統計部門檔案信息化管理策略

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2020年，在檔案館國家檔案會議上，丁薛祥主任提出了“加快檔案信息化戰略轉型”的要求，為新時代檔案信息化工作指明了方向。對此，統計單位檔案部門應積極踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職能，積極迎合社會信息化發展趨勢，加快檔案信息化建設，竭盡全力構建以信息化為核心的檔案管理模式。

一、統計部門檔案信息化管理的優勢分析

1.保護性

傳統紙質檔案極易被損害，且丟失、惡意涂改的風險較高，久而久之，檔案便失去了使用的價值。統計部門加快檔案信息化建設，電子檔案能夠逐步替代原始紙質檔案，并采取多樣化載體與形式供給利用者使用，在這一過程中使用者不會接觸到檔案原件，有利于保護檔案，保護優勢較為明顯。

2.高效性

在統計部門檔案信息化管理中，可借助各種信息技術的優勢，高效利用檔案。同時，可積極發揮加密功能，完成加密查詢，并在網絡中實現保密傳輸，久而久之，便可構建成“橫向到邊、縱向到底”的信息體系。針對使用者而言，有需求時便可根據自身權限從指定平臺上檢索、查詢與查閱相關檔案內容，為相關部門或單位戰略決策提供可靠參考依據，從而促使檔案積極發揮自身作用。

3.集約性

隨著經濟社會的快速發展，統計檔案資料信息越來越多，其中大多數都是紙質檔案，而存放這些檔案往往需要標準的房間。同時，檔案管理人員往往還需要基于檔案使用需求科學合理設計空間，存放難度可想而知。針對統計檔案信息化管理，能夠把紙質檔案完整地轉變為電子檔案，并采用U盤、光盤、硬盤等常見載體進行有效保存，具有容量大、易保存、體積小等優勢，能夠有效整合各種檔案資料，很大程度上解決了物理存儲空間不足的現狀。4.規范性統計部門采取檔案信息化管理，可采取電子檔案的方式，并根據權限進行積極傳輸、借閱與利用，由于安全性較高，可有效避免出現涂改、抽取、調換檔案的問題，如此可有效保障檔案的完整性、真實性，還能夠提高檔案管理的規范化水平。

二、統計部門檔案信息化管理現存問題分析

檔案材料較為分散、檔案信息比較單一，且檔案管理方式實效性較差，無法在現階段信息技術背景下，使信息高效流通與社會大眾對信息獲取的便捷性相吻合，這在一定程度上造成了統計部門無法順暢開展相關工作。

1.不夠重視信息化建設工作

對于統計部門而言，檔案信息化管理是一項見效慢、投入多的工作，再加上因地區經濟、歷史文化之間的差異，以及領導能力與認識的不同，決定了統計部門檔案管理信息化差距較大?，F階段，統計部門檔案管理經費均來自部門預算，有的單位不注重檔案信息化管理工作，因地域經濟的差異，又沒有充足的資金購買現代化配套設備，網絡建設速度較慢，難以迎合信息化建設的各種要求，檔案信息化管理工作難以順利開展。

2.工作人員綜合素質不一

統計部門檔案管理是一種服務性工作，不會創造很多的經濟效益。因此，檔案管理工作壓力較低，使得一些工作人員認為檔案管理是一項比較簡單的工作，只需要整理歸類各種資料、數據等，對工作要求較低，從而不注重自身專業素質的提高。然而，在經濟社會高速發展的形勢下，為了能夠做好檔案管理工作，檔案管理人員如果沒有扎實的專業知識，工作能力差強人意，那么檔案管理工作效率與質量可想而知。對此，統計部門應定期開展專業技能培訓活動，并注重考核，以此來提高檔案管理人員專業技能。

3.規范化建設程度不高

統計部門檔案信息化管理規范化較低，導致信息化建設進程中檔案難以實現高效收集、整理、歸檔與共享。針對現階段而言，雖然制定了較為規范的建設方案，具有系統規劃、標準一致、互相聯通、資源共享的指導理念，但各統計部門檔案信息化建設水平差異較為明顯，實際上無法實現互通互聯，各地區信息化建設規范程度較低。

三、統計部門檔案信息化管理具體策略分析

檔案信息化管理作用不言而喻，在知識經濟時代背景下，人才競爭實質上是市場經濟之間的競爭。因此，加強檔案信息化管理對社會發展及相關工作順利開展具有重大的意義。然而，現階段統計部門檔案管理問題較多，在一定程度上制約了相關工作的開展。對此，應基于這些問題制定具有針對性的有效措施，不斷提高檔案管理信息化水平。

1.建立檔案信息化管理思維

首先，統計部門領導應積極革新傳統思維理念，真正意識到檔案信息化管理對單位可持續發展的優勢，有利于提高檔案管理水平。其次，將檔案信息化建設納入單位發展規劃中，組建專門的工作小組，明確崗位權限與職責，保證各項工作能夠真正落到實處。針對目前檔案管理人員應定期開展專業培訓活動，其中計算機知識是培訓重點，不斷增強檔案工作人員專業素養，培養出大量復合型人才。另外，安排專業的網絡信息人員全程參與到檔案信息化建設過程中，并積極維護檔案管理系統平臺，確保系統能夠穩定、安全運行。
2.信息技術實現統計檔案規范化管理

對于統計檔案信息化管理需要各種先進設備與技術為支撐，對此檔案管理人員在日常工作中應深入研究這些管理技術，積極引入各種先進技術（如OCLC技術）完成檔案資源目錄創建、整理、歸檔等工作，加密保存檔案資源，為檔案管理人員提供密碼與口令，對檔案資源收集與使用進行全程數字化管理，為檔案使用人員提供一站式、優質的服務。其一，促使紙質檔案朝著信息化檔案轉變。一直以來，統計部門檔案選擇以紙質的方式保存檔案，現代信息技術的迅速發展使得統計部門檔案也應盡早完成數字化轉變，可采取紙質檔案與數字檔案同時管理模式，為統計檔案的完整與安全進行雙重保障。針對新接收的檔案材料必須盡早數字化備份，保證檔案內容與信息的真實性，便于后期調取與查閱，保證檔案材料收集、整理與歸檔等各環節規范化開展。其二，積極創建智慧檔案大數據平臺。首先，積極同當地信息技術企業開展合作，共同致力于檔案大數據平臺的構建，在紙質檔案數字化轉化時建立數字檔案中心。其次，積極同統計管理系統進行系統交互，切實做到共享檔案資源，逐漸構建成全局性綜合信息數據庫，進一步擴大檔案信息的利用范圍。在建設過程中積極利用數據交換技術，可將不同系統平臺構建成一體化架構，為單位檔案信息化、智能化、集約化管理提供大力支持。最后，借助智慧檔案平臺，可為廣大群眾提供更便捷、更多元化的服務，積極迎合其個性化需求。其三，借助虛擬現實技術創建“可視化庫房”。統計單位檔案管理部門在信息化建設進程中引入虛擬現實技術全景模擬檔案庫房，檔案管理人員可實時、全方位掌握庫房中的實際情況。同時，可借助智慧檔案平臺對庫房中保存的檔案信息資源進行虛擬投影，檔案管理工作人員只需要輸入相關信息便可迅速查詢到檔案所在位置，并準確調取出來，這樣能夠對檔案進行科學、高效地開發與利用。其四，借助條形碼、二維碼技術、RFID技術保證檔案材料的安全性。為了保證統計部門檔案信息化管理朝著更規范的方向發展，應積極借助條形碼、二維碼技術聯合微信小程序對檔案材料的流轉記錄和經辦人信息予以查詢記錄。檔案使用人員可掃碼查詢相關內容，微信小程序還可提前提醒，避免逾期歸還，如此可提高檔案管理效率與質量。另外，RFID（無線射頻識別）是現階段檔案資料管理中廣泛運用的一種識別技術，其具有非接觸式數據采集功能，完全打破了時間與空間的限制，能夠迅速查找檔案名目，從而能夠高效率、動態化、實時化管理檔案資源。另外，這一技術標簽擁有龐大的存儲量，可滿足重復使用的需求，只需設置密碼，其他人便無法隨意篡改或偽造標簽數據。有的涉密檔案信息資料保存時只要開啟標簽中的EAS防盜功能，便可通過天線相連接，若有人惡意刪除或篡改檔案信息，系統便可迅速發出警報，避免檔案信息被破壞或丟失。

3.制定與更新檔案信息化管理標準與規范

對于統計檔案信息化管理而言，健全與完善的標準與規范有利于保證檔案工作順利開展，如果沒有規則與標準進行指導，檔案信息化管理工作開展便會無章可循。所以，統計單位檔案管理部門應結合國內外及行業標準規范，基于統計工作現狀制定針對性、可操作的檔案信息化管理制度及業務標準，確保檔案信息化管理均能夠在制度的指導與保障下規范開展。檔案管理部門可從如下幾點著手制定相關標準與規范：（1）進一步完善檔案管理整理與收集標準，要求各部門在日常工作開展過程中所出現的檔案信息資料及時傳輸到相關共享系統中，檔案管理人員第一時間整理信息，確保檔案歸檔與收集各項工作能夠在制度的規范下真正落到實處，將傳統被動的檔案管理模式轉變為借助信息技術主動收集與整理檔案信息的管理模式；（2）在現存的《文檔形式一體化制度》《數字檔案歸檔秩序》《網絡驗證識別制度》等一系列規章條例的基礎上制定激勵約束機制，把檔案管理人員工作情況同薪酬績效掛鉤，并進行相應的獎勵與懲罰；（3）制定與實施各部門聯動機制，有助于檔案管理人員全方位跟蹤收集各部門所產生的檔案資料，促使原始信息檔案資料收集渠道更加通暢，并且能夠對各部門工作開展情況進行有效監督。

4.做好統計檔案數據庫建設

對于統計檔案信息化管理而言，數據庫建設是重點工作之一。在統計檔案信息化建設過程中，積極創建檔案目錄中心，進一步豐富檔案數據庫資源儲存，促進后臺數據庫建設，確保館藏檔案信息傳輸網絡化與使用在線化。檔案信息只有被閱讀使用時才能夠真正發揮自身價值，所以檔案管理人員應認真篩選出有價值、有特色的檔案資源進行信息化管理，基于其性質、內容等進行分類管理，構建相對應的數據庫，以此來提高檔案信息管理效率與質量，確保檔案信息的精準度與完整性。對于數據庫而言，其建設內容主要是：其一，重要信息資料檔案。包括各項科研成果檔案信息資料、各項機密文件等保密等級較高的檔案資料。針對這一類檔案資源應構建專門保密數據庫，并配備有效的措施，有效避免他人惡意篡改或盜竊信息，以此來提高檔案資源的安全性。其二，社會經濟信息檔案數據庫。這一類檔案資源包含了經濟和社會發展情況、居民生活水平及收支情況等，其利用率較高，可為當地政府決策與政策制定提供可靠依據，保障信息的真實性。因此，管理時可采取分類與編號的方式登記整理大量電子文件，保證其始終處于有序、虛擬狀態，可迅速獲取。其三，人事任免與各部門工作開展情況。包括某位管理者現任職、生平傳略、主要業績貢獻、已發表的論文、獲得教學科研獎項等。

5.提高檔案管理人員素質

新時代，信息技術的迅速發展促使傳統檔案管理模式發生了巨大的變化，在這一形勢下檔案管理理論、模式與方案也隨之改變。信息技術的應用促使統計檔案在計算機設備中可迅速完成資料收集、輔助立卷、資料保存、信息檢索、資源傳遞等一系列工作，并借助各種系統與技術確保計算機網絡系統的安全性。對此，統計部門領導應注重檔案管理人員的培訓，培訓內容應該包含信息工程、計算機操作技術、網絡安全防御等多樣化內容，進一步強化其專業技能，積極迎合時代發展對崗位所提出的更為嚴格的要求。

四、結語

信息化時代，統計檔案工作內外環境出現了巨大的變化。新組織與治理形態大力促進了新的檔案記錄方式與管理方式的出現，統計檔案工作面臨著從傳統載體管理轉變為數字管理轉型的嚴峻挑戰。對此，統計部門應立足于自身實際，對新《檔案法》及相關要求進行準確理解與把握，在標準制度建設、信息平臺構建、數據庫建設、人員隊伍建設等方面進行有效銜接，大力促進統計檔案信息化管理從理論順利跨越到實踐。

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作者：胡淑君