工程物資集中采購風險防控探討

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摘要：近年來，大型建筑企業深入推進物資集中采購，并取得了良好的成績。如中國鐵建股份有限公司物資集中采購中心2019年實施物資集采工程項目2709個，組織實施采購1064次，涉及采購金額784.52億元，節約資金16.04億元。但在實施集采過程中也存在各種問題和風險，需要加以處理和防范。從工程物資集中采購過程中產生風險的原因、風險防控的原則和措施等方面進行了闡述。

關鍵詞：工程物資;集中采購;風險防控

1風險的定義

CIPS將風險定義為：“不希望的結果所發生的概率。”風險管理國際標準（ISO31000:2009）簡單地將風險定義為：“不確定性對目標造成的影響”。采購過程中可能會發生各種意外情況，包括人為原因、經濟原因、政治原因、自然原因等，導致企業遭受利益或者聲譽損失。實際采購過程中，風險是不可避免的，我們不可能消除風險，卻可以識別并減輕風險。風險防控是從采購過程中運用各項要素，識別、評估、控制風險，并建立合適的流程方案管控風險的發生。風險在很多方面影響著采購過程，因此企業需要建立一套系統性的方法，持續改善采購過程，確保采購行為達到預定的目標。

2集中采購中的主要風險及產生的原因

各行各業的風險點、風險范圍千差萬別，本文僅從工程項目物資采購的角度考慮集中采購過程中產生的風險。2.1質量風險。前幾年“瘦身鋼筋”事件給建筑行業帶來了巨大影響，有些廠商為了降低成本“以次充好”供應不合格產品，給工程質量造成巨大安全隱患。施工行業每年因為物資質量不達標而導致建好的建筑物拆掉重建的事件時有發生，采購物資的質量關乎工程質量。2.2供應風險。近年來，國家不斷加強生態文明建設，加大了生態環境保護力度，加上2015年國家政策提出“三去一降一補”，導致砂石骨料、鋼材、水泥等。大宗物資緊缺，很多工程項目物資供應受到極大的影響，有些區域的項目出現了供應中斷，導致施工進度暫緩或者停工待料，不僅增加了項目的施工成本，也影響了工程工期。2.3市場風險。主要產生于外部供應市場中的因素變化，主要表現在價格上的變動，如資源稀缺、市場壟斷、國家政策、匯率變動等都會導致物資價格上漲。2019年受“無錫高架橋垮塌事故”影響，各地紛紛整治超載問題致使運輸成本增加，物資采購成本升高。2.4法律風險。主要產生于采購供應過程中的違法違規行為，例如采購方泄露標底行為、泄露參與投標單位信息等導致的不公平采購行為，還有投標方投標串標行為等。近幾年供應鏈金融模式發展迅速，資金提供方與操作方共同參與投標的情況屢見不鮮。2.5信譽風險。工程款支付一直都是各施工單位最為頭疼的問題。采購合同約定的付款方式比較普遍的是結算后次月支付貨款80%，剩余15%貨款3個月內支付，剩余5%貨款作為質量保證金待質保期滿無息支付。通過統計，貨款支付周期一般為3個月，支付比例約為50%，根本達不到合同約定的付款標準，尤其到項目后期拖欠貨款問題更為嚴重，致使施工單位履約信譽嚴重受損。各供應商在參與支付口碑較差施工單位招標的過程中會提高報價，導致采購成本過高，形成惡性循環。

3風險防控的指導思想和原則

3.1風險防控的指導思想。樹立科學防控觀念，求真務實，以數據和事實為依據。圍繞采購工作開展風險防控，服務物資采購大局，促進采購工作的有序開展。圍繞依法合規開展風險防控，督促采購人員履職盡責，各部門協調配合，保證防控體系運轉。圍繞企業戰略發展總體部署開展風險防控，積極營造人人參與的風險防控氛圍。3.2風險防控堅持的主要原則。3.2.1預防為主，防治結合原則。事前防控勝于事后處理，防火勝于救火。發現風險點及時上報處理，制定防控預案。3.2.2依法合規，兼顧效率原則。確保風險防控符合法律法規和企業規章制度要求，既要簡化防控流程體系，又要保障風險防控不影響采購效率和效果。3.2.3相互配合，協調統一原則。風險防控不是一個人、一個部門的責任，而是全體員工和每個部門共同的責任，只有加強溝通，保障上傳下達的信息暢通，才能有效防控風險的發生。3.2.4科學防治，實事求是原則。優化企業采購管理，篩查采購過程中的風險點，結合企業實際建立風險防控體系。重調查研究、重證據，客觀公正，用事實說話。

4嚴格防控集中采購過程中的風險

任何風險的發生都會給采購活動帶來不利影響，輕則增加生產成本甚至導致虧損，重則影響企業發展。要規避采購中的各類風險，必須加強風險防控管理，提高對風險防控工作的認識。企業高層必須充分理解風險防控是促進企業采購降本增效，提升企業管理水平的重要保障。企業必須制定采購策略并切實執行，完善內控制度和監督采購過程，建立預警系統，用于指導采購風險防控工作。4.1識別和評估風險。如果不能發現風險，就不能對其進行分析、評價、管理。風險防控的前提是識別風險和評估風險，就是發現潛在問題和不確定性事件以及評估其發生的概率和造成的影響，然后根據具體情況制定風險防控策略和處理辦法。風險識別主要依賴人的經驗和認知，結合風險機構研究成果、采購過程監控、采購環境分析、市場情報收集、管理信息系統、關鍵事件調查、情境分析、質量監測、審計監督等活動發現管理漏洞并查找原因。風險識別之后，要評估風險發生的概率與影響程度，盡可能量化，以便為下一步的防控奠定基礎，從而降低風險發生的可能性和減輕風險事件造成的影響。利用風險評估管理工具進行風險登記、評估、監督和檢查風險，制定風險防控計劃，并準備執行。4.2風險防控體系建設的主要內容。4.2.1按照質量管理體系的要求，健全物資質量管理制度，完善質量管理流程。強化內部職能管理協同，加強供需雙方溝通協調，實現采購物資從源頭到終端的全過程管控。目前源頭采購方式越來越得到施工單位的認可，源頭采購不僅能降本增效，還能保證物資質量。根據各項目實際情況，企業應積極組織源頭采購工作，并要求供應商從廠商直接發貨到工地，廠商直發率要達到90%以上。加大對物資物流配送過程和生產過程的監控，保障采購物資質量符合標準。另外，要加強對物資進場檢驗環節把控，保證施工用料符合國家檢測標準。4.2.2加強采購計劃管理，強化組織協調，暢通物資供應通道。建立物資儲備管理制度，合理確定和階段調整應對風險發生的物資儲備數量，防控供應中斷。建立應急采購管理預案，防止因不可抗力事件、自然災害、重大疫情等原因造成的供應中斷。4.2.3建立指導價格收集機制。實時監測物資價格行情和匯率波動等情況，指導物資采購工作。中國鐵建區域集采中心通過收集“www.mysteel.com”“www.ccement.com”等國內比較有公信力的網站信息，歸納總結分析之后將價格信息到項目物資人員群組之中，供項目物資管理人員掌握市場行情，掌控物資采購節奏。另外，定期區域內采購價格和廠商出廠價格，作為采購招標前的參考標準。4.2.4加強采購管理隊伍建設和人才培養。強化采購人員專業知識和職業道德教育，嚴格按工作職責和業務流程開展采購工作。定期開展法律合規教育培訓和采購知識培訓。建立黑名單制度，對違規違法供應商禁止參與采購活動。結合法律法規和企業實際，完善采購管理制度和違規違法處罰制度，防堵制度漏洞，健全風險防控體系以及風險處理機制。4.2.5成立風險防控考評小組，采用定期考評與巡視檢查相結合的方式，對采購部門日常管理、崗位職責、制度規章、采購預算執行情況、采購信息化、采購流程、采購模式、采購效果等進行定性與定量考評。以中國鐵建股份有限公司考評集采中心為例，年度考評分為管理考評分值60分和效益考評分值40分，共計100分。考評分值在80分以下的扣減協議費用，80分按約定支付協議費用，高于80分的在支付協議費用基礎上予以獎勵。通過考評發現風險點，圍堵漏洞，提高采購人員積極性和主動性，營造人人參與風險防控的良好氛圍。4.2.6成立采購風險事件協調小組，按照工作流程處理供需矛盾。對于項目不按合同約定支付貨款的，協調小組介入協調，維護供應商合法權益，督促項目按合同約定履約，維護企業形象。4.3風險防控體系的運轉和執行。4.3.1確立重點。結合企業發展戰略、每年的工作重點和目標，按計劃逐步開展風險防控。如企業在“品質提升年”要重點加強質量風險防控，防范安全事故發生。4.3.2監督審計。大型建筑企業都會涉及到上級審計、貫標、檢查等監督事項，企業要以此為契機，梳理采購過程中發現的問題和風險點，作為日常風險防范的重點。4.3.3信息反饋。利用企業物資管理信息平臺大數據分析和風險登記簿收集風險信息，對風險信息進行甄別，發現重大風險點要及時上報處理，并提出補救措施和改進方案。要暢通上報渠道和建立應急反應機制，不斷改進完善風險防控體系。4.3.4督促整改。發現風險點要提出整改建議，并督促消除風險、跟蹤復查，最后總結分析。對相關會議資料、預案、研討報告等材料進行備案。4.3.5評價風險。風險防控是系統工程，要做到時刻不能放松，就必定會牽扯大部分精力，因此要對風險事件進行分析評價，分類分級處理，分清輕重緩急，要做到全面防范，重點突出，不能“矯枉過正”影響采購效率。

5結束語

風險防范是一項全流程、全方位的綜合性工作。采購管理部門應組織協調各方力量，充分發揮各職能部門的專業優勢，積極發揮防控作用；建立起縱向到橫向的組織體系，共同協作，優勢互補，形成合力，形成全員共同參與的防控格局。工程項目物資采購是企業效益的源泉，也是企業健康持續發展的關鍵。風險防控作為企業采購管理活動的重要組成部分，要從加強對采購活動關鍵部位和薄弱環節防范入手，不斷優化采購管理活動，降低危害企業事件的發生概率和減輕風險事件對企業的影響。通過切實有效的風險防控，進一步提高企業管理水平和經營質量，為企業降本增效和健康發展保駕護航。風險防控是一項長期堅持的工作任務，主要工作是預防，其次是處理。要做好風險防控工作，就必須樹立居安思危的風險意識，做好基礎性工作，提高防控效率和防控效果，防止企業受到損失和影響，保障企業順利實現發展目標。

作者:王天寶 單位:中國鐵建股份有限公司物資集中采購上海中心