深化改革加強檔案管理

時間:2022-04-08 11:28:25

導語:深化改革加強檔案管理一文來源于網友上傳,不代表本站觀點,若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師,歡迎參考。

深化改革加強檔案管理

當前,農發(fā)行處于深化內部經營管理體制機制改革的關鍵時期,檔案管理作為后臺服務、保障工作的一部分,對確保體制機制改革開展、核心業(yè)務延續(xù)具有重大意義。新形勢下加強檔案管理工作,要結合國家檔案局印發(fā)的《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》(以下簡稱《意見》),從提高對檔案工作的認識、完善檔案工作機制、做好經營管理體制機制改革中的檔案管理等方面,查找工作漏洞,補齊工作短板,夯實檔案工作基礎。

一、進一步提高對檔案工作的認識

(一)充分認識檔案工作的重要性。檔案工作是一項事關黨和國家各項事業(yè)發(fā)展的基礎性、支撐性工作,是企業(yè)管理的基礎。就檔案工作的重要性曾指出:“之所以說檔案工作是一項非常重要的工作,主要是因為檔案工作是一項基礎性工作,經驗得以總結,規(guī)律得以認識,歷史得以延續(xù),各項事業(yè)的發(fā)展,都離不開檔案。”國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)各項活動的記錄,不僅具有重要的信息價值,而且具有極高的證據(jù)價值。因此要增強政治意識和大局觀念,從維護國家安全的高度扎實做好檔案工作。(二)充分認識檔案工作對農發(fā)行改革發(fā)展的重要性。農發(fā)行作為農業(yè)政策性銀行,日常工作產生的檔案,尤其是業(yè)務檔案,是農發(fā)行生產、經營、管理等各項活動的原始記錄,是農發(fā)行資產的載體和證據(jù),是開展各項業(yè)務不可缺少的依據(jù)。首先,檔案為各項規(guī)章制度的制定提供了參考依據(jù);其次,檔案詳細真實地記錄各項業(yè)務往來,為農發(fā)行的整體運營提供了管理數(shù)據(jù),對目前及今后將要開展的各項業(yè)務起到了促進作用;第三,檔案是最真實的反映者,能在法律上保護農發(fā)行及其員工的正當權益,明確責任,減少糾紛;第四,檔案與企業(yè)文化息息相關,是企業(yè)精神文化與價值觀的直觀體現(xiàn),在企業(yè)文化中具有無可比擬的向心力;第五,檔案是一種教育資源,尤其是其中記錄的真實案例,員工進行培訓時可以用作教材和參考資料,相較其他資料更具說服力。

二、進一步完善檔案工作機制

(一)加強對檔案工作的統(tǒng)一領導。《中華人民共和國檔案法》中明確規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則”,這是我國檔案工作的組織原則與基本管理體制。近年來農發(fā)行檔案工作形成了“三納入,兩定期”的工作格局,即由分管辦公室工作的行領導分管檔案工作,將檔案工作開展情況納入辦公室年度工作計劃和統(tǒng)一發(fā)展規(guī)劃,將檔案工作完成情況納入辦公室部門職責,同時將檔案工作管理納入員工年度工作考核;分管檔案工作的辦公室領導定期聽取檔案工作匯報,定期對檔案工作計劃提出意見建議,并對檔案工作開展情況進行監(jiān)督檢查,及時研究并協(xié)調解決檔案工作中的重大問題和困難,為檔案工作的順利開展提供人力、物力、財力各方面的保障,確保檔案工作與全行發(fā)展相協(xié)調。在持續(xù)加強總行機關檔案統(tǒng)一管理的基礎上,要積極開展總行機關與各省級分行檔案工作的互動聯(lián)系,以年度檔案工作考評為契機,探索建立檔案工作領導小組工作機制、優(yōu)秀檔案工作員“人才儲備庫”等,以點帶面,帶動全系統(tǒng)檔案管理工作全面、協(xié)調發(fā)展。(二)提高檔案干部隊伍的履職能力。根據(jù)《檔案法》規(guī)定,檔案工作具有檔案保管利用和檔案業(yè)務監(jiān)督指導兩種職能,應按照“以崗定人”的原則配備相應工作人員。根據(jù)檔案資源數(shù)量配備工作人員,《意見》要求可參照《地方各級檔案館人員編制標準(試行)》的規(guī)定:“以館藏檔案一萬卷確定編制基數(shù),地、縣(區(qū))及縣級市檔案館5人,不少于3人;地區(qū)級市檔案館7人;省、自治區(qū)、直轄市及其他大城市檔案館10人。”同時要根據(jù)本層級機構數(shù)量、下屬單位數(shù)量、項目數(shù)量等配備檔案業(yè)務監(jiān)督指導人員。目前總行機關檔案管理處有專職檔案人員4人,其中2人是檔案專業(yè)人員;省級分行全部為兼職檔案員,基本沒有檔案專業(yè)人員。為提高檔案工作人員專業(yè)素質,推動農發(fā)行檔案工作持續(xù)向上發(fā)展,建議拓寬教育培訓渠道,鼓勵檔案工作人員參加本單位或上級機關組織的專業(yè)檔案培訓班、遠程教育、學術會議、論壇講座、業(yè)務實踐活動等,完善知識結構、增強創(chuàng)新能力、提高專業(yè)水平。各級行要積極為檔案工作人員參加教育培訓提供便利條件,可以聯(lián)合或委托有條件的高等院校、科研院所、培訓機構等開展檔案繼續(xù)教育活動。要記錄檔案工作人員參加繼續(xù)教育的形式、內容、時間和考試考核結果等情況,探索建立與崗位晉升相銜接的激勵機制,將繼續(xù)教育情況納入檔案工作人員考核評價體系,同時要保障檔案工作人員在參加繼續(xù)教育時期的工資、福利等待遇。(三)健全系統(tǒng)條線檔案工作的監(jiān)督指導機制。一是規(guī)范檔案考評工作。建立檔案工作“雙隨機一公開”檢查制度,考評小組成員由總行機關和省級分行檔案工作人員隨機抽取組成,考評對象除各省級分行申報之外,再由檔案管理處隨機抽取1-2個機構;及時公開檔案考評發(fā)現(xiàn)的問題和考評結果、規(guī)范考評指標體系。二是修訂檔案工作相關制度辦法。根據(jù)工作實際及時修訂總行機關檔案借閱管理制度、文書檔案整理辦法、業(yè)務檔案管理辦法、圖像、聲像、實物檔案管理辦法及全宗卷整理辦法等制度辦法,規(guī)范檔案工作實際操作,為檔案工作提供切實可靠的工作依據(jù)。三是加強報備制度。根據(jù)《機關檔案管理規(guī)定》要求,建立年度工作報告制度。各省級分行匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告,于年底前報送總行,解決檔案工作中業(yè)務指導周期長、覆蓋面不足等問題。四是建立優(yōu)秀檔案工作人員“人才儲備庫”。在加強各級行兼職檔案管理人員管理的同時,遴選職業(yè)道德良好、工作經驗豐富、理論水平較高的優(yōu)秀檔案工作人員加入“人才儲備庫”,充實總行機關開展制度制定、監(jiān)督檢查等工作力量。(四)創(chuàng)新檔案工作的管理和利用機制。積極創(chuàng)新文件資料收集和保管機制,進一步提高檔案資源集中管理能力,加強檔案管理制度和標準規(guī)范建設,提高檔案收集、整理、歸檔等工作的規(guī)范化水平。創(chuàng)新檔案管理方法,加快實現(xiàn)對電子文件歸檔的監(jiān)督指導,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和集約化。要利用現(xiàn)代信息技術,逐步實現(xiàn)檔案信息全國大集中,提升檔案服務體驗,提高管理水平,建立以“利用為導向”的檔案集約化管理體系。一是依靠現(xiàn)有技術手段提高檔案信息在線利用的便捷性,分步減少紙質文件資料歸檔管理的數(shù)量,實現(xiàn)電子檔案“單軌制”管理。二是取消縣級支行檔案管理職責,重新梳理二級分行檔案管理操作流程,縮減檔案管理層級,實現(xiàn)檔案實體區(qū)域集中管理模式。三是在全系統(tǒng)全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網絡化、庫房管理現(xiàn)代化;創(chuàng)新服務機制,簡化檔案利用審批手續(xù),充分利用信息化手段,試點建設檔案專題數(shù)據(jù)庫和檔案開放平臺,推行檔案利用“一站式”服務;創(chuàng)新檔案信息化管理模塊,加快與農發(fā)行綜合辦公平臺及核心業(yè)務系統(tǒng)融合,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全國大集中管理。

三、幾點建議

(一)加強經營管理體制機制改革中檔案處置工作的統(tǒng)一領導。檔案管理工作部門根據(jù)工作職責對檔案處置工作負總責,對開展體制機制改革的部門加強監(jiān)督和指導,確保在改革期間檔案工作不間斷、不混亂。發(fā)生業(yè)務變動的部門是檔案處置工作的責任主體,要根據(jù)檔案內容劃分工作職責,將檔案處置工作納入管理體制機制改革的工作流程,與管理體制機制改革同步推進。在經營管理體制機制改革過程中形成的文件資料,相關部門應指定專人按歸檔范圍進行收集、整理,并在有關工作結束后1個月內完成歸檔。涉及崗位變動的工作人員,應在將本崗位尚未歸檔的文件資料進行清理、登記、整理并移交檔案管理處后,方可離開現(xiàn)任崗位。在管理體制機制改革過程中,任何部門和個人不得私自留存、帶走、轉移或銷毀檔案。尚未歸檔的文件資料由文件資料形成部門整理并辦理歸檔,要嚴格履行檔案交接手續(xù),做到登記清晰,簽署完備,交接規(guī)范。經鑒定確無保存價值的檔案應按規(guī)定組織銷毀。(二)做好檔案安全保密工作。檔案安全保密是檔案工作的底線。在深化經營管理體制機制改革進程中,要更加重視檔案安全保密工作,堅持安全第一、預防為主,要切實落實檔案安全保密工作責任制,健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系;要充分運用現(xiàn)代科技手段,不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力,確保檔案的絕對安全。一是做好基礎工作,既要做好實體檔案保存又要保護好信息安全,將電子檔案的涉密等級作為檔案借閱范圍、借閱方式的依據(jù),控制使用權限,追蹤電子檔案利用情況。二是恰當處理檔案利用與安全保密的關系。注重“內外有別,區(qū)別對待”,在檔案管理中堅持保障性措施,充分發(fā)揮檔案作用的同時,嚴格防止出現(xiàn)檔案丟失、損毀、失泄密等現(xiàn)象。三是不斷加強檔案工作人員的思想政治教育。加強檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng),提高綜合業(yè)務素質,通過學習政治理論提高其思想認識,打造一支政治作風優(yōu)良、職業(yè)素養(yǎng)良好的檔案工作人才隊伍。

作者:王明珠 單位:農發(fā)行總行辦公室