檔案管理實訓總結范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理實訓總結，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的重要性主要體現在以下幾個方面：其一，職業院校實驗實訓儀器設備檔案記錄了一切實訓儀器設備的使用，維護過程，存儲了職業實踐課程教學的基本信息，是職業院校進行實踐課程的參考資料；其二，實驗實訓儀器設備檔案將儀器設備的采購過程，質檢過程，安裝過程，調試過程和報廢過程中各環節的職責進行了規定，一旦因此而發生法律糾紛，可以以此為依據去執行；其三，職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的正常開展，有利于實驗實訓設備檔案管理質量和效率的提升，尤其是以往的采購管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購管理方案打下基礎。

2職業院校實驗實訓設備檔案管理工作存在的問題

通過對職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的調查發現，現階段職業院校實驗實訓設備檔案管理工作還存在著諸多問題。具體來講，可以將其歸結為以下幾個方面：其一，實驗實訓儀器設備檔案管理制度不符合實訓儀器設備檔案的特點。主要表現在檔案管理人員對于不同實驗實訓設備的維護管理注意事項不是很了解，常常以一刀切的方式去進行維護和管理，由此建立起來的檔案常常出現一些問題，使實驗實訓設備檔案體系難以有效的反饋出職業院校實驗實訓設備的特點；其二，職業院校對于實驗實訓設備檔案管理工作不是很重視，實驗實訓儀器設備檔案管理人員素質不高，難以將復雜的，系統化的檔案管理工作做好，不懂得使用現代化的檔案管理手段，這也成為制約實驗實訓設備檔案管理工作健康發展的瓶頸；其三，職業院校實驗實訓設備檔案管理方式落后，不懂得使用現代化信息技術去進行調整和改善，導致職業院校實驗實訓設備檔案管理工作質量一直處于低效率的狀態，難以跟上時代的潮流；其四，職業院校實驗實訓設備檔案管理意識淡薄，缺乏具體的組織管理部門去專門負責，常常是將其附屬到其他職能管理部門權責中去，造成了職業院校實驗實訓設備檔案管理組織體系不全的問題，導致職業院校實驗實訓設備檔案管理工作質量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長期存在的話，勢必會影響到職業教育的人才培養質量，是不利于職業院校高素質人才培養目標實現的。

3職業院校實驗實訓設備檔案管理的策略

3.1職業院校實驗實訓設備檔案管理的基本原則

職業院校實驗實訓設備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準則。具體來講，結合多年實驗實訓設備檔案管理工作經驗，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進的基本原則。由于實驗實訓儀器設備檔案的收集工作是與實習基地建設檔案管理工作息息相關的，并且與實際的實訓教學工作之間存在密切的關系，因此在進行實驗實訓儀器設備檔案管理的過程中，應依照實踐教學規律去開展，顯得尤為重要；其二，專業劃分的基本原則。由于職業院校不同專業之間，其實踐課程是不同的，其所需要使用的實驗實訓設備也是不一樣的，因此實驗實訓設備檔案管理的過程中，能做到按專業劃分管理類別，也是很有必要的；其三，及時歸檔的基本原則。由于職業院校專業眾多，學生人數多，實驗實訓設備常常處于連軸轉的狀態，這種情況下實驗實訓設備檔案管理也應該是動態化的；其四，重點管理的基本原則。簡單來講，就是對于價格昂貴，使用率比較高，出現故障后需要大量維修費用的儀器設備，應該格外注重，將其每一個信息都計錄在案，以實現對重點儀器設備的動態化跟蹤和管理。上述是在職業院校實驗實訓設備檔案管理過程中，需要遵循的特定規范，也是制定職業院校實驗實訓設備檔案管理策略的依據。

3.2職業院校實驗實訓設備檔案管理策略

（1）建立健全職業院校實驗實訓設備檔案管理制度。

檔案管理制度的健全，是保證職業院校實驗實訓設備檔案管理工作朝著規范化方向發展和進步的前提和基礎。尤其是職業院校實驗實訓設備眾多，需要進行的信息收集和整理工作任務重，常常會因為不規范的操作影響檔案管理的質量，難以保證職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的有效性。為此，我們應該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專家小組，對當前職業院校實驗實訓設備檔案管理管理工作進行全面調查和總結，找到制度建設中存在的缺陷，尤其是與實際實驗實訓設備特點不吻合的條款，積極進行改善和調整；其二，凡是與職業院校實驗實訓設備存在關聯的行為，都應該指派專門的檔案管理員參與，保證其能夠對于整個儀器使用情況進行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實的，在此基礎上進行及時歸檔；其三，建立健全職業院校實驗實訓設備檔案管理組織體系，以崗位責任制度的健全，將實驗實訓設備檔案管理工作效果納入到績效考核中去，以此去激勵各個部門參與到實際實驗實訓管理工作的積極性；其四，積極將實驗實訓儀器設備檔案管理經費納入到職業院校預算管理體系中去，實現其物質基礎的規范化管理。

（2）不斷提高實驗實訓儀器設備檔案管理人員的素質能力。

實驗實訓設備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內容眾多，無論是教學資料，還是設備維護資料，都需要具有一定專業知識的才去進行處理。針對當前實驗實訓設備檔案管理人員素質和能力不佳的問題，應該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門內部加強學習，使各個職業院校實驗實訓設備檔案管理人員意識到此項工作的重要性；其二，關注與管理人員專業理論知識和實踐操作能力的培養，使得其能夠處理好日常實驗實訓設備檔案的基本管理工作；其三，嚴格控制實驗實訓設備檔案管理人員的招聘和選拔過程，從檔案管理經驗，檔案管理技能，職業精神等多方面綜合考核應聘者的素質，實現對實驗實訓設備檔案管理人員準入機制的控制和管理；其四，做好新入職人員的培訓，保證其能夠在相對較短的時間內適應新的工作環境，切實的做好各方面的檔案管理工作；其五，積極做好信息技術的培訓，使實驗實訓設備檔案管理人員具備信息素質，保證實驗實訓設備檔案管理工作朝著信息化的方向發展和進步。（3）推動實驗實訓儀器設備檔案管理信息化進程。針對于當前部分職業院校實驗實訓設備檔案管理方式落后的問題，應該積極推行現代信息化技術管理，具體來講，可以從以下幾個角度進行探析：其一，針對當前職業院校實驗實訓設備的基本情況，建立實驗實訓設備檔案目錄數據庫，為實現檔案信息資源建設工作做好基礎數據工作，為提升實驗實訓設備檔案使用效率和質量打下基礎；其二，倡導檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建立，構建職業院校實驗實訓特色檔案體系，更加全面的展現職業院校實驗實訓設備檔案管理的狀態；其三，積極做好實驗實訓設備檔案信息的歸檔處理，以先進的安全加密技術去保證信息的安全，并且在此基礎上構建職業院校實驗實訓設備檔案數字化系統；其四，建立健全實驗實訓設備檔案信息系統的評價機制，對于其運行效率進行總結和歸納，并且在此基礎上實現實驗實訓設備檔案信息的電子化。

4結束語

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論文關鍵詞：中職學校  教學檔案管理  問題  對策

教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。

1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點

1．1中職學校教學檔案管理的主要內容

學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。

(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。

(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。

(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。

(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

1．2中職學校教學檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。

(2)形式多樣。

由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業性強。

除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。

2中職學校教學檔案管理中存在的問題

2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。

2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂

中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策

3．1系統管理，完善檔案管理機制

學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責任，強化檔案管理意識

教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。

3．3組織檢查，增強檔案管理責任

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檔案管理課程教學要“使學生具備檔案管理員職業崗位基本素質，熟悉檔案工作環境與工作內容，掌握檔案工作流程及檔案管理技能”。為此，檔案管理課程教學設計中，應在充分分析企業檔案管理崗位職業能力的基礎上，堅持“一結合”、“兩對接”的指導思想，即理論性與實踐性結合，教學內容安排與檔案工作標準規范對接、與實際崗位對接。

1.理論性與實踐性相結合

檔案管理課程內容主要包括基礎理論知識和實踐操作兩大部分。結合崗位能力分析，合理確定知識目標和能力目標，以理論教學為基礎，課內實踐教學為重點，以具體檔案管理工作任務為主線，使理論教學與實踐教學緊密結合。以實踐為主線設計教學內容，及時的實踐操作，既加深了學生對理論知識的理解，同時又充分激發了學生主動參與課堂教學的積極性。

2.教學內容與檔案工作標準規范、實際崗位對接在課程教學過程中，適當引入檔案工作行業標準、制度等，一方面增強學生規范操作意識和嚴格按制度辦事的意識，另一方面增強了學生對實際檔案工作的認識，實現檔案管理課程教學和實踐與實際崗位的對接。如開展檔案統計工作，借助學校檔案全文數據庫平臺，以檔案館統一編制的《檔案室保存檔案情況統計表》、《檔案文件級數量統計表》等為基本材料，組織學生開展檔案統計課內實訓;組織學生討論學習《某某省示范數字檔案室建設測評標準》，掌握數字化檔案室建設的基本要求，實現課堂教學、實踐與標準規范、實際崗位的有機結合。

二、基于崗位分析的檔案管理課程教學模式構建

企業檔案管理崗位分析檔案管理課程教學提供了方向和基礎。按照教育部“繼續推行任務驅動、項目導向等學做一體的教學模式”的精神，構建基于企業真實檔案工作流程的任務驅動教學模式非常必要。

1.以檔案管理典型任務分析為前提開展教學合理設計并明確工作任務，是任務驅動教學的前提。企業檔案管理工作主要由八個工作環節組成，各環節之間既相互密切聯系又相對獨立，有各自的操作程序和要求。根據企業檔案工作流程，可設置系列工作任務。同時，企業檔案室多為綜合檔案室，保存的不僅有文書檔案，還包括人事檔案、會計檔案、設備檔案及各類業務檔案。結合企業調研和與企業一線檔案人員的交流，整理分析出企業檔案管理工作的10個典型任務。

2.以崗位任務設置為主線開展教學

任務驅動教學法強調以任務帶動整個教學過程，以任務的完成推動教學目標的實現，任務是教學活動的主線和核心。任務驅動教學法運用于檔案管理課程教學，教學環節設計除明確檔案管理典型工作任務以外，還包括任務準備、任務分析、任務過程管理、任務評價、延伸鞏固等。任務準備是開展任務驅動教學法實施的條件保障，教師在課前準備中要認真制訂可操作的任務實施方案，做好檔案文件、工具和設施、有關參考資料等準備工作，以檔案實訓室為主要教學場地，以真實的檔案文件和創設接近真實的教學環境，增強任務的真實性。師生通過共同討論、示范等形式開展任務分析，明確任務的目標、操作步驟和要求，引導學生進入工作情境。加強任務過程管理，學生獨立或以小組的形式實施任務，自主討論、思考完成任務的思路和方案，在探究中完成工作任務。例如在檔案分類任務中，學生根據所學知識要點，認真梳理檔案分類工作步驟，具體分析每份檔案的內容、來源和形式等特點，根據檔案分類表確定每份檔案所屬類別并進行歸類。在學生分類過程中，教師主要起引導點撥的作用。學生任務完成后，應及時進行任務評價，重結果評價更要重過程評價，注重學生完成任務過程中的態度、參與程度、分析解決問題能力、情感意志等的評價。鼓勵開展學生自我評價和互相評價，教師適時進行點評，促進學生在評價中相互交流，取長補短，自覺進行自我總結和反思。為穩固和提升學生課堂掌握的能力，還需在課后加強延伸鞏固。學生實現檔案管理知識、操作技能的主動建構后，引導學生帶著任務完成課后練習、參觀檔案館(室)、邀請行家專家作專題講座、參加實訓實習等，鞏固檔案知識和技能，并進一步體驗檔案工作職場，感受職場文化。

3.以學生為主體開展教學

以任務驅動開展檔案管理課程的教與學，為學生提供體驗實踐的情境，充分體現學生的主體地位。課堂教學以學生實踐操作為重心，學生帶著任務去學習，通過自己的親身實踐去學習和體驗檔案管理工作，變被動學習為主動學習。應充分體現學生主體性地位，引導學生主動參與教學活動的各個環節，形成學生為主體、教師為主導的教學模式。從教學實踐來看，隨著角色的轉換，學生的學習積極性、主動性得到充分發揮，操作中碰到的問題得到及時反饋，學生從被提問者成為了主動提問者，學生的課堂參與度得到極大提高。

4.以教學資源庫建設為保障開展教學

任務驅動教學法改變了傳統僅注重知識傳授的簡單教學模式，為確保每項任務的順利開展，教師都要作大量的準備工作，只有建立和完善檔案課程教學資源庫，才能有效保障各項檔案管理任務在課程教學上的實施。檔案管理課程教學資源庫的建設，主要包括收集各類檔案文件資料、企業檔案管理有關制度和檔案管理行業標準、檔案工作案例、各類檔案和檔案工作圖片與視頻、檔案管理相關軟件(如檔案綜合信息管理軟件、電子數據質檢系統、光盤校驗軟件等)、檔案館(室)網站目錄、檔案用具設備設施等。通過建立完善檔案教學資源庫，為任務驅動教學法的實施提供資源保障，確保任務驅動教學的有效順利實施。

三、結束語

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關鍵詞：學校檔案管理 規章制度 員工培訓

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學校檔案管理的重要意義

首先，學校檔案是學校成立發展的一個記錄，是最原始的文件。學校檔案開始與學校的成立，經歷了學校發展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數據支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發現學校的特點和規律，對于總結學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據。學校檔案記錄了學校組織工作和優秀員工的工作經歷，對檔案的管理和總結，可以更好地發掘學校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現。總之，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發展提供幫助。

隨著課改的深入進行，學校檔案在管理上呈現了很多新的特點。首先，學校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反應教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業的建設、各專業導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。學校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規范學校檔案管理的措施

2.1 加強領導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發揮檔案資源的優勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

2.2 完善管理的規章制度

任何工作都需要完善的規章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規范化、正規化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規章制度，導致一些資料存檔出現問題。因此，今后要加強檔案管理部門規章制度的完善，嚴格要求工作流程。可以與學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業務素質

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業技能和業務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業務素質。目前提高業務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業務精良，具有專業技能的高素質檔案管理隊伍。

2.4 更新檔案管理的設備

學校要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關鍵，因為齊全的設施是做好檔案管理工作的物質基礎。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容，根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質量。

2.5 加強檔案資源的開發利用

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質檔案，也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用，學校領導應該高度重視教職工用檔意識的培養，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益，就是在為學校的進步發展做貢獻。

參考文獻

[1] 黃雪微.縣直屬學校檔案管理現狀及對策[J].浙江檔案，2004（5）.

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根據學校體制管理現狀和教學發展的需要，在教學檔案管理實踐中，本文對本科教學檔案歸檔范圍和管理做了進一步的分析和思考，以期對學校教學檔案的規范化和標準化管理有現實意義。

一、編制教學檔案歸檔范圍的依據

我校在2010年提出了“黨委領導、行政負責、民主管理、教授治學”新的管理體制并實施。在新的管理模式下，教學管理的重心下移到二級學院，使之在教育教學管理上有了更大的自主權，能夠根據學院發展在教學計劃、專業設置、學科建設等各個方面充分發揮管理職能，二級學院的教學檔案從具體內容、歸檔范圍及管理的職責等發生了變化，在教學改革發展過程中產生了大量的具有保存價值的文件資料，需要統一分類標準，進一步加工整理歸檔。

明確教學檔案的歸檔范圍是做好教學檔案工作的基礎。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學檔案管理的分類標準和要求尚未統一規定，使得各高等院校教學檔案工作也明顯呈現多樣狀，且從《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的內容來看，其中涉及教學檔案的歸檔部門不僅限于教學管理部門，還涉及學生工作部、人事處、招生就業處等相關部門，即使有統一的執行標準也難以準確執行。因此，高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。

在2008年教育部與國家檔案局聯合的《高等學校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學歸檔范圍的自主權。

二、高校教學檔案的特征

高校教學檔案是高校教師和學生在教學管理和教學實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學質量和教學管理水平的重要標志之一。教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現為以下幾方面：

1.廣泛性

隨著高等教育的發展，相繼出現了很多新的學科門類，在此基礎上高校專業規模也迅速增加，如我校目前有60個本科專業，涵蓋理、工、文、經、管、法、藝術等學科門類。這使得教學檔案的數量增加、管理規模擴大，各學科專業在人才培養方案、培養計劃、課程設置、教學管理等方面也各具特色，多學科相互交叉、滲透，使得教學檔案內容越來越多樣化。

2.周期性

高校的教學活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學年度，學歷教育以四年或者五年為培養周期。因此高校教學檔案材料有的以學年劃分，也有會以自然年度劃分，使得教學檔案的產生具有了不同的周期特點。

3.通用性

高等院校的學科專業設置都必須以教育部制訂的《普通高等學校本科專業目錄》為依據。各高等院校會在專業設置上具有相同性，隨之所產生的教學檔案具有一定的通用性。

4.特色性

各高等院校因地域特點、辦學定位、辦學規模及辦學層次的不同，在人才培養目標上也有差異，根據本科教學評估指標體系中專門設有一個特色指標，各高校在辦學過程中逐步形成自身的特色，各高等院校產生的教學檔案又會具備與其他高校不同的特點。

三、新體制下教學檔案的歸檔范圍與管理

1.教學檔案的分級制管理模式

根據我校新體制下教學管理的實際情況，教學檔案可采用四級管理模式，即校級檔案管理機構（檔案館）教學管理部門及相關教學檔案管理部門（教務處、人事處、學生部、招就處）、各教學單位（學院、部、實訓中心）教研室（系）和實驗室。學校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學檔案：如上級部門和學校產生的相關文件及規章制度、教學評估材料、課程建設和專業設置、招生及學籍等方面的檔案材料，以及教師和學生比較重要的記錄和登記表格等。學院及系（部）保管學校和本部門產生的教學文件及教學活動檔案：如教學課程檔案、學生記分冊、試卷及畢業論文等數量較大且又比較微觀的教學資料，這樣就會既有利于各單位查詢，又緩解了學校檔案館的館藏壓力。教務處教學檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務處作為教學的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務處要保管相應的教學檢查紀錄，而教師上課的記分冊則由系部保管，而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學校檔案館的存儲空間。

2.教學檔案的歸檔范圍

根據這樣的管理模式，學校及教學管理部門就可以逐級制定相應的歸檔范圍。

（1）學校檔案館教學檔案歸檔范圍：主要包括上級各管理部門下達的有關教育、教學管理的文件，學校管理的各項規章制度、學生成績報告單、畢業生登記表和成績單、學籍異動相關材料、畢業資格以及學位資格的審核材料等等。

（2）教學管理及相關部門教學檔案歸檔范圍：教務處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學管理文件、教學管理規章制度、學科建設規劃和專業設置、教學計劃、教學大綱、課程計劃總表、教學進程表、課程表、校歷表、學生名冊、畢業生質量的調查計劃和總結、調查畢業生質量評價意見相關材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設材料：新教師崗前培訓、教師年度總結和考核，教師國內外進修記錄、對學校骨干教師國家培訓班等方面的文件及形成的材料。學生部主要歸檔學生紀律和獎懲材料：如學生各類違紀處分文件、學生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學生招生就業工作材料：如學校年度招生計劃，錄新生取名冊，應屆畢業生就業方案，往屆畢業生就業統計等材料。

（3）各學院（部、實訓中心）教學檔案歸檔范圍：如學校及教學管理部門下發的文件、本單位在教學管理活動中所產生的相關文件；單位的師資情況、教師課堂教學質量評估材料、教師任課安排表、教師業務檔案、教學工作總結、考試命題及題庫、試卷；省、（校）級重點課程、精品課程立項建設及成果材料，主編教材各專業教材目錄等相關材料。

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    論文摘要:學籍管理是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。結合工作實際，針對中職學校學籍檔案的管理進行了論述。

    “學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。職業教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業教育的學生層次差異較大，使得職業教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。

    一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題

    (一)人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。

    人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。

    (二)電子檔案網絡化管理存在瑕疵

    學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而魚待解決。

    (三)檔案作用發揮缺位

    在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生學籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

    二、加強中職學校學生檔案管理的對策

    (一)提高認識，樹立現代化檔案管理理念

    隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性;進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。

    (二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

    1、規范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

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本年度在省職業技能鑒定中心的指導和幫助下，按照學校總體工作部署和要求，以服務學生培養目標為宗旨，以“雙證制”招錄學生客房服務員，餐廳服務員等職業技能鑒定收尾工作為重點，以提高鑒定等級和擴大鑒定專業面為發展要求，創造性地開展各方面工作，使我校的國家職業技能鑒定工作有了新的發展與提高。現對這一學期以來的的工作做如下小結：

一、加強我院職業資格鑒定的基礎性工作建設。

加強了職業技能實訓、鑒定室建設，協助國際商務學院進行了保育員實訓場所的建設、經過江西省人力資源和社會保障廳職業能力建設處對材料的審核、現場評審等環節，最后批準我校增加保育員初、中、高級鑒定。職業技能實訓設備的投入，提高了學生的操作技能。協助機電與建筑工程學院申報汽車修理工工種鑒定許可準備相關材料。滿足了“課證相融”、“以賽促教、以考促評”的教學實訓需要。組織開展了第三屆職業教育活動周暨第五屆職業技能能手大賽活動。在各學院、部門的共同努力下，“人人賽”、“班班賽”、“決賽”三個環節環環相扣，職業技能大賽精彩紛呈，取得了圓滿成功。本次大賽中，全校共有35個專業、38個技能項目參賽。同時積極協助學校組織開展的各類技能競賽的網上報名，如全省振興杯比賽。

二、嚴格考務管理，不斷完善考務制度。

隨著職業技能鑒定考試規模的不斷擴大，做好考務工作顯得極為重要，因此，我們在組織鑒定考試的每一個環節中努力做到：

1、嚴格按照人力資源和社會保障部、人力資源和社會保障廳的各項政策、標準進行技能鑒定工作。通過計算機和網絡,完成技能鑒定報名、 管理、 查詢、 報表、 存檔工作, 以及學生技能檔案管理、查詢、 報表工作。努力營造和諧工作氛圍，提高工作效率，提高部門工作人員的工作水平。

2、考試前均對監考教師進行集中培訓，明確任務、目標、職責。在選拔監考教師上認真挑選，把責任心強、工作作風好的教師挑選出來承擔監考任務。個別失職的監考教師給予通報批評，并在其后的監考中不再安排其擔任任何監考工作，在學期測評中記事故。在考生中開展考風考紀教育，使學生端正考試態度。

三、開展職業技能鑒定工作

積極組織學生參加職業技能鑒定。本學期共組織1134名學生參加職業技能鑒定考試，其中“雙證制”招錄學生考試餐廳服務員718人，客房服務員104人。保育員17人、加工中心操作工33人。新職業考試電子商務師90人，育嬰師172人.

四、存在的問題和努力方向

我們在開展職業技能培訓與鑒定工作方面盡管取得了一些成績，但是還存在不少問題和差距，主要表現在：

1、根據新設專業及國家公布的職業工種，積極申報新的鑒定工種

2、結合新工種的申報需求，進一步加大考評員的培養力度。

3、穩抓基礎建設，進一步規范我院國家職業技能鑒定所的檔案管理工作。

4、強化我院國家職業技能鑒定所的職能，進一步做好相關的宣傳工作。

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【關鍵詞】高職院校；新校區；建筑檔案；規范管理

近幾年來，不少高職院校隨著高職教育的發展和招生規模的不斷擴大，都先后開展了新校區建設。有的已全部建成投入使用，有的分期建設竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設中。新校區建筑檔案是整個新校區建筑工程建設中的原始資料，也是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要材料，還是日后對建筑工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。但在新校區建筑檔案管理上暴露出的問題逾來逾多，有的不僅給新校區建筑及其附屬設施的使用、維護與修繕帶來較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學校造成較大經濟損失。現以四川職業技術學院（以下簡稱：四川職院）新校區建筑檔案管理為例，分析研究存在的問題及原因，思考其對策，對進一步規范高職院校新校區建筑檔案管理，具有重要的現實意義。

一、高職院校新校區建筑檔案管理中的主要問題

（一）給排水系統檔案嚴重缺失

四川職院新校區規劃面積1100畝，建設工程從2004年開始逐步立項，分三期完成。第一期建設工程于2005年8月啟動，至2007年上年主要完成教學大樓三座、圖書信息大樓、學生宿舍八棟和第一學生食堂、（汽車、機械和建筑）三個實訓中心及其基本道路網管工程。第二期建設工程相繼于2008、2009年完成了教學樓兩座、學生宿舍三棟和第二學生食堂、行政大樓、培訓大樓、校醫院大樓、風雨操場、田徑運動場地及其附屬設施等建筑工程。部分建筑項目投入使用后，不到三年時間，給排水系統出現多處泄漏。有關管理部門對其實施維修需要的新校區建筑工程給排水系統圖紙資料學校檔案管理機構未搜集存檔，從工程指揮部及相關管理者手里也沒找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時堵漏，只好待暑假師生離校后統一停供水檢修。有的地方由于長時間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發生多起師生通行過路跌倒受傷的安全事故。在暑假學校基本沒有用水的情況下，每天泄漏自來水數千噸，粗略估計供水系統泄漏給學校造成近百萬元的經濟損失。可見，加強高職院校新校區給排水系統建筑檔案管理是非常必要的。

（二）工程建筑檔案管理不規范

第一，新校區工程建筑檔案無人專門管理。1988年國家檔案局和計委聯合頒發了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔聯發[1988]4號）第七條規定“建設單位、工程總承包單位、工程現場指揮機構、施工單位、勘察設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。”四川職院自2005年成立新校區建設工程指揮部以來，至今既未明確相關領導分管新校區建筑檔案工作，也沒有配備專人負責建筑檔案管理，更沒有委托學校檔案管理機構委派人員兼職管理新校區建筑檔案。盡管近兩年要求新校區建設工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個資料員，經辦與管理新項目報批資料、在建項目使用資料、工程竣工驗收資料等都深感力不從心，更無暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作。可見，新校區工程建筑檔案始終處于無專人管理狀態。

第二，新校區已竣工項目文件資料歸檔不及時，檔案欠完整。根據國家《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國家建設部令第136號）《建設工程文件歸檔整理規范》（建標[2002]8號）的要求，凡是與新校區建筑工程有關的重要活動、記載新校區建筑工程主要過程和現狀、具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內容：一是綜合類文件。包括立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；財務文件；監理文件；施工文件；相關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件、審計報告及有關聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設備安裝工程施工文件。包括圖紙會審、設計變更、技術交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測試報告及出廠質量合格證明；隱蔽工程質量檢驗及評定文件、工程質量事故記錄及處理文件、施工技術總結等。三是竣工驗收文件。包括供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線工程項目準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量成果及其他應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項目竣工驗收報告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛生防疫及環境保護方面符合要求的驗收文件等。

四川職院新校區建設一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術大樓在建外，竣工建筑項目已投入使用近兩年了，新校區已竣工建筑項目既沒有按照《城市建設檔案管理規定》（建設部令第90號）的要求，在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案；也沒有及時移送學校檔案管理機構統一管理。據走訪調查新校區建設指揮部相關管理人員，從已投入使用的建筑項目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當嚴重。主要表現在以下幾個方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量圖，基本上沒有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項審批文件資料中，相當部分工程項目沒有原件，多數都是復印件，有的項目甚至連立項審批文件的復印件都沒有。其三，建筑工程項目的竣工驗收文件不完整，有的建筑項目盡管已投入使用，但至今也沒有竣工驗收文件。其四，從已搜集起來的建筑施工文件來看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價值。

二、高職院校新校區建筑檔案管理不規范的原因分析

（一）建筑檔案管理法規意識淡薄

為了規范建筑工程項目檔案管理，國務院相關部委先后頒布了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規。但在高職院校的新校區建設過程中，一些主管領導及相關負責人、管理者，片面強調建設工程的工期、進度，忽視建設工程檔案管理法律法規的嚴肅性，“重工程建設、輕檔案管理”現象不是少數，以致建筑工程檔案管理成了新校區建設中的一個十分薄弱的環節，帶來許多遺留問題。

（二）建筑檔案管理制度不健全

高職院校新校區建筑檔案管理不規范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執行國家及相關部委頒發的“基本建設項目檔案資料管理”法規方面，沒有形成系統的符合學校實際的實施細則。新校區工程建設開始后，僅僅以“新校區建設指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區建設檔案管理辦法細則》在內部試行，且內容尚不全面，如，既未明確規定新校區建設工程檔案資料管理機構及管理人員的配備、新校區建設項目（工程）檔案驗收辦法，也沒有就學校檔案管理機構如何協同新校區建設指揮部做好建筑檔案管理作出相應規定，以致新校區建筑檔案管理長期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。

（三）建筑工程竣工驗收不規范

按照國家計委《建設項目（工程）竣工驗收辦法》（計建設[1990]1215號）的要求，凡新建的基本建設項目（工程），按批準的設計文件所規定的內容建成，符合驗收標準的，必須及時組織竣工驗收，辦理固定資產移交手續。且以批準的設計任務書、初步設計或擴大初步設計、施工圖和設備技術說明書以及現行施工技術驗收規范以及主管部門（公司）有關審批、修改、調整文件等為驗收依據。國家檔案局關于《建設項目（工程）檔案驗收辦法》也指出，凡新建的基本建設項目（工程）竣工驗收工作均應包括對檔案的驗收。然而，四川職院新校區建筑工程有相當部分建筑項目未進行竣工驗收就投入使用了，有的建筑項目雖然進行了竣工驗收，但驗收程序不規范、過程很簡單，未將建筑工程“檔案驗收”列入竣工驗收議程，從而導致新校區建設檔案資料不能及時完整歸檔。

三、規范高職院校新校區建筑檔案管理的對策思考

（一）加強法律法規學習，做到依法辦事

目前，在高職院校新校區建設蓬勃開展的背景下，學校黨政領導班子應高度重視相關法律法規的學習，深入開展法紀教育，增強法制意識。在新校區建設工程的主管領導及管理人員、高職院校檔案工作主管領導與檔案管理隊伍中，切實加強建筑工程檔案資料管理法律法規的學習教育，引導大家明確認識，增強依法管理的自覺性，嚴格按照國家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規管理檔案資料，是規范高職院校建筑工程檔案管理的一項基礎性工作。

（二）建立健全規章制度，堅持獎懲逗硬

依法管好高職院校新校區建筑工程檔案資料，就應建立健全相關的管理規章制度，做到獎懲逗硬。一要根據國家相關部委頒布的法律法規要求，結合高職院校新校區建設實際，制訂科學系統的建筑工程檔案資料管理細則。從而，明確檔案管理機構的設置、人員的配備及相互協作要求；明確建筑檔案管理相關負責人、管理人的職責職權；明確建筑檔案管理工作目標、操作規程及具體要求；建立健全檔案管理獎懲辦法。二要嚴格執行規章制度，獎懲逗硬。高職院校新校區建筑檔案管理的相關負責人與管理者，應遵紀守法，嚴格按規程操作，各司其職、各盡其責，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進不獎勵、落后沒懲罰，檔案管理工作就很難規范，更無法上水平。

（三）加強檔案管理隊伍建設，提高管理水平

近幾年來，高職教育事業的快速發展，現有的檔案管理機構和人員，已經遠遠不能適應高職院校發展的要求。如四川職院現有的檔案信息科設置在學校辦公室，目前有科長一人，管理員二人（其中一人將在本學期結束前退休）。他們要協調管理好涉及全校13000多學生，近800名教職工的基本建設、黨政管理、教學科研、人事財務等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進一步加強檔案管理隊伍建設，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應按照《高等學校檔案管理辦法》關于“全日制在校生規模在1萬人以上”的高校，要設置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學校檔案管理機構，結合基本建設、黨政管理、學生管理、教學科研、人事財務等主要檔案類型的實際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實抓好檔案管理人員的業務培訓，提高業務技能。應通過業余函授、網絡教育等方式開展檔案專業的學歷教育，提高學歷層次。采取“短期培訓”、“集中學習”或“以老帶新”的形式，開展建筑檔案管理等方面的分類專項培訓，使高職院校檔案管理者的綜合素質主動適應新的要求和新的需要。

（四）規范建筑工程竣工驗收，重視檔案驗收

建筑工程的竣工驗收，是全面考核建設工作，檢查是否符合設計要求和工程質量的重要環節，也是及時搜集、驗收建筑項目（工程）立項文件、監理資料、設計施工圖紙等檔案資料的必要環節。如前所述，有的高職院校在新校區建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗收”甚至“未經竣工驗收，就投入使用”，有的“講工程質量驗收，不講建筑檔案驗收”。針對這些違反國家《建設項目（工程）竣工驗收辦法》和《建設項目（工程）檔案驗收辦法》的情況，高職院校規范新校區建筑檔案管理，首先應依法規范工程項目的竣工驗收，按法規要求、操作規程，嚴格進行建筑工程竣工驗收。其次應高度重視建筑工程檔案驗收，并將其作為建設項目竣工驗收的一個重要內容，納入竣工驗收程序或議程，做細做好。應嚴格要求建設工程的有關方面及時備齊備好文件數據檔案資料，缺少的檔案資料，應限期補齊，不合規范的，要限定時間修改完善達到要求，否則不得通過竣工驗收。

參考文獻：

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（一）人員的組織與輔導、減少損傷和重復勞動

對檔案利用人員（參予校史編寫的人員）進行科學組織與精心輔導。許多檔案文獻經歷了久遠的歷史歲月，不采用一定的科學保護措施來利用檔案，在利用過程中隨時有可能將其損壞。上海海洋大學檔案館保存了大量具有重要價值的紙質檔案，這些檔案文件已成為重要的稀有文史資料。有的正在申請作為上海市檔案文獻遺產保護項目，而許多重要的歷史紙質檔案保護和使用存在許多技術上急需解決而又難于解決的問題。許多紙質檔案原材料質量比較差。其檔案自身的強度和韌性具有先天的不足。這些紙材由于當時的造紙技術及原材料相對落后，也沒有征對性的研究專門用于檔案保存的紙質，所使用的紙張其強度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍較差，特別是50年乃至近百年前的紙張，性能更差，因此作為檔案載體給保護保存增加了難度。而經過幾十年的存放，受到各種環境及有害物質的侵蝕，使得延續保護難上加難。針對這些情況，便對校史編寫參加人員進行精心組織和耐心輔導，使之具有檔案利用的基本知識。如輕拿輕放、減少沖擊（折疊、重壓等），減少不必要的磨擦和擠壓、消除多次重復翻閱等。

（二）工作內容合理分工、利用有序進行

為減少重復勞動，提高利用的準確性，加快編寫的速度，特對利用工作對其內容進行分工。具體分成學科、專業、課程三個方面。先列出提綱、然后按題綱進行梳理和編排，才開始進行檔案利用。1）學科內容的梳理與檔案收集。主要包括學科創辦沿革，所取得的研究成果，學科建設手段（實驗室、研究所、重要儀器），人才培養等。另外還包括一些學科建設的相關措施文件。具體包括內容為：學校關于教學大綱制定與實施的規定；教學大綱、實訓大綱和考試大綱；學科基礎課、學科教材；實驗實訓指導書；CAI課件；學科課程建設情況（含規劃和總結）；精品課件建設情況（含規劃、總結、教案、課件、課堂教學錄相等相關資料）；學科課程成果及原始資料。2）專業內容梳理與檔案收集。主要是專業的種類、專業背景和專業培養目標及過程。具體包括：專業概況（含專業沿變、專業背景、人才培養情況等）；專業目錄；新增專業、特色專業申報材料；相關行業、企業對專業人才需求現狀分析及未來需調研報告等原始材料；專業設置論證報告與培養目標調研報告；專業培養目標（含知識、能力、素質要求）；專業實施性教學計劃；專業建設年度計劃、中長期建設規劃、年度總結；用人單位對專業畢業生的反饋信息。3）課程內容梳理與檔案收集。主要包括課程體系、課程分布、課程要求及結構等。具體包括：專業教學計劃的課程建設原則性意見；教學計劃修訂的有關規定；專業培養方案與實施性課程教學計劃；專業建設與各項課程教學改革的思想與措施；專業課教學計劃執行情況（含各學期進程表、教學任務書、課程表）；課程體系與結構改革情況課程實踐教學情況等。

（三）專題檔案文獻分類，準確提供原件

根據學科、專業和課程內容，把原始檔案進行分類，并提供檔案原件。最終做到準確、準時、有效。檔案工作者的任務之一就是為查閱檔案者準確、迅速提供原始資料，以滿足其急需。那么，如何在數量巨大的檔案館（室）中及時找到急需的文獻，是一個值得研究的問題。目前，通常的利用形式主要是利用者點名調卷。但由于利用者對庫藏檔案的時間、范圍、數量，是不可能了解和掌握庫藏檔案全部內容。因此，單憑點名調卷，就可能使大量有價值的檔案被埋沒，影響檔案效益發揮。為此在前面對所有檔案原件做了預先分類、查閱的人便減少了盲目性，大大提高了準確性，從而加快校史編寫工作。

二、結論

作為歷史悠久的百年高校。在編寫校史過程中，檔案工作發揮了重要的作用。而學校檔案利用是一項艱巨的工作。其利用方法需要進行認真研究。綜述所做工作，有如下結論。

（一）保護與利用是高校檔案工作的重要專業內容歷史悠久高校檔案文件在漫長的保存、借閱和使用過程中，都經受到各種因素的影響，包括人為的、自然的和生物的影響。特別是那些建校歷史長達百年的高校，許多原始紙質檔案已顯得十分脆弱，表現在紙張變硬、發黃、變脆、蟲蛀、霉變、字跡褪變以及柔軟度、韌性和機械強度降低等。于是存在著檔案保護與利用的矛盾。本研究中較好地解決了檔案保護與利用的矛盾問題。

（二）檔案利用人員的組織與輔導對檔案利用十分必要對檔案利用人員進行科學的組織和專業的輔導，才能有效有序地開展檔案的查閱、利用等工作，而又不損害原有的歷史檔案。

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（一）指導思想

以十六大精神為指導，解放思想，實事求是，開拓創新，圍繞學院2014年總體工作思路，在認真落實教學管理工作和學生管理工作的基礎上，抓好專業建設，師資隊伍建設和畢業生就業工作，繼續加強實踐教學，突出課程建設工作，努力實現各專業的培養目標。

（二）工作重點

1、教學管理工作

2、專業建設特別是課程建設工作

3、加強各項規章制度建設

4、師資隊伍建設工作

5、畢業生就業工作

6、學生管理工作

二、加強常規教學管理，完成各項常規教學任務

完善的常規教學管理是實現專業培養目標的重要保證。我系的常規教學管理工作運行良好，但在評估工作過程中仍然暴露出一些問題，為此，在新的一年，我們將一方面堅持計劃，規劃的規范 性，制度性，減少彈性；同時，加強教學管理工作中檢查，督促的經常性，持續性，有效性。

1、要求各任課教師根據所任教課程的特點，認真完成好各教學環節，做好課前，課中和課后的各項相關工作。

2、吸取迎評工作中的經驗教訓，建立，健全相關教學文件，加強檔案建設與檔案管理工作。齊全，完整，高質量的教學文件是保證教學質量的關鍵。我們在新的一年將大力加強相關教學文件的建立，健全工作。如理論教學中的教學大綱，考試大綱，教學檔案，教案，教學日志，聽課記錄，點名冊，作業及作業批改紀錄等；實踐教學涉及到的基本教學文件如實踐教學大綱，實踐教學任務書，計劃書，審批表，總結 ，實習/實訓報告 （含報告批改記錄，報告成績），實習/實訓指導記錄等都要建立健全，并在教學檢查和期末評定中作為考核項目。

3、各任課教師應在遵循教學規律，堅持教學原則的前提下，圍繞專業培養目標積極探索高職高專的教學模式和教學方法。教學過程中必須充分考慮到學生的文化素質及專業特點，做到因材施教，實現教與學的有機結合，杜絕照本宣科。

三、加強專業建設，突出課程建設

1、 辦學模式的探索