芻議降低物資采購成本的探討

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摘要:社會主義市場經濟的形成,如何加強和規范企業物資管理,是每個企業經營管理者共同探討的焦點問題，如何有效地控制采購成本,也是當今企業比較關心的一個緊迫話題。本文就影響物資采購成本的因素、物資采購流程控制進行了分析和研究，在此基礎上提出了降低物資采購成本的幾點措施。

關鍵詞:企業物資采購；因素；流程控制；措施

一、影響物資采購成本的因素

企業以利潤最大化為目的,從企業持續經營的整個期間來看,收入減去成本就是利潤,成本是決定企業利潤的重要因素。采購成本構成具有多樣性和動態性的特征,影響采購成本的主要因素有影響采購成本的主要因素有：

1.采購價格因素

是企業成本和費用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。

2.采購數量因素

建立在批量生產和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上，經濟批量的采購方式和數量是影響采購成本的重要因素。

3.物品市場信息因素

在全球經濟和網絡經濟時代，及時、全面、準確地掌握分析物品市場信息，諸如物品的性能、質量、價格是影響采購成本的關鍵因素。

4.物品的運送方式因素

以最短的里程，最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經濟地完成物品在空間的轉移是影響采購成本的重要因素。

5.物品儲備方式因素

先進合同的物品儲備方式對節約人力和運費以及少占用資金等，都有著十分重要的作用。

6.采購策略因素

在廣闊的全球經濟中，激烈的市場競爭條件下，具有預見性和靈活機動的采購策略是影響采購成本的重要因素。

7.員工的素質因素

良好的采購工作，是決定企業產品開發，產品質量，采購成本的關鍵，也是決定流通企業銷售狀況的關鍵，因為采購策略事先就決定了物品暢銷與否，而所有這一切都需要具備一定科學知識、業務能力和豐富經驗的采購和倉庫管理員工，隨著經濟全球化，采購活動遍布全球，則更是如此。

二、企業物資采購流程控制

物資采購流程管理的優與劣關系到整個企業成本管理的成敗,對物資采購流程的控制就顯得越來越重要。

1.采購計劃的制定

采購計劃階段是整個采購運作的第一步,至關重要。采購計劃的制定是一項復雜的工作,需要具有豐富生產經驗、計劃經驗、采購經驗等復合知識人才才能勝任,并且要和確認訂單等部門協作進行。

2.供應商的選擇

采購渠道的選擇,直接影響到企業的經濟效益,是物資采購控制的重要一環。對任何一個采購項目來說,供應商的多少,決定著供應商競爭力的激烈程度,參與的供應商越多,不僅采購項目在其性能、規格等方面有較多的選擇余地,而且在供應價格上也將得到更大的優惠,在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。

3.采購價格的確定

采購價格的確定,直接影響到企業的成本,是物資采購控制的重中之重，在確定采購價格時,弱化采購人員與領導的個人行為,注重產品市場價格調查。一方面,在調查市場價格時充分利用網絡平臺,對采購物資的價格進行市場信息收集,可以通過上互聯網了解產品的網上報價,發郵件了解其他地區報價,還可以查詢部分廠商和專業人士了解其內部報價,著重了解和掌握商品的成本價,摸準不同銷售商的利潤構成,以消除腐敗隱患。另一方面,充分認識競爭決定價格這一規律,在市場調查的基礎上,積極采取與各投標單位開展競爭性談判方式,利用各投標單位急于中標的心理,在保證他們合理利潤的前提下,促使價格下調到認可的空間。

4.嚴把入庫驗收關

物料的接收是會計中確認資產、費用和負債是否存在與發生的重要依據,是買賣交易中的重要環節,為達到控制目的,驗收人員必須由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔,它應根據采購單上的數量和質量要求獨立地檢驗收到的貨物。

5.建立科學的資金使用程序

隨著企業生產能力的不斷擴大和職工收入不斷增長,企業的流動資金嚴重不足,企業往往依靠拖欠供應商的貨款緩解資金壓力。但是,任何單位包括供應商的經濟活動都是以利潤為目標的,無限制的將資金壓力轉嫁到供應商頭上,一方面會嚴重影響企業在市場中的誠信地位,減少企業賒購物資的可能性。另一方面,供應商為減少其負債風險和壓力,會以抬高供貨價格的方式來彌補,造成企業未來負債越來越大。而且由于企業流動資金嚴重不足及供應商情況復雜性,財務部門無法保證付款政策的一致性。在此條件下,財務部門付款政策的執行就存在較大的隨意性,長期以往,會導致財務部門付款過程中沒有監督而產生財務部門有關人員以職謀私情況的產生。因此采購部門和財務部門要制定出一套切實可行的采購欠款付款政策,做好不因領導層的變動而中斷。

三、降低物資采購成本的措施

1.制定采購預算與采購計劃

制定采購預算的行為,就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面,也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。制定采購預算,是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測,是對整個采購資金的一種理性的規劃。它不單對物資采購資金進行了合理地配置和分發,還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時地檢測與控制,確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束,能提高采購資金的使用效率,優化采購管理中資源的調配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達到控制物資采購成本的目的。

2.經濟合理地選擇供應商

供應商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時,應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會,一方面體現市場經濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高物資采購實施的質量。因此,在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。

(1)選擇供應商的數量

供應商數量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一渠道增加了采購資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數量上的優勢,可以給采購方以商業折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現金流出,降低采購成本。因而,在進行供應商數量的選擇時既要避免單一渠道,尋求多家供應,同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣,既能保證采購物資供應的質量,又能有力地控制采購支出。一般來說,供應商的數量以不超過3—4家為宜。

(2)選擇供應商的方式

選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在物資采購中,采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格,幫助采購方以最低價格取得符合要求的物資,并且多種招標方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質量,從而有利于控制采購成本。

3.充分利用物資采購環境物資市場供求關系的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響,外部環境包括宏觀環境和微觀環境。

宏觀環境是指能對物資采購組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化,包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整等各種因素。而微觀環境則是指采購組織的內部環境,包括采購組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下,一個好的物資采購策略應當充分利用外部市場環境為采購部門帶來利益。充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關所需要物資多方面的市場信息。

4.強化供應商的管理

基于長期的降低采購成本的理念,在物資采購管理中應該貫穿供應商管理的思想,也即是把對供應商的管理納入物資采購管理的一個部分。這樣,既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應和質量保證,又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢,對降低物資采購的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意:

(1)與供應商建立直接的戰略伙伴關系

對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應商,應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則,建立一種雙贏的合作關系,使采購方在長期的合作中獲得資源上的保證和成本上的優勢,也使供應商擁有長期穩定的大客戶,以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立,能給物資采購方帶來長期而有效的成本控制利益。

(2)供應商行為的績效管理

在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理,以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如:建立供應商績效管理的信息系統對供應商進行評級,建立量化的供應商行為績效指標等等,并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作,增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等,對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商不斷改善供貨行為,保證優質及時地供貨,從而有效地降低物資采購的總成本。

5.物資采購全成本控制

在探討物資采購管理中降低成本的問題時,應該確立物資采購全成本控制的概念。我們所應該關注的是整個物資采購過程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購物資的價格。獲得了低價的采購物資固然是成本的降低,但獲得優質的服務、及時快捷的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時,降低采購成本不僅指降低采購物資本身的成本,還要考慮相關方面的利益。成本就像在U形管中的水銀柱,壓縮這邊的成本,那邊的成本就會增加。單獨降低某項成本而不顧及其他方面的反應,這種成本降低是不會體現在物資采購管理的效益之中的。

所以,需要建立全過程成本的概念,來達到對整個物資采購管理總成本的控制和降低。不應僅僅只看到最直接的成本降低,還應該從物資采購的全過程來衡量成本上的收效,從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣,才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會,從而實現減少資金支出、降低采購成本的目的。

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