醫(yī)院內(nèi)部控制合同審計成效

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摘要：以醫(yī)院內(nèi)部控制為出發(fā)點，開展合同內(nèi)部審計，通過制定合適的審計策略實施審計，發(fā)現(xiàn)主要業(yè)務層面管理存在的問題和風險。以風險為導向、以控制為主線、以治理為目標，運用合同審計結果對醫(yī)院在加強內(nèi)部控制、防范風險、提質(zhì)增效管理中提出改進提高的有效措施并取得了一定成效。

關鍵詞：醫(yī)院；內(nèi)部控制；合同；內(nèi)部審計

內(nèi)部控制，是指單位為實現(xiàn)控制目標，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和管控[1]。而內(nèi)部審計是單位內(nèi)部控制建設的監(jiān)督和評價，檢驗和保證。隨著醫(yī)院的發(fā)展，對外簽訂的經(jīng)濟合同越來越多，而合同管理貫穿了醫(yī)院經(jīng)濟活動的始終，涉及預算、收支、采購、建設項目、資產(chǎn)、合同管理等多項業(yè)務，這些業(yè)務正是《規(guī)范》所要求的單位進行經(jīng)濟活動業(yè)務層面風險評估時應當重點關注的幾方面。以內(nèi)部控制管理為出發(fā)點進行合同審計，發(fā)現(xiàn)疑點，鎖定問題，運用合同審計結果能有效促進醫(yī)院內(nèi)部控制管理水平。

一、制定審計策略

(一)合同分類。根據(jù)醫(yī)院經(jīng)濟運行特點，將合同分成貨物類、設備器械及維保類、信息軟件及維護類、服務類、基建類，并同時附上全合同生命周期相關材料，如設備采購的計劃、預算金額、預算批復、請購申請、項目論證報告、各項審批手續(xù)、招標投標文件、合同流轉(zhuǎn)會簽、驗收入庫、付款記賬憑證等等。合同分門別類有助于提高審計效率和查找問題的精準性；相關材料的審核有助于發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理環(huán)節(jié)中存在的不足和缺陷。(二)制度收集整理。有目的地收集整理上級部門有關內(nèi)部控制管理方面的文件，及醫(yī)院各業(yè)務部門相關內(nèi)部控制管理制度、規(guī)范和流程，提前深入學習了解。(三)編制控制要素。以《規(guī)范》《上海市事業(yè)單位內(nèi)部控制操作指引》及醫(yī)院各相關部門業(yè)務流程為依據(jù)，按照業(yè)務前期過程、合同簽訂審批、合同條款內(nèi)容、合同執(zhí)行解除等四個環(huán)節(jié)編制業(yè)務流程控制要素，注明關鍵環(huán)節(jié)和風險控制要素，制成表單?？刂埔乇韱蔚膽每墒购贤瑢徲嫻ぷ鞯臈l理性、針對性、目的性和效率性更強。(四)實施審計。根據(jù)控制要素表單實施合同審計，整理審計底稿，與各部門溝通互動、分析總結問題原因及影響因素。(五)審計結果應用。以內(nèi)部控制為出發(fā)點，通過合同審計，找出主要業(yè)務流程中不合理、不規(guī)范、有缺陷、低效率的環(huán)節(jié)，提出整改建議，完善內(nèi)部控制建設。

二、審計發(fā)現(xiàn)的主要問題及風險

(一)合同管理不規(guī)范。各部門合同缺少專人管理，統(tǒng)一歸口部門與職能部門各自以Excel臺賬式管理，無法保證合同數(shù)據(jù)的準確性和全面性；合同歸檔要求不統(tǒng)一，資料不完整，給后期的合同執(zhí)行監(jiān)督、查詢、預警等造成一定影響；歸口管理部門未能做到對醫(yī)院所有合同歸檔管理，監(jiān)管存在缺漏；有些部門缺乏合同管理意識，在未簽訂合同的狀態(tài)下，同對方單位發(fā)生業(yè)務往來，導致出現(xiàn)倒簽合同現(xiàn)象。(二)合同審核效率偏低。醫(yī)院內(nèi)部合同審核和審批牽涉的部門比較多，通過布設完整的合同審核與審批流程可以有效加強合同管理質(zhì)量，提升醫(yī)院整體效益，確保醫(yī)院經(jīng)營的合理性。但因為是手工操作，合同審核相關部門所需信息無法及時共享，導致審核時間長、效率低，有時出現(xiàn)拖沓、合同遺失、出錯、超出期限等現(xiàn)象，嚴重影響了醫(yī)院業(yè)務部門的有效運行。(三)采購管理不規(guī)范。部分采購項目在采購過程中未能遵循內(nèi)部控制流程，技術論證及市場調(diào)查不充分，有的流于形式；招標、投標等相關采購資料不完備；個別采購項目未按采購程序篩選供應商，長期簽訂合作合同；未全部按采購計劃進行，臨時性采購項目較多；采購驗收崗位有的未做到相互分離；有的貨物在合同簽訂前開始使用，出現(xiàn)補簽合同的現(xiàn)象。由于當時醫(yī)院尚未設立專業(yè)的物資采購部門進行物資的采購的協(xié)調(diào)、計數(shù)、招標、協(xié)商、購買等具體操作，造成了醫(yī)院物資采購缺乏固定程式、隨意性較大的現(xiàn)實問題[2]。(四)付款未按合同約定執(zhí)行。有些項目貨款支付與合同約定的付款方式不一致，如信息軟件購置項目，合同約定根據(jù)簽約后首付、軟件安裝后、試運行三個月后及驗收合格后等不同進度分期分比例支付，而實際出現(xiàn)一次性支付的情況。由于付款申請部門的內(nèi)部控制意識不強、憑經(jīng)驗管理操作隨意性大、支付部門的信息不對稱等因素，易造成貨款流失、合同乙方執(zhí)行約束力下降的隱患。(五)無醫(yī)院自己的合同范本。醫(yī)院每年會有許多對外經(jīng)濟業(yè)務往來，牽涉諸多業(yè)務部門，所簽訂的合同不下百份，這些合同可劃分為貨物類、設備器械及維保類、信息軟件及維護類、服務類、基建類等多種類型。從醫(yī)院以往簽訂的合同來看，一般使用對方提供的合同文本，格式多樣。合同文本中雙方的權責義務不夠明確，可能導致醫(yī)院利益受到損害[3]。

三、加強內(nèi)部控制管理的措施和成效

(一)加強內(nèi)部控制意識，提高全院對內(nèi)部控制的認識。首先醫(yī)院加強對內(nèi)部控制制度的宣傳和培訓，通過邀請具有內(nèi)部控制管理專業(yè)知識的專家來院開展培訓，要求全院工作人員參加學習，特別要求醫(yī)院領導和中層管理干部全覆蓋參加。制定《醫(yī)院內(nèi)部控制建設工作制度》及《醫(yī)院年度內(nèi)部控制建設工作實施方案》，將內(nèi)部控制建設工作制度化、常態(tài)化，通過宣傳和培訓，以及院領導對內(nèi)部控制建設的高度重視，使內(nèi)部控制制度真正落實到每位員工，使他們掌握和學會如何應用和執(zhí)行內(nèi)部控制制度。(二)完善內(nèi)部控制制度。加強內(nèi)部控制，首先要根據(jù)醫(yī)院實際，有針對性的完善內(nèi)部控制制度，這樣才能讓內(nèi)部控制活動有據(jù)可依。任何公立醫(yī)院都應該有自己的完善的經(jīng)濟合同管理制度，包括具體的對工作人員的工作和責任的分配，對于工作崗位的設立[4]。針對合同審計中發(fā)現(xiàn)的問題，重新修訂《醫(yī)院合同管理制度》，加強合同管理過程中不相容崗位分離和關鍵崗位輪崗，對合同簽訂、履行、登記、歸檔等作了詳細規(guī)定，明確了醫(yī)院辦公室為合同歸口管理部門，合同執(zhí)行部門對合同起草、簽訂及技術條款把關、履行等負主要責任，財務部門從資金相關條款和收付款方面對合同簽訂、履行進行監(jiān)管，監(jiān)察審計部門從內(nèi)控角度進行監(jiān)督；修訂《醫(yī)院年度綜合目標考核標準》，增加對各部門合同管理質(zhì)量一項內(nèi)容的考核，并與部門及有關負責人的績效考核相掛鉤，促進合同管理水平的提高。(三)設置專門的物資采購部門。醫(yī)院對內(nèi)設機構進行了調(diào)整，設置了物資采購供應辦公室，專門負責醫(yī)院各類物資的采購和供應業(yè)務。制定《醫(yī)院采購管理辦法》明確采購供應部門的職責和權限、責任和義務。并通過對采購人員進行系統(tǒng)的培訓，幫助其樹立正確的采購管理理念和形成科學的思維方法。在醫(yī)院內(nèi)部形成完善的采購管理部門有助于貫徹物資采購理念，完善物資采購招標體系，將物資采購工作向著標準化、規(guī)程化方向發(fā)展[2]。(四)實現(xiàn)合同管理內(nèi)部控制信息化。在醫(yī)院HRP平臺中嵌入合同管理內(nèi)部控制系統(tǒng)，將合同管理內(nèi)控制度和業(yè)務流程固化到信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全，確保交易處理的完整性和準確性、授權性和有效性，以期實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風險管控[5]。醫(yī)院的合同類別較多，金額較大。目前，醫(yī)院的合同管理主要還是以手工管理為主，信息化程度低，使得合同管理存在信息不集中、實時性不強、監(jiān)管制度執(zhí)行效率不高、各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長容易出錯等問題，這樣的機制已無法適應時代的發(fā)展。近年來，信息技術如何影響合同管理已成為大家關注的方向。合同信息化管理可編制業(yè)務控制程序，建立合同模板，錄入關鍵信息等，實現(xiàn)合同全過程、全方位的信息登記管理[6]。合同內(nèi)部控制信息化管理，有效提升了醫(yī)院合同管理的質(zhì)量和效率，同時倒逼了相關業(yè)務部門在內(nèi)部控制管理中規(guī)范性和風險管控意識的提高。(五)制定醫(yī)院自己的合同范本。醫(yī)院各職能部門根據(jù)自身業(yè)務特點，整理參考近三年簽訂的合同，進行類型劃分，經(jīng)與財務、審計、法務顧問等共同討論，根據(jù)國家相關法律法規(guī)，將醫(yī)院涉及的主要業(yè)務訂立合同范本。標準化合同條款管理，建立合同樣本庫，不僅可以最大程度維護醫(yī)院合法權益，也可以提高工作效率[3]。目前大部分醫(yī)院都是依據(jù)過往所簽訂的合同，添加律師修改意見和部門意見編制合同模板的，此中合同模板能夠有效保證醫(yī)院經(jīng)濟效益。另外在很大程度上考慮了內(nèi)在風險并據(jù)此約定，確保醫(yī)院經(jīng)濟活動能夠有序開展，以免業(yè)務部門在簽訂類型相似的合同時，存在含糊不清的條例，導致醫(yī)院支出加大，影響醫(yī)院整體效益[7]。(六)強化內(nèi)部審計。醫(yī)院領導賦予內(nèi)部審計部門以獨立行使內(nèi)部監(jiān)督和評價內(nèi)部控制建設的權利，同時配備專業(yè)的、經(jīng)驗豐富的工作人員。醫(yī)院審計部門對經(jīng)濟合同的審計工作，直接決定了經(jīng)濟合同的后續(xù)執(zhí)行過程以及最終成果。醫(yī)院在合同管理制度中明確了合同的審批須經(jīng)過使用部門、業(yè)務管理部門、財務、審計、法務、分管領導及最終的院長辦公會、黨委會審批這樣的完整流程；明確了審計的主要程序和管理辦法等。醫(yī)院審計部門應當提前審計經(jīng)濟合同，審核其合法性、可操作性，是否符合醫(yī)院現(xiàn)有條件[4]。重視經(jīng)濟合同的事前審計，對提高醫(yī)院整體管理水平、防患于未然是大有裨益的[8]。

四、小結

醫(yī)院應建立并不斷健全內(nèi)部控制體系，使之有效運行。內(nèi)部審計應對內(nèi)部控制的建設和運行的有效性進行審查和評價，以促進醫(yī)院改進內(nèi)部控制及風險管理。經(jīng)濟合同管理作為醫(yī)院管理工作的重要部分，其內(nèi)部控制的有效性對醫(yī)院整體內(nèi)部控制的水平產(chǎn)生重要影響。以內(nèi)部控制規(guī)范為出發(fā)點，以合同審計為抓手，能夠較好地對醫(yī)院主要業(yè)務層面的內(nèi)部控制管理進行監(jiān)督和評價，提出有效改進措施，促進醫(yī)院內(nèi)控管理水平有效提升。

參考文獻：

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[5]傅玉，王友俊、孫飛.基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設[J].經(jīng)濟研究導刊，2018(2)：181.

[6]陳宏志，傅玉，王友俊、孫飛.基于HRP系統(tǒng)的醫(yī)院經(jīng)濟合同履行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制探討[J].財務與審計，2019，36(1)：70.

[7]孫懷安，完善醫(yī)院合同管理提高財務管理精細化水平實施探討[J].中國經(jīng)貿(mào)，2018(15)：106.

[8]丁先哲.淺談經(jīng)濟合同事前審計——以復旦大學附屬兒科醫(yī)院為例[J].財會學習，2017(2)：221.

作者:高雪萍 王建紅 單位:上海市浦東新區(qū)光明中醫(yī)醫(yī)院