行政機關寫作知識

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公文，即公務文書，是指黨政機關，企事業單位和一切社會團體在處理公務過程中形成的有現行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講的，主要是指行政機關公文。行政機關公文（以下簡稱公文）是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法行政和進行公務活動的工具。

一、公文的種類與適用范圍

公文的種類主要有13個文種，包括：

命令(令)適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

請示適用于向上級機關請求指示、批準。

批復適用于答復下級機關的請示事項。

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

就縣、鄉兩級信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請示、報告、批復、函、會議紀要等文種。

三、公文格式

公文是公務人員共同使用的處理公務的重要工具，必須有統一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。

（一）文面格式

公文的文面格式是公文全部書面內容的結構，不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式，如黨的機關與行政機關的文面格式有所不同，但差別不大。

目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發傳達范圍、附件、主題詞、抄送機關、印制版記等要素。就基層信用社而言，一般要有發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印制版記等。

1、發文字號。即公文代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成（如桃農信發〔2006〕1號），用3號仿宋體標注于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文年度要用中括號“〔〕”而不能用圓括號“（）”或方括號“[]”，另外發文年度應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分年度從1號起，按公文簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。

2、標題。一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成。位于紅色橫線下方空2行排印。用2號小標宋體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

3、主送機關。指主要受理公文的機關。應當用全稱或規范化簡稱，或同類型機關統稱。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

4、正文。位于主送機關下方。正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。

在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4種字體，均用3號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

5、附件及附件名稱

附件是公文的組成部分，對主件正文起說明、解釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。

公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。序號后面用小圓點。

例如“附件：1．xxxxxxxxxx”

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

6、成文日期。一般以領導人最后簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

7、印章。除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm—4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

8、主題詞。一般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。

9、抄送機關。指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。

抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。

10、印制版記。由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。

（二）公文用紙格式

采用國際標準a4型紙，其成品幅面尺寸為：297mm×210mm。公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm；版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼）。

（三）公文排印裝訂格式

一般每頁排22行，每行排28個字。特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1—2個字，也可每頁增加1—2行，每行增加1—2個字。

公文要雙面印刷。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

三、請示、報告的使用

在常用公文中，基層信用社使用較多的主要是通知、請示、報告等文種，通知的寫作相對簡單一些，而請示、報告往往混淆不清，混合使用。這里就這兩個文種著重介紹一下。

（一）請示的使用

1、請示的適用范圍是有隸屬關系的下級機關向上級機關請求指示、批準。沒有隸屬關系的下級機關向上級機關請求指示、批準，只能用函。

2、請示的特點

根據請示的內容、類型、作用和行文方向，主要特點有：①請求性。

請示的最大特點是請求性，是指本單位、本部門計劃辦理而無權決定，或無力去做、或不知如何去做的事項。因此，在撰寫請示時，要寫明請示辦什么事、為什么要辦、打算如何去辦、有什么困難和問題需要上級解決、有什么事項需要上級批準等，寫得清清楚楚，請求上級批示或批準。

②一事一文。

一件請示公文，只陳述一件事情。

③政策性強。

凡是要請示的問題，在請示之前，必須認真查對有關方針、政策、法律、法規和文件，屬于本單位職權范圍、又有能力解決的事項，不需向上級領導機關請示；不屬于本單位職權范圍、又無能力解決的事項，才能向上級機關請求指示、批準或予以支持。請示公文，強調按規定辦事，用政策規定判別該不該向上極機關請示。不屬請示的事項，不得上交矛盾，只能由本單位解決。

④實事求是。

向上級機關請求指示、批準的事項，一定要實事求是，用政策和事實說話，不得隱瞞事實真相，不得弄虛作假、混淆視聽、欺騙上級機關。

⑤用陳述性、祈使性語言。

請示屬上行文，在敘述情況、陳述政策規定時，應當用陳述性語言；在請示的結尾請求指示、批準的事項時，用祈使性語言。

⑥文字精練。

請示要開門見山、直接切入主題，抓住與事項有關的問題，用精練概括的語言和與請示事項密切相關的材料，一件請示，一般只有幾百字，確需詳細說明情況的，可用附件說明。請示的事項陳述清楚即可，不得在請示中夾帶報告事項。

3、請示的分類與寫作

根據請示的目的、內容和作用劃分，有請求批復性請示、請求批轉性請示兩大類。

請示一般由發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期、印章、聯系人與聯系電話、抄送機關組成。

①請求批復性請示

請求批復性請示涉及的內容、事項比較單一、具體，上級機關指示、批準和辦理之后才能部署和實施。

這類請示的標題由請示單位名稱、請示的主題與“請示”組成。

一件請示，只有一個主送機關，不得多頭報送，并且一般只能送直接的上級機關的秘書部門，由秘書部門按規定辦理，不得直接送領導者個人。請示的正文中要堅持一事一文的制度。請示的內容要單一，切忌一文數事。請示的正文可分兩大層次。第一層次，寫明請示問題的依據、原因、出發點和思想基礎，闡明為什么要請示。請示的理由要充分，要有說服力，以利促使請示問題的解決。第二層次，寫明請示的事項，即請求上級機關給予指示、批準的具體事項。結尾要提出明確的要求，但語氣要謙和，多用請示專用語作結尾。常用的有“專此請示。是否妥當，請批示”；“專此請示，當否，請批示”；“專此請示。請予批準”。

②請求批轉性請示

請求批轉性請示的內容多數帶有普遍性的問題，或者是比較重大、緊急的事項，涉及的范圍較為廣泛，超越了請示單位管理的范圍，所以，請求上級領導機關或同級黨委、政府予以批轉或轉發。這類請示公文大多數是部門給同級黨委或政府的請示。

標題有兩種形式，一是由請示機關名稱與“關于批轉《xxx的報告》的請示”組成。上級機關批轉的不是這個請示，而是《xxx的報告》。二是由請示機關名稱與“關于以xxx名義對xxx工作直接行文的請示”組成。

主送機關。請哪個上級機關批轉或直接行文，就主送哪個機關，其他機關不要抄送。

正方。不論是請求批轉還是直接行文，首先寫明請示的依據、原因、理由及背景即為什么要批轉或直接行文，有何理由、依據、背景或意義。其次，明確地寫明請示的事項，是批轉、轉發，還是請上級機關直接行文，要符合實際，切實可行。請求批轉性請示的結尾和格式與請求批復性請示的結尾、格式相同。在請示最后一頁之后另起一頁，附請求批轉的報告或請求直接行文的代擬稿。

（二）報告的使用

1、報告的適用范圍。報告是黨政機關和其他一切機關、單位和社會團體普遍使用的法定上行文文種，是有領導與被領導關系、指導與被指導關系的下級單位向上級單位匯報工作、報告情況時使用的文種。

2、報告的特點

①匯報性。所有報告，都是下級機關向上級機關或上級相應的業務主管部門匯報工作。不論內容、形式如何，都屬上行文，其匯報性非常突出。報告與請示不一樣，請示需要上級機關指示、批準，報告是向上級機關匯報，一般不需要上級機關就報告的內容、事項作出指示、批準。

②陳述性。報告的內容是為了讓上級機關了解情況，在寫法上突出“陳述”二字，用敘述的手法，實事求是地向上級機關報告工作情況。

③概括性。向上級機關匯報工作，一般用高度概括性的語言，篇幅簡短。

3、報告的分類與寫作

按照內容和作用來劃分，有呈報性報告和呈轉性報告。

報告一般由發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期組成，其他格式按規定和行文需要標注。

①呈報性報告。

呈報性報告又可分工作報告、綜合報告、專題報告、檢查報告等。這里著重介紹專題報告。

專題報告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上級機關匯報。

標題。由發文機關名稱、匯報的主題與“報告”組成。

正文。一般采用三段式結構。主要有以下幾種結構形式：“情況（包括經驗）、問題、打算”。這種形式適用于以反映情況為主的專題工作報告。二是“情況、經驗、不足（存在的問題）”。這種形式適用于以總結經驗為主的專題工作報告。專題報告的結尾，一般要寫結尾專用語，比如，“專此報告。請審核”；“專此報告。請查收”；“專此報告。請指示”等。一般的工作情況報告，多用“專此報告”結尾。

②呈轉性報告

呈轉性報告是指業務主管機關或部門，依據有關政策規定或上級的文件精神，針對工作中存在的普遍問題，或在一定時間和范圍內要做出安排處理的事項，向上級機關匯報，并請求批轉（轉發）各地各單位貫徹執行的報告。這類報告中的工作安排和問題的處理，必須超越了業務主管機關或部門的職權范圍，提出建議性處理意見，請上級機關批準。上級機關批轉（轉發）之后，就是上級機關的意見了，所屬范圍內的單位和個人都要貫徹執行。如果是機關、單位自己職權所屬范圍內的事項及工作部署，則不需要上級機關批轉（轉發）。

（三）批復的使用

批復，適用于答復下級機關的請示事項。報送請示的下級機關就是批復的主送機關。

批復具有的主要特點：針對性、指導性、簡要性

批復的寫作：

批復由標題、主送機關、正文、成文日期、印章組成，其他格式按規定和行文需要標注。

標題。由作出批復的機關名稱、批復的主題即“關于××問題”與“批復”組成。正文。由批復的緣由、根據、處理意見與希望組成。批復的緣由，即在批復的首起語引述下級機關請示日期、請示標題、發文字號，也可以簡要地引述請示事項，作為批復的緣由，但應注意避免批復引語與標題重復。批復的根據是有關政策規定和領導的意見。處理意見即批復的意見，或叫批復的內容。它是針對請示事項，如果同意，則寫出肯定的意見；如果不同意，則要寫明不同意的理由。批復的希望，視具體情況而定，有些批復，可不寫希望性的語言。最后，另起一段，以“特此批復”或“此復”的結事用語作結束語。