高校檔案管理信息化問題分析

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摘要：隨著互聯網和信息技術的迅速發展，互聯網信息數據處理成為檔案文件管理業務中最常見的應用技術，現代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統的紙質文件管理方法更高效。目前國內多數高校的檔案文件管理業務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業務人員需求相對大，文件存檔業務也存在較多問題。為創新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經維持了很久，而且管理員已經習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環節自然也必須通過線上完成。經過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業務單元的業務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發現和解決，可能會對高校管理產生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

比較傳統的文件收集管理方法，高校要對被管理的文件進行收集和直接存儲，需要大量的工作人員，同時工作效率較低，也耗費了大量的時間和精力[4]。如果現代高校采用電子信息記錄管理檔案的方式，將能夠更快地實現數據采集管理，具有自動化、網絡化、實時性的優勢，實現檔案共享的同時降低了管理工作人員的工作強度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保證快速查詢

網絡信息技術進步發展的時代下，傳統的管理方法有效地處理了高校存檔文件，加強了監督，訪問管理人員在詳細查看存檔文件的倉庫就能直接基于所需的文檔，這一方法是困難的。然而，如果使用計算機檢索所需的檔案，可以找到的信息相對更快和更準確。這有效地降低了管理組的工作強度，使查找更快捷、更方便。文獻數字化建設是適應時代發展的一項新舉措，它能夠提高檔案文獻管理的單一化操作，打破文獻存儲的地域性[6]。通過采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以讓管理人員更快的收集和編輯記錄。

（三）便于信息的安全以及保密

對于高校而言，檔案文件是一種相對重要的信息資源，直接影響著高校的生存和發展，檔案中的信息具有較高的價值。高校檔案中的信息一旦損壞，就會給高校帶來不可避免的損失，也可能直接影響到高校人員的利益。通過檔案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。與傳統的紙質保存相比，它更快、更機密，有效地保證了數據信息的安全。同時，可以通過使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盜，從而保證高校的利益，傳統的檔案管理方法已不適應信息時代的要求。

三、高校檔案管理信息化存在的問題

（一）沒有重視檔案信息化的管理

對于一些高校來說，由于在學校發展過程中沒有建立專業的檔案文件信息管理部門來節約成本資源，無法承擔檔案文件管理信息的發展。即使一些部門監督檔案文件管理信息的發展，也只是以形式出現。監督管理人員往往只是一個簡單的分類，歸檔文件的集合不配備檔案的知識文檔，因此責任不強，從而歸檔文件的管理部門不規范。信息管理至關重要，如果管理不嚴謹，高校檔案文件可能被大量非法使用。

（二）檔案文件管理在信息發展水平上存在一定差距

因為有很多相對傳統的高校受這些傳統的限制，信息技術不發達，大部分的高校仍然采用手工歸檔，對如何管理信息不符合市場發展規律沒有創新的想法。與一些先進高校相比，這些高校沒有一定的技術和能力。說到先進高校，他們認識到檔案信息管理的重要性，投資于檔案信息領域，把檔案信息管理作為高校生存發展的基礎。這使得高校可以在社會上獲得更多的信息和支持，有效地結合網絡技術，不斷開發文檔資源，進一步加速高校的發展[8]。

（三）檔案管理人員存在的問題

1.檔案文件管理規定的業務態度缺失。在一個高校的發展過程中，擁有大量檔案管理經驗是相當不錯的，管理檔案文件的單位的工作人員也是如此。許多高校的文件存儲管理都有一種應對業務流程的態度，并沒有及時更新文件歸檔或者缺乏清理工作，同時也發現工作人員缺乏適當的耐心，這對高校管理業務單位的發展產生了非常大的負面影響。2.檔案文件管理重新建立后的存儲文件管理。現代高校的檔案文件管理，常采用紙質歸檔文檔管理，在涉及許多其他部門臨時員工，在校學生的歸檔文件管理，大部分管理成員沒有專業知識。阻礙了檔案文件管理事業的發展。當許多檔案管理部門的文檔管理人員被替換時，文檔管理接管工作沒有很好地完成，許多文檔被丟棄。這對高校來說是巨大的錯誤。

（四）高校沒有采用相應的措施保管好檔案

大部分的高校仍然采用手工歸檔文檔管理領域的工作，對如何管理信息不符合市場發展規律沒有創新的想法。與一些先進高校相比，這些高校沒有一定的技術和能力。相對先進高校，檔案文件管理上存在許多欠缺。因此，加強存儲業務的管理，同時明確這些文件容易損壞的特殊性質，特別保管。1.檔案文件管理業務單位不規范。檔案文件的管理是一項復雜的業務，在高校中，沒有存儲文件的管理規范。另外，檔案館的文件混亂無序，需要花很多時間才能找到，影響了管理的效率。2.業務單位個人資料更新不及時。大多數業務單位不能及時更新檔案，或者更新速度慢。隨著時代在變化，科技在進步，一切都在變化，這就要求管理檔案文件不能停留在一個階段，而是要跟上時代的進步。3.對企業集團引進先進技術進行文件歸檔的管理和保護意識不強。隨著時代的進步，現有的存檔管理方法和設施，已經無法適應時代的發展，但許多業務單位都沒有意識到問題的嚴重性，有必要引進高科技產品，進行全面高效的管理。4.關于法律法規的制定。在我國，當前管理業務單元，開發過程起步相對較晚，因此相關法律法規不是很完整，歸檔文檔管理的內容暫時無法進一步提升，單位負責人有大量的檔案文件，無法妥善管理，由于低效率的歸檔文件管理，混亂的檔案文件管理業務多，也存在歸檔文件的損失。因為沒有法律保護，沒有辦法對其處理。

四、高校檔案管理的對策研究

鑒于檔案管理工作中存在的諸多問題，需要我們去進行整改、去創新去發現，通過分析原因，結合現狀找到合適的解決措施，從而提高高校檔案管理的工作效率，促進我們國家各高校檔案管理工作現狀的提升。

（一）制度建設方面

1.建設規范統一的管理平臺。檔案管理信息化的實現，首先要建立規范統一的管理平臺。明確規定信息采集標準、應用軟件標準等內容，確保相關規定不斷規范統一，使管理平臺能夠實現與其他信息系統的集成。確保數據的完整性、真實性和有效性。在社會發展的當下，業務集團為社會做出了巨大的貢獻，檔案文件的管理在業務單位的發展中，發揮了相對重要的作用。因此，在高校中發展中，存儲文檔的管理，是建立一個相對嚴格的存儲文檔管理系統，在必要的業務單位，按照國家有關法律、法規，歸檔文件的管理監督高校可以依規處理工作，確保安全的高校檔案文件。2.加強電子文件保管及技術。歸檔文件的管理必須首先改變自己的想法，必須積極認識到電子文檔存儲的重要性，加強高校本身統一管理系統技術，保證個人信息的安全，歸檔工作小組應該謹慎對待，注意歸檔文件的管理。各部門使用的存儲文件管理電子系統也必須與存儲文件管理系統相一致，實現一體化的存儲文件管理系統要有保障，保證準確性和真實性。通過采用規范的制度，可以有效地提高數據庫的質量，增強資源共享的力度，從而減少不必要的工作和資源成本。3.云存儲。作為高校，電子文檔的數量可能會穩步增加，給內存帶來壓力。在這種情況下，高校可以采用云存儲，云存儲具有大量的庫存和數據存儲以及業務訪問。通過提供在線存儲空間，確保最大安全性，高校也可以降低成本，提高資源利用率。另外，在信息技術飛速發展的今天，互聯網的應用已經滲透到各個行業，建立一個業務單位檔案管理的信息平臺是非常必要的。一種新形式的記錄管理方法可以快速發現記錄持有者的存儲位置，也可以方便地導入，可以減少記錄歸檔人員的工作壓力，一邊記錄管理也可以做一些更細微的工作。4.引進先進的設施，形成管理規則。如果存儲文檔管理設施被上鎖，必然會影響高校的發展，高校也要意識到已經走出了傳統時代，應該通過引進先進的設施來管理存儲文檔。電子檔案文件的使用是新時代檔案文件管理的必經之路，存儲文件管理都應朝著這個方向發展。只有這樣，才能加強檔案的服務。管理歸檔文檔應逐步加強的過程中合理有效地管理文檔，補充自己的管理規則，不能陷入困境。文檔管理人力資源消耗高，高效管理文檔目前是所有高校的目標，所以管理工作應加強。5.及時更新檔案，合理有效地保存檔案。因為每一個新的人員波動，都需要對檔案文件，收集和歸檔，這對高校發展將有很大的幫助，也能夠快速收集，實現業務單元信息的歸檔。因為高校需要的信息在任何時間，如為自己增加存檔文件的利用率和使用合理的現有記錄。各高校單位必須將注意力轉向現有檔案文件，及時了解有用的信息，這會是一個巨大的幫助，也能更好地發展高校。

（二）人員管理方面

1.加強對高校檔案管理人員的培訓。高校檔案管理單位應定期安排一組管理人員接受相關業務培訓，加強他們的專業知識，確保他們認識到工作的重要性，樹立正確的業務態度。自改革開放的開始，我國的發展速度迅速，信息需求快速增長，文檔管理工作必須跟隨時代的發展，不能雇傭非專業人員。最好是在每個部門都認真做好管理，特別是檔案管理的單位，應該把管理質量放在第一位。第二，管理監督部門也進行定期專業培訓項目的管理保留文件，通過培養黨的思想教育項目，在許多方面增加高校整體發展，保證歸檔文件管理的操作項目。2.業務單位檔案文件的管理應符合業務接管的相關規定。管理單位委員會應嚴格規定檔案文件管理業務接管事宜。高校人員因故缺勤的，應當在離開前交接保管文件并在原單位發現問題時進行及時交接。3.做好檔案文件管理的保護工作。加強檔案組的管理意識，定期檢查歸檔文件的完整情況，發現問題及時進行修復和補充。歸檔業務似乎是一項非常復雜的業務，但事實并非如此。管理團隊必須非常耐心，并且關注這個業務。

五、結論

在檔案管理中，目前許多高校都采用信息化平臺系統管理檔案。緊隨現代互聯網和信息技術的發展，各高校更加重視教育領域大數據技術的應用，同時努力提高互聯網信息數據處理效率，促使現代文件管理更加清晰智能。這些工作既促進了高校的發展，同時解決了文件信息的規范管理。高校的檔案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一項繁瑣、系統的工程，高校檔案管理人員不僅要做好傳統的檔案管理工作，還要結合檔案現代化管理需要，充分運用信息化技術等先進手段提高檔案科學管理水平，這樣才能使高校檔案工作不斷創新發展，適應現代高校發展的需要。

參考文獻

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[8]王芳.淺析人事檔案管理工作信息化的意義[J].中國高新技術企業,2016(19).

作者：秦姣