網絡技術在檔案信息化管理中的運用價值

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【摘要】行政事業單位的檔案信息化管理過程中對網絡技術的運用，不僅有助于實現單位各部門之間數字檔案資源的共享，而且有益于在單位內部搭建起統一的數字檔案管理平臺。文章重點分析了檔案信息化管理工作中的限制因素，以及網絡技術的運用對檔案信息化管理的重要價值。

【關鍵詞】網絡技術；檔案信息化管理；運用價值

一、檔案信息化管理工作中的限制因素

（一）單位檔案信息資源的利用存在嚴重的“孤島效應”。行政事業單位的檔案信息安全與整個單位的健康、正常運營息息相關。但是由于技術和經濟條件的限制，傳統數據庫之間的連通性非常不理想，檔案信息的使用不得不受到地區和部門的限制，導致單位各部門之間的數據交換根本無法實現。同時，檔案部門也不具備充足的條件去將單位的信息資源進行有效的整合。這些因素無一不會對單位檔案信息的安全產生嚴重的威脅，而且也直接造成了單位資源的不必要浪費。

（二）海量數字檔案信息的處理耗時又增加單位經營成本。按照傳統的檔案管理方法，要想對單位內部大量的數字信息資源進行收集和處理，必須需要購買大批量的計算機設備，這樣無疑會極大地增加單位的經營成本。而隨著我國經濟的攀升以及網絡技術的發達，行政事業單位需要處理的檔案信息資源量必然會越來越龐大。因此，加強檔案管理工作中對網絡技術的運用，是實現單位檔案信息化管理的必然途徑。如果采用傳統的錄入模式或對前期檔案全部錄入系統，這方面的工作量也是非常大的。

（三）單位的檔案管理參考標準不規范。為了讓單位的檔案管理工作能夠按照一定的秩序進行，必然要規范好檔案管理工作的參考標準。但是，由于檔案信息系統的差異和網絡形式的不同，單位的檔案管理工作在實踐中往往很難實現規范化和標準化的操作。同時，也讓行政事業單位檔案管理的資源共享需求化為泡影。而且，由于單位不同年限和部門的檔案著錄標準與細節規范也存在很大的差異，因此不同部門之間使用的檔案管理系統軟件也很難實現共享。

二、網絡技術在檔案信息化管理中的運用價值

（一）檔案信息化管理中應用網絡技術，有助于實現單位數字檔案信息的資源共享。網絡技術的發展給單位檔案的信息化管理帶來了意想不到的福音。在單位檔案的信息化管理過程中，通過對網絡技術的運用能夠全面、快速地實現數字檔案信息的資源共享，讓數字檔案信息能夠實現跨地區、跨部門和跨網的共享與利用，真正意義上消除單位不同部門之間信息資源利用的“孤島效應”。與此同時，通過實現數字檔案信息資源的共享，還促進了行政事業單位檔案的現代化管理。此外，網絡技術的運用還能夠讓數字檔案信息實現跨設備的共享，更有益于單位檔案的傳遞和存儲；并且能夠通過對虛擬網絡技術的利用，對數字檔案進行虛擬的存儲，從而在很大程度上節省了檔案的存儲空間。

（二）檔案信息化管理中應用網絡技術，有利于快速實現海量數字信息的處理。單位檔案信息化管理過程中，通過對網路技術的利用能夠同時控制不同地區的計算機，一方面將信息數據處理的任務分攤到各個分區的計算機上，另一方面又能夠將各個分區計算機中的數據處理結果及時進行匯總和統計。這樣不僅加快了單位檔案信息的處理速度，快速的實現了對海量數字信息的處理；而且網絡技術的運用還在很大程度上提升了計算機的運算精確度，為單位檔案的信息化管理增添了助力。此外，利用網絡技術還能夠讓用戶通過“一站式的檢索”方式，輕松地從不同的數據庫中搜索到自己需要的檔案數據資源。在規模較大的單位，可以考慮通過因特網進行集中分布式的網絡管理模式，使查詢、整理檔案都更加方便快捷。

（三）檔案信息化管理中應用網絡技術，促進檔案管理系統的規范與安全保障。對于一個單位而言，檔案管理部門是用于管理社會信息資源的重要服務性部門。所以必須要充分利用網絡技術，開發出具有部門特色的數據庫和檔案管理系統，確保單位的檔案工作正常、有序的開展。從而真正意義上滿足單位各個部門之間的不同遠程查詢需求以及利用意向。另一方面，網絡技術的利用還為單位檔案信息的數字資源提供了非常安全的保障。網絡技術不僅能對用戶的訪問進行控制，嚴格的限制用戶對檔案信息的訪問，盡可能地杜絕了對檔案信息的非授權使用；而且網絡通信安全協議還有效的確保了檔案信息書庫的完整性和保密性，有效的杜絕了檔案信息被肆意竊取或者泄露現象的發生。此外，通過對用戶訪問權限和防火墻的設置，也能夠有效的防止黑客對網絡道德攻擊，為單位檔案信息的安全保駕護航。

三、結論

現今，隨著我國經濟的快速發展，計算機網絡技術在各行各業中的運用也越來越普遍。特別是隨著網絡技術的不斷發展，給行政事業單位的檔案信息化管理帶來了極大的便利。網絡技術的運用不僅有助于實現單位各部門之間數字檔案資源的共享，而且有益于在單位內部搭建起統一的數字檔案管理平臺。同時也大大簡化了檔案的管理流程，讓事業單位的檔案管理取得更為顯著的成效。

作者:商棗河 袁曉紅 單位:山東省棗莊市婦幼保健院 山東省棗莊市愛國衛生運動辦公室