不動產(chǎn)登記檔案信息化管理規(guī)則

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摘要:為更好地履行社會服務(wù)職能，提高政府有關(guān)部門的工作效率與信息處理能力，必須順應(yīng)信息技術(shù)升級發(fā)展潮流對信息化管理體系進(jìn)行持續(xù)性的革新與優(yōu)化，逐步推進(jìn)信息化建設(shè)步伐，有效應(yīng)對潛在的制度性缺陷與管理問題，依托信息化管理體系對登記檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的分類處理，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)。本文主要分析了目前我國不動產(chǎn)登記檔案管理體系的主要問題，并根據(jù)實際情況提出了有效的解決方法與應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞:信息化管理;不動產(chǎn)登記檔案;應(yīng)對措施

我國不動產(chǎn)登記檔案管理模式必須隨著社會發(fā)展與時代變革進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)整，通過引入全新的信息化技術(shù)轉(zhuǎn)變管理思路與具體的信息處理、保存模式，逐步克服現(xiàn)有的信息化管理體系中客觀存在的弊端與問題，以此進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與公共服務(wù)體系的完善。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案信息化管理制度的改進(jìn)空間，有效處理各類常見的糾紛與矛盾，確保數(shù)據(jù)庫中各類登記檔案信息的完整性與安全性，根據(jù)具體情況制定、實施嚴(yán)密的管理規(guī)范與信息處理準(zhǔn)則，為日常信息管理工作提供一個客觀、可靠的標(biāo)準(zhǔn)。

1不動產(chǎn)登記檔案信息管理體系的基本特性分析

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展以及區(qū)域性不動產(chǎn)交易的繁榮，政府部門必須逐步改進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案管理模式，引入信息化的管理手段與技術(shù)設(shè)備，高效率地持續(xù)性處理大量的不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，并面向社會不同階層提供高水平的快速地產(chǎn)信息查詢服務(wù)，為提高不動產(chǎn)信息的保存時間與存儲安全性，有關(guān)部門著手建立了信息化的檔案管理平臺與線上信息查詢機(jī)制，對已經(jīng)登記在冊的不動產(chǎn)檔案信息進(jìn)行虛擬管理，促進(jìn)不同部門之間登記檔案信息的流動共享與資訊傳輸，通過搭建全天候自動運(yùn)行的不動產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)，在有效維護(hù)人民群眾的知情權(quán)與信息安全的同時保障了個人隱私安全。有關(guān)部門必須為不同層次的用戶提供內(nèi)容各不相同的專業(yè)化信息查詢服務(wù)，按照既定的管理方針與信息安全規(guī)則設(shè)計信息查詢權(quán)限以及各級員工的工作職責(zé)，全面統(tǒng)籌各方面的信息資源，建立無明顯漏洞的登記檔案信息處理與數(shù)字化查詢搜集服務(wù)機(jī)制［1］。

2現(xiàn)階段不動產(chǎn)登記檔案信息系統(tǒng)的缺陷與問題分析

2．1管理隊伍平均素質(zhì)較低，工作能力較差

政府有關(guān)部門中具備較高信息化技術(shù)設(shè)備操作能力的工作人員不多，多數(shù)員工對專業(yè)化的信息處理技術(shù)與設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)方法了解較少，由于不動產(chǎn)檔案信息化管理工作對參與者的個體能力水平、文化素質(zhì)、職業(yè)道德品質(zhì)的要求較高，能夠擔(dān)任此類工作崗位的高素質(zhì)人才嚴(yán)重不足。政府檔案管理部門不重視面向社會各界引進(jìn)有一定信息技術(shù)素養(yǎng)與專業(yè)工作經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，也未能組織現(xiàn)有的部門工作人員參加系統(tǒng)性的專業(yè)化能力訓(xùn)練活動，工作人員在處理不動產(chǎn)登記檔案信息的過程中沒有詳細(xì)、可靠的工作標(biāo)準(zhǔn)與信息處理規(guī)則可供參考，工作效率較低，無法保證不動產(chǎn)登記檔案信息的隱匿性與安全性［2］。

2．2專業(yè)化信息處理設(shè)備不足，信息查詢效率低

檔案信息管理部門領(lǐng)導(dǎo)未能集中各方面力量為信息管理工作籌集額外的社會資源，導(dǎo)致信息管理工作沒有充足的技術(shù)設(shè)備與人力資源作為支撐，無法隨著信息科技的發(fā)展與檔案信息管理設(shè)備的更新?lián)Q代購進(jìn)最新的技術(shù)設(shè)施，由于設(shè)備老化和維護(hù)保養(yǎng)不當(dāng)，信息化管理系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生突發(fā)性的故障停止運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)重影響了社會大眾查詢不動產(chǎn)登記檔案中的各類信息，拉低了信息處理效率與服務(wù)質(zhì)量。信息管理技術(shù)設(shè)備的落后造成檔案管理部門無法充分發(fā)掘信息資源的潛在利用價值，工作人員無法使用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、評估檔案數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，難以發(fā)現(xiàn)隱藏的數(shù)據(jù)缺失與系統(tǒng)故障，無法保證不動產(chǎn)登記檔案信息的存儲安全性。

2．3未能建立配套的系統(tǒng)化管理規(guī)則

檔案管理部門未能根據(jù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r以及產(chǎn)業(yè)進(jìn)步趨向設(shè)計系統(tǒng)性的管理標(biāo)準(zhǔn)與信息處理規(guī)范，無法按照計劃對不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行有效的管理，由于沒有具備一定可行性的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，工作人員無法采用高效率的處理方法使信息的格式、檔案信息錄入程序、信息存儲位置保持協(xié)同一致，不可能對登記檔案信息實施精細(xì)化管理，信息科技的潛在優(yōu)勢無法獲得全面發(fā)揮［3］。

3提高信息化管理效率、優(yōu)化管理模式的可行策略研究

3．1組建高素質(zhì)的不動產(chǎn)登記檔案管理隊伍

為提高政府檔案管理部門的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化工作人員的風(fēng)險應(yīng)對能力與安全事務(wù)處理能力，部門管理者應(yīng)當(dāng)建立系統(tǒng)性的能力考評機(jī)制與人才培育體系，評估各級工作人員的服務(wù)態(tài)度、技術(shù)素養(yǎng)、工作能力等不同方面的素質(zhì)，認(rèn)識到面向社會各行業(yè)引進(jìn)專業(yè)化人才的必要性，及時清退素質(zhì)較差、專業(yè)能力不足的員工，采取合理的職業(yè)能力訓(xùn)練模式與配套的思想政治教育方式，在提高工作人員專業(yè)工作能力的同時，喚起其工作熱情與職業(yè)道德感，使之在工作過程中遵守單位內(nèi)部的工作規(guī)則，不斷參加部門領(lǐng)導(dǎo)組織的專業(yè)技能培訓(xùn)，在參加培訓(xùn)的過程中習(xí)得最新的技術(shù)維護(hù)修復(fù)方法與專業(yè)技能，保證自身能夠有效應(yīng)對各類有可能發(fā)生的風(fēng)險與意外事故，提高檔案信息管理隊伍的平均素質(zhì)與職業(yè)能力水平。部門管理者應(yīng)適當(dāng)運(yùn)用激勵手段，激發(fā)部門工作人員之間的競爭意識，對表現(xiàn)優(yōu)秀、服務(wù)態(tài)度良好的員工進(jìn)行獎勵與表揚(yáng)，進(jìn)一步提高工作人員完成日常工作任務(wù)的積極性［4］。

3．2建立穩(wěn)定、安全的檔案信息處理系統(tǒng)

政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過購進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備處理檔案信息減少員工的工作量，在提高部門工作效率與信息錄入準(zhǔn)確性的同時降低工作難度與個人負(fù)擔(dān)，在現(xiàn)有庫房與基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)募夹g(shù)升級與存儲方式調(diào)整，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等不同領(lǐng)域科技的最新應(yīng)用成果搭建起一套能夠高效運(yùn)作的信息化檔案管理機(jī)制，并隨著存儲信息的逐漸增多而新建存儲庫房，向社會知名網(wǎng)絡(luò)企業(yè)購買高質(zhì)量的云端信息存儲服務(wù)，為重要的不動產(chǎn)登記檔案信息提供專業(yè)化的加密數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全存儲。檔案管理部門還應(yīng)在升級信息技術(shù)設(shè)備的同時轉(zhuǎn)變管理方式，合理配置人力資源與可用資金，提前制定原始資料錄入、存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換等活動的具體計劃，縮短技術(shù)設(shè)備升級優(yōu)化的周期，保證檔案信息能夠得到妥善、周到的管理與保存，避免因設(shè)備老舊、管理方式不當(dāng)發(fā)生信息丟失、信息泄露等安全事故。

3．3制定嚴(yán)格、合理的信息資源管理規(guī)則

為統(tǒng)一部門內(nèi)部的工作標(biāo)準(zhǔn)與事務(wù)處理準(zhǔn)則，部門管理者必須著手設(shè)計并推廣一套嚴(yán)格、完善的檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)與行為規(guī)范，對各級工作人員的日常工作進(jìn)行全面無死角的監(jiān)督與管控，避免素質(zhì)較低的員工在錄入檔案信息以及為民眾提供信息查詢服務(wù)的過程中違反既定的規(guī)章制度，以此提高登記檔案信息管理效率。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)規(guī)定業(yè)務(wù)操作程序與信息處理規(guī)則，將不動產(chǎn)登記檔案按照其基本特性進(jìn)行細(xì)化分類，對不同種類的登記檔案進(jìn)行針對性的處理，劃分不同崗位上的工作人員的權(quán)責(zé)與檔案信息查詢、編輯職權(quán)，為工作質(zhì)量考核提供一個可靠、詳實的參考標(biāo)準(zhǔn)。

4結(jié)語

為提高我國不動產(chǎn)登記檔案的管理效能與信息查詢服務(wù)的質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的具體情充分利用制度優(yōu)勢與潛在的社會資源，建設(shè)能夠持續(xù)運(yùn)作的高技術(shù)含量信息處理平臺，組建高素質(zhì)的檔案信息處理隊伍，在工作中堅持職業(yè)道德觀念與行業(yè)準(zhǔn)則，對不同階段的產(chǎn)權(quán)變化狀況進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息登記，不斷拓展登記檔案信息的管理范圍，開展能夠滿足產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，避免信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)突發(fā)性的事故與問題。

參考文獻(xiàn):

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［3］周文奇，彭健．不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題分析與改進(jìn)建議［J］．浙江檔案，2016，(12):54－55．

［4］彭健．不動產(chǎn)登記檔案管理問題及對策———以浙江省寧波市為例［J］．中國檔案，2016，(05):25－26.

作者：郭斯嘉 李巖 單位：通化市不動產(chǎn)登記中心