海外項目檔案的數(shù)字化管理措施

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【摘要】網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息化時代的現(xiàn)如今，強烈沖擊這整個社會的發(fā)展。在信息流通便捷、快速、穩(wěn)定的時代，檔案管理工作新形式因運而生。應對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作數(shù)字化需求問題，有效的信息管理系統(tǒng)必然為檔案管理工作帶來便捷。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案管理；海外項目

信息數(shù)據(jù)化時代的今天，各種檔案管理方式逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展。但在發(fā)展過程中涌現(xiàn)出各種各樣的問題。特別是在海外項目的檔案處理中，數(shù)字化管理存在很多漏洞。要確保海外項目數(shù)字化檔案管理的效率和品質(zhì)，就必須針對管理過程中出現(xiàn)的問題，做出具體應對措施。本文結(jié)合海外項目檔案在數(shù)字化管理中的具體難點做出分析論述。

1特點分析

檔案作為人力的歷史記錄存儲方式，最早產(chǎn)生于原始社會末期。檔案是記錄國家、組織、個人在生活中從事各種活動而形成的具有保存意義的文字、圖形、影響等的歷史記錄。隨著我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，加強檔案法制相關(guān)建設，提升檔案管理水平成為檔案工作的重點內(nèi)容。黨中央重點關(guān)注檔案管理這類造福人民群眾和社會利益的工作事業(yè)。2003年國家檔案館根據(jù)國家法律法規(guī)擬定了國家檔案管理立法，檔案用戶和公共記錄機構(gòu)兩方給予了寶貴的建議和意見，并以文件形式備案。2012年國家檔案的會議提出，檔案相關(guān)工作者和各個部門都要跟上時代的步伐，與時俱進，按照國家和當?shù)囊缶V領(lǐng)，不斷達到人民的期望與要求，將檔案管理工作模式創(chuàng)新并改革，使其更加現(xiàn)代化、科學化。以下結(jié)合對國外項目檔案管理的些許特點，學習它國檔案管理的先進經(jīng)驗，為完善我國檔案管理改革提供借鑒基礎(chǔ)。海外項目的檔案管理相關(guān)工作具有5大特點：第一，檔案記錄機構(gòu)和人員都相對特殊，海外項目的構(gòu)成基本簡單，諸多工作人員身兼多職，缺乏專業(yè)的檔案記錄員。又因為項目聘請的員工流動性比較大，很多時候都來不及進行交接。這就導致檔案材料容易缺失。第二、受到國家或者資源國的相關(guān)法律限制，不同的國家管理檔案方式有所差異，其標準和要求不一樣，而為了遵守這些標準和要求，海外項目檔案就變得比較特別，防止發(fā)生外交麻煩。第三、海外項目檔案多涉及行政管理及企業(yè)業(yè)務，很少涉及黨群關(guān)系類別。第四、海外項目的檔案因涉及不同，語言體系發(fā)雜多樣，主要含有中文、阿拉伯語、英文等。而因記錄形式不同，載體有包含光盤、硬盤和磁介質(zhì)等。第五、檔案的安全性難以保障，特別是較小的海外項目，通常因為缺乏相應的設備，導致檔案缺失。

2問題所在

要想文成海外項目的檔案信息數(shù)字化管理工作，還存在以下幾個問題：第一、項目人員不重視檔案資料管理，沒有定制日常工作章程，導致開展檔案記錄工作時員工無頭緒，不認真，不負責。第二、海外項目的檔案沒有統(tǒng)一的規(guī)范，管理制度和管理標準不完善。這導致了檔案工作中沒有約束力，隨意而為，甚至檔案材料混亂。第三、海外項目檔案都缺乏專門機構(gòu)或者明確的檔案專職工作人員權(quán)職，經(jīng)常使檔案資料出現(xiàn)丟失或損壞的情況。而當檔案管理出現(xiàn)問題時，因為權(quán)職不清，經(jīng)常發(fā)生責任推諉，耽誤解決問題的最佳時機。第四、檔案數(shù)字化過程中將會涉及電子文件傳閱。但因為沒有規(guī)定相關(guān)規(guī)范和制度，導致電子檔案傳輸過程中保密不到位，容易導致其他各種安全隱患。第五、因辦公條件限制，缺乏專門保管檔案的檔案庫。這導致檔案資料管理沒有安全保障，也容易破損或遺失。

3有效對策

第一、強化宣傳。作為跨國企業(yè)重要的生產(chǎn)資料，檔案管理相關(guān)部門成為公司的重要機構(gòu)組成。為了加強檔案管理工作，必須大力宣傳檔案的重要性質(zhì)，提高領(lǐng)導團隊對檔案工作的認知和重視程度。為此，要從檔案的重要性、價值、意義等不同方面擴大檔案宣傳的影響力，促使海外項目領(lǐng)導團隊及員工多方面重視海外項目檔案的管理工作。這樣才能更好的為確立正確規(guī)章制度，完善職能體系，行使職能權(quán)利，鞏固職能責任作出重大鋪墊。讓檔案管理工作成為一項公司不可或缺的職能部門體系。第二、完善體制。檔案的管理體制涉及多個部門和管理不同事物的負責人，由總司總部參與、多個部門配合共同完成。職責分配如下：公司外事負責部門對境外員工檔案工作進行監(jiān)督。總公司所有的海外項目相關(guān)檔案工作由各駐外達標進行監(jiān)督指導。。不同級別的海外項目部門結(jié)合工作相關(guān)實際情況創(chuàng)建或配備專職檔案工作機構(gòu)。海外的主管單位根據(jù)項目情況負責境外檔案管理工作的監(jiān)督指導。海外項目部可設立兼職檔案管理人員，對該機構(gòu)的檔案工作負責。第三、落實檔案監(jiān)督管理。結(jié)合海外工程檔案工作具體情況，建立合理的檔案資料采集方案、檔案作業(yè)對接以及保密制度等，與此同時，制定檔案作業(yè)崗位職責分配權(quán)限和責任制度，確證相關(guān)檔案工作人員能夠明確自身職責，并且嚴于律己，一旦發(fā)現(xiàn)檔案作業(yè)出現(xiàn)問題，需要追究相應人員的責任，還能及時解決好問題。第四、根據(jù)具體情況，利用相對集中、相對分散的管理。在確保檔案的完整、無誤、安全，方便使用的根本上，綜合海外工程的實際情況，采取合理的方式整理檔案。如果規(guī)模較大，則可以建立專門的庫房，統(tǒng)一保存檔案，如果規(guī)模較小，則需要有專職管理人員進行集中管理保存，其它均由承辦部門保管。核心技能、營銷方案、相關(guān)權(quán)務以及境外工程產(chǎn)權(quán)等方面的檔案資料需要集中保存。其次，海外工程保管時期在多于6年的非涉密檔案，在保證安全性的基礎(chǔ)上，需要委托本地專業(yè)檔案管理機構(gòu)管理保存，如果條件允許，也可以返回國內(nèi)保存。第五、邁入信息化發(fā)展軌道。海外工程具有較高的分散性，從而使得企業(yè)管理對象難以控制，由于海外工程繁瑣復雜，因此需要來自總部公司提供的檔案信息幫助，這就需要取得和總部公司保持所有檔案信息的資源交流和共享。然而傳統(tǒng)的管理檔案手工服務辦法是難以滿足我們所需求的，因此一定要加快海外工程建設數(shù)字化檔案管理。而且海外工程形成的諸多電子文件也應該得到有效理整，檔案庫房空間較小的問題還可以利用數(shù)字化建設管理，數(shù)字化檔案專用磁盤類虛擬空間，對庫房需求大大降低。需要在保證安全性、完整性公司檔案信息的基礎(chǔ)上，提升建設與管理海外工程數(shù)字化檔案，以便對各樣式檔案信息進行一體化管理，使檔案管理工作更加規(guī)范，為更有效把檔案服務的時效性提升。

4結(jié)語

總而言之，海外項目檔案數(shù)字化管理是必經(jīng)發(fā)展之路，因為海外項目相關(guān)檔案工作性質(zhì)特殊并且目前檔案管理工作還存在很多重大問題，因此需要樹立管理意識，依制度開展相應工作，保證檔案資料完整有效。提高檔案的潛在價值，為我國檔案管理工作作出突出貢獻。

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作者:國測 單位:中國土木工程集團有限公司