況（3分）：“主要領導親自抓，分管領導具體抓，職能部門抓落實”的機制是否落實，工作人員的業務是否熟練、是否通過聯席會議辦公室組織的業務考試。

考核部門：監委、信息委

2、公開內容及目錄(40分)。主動公開、依申請公開、免于公開的信息是否符合《規定》和《細則》的要求（政府機構職能和人事信息、管理規范和發展計劃、公眾密切相關的重大事項、公共資金使用和監督信息、應當公開的其他政府信息），對已公開的信息是否及時進行整合和更新，是否提供重要信息的解讀服務(20分)；主動公開、依申請公開的目錄(紙質和電子)編制是否規范、符合規定并及時更新(10分)；公開的信息是否符合保密規定(10分)。

考核部門：法制辦、監委、檔案局、保密局

3、公開方式(10分)。是否多渠道公開政府信息（2分）；政府網站政府信息公開頁面、專欄設置是否醒目、規范，信息查閱、搜索是否方便、快捷，是否及時更新公開指南（8分）。

考核部門：信息委

4、資料送交(10分)。是否按規定及時向區檔案館送交指南、目錄、年報及公開的政府信息。是否按規定要求使用政府信息公開管理系統軟件。

考核部門：檔案局

5、受理場所及響應程度(時間、程序)(15分)。是否按標準化要求設立集中查詢、受理場所(并委托區檔案館進行集中查詢、受理)（2分），是否按規定設立并公開咨詢電話、傳真、電子郵箱（2分）；是否按規定程序及時受理、答復申請人（4分），是否按要求建立申請處理文書存檔制度(2分)；是否存在社會投訴、行政復議、行政訴訟情況，是否辦理收費許可證、有無亂收費情況(5分)。

考核部門：監委、法制辦、檔案局、發改委

6、月報、年報及報備工作(15分)。是否按時上報月度統計表（6分），是否按格式要求及時向社會公開指南、年報(4分)；是否按要求對免于公開信息進行疏理和報備，是否對重大決議、草案的公開進行報備(5分)。

考核部門：信息委、保密局

7、創新工作（加5分）。是否采取便民利民措施，有無工作創新。

考核部門：監委、信息委、法制辦、保密局、檔案局、發改委

五、考核方式

1、考核采用日常檢查與階段考核相結合，各職能部門單獨考核與聯合檢查相結合的方法。

2、為提高考核效果，擴大考核的影響面，考核組成員除以上6家單位外，還將在重點單位中，隨機抽取若干個單位參與考核。

3、考核分值采用100分制，創新工作視情況另行加分。

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一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《*年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《*年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。

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關鍵詞 數字檔案室 電子文件 管理

在現代信息技術發展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發揮著不容忽視的作用。對于電力企業來說，在企業的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。

一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發展，加強檔案信息系統研發，將數字檔案室建設作為企業信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統”納入“信息化應用系統”統一籌劃開發，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現了檔案管理系統和電力企業業務系統的集成，基本形成了較為完整規范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現有系統，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環節應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發檔案掛接、統計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統的整體掛接和查閱利用，充分發揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現了檔案資源的集中管理。根據信息系統的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業各項工作同布置、同落實；每年印發《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業務主管部門、市檔案局業務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統檔案的管理現狀、檔案信息系統建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監督。數字檔案室建設涉及企業多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環節進行監控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統計標識密級文件，從源頭上區分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規定以及全市“十二五”檔案事業發展目標中關于國有企業全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規范和相關標準，規范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規定，統一工作標準，明確發展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規范電子文件管理的制度；形成“信息系統內查閱電子檔案的方式”，對信息系統內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規定查閱范圍，科學設定利用權限，規范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續發展

一是強化統籌規劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統相比發生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統、檔案數據庫管理系統；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統和多媒體技術等的發展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現機關檔案工作從文件收發、歸檔整理到電子存儲等多環節檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環境；要遵循統籌開發的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統的特殊性和專業性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發生改變，其工作模式與傳統工作相比也發生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業的檔案業務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

[1] 李天一.數字檔案館建設的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

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為做好2014年度依法行政考核工作，根據《湖南省依法行政考核辦法》（湘政發〔2010〕3號）和《湘西自治州人民政府辦公室關于印發<2014年州人民政府辦公室工作要點>等文件的通知》（州政辦函〔2014〕30號）要求，結合我縣實際，制訂本方案。

一、考核對象

（一）各鄉鎮人民政府、棲鳳湖管委會。

（二）縣直相關單位：縣發改局、縣經信局、縣計生局、縣民族局、縣公安局、縣司法局、縣財政局、縣人社局、縣國土資源局、縣環保局、縣住建局、縣交通運輸局、縣公路局、縣農業局、縣林業局、縣水務局、縣畜牧水產局、縣農機局、縣商務局、縣衛生局、縣國稅局、縣地稅局、縣工商局、縣質監局、縣安監局、縣審計局、縣物價局、縣食藥監局、縣煙草局、縣統計局、縣旅游局、縣教育局、縣民政局、縣文廣新局、縣文化市場綜合執法局、縣體育局、縣檔案局、縣糧食局、縣氣象局、縣殘聯、縣移民局。

二、考核內容

重點是《國務院關于加強法治政府建設的意見》、《湖南省行政程序規定》、《湖南省政府服務規定》、《湖南省規范行政裁量權辦法》、《湖南省人民政府關于深入推進市縣政府依法行政工作的意見》、《湖南省行政復議工作規范化建設實施意見》的貫徹實施情況。考核具體工作由縣政府法制辦會同相關單位組織實施。具體按2014年度鄉鎮人民政府和縣直單位依法行政考核內容分解表（附件1、附件2）分類進行考核。

三、考核方式

（一）動態監測。由縣政府法制辦建立考核對象檔案，及時收集依法行政工作資料，動態記錄依法行政工作完成情況。考核對象完成本方案考核內容中的單項工作后，應及時向縣政府法制辦報送有關資料或信息（聯系電話：472****）。

（二）自查自評。12月1日前，考核對象對照本方案確定的考核指標開展自查自評，形成依法行政年度報告，并將自查評分表和依法行政年度報告報送縣政府法制辦。

（三）組織考核。12月底前，縣政府法制辦會同縣直相關單位對考核對象年度依法行政工作情況進行考核。

四、考核結果的運用

（一）按考核內容分解表進行考核，并將考核得分作為縣人民政府績效評估考核中相關依法行政工作項目評分內容折算記分依據。

（二）縣依法行政領導小組將考核中發現的問題反饋給被考核單位并督促整改，對考核評為不合格的單位給予通報批評，限期整改。

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關鍵詞：綜合檔案館 數據庫 建設 實踐

一、檔案數據庫建設的“政府行為”

綜合性檔案館一般案卷在5～15萬卷左右，文件級條目約在100～200萬條左右。按國際通行標準劃分，100萬條以下是小型數據庫，100萬條以上已是一個中型的數據庫。面對如此大量的數據庫建設任務，沒有一個行之有效、合理周全的計劃，沒有政府的支持?熏是很難建立起檔案數據庫大廈的，甚至會半途而廢或久拖不成。檔案數據庫建設應成為一種政府行為?熏只有獲得強有力的行政支持?熏才能順利、有效地實施和完成。在制定計劃和實施中?熏行政力度、人員配備、經費落實、建庫目的和目標、輕重緩急等因素都是必須統籌考慮的。

一是爭取行政支持，創造順暢的發展環境。其要點是"三列入"，即將綜合檔案館數據庫建設作為一個系統工程?熏列入當地國民經濟和社會發展規劃、列入當地信息化發展計劃和規劃概要、制定本地區數字化檔案館（室）五年乃至十年計劃。1999年蕭山區政府就將檔案館管理系統作為全市信息化發展13個子系統之一?熏先后投入了25萬元的專項資金，為檔案信息化建設提供了經費支持。

二是要考慮數據庫由誰來錄入、誰來管理。比較通行的做法是聘請一些臨時工來錄入，采用計件制，按件計酬；由檔案工作者來管理，包括臨時工的管理、案卷的管理和錄入標準、質量和數量的監督等。

三是要考慮數據庫建設的經費。這要根據該地區的經濟發展水平和檔案館的事業經費多少來決定。

二、檔案數據庫建設的"利用為本"觀

綜合檔案館數據庫建設要以利用為本，應建立以文件級數據庫為基石、專題數據庫為補充的電子檢索體系。就蕭山區檔案館來說，前者包括館藏180個全宗8萬卷（包括永久和長期）的文件庫近百萬條，后者包括婚姻、戶籍、土地、革命歷史和民國檔案、干部任免、計委基本建設項目索引、干部介紹信存根、工資介紹信存根、照片檔案、圖書資料、本地區文章索引、蕭山家譜聯合目錄、蕭山籍知名人士等專題庫70萬條。這樣，就基本實現了檔案查詢檢索的電子化，增添了服務手段，實際應用效果良好。

專題數據庫是今后檔案數據庫的發展方向。如果條件許可，可與其他單位共建檔案數據庫。比如蕭山區檔案館與區職改辦共建區域專業技術職稱人員數據庫，與科委共建區域科技人才數據庫（外地在蕭山的人才和蕭山在外地的人才），與公安局共建戶口遷移檔案數據庫（檔案分存于兩地）、與土管局共建土地檔案數據庫（檔案分存于兩地）、與民政局共建婚姻檔案數據庫等等，實現檔案信息資源的互補與共享。另外，在數據庫建設中，還可根據本地區經濟建設和社會事業發展的需要，圍繞中心工作，從文件庫中進行數據挖掘，及時提供相關的專題數據庫，供本地區領導決策參考。

檔案數據庫建設還要分輕重緩急、分步實施。建庫方針宜邊建設邊利用，建好一個，利用一個。先建利用率高的全宗、珍貴檔案及與人民生活密切相關的檔案。檔案數據庫建設到哪里，檢索利用就同步跟進到哪里。

三、 檔案數據庫建設的"時空觀"

綜合檔案館數據庫建設的"空間觀"，就是應突出"區域性"，從區域的整體進行考慮，不能僅僅局限于館藏檔案，必須考慮各進館序列單位的檔案數據庫建設，不僅要"正本"，花大力氣抓好綜合檔案館的檔案數據庫，還要"清源"，同時開展各基層單位的檔案數據庫建設，因為館藏檔案的來源在各進館單位，只有"正本清源"，區域檔案數據庫中心才能真正建成。

區域數據庫建設的"時間觀"，就是要從過去、現在、未來三個時間段上同時展開，即必須涵蓋過去已進館的館藏檔案、現在每年接收的檔案和未來定期接收的檔案。蕭山區檔案館在這方面的具體做法是："共建、共享、共進"。

"共建"即與各基層單位共建檔案數據庫，由檔案館負責已進館的檔案（基本上是1990年前的檔案），各基層單位負責檔案室的檔案（1990年以后的檔案），這樣數據庫建設就由原來的檔案館獨家承擔，分解為100多家單位共同承擔，解決了檔案館數據庫建設的后顧之憂。

"共享"指建庫雙方進行數據庫交換，均擁有完整的檔案數據庫，從單位成立至2001年的檔案均可采用計算機檢索。

"共進"指共同推進區域檔案數據庫中心建設、共同提高館室的檔案信息化管理水平。

蕭山區檔案館1999年發文明確規定，向檔案館移交檔案時必須同時移交電子目錄，鼓勵移交電子檔案，四年共接收61家單位的電子目錄庫和電子檔案庫。

對今后定期移交的檔案，采取的措施是調查摸底、選定試點，目標管理、列入考核，編印手冊、開展培訓，業務指導、技術支持等。

調查摸底，選定試點。首先對本地區各基層單位的檔案管理現狀作了較為全面的調查和摸底，并在此基礎上印發了《關于申報"電子文件歸檔和電子檔案管理"試點單位的通知》，明確了試點對象、內容、方法、條件等，較好地實現了"共建、共享、共進"的方針目標。

目標管理，列入考核。蕭山區檔案局將試點工作納入年度全區檔案工作要點，作為全區檔案工作兩大中心任務之一，制定了《關于印發"電子文件歸檔和電子檔案管理"試點單位目標管理考核暫行辦法的通知》，考核結果作為評定檔案工作年度先進的依據之一。

編印手冊，開展培訓。為使試點工作有章可循，編印了《電子文檔管理手冊》，供試點單位學習和貫徹執行，并舉辦了16期計算機管理檔案培訓班，以應用為本，普及為重點，成效明顯。

業務指導、技術支持。試點工作開展后，檔案局專門抽調專門人員進行了大量的業務指導和技術支持。

蕭山區檔案館從1998年開始實施區域檔案數據庫建設的五年計劃，現已形成一個由館藏檔案數據庫（170萬條）為核心、各基層檔案室數據庫（40萬條）為補充的區域檔案數據庫中心，共建數據庫記錄210萬條，為蕭山區檔案信息化建設提供了很好的數據基礎。

四、 檔案數據庫建設的質量控制

蕭山區檔案館在一開始實施時就十分注重數據庫建設的質量，并在五年的實踐中不斷補充完善，制定了《蕭山區檔案數據庫建設實施辦法》，形成了較為科學有效的數據庫建設質量控制方法。

一是統一檔案管理軟件。二是統一數據庫的文件格式。三是制定《各類檔案數據庫結構規則》，以《檔案著錄規則》、《檔案分類標引規則》、《國務院公文主題詞表》等為藍本，結合各專題數據庫的內容與形式特點，制定各類檔案數據庫結構規則。四是統一各類檔案數據庫的字段錄入要求。五是對移交單位的電子目錄和電子檔案的接收，實行全程控制。移交單位建庫時，對數據庫格式、結構、每一字段錄入要求和報表打印進行了統一規范。檔案接收時，按規定的接收程序辦理，包括四層驗證：病毒檢測、數據文件格式驗證、數據結構驗證、數據內容驗證，然后指定檔案數據庫的移交方式（磁盤、光盤和網絡）和辦理交接手續。六是形成了較完善的數據校對方案。包括進館前規范、進館時抽檢、利用時查錯、原文掃描時查錯、數據共享時校對等五個階段的質檢，從而將數據庫的差錯率減小到最低程度。

五、檔案數據庫建設的利用模式

綜合檔案館的數據庫建成后，其利用模式有別于傳統的利用模式，應充分利用當地的信息化基礎設施的優勢，為檔案數據庫的提供利用創造廣闊的空間，使檔案館與各基層檔案室、檔案館與社會公眾的24小時訪問和查詢成為現實。

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關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報,2013(3):46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務,2014(9):52-53.