醫院現代化檔案管理論文

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一、醫院檔案管理的概述

財務檔案主要包括會計賬簿、會計憑證、個人報表、工資和津貼以及獎金的核算等資料，同時也還有一些政策上面的文件以及相關的法規文件等，這些檔案不僅反映了會計工作的過程，也能夠醫院的財務管理提供最真實有效的依據。聲像檔案是醫院在社會以及醫療過程中通過錄制手段獲得的具有保存價值的照片、錄音帶、光盤等資料，是醫院真實面貌的有效記錄載體，是醫院檔案管理中一個重要的組成的部分。

二、醫院現代化檔案管理的意義

所謂檔案的現代化管理主要是指在國家信息化的進程中進行統籌規劃的情況下，根據信息的安全共享、高效流動以及優質服務為原則下，使用現代化的信息技術手段——包括信息技術與計算機網絡，對醫院的檔案進行數字化的管理和網絡監控，從而能夠有效的實現醫院檔案資源的高效利用、現代化管理以及授權共享。具體來說，醫院現代化的檔案管理有如下的意義：首先，醫院現代化的檔案信息管理能夠改變傳統的歸檔方式，由于采用了計算機的科技手段，所以比較節約成本，實現檔案資源的永久的儲存以及保護。使用信息技術可以對檔案的原件在電子掃描以及數字轉化的作用，最后是通過電子文檔的方式進行存儲的，同時再采用數字化手段根據文檔的形式、內容以及所屬的關系進行分類，有助于后期使用過程中的檢索，改變了手工傳統歸檔的方式，節省了時間和空間，提供了工作的效率。其次，醫院檔案的現代化管理能夠有效的提升檔案資源其自身的效益以及價值，對其固有的價值進行放大，實現了檔案管理的高效利用以及其應有的價值。由于檔案管理，其采用信息化的手段，所以這改變了傳統的檔案的利用方式，能夠實現檔案使用的安全性以及高效性，所以在這一點上來說是真正的體現了檔案資源的自身價值。所以，與傳統檔案管理相比，他少了很多在存儲和使用上的限制與約束，放大了檔案的實際價值。再次，醫院檔案的現代化管理，有助于改變檔案利用方式，不受時間和空間限制。在傳統的檔案管理中，檔案管理通常會受到諸多因素的限制，從而導致其在使用過程中手續比較繁瑣，效率低下。通過采用信息化的技術，使用計算機進行檢索，不僅效率提高，而且準確性更好，能夠最大限度的獲得檔案的資源，實現檔案的安全共享。最后，醫院檔案的現代化的管理可以說從根本上改變了檔案管理的模式，不僅提高了管理的質量，也大大的提高了管理的效益，實現了檔案管理的信息化。以往傳統的檔案文件主要是紙質的，由于紙質本身的特性，所以在存放以及管理中會涉及到很多的問題，比如防潮、比如堆放等問題，而且隨著檔案的增多要擴大存放的建筑，并且做好防火防蟲以及防腐的工作，從而避免檔案的損壞，這極大的導致了檔案管理的費用增加。通過現代的檔案管理，采用數字化的手段進行管理，能有節省空間，優化資源的配置，降低管理和維護費用。

三、醫院檔案管理中存在的問題及其原因

醫院檔案管理在醫院的正常運行中起著重要的作用，但是由于受到傳統觀念以及經濟方面的影響，所以一些醫院在實際的工作中還是存在著一些問題的。

（一）醫院對于檔案管理的重視明顯不夠

通常來講，醫院其主要的工作與任務是進行醫療救治行為，其管理的重點應該是提高醫療的水平，改善醫院的環境，從而為病人提供更加優質的服務。并且加上檔案管理不會給醫院帶來任何的經濟方面的收益，所以醫院在日常的運行以及自身建設等方面都會忽視醫院檔案的管理工作，認為該項工作不僅不能帶來經濟效益，還會增加醫院的開支消耗。在這種思想的指導下于是出現了很多的醫院對于檔案管理重視程度明顯不夠，認識不到檔案管理在醫院管理中所發揮的作用的必要性，造成對于檔案資料收集不夠，保存不好，資料存放沒有連續性和系統性。

（二）檔案的管理制度不夠健全，檔案收集效率有待提高

在醫院的管理中，都會制定相應的適用于本院的、健全的醫院醫療、后勤管理以及行政管理方面的制度，但是具體涉及到檔案管理的制度方面，卻是不夠健全。并且，由于沒有將檔案人員的納入到員工考核的指標體系內，所以就會造成這些人員在檔案的收集過程中不夠用心，效率很低，最終會導致醫院在檔案這一部分很不齊全，這會導致后續的很多問題的發生。

（三）檔案利用的意識較為薄弱

雖然做好檔案管理的工作對于醫院其他工作的開展有重要的作用，并且有效的利用這些資源也可以為醫院帶來一定的經濟收益和社會效益。但是，因為檔案工作的效益不是直接的，而是間接的體現出來，所以醫院在檔案管理方面一直存在輕視的現象。醫院的領導以及相關工作人員對檔案管理的社會效益以及經濟效益意識薄弱，導致檔案信息的利用效果大打折扣。

（四）醫院對檔案現代化管理的投入不足

由于醫院對于檔案管理的信息化認識不夠，尤其是院領導的重視程度不夠，所以醫院在檔案管理現代化建設方面還是存在著投入不足的問題，從而使得檔案管理的硬件條件跟不上，整體的基礎設施較為落后。檔案管理的現代化建設需要配備計算機、移動硬盤以及專業掃描儀和專用機房等，而很多的業務部門的工作人員都是兼職到檔案管理這一塊的，存在著計算機混用的問題，再加上沒有大容量的服務器，所以直接的影響到了醫院檔案管理的現代化建設。

四、做好醫院現代化檔案管理的創新思考

（一）轉變觀念，增強管理意識

要做好醫院現代化的檔案管理工作，就要醫院上上下下必須對其觀念進行調整和轉變，增強他們的管理意識，尤其是領導的管理意識，要充分的認識到檔案管理工作對于醫院事業發展的意義，將檔案管理真正的納入到議事的日程中來，明確職責，采取措施，制定相應的考核辦法、考核目標以及規劃，并且在經費、設施以及人員方面相應的加大投入的力度，從而保證檔案的管理工作能夠順利進行，也保證醫院的業務更好發展。

（二）建立并健全現代化的檔案管理制度

要建立并健全醫院現代化的檔案管理制度，這是保證醫院檔案管理能夠有序、規范進行的重要保證。所以，醫院應該根據自身的醫院實際，按照《醫藥衛生檔案管理辦法》《檔案法》的相關要求，制定出科學、完整、可行的制度，并且在制度的執行過程中要嚴格，落實各項任務，明確各個職責以及相關的獎懲措施。同時，要在醫院的考核和表彰中，將檔案管理人員也納入進來。

（三）提高人員素質，高效利用檔案資源

通過制定培養的計劃，采用進修、教育以及培訓來提升檔案管理工作人員的知識水平以及業務的素質，組織相關的人員學習管理的各方面知識，不斷優化人員的結構，為管理人員提高學歷提供支撐，也要注意隊伍的梯隊建設，不僅做好指導也要做好傳幫帶的工作。檔案管理的目的就是要利用檔案的資源，來為醫院發展助力。所以檔案的管理人員應該要認識到檔案的價值，充分的發揮檔案的作用，通過不同的手段多渠道的開發并且要掌握檔案的信息，深入到一線進行調研，充分的了解教學和科研對于檔案工作的要求，及時的為需要的人員提供優質的服務，特別是在檔案的管理中要科學的分類，做到統一管理、集中存放以及統一考核，利用檔案為醫院的發展創造社會效益和經濟效益。

（四）加大投入，切實夯實現代化檔案管理的基礎

首先，要提高檔案管理的現代化水平，就必須要加大建設的投入，改善條件，解決好檔案管理過程中信息化硬件建設以及基礎設施建設的問題。具體來講，就是要加大資金的投入力度，要將現代化檔案管理的資金投入放在一個重要的位置，放入醫院規劃以及財政支出里，采取計劃投入的辦法，籌措建設的資金，有效的解決檔案現代化建設條件不好、投入少的難題。其次是要加速建設醫院檔案管理的信息化平臺建設，加強各個部門之間的網絡化的連接以及管理工作，實現醫院檔案的資源共享以及充分的利用，提高檔案資源利用的效率，讓檔案在醫院的日常運作以及長遠發展中發揮出應有的作用和意義。

作者:羅彬彬單位:廣西梧州市紅十字會醫院