網絡教育檔案室工作幾點體會

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一、關于檔案利用工作

繼續教育學院網絡教育檔案室如何根據具體情況正確地貫徹執行檔案工作相關方針政策，做好檔案利用工作，從而帶動高校各項工作，是個認識問題也是個實際問題。在以“強信念、謀發展、求發展”為辦學宗旨的環境下，對于高校檔案工作存在不同的認識和理念，一種認為既然“以利用工作為綱”，就應當積極促進檔案利用工作的開展，其他各項工作可以適當減少投入；另一種理解認為必須先把零散的檔案文件清理完畢才能開展檔案利用工作。實踐證明，這兩種認識都不夠全面。在前期我們確實是全力以赴大搞檔案利用工作，致使其他工作受到一定影響。之后我們根據實際情況進行了相應的調整，根據“以利用工作為綱”的原則，遵循檔案利用工作的原則和方法，對各項工作都作了適當的調整和具體安排，這樣既加強了檔案利用工作，又帶動了其他方面的工作。總之，通過檔案工作實踐我們深深體會到，單純強調檔案利用工作或檔案整理工作，都是不符合檔案工作規律的。因此，應采取相應的措施開展檔案利用工作：1.通過各種方法途徑對繼續教育學院網絡教育檔案室保存的檔案資料進行宣傳，使有關部門了解檔案的內容、所屬時期，以便利用者參考查詢。我們編寫了“繼續教育學院網絡教育檔案介紹”(指南)、專題目錄，根據需要編寫了相關參考資料，如把往屆生專業檔案、層次類別檔案、省份(地域)檔案、民族(少數民族)檔案和身份(正確年齡)檔案相關文件材料編輯成專題目錄，制定可操作標準參考使用，這些“參考工具”對往屆生咨詢查詢檔案信息資料具有很大的實用性和參考價值。2.設置專人負責繼續教育學院網絡教育檔案查詢利用工作。要做好檔案查詢利用工作，首先必須熟悉繼續教育網絡教育學院檔案室所保存的全部檔案資料的情況。因此，必須根據實際需要編制必要的檢索工具，才能實現方便、快捷、準確查詢相關檔案資料信息的目的。目前，我們編制了十余種檢索工具，為檔案查詢利用工作創造了條件，使檔案查詢利用工作更加準確方便。要做好檔案查詢利用工作，還要樹立良好的服務意識，端正服務態度，在日常接待工作中要遵循認真、熱情、耐心的服務理念，切實做好檔案提供利用服務。3.收集檔案利用效果和利用需求。收集檔案利用效果的目的是為了了解檔案信息資料對往屆生利用檔案以及高校各項工作所起的作用，并據此總結提供利用經驗。收集利用效果的基本方法是采取和利用者當面了解及函詢的方法。當面了解就是在檔案室主動向利用者詢問或要求其查詢利用檔案后在“利用登記表”上填寫利用目的和效果；函詢就是用信函向學院以外的利用單位或個人進行詢問。通過開展檔案利用工作，可以檢查檔案整理工作中存在的問題，從而改進整理工作。自開展檔案利用工作以來，發現過去的整理工作中存在不少問題。例如：有些案卷標題沒有標明往屆生錄取時的相關信息，只標明了往屆生畢業注冊時的信息，還有相反的情況；往屆生的年齡與法定實際年齡不符；往屆生參加成人高等教育考試當時的年齡與國家成人考試規定的年齡不符；往屆生檔案信息資料不完整；往屆生畢業后沒有領取檔案信息資料；往屆生檔案信息資料丟失等等。由此可見，通過檔案利用工作，可以對檔案整理工作中存在的問題及錯漏進行排查，及時糾正，提高檔案整理工作的質量，以促進檔案利用工作。

二、關于檔案整理工作

筆者從檔案整理工作中摸索到一些經驗，這里僅談談整理工作的組織、人員分工和任務定額等問題。以往在分工上曾采取過三種形式：一個全宗由一個檔案人員負責；一個全宗由一個小組包干負責；按整理工作的幾個步驟由檔案室全體人員負責完成，這三種方式都各有優缺點。個人負責整理工作好處是便于從頭到尾系統全面地熟悉和掌握檔案的情況，缺點是整理時間會比較長，且由于檔案人員業務水平的差異，會造成檔案工作的質量難以保證，也不利于發現問題及時進行糾正。以整理小組包干形式不易組織，每一個步驟不易銜接，容易發生紊亂，造成整理工作質量較低，這種做法缺點較多。實踐證明，采取小組(三、五個人)整理檔案的形式比較好，檔案人員在小組里既有分工，又有合作。在整理工作分工上應該有適當的定額，便于安排計劃和衡量進度的快慢，還可以起到互相督促的作用。工作定額可以有總的定額，也可以對整理工作的每個步驟都提出定額。定額的高低要根據整理全宗的實際情況和檔案人員業務水平等因素而定。關于邊整理邊利用的問題，實踐證明是可以操作的。主要從三個方面實施和操作：一是就繼續教育學院網絡教育檔案室的全部工作來看，一部分人專門負責檔案整理，另一部分人專門負責檔案利用，也應視為邊整理邊利用。二是就一個全宗來說，完成檔案整理和編目工作即可以進行提供利用，也是邊整理邊利用的一種方法。三是在完成一個全宗的整理之前，把要編的參考信息資料和案卷題目定下來，在整理過程中隨時注意收集相關信息資料，做標識以待編研之用(或計算機“云”儲存)，這也是一種邊整理邊利用的方法。整理工作應貫徹多快好省的方針，加快整理速度，盡快提供利用。必須簡化整理方法，如暫不劃分保管期限等，節省一些時間；此外，還可以遵循輕重緩急的原則，利用頻繁的檔案先整理，利用價值不大的檔案緩整理，這都是可取的方法。

三、關于檔案統計工作

建立健全統計工作是檔案室了解掌握情況、制定計劃、研究工作、總結經驗的可靠依據和條件。過去的統計工作做得很不理想，沒有按工作需要開展檔案統計工作，檔案室最基本的情況都沒有精確的統計，如：室存檔案有多少個全宗，多少卷，多少盒；已整理檔案的數量，未整理檔案的數量；每年查詢利用多少人次/卷/件等。由此在需要某一方面的統計信息時，就不得不臨時進行統計，這對整個成人高等教育工作的發展是非常不利的。為了改變這種狀況，2016年底學院在“專業歸口，業務歸類，規范教育教學行政體系”工作中把此項工作建立起來，雖然統計工作還不夠健全和完善，但是一些基本的統計項目已經開始實施并常態化。現在已經完成了多項統計工作，其中包括：檔案庫存數量統計、檔案整理情況統計、檔案利用情況統計等。檔案統計工作的建立，為學院成人高等教育工作帶來諸多方便，為學院成人高等教育總體規劃和布局提供了準確的數據依據。

四、關于資料工作

檔案室必須收集和保管與檔案相關的各種檔案材料和信息。繼續教育學院根據網絡教育檔案室保管的檔案資料信息為往屆生提供各類檔案信息查詢服務，同時為各地各級機關和企事業單位查詢檔案資料信息提供服務。檔案室在條件允許的情況下，應收集保管一切與學院業務相關的檔案資料信息。五、關于勤儉辦館問題檔案室工作必須遵照“勤儉辦事業”的原則。如果要求過高，樣樣都要具備現代化水平，是不符合當前學院的實際情況的。應盡量利用現有設備，在勤儉節約的原則下逐步完善。學院繼續教育學院網絡教育檔案室自籌備以來，本著節約辦事的原則，檔案庫房面積小、檔案柜架不足，我們就充分利用走廊空間，將從其他部門撥來的一些舊柜架作為補充。其次，檔案管理日常辦公用品，如卷皮等不浪費，盡量利用好，非急需的事緩辦，節省了一定的開支。

總之，繼續教育學院網絡教育檔案室近年特別是自黨中央實行“三嚴三實”主題教育和“不忘初心，牢記使命”專題教育以來，各項工作取得了顯著的成效，也摸索到許多經驗。通過兩個教育活動，提高了繼續教育學院全體黨員干部的政治覺悟，加強了部門內部的團結，解決了因認識不足而造成的思想混亂，因而大大提高了干部職工的覺悟和工作積極性，為促進檔案室業務工作打下了堅實的政治基礎。增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”，使我們成教人深深體會到檔案工作在黨和國家的各項建設中起著重要的助手作用，檔案工作的發展，體現了黨和國家對檔案工作的關懷和重視。今后繼續教育學院網絡教育檔案室的建設一定要“把政治挺在前面”，認真貫徹執行國家有關檔案工作的方針政策，“只爭朝夕，不負韶華”，把黨交給我們的高校檔案工作做得更好。

參考文獻：

[1]全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[R].2016.11.7

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案法實施辦法[R].2017.6.7

[3]教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[R].2008.8.20

作者:李昕陽 李曉白