整理實物檔案制度

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1范圍

本規則規定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。

本規則適用于**各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織的實物檔案整理。

2定義

本規則采用下列定義

2.1歸檔實物

立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。

2.2歸檔實物整理

將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。

2.3件

歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。

3收集

3.1收集范圍

3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。

3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。

3.1.3本單位在國內外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。

3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。

3.1.5其它有重要保存利用價值的實物。

3.2收集要求

3.2.1歸檔實物應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人。

3.2.2收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。

3.2.3歸檔的實物應保持整潔、無破損。

3.2.4歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應拍照歸檔。

3.2.6歸檔實物的移交和征集應符合有關規定和要求。

3.3收集時間

對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應及時整理，交檔案室歸檔，一般不應跨年度。

4整理

4.1整理原則

實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。

4.2整理要求

4.2.1歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。

4.2.2每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。

4.3整理方法

4.3.1鑒定

4.3.1.1根據本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。

4.3.1.2對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定。

4.3.1.3歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

4.3.2分類

歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。

4.3.2.1按年度分類

將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。

4.3.2.2按類別分類

將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。

榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；

紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。

4.3.3排列

根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式①：全宗號—實物—件號。

格式②：全宗號—實物—年度—件號。

格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。

實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。

4.3.4編號

根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。

4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。

4.3.4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。

4.3.4.3年度：見4.3.2.1

4.3.4.4類別：見4.3.2.2

4.3.4.5件號:歸檔實物的排列順序號。

在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。

4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。

4.3.5著錄

每件實物都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。

4.3.5.1件號：見4.3.4.5

4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。

4.3.5.3材質：實物的制成材料。

4.3.5.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。

4.3.5.5年度：見4.3.2.1

4.3.5.6類別：見4.3.2.2

4.3.5.7參見號：見4.3.4.6

4.3.5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。

4.3.5.9實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬=279mm×210mm）。

4.3.5.10目錄封面

實物檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

4.3.6上架

實物檔案應按分類方案排列順序上架。

5保管

5.1實物檔案應專柜保管。

對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。

5.2存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。

5.3易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作。

5.4有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。