國際會議在線組織模式探討

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摘要：新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織模式呈現(xiàn)出多種多樣的特征，結(jié)合實(shí)際會議組織的研究將引領(lǐng)國際會議在線組織模式的研究和發(fā)展進(jìn)入新階段。新技術(shù)和新媒體的應(yīng)用有力推動了新冠肺炎疫情的嚴(yán)峻條件下相關(guān)國際會議在線組織的發(fā)展。通過對國內(nèi)外前沿資料的查閱和整理，結(jié)合本研究所涉及的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及對新冠肺炎疫情下國際會議在線組織模式的深刻思考，奠定了對于本研究的堅實(shí)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上文章分析國際會議在線組織模式的三大發(fā)展趨勢：從學(xué)術(shù)國際化向交流國際化發(fā)展，以模式創(chuàng)新推動技術(shù)與教育深度融合以及國際會議在線組織模式日趨開放與共享。

關(guān)鍵詞：國際會議;在線組織模式;遠(yuǎn)程開放教育

1引言

國際會議在線組織是一種十分重要的學(xué)術(shù)交流和人才培養(yǎng)形式。國際會議的在線組織是學(xué)術(shù)思想的交流，可以跨越地理的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的溝通和分享。這一重大的突破，推動著國際學(xué)術(shù)交流快速的發(fā)展。在以前，許多思想需要經(jīng)過出版發(fā)表，才能傳播到全世界。而通過國際會議在線組織，人們就可以更加便捷地獲取人類最優(yōu)秀科學(xué)家的研究成果以及他們對各自領(lǐng)域的理解與認(rèn)識[1]。在近年，教育與科研領(lǐng)域的先驅(qū)們就開始開展了對會議在線組織進(jìn)行著孜孜不倦的研究。在眾多文獻(xiàn)中，加拿大阿薩巴斯卡大學(xué)主辦的《國際開放與分布式學(xué)習(xí)研論》、美國在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟(OnlineLearningConsortium)主辦的《在線學(xué)習(xí)》、澳大利亞開放與遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)協(xié)會主辦的《遠(yuǎn)程教育》、美國著名遠(yuǎn)程教育學(xué)者邁克爾(MichaelGrahameMoore)主編的《美國遠(yuǎn)程教育雜志》和英國開放大學(xué)主辦的《開放學(xué)習(xí)》都對進(jìn)行了在線遠(yuǎn)程教育的新模式和新方法進(jìn)行了充分地討論[2]。冠狀病毒是人類和動物的重要病原體。2019年底，一種新型冠狀病毒迅速蔓延，勢如破竹，導(dǎo)致全球大流行。世界衛(wèi)生組織總部位于日內(nèi)瓦，在新冠肺炎疫情的全球防控中起到了至關(guān)重要的作用[3]。將該疾病在2020年2月被世界衛(wèi)生組織命名為COVID-19，代表2019年的冠狀病毒病。新冠肺炎病毒在某種程度上影響了許多活動的正常進(jìn)行，特別是新冠肺炎疫情的蔓延阻礙了正常學(xué)術(shù)會議的開展，卻使得國際會議在線組織成為一種重要的學(xué)術(shù)交流方式，進(jìn)而也使得新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織的模式成為一項(xiàng)值得研究的內(nèi)容，對于極端情況下的技能與知識的分享和傳承有著重要的意義[4-5]。國際遠(yuǎn)程與在線教育在世界中逐步變?yōu)榱艘粋€研究熱點(diǎn)[6]，很多學(xué)者爭先恐后地加入研究大軍之中，已經(jīng)有很多研究人員基于統(tǒng)計學(xué)和理論分析得出了很多有益的結(jié)論。本文所進(jìn)行的研究重點(diǎn)在于，從實(shí)踐的角度，對新冠肺炎疫情下的國際會議在線模式，進(jìn)行有效的整理和分類驗(yàn)證。

2組織模式與案例分析

國際會議在線組織可以劃分為一種遠(yuǎn)程教育，所以其模式的研究可以根據(jù)遠(yuǎn)程教育基礎(chǔ)理論進(jìn)行進(jìn)一步的展開。根據(jù)FarhadSaba在文獻(xiàn)中的理論，遠(yuǎn)程教育模式可以劃分為五個部分，分別是問題定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評估、策略分析和組織模式使用[7]。在這項(xiàng)研究中，該五個階段用于國際會議在線組織模式的開發(fā)與研究。本文提出一種基于遠(yuǎn)程教育動態(tài)組織模式的國際會議在線組織模式。借鑒FarhadSaba的階段劃分模式，將國際會議組織的模式可以劃分為以下幾部分，分別是：問題定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評估、策略分析和組織模式使用[8]。在下面將針對以上五個部分，進(jìn)行更加詳細(xì)的闡述和更加具體的分析，最終實(shí)現(xiàn)國際會議在線組織模式的抽象提煉。

2.1問題定義

問題定義的主要目標(biāo)是將問題的邊界被劃定系統(tǒng)概念化，建立元素之間的關(guān)系。為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)世界一流開放大學(xué)的宏偉目標(biāo)，我們需要通過一系列活動來了解世界的先進(jìn)思想，先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和研究成果，進(jìn)行國際會議的組織活動。我們應(yīng)該借鑒世界范圍內(nèi)國際會議在線組織領(lǐng)域?qū)＜业闹腔酆椭R，借鑒先進(jìn)的教育技術(shù)，成功地應(yīng)用案例和解決各國熱點(diǎn)教育問題的方法，以推動中國的遠(yuǎn)程開放教育達(dá)到更高的水平，特別是在新冠肺炎疫情期間實(shí)現(xiàn)高效的溝通。

2.2組織模式表示

國際會議組織模式的表示體現(xiàn)為建立元素間關(guān)系的系統(tǒng)概念。按照階段，組織模式將國際會議的組織劃分為以下幾個時間階段：會議規(guī)劃期、會議籌備期、會議進(jìn)行期、會議后。在會議規(guī)劃期主要進(jìn)行會議主題的選定，結(jié)合專家?guī)炻?lián)絡(luò)有意向的演講人。會議的籌備階段主要進(jìn)行硬件設(shè)備調(diào)試、軟件設(shè)備調(diào)試、演講人以及其演講內(nèi)容的最終確定，另一項(xiàng)重要工作是結(jié)合會議進(jìn)行會議宣傳。在會議進(jìn)行期間，要進(jìn)行會議的實(shí)時記錄，同時對遠(yuǎn)程會議的軟件和硬件進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)測，確保會議的順利進(jìn)行。在會議結(jié)束后，應(yīng)結(jié)合會議記錄材料，對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，同時對會議中所產(chǎn)生的新思想和新觀點(diǎn)進(jìn)行宣傳，提升對行業(yè)與學(xué)術(shù)界的積極作用。會議組織的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)也是會議組織模式的重要部分。一般地，傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)會議以及其他類型的會議在一個固定的場地進(jìn)行，所有演講者與參會人員都需要來到這個固定的會場，進(jìn)行學(xué)術(shù)與知識的交流活動。相比而言，由于新媒體與新技術(shù)的發(fā)展和普及，在線會議的組織則有著更大的自由度。在線會議軟件包括騰訊會議、ZOOM、TEAMS、釘釘?shù)鹊钠占埃瑢τ谠诰€會議組織模式有著巨大的作用[8-10]。通過在線會議平臺，會場由線下會議的單一會場轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€分會場與一個主會場的形式。在這種模式下，演講者通過視頻或者在線連接的方式加入主會場，再由在線會議平臺將主會場的內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給各個分會場。主會場包括核心的演講人員，一般主會場沒有聽眾，也不同于主控室。分會場可能是一群參會者也可能是一個參會者，分會場除線上線下同步的形式外還有多種知識共享方式，包括錄像、會議展示資料。本研究將這樣的模式概括為主會場—會議平臺—分會場模式。這種模式更加適合會議規(guī)模較大、參會人員較多、會議內(nèi)容較為豐富的在線會議。此外，一些在線會議規(guī)模較小，但是會議形式需要更加靈活，又繼續(xù)衍生出演講者直接加入在線會議平臺，不經(jīng)過主會場，本研究將其概括為演講者—會議平臺—分會場模式。在會議平臺上，各個演講者和參會者沒有區(qū)別，每個參會者都可以成為演講者，演講者根據(jù)會議議程安排在規(guī)定時間從參會者的角色轉(zhuǎn)變?yōu)檠葜v者的角色。這種模式更加適合會議規(guī)模較小,參會人員較少，會議形式較為靈活的在線會議。同時，還存在多種模式混合的國際會議形式，國際會議通常面臨著時差造成的問題，會后的資料總結(jié)可以更好地幫助參會人員進(jìn)行思想交流，在不同時空下以不同的方式分享同一場國際會議傳遞的前沿思想也是值得深入討論的話題。

2.3組織模式行為

結(jié)合模擬和實(shí)踐，確定采用該組織形式之后取得的具體效果以及遠(yuǎn)程國際會議過程中的具體實(shí)現(xiàn)。在基于動態(tài)組織模式的國際會議在線組織前，需要采用模擬的形式對會議中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析。根據(jù)分析結(jié)果我們將進(jìn)行合理的調(diào)整，避免我們在模擬過程中發(fā)現(xiàn)的問題。之后我們將調(diào)整過的組織方式應(yīng)用于實(shí)際的國際會議組織，記錄在實(shí)際國際會議組織過程中出現(xiàn)的情況，作為該模式下組織模式的具體行為。會議結(jié)束后對該行為進(jìn)行分析，繼續(xù)對組織模式進(jìn)行迭代更新。

2.4組織模式評估

組織模式評估需在試運(yùn)行中測試組織模式的質(zhì)量和有效性。根據(jù)組織模式行為的記錄，我們建立多目標(biāo)的組織模式評估體系。對所應(yīng)用的國際會議組織形式進(jìn)行評估與測試驗(yàn)證。所采取的評估目標(biāo)中應(yīng)包含參會者對該次會議的滿意程度、會議參與人數(shù)與規(guī)模、演講者在會議中的滿意程度、會議對于本行業(yè)與本領(lǐng)域的學(xué)術(shù)推動作用。所涉及的評估目標(biāo)應(yīng)比較廣泛，避免集中在單獨(dú)方面。

2.5策略分析和組織模式使用

具體地，吉林大學(xué)某團(tuán)隊的“人人是老師”活動就采用了這一組織模式，進(jìn)行了高效的學(xué)術(shù)交流與日常學(xué)習(xí)生活的分享。其中，參與的學(xué)生分布在全球各地，有的分布在美國，有的分布在中國，大家互相做對方的老師，取得了令人矚目的成績。在國際會議的組織過程中，我們應(yīng)該充分利用高科技的軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，讓研究人員在世界各地都可以參與到先進(jìn)技術(shù)的分享過程中，實(shí)現(xiàn)方便快捷的國際會議組織和宣傳，降低參會成本，提升溝通效率。從該案例中體現(xiàn)出目前國際會議組織模式的發(fā)展趨勢為從學(xué)術(shù)國際化向交流國際化發(fā)展，以模式創(chuàng)新推動技術(shù)與教育深度融合，國際會議在線組織模式日趨開放與共享。

3結(jié)束語

通過研究發(fā)現(xiàn)，新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織模式呈現(xiàn)出多種多樣的特征；針對新冠肺炎疫情下國際會議在線組織模式的創(chuàng)新性研究具有重要的意義；結(jié)合實(shí)際會議組織的研究將引領(lǐng)國際會議在線組織模式的研究和發(fā)展進(jìn)入新階段；新技術(shù)和新媒體的應(yīng)用有力地推動了新冠肺炎疫情的嚴(yán)峻條件下有關(guān)國際會議在線組織的發(fā)展。通過具體的實(shí)踐證明，文章所提出的在線會議國際組織模式有良好的適應(yīng)性，可以實(shí)現(xiàn)在新冠肺炎疫情嚴(yán)峻的外部環(huán)境中進(jìn)行有效的學(xué)術(shù)交流與在線教育。

作者：蒲永鋒 單子桐 單位：吉林大學(xué)汽車工程學(xué)院