數字檔案館理性思考論文

導語：數字檔案館理性思考論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要題】數字信息化

【正文】

隨著信息技術的迅速發展，信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快，數字檔案館的建設與研究成為檔案界關注的熱點。但是，研究的重點大都集中在介紹數字檔案館的概念、特征、功能和技術層面的問題上，對數字檔案館非技術方面的問題及其背后深層次的問題研究不夠。而對這些問題如果不給以足夠的重視與研究，將會嚴重影響對數字檔案館的認識，及其建設與運行。我們應當對這些問題給以冷靜的理性思考。

1數字檔案館：能不能提高利用率

檔案館作為永久保存國家檔案的基地，它一直把自身建成提供檔案信息為社會服務的信息中心，實現檔案信息全社會共享，提高檔案利用率作為夢寐以求的目標。但是，在以往的條件下，這個目標是很難實現的。數字檔案館的出現為其實現上述目標提供了途徑。數字檔案館“是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理、查詢和支布集成在一起，使這些信息得以在網絡上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。[1]真正體現“信息數字化，傳輸網絡化，館藏超時空化，服務有線化，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，”[2]實現檔案信息的共享。數字檔案館為實現檔案信息的共享鋪平了道路，使檔案信息共享成為可能。然而，數字檔案館的建成并實現檔案信息的共享，并不等于就能提高檔案利用率。檔案館作為信息部門的“弱勢群體”，在建立了數字檔案館后，并不一定就能解決傳統檔案館面臨的檔案利用困境問題。回顧歷史，我們可以看到建國以來所謂的檔案利用高潮僅僅出現過兩次，一次是改革開放初期撥亂反正中利用檔案平反了大批冤假錯案；另一次是上世紀80年代全國范圍內的編史修志促成的利用高潮。這兩次利用高潮可以說是在特定歷史條件下，為特定的目的而形成的特殊現象。因而，這種檔案利用高潮會隨著目標的實現而退潮。事實也證明，隨著時間的推移，大規模的編史修志工作的基本完成，檔案利用工作再次走入低谷。盡管，檔案部門想盡各種辦法，豐富館藏、改善館藏結構、建立開放檔案目錄中心、開展創新服務機制等等，但是，檔案館門前依舊是“門可羅雀”，檔案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫無起色。“我國國家檔案館利用程度不高是不爭的事實，接待查閱檔案者日均二三人次的省級檔案館，日均不足一次的區、縣檔案館決非個別現象”。[3]傳統檔案館所面臨的檔案利用率低下的困境依然會擺在數字檔案館面前，這個問題并不會因數字檔案館的建立而馬上解決立刻消失，數字檔案館對此恐怕也無良策。因為數字檔案館雖然可以實現檔案信息的全社會共享，但是，檔案信息的共享還需要建立在對這些檔案信息的需求之上。如果沒有對這些檔案信息的需求，檔案信息的共享也就沒有了意義。檔案信息的共享，說到底實際上是建立在對異地檔案信息的需求之上的。我們清楚一般的檔案館保存的檔案大部分是有關本地區的社會記錄，尤其是市（地）級以下的檔案館都是以本地區的利用者為主。試想一下，連本地區，守著家門的利用者都不去利用的檔案，異地的利用者還能對其有利用需求？或者說，連對本地的檔案都沒有利用需求的利用者，還會對本地區沒有關系的檔案產生利用需求？更何況這些檔案館保存的檔案大部分都是黨政機關的文書檔案，可以說從內容上是大同小異的，而且與異地的利用者沒有多少關系。即使那些所謂利用率高的土地、房產、婚姻、公證等檔案，也只是與當地的利用者有關系，與異地的利用者沒有一點關系。而且利用者在利用這些檔案時，多數是在利用它的憑證作用，但數字檔案在目前是很難起到它的憑證作用的。因而這些檔案根本就不可能吸引異地的檔案利用者利用。從這個意義上講，就是大部分檔案館都建成了數字檔案館，檔案信息的利用問題仍舊不可能解決，數字檔案館同樣會陷入傳統檔案館面臨的尷尬局面中。很顯然，數字檔案館的建設和運行，只是運用新技術解決了檔案的快速檢索與異地查閱，只是更新了檔案利用的手段，它并沒有改變檔案信息的內容和檔案的憑證性基本作用。當然，數字檔案館的建設，對于國家級和部分省級檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來說可能會增加一些利用者，但相對于龐大的大部分市（地）級以下的檔案館來說，增加的這些利用者就顯得微不足道，解決不了根本問題。因此，我們對數字檔案館在提高檔案利用率的作用方面要有清楚的認識，在投資建設數字檔案館時應做出理智慎重的選擇。同時，也應該看到，開發檔案信息資源仍然任重道遠。

2數字檔案館：要不要成本效益觀

在我國檔案工作者的頭腦中成本效益的觀念是相當淡薄的，我國檔案界歷來都不關注檔案管理的投入與產出的問題，很少有人關心檔案整理保管利用的成本效益問題，也很少有人研究檔案價值和檔案整理保管費用之間的關系。不管投入的整理保管檔案的費用是否超過檔案的價值都照常保管，這樣就出現了兩種情況。一種是有許多檔案的保管費用已經超過了其檔案的價值，或者說是完全沒有保存價值了還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費用被白白浪費。另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。有些條件差的檔案館僅僅是保存不丟失而已，根本談不上保護。由于缺乏成本效益觀念，造成了檔案館投入與產出的不協調，這種不協調在傳統檔案館條件下對檔案工作的影響還不算太明顯。這是因為對于傳統檔案館來說，可以投入大量資金改善檔案保管和利用條件，也可以只給幾間房子來保管檔案，雖然保管和利用檔案的條件差別很大，但對利用工作來說相差還不算太大。實質上前者是不計成本在維持檔案工作，而后者是以犧牲檔案的安全永久保存的代價來維持檔案工作。但是，在數字檔案館的條件下這種投入與產出的不協調就顯得特別突出，對檔案工作的影響更是顯而易見的。數字檔案館是高新技術支撐起來的，建設數字檔案館需要巨額資金。但是數字檔案館又不是一次性巨額投入建成后就可以一勞永逸的，它的維護和使用費用并不少于初建的費用；數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。它與傳統檔案館相比：其一，它的成本投入超出了人們的想象不知要高出傳統檔案館多少倍；其二，它不像傳統檔案館給幾間房子就能運行，就是建一個最低標準的數字檔案館的投入也是相當可觀的。在第一個問題里談到數字檔案館并不能提高檔案的利用率，這時的巨額投入與利用率的不高就形成了強烈的反差，成本效益的問題就顯得格外突出。

以往可以不關注投入與產出的問題，不要成本效益的觀念，但是在數字檔案館時代我們不得不關注投入與產出的問題，不得不樹立成本效益的觀念。對于建設數字檔案館來說，說到底還是以政府投入為主，在以往對傳統檔案館的投入畢竟投入的沒有數字檔案館多，所以對政府、對檔案部門來說都可以忽略成本效益的問題，但對數字檔案館的建設來說如此巨大的投入，而且是不斷地投入，政府自然會考慮成本效益的問題。因此，檔案部門一定要樹立成本效益觀念，必須處理好投入與產出的關系，講求最佳效益。因為資金問題是建設數字檔案館的最關鍵問題，而投入與產出的不協調又使得資金問題的解決變得更加困難，這恐怕是擺在數字檔案館建設面前的最不容易解決的難題。這應該引起我們的深思，究竟該如何建設數字檔案館？如何消除或縮小數字檔案館的這種投入與產出不協調的強烈反差？如何用盡可能少的投入，換取最大的效益？

3數字梢案館：怎樣定位

在數字檔案館發展建設過程中，對其應有一個理性準確的定位，只有明確數字檔案館當前的位置和未來的地位，才能以科學謹慎的態度看待數字檔案館，保證數字檔案館沿著正確的方向發展。

對于怎樣給數字檔案館定位，許多檔案學者做了深入思考，有學者認為：“現在，我們可以這樣認識數字檔案館的定位：建設數字檔案館是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求，數字檔案館是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分”。[4]也有學者將數字檔案館定位于“數字檔案館是社會發展到數字時代的新型檔案館……是檔案館發展到數字時代的一種新形態……數字檔案館將成為未來檔案館的主體……“數字檔案館并不是重建一個存放數字化檔案的檔案館，而是在原有檔案館基礎上建立的，它和傳統檔案館是共生關系，它在傳統檔案館基礎上建立并逐步取代傳統檔案館的中心地位，但這并不意味著能夠完全取代傳統檔案館”。[5]應該說這些認識都有其合理性與科學性的一面，但并不全面。

對于數字檔案館的定位，我們應當這樣來認識：其一，由于現在數字檔案館存在著種種技術缺陷，數字檔案館很難起到檔案館的作用。因此，在數字檔案的原始性、憑證性得不到保證和無法確認的情況下，數字檔案館實際上并不能稱其為數字檔案館，數字檔案館的建設和運行只能作為傳統檔案館的附屬。它實質上也就是傳統檔案館實現檔案信息快速檢索、信息共享、服務網絡化的技術手段。解決數字檔案原始性和憑證性的問題，不僅檔案部門要達成共識，而且還要得到社會廣泛的認可，只要這一天沒有到來，數字檔案館就僅僅只能作為傳統檔案館的技術手段而存在，充其量也只能處于傳統檔案館的輔助地位。這一階段恐怕是相當長的一個階段；其二，數字檔案館并非就是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分，數字檔案館應該姓“檔”，應當堅持“檔案館”的屬性。數字檔案館的建設目標應始終放在檔案館基本功能的實現和拓展上，以檔案館的功能為中心開展數字檔案館的構建。數字檔案館可以作為傳統檔案館的附屬，但是不能作為電子政務和辦公自動化的附屬。數字檔案館相對于電子政務和辦公自動化采說應有獨立性，數字檔案館不僅要解決電子政務和辦公自動化帶來的檔案管理問題，還要解決傳統檔案數字化和提供利用的問題。盡管有學者認為：“如果把數字檔案館建設僅僅定位于館藏檔案數字化，其建設的必要性和緊迫性就不是非常突出，因為我國目前社會公眾的檔案意識還比較薄弱，對檔案信息利用的需求量也不是非常大，對檔案利用的速度要求也不是特別高，檔案館現有的利用服務基本能滿足要求”，[6]但是，現在的電子政務和辦公自動化條件下產生的檔案按現在檔案法規要求至少要10-20年才需接收進館，而要公開利用這些檔案則應是30年以后的事了。我們投臣資建設數字檔案館難道在30年內僅僅是接收和保管電子政務和辦公自動化產生的數字檔案，而不產生效益嗎？應該說對檔案館館藏數字化和接收保管電子政務產生的數字檔案是數字檔案館兩項同等重要的工作。當然建設數字檔案館依靠電子政務和辦公自動化來共建共享，或依靠電子政務和辦公自動化和實施來推動數字檔案館的建設都元可厚非，問題是一定要堅持數字檔案館姓“檔”，堅持數字檔案館的相對獨立性；其三，數字檔案館是一個發展的概念。數字檔案館會隨著技術的發展完善而逐漸克服其缺陷而走向成熟。數字檔案館的定位也會隨著其技術的完善而變化。數字檔案館的第一階段，也就是現階段，在沒有解決數字檔案的原始性和憑證性問題之前，它處于傳統檔案館的輔助位置，是以傳統檔案館為主，以數字檔案館為輔。第二階段，在數字檔案解決了其原始性和憑證性問題之后，沒有解決數字檔案的長期存取的問題之前，這一階段可以說是數字檔案館與傳統檔案館平分秋色。數字檔案館完全承擔起利用的角色，而傳統檔案館則擔負起長久保存的角色。兩者不分主輔。第三階段，在數字檔案解決了長期存取的難題之后，數字檔案館將上升到主導地位，而傳統檔案館將下降到輔助地位并逐漸淡出檔案館領域。第四階段，隨著技術的逐漸成熟更新，數字檔案館最終取代傳統檔案館的位置，承擔起檔案館的全部歷史重托。而傳統檔案館將逐漸地淡出檔案館領域，并逐漸演變成檔案博物館或并入博物館。當然，我們也要清醒地認識到，雖然數字檔案館最終將取代傳統檔案館，但是數字檔案館的建設不可能一蹴而就，數字檔案館要取代傳統檔案館需要走相當長的艱難路程。數字檔案館在其發展過程中的不同階段中有著不同的定位。

4數字檔案館：如何建設

4.1數字檔案館建設：是一哄而上，還是循序漸進

數字檔案館作為網絡數字時代檔案館發展前進的方向，也是檔案工作者努力追求的目標。數字檔案館的館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的巨大優勢激起了檔案界建設數字檔案館的熱情，而隨著數字政府上網工程的建設實施和公開現行文件服務中心的建立，數字檔案館的建設在不斷升溫。許多檔案館都已經緊急行動起來，籌集資金，紛紛鋪開攤子，投入到數字檔案館建設的熱潮之中。有些并不是經濟發達地區和資金充裕的檔案館甚至也要在3-5年內建成數字檔案館。

面對這一熱潮，我們不禁要問，在目前我國還是處在發展中的國家，能拿出多少資金來建設數字檔案館？從投資效益和資源利用率的角度講，也就是用成本效益的觀點看，不論經濟條件如何，不管其檔案資源如何，全面開花的數字檔案館建設到底能產生多大效益？能給利用率長期處在低谷的檔案館帶來多大起色？

數字檔案館不僅僅是一個時尚的概念，它是一項實實在在的龐大而又復雜的系統工程，而且需要巨額資金和高新技術做保證。在目前，我國檔案界許多人都覺得建設數字檔案館所面臨的主要困難僅僅是資金不足，其實，數字檔案館建設還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外，還有許多難題，其中既有技術因素，也有非技術因素，概括說還有以下12個方面的問題：數字檔案的憑證性問題；數字檔案的失真問題；信息的長期存取問題；信息的安全問題；技術過時問題；諸多技術難題，如數據壓縮、數據組織、數據檢索、海量信息存儲與調配等；標準化問題；法律法規方面的問題，如數字化權、著作權、隱私權等；人員問題，既需要大批計算機網絡專業人才，又需要大批高素質的檔案管理人員；管理體制與管理思想的相對滯后；網絡環境不理想，網絡通信設施不足，性能偏低；網絡用戶環境較差，國民素質和利用數字檔案信息資源的個人條件偏低。以上這些問題，僅僅是制約數字檔案館建設發展的外因。除此之外，數字檔案館從誕生到成熟，它自身也有一個逐漸演變的過程，這種演變的過程決定了數字檔案館的建設和完善是一個漫長的過程。因此，在建設數字檔案館的過程中，一哄而上，企望一蹴而就的做法是行不通的。數字檔案館的建設應當是循序漸進，不斷總結經驗教訓，逐漸走向完善。

4.2數字檔案館建設：是追求形式，還是追求內容

數字檔案館的主要優勢在于對檔案信息的快捷傳遞和方便利用上，但是數字檔案館的技術條件本身并不能提高檔案信息資源利用率。事實上，現階段的數字檔案館的形式僅僅是為提高檔案信息資源利用率提供了可能，要充分發揮數字檔案館的功能作用，還需要我們把工作重點放在開發檔案信息資源上。重點是要使開發檔案信息資源的措施適應數字網絡環境，使數字檔案館充分發揮其優勢功能，提高檔案信息資源的利用率。為此，在數字檔案館建設過程中，應避免兩種傾向：

4.2.1重“硬件”建設，輕“軟件”環境改變。在當前的數字檔案館中，普遍存在著一種重“硬件”建設，輕“軟件”環境建設的傾向。重心工作都放在硬件購置、網絡建設、檔案信息輸入上，而對以往限制檔案利用的條條框框和不適應網絡環境的利用規定等“軟”環境建設少有過問，結果建成的數字檔案館成了搬到網上的傳統檔案館，根本不能發揮數字檔案館的優勢，傳統檔案館的一些弊病依舊存在。數字檔案館的核心是檔案信息資源的共享，如果館藏檔案不愿意開放、或者到了開放年限還不開放、或者強調保密不開放、該公布的檔案不公布、利用開放的檔案必須進行身份認證、不允許毫無目的地任意閱覽開放的檔案等等軟環境條件不改變，那么數字檔案館的功能就很難發揮，數字檔案館的建設也就失去了意義。

4.2.2重檔案信息資源建設，輕檔案信息資源利用?！爸乇９茌p利用”的思想對檔案館的影響很深，在傳統檔案館中并沒有很好解決這個問題，它不可避免地還要影響到數字檔案館的建設。因此，在目前數字檔案館建設中應盡量避免這種思想的影響，在數字檔案信息資源建設上，要以大力開發檔案信息資源為出發點，以提高檔案信息資源的利用率為目的。緊緊圍繞最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求來進行檔案信息資源建設。一是不片面強調數字檔案信息資源的數量，更要重點關注檔案信息資源的內容質量和可利用性；二是搞好調查研究，追蹤反饋信息。注意收集利用者對數字檔案信息資源建設的意見和反映，避免關起門來搞數字化；三是搞好網上咨詢，為利用者提供網上釋疑解惑。

4.3數字檔案館建設：有重點，分步驟

盡管數字檔案館的建設存在著許多難題和困難，但是數字檔案館還是檔案館的發展方向，因為這是數字時代的大勢所趨，檔案館不可能獨立其外。不過我們應當清醒地認識到數字檔案館的建設和發展是分階段的，其過程也是漫長的。因此，數字檔案館的建設應根據需要和可能的原則，區別輕重，分清步驟，依據條件，量力而行。

4.3.1有重點地建設數字檔案館。數字檔案館的建設不應該全面開花，而應該是有重點地建設。就目前我國的國情來說，一是要把中央檔案館、第一歷史檔案館和第二歷史檔案館作為重點來建設。因為這些檔案館都保存大量珍貴的檔案，它們的檔案利用率比省以下的檔案館的利用率都高，應當先行一步。二是沿海發達地區，經濟力量雄厚，又由于政府上網、數字城市等工程的實施，辦公自動化、電子商務等技術日益在政府、企業事業單位得到普及，許多地方政府要求檔案館加快檔案管理現代化的步伐，這些地方的數字檔案館建設已勢在必行，也應作為數字檔案館建設的重點。三是有條件的省級檔案館也可以開展數字檔案館的建設。而對于大部分省級以下的檔案館，特別是中西部地區，由于經濟發展相對落后，就目前來說從技術、經費、需要等方面考慮，不宜開展數字檔案館建設工作。

4.3.2有重點地對檔案進行數字化。對于重點建設的數字檔案館，由于其保管的檔案數量龐大，不同的檔案的價值也不同，將全部檔案數字化是不切實際的，既可能浪費有限的資金又增加了工作量。因此，要根據館藏情況、服務對象和檔案館的功能類型，有重點、有選擇地對館藏檔案進行數字化，有條件的其他檔案館也可以開展這項工作。一是對館藏珍貴檔案數字化；二是對具有長遠使用價值的檔案數字化；三是對具有經濟、科技、文化價值的檔案數字化；四是對具有地方特色的檔案數字化；五是對利用率高、需求大的檔案數字化；六是對開放的檔案數字化。

4.3.3做好電子文件的收集歸檔工作。數字檔案館的檔案信息資源建設有兩個方面：一方面是對館藏檔案的數字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔。對于后者來說它是今后數字檔案館建設的基礎。因此，做好電子文件的收集歸檔工作就成為數字檔案館建設的重要前提和步驟。對于那些不具備建設數字檔案館條件的大部分省級以下的檔案館來說，并非無所作為，它們的首要任務就是要做好電子文件的收集歸檔管理工作。因為，雖然這些檔案館不具備建設數字檔案館的條件，但是，各機關各單位產生了大量的電子文件已成為事實。因此，從現在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對本地區各部門目前已經形成的應當歸檔的電子文件進行全面、系統地調查和了解并進行收集歸檔，還應采取相應的管理手段和技術措施以保證歸檔文件的真實、完整和有效。如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真。做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數字檔案館建設提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數字化的重復勞動。從某種意義上講，收集歸檔電子文件是數字檔案館建設的重要基礎和步驟。

【參考文獻】

1傅榮校.認識數字檔案館——兼論數字檔案館與虛擬檔案館的區別.中國檔案，2001;5

2轉引自謝凌奕，丁媚.數字檔案館模式構建分析.北京檔案，2002;3

3張曉.特色檔案館淺論，檔案管理，2002;3

46蔡學美.穩步推進數字檔案館建設.中國檔案，2003;3

5鞏寶榮，范宗斌.關于數字檔案館定位的思考.湖南檔案，2002;10