高校學生類檔案工作問題分析

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摘要：學生檔案記錄了學生的個人學習成長經歷、反映學生的德才能績和在上學期間的日常表現，為學生以后的工作單位提供了一份能夠全面了解學生的材料，對于學生日后的就業有著非常重要的作用。高校作為學生走入社會之前的最后一個重要環節，對學生的檔案也起到了很重要的影響。同時教育事業的不斷發展，也給高校的檔案管理工作帶來了新的要求。尤其是當下網絡的應用改變了很多工作的工作方式，檔案管理也不例外。傳統的檔案管理方式已經不再適用于當下的要求，同時也存在著諸多的問題，因此，檔案工作的新形勢對于高校而言至關重要，加強對高校學生類的檔案工作勢在必行。本文對高校“學生類”的檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：高校學生；檔案工作；檔案管理；檔案數字化；互聯網

在2008年9月初，教育部就對高校檔案工作提出了檔案管理辦法。在管理辦法中明確規定了“學生類”檔案中主要的包含內容，將“學生類”的檔案納入了規章性的文件中，強調“學生類”的檔案要認真保管，每一所高校都要認識到“學生類”檔案對于學生個人而言的重要性。在開展檔案管理工作時要緊隨時代的腳步，引進最新的檔案管理方式，設置最新的檔案管理設備，完善檔案管理制度，提升檔案管理水平，用科學高效的方式去完善檔案管理工作，將教育部提出的管理辦法真正落實到工作實處，促使整個高校檔案管理工作效率的提升。

一、高校“學生類”檔案管理的重要意義

“學生類”的檔案是對一個人整個上學時期經歷的一個記載，其中包括了學生每一時期的入學登記表、考生檔案、畢業登記表、家庭背景、學生加入的中國共產黨、共青團員等材料，學生在高校期間還會增加學位申請表、畢業實習鑒定等內容。在檔案中還包含了學生在學習期間所受到的獎勵和處分文件，以及每一階段的教師評價。總而言之，檔案對于學生而言就是整個求學經歷的記錄，是體現學生能力、品格的窗口。高校畢業的學生是要直接與用人單位進行接軌的，在學生求職期間，用人單位可以根據學生的個人檔案對學生的學習經歷、思想品德方面有所了解，給用人單位提供了參考數據，對日后人才的培養有著很重要的作用。同時，用科學合理的方式管理學生的檔案，對學校開展評選活動大有益處。學校在評“優秀學生干部”等活動時，可以根據學生檔案進行參考，了解學生的家庭背景，過往經歷等，可以由此深入了解每一位學生的情況，從而評選出最符合評選標準的學生。正確的管理學生檔案、使用學生檔案，可以提高高校一部分工作的效率，也方便學校與學生家長之間建立聯系，讓學生與高校能夠愛共同進步發展。

二、高校“學生類”檔案管理現狀

（一）“學生類”檔案管理制度不夠完善

當前，在我國的一些高校中，還沒有建立完善的檔案管理制度，在“學生類”檔案管理上依然存在著諸多的漏洞，尤其體現在管理制度與管理規范上。一些高校管理制度常年不變，始終沿用著傳統的管理制度，傳統的管理方式已經逐漸淘汰，新的制度規范卻一直不能有效實施。在檔案管理時，由于缺少相應的制度，在開展管理工作時經常會出現一些失誤，這些失誤的出現卻也沒有相對應的獎懲制度，導致在檔案管理工作上難以追責，致使檔案工作遭受損失，給學生也帶來不小的麻煩。

（二）“學生類”檔案管理的方式傳統

相較于規章制度的不落實，一些高校在“學生類”的檔案管理上還一直沿用著傳統的管理方式，傳統的檔案管理工作難度大、復雜性高、易出錯。每一屆學生的檔案數量都比較多，傳統的檔案管理方式非常容易使學生的檔案出現遺失的問題，給學生造成巨大的損失。同時，傳統的檔案管理方式工作量也很大，需要參與工作的人員多，在檔案查閱工作上的難度也較高。如果需要調取某一位同學的檔案，需要用很長的一段時間才能調取成功。傳統的檔案管理方式的弊端同樣體現在學生畢業時，在每一位高校生離校之前都要對學生的檔案進行審核，如果一直用傳統的檔案管理方式，在審核時就需要用大量的人力來完成工作，有一些高校通常會讓學生們來進行這一份工作，給學生們講明檔案中所需要放的內容，讓學生們逐個對檔案內容進行檢查，在這個過程中由于人員參與較多，非常容易出現紕漏，導致學生的檔案出現問題。

（三）檔案室的基礎設施不完全

在一般的檔案室中都需要配備一些設施來保障檔案室的正常工作開展，例如：除濕機、加濕機、空調、溫濕度控制軟件及硬件、檔案架等。但是在一些高校的檔案室中缺少相應的設備，有一些高校認為“學生類”的檔案只保留每一屆學生三至四年，三、四年之后檔案將會被發送到生源所在地，所以在檔案室的設施上沒有必要太過于重視，導致很多高校的檔案室都缺少檔案所需的必要設備。這種思想觀念給“學生類”檔案管理工作帶來了壓力與困難，到目前為止，“學生類”的檔案依然采取檔案袋的形式，里面的信息都是紙質版，如果在管理的過程中缺少相應的管理設備，就會使學生檔案由于氣候和溫度的原因造成損壞，給學生日后的就業帶來諸多的不便。

（四）高校“學生類”檔案管理意識薄弱

即使是在當下網絡發展快速的情況下，依然存在著學歷造假、檔案造假等現象，這些不良情況的發生，嚴重影響學校的聲譽，也給學校檔案管理工作蒙上了一層黑影。但從這一層面上看，有一些高校也確實存在相應的問題。一些高校為了讓學生能夠順利畢業，提高大學生的就業率，就會對學生的檔案進行修改，這樣的做法不僅是給學校造成了影響，也會給用人單位錯誤的信息，給用人單位帶來損失，嚴重影響了用人單位對學校的信任，導致很多用人單位在選人聘人時不敢隨意相信學生檔案，給這些單位的招聘工作帶來困難。

三、學生檔案管理基本流程

想要讓高校“學生類”檔案工作能夠更完善、更規范還需要對整個檔案管理的流程進行系統的盤點，從流程上找到缺口，進行及時的調整，按照學生入學和離校的流程，“學生類”檔案的管理也可以分為以下幾個方面：

（一）學生檔案的接收、保管與利用

學生高中畢業之后，學校會將學生檔案交由學生，由學生在大學開學時交給高校檔案室，在高校檔案室根據學生的入學手續信息以及檔案信息核實學生的身份，確定學生各方面信息準確無誤之后，學校會將學生的檔案收錄到檔案室中，并且標記好學生的專業、年級、班級和學號等信息。

（二）學生檔案材料的收集歸檔

“學生類”檔案材料中包含的內容非常多，主要分為幾個大類：學歷、自傳（考查、考核）、獎懲、黨團、政審、出國（境）審批等，所以在檔案收集歸檔的過程中需要多個部門進行審查和配合。高校在開展這一方面的工作中可以借助現代化的手段來將檔案進行分類，既可以提高工作的效率，也能夠提升歸檔工作的準確性。

（三）學生檔案的整理

“學生類”檔案在高校保管的時間比較短，且學生檔案的內容基本區別不大，所以在整理工作上還是相對比較容易的。一般在接收到學生檔案之后按照主體內容，進行排列和劃分，排列一般是按照時間順序進行排布，在整理的過程中避免出現不規則的現象。同時還要注意學生檔案屬于個體檔案，與其他類型的檔案有所區別，在進行檔案整理時工作人員要注意區分。

（四）學生檔案的轉遞

學生檔案的轉遞在檔案管理中屬于容易出現紕漏的環節，在這個過程中非常有可能造成學生檔案的遺失。一些高校在畢業時會將檔案退回給學生，由學生本人自行管理，學生對于個人檔案的重要程度認識不高，就有可能會出現檔案遺失等問題。還有一些高校在學生畢業之后會將學生的個人檔案通過郵政郵寄回學生的生源所在地，一般情況下這種轉遞方式直接對接學生生源所在地的人力資源管理中心，出錯的概率會比較小，但是也會因為地址填寫不詳細、單位拒收、郵寄地址錯誤等原因導致檔案沒有辦法被接收，從而造成檔案的遺失。所以當大學生面臨畢業時，學校要再三對檔案接收的地址進行確認，并時刻與學生保持聯系，避免檔案出現遺失的問題。

四、高校學生類檔案管理有效策略

（一）完善檔案管理制度，規范檔案工作行為

在時代發展日新月異的今天，各行各業都打破了以往的規則，順應時代的發展重新制定制度，完善檔案管理的規范是當下高校“學生類”檔案管理工作的必然要求。完善相應的制度規范對于高校“學生類”檔案工作來說能夠提升檔案管理的工作效率，也能夠避免在工作過程中出現失誤，同時分清權責關系，也能夠讓工作人員認清自身的工作責任，提升他們對工作的認真態度，保證了學生檔案的規范性和安全性。制定符合現在檔案工作要求的規章制度還要能夠貫徹落實，只有在實際的工作當中落實制度，制度的制定才有意義。同時，在制度設定完成后，還要對檔案室的工作人員進行業務上的培訓，讓每一位工作人員都能夠熟知制度，在日后的工作中嚴格按照規章制度開展工作，具備相應的職業素養，避免出現檔案信息篡改的情況。由于每一所高校的實際情況不同，各高校還可以根據自身的實際情況來組織檔案管理工作人員進行業務培訓，讓工作人員具備相應的技能，對于本職工作的相關知識有一定的了解，在實際的工作上也能夠學會變通，根據自己所在高校的實際情況靈活的開展“學生類”檔案工作。

（二）增強學生與高校的檔案管理認識

在高校“學生類”檔案工作中也包含了一項工作要點，就是要轉變學生與高校對待檔案的思想認識。學生在校期間很少有學校告知學生個人檔案的重要性，很多高校也認為當前的很多企業在招聘時并不會去查詢學生的個人檔案，且個人檔案對于學生本身而言可能一輩子都不會知曉檔案中所記錄的內容，所以雙方都對檔案的重要性有錯誤的認知。在實際的工作和生活中，有很多國家企業在錄用人才的時候都需要其個人檔案，還有在學生參加公務員考試被錄取之后政審的環節也需要其個人檔案，如果因為校方和個人對檔案的不重視，導致后續就業上出現問題是非常得不償失的。所以無論是高校還是個人都要轉變其觀念重視起學生檔案對學生未來發展的作用。在進行檔案管理工作時能夠用更加認真的態度、更加純熟的技能去做好“學生類”檔案管理工作。

（三）積極引用現代化技術進行檔案管理工作

電子設備的發展給檔案管理工作帶來了新的助力，通過互聯網技術，檔案管理工作變得更加高效明晰。將復雜的檔案管理工作與計算機相結合，不僅提升了工作效率，還提升了工作的準確性。傳統的紙質化管理方式在學生檔案的記錄與查詢工作上都帶來了很大的工作難度，應用最新的檔案管理系統，可以簡化工作流程。在“學生類”檔案的收集期，可以將學生的基本信息錄入到計算機內，然后將檔案存放的位置錄入到系統內，在以后查詢檔案時，可以直接通過學生的姓名或者是學號定位到檔案的位置。在檔案分類時也可以通過計算機來完成這些工作，雖然在前期將學生信息進行錄入的時候會有比較大的工作量，但與傳統的檔案管理方式相比較后期的管理工作還是要便捷許多。同時電子檔案的應用率也越來越高，在未來的發展中，可能會逐漸將紙質版檔案進行淘汰，所以高校在這份工作上要時刻跟上時代發展的步調，為學生也為高校本身提升檔案管理的工作質量。

（四）改善檔案管理環境，配齊檔案室設備

高校在檔案室的設施配備上要能夠重視設備對檔案室管理的重要性。檔案中的紙張可能會受空氣潮濕度的影響而發生變質，所以在檔案室中必須配備干濕度測量表，根據檔案室的干濕程度來進行檔案室內空氣的調節。檔案室中還要配備消火栓，避免因為檔案室起火使學生檔案遭到損壞。檔案室必須采用防盜門，避免檔案被盜竊、偷換。在檔案的存放中，還要注意進行遮光，避免檔案遭受陽關直射使內部文字褪色。隨著時代的發展與科技的進步，對于檔案管理的要求可能也會有所改變，高校要在工作中不斷地進行完善，將檔案管理工作做到最好。

結語

高校的“學生類”檔案工作，是高校工作中重要的一部分，做好學生的檔案管理工作對學生和學校而言都有非比尋常的意義，盡管目前在很多高校中還存在著一些問題，但隨著對檔案重要性認識的提升，高校也會逐漸將學生的檔案管理工作作為日常工作開展的要點，有效地保證每一名學生的檔案安全，讓學生的檔案在以后的發展中實現其應有之義。

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作者：梅世偉