黃河防洪工程檔案監(jiān)管重要性

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水利工程建設(shè)資料檔案是以工程項(xiàng)目為單位，包括從項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘測設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理(移民、環(huán)保、水土保持)、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)及管理過程中形成并應(yīng)歸檔的文字、表格、圖紙、聲像、實(shí)物、電子等各種載體文件材料的總和。其中，黃河防洪工程檔案是水利工程建設(shè)資料檔案中的一類，它是在防洪工程建設(shè)管理過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始記錄，它歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)與管理的全過程。隨著黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)的實(shí)施．“三項(xiàng)制度”改革的不斷深化，黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理如何適應(yīng)新的工程建設(shè)管理體制的發(fā)展變化，保證工程建設(shè)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，成為我們當(dāng)前所要解決的問題。

1做好黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要意義

黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成的具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，構(gòu)成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內(nèi)容。每項(xiàng)防洪工程檔案，不僅在靜態(tài)上反映該項(xiàng)工程面貌，而且從動(dòng)態(tài)上反映著工程的變化與發(fā)展，始終同它反映的工程對象的實(shí)際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設(shè)管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發(fā)揮著技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。黃河防洪工程具有項(xiàng)目多、投資大，且建設(shè)時(shí)間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點(diǎn)．防洪工程檔案不僅在建設(shè)過程的日常管理和工程質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收工作中具有重要作用，而且也是落實(shí)工程質(zhì)量終身責(zé)任制以及對已交付使用工程的管理、維護(hù)、簽訂的記錄憑證。借助工程建設(shè)檔案，能夠更好地了解和認(rèn)識過去，把握和服務(wù)現(xiàn)在。預(yù)見和指導(dǎo)未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實(shí)體建設(shè)的同時(shí)，都高度重視工程建設(shè)檔案管理工作。

2當(dāng)前黃河舫洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

2．1黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體發(fā)生變化

1998年以后，黃河防洪工程建設(shè)管理模式由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉(zhuǎn)變到以“三項(xiàng)制度”為主體的新的管理體制，使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體發(fā)生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發(fā)了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會(huì)也下發(fā)了《黃河河務(wù)科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理，工程項(xiàng)目竣工時(shí)的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。

2．2確保黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、正確性帶來難度

檔案資料的真實(shí)性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質(zhì)量的技術(shù)靈魂。黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的整理應(yīng)該實(shí)事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監(jiān)理單位的參與，有些工程資料為了“應(yīng)付上級檢查、聯(lián)查”而脫離實(shí)際，導(dǎo)致了檔案資料的真實(shí)性、正確性降低。工程檔案資料必須真實(shí)，只有這樣才能準(zhǔn)確地處理工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些問題，才能保證工程建設(shè)的順利實(shí)施，也只有這樣，才能正確的指導(dǎo)工程建設(shè)后的運(yùn)行和管理工作，確保工程效益的真正實(shí)現(xiàn)。

2．3黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

(1)合同條款對檔案管理的要求不明確

由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規(guī)定，造成業(yè)主在工程建設(shè)過程中對設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設(shè)計(jì)、監(jiān)理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，某些監(jiān)理、施工企業(yè)對工程建設(shè)檔案的管理不象對工程進(jìn)度、施工質(zhì)量的要求那樣嚴(yán)格，不注意平時(shí)工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時(shí)，才被迫組織人員進(jìn)行“突擊”，由于不注意平時(shí)工程資料的收集、整理，結(jié)果一些該歸檔的原始依據(jù)因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設(shè)施工，忽視工程建設(shè)原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質(zhì)量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。

(2)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交不夠及時(shí)

近幾年，黃河防洪工程建設(shè)戰(zhàn)線長、項(xiàng)目多，增加了工程建設(shè)過程中檔案管理的難度。據(jù)濱州河務(wù)局統(tǒng)計(jì)自2005~2010年防洪工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的就有25個(gè)，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監(jiān)理單位工程資料的整理、歸檔不及時(shí)，加之工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收滯后等原因，造成施工、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中形成的工程檔案向建設(shè)單位移交不及時(shí)，工程建設(shè)檔案資料損壞、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時(shí)建設(shè)單位接受工程建設(shè)檔案后也存在分類歸檔保管不及時(shí)，沒有將應(yīng)由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時(shí)進(jìn)行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務(wù)效能。

(3)施工企業(yè)檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低

像堤防幫寬、機(jī)淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設(shè)中的大型施工項(xiàng)目，跨年度施工，施工工期長，其建設(shè)過程中形成的檔案資料項(xiàng)目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設(shè)檔案的管理應(yīng)配備具有一定實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)水平的專職檔案人員。但在工程建設(shè)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規(guī)范、不健全等原因，造成實(shí)際工作中的監(jiān)理、施工企業(yè)對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設(shè)過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員技術(shù)水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結(jié)果使工程建設(shè)過程中形成的檔案資料質(zhì)量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。

3強(qiáng)化黃河防洪工程建設(shè)檔案管理的措旌

3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識

工程資料檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認(rèn)識，使之嚴(yán)格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規(guī)定，采取行之有效的管理措施，及時(shí)收集整理工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，確保工程資料系統(tǒng)、全面、完整、真實(shí)可信。并在工程竣工后，及時(shí)整理、立卷、移交檔案管理部門。

3．2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)．增強(qiáng)全員檔案意識

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及工程的各個(gè)方面遍布工程設(shè)計(jì)、管理、施工、監(jiān)理等各部門，工程檔案整理是一項(xiàng)貫穿整個(gè)項(xiàng)目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強(qiáng)全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項(xiàng)目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時(shí)歸檔。

3．3建立符合黃河防洪工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度

目前黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目的管理運(yùn)行完全按照合同進(jìn)行，合同中關(guān)于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，在工程建設(shè)檔案管理中能制約監(jiān)理、施工企業(yè)的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標(biāo)投標(biāo)工程建設(shè)中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進(jìn)招標(biāo)文件，在工程合同中明確業(yè)主和施工企業(yè)在工程檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)，建立起符合黃河防洪工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度，彌補(bǔ)目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質(zhì)量，這是當(dāng)前黃河防洪工程建設(shè)的客觀需要。

3．4加強(qiáng)工程建設(shè)過程中對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)

針對目前黃河防洪工程建設(shè)中歸檔管理水平不高的現(xiàn)狀，建設(shè)單位加強(qiáng)對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)非常必要。通過建設(shè)單位有目的的檢查、指導(dǎo)，可以引起監(jiān)理、施工企業(yè)對檔案管理工作的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，予以加強(qiáng)和糾正，預(yù)防檔案管理不規(guī)范等行為的發(fā)生。同時(shí)建設(shè)單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標(biāo)題的編寫、裝訂要求對施工企業(yè)提出要求和指導(dǎo)，使他們知道在工程建設(shè)中應(yīng)形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據(jù)工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責(zé)到位。

3．5把好工程檔案的初步驗(yàn)收關(guān)

由工程部門會(huì)同檔案管理部門對監(jiān)理、施工企業(yè)初立卷的竣工檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，檢查工程檔案有無缺、漏項(xiàng)，是否齊全完整，簽署手續(xù)是否完備，把好技術(shù)審核關(guān)，保證竣工檔案形成的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性，為工程的竣工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

3．6保證工程竣工驗(yàn)收與工程竣工檔案交接的同步

竣工驗(yàn)收時(shí)，要全面檢查工程竣工檔案文件材料是否達(dá)到歸檔要求，是否符合竣工交付條件。對工程檔案不規(guī)范、達(dá)不到歸檔要求的工程項(xiàng)目，工程檔案不能交接，竣工驗(yàn)收不能通過，必須限期改正。把好工程檔案竣工驗(yàn)收交付關(guān)，做到工程竣工驗(yàn)收與工程竣工檔案交接的同步，對促進(jìn)工程建設(shè)檔案資料的及時(shí)歸檔是十分重要的。