電子文件憑證性和憑證價值的保障

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摘要：在穩步推進電子文件單套制管理工作背景之下，《電子文件憑證價值保障問題研究———基于電子文件信息演進流程視角》一書，深入探索電子文件憑證性和憑證價值，進行了全新視角的理論深入和創新路徑的實踐開拓，是助推我國電子文件管理事業發展的有力著作。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；憑證性；真實性；單套制

一、理論價值：厘清電子文件真實性、憑證性和憑證價值的關系

作者針對電子文件真實性、憑證性和憑證價值的關系，提出兩個關鍵觀點[4]。第一，分析了憑證性和憑證價值的區別，認為憑證性是憑證價值的基礎，憑證價值是憑證性的升華，電子文件整個生命周期中都具有憑證性，但只有當它反映到人們的主觀意識中并被加以利用時，才會呈現出相應的憑證價值。作者緊密結合文件生命周期理論和文件連續體理論，進行憑證性和憑證價值的界定，提出憑證性是一切文件（包括電子文件）所具有的本質屬性，貫穿電子文件生命周期轉化流轉的每一個階段，而憑證價值是檔案價值，通過辨析明確憑證性向憑證價值的轉化，就是電子文件向電子檔案的轉化，為后文信息演進層級的劃分做出理論鋪墊，同時也為實際的電子文件價值鑒定工作提供參考依據。第二，作者提出影響電子文件憑證性及憑證價值的關鍵因素是真實性、完整性和可靠性，而原始性不是，使電子文件具有憑證性及憑證價值的前提條件是其真實性，而電子文件的真實性又取決于完整性和可靠性。作者明確將“原始性”排除在影響因素之外，同樣也具有相當的實際考量。當前大數據環境下，電子文件信息一直處于“游離態”，任何人對其進行任何形式的修改處理，均有可能不會留下任何痕跡，因此我們很難找到真正具有所謂“原始性”的電子文件（檔案），誠如作者所言，檔案（甚至是所有文件）因其所具有的憑證性而呈現出原始性。基于此，在電子文件憑證價值保障的實際管理過程中，我們也不必糾結于版本的先后順序，而是應該更多地著眼于電子文件內容本身的憑證性，通過對電子文件的可靠性和完整性進行維護，確保電子文件的真實性，進而真正保障其憑證價值的發揮。這一觀點對電子文件管理過程中憑證性保障、鑒定和評估而言都具有較大的啟發。

二、視角創新：梳理電子文件信息演進流程中憑證價值的變化

基于文件生命周期理論、文件連續體理論，以及前人的研究觀點[5]，作者提出了本書的核心視角，即電子文件信息演進流程。作者認為，電子文件信息演進流程時以信息為主體貫穿全過程，共劃分為電子信息層、現行電子文件信息層和電子檔案信息層三個層級（如表1所示），這三個層級包括兩方面的內容[6]：一是全面展現了電子文件信息從初始狀態的電子信息轉變成現行電子文件信息，最后經過“檔案化”環節歸檔成為電子檔案信息的變化演進過程；二是有利于深刻理解電子文件的憑證價值在每一個層級中的變化趨勢，以便更有目的地對不同層級中的電子信息進行憑證性保護，最終實現憑證價值的保障。從上述作者對電子文件信息演進流程梳理可以看到，從電子信息到現行電子文件，再到電子檔案的過程中，憑證性是貫穿始終的，只是存在憑證性大小的區分，而憑證價值則是隨著電子文件信息的演進，從無到有，由弱到強。作者對電子文件信息演進流程的提出，以及對其憑證價值變化的梳理，一方面是對電子文件憑證性和憑證價值的變化過程的動態跟蹤，強調憑證性的如影隨形，充分說明憑證價值的變化與電子文件檔案化過程是相伴相生的。另一方面，電子文件信息演進流程的三個層級之間環環相扣，共同成為了電子文件憑證性保障和憑證價值實現的一個理論依托，形成管理對象和管理需求的動態結合，管理需求和管理實踐的準確對接，即在電子文件信息動態演進全過程中保障憑證性，才能確保最終憑證價值的實現。在文件與檔案管理高度一體化，大數據觀的背景下，將憑證價值保障工作融入到電子文件從信息初始階段一直到作為憑證最終階段的全過程中，同時又能夠準確把握不同階段的痛點需求，有的放矢地根據動態變化調整管理方法，這一創新視角也是打開了電子文件憑證價值保障工作的實踐思路，其中所包含的統籌分析，宏微兼顧的思維，也有利于推動當前電子文件單套制管理的進一步開展。

三、應用拓展：構建不同場景下電子文件憑證價值保障的管理模型

本書在對電子文件憑證價值保障管理模型進行構建和分析的過程中，實現了縱向和橫向兩個方面的有的放矢、因事制宜。從縱向來看，針對電子文件本身信息演進的流程不同階段，作者提出了多層次的保障措施集成的管理模型，而從橫向來看，作者還對不同類型的電子文件也進行了具體化的管理模型探討。在對電子文件信息演進流程進行梳理的基礎上，作者結合電子文件信息演進的不同階段的憑證性特點以及憑證價值的變化，從法律法規保障、信息技術支持和管理制度完善三個方面搭建了電子文件憑證價值保障模型[7]，如表2所示，以保證信息來源的可靠性和信息內容的完整性、準確性為基本依據，通過法律法規、技術手段和管理制度來保證憑證性和真實性，即確保檔案機構所保管的電子文件從其產生時的電子信息到現行電子文件信息的形成，以及對歸檔的電子檔案信息的整理、保管和利用的全過程的安全可信。作為針對普遍意義上的電子文件管理的基礎模型，作者將法律、技術和制度三個方面的憑證價值保障措施和方法，細化到電子文件信息演進的每個層級進行分析探討，隨著演進流程中憑證性和憑證價值的變化，對保障措施也進行動態設置，從而實現最佳的管理效果。作者提出的多層級、多層面的保障措施的集成，使得該電子文件憑證價值保障管理模型能夠實現全局的統籌和階段的把控，充分貼合管理實際，更具可操作性。與此同時，電子文件憑證價值保障管理模型也為電子商務文件和電子政務文件的憑證價值保障措施提供了實踐基礎和執行基準。當前，國家對電子商務和電子政務領域確也相當重視，但是從研究層面，尤其是從文件檔案管理視角去進行電子商務文件和電子政務文件憑證性和憑證價值保障的理論或實踐探討還較少。本書在充分了解和分析當前電子文件（電子商務文件、電子政務文件）憑證價值保障研究和實踐現狀之后，結合共性問題，針對個性場景，有的放矢，在構建普適的電子文件憑證價值管理模型的基礎之上，分別針對電子商務系統和電子政務系統中產生的電子文件的憑證價值保障，進行因事制宜的探討，同樣細分到電子商務交易文件和電子政務業務文件的信息演進流程，構建具有應用場景特性的管理模型，進行了兼具理論深度、實踐廣度和方法精度的具體化分析，對于在實際的電子商務和電子政務環境下保障電子文件的憑證性和憑證價值而言，提供了更具針對性的實踐參考。《電子文件憑證價值保障問題研究———基于電子文件信息演進流程視角》從憑證性和憑證價值保障角度，對文件生命周期理論、文件連續體理論等電子文件管理基礎理論進行深化，創新結合電子文件信息演進流程視角，對電子文件（電子商務文件、電子政務文件）憑證價值的全程保障提出措施方案，可謂是兼具理論深度和實踐廣度的研究探索。當然，學術研究是無法窮盡所有思路和全部思想的，且電子文件管理相關方向本身也是需要長久推進且充滿各類挑戰的研究領域，因此本書的研究也存在一些不足之處，個別論點還需進一步推敲，例如在對影響電子文件憑證性及憑證價值的影響因素進行分析時，提到電子文件“四性”來源于業界的普遍認知，與前文中對概念的辨析和理論基礎的引入相比，此處來源顯得不夠有理有據，并且文中提到的“四性”不包含“可用性”，而該特性對于依賴技術和系統環境的電子文件而言其實是至關重要的。又如，電子政務文件管理的模型是包含了管理參與者這一維度，然而針對整個電子文件管理系統而言，其實“人”這一因素的影響都應該是不可忽視的，且具有相當重要的作用，因此針對電子文件憑證價值保障管理的模型也應該考慮對保障管理的參與者有更多的關注，將其作為重要一環納入到模型體系中。以上方面還可以進一步研究探討并予以完善。如作者所言，在理論上有重大意義的問題也有可能在具體實踐中遇到重重障礙，不能一蹴而就地體現其現實意義，反之亦然，但是必須承認的是，本書研究對電子文件憑證性保障和憑證價值實現，進行了全新視角的理論深入和創新路徑的實踐開拓，從純粹的文件檔案管理領域角度出發，去解決電子文件憑證作用的根本問題，提供了可操作的實踐指導，不僅是為電子文件憑證價值的保障建言獻策，更是為電子文件單套制管理的推行保駕護航，具有非常高的學術和行業價值，是助推我國電子文件管理事業發展的有力著作。

作者：李沐妍 費丁俊