計劃生育檔案數(shù)字化管理思考

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【摘要】隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國計劃生育檔案管理也不斷向信息化、科學(xué)化、數(shù)字化方向發(fā)展。本文總結(jié)了我國施行計劃生育檔案管理創(chuàng)新策略的重要性，分析了創(chuàng)新內(nèi)容以及建設(shè)中存在的數(shù)字檔案管理計劃生育的問題，提出了有效的方法加強(qiáng)數(shù)字檔案管理計劃生育的建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)展中國的計劃生育檔案管理創(chuàng)新工作，提高我國計劃生育檔案管理信息化建設(shè)水平，為我國計劃生育檔案管理工作提供一定的理論參考。

【關(guān)鍵詞】計劃生物；檔案；數(shù)字化

計劃生育檔案的管理也如同國家一樣，也需要創(chuàng)新。如果計劃生育檔案的管理一直因循守舊，不尋求方法創(chuàng)新改革，那么他勢必會被時代所拋棄，無法更好地為人民服務(wù)。因此，在計劃生育檔案管理的領(lǐng)域，我們需要切實提高服務(wù)的效率，要創(chuàng)新，但不僅僅是創(chuàng)新，更要向現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向發(fā)展。然而問題是，在現(xiàn)在的數(shù)字化面前，計劃生育的檔案管理面臨著各種各樣復(fù)雜的問題，這嚴(yán)重制約了該領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步空間。因此，現(xiàn)今而言，研究計生檔案的創(chuàng)新和檔案的數(shù)字化管理是及其必要的。

1數(shù)字化應(yīng)用的必要性及優(yōu)勢

1.1數(shù)字化檔案方便快捷。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快，人口流動大而頻繁，跨省跨地區(qū)的人口眾多，增加了計劃生育檔案管理的工作量和難度。特別是大量農(nóng)民工離開家鄉(xiāng)謀生，增加了計劃生育管理部門的工作負(fù)擔(dān)。在農(nóng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，只有紙質(zhì)登記記錄，不能保證及時管理。此外，由于管理不善，紙質(zhì)登記處容易受到損害和丟失等問題。其次，由于計劃生育檔案管理項目和內(nèi)容眾多，需要一定的空間和空間進(jìn)行保存。在環(huán)境、溫度、濕度的影響下，文件容易發(fā)霉變質(zhì)損壞檔案。同時，由于數(shù)量多，急用某一個檔案時候也不容易找到。此外，計劃生育檔案的歸檔要求因地而異，尤其是檔案管理人員的頻繁更換，不同時期的歸檔要求也不盡相同，這造成了檔案工作效率低下，存放方式紛雜。1.2有效提高管理效率。實施檔案信息管理是提高檔案管理效率的有效手段。總之，檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理。實施互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字檔案雙重管理手段，將為計劃生育檔案管理工作提供極大的便利。信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了計劃生育檔案管理工作的飛速發(fā)展，提高了檔案的質(zhì)量和檔案的規(guī)格，促進(jìn)了檔案管理內(nèi)部的良性循環(huán)。同時使用數(shù)字化技術(shù)可以減少文件管理人員的工作量，使其更快、更高效的為文件需求的用戶提供方便。

2計劃生育檔案管理創(chuàng)新的條件

2.1管理者要對計生檔案加強(qiáng)理解。對于管理檔案的人員來說，首先也是最重要的就是要加強(qiáng)對創(chuàng)新意識重要性的認(rèn)識。計劃生育檔案管理對我國的生育狀況有著非常廣泛的影響，如果這項工作能夠優(yōu)秀的完成，它將在國家的人口控制中過程發(fā)揮及其重要的作用。因此，有關(guān)部門應(yīng)在員工中普及和宣傳計劃生育檔案管理培養(yǎng)創(chuàng)新意識的重要性，使員工對計劃生育檔案管理的數(shù)字化有全面且清晰的了解和認(rèn)識。2.2規(guī)范化的計生檔案管理模式。計劃生育檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)有規(guī)范化的管理模式，建立相應(yīng)的管理制度，使計劃生育檔案的管理工作流程具有較強(qiáng)的權(quán)威性。為了提高檔案的規(guī)范化管理，檔案工作人員應(yīng)了解和學(xué)習(xí)新技術(shù)、新設(shè)備，定期維護(hù)設(shè)備系統(tǒng)，合理利用計劃生育檔案的資源，通過規(guī)范化管理來不斷提高計劃生育檔案的真實性和權(quán)威性。2.3引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。定期對計劃生育管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，改革計劃生育檔案管理人員的工作方法，增強(qiáng)他們處理問題的專業(yè)技能和能力。此外，國家要提高計劃生育檔案管理的硬件和設(shè)備水平。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮了出色的作用在計劃生育檔案管理的提高，和扮演非常重要的角色在提高計劃生育檔案管理的工作效率，建立相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)。

3結(jié)合數(shù)字化技術(shù)管理計劃生育檔案的策略

3.1采用先進(jìn)統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備。我國人口眾多，計劃生育檔案管理任務(wù)繁重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案用來記錄計劃生育的檔案信息已經(jīng)不再是最佳方法，他不僅僅浪費資源更會給檔案的管理人員帶來巨大的工作量和困難。因此，有必要讓計劃生育的檔案管理跟上信息時展的趨勢，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新為現(xiàn)代化的數(shù)字信息，不僅僅能夠節(jié)省資源，更方便了信息的編輯、存儲以及檢索。使用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)⒂媱澤牧鲃淤Y源信息更好地記錄。交換，為計生工作的全面鋪設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。因此，計劃生育檔案管理的過程中需要實現(xiàn)整齊劃一的計算器管理設(shè)備，只有這樣，才能對計生檔案信息進(jìn)行更好地管理。計算的一大特點既是超大的存儲功能，這一功能可以很好的解決紙質(zhì)檔案老化、發(fā)霉、缺失或者認(rèn)為損壞等問題。與此同時，使用計算機(jī)的磁盤進(jìn)行存儲，可以很好的解決文件信息存儲困難等問題。使用數(shù)字化的技術(shù)不僅僅能夠減少工作者的工作量，提高管理人員的工作效率，更是能夠為以后的檢索提供了大大的方便。幾個關(guān)鍵字就能把檢索這想要的信息顯示出來，比起之前的紙質(zhì)翻閱，為查閱人員提供了極大地方便。飛速的科技發(fā)展將人們帶入了信息化的時代，檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一趨勢，采用穩(wěn)定、安全的現(xiàn)今設(shè)備，施行科學(xué)的管理方法，更好的為計生工作的檔案管理所服務(wù)。3.2建立專業(yè)且科學(xué)的團(tuán)隊。能夠直接決定檔案的信息化以及發(fā)展速度和質(zhì)量的因素有很多，最重要的一點就是能否實現(xiàn)計生檔案信息化建設(shè)中檔案管理人員的科學(xué)配置。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化的數(shù)字化保存方式，計生檔案的管理越來越受到國家以及民眾的重視。不僅僅是相關(guān)的工作流程需要完善，相關(guān)的工作人員的綜合素質(zhì)也急需加強(qiáng)。首先，文件和檔案的管理人員要對自己管理的信息有一個重要的認(rèn)識，其次，要不斷加強(qiáng)管理人員對信息的責(zé)任認(rèn)識。目前的大多是信息都是由計算機(jī)所存儲的，從檔案的注冊到歸檔和后期的搜索標(biāo)注、傳輸存儲等過程，都是在計算機(jī)上實現(xiàn)的。因此，文件的管理人員除了要熟悉整個標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案存儲流程之外，更要明確自己也有保護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的責(zé)任。檔案工作者要通過不斷地學(xué)習(xí)，不斷地記錄，從而為基層群眾提供最完善最高效率的服務(wù)。當(dāng)然，檔案部門也應(yīng)該定期安排一些專業(yè)的培訓(xùn)人員，找一些專業(yè)知識過硬的人員對工作人員展開定時的培訓(xùn)、抽查。并安排一些全職人員負(fù)責(zé)基層的工作，及時上報基層的上門輔導(dǎo)、檔案的收集整理等工作。針對檔案工作人員有針對性的談?wù)搯栴}。檔案工作者應(yīng)積極與其他檔案工作者進(jìn)行交流，交流工作方法和經(jīng)驗，共同進(jìn)步。

4結(jié)束語

綜上所述，計劃生育檔案管理的信息化以及數(shù)字化是未來計劃生育檔案管理發(fā)展中完善和創(chuàng)新的必由之路。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、管理，對信息的安全有針對性的保護(hù)，加強(qiáng)對基層人員責(zé)任心的培養(yǎng)，對數(shù)字化的時代有個清晰深刻的理解，需要對創(chuàng)新內(nèi)容和建設(shè)中存在的數(shù)字檔案管理計劃生育的問題，做出有效的措施加強(qiáng)數(shù)字檔案管理計劃生育的建設(shè)和進(jìn)一步發(fā)展中國的計劃生育檔案管理創(chuàng)新工作，提高計劃生育檔案管理信息化建設(shè)水平在我國，為我國計劃生育檔案管理提供一定的理論參考。因此，計劃生育檔案管理相關(guān)人員在工作中必須不斷提高專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，不斷探索新的工作方法和措施。

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作者:黃霞 單位:鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心