高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)策略

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[摘要]社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與社會(huì)各行各業(yè)之間的聯(lián)系日益緊密，在高校檔案管理工作中推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，需要網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效支持與保障。檔案管理是高校行政工作的重要組成部分，在一定程度上影響了高校辦公的整體效率。在信息量不斷增加的背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足日常工作的相關(guān)要求，紙質(zhì)檔案管理方式導(dǎo)致工作效率降低，許多工作人員面臨著較大的工作壓力。推動(dòng)現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理相互融合，成為促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的重要方向，文章分析了高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的積極意義，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的問(wèn)題，提出了有效推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的策略，供廣大檔案管理工作者參考借鑒。

[關(guān)鍵詞]高等教育；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

高等教育是我國(guó)教育體系的重要組成部分,在我國(guó)教育事業(yè)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下,高校的建設(shè)與發(fā)展同樣取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。在高校的發(fā)展歷程中,檔案管理能夠?yàn)楦咝０l(fā)展過(guò)程中的決策提供相應(yīng)的資料支持,對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研等各方面都能起到積極的推進(jìn)作用。在現(xiàn)代科技技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步的背景下,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),并沒(méi)有完全跟上時(shí)代發(fā)展的潮流,檔案管理工作的整體質(zhì)量受到一定的影響。由于現(xiàn)代化建設(shè)面臨著諸多問(wèn)題與挑戰(zhàn),許多高校在檔案管理工作中,對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)投入不足導(dǎo)致檔案管理難以滿(mǎn)足日常的教育管理需求。筆者認(rèn)為推動(dòng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)能夠促進(jìn)高校日常工作的全面落實(shí),相關(guān)管理人員必須重視對(duì)現(xiàn)代化手段的有效應(yīng)用,更好地滿(mǎn)足使用者的實(shí)際需求。

一、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的積極意義

（一）有利于提高檔案管理工作效率

在推進(jìn)現(xiàn)代化高校檔案管理的過(guò)程中,高校檔案管理工作的整體效率能夠得到顯著提升,一方面保證了檔案資料的安全性,另一方面也能夠?yàn)闄n案的歸類(lèi)和整理帶來(lái)較大的便利,真正提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率,更好地服務(wù)于市場(chǎng)的使用需求。實(shí)際上傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理為核心,紙質(zhì)檔案本身具有一定的管理難度,復(fù)雜多樣的紙質(zhì)檔案雖然能夠起到記錄效果,但是很難真正滿(mǎn)足日常的使用需求,在檔案歸類(lèi)和整理的過(guò)程中,管理人員面臨著較大的工作壓力,部分檔案卷中長(zhǎng)期積壓,沒(méi)能得到及時(shí)處理,導(dǎo)致檔案室的價(jià)值無(wú)法得到充分凸顯。在不斷推進(jìn)現(xiàn)代化管理的過(guò)程中,相關(guān)工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行整合,既方便了檔案的歸檔,同時(shí)也能夠在一定程度上提高日常工作效率,這樣一來(lái)檔案管理的整體效果能夠得到充分保障。

（二）有利于提高檔案管理服務(wù)水平

高校檔案管理工作是為了服務(wù)于使用部門(mén),在高校做出政策決策的基礎(chǔ)上,對(duì)檔案資料的調(diào)動(dòng)顯得尤為重要,但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理下,檔案的調(diào)動(dòng)效率較低,一方面需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的流程進(jìn)行申請(qǐng),另一方面也需要相關(guān)管理人員花費(fèi)大量精力收集相關(guān)的檔案,這就導(dǎo)致檔案管理的服務(wù)效率較低,相關(guān)的使用部門(mén)在檔案使用過(guò)程中很難提高實(shí)際工作效率。通過(guò)推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化,建設(shè)信息化的管理手段,能夠成為提高服務(wù)效率的重要途徑,在相關(guān)部門(mén)提出使用要求后,工作人員能夠借助電子信息技術(shù)快速調(diào)出與之對(duì)應(yīng)的檔案,并且通過(guò)在線(xiàn)發(fā)送的方式提供給相關(guān)的使用人員,在此基礎(chǔ)上,檔案服務(wù)效率變得更加高效。從某種程度上來(lái)看,高校檔案服務(wù)效率得以提升的情況下,日常的教育管理以及科研等各方面的工作效率也能隨之提高,高校檔案管理工作的基本職能才能得到充分凸顯。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享

高校檔案管理工作本身是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?高校的建設(shè)和發(fā)展歷程都能夠在檔案中得到充分體現(xiàn),這部分內(nèi)容可以作為宣傳的重要素材,一方面幫助后來(lái)者了解歷史,另一方面也能夠真正做到不忘初心。在推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中,檔案管理的相關(guān)資料內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)高效率的共享,只要權(quán)限到位,那么檔案可以在第一時(shí)間發(fā)布給使用部門(mén),通過(guò)這樣的方式實(shí)現(xiàn)檔案的有效使用。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,現(xiàn)代化的檔案管理信息更加齊全,能夠有效避免信息殘缺,以及對(duì)檔案出現(xiàn)損壞的情況。在資源共享功能得到全面建設(shè)的情況下,高校檔案管理的整體工作效率才能得到提升,現(xiàn)代化的檔案管理活動(dòng)才能發(fā)揮應(yīng)有作用。

二、當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)缺乏重視

高校檔案管理工作本身具有一定的基礎(chǔ)性特點(diǎn),在高校建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中,許多管理人員對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)缺乏重視,沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化不可替代的作用,這就導(dǎo)致在檔案管理工作方面的投入較為有限。教育本身是為社會(huì)輸送高素質(zhì)人才的重要平臺(tái),在高校的建設(shè)和發(fā)展歷程中,他們的關(guān)注點(diǎn)大多停留在學(xué)業(yè)情況,以及就業(yè)率等幾個(gè)方面,格外關(guān)注日常活動(dòng)中的教育活動(dòng),而沒(méi)有真正考慮到教育過(guò)程中形成的文件資料管理,這就導(dǎo)致檔案管理工作的整體實(shí)施效果較為有限。從教師的角度來(lái)看,許多高校教育工作者在工作過(guò)程中對(duì)檔案的使用不夠充分,他們只是偶爾查詢(xún)相關(guān)資料并調(diào)取文件,而沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理背后的深刻內(nèi)涵,這也導(dǎo)致檔案管理工作始終得不到重視。甚至還有部分檔案管理工作人員本身對(duì)自身的工作職責(zé)缺乏明確的定義,沒(méi)有真正意識(shí)到自身檔案管理工作的獨(dú)特作用與價(jià)值,甚至出現(xiàn)了自我否定的心理,在實(shí)際工作中存在敷衍了事的情況。在各方面對(duì)檔案管理工作缺乏重視的情況下,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)難以得到充分的支持,最終導(dǎo)致檔案管理處于雜亂無(wú)章的狀態(tài)。

（二）缺乏完善的檔案管理工作制度

現(xiàn)有的高校檔案管理工作中,許多高校并未建立起相關(guān)的檔案管理工作制度,對(duì)高校檔案的整理以及后續(xù)的管理工作缺乏科學(xué)指導(dǎo),檔案管理大多停留在經(jīng)驗(yàn)的層面,而沒(méi)有真正形成完善的管理制度,這也導(dǎo)致檔案管理本身較為混亂,很難真正做到系統(tǒng)性的管理。許多高校在檔案管理制度建設(shè)方面缺乏經(jīng)驗(yàn),對(duì)檔案管理缺乏明確的流程和標(biāo)準(zhǔn),甚至出現(xiàn)將學(xué)生檔案交由學(xué)生會(huì)系部自行處理的情況,這就導(dǎo)致許多學(xué)生在臨近畢業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失。還有部分學(xué)校雖然設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén),但是在日常工作中并沒(méi)有制定相應(yīng)的工作規(guī)范,由于檔案管理人員本身缺乏科學(xué)的理論指導(dǎo),在檔案管理中沒(méi)有制度的約束,導(dǎo)致檔案管理過(guò)于隨意,在人員交接方面存在較大的漏洞。

（三）缺乏推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的人才

無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,還是現(xiàn)代化建設(shè)下的信息系統(tǒng)管理,這些活動(dòng)都需要由人來(lái)完成,目前許多高校在檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)方面存在一定的不足,檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素養(yǎng)仍然有待提高。實(shí)際上現(xiàn)代化的高校檔案管理工作需要由人來(lái)完成,但是目前許多管理人員在檔案管理方面的學(xué)習(xí)不夠充分,有些高校在招聘相關(guān)人員時(shí)沒(méi)有考慮到專(zhuān)業(yè)特點(diǎn),這就導(dǎo)致檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提升,難以有效完成檔案管理的基本工作。實(shí)際上,檔案管理工作中對(duì)檔案的分類(lèi)整理立卷等基礎(chǔ)知識(shí)都具有一定的學(xué)習(xí)門(mén)檻,在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí),倘若工作人員不具備較強(qiáng)的理論知識(shí)和實(shí)踐能力,很難真正滿(mǎn)足高校的日常檔案管理工作需求,也無(wú)法適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)趨勢(shì)。

（四）缺乏現(xiàn)代化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施

高校現(xiàn)代化檔案管理需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施支持,電子計(jì)算機(jī)、高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)以及儲(chǔ)存信息的U盤(pán),這些都是現(xiàn)代化檔案管理必不可少的內(nèi)容。但是在現(xiàn)有的高校檔案管理工作機(jī)制下,許多高校對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)投入不足,雖然能夠配置電子計(jì)算機(jī)等工具,但是工具大多較為老舊,一方面影響日常使用,另一方面也缺乏檔案儲(chǔ)存和管理,必備的功能很容易由于設(shè)備出現(xiàn)故障而影響到檔案管理的效率。此外還有許多高校在檔案管理工作中沒(méi)有做好對(duì)檔案的備份,由于U盤(pán)等材料仍然存在一定的安全管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效策略

（一）自上而下轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的態(tài)度

轉(zhuǎn)變對(duì)高校檔案管理工作的態(tài)度是推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基本前提和基礎(chǔ),只有思想觀念得到轉(zhuǎn)變才能真正推動(dòng)相應(yīng)的工作形式改革,在各方面都對(duì)檔案管理產(chǎn)生正確認(rèn)知的情況下,相關(guān)的資源配置以及檔案管理工作人員的態(tài)度才能夠發(fā)生轉(zhuǎn)變。這就意味著高校管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身對(duì)檔案管理的認(rèn)知,在日常使用檔案的過(guò)程中,能夠意識(shí)到現(xiàn)代化的檔案管理工作,對(duì)提高高校整體工作效率的積極作用。在管理者思想觀念得到轉(zhuǎn)變的情況下,還需要推動(dòng)教師對(duì)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變,通過(guò)集體會(huì)議以及下發(fā)文件等多種方式,讓教師能夠做到主動(dòng)配合檔案管理人員完成日常的檔案管理工作,以此為基礎(chǔ),在高校內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍,通過(guò)這樣的方式讓檔案管理人員的自我認(rèn)同感得到有效提高。在高校全體工作人員的通力配合下,檔案管理工作才能得到順利落實(shí),現(xiàn)代化的檔案管理手段才能在高校檔案管理工作中得到有效的實(shí)現(xiàn)。

（二）基于校情完善檔案管理工作制度

制定完善的高校檔案管理工作制度是推動(dòng)檔案管理工作有序開(kāi)展的重要前提和基礎(chǔ),為此高校應(yīng)當(dāng)充分考慮到自身的建設(shè)發(fā)展情況,通過(guò)對(duì)檔案管理工作制度的合理優(yōu)化,更好地服務(wù)于日常工作。完善的檔案管理工作制度,應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)工作人員的操作要求,根據(jù)檔案的整理歸檔以及調(diào)動(dòng)等各個(gè)方面的工作內(nèi)容,做出具體的指導(dǎo),一方面方便檔案管理人員規(guī)范操作,另一方面也能夠讓檔案管理工作整體的紀(jì)律感得到提升。高校檔案管理的工作制度應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)安全管理方面的內(nèi)容,一方面規(guī)定不同層級(jí)使用者的權(quán)限,另一方面也要建立起關(guān)于檔案數(shù)據(jù)備份遷移等方面的管理制度,通過(guò)這樣的方式避免檔案被盜、遺失。在檔案管理工作制度得到建立的情況下,無(wú)論是檔案的使用者還是檔案的管理者,都能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作,并且共同配合檔案管理的全面落實(shí)。

（三）加大檔案管理工作培養(yǎng)培養(yǎng)力度

為了積極推動(dòng)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè),高校必須重視檔案管理方面的人才引入,以及對(duì)管理人員的在崗培訓(xùn),通過(guò)這兩個(gè)方面的有效落實(shí),讓檔案管理人才隊(duì)伍得到有效建設(shè)。從人才引入的角度來(lái)看,高校在招聘檔案管理工作人員時(shí),應(yīng)當(dāng)考慮到應(yīng)聘者的學(xué)歷,工作經(jīng)驗(yàn)等具體的條件,同時(shí)也需要結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)相關(guān)應(yīng)聘者的信息化辦公能力提出相應(yīng)的要求,通過(guò)這樣的方式,不斷為高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)注入新鮮血液。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí),高校同樣需要建立起完善的培訓(xùn)制度,既要在校內(nèi)開(kāi)展相關(guān)的工作會(huì)議,將先進(jìn)的檔案管理理念進(jìn)行有效宣傳。同時(shí)也要做好對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的深入探索,邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者到校指導(dǎo)工作,真正推進(jìn)檔案管理工作人員素質(zhì)的提升。

（四）配置現(xiàn)代化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施

從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的角度來(lái)看,高校必須加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)投入,在基礎(chǔ)設(shè)施配置方面提供充分的保障,既要關(guān)注檔案管理工作人員的基礎(chǔ)性要求,同時(shí)也要從長(zhǎng)期發(fā)展建設(shè)的角度來(lái)看,提高相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn),確保現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施能夠服務(wù)于檔案管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施得到全面配置的情況下,檔案管理人員能夠更好地開(kāi)展檔案管理工作,并且將自身的工作經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)代化設(shè)施緊密融合在一起,推動(dòng)工作模式的進(jìn)一步優(yōu)化。對(duì)于良好的基礎(chǔ)設(shè)施,保障高校檔案管理工作中的檔案遺失等問(wèn)題能夠得到有效避免,真正提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。綜上所述,推進(jìn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要保障,也是不斷服務(wù)于高校日常教育管理活動(dòng)的基本要求,那必須在現(xiàn)代化建設(shè)中,加大力度從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)人員配置等多個(gè)角度出發(fā),更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作要求。

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作者：潘偉 單位：蚌醫(yī)一附院病案科