建筑施工企業基建檔案管理問題及對策

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摘要：基建檔案是基本建設工程的規劃、設計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案，是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料。本文針對施工企業在基建檔案管理工作中存在的問題及原因、對策做了詳細闡述。

關鍵詞：檔案；創新；管理；對策

一、前言

近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。

二、基建檔案管理工作中存在的問題

1.基建檔案歸檔不及時

按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。

2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高

檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿足交付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。

3.歸檔文件質量有待提高

移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。

三、出現上述問題的原因

1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠

（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。

2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂

現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。

3.缺少復合型檔案管理人才

資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。

四、做好基建檔案管理工作的方法

1.企業重視檔案管理工作

目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視?，F階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。

2.建立健全制度建設

健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。

3.創新檔案管理模式

在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。

五、結束語

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。

作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司

參考文獻:

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