公路事業單位內部控制與建議

時間:2022-05-11 09:21:05

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公路事業單位內部控制與建議

摘要:我國事業單位的設立是依據國家相關法律法規,也是為了更好地服務于人民群眾的生活和工作而成立的一類組織、機構。我國事業單位發展已經有很長一段時間了,其間各種單位管理和制度體系、制度實施等的方面也都出現了各種各樣的問題,最近興起的內部控制管理方面也有很多弊端開始暴露出現,比如單位內部控制環境差、內控氛圍不足、內控落實太難、內控監管力度不足、內控制度體系存在嚴重缺陷、管理內控的專業人才缺乏、內控專項資金少、信息溝通不暢,等等。對于這些問題要盡快解決,否則會嚴重影響單位的實際運行和發展壯大,所以本文從公路事業單位內控含義、目標和原則進行闡述,認真分析了公路事業單位內部控制過程中存在的問題及原因,并從單位層面和業務層面依次提出了相應完善的整改建議

關鍵詞:內部控制;公路管理;行政事業單位

事業單位內控的實施可以有效提高單位公共服務質量。研究事業單位內控的理論意義在于:其一,可以有效規避事業單位風險問題,利用內控合理規避和把控風險點;其二,有助于實現事業單位管理質量和水平的提升。對于事業單位實施內部控制的核心目的就是確保單位實際資金和資產的安全、高效輸出,保障單位依據法律法規開展經濟業務活動。實際意義由于當前基于真實、具體的公路管理事業單位內控研究較少。所以本文對此展開研究,為我國公路管理事業單位內控建設提供可參考案例研究。

一、公路事業單位內部控制概述

公路管理事業單位內部控制是指單位通過采取一系列措施和對策實現其戰略目標的手段。單位內部控制的主要目標有保障單位戰略目標的合法合規、保障單位資產安全和資產的高效利用率。完善公路事業單位內部控制制度體系是公路管理部門實現自身發展的必然要求。當前階段隨著市場經濟的不斷發展,很多企業都面臨著企業內部及外部的風險,所以各大企業為了提高自身競爭力,穩定市場地位,就要不斷加強內部控制力度,進行內部控制建設。公路系統作為我國交通運輸部門中的重要組成部分,也是我國國民經濟發展的重要推動力,對我國整體經濟發展都起到一定的推動作用。在我國當前市場經濟體制下,為了更好地應對內部隱患及外部環境風險,公路類事業單位還要在內部控制方面作出更大力度的管控。

二、公路類事業單位實施內部控制過程中存在的問題及原因分析

(一)事業單位層面關于內部控制發現的問題及原因

1.內部控制風險評估期間存在的缺陷及原因分析多數公路事業單位內部風險評估相關的工作內容只是由單位各職能部門自行評定,并沒有邀請專業的第三方審計機構或者專業的風險評估專家進行評估,這樣的評估一方面準確性有待考究,另一方面只有內部評價會存在著徇私舞弊現象,導致部分員工會受各方面因素約束不會真正把風險點記錄在體系文件中。出現這些問題的原因在于我國事業單位內部控制起步比較晚,所以現階段,事業單位內控仍然是比較新鮮的事物,單位內控整體氛圍不到位,內控風險評估環節工作也相對比較缺乏。部分單位領導和工作人員認為事業單位的主要職責在于公益服務和公共事務管理,并不進行生產經營活動,單位也并非營利性質,所以容易在單位日常工作中忽略內控風險評估。[1]2.單位關鍵崗位輪崗制度無法落到實處的問題及原因部分事業單位在進行關鍵崗位的人員任用上會自覺忽略輪崗制度,以至于一些重要崗位人員長時間都在同一個崗位上工作,比如出納員工、會計管理崗位、庫存管理部門等六大經濟業務活動涉及的關鍵崗位。出現這種現象的原因追根到底是單位缺乏內控方面的專業型人才,所以輪崗制度即使有文件體系,也很難落實到實際業務活動中。3.關于內部控制信息系統的建設問題及原因很多單位已經在執行內部控制信息化建設系統了,但是多數是單獨地使用各個系統軟件。這些系統之間并沒有建立完整的信息傳遞接口,所以也無法實現單位內部信息共享和快速傳遞、銜接。單一系統軟件的使用雖然給單位內部控制活動的開展提供了一定的方便,但是也僅僅是局限于各業務環節一部分,缺乏整體的軟件操作系統,也無法對單位內部信息實現高效整合和利用,更無法起到很好的內控作用。缺乏信息系統中間銜接環節,就會給信息傳遞、制度傳達、文件下達等活動的合規性、真實性帶來一定的人為因素。任何一個中間環節的信息傳遞因為工作人員個人的疏忽都會給后面一系列活動的順利開展帶來極大的影響。出現這種情況的原因一方面是因為單位內部控制信息化系統的建設需要大量的人力投入,但是由于事業單位人員選拔過程較為煩瑣,人員組成架構也較為穩定,現有工作人員多數已經習慣了傳統的管理模式,對各種信息化系統的學習使用和新制度、規則的適應能力有限,甚至有些人會對此產生嚴重的抵觸心理。另一方面是因為內部控制信息化建設需要大量的資金投入,部分事業單位財務部不重視內部控制建設,自然也不會對此投入大量資金用于建設內部控制體系。而信息化的建設必須是建立在大量資金、人力、物力之上的。[2]

(二)事業單位在業務層面存在的內部控制問題及其原因分析

1.事業單位實施預算管理整體領域第一,預算編制不合理現象頻繁出現。很多事業單位預算編制不合理現象頻繁出現,出現預算管理問題的原因如下。一方面是預算編制時間太緊湊、太緊張的問題,工作人員沒有辦法對預算相關資金進行全面收集,以至于預算編制準備工作不充分。有些單位上級領導從下達預算編制的任務到上交預算編制整個過程只給下屬員工兩周左右的時間,下屬員工要在兩周內進行大量資料收集、整合、分析等過程,然后進行預算編制工作,確實存在一定的難度,所以就會導致很多員工為了趕時間粗略收集相關資料,或者資料查找不充分等,那么編制的預算必然也會存在片面性,真實性也有待考究。另一方面是預算編制忽略了全體員工參與。在實際預算編制過程中并未落實全員參與、集思廣益。再者是因為預算編制人員能力和專業技能有限,大部分員工并沒有接收到國內專業的預算知識培訓,編制都是由其他崗位兼任,導致其多數對預算編制工作缺乏責任心和積極性,也不會主動去學習預算方面知識,所以很多預算編制人員其實并不具備科學、合理編制預算的能力和水平。[3]第二,很多專項資金預算管控不嚴謹,執行率有待提高。很多專項資金預算管控不嚴謹,預算執行目標沒有達到預期效果,其原因是很多員工對預算管理的不重視。同時,在執行過程中會與預算專項資金的下撥存在一定的時間差,有些預算撥付會稍微晚于項目實施過程,所以有時候會出現項目在執行中并沒有專項經費,在項目實施完后專項資金才能下撥成功。2.收支管理領域第一,部分單位存在發票不合格。有些單位存在著假發票和虛報發票情況,存在著偷稅漏稅行為。原因在于單位缺乏嚴格、規范的發票審核機制。第二,資金支出部分手續、流程存在缺陷。資金支出部分手續、流程存在缺陷主要體現在支出申請表不完整、書寫內容不規范、部分審計簽名或者資金用途表格為空。發生這些現象的原因在于單位部分工作人員責任意識不強,并沒有真正意識到預算管理的重要性。所以其工作態度不端正,填寫單據敷衍心理過多。也可能是單位缺乏這方面培訓,導致工作人員對此沒有形成規范行為。3.資產管理領域審計報告中提出部分單位資產閑置率很高,使用率極其低下,并且沒有盤活國有資產,無法合理地保障單位固定資產效益。并且對于無形資產的管理也極其不規范。原因在于:其一,公路管理單位長期存在著“管理和維護”分離的局面,導致單位內部眾多資產處于閑置狀態,使用率低;其二,單位資產盤活機制不完善,部分固定資產管理辦法和出租出借都沒有規范的具體操作,給實際操作的員工會帶來一定的心理負擔。

三、優化公路事業單位內部控制相關建議

(一)從單位層面優化內部控制

1.健全內控體系,劃分各職能部門內控職責高效、合理規劃公路管理單位內部控制權力和職責,提升工作人員內控意識是公路管理單位有效實施內部控制的前提條件。公路管理單位建立現代化的、強有力的內部控制體系是其落實內控的基本要素。單位內部控制制度體系中要明確規定各部門實際擔任的崗位職責和權利,這樣也便于員工充分了解自身在內部控制建設中擔任的責任,才可以進一步主動參與到單位內控建設中。[4]2.培養內控人才,強化內控人才團隊要強化內控人才團隊,培養內控人才可以從五個方面進行。其一,注重單位整體人才培訓。單位人力資源部門要定期組織員工參與內部控制知識體系培訓,讓員工了解單位內控實施情況,學習優秀內控部門和其他同行業企業內控經驗,并在單位各部門有序推廣,同時也可以通過培訓活動增加員工之間的交流合作,讓員工之間相互了解,便于內控工作的實施。其二,健全關鍵崗位輪崗機制并落實。對特殊崗位要切實落實定期輪換崗位制度,確保員工在同一重要崗位工作年限不超過兩年或三年,具體年限根據單位實際情況制定體系文件。輪崗制度也可以很好地避免員工勾結外部人員共同侵害單位利益。其三,落實全員的獎懲機制。單位要發展就要符合當代發展趨勢和社會步伐,把單位內部控制開展作為一項重要的考核因素,以此來帶動員工的工作熱情和工作積極性。其四,高薪聘請外部優秀人才,加入單位內控團隊。其五,招聘年輕化、適合新時代發展背景的實干員工。內控工作量大、信息化操作多,年輕的員工接受新事物能力也相對較強,讓年輕員工為單位內控奠定良好的基礎。3.加大資金投入力度,為內部控制信息化建設平臺的搭建提供資金后盾事業單位要對內部經費支出流程加以審核,對“三公”經費更要嚴格把控。因為信息化建設不是短時間內可以實現的,而是要經過更長一段時間,并且需要大量的資金作為發展后盾,對于事業單位來說,經費可能有些困難,所以單位可以積極向上級財政部門或者上級管理部門進行申請資金,用于信息化建設中,這些支撐都會為單位開展內控提供可靠支撐。信息軟件的建立可以聯系專業軟件公司幫忙搭建內控大數據平臺。4.健全內部控制風險評估機制,增強追責問責管控事業單位內部控制的實施還要健全內部控制風險評估機制,準確把握單位風險點,并進行防范才是風險防控的最高層次,而不僅僅是停留在風險發生加以預防階段。提前進行預測、分析、防范也是單位內控的重要任務,對各業務活動環節中可能發生的風險點加以識別,并加以預防,同時單位應該把對風險的識別、查找、判斷、改進、預防等工作作為事業單位實施內控的一部分重要工作。對于一件事情的防范是關鍵,但是也不排除運用強制手段加以防范,所以單位為了保障內部控制實施的效果,還要加大對違反制度體系人員的懲罰力度,以增加犯罪成本的方式來進行內控犯罪的預防,把單位內部控制體系逐漸演變成單位不可觸碰的高壓線、紅線,也是對部分心術不正人員的警示。在單位實際運行過程中總會有些員工抱著僥幸心理去試探違法犯罪的底線,要把這種思想徹底扼殺在搖籃中。另外,事業單位一些重大內部控制事故發生時,除了要追究當事人責任外,還要對涉及的部分領導和其他成員進行問責,按照合理的責任界定對其問責,保障問責不流于形式。

(二)優化業務層面內部控制對策和建議

1.科學編制預算公路管理事業單位要進行高效的預算管理,首先要保障預算編制的合理、科學、可行。其一,關于預算編制時間太緊張的問題,事業單位應提前準備好關于預算編制需要的基本材料,如車輛、房屋、設施設備、人員成本等。其二,對于預算編制工作,各部門之間要加強溝通交流,合理分配編制任務,集思廣益才能實現單位預算的合理編制。其三,強化對員工的預算管理培訓,讓員工更加詳細、準確地了解預算管理工作,也便于后期預算編制過程中,全體員工能夠積極參與,盡其所能幫助編制預算。同時安排專門的人員負責項目協調、跟進度,保障可以按期完成資金預算支付。公路管理事業單位還要保障單位專項資金預算支出的平衡性,確保預算執行可以高效完成,最好保障在100%,保障各環節預算支出完美符合預期。但是100%一般是理論狀態下,實際在執行中總會因為各種因素的影響,使得預算存在些許不足。2.加強支出管理公路管理事業單位應該完善發票管理制度,各發票經手人員要對發票的信息真實度和準確度負責,然后經過業務部負責人、單位會計(財務科長)審核、單位負責人簽批等一系列人員簽字審批后才可支付,堅決杜絕假發票、虛開發票等違法現象發生。表1是某公路管理單位貨幣資金支出審批流程關鍵控制點范例。3.加大對閑置資產的管理力度,使其規范化、合理化第一,單位要制定具體、可行的資產管理制度,包括對外出租出借設備管理、對外投資等,然后對其單位所有閑置資產進行匯總。然后由單位專業的資產評估專家對現有閑置資產進行評估審計,如有必要可以邀請外部該領域專家,資產評估后再根據相關制度體系進行租借,收取合理范圍內的費用,為單位日常運行提供一定的資金流。第二,單位固定資產管理負責人可以把單位實際使用的資產進行大盤點,如果有長時間未使用的設備設施要及時上報上級資產管理部門,通過上級資產管理部門公示不同單位的閑置資產,給各單位間資產調配提供一個橋梁,以此來提升資產的使用率,盡可能盤活單位資產。第三,單位管理人員及普通員工都要加強對單位無形資產的管控,不能忽略對無形資產的監管,并且配備一定的人員負責無形資產采購、驗收、管理、使用等流程,科學制定無形資產使用年限,并按照政府會計制度準則攤銷無形資產。第四,單位要建立動態化資產管理系統,對單位固定資產和無形資產實現全方位、動態化、標準化的管理。

四、結束語

對于事業單位而言,內部控制是其強化單位內部治理效果、改進工作作風、充分實現單位效益和社會效益的必經之路。目前,事業單位已經普遍在推行內部控制制度體系,但是不同類型的事業單位在內部控制實施過程中具體措施也有所不同。對于公路管理事業單位內控來說,本文整體從單位層面和業務層面進行分析內控問題及原因,本文也相應提出了改進單位內控的建議,以加強單位內控力度,提升內控效果,促進其單位整體健康穩定長久的發展。

參考文獻:

[1]王璐.行政事業單位內部控制的審計問題探究[J].中國鄉鎮企業會計,2021(10):125-126.

[2]田闖.內部控制視角下行政事業單位預算績效管理的思考[J].中國市場,2021(30):53-54.

[3]張忠城.加強行政事業單位內部會計控制的思考[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2021(11):134-136.

[4]許慧.行政事業單位內部控制建設中存在的問題與對策研究[J].商訊,2021(28):172-174.

作者:李翠艷