招投標檔案數字化管理論文

導語：招投標檔案數字化管理論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】就招投標檔案而言，它是工程檔案建設工作中的重要組成部分，它主要依賴信息化環境，但也逐漸向著數字化的方向發展，并已取得了一些成績。本文主要是從信息化環境的角度來對招投標檔案的數字化管理進行分析，并對其提出一些創新方法，以供相關工作人員參考以及促進其管理工作有效施行。

【關鍵詞】信息化環境；招投標檔案；數字化管理

在建設工程的進行當中，要以招投標的方式選擇信譽高、質量高的承辦商，而在招投標中形成的資料就是所謂的招投標檔案，因為這些資料本身的價值較高，所以必須要對這些檔案妥善地保管，以保證招投標檔案能夠完整，以及更好地發揮出招投標檔案的重要作用，在經濟建設和社會發展中更好地發揮出作用。一直以來，我國的檔案主要是紙質檔案，招投標檔案也是，但在信息化技術的快速發展下，招投標檔案開始利用計算機技術，把紙質檔案改進為電子文檔。而對于招投標檔案數字化的管理來講，其難度比較大，需要對管理方式進行創新，以滿足招投標檔案在數字化管理方面的需求。

一、招投標檔案在數字化管理中面臨的挑戰

在信息化時代，招投標檔案逐漸向著數字化發展后，檔案的管理效率又得到了有效提高，也可以更方便地利用檔案了。但是，招投標檔案逐步走向數字化，也面臨著不小的挑戰和壓力。首先是檔案的管理人員還沒有對自身的傳統思想進行改進。受到信息化環境的影響，傳統檔案無法和數字化管理的科學性和先進性相比，不管是收集方式，還是管理方式等都得到了較大的改變，但由于長期受到傳統思想的影響，會本能地對檔案數字化產生抗拒，這不利于檔案數字化管理工作的有效開展。其次，當前招投標機構的一些配套設施嚴重不足，根本不能夠符合招投標檔案的數字化要求。又因為只是面對檔案的管理部門進行軟件開發，這也就致使檔案的信息系統缺少規范性和統一性。最后就是檔案的管理工作中沒有統一的標準和規范，這也是檔案數字化處于較低水平的主要原因，存在這樣的問題就不能滿足檔案管理在信息化環境中的發展要求。另外，招投標機構的技術人才較少，而且人員的信息化水平不高，也就制約了他們對數字化設備正確的操作，導致數字化優勢不能更好地發揮出來。

二、招投標檔案數字化管理的創新

(一)對管理的創新。隨著科技水平的提升，社會的進步，人們對利用檔案信息的要求也更高了。比如招投標檔案，有企業訴求到招標單位，可以瀏覽在該單位過去的招標文件和記錄的話，企業愿意支付費用。因此，要在管理上考慮到企業法人和個人的要求，而在理念上不要把檔案當成包袱，它是可以創收的。之前利用介紹信來查閱非保密檔案，現在就可以使用信息網絡這個平臺，以及使用電子商務的交易方法，在加上身份驗證，用戶瀏覽網站就像網購一樣簡單。(二)對技術的創新。要充分利用物聯網、云計算等技術對檔案數字化進行創新。以云計算為基礎的檔案數字化管理系統是由云計算的應用程序、計算機的專用網絡以及信息安全的設備等一些構成。可以利用互聯網技術把紙質檔案和電子檔案進行結合。而數據挖掘以及分析技術，給檔案信息化的增值服務帶來了更多的想象空間。而且，招投標雙方可以在歷史文件庫里查到相似的案例，這對理解招投標文件、組織招投標工作都具有重要的促進作用。(三)對流程的創新。要想使招投標工作、檔案的管理工作和數字化技術進行結合，就需要標準的流程。雖然已有標準在電子招投標中約束了歸檔，但依然是大框架的要求。實際工作中，檔案工作大多數由相關人員進行整理。對流程進行更新，將招投標工作中活動的記錄文件都作為檔案的組成因子，隨時歸檔、自動操作，當招投標實際已經完成時，歸檔工作就會自動完成。程序不需要依賴人工、依靠程序來完成，也就減少由人為因素引起的錯誤，提升了效率。不僅要考慮到招投標內部機構的歸檔和電子招投標的結合，還要考慮到各個部門和機構的檔案數據統一入庫，這就是招投標檔案的數字化管理中體現出的標準流程。

三、結束語

由于信息化環境的發展，信息網絡讓我們感受到了全新的體驗，能夠把不同類型的操作系統和終端進行連接。而且在這種環境中，招投標檔案的管理也使用了信息化的管理系統，有效地提升了招投標檔案的管理效率，通過現代的數據技術，把招投標數據進行集中，使管理工作更加方便。另外，招投標數據的備份和多份布放等使數據更加的安全。這都使招投標檔案在社會經濟的發展中提供了更充足的保障。以上就是本文以信息化環境為基礎，對招投標檔案的數字化管理進行的全部分析，找出了其中的突出問題，并提出了這些創新意見，以供相關工作者參考。

【參考文獻】

［1］劉娟.淺議實現招投標檔案優化管理的目標[J].城建檔案,2013(02):15.

［2］張音.淺談檔案數字化管理的優勢與弊端[J].黑龍江科技信息,2009(02):05.

作者:章寧康 單位:江蘇省丹陽市公共資源交易中心