鐵路建設項目工程電子檔案特點分析

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摘要：當前的社會進程之中，信息技術的發展速度不斷加快，在人們的日常生活之中，該項技術的普及程度也非常廣泛，并且在建設工程之中也產生了非常多的電子檔案文件。為了確保在整個鐵路建設工程之中所涉及的項目工作內容都能被完整地記錄下來，所以按照以往的紙質文件進行相關記錄的歸納與整理，相對而言更加復雜，在查找相關信息的時候其工作量較大，出錯率較高。為了避免這一情況的發生，就需要在信息技術的支持下進行電子文件的收集工作，通過電子檔案的使用，能夠讓檔案管理工作的質量得到有效提升，并且在使用電子檔案的過程中，能夠對鐵路建設工作之中所涉及的工程項目進行更為詳細的記錄，有利于在工程完成后所開展的維護與管理工作，也正是因為這一方式的應用，能夠盡可能地保證鐵路工程質量與標準要求更加貼合。本文主要內容就是對鐵路建設工程之中所開展的電子檔案記錄工作具體的特點進行描述，并對該項工作應該如何進行管理與開展進行探討，以期為實際的鐵路建設項目工程進行的電子檔案歸納、整理工作提供參考。

關鍵詞：鐵路；建設項目；電子檔案；特點；管理

在當下的社會發展過程中，我國所擁有的交通運輸行業的發展水平不斷提升，我國所開展的鐵路建設項目不斷增加，鐵路建設質量的高低與我國人民的生命安全有著密不可分的關聯性，所以政府與國家對于該項工程的開展給予更高的關注度。在實施鐵路建設項目的工程之中，使用電子化的方式對工程中所涉及的項目內容進行管理，是非常重要的一個工作環節。對于檔案管理工作人員來說，按照電子檔案的方式對相關信息進行管理，能夠更加準確地對工程的數據與信息進行記錄，其中所記錄下來的信息擁有更高的真實性以及客觀性。若鐵路施工過程出現了任何的問題，都可以根據相關檔案所記錄下來的信息對鐵路實施更加準確的管理與維護工作，也正是因為電子檔案這項工作的開展，讓鐵路工程的質量有了一定的保障，并且為其施工過程提供了更加有價值的參考信息。

一、鐵路建設工程電子檔案的特點

在實施鐵路建設工程的檔案管理工作之中，電子檔案是一種重要的形式與手段，該方法擁有著檔案的一般特征，也就是原始的記錄性，并且在此基礎上，也擁有著與其他檔案所不同的特點存在，其中比較典型的特征就是專業性與成套性等。與實際開展的鐵路工程項目建設工程電子檔案管理工作所具有的特點，將其總結為了七種重要的特性。1.專業性鐵路項目的建設劃分多個等級：高鐵、城際鐵路、普速鐵路、既有線擴能改造等，不同等級的鐵路項目驗收標準不同，會形成不同的建設項目檔案。同時，鐵路建設項目具有線路長、地質條件復雜等特點。因此，鐵路項目建設涵蓋了路基、橋梁、隧道、房建、電力、信號等二十三個專業的內容。即使是同一個專業，如隧道，因地質條件不同，所采用的施工工藝也不相同。同時，因為線路長，涵蓋的專業多，鐵路建設過程中又劃分了多個單位工程。因此，鐵路建設工程電子檔案相比較于其他行業，涉及的專業更多，專業性也更強。對于在整個鐵路建設項目工程中每一個專業所涉及的信息，形成電子檔案文件，呈現出更加具有特性的專業技術活動成果，擁有著更為顯著的專業性特征，所以對于不同專業、不同的單位工程所形成的文件內容不能混合在一起。也正是因為這一點，電子文件在進行歸檔的時候，應該按照不同階段、不同專業、不同單位工程來進行歸檔整理。2.成套性對于鐵路建設項目工程所檔案，其中內容包含了整個建設項目工程，所涉及的內容包括從項目的預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工竣工等項目建設過程中各階段的活動，具有有效地查考利用價值和完備的質量責任追溯功能。通過對相關的檔案內容進行查閱和分析，能夠從中找尋到有關與該項工程所開展的各項活動，能夠更加準確地反映出建設項目活動的全部施工過程以及最終所呈現的結果。鐵路建設工程形成的電子檔案的收集、整理、歸檔、移交與項目立項、建設、竣工驗收同步進行，以保證鐵路建設項目擁有更高完整性、準確性以及更為系統性的電子檔案文件。在鐵路項目建設過程中，首先，在建設程序上，每一項工作的申、審、報、批都形成一份成套性的文件；其次，在施工過程中，同一單位工程施工圖、施工圖現場核對文件、變更設計文件、施工文件、監理文件、竣工圖應具備成套、閉合性；最后，每一個單位工程的驗收文件，單位工程中每一個分部工程的驗收文件，分部工程中的分項工程、分項工程里的每一批次檢驗文件，都具備成套性特點。也正是因為這些成套的文件的存在，能夠更加清晰地反映出工程項目最終所呈現出來的成果。因此，在進行電子文件的管理工作中，需要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持項目文件之間的有機聯系，分類科學、組卷合理，便于保管和利用。3.階段性鐵路工程建設有著嚴格的程序和規范，建設過程總體分為：預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工竣工等五個階段。不同的階段由主管部門、項目管理機構、設計單位、施工單位、監理單位形成涵蓋整個工程建設過程中的各類文件、圖紙等。每一個項目所處的階段，依據工作流程和工作內容，都會形成非常龐大的電子文件與信息，并且各個階段的信息都有著非常密切的關聯性，但是同樣的情況下也擁有著非常顯著的階段分層。4.動態性在實際所開展的工程項目工作之中，從最開始的工程設計到驗收這一整個階段，其一直都處于動態狀態下。在實際的施工工作中，常會出現對設計方案的更換，所以也就需要對施工設計的文件進行對應的修改與補充，從而滿足最終的施工要求。在進行相關修改的過程中，在動態性特點的作用下，要求電子檔案與紙質文件的修改應該同步進行，并且需要修改的內容應該與實際情況相吻合，從而保證電子與紙質檔案所記錄的內容是完全相同的。5.依賴性在鐵路建設項目之中所生成的電子文件與其他行業所生成的電子文件擁有一致性，其主要表現在都是通過計算機生成和讀取的信息，并且需要通過數字代碼的作用對相關信息進行記錄，對于相關信息歸檔和單子檔案的形成過程都需要使用計算機相關系統，其中就包含了對計算機的使用。并且因為電子文件在進行相關信息的儲存以及識讀方面都需要依賴相關系統才能完成，當電子文件與計算機的軟硬件系統相脫離之后，就會產生一部分的文件沒有辦法被識別的情況，從而出現“死文件”，導致相關文件無法完成傳遞與后續的管理工作。6.分離性在相關的計算機系統之中，所包含的信息具有相對獨立的特性，也正是因為這一個特性，在對相關信息進行修改的過程中更加簡單，并且在進行相關修改工作之后，并不會顯示出比較明顯的改動痕跡。電子檔案相較于以往所使用的紙質檔案來說，擁有著更加顯著的特征，其中就包括所含有的檔案內容與載體之間能夠更加容易分離，在信息修改以及復制的過程中更加便捷，同時電子文檔并不具備直觀性，并且電子文檔信息非常容易造假，信息的真偽性沒有辦法去辨別。所以在對相關電子文檔歸檔的過程中，需要使用更加特殊的方法對其進行處理，從而保證其擁有的憑證效力。7.壽命的不確定性相較于以往所使用的紙質檔案而言，電子檔案所附著的載體相對而言更加脆弱和不穩定，并且信息的記載過程需要依靠一定的硬件與軟件設備，若技術過時，則會導致數字載體中所含有的信息內容沒有辦法正常顯示出來，從而使得該信息的壽命沒有辦法準確估計。所以，對于電子檔案而言，為其開展相應的保護措施是非常重要的，并且檔案管理人員也應該針對這一特點，與紙質的方案相結合，對其電子檔案所擁有的信息進行管理，讓電子檔案得到相應的保護。

二、電子檔案的管理

1.鐵路建設工程電子文件的歸檔2.歸檔的時間以及具體要求對于相關工程建設單位而言，應該對參與本次工作的單位所擁有的歸檔文件資料內容以及其質量的高低進行更為徹底的檢查，保證整個文檔內容不會出現任何缺失。在鐵路工程建設項目建設完畢之后，其所擁有的電子文檔已經與竣工后的紙質文檔一同交于各層級的檔案管理部門，并且需要對電子文檔中的內容進行目錄的編制與說明。（1）歸檔范圍對于鐵路建設工程中所涉及的電子文件的歸檔工作，其應該根據實際的紙質工程文件所涉及的歸檔內容，增添相應的電子文檔部分。一部分就是文本文件內容，其中主要包含了對整個工程非常重要的可行性研究報告、施工組織的設計以及竣工驗收所做報告等信息。第二部分涉及整個工程的CAD圖樣文件，其中包括了在整個建設工程之中所擁有的全套施工設計圖紙文件，以及改變設計的相關文件，同時還有工程完成之后所形成的圖紙文件等內容。第三部分是數據文件，主要包括在施工建設過程中，對于各項工程的測量數據等內容。第四部分是各種類型的表格文件，包含了鐵驗表、記錄表以及工程技術條件表等一系列的表格數據。（2）歸檔方式在實施文件歸檔工作的時候歸檔方式可以分為網上和介質移交。前者是指在移交單位擁有網絡技術的支持，工程負責人需要向檔案部門進行相關電子文件的傳輸工作；后者指的是不使用網絡傳輸，將所含有的電子文檔內容通過光盤進行拷貝，上交給相關檔案部門的過程。3.工程建設項目電子檔案的管理對于工程建設項目所涉及的電子檔案文件而言，其所擁有的易受損性相對于紙質文件更強，在進行文件保管的工作上要更加的嚴格，所以在實際的工作中需要注意以下幾點內容：（1）電子檔案所擁有的介質要求對于電子檔案而言，其應該使用具有更高質量的光盤當作其儲存的介質，一些粗制濫造的儲存介質，可能會導致在進行信息儲存的過程中出現信息缺損，不能保證整個檔案的安全性。對于所開展的工程項目而言，應該使用更高質量的CD銅質光盤，它的保存周期能夠達到80年以上，而一般的光盤，其所儲存的信息能夠保存的時限僅有7年左右。對于銅質CD光盤來說，其在進行信息讀取的過程中對于相關技術的要求更低，并且所消耗的儲存費用也更少，擁有更大的信息儲存量，擁有的使用壽命更長、對于信息的讀取速度更快的特點。（2）控制好溫濕度當電子文檔儲存在相關光盤中的時候，其所處的環境不能靠近熱源，因為光盤的主要成分是聚碳酸酯，當其與較熱的物體接觸之后，可能會像塑料遇上熱源所發生的變化一樣，出現變形。為了避免因為溫濕度的不適宜而導致對光盤產生的損傷性，在通常情況下都會對儲存要求有所規定，其溫度應該設定在17℃-20℃左右，濕度的最適宜范圍在35%-45%。當光盤處于溫度與濕度均相對較高的環境下時，可能會導致光盤的使用壽命受到影響。（3）避免光盤出現損傷在對光盤進行儲存與使用過程中，應該加強對其反射層的保護措施，若光盤上的反射層出現了一定程度的損傷，則會導致激光沒有辦法反射鏡光驅光敏探頭上，從而導致其信息沒有辦法正確讀入計算機。所以在對光盤進行儲存與使用的過程中，應該盡可能避免讓反射層與其他較硬的物體接觸，同時也不應該在該區域粘貼不干膠，因為在光驅進行工作的過程中，會出現一定的熱量，使得不干膠的黏性變差，不能與光盤良好的粘連，并且不干膠還會粘住反射層上的鋁鉑。若放置光盤的盒子質量不達標，則會在拿取和放置光盤的過程中使用的力量更大，容易導致光盤出現變形。（4）專柜保管若光盤暴露在強光之下，則會導致光盤逐漸老化，其反射層上的鋁鉑也會因為接觸到空氣而出現氧化，影響光盤使用壽命。為了避免出現磁化現象，具有磁性的載體應該盡可能地遠離磁場源，兩者之間的距離要超過76mm。正確的保存方法是應該放置處于防潮、防磁以及防靜電等一系列功能的防磁柜之中。（5）注意日常保養在光盤的儲存過程中，應該注重正確的保養方式，在取用的過程中應該佩戴手套，手不直接接觸光盤，動作要盡可能的輕柔。

三、小結

對于相關行業而言，所開展的文檔管理工作是非常重要的它環節，受到信息技術不斷發展的社會背景影響，現階段的大多數行業都使用電子文檔形式對相關信息記錄與儲存，并且通過這樣的方式對于相關文件信息的收集、歸檔以及使用更加便捷。在當前的鐵路工程建設過程中，所涉及的電子文檔應該施行更加規范化和準確性更高的歸檔管理。也正是通過電子文檔的建立，能夠讓鐵路建設工程擁有更高質量的檔案，為后續的工程提供相應的參考價值。

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作者：王明莉