研究高校會務服務

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一、學術會議、講座

(一)會務準備接到此類會議應先了解所有參會人員的總數、外地參會人員的到達時間、車次、航班號、來人總數沛」作好接站牌并安排車輛準備接站，提前預訂好住宿地點、餐飲、返程車票、機票等。會議議程可用事先設計的模板制作印刷發給參會人員人手一份，以便其了解會議的議程。版式是A4頁面對折或三折主要內容為參會人員姓名、單位、職務、發言次序、行程安排、主辦方聯絡人電話等。如果參會人員中有外籍人士應提前了解該國風俗禮節以尊重對方文化。

(二)會場環境學術會議、講座是高校舉辦頻率比較多的活動這類會議的特點是參會人數不多，常安排在報告廳、演講廳、階梯教室等場所要做好會場內隔音、遮光服務。

(三)會場氛圍提前做好會場內外的背景墻、歡迎牌、指路牌、海報等。會場內的背景多以沉穩色調為主并結合學術會議主題輔以相應的圖案襯托設計。背景上的字體要端正規范相應的會議LOGO也要清晰根據筆者的經驗會議組織方有時難以提供清晰的LOGO文件，需利用專業軟件進行修改制作，背景面積較大的分辨率可設置為40一50像素/英寸否則文件太大計算機運行速度太慢。為了使背景畫面效果達到預想效果最好采用印刷用四色設計作圖出大圖前要先打印小樣給主辦部門審核效果。講座海報制作應盡量明顯簡潔、色彩活躍要概略介紹主講人的身份簡歷，所講題目、時間、地點要明確詳細。

(四)視頻音響燈光此類會議常使用多媒體設備，事先應調試投影儀、筆記本等設備的連接。由于主講者自備的筆記本電腦型號不一，經常會出現筆記本與投影儀不同步的情況主要故障與解決方法如下:

1.投影儀搜索不到信號。解決方法下n鍵+F3鍵/LCD組合鍵加還不能解決應詳細閱讀設備說明書。

2.顯示模糊不清晰。解決方法應該把筆記本的分辨率調至投影儀的分辨率。

3.播放視頻時不顯示圖像。解決方法關掉筆記本顯卡的硬件加速。會場內燈光需有專人控制。

會議開始初期，為了攝影攝像需要光線充足而進入到投影演示階段要及時關閉主光源以保證投影畫面質量。

(五)服務禮儀學術會議有時會涉及知識產權、保密規定等服務人員不便在場要備好茶水供其與會人員取。學術講座多是公開性的參會人數略多服務人員應利用中途休息空隙添續茶水不得打斷演講人的思路。

二、文體活動

(一)會務準備校園內常有學生自發組織的歌詠比賽、辯論比賽、籃球、足球比賽等河協助他們安排場地、服裝、聯系商戶提供贊助等。文體活動的重中之重是安全問題高校內的活動更是如此。事先要充分做好緊急預案并與校內的保衛、醫療部門提前溝通肪范突發事件的發生。

(二)會場布置此類活動的場所比較多樣洪同的特點是參會人數較多，師生均有會場的布置也要適應活動的內容形式。下面以辯論賽、運動會兩個活動為例對一些具體服務進行說明。

1.辯論賽會場布置。辯論賽一般有多隊參加可分為幾組。比較常見的布置是八字形，即中央靠后位置是主持人座位左右是辯論選手區。也可以布置成開口圓形，主持人在圓形中間。其他還有“U”形、“山”字形等要根據比賽的人數及現場的環境具體排布。另外各隊的部門、系部的名稱要張貼在醒目的位置。

2.運動會會場的布置。運動場內的宣傳應作統一的安排。對于運動器械的運輸布置、安裝調試要多征求保管者意見。觀眾席要多備垃圾桶、飲水設備廁所等公共設施要保證能正常使用。對檢錄臺、播音臺、醫療救助臺、更衣室要單獨劃出區域并有明顯標識。

(三)會場音響燈光

1.辯論賽音響話筒的準備。由于參加的選手多對音響設備話筒的數量要做充足準備。為方便主持人與選手互動要配備無線話筒燈光按室內常規燈光效果布置即可。

2.運動會音響、燈光的準備。運動會由于分室內外兩種場地，在室外舉行時的音響效果要考慮到環境因素，會場的聲音以洪亮清晰為主。由于話筒使用處較多事先要分配好并有預留。如有夜間比賽會場燈光也要配備。室內的音響在活動前要精心調試。

(四)會場服務

1.辯論賽比賽用的設備、工具。會前準備好記分牌、搶答器、限時表、選手號碼、時間提示牌、啦啦隊手持牌等設備、工具。

2.運動會注意事項。運動會過程中要時刻掌握現場情況遇突發事件嚴格按預案處理。春秋兩季運動會如在室外舉行要考慮到天氣因素做好防雨、防風的準備工作。會場內的保衛人員要分配區域責任到位。主要緊急出口應有明顯標志并有專人看護管理。高校會務服務的要求、做法還有很多加何才能提供更周到、細致的服務須在工作中不斷總結積累只有這樣才能為高校的教育、科研提供良好的后勤保障。

作者：陳舜單位：江蘇科技大學后勤