鐵路企業檔案管理如何優化庫存

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摘要：該文主要針對鐵路企業檔案管理過程中，如何有效優化庫存展開深入研究。先闡述了鐵路企業檔案管理存在的問題，如對檔案工作重視程度不夠、管理意識有待提高、檔案庫存量大質量不高、檔案載體單一等，進而又提出了幾點切實可行的措施，如引入創新的思維和理念、逐步推行電子檔案、嚴格把住檔案進館質量、提高檔案管理人員的自身素質。通過以上措施，以期使得鐵路企業檔案管理的水平獲得提高，促使鐵路企業更好地發展。

關鍵詞：鐵路企業；存在問題；檔案管理；優化庫存

在新時代的背景下，中央經濟工作會議精神對鐵路建設的總基調進行了明確，鐵路企業迎來了高質量發展時期。而且鐵路企業著眼于未來，其正在努力構建鐵路骨架網，全面推進一大批建設項目。但是，隨著建設項目的不斷推進，將會產生大量的企業檔案，具有很大的價值。基于此，鐵路企業可將其作為契機，對檔案庫存進一步優化，盡量將庫存庫容資源進行整合，進而為企業提供高效的檔案服務。為了能更好地優化庫存，對資源更好地整合，將檔案對企業的重要作用充分發揮出來，可從鐵路企業檔案管理入手，尋找到其中管理普遍存在的問題，進而采取有針對性的措施。

1鐵路企業檔案管理存在的問題

1.1對檔案工作重視程度不夠

鐵路企業在檔案管理工作方面，從上到下還存在意識薄弱的問題。一些領導干部認為，檔案管理就是保管檔案。換言之，他們認為保管檔案的工作在單位工作中不是特別重要，僅認為檔案管理是防止檔案丟失、信息外泄的重要保證，在日常工作中，面對檔案查閱和外查檔案能應付過來即可。其在思想上沒有正確認識檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作硬件方面，也沒有及時更新，僅遵守節約的原則，以致企業檔案管理信息化工作存在滯后的現象。

1.2管理意識有待提高

鐵路企業中的檔案人員在實際工作中，往往都是一崗多責，即指一個崗位承擔多個責任。而且，部分單位檔案管理人員崗位變動較為頻繁。部分檔案管理員還為兼職人員，在從事檔案管理工作前期就通過工作交接入崗，沒有經過一定的培訓和學習，這使得部分兼職檔案員沒有意識到檔案的重要性，對此工作的重視程度不夠，在歸檔方面也缺少一定認識。甚至一些兼職檔案員認為將檔案在承辦部門中進行存放即可，而且認為這樣還能為檔案查找和利用帶來便利，這種錯誤認識使得他們不愿意向檔案管理部門移交檔案。以上存在的問題從某種程度上來看，直接關系到檔案管理水平的低下。

1.3檔案庫存量大質量不高

《檔案法》中明確規定了到期檔案可以銷毀掉，但是必須要經過組織鑒定后。然而實際上，這些規定沒有得到好的執行。其中主要原因有以下幾個方面，如考核制度、原則、方法不夠明確；考核人員素質不高，存在參差不齊的現象等以上原因使得短期檔案變成長期檔案，長期檔案也存在一定的狀況，檔案庫房也明顯出現了管理混亂“僵尸”檔案增多等問題。

1.4檔案載體單一

在部分鐵路企業庫管房中，只有擺放整齊的紙質檔案，電子檔案非常少。通過了解得知，在館藏中，紙質檔案和非紙質檔案其數量上具有一定比例，此比例為900∶1至1000∶1之間，也就是在紙質檔案的檔案館中，館藏非紙質檔案保管單位方面，僅有150~170個之間。檔案載體單一化，這種情況很容易存在以下弊端：檔案管理人員工作量比較大，效率不高，而且這種單一傳統載體查閱手段的方式落后，還不便于查閱，同時也導致，檔案服務水平難以提高，直接影響檔案利用效果。這些弊端也使得，在企業管理過程中，很難充分發揮檔案的作用，造成人力、物力、財力的浪費。

2鐵路企業檔案管理過程中優化庫存措施

2.1引入創新的思維和理念

在當今社會，隨著鐵路企業不斷發展，有著太多的歷史需要進行記載和傳承，其中最重要的一項內容就是檔案管理。從鐵路企業的角度上來看，應加大宣傳和培訓力度，在工作人員上崗的前期，需對其進行培訓，提高他們的歸檔意識，并在每個工作崗位中，引入檔案工作流程，將其化到其中，讓每個工作人員將歸檔作為工作的一部分。與此同時，還應注重時代的發展，提高對檔案的重視程度，引進先進的檔案管理思想，對于電子公文歸檔的相關規定積極推進，使得檔案信息現代化水平不斷提高，充分運用新的管理模式，促使檔案資源檢索方式得到優化，進而提高檔案服務企業的水平[1]。

2.2逐步推行電子檔案

在鐵路建設迅速發展下，大量的鐵路建設項目也齊頭并進，這也使得大量鐵路建設項目檔案逐漸進入檔案館。因為此檔案具有一定的參考價值，這給檔案管理部門也帶來一定的挑戰，與此同時，這也是發展機遇。基于此，檔案管理部門可從以下幾個方面入手；首先，從館藏檔案入手，開展鑒定工作。在隨著歷史發展推移和實踐檢驗下，部分檔案已經失去保存的價值，這時需要將其剔除掉，進而將有效的庫容騰出來，還可以為庫存檔案的質量提供重要保障[2]。其次，在存放和保管紙質檔案的過程中，管理條件相對較高，而且此工作的難度比較大，很容易發生紙張老化受損的現象。所以，在以后的檔案管理工作中，電子檔案是必然發展趨勢，針對電子歸檔系統和電子公文系統，使其實現兩者無縫銜接，促使檔案管理工作的效果獲得提高，進而建立電子公文檔案，使得檔案的存貯介質豐富化，檔案的利用率獲得提高，為實現電子檔案管理做鋪墊。

2.3建立電子文件的檔案管理標準體系

在檔案管理工作中，標準化管理能為檔案管理質量提供重要保障。為此，鐵路企業可建立電子文件的標準化管理體系，將電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準以及安全標準等為此體系內容，其中所謂鑒定標準主要是鑒定文檔的真實性和完整性等。電子文件的記錄格式和載體以及形式上，與紙質文件相比存在一定的差異性，其中在外型、處理方法以及管理內容上就能體現出來。基于此，在建設此體系時需要考慮以下幾個因素：首先，在實際開展時，可以從電子文檔的收集、保存以及利用入手，突破以往傳統的管理模式，確保能有效控制文件到歸檔管理這一過程，使得文檔與檔案實體一體化能更好地實現[3]。其次，要具有安全適用性，也就是將鐵路跨越式發展充分考慮到位，在鐵路企業技術發展中，其安全保障要求相對較高。通過不斷研究電子檔案管理方式，使其能對企業信息化和市場變化要求予以更好的滿足。

2.4嚴格把控檔案進館質量

在接收和征集檔案時，為防止失去具有價值的檔案，可以從檔案價值和歷史意識入手，展開相應的判斷，并對檔案進館的質量嚴格進行把關，不符合接收條件的以及質量不高的檔案，不能進館。因為在歷史資料中，檔案館作為重要的集中地，不是文件材料存放地，在注重數量的同時，還要注重質量，做到進館卷不漏，確保進館的價值[4]。

2.5提高檔案管理人員的自身素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員自身素質直接關系到檔案工作的水平，而且對進館檔案的質量會產生直接的影響。基于此，提高檔案管理人員管理水平和工作效果，有利于促進檔案工作的發展。首先，鐵路企業可為檔案管理人員提供學習機會，并加大培訓力度，開展各種各樣的培訓活動，采取定期或者是不定期的方式對其進行培訓，并將檔案管理經驗和專業知識作為培訓內容，提升他們自身的素質，促使他們自身檔案工作的水平能不斷提高[5]。與此同時，檔案管理人員在實際工作中還要善于總結，結合單位的實際情況積極思考和創新，將自身工作主觀能動性充分發揮出來，進而使得檔案工作水平獲得提高[6]。

2.6做好鐵路檔案安全保障問題

鐵路企業還需要進一步建立多重安全屏障，進而為檔案的安全提供重要保障。首先，建立軟件安全屏障。其中主要必備兩個軟件，分別為殺毒軟件和防火墻軟件，而且在鐵路檔案管理軟件中，還應具備日志功能、強制歸檔功能、防復制功能、自動加密功能和系統訪問控制功能[7]。其次，建立硬件安全屏障。除了運用常規的安全措施，如還需要將以下問題充分考慮。一是對于文件檔案而言，需要對其依賴的硬件設施狀態提供重要保障，并設置硬件備份系統，至少要兩套，通過脫機保存來解決。二是保證密鑰的安全。系統的關鍵操作人員，除了對密玥身份確認外，還可通過相關硬件對密玥安全提供重要保障，如身份證驗證卡片硬件。三是避免檔案信息非法傳播現象發生。主要就是將數據轉移設備關閉掉，進而避免企業知識外泄的現象發生。四是建立流程安全屏障。針對一些管理系統在流程設計的過程中，必須要充分考慮到信息安全一體化問題，如設計管理系統和合同管理系統[8]。

3結語

總而言之，鐵路企業對國家有著非常重要的影響，其發展水平在一定程度上關系著國家的進步，基于此，必須要意識到鐵路企業各項工作的重要性，并給予高度重視，尤其是檔案管理工作。鐵路企業要結合自身的實際情況，針對檔案管理工作采取有效的措施，提出切實可行的優化庫存的方式，確保檔案庫存的質量。

參考文獻

[1]曹鵬.關于鐵路企業檔案管理過程中如何有效優化庫存的思考[J].經濟管理文摘,2020(5):62-63.

[2]李家智.鐵路企業優化庫存管理策略探析[J].鐵路采購與物流,2019,14(2):67-68.

[3]王居華.鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析[J].辦公室業務,2017(20):156.

[4]楊勵欽.鐵路物資庫存管理優化思路[J].中國設備工程,2019(21):30-32.

[5]王霞.淺析鐵路建設檔案管理中存在的問題及解決方法[J].辦公室業務,2017(7):129.

[6]馬壇鳳.試論鐵路檔案工作的全程管理[J].檔案學研究,2018(5):48-49.

[7]何亞楠.電力企業檔案信息化項目管理研究[D].西安建筑科技大學,2019.

[8]劉修軍.平臺型企業誠信檔案體系優化研究[D].湘潭大學,2019.

作者：張曉 單位：中鐵十八局第四工程有限公司