電子檔案管理在信息化建設的應用

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摘要：信息技術的發展是所有部門和領域的必然趨勢，在檔案的發展過程中，檔案的發展也要跟上時代的腳步。電子檔案的使用和管理在進一步發展中起著不可替代的作用。在檔案的當前信息結構中，仍然存在許多問題，即檔案的發展應旨在通過有針對性的措施促進數據的形成。隨著檔案管理的快速發展，檔案的管理方式也發生了轉變。現代檔案管理對電子檔案管理和管理的要求也有所提高。對與電子數據管理相關的問題進行了全面分析，并提出了具體的對策，以改善現在的檔案管理問題。

關鍵詞：電子檔案管理；信息技術；檔案工作；信息化

1前言

信息技術革命性地改變了世界，導致了電子檔案的出現。電子檔案是將傳統印刷檔案變成電子信息模式的檔案，將傳統印刷文件檔案與電子文檔檔案進行了比較。很顯然，將電子檔案儲存在計算機硬盤或者可移動式儲存設備中，不僅設備存儲空間很大，而且儲存文件的硬盤很小，可以隨時進行查看；另一方面，電子檔案的處理速度比傳統的紙檔案要快得多，電子檔案可以快速保存和切換文檔，并且可以對單個信息進行有效分類。但是，紙質文件只能手動處理，這使得通過文件管理使用電子文件很有用[1]。

2電子檔案在檔案工作信息化管理中的前景

電子檔案的特點：傳統檔案存在于薄紙上，也存在于石頭、龜殼和雕刻品等。隨著科學技術的發展，電子檔案信息技術應運而生，電子檔案在現代社會中的應用對于檔案工作信息化管理而言非常重要。現代電子檔案非常有助于檔案工作信息化管理。電子檔案的管理擁有著三個優勢，分別如下：①高效性。現代化的電子檔案管理對工作有幫助，使工作變得容易和更加方便管理。②隨著公司對信息資源的需求越來越大，實用化已成為檔案信息管理構建計劃的核心部分。③真實性。即信息只有在可信的情況下才能在公司的工作過程中發揮出有效作用，而現代的信息管理方法可確保信息的真實性，因此在改善檔案工作方面非常有幫助。信息時代下的電子信息分配更加全面、更快，可以基本實現自由流動。檔案管理工作通過電子檔案的方式，可以更快地傳遞電子檔案，提高電子信息的有效性和真實性，從而提高工作效率。

3電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題

電子檔案與信息技術的發展息息相關，為更好地管理檔案作出了重大貢獻。到目前為止，國有和私營公司、組織和個人創建電子檔案的情況很普遍，并在各個行業中發揮了重要作用。在這種情況下，作為一個新事物的電子檔案必然存在很多的問題和不足，需要發現并解決這些問題。3.1沒有統一的標準。現在一切都是從頭開始，為了推動電子檔案的管理，需要針對有關檔案信息的開發要求引入相對統一的標準。與電子技術相關的和與專用技術有關的電子檔案，為了確保信息、原始數據在儲存環境中的安全，相對于文件格式，更具針對性的電子文檔涉及的文件相對較為復雜。已經證明，管理電子檔案比傳統的電子檔案煩人得多，沒有統一要求的工作要求會導致管理混亂。3.2對管理人員的培訓。需要對相關技術人員進行培訓，提升工作人員的業務能力，以提高管理的效率。電子檔案的管理不同于以前的傳統管理方式，面對的人不再是特定的某類人，因此應規范執行標準和要求，以便有關人員能切實地使用其功能。相比之下，電子檔案的管理需要越來越多的新信息技術，這些新技術需要工作人員了解這些，才能更好地服務大眾。電子檔案管理人員由于缺乏管理實踐，可能導致整體管理質量不佳。此外，電子檔案管理人員的高遷移率也影響電子檔案的管理[2]。3.3電子檔案工作量大。電子文檔是始終在數字技術的幫助下用于應用程序中，同時應結合最新信息建立功能良好的電子檔案管理系統。電子檔案通常支持在互聯網數據平臺上傳輸和接收檔案，這要求處理大量的信息數據，所以電子檔案管理工作量大。3.4信息安全。管理電子檔案存在安全風險。當電子檔案在計算機或移動驅動器存儲時，它的安全性是一個嚴重的問題。首先，許多電子檔案管理系統的設計不完善，并且當處理電子檔案的信息時，很容易因斷電或系統崩潰而導致數據丟失。此外，由于互聯網上存在大量木馬，如果安裝了木馬，或者如果犯罪分子入侵，竊取或操縱數據，則傳遞電子檔案的風險就會增加，整個文件管理將陷入癱瘓。例如，最近的勒索病毒對許多醫院、學校和企業的電子信息檔案庫造成了巨大的破壞和威脅。從這里來看，電子檔案的安全性有了威脅存在，很可能將來會發生大規模的病毒爆發事件[3]。3.5電子檔案的管理難度大。電子檔案的管理人員沒有專業能力。由于大多數電子檔案管理都是兼職的，缺乏技術和專業知識。電子檔案的管理不能依靠過去的經驗來分析和規范檔案。歸檔電子檔案不僅僅是只需要了解紙質檔案管理原理就行，或者就是具有計算機和網絡技術人員就能掌握的技能。眾所周知，我們不能盲目地認為能勝任紙質文件檔案管理的人員也可以勝任電子文件管理，也不會自動假定任何了解計算和互聯網技術的人都會歸檔電子文檔。此外，對于電子檔案的管理，易于編輯的電子檔案必須首先以規范的形式存在，尤其是在最重要的信息方面，并在適當的規則下，否則以后統合起來會很耗費人力物力。另外，電子檔案的分類非常重要，其結構合理，便于快速搜索和征用，并且不同行業需要檔案的不同，需要制定客觀、科學的分類規則；易于訪問的電子檔案，反過來需要考慮安全風險，包括需要采取對策的機密性和機密性的喪失；電子檔案的轉移和提取是在前三個步驟的基礎上進行的，而文件管理者不具備操作和使用電子檔案的專業知識，也就無法永久保存和進一步發展電子檔案[4]。

4解決問題的建議

4.1加強電子檔案安全管理系統。首先，要建立嚴格遵守適用法規標準的電子檔案信息管理安全機制。其次，必須通過使用訪問者權限來確保用于電子檔案的管理和處理，來改進用于管理電子檔案的軟件和硬件系統。通過及時更新防火墻，提高網絡抵御病毒的攻擊，增加電子檔案信息系統的安全性管理。4.2改進電子檔案的管理機制。只有改進的電子信息管理安全系統才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一個合適的電子檔案管理系統，加強對電子數據管理的規范性監督，實現制度保障；其次，通過協調和緊密協同，將電子檔案管理系統整合在一起。加強各個部門之間的聯系，以管理有可能出現問題的電子檔案，從而在出現問題之前進行全面的管理。同時，有必要簡化管理流程，使電子檔案的管理更加有效，更好地進行電子檔案管理。重要的是要強調電子檔案管理的重要性，通過促進技術和設備更新以及提高電子檔案管理的質量來增加用于電子檔案管理的資金。電子文件管理的主要目的是在日常管理過程中及早發現問題，而不是僅在發現問題后才消除它們。4.3統一標準。因為電子檔案的管理涉及的方面太多，為了保證它的正常使用，并且使它們可以在許多不同的領域中發揮作用，在管理框架內建立一個系統的信息安全網絡，并建立一個全面的系統。該系統可以保證檔案資源的安全性，并在管理的各個方面提供相應的信息。4.4提高信息的安全。實際上，電子檔案是一個新鮮事物，出現缺點和不足都是不可避免的。在網絡環境中，很可能會丟失電子檔案中的信息，這在很長一段時間內都會對管理電子檔案造成影響。因此，在管理框架內建立一個系統的信息安全網絡，有利于電子檔案的信息安全，該系統可以保證檔案資源的安全性，并在管理的各個方面提供相應的信息。4.5加強對電子檔案管理人員的管理。信息專業知識的發展已融入日常生活和工作中，其中許多工作離不開互聯網的連接。電子檔案的管理，離不開管理人員。他們的任務不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術和硬件設備，才可以確保管理工作的效率，這是管理人員所必須擁有的技能。首先，在招聘電子檔案管理人員時，不僅要注意人員是否具有檔案管理技術，還需要了解招聘人員的信息技術，而且可以實現兩方的有機結合；其次，對于正式員工而言，接受培訓是必須的，每次培訓的內容都要是為了解決當下電子檔案管理過程中出現的實際問題，并且具有不同技能的員工在培訓內容上應該有不同的側重點。培訓最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業技術水平，進而提高效率。

5結束語

社會環境發生了根本變化，為電子檔案的管理帶來了機遇和挑戰。在社會的發展中，電子檔案的潛能正在不斷被發掘出來。本文通過分析電子文件管理領域的問題，希望可以有效地提高檔案管理的安全性和總體水平。此外，本文還簡要介紹了如何創建安全、高效的電子檔案管理系統。

參考文獻：

［1］李冬梅.機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理研究［J］.現代經濟信息，2017（24）：78.

［2］王海波.推動檔案信息化建設，實現檔案工作飛躍發展［J］.中國新技術新產品，2014（16）：44.

［3］吳曉云.試論電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用［J］.赤子，2018（8）：170.

［4］蔡玲玲.電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用［J］.卷宗，2018（21）：9.

作者:楊實堯 單位:山東淄博實驗中學