國際工程項目采購管理控制分析

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近年來，在國際工程項目市場投標(biāo)中，競爭對手惡意的低價中標(biāo)情況普遍存在，導(dǎo)致國際工程項目資金結(jié)算效率越來越低下，因此，國際業(yè)主的多元化需求對員工技術(shù)能力提出了更高的要求。面對業(yè)主的多元化需求及嚴(yán)峻的市場態(tài)勢，加強(qiáng)國際工程項目物資管理控制，提升物資采購技術(shù)水平迫在眉睫。筆者以中油管道物資裝備有限公司為例，分析目前國際管道工程項目物資采購存在的問題，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期對國際工程項目采購管理控制提供一定的借鑒。

一、國際管道工程項目物資采購存在的問題

1.工程項目業(yè)務(wù)量下降，市場競爭激烈。目前，油氣長輸管道建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)管道建設(shè)項目步伐放緩，系統(tǒng)外市場競爭愈發(fā)激烈。國際大型EPC項目數(shù)量銳減，中標(biāo)項目業(yè)主融資不到位或資金鏈斷裂造成項目無法啟動或暫停執(zhí)行的情況也時常發(fā)生。各項目采購主體多元化的現(xiàn)象依舊存在，導(dǎo)致國際保供項目業(yè)務(wù)量急劇下降。加之迫于市場競爭壓力，各項目部多采取低價中標(biāo)策略，項目盈利情況不容樂觀，采辦分包服務(wù)費(fèi)一降再降，甚至無法兌現(xiàn)，造成保供項目收入被不斷壓縮。2.價格波動大，施工周期長，不確定影響因素多。國際工程項目投標(biāo)階段，很多物資的技術(shù)參數(shù)不齊全，投標(biāo)過程中物資詢價一般按照中等技術(shù)進(jìn)行詢價，為了中標(biāo)還要盡量壓低價格。很多物資的市場價格變動較快，甚至較大。另外，金融匯率也給中標(biāo)以后物資采購帶來了較大挑戰(zhàn)，尤其工期較長的工程項目，物資價格波動導(dǎo)致超出概預(yù)算的情況時有發(fā)生，對成本控制影響較大。國際工程項目一般施工周期較長，中國參建的油氣長輸管道項目一般都在發(fā)展中國家，甚至是在安全動蕩較大的國家，致使政治、經(jīng)濟(jì)、法律等安全風(fēng)險較大，因而國際工程項目施工進(jìn)度受到較大影響，對員工的人身安全也造成較大影響。這在一定程度上對物資采購控制提出了更高的要求，尤其是當(dāng)?shù)氐奈镔Y采購控制。3.物資技術(shù)更新頻繁，對供應(yīng)商缺乏有效的管理與監(jiān)控。國際工程項目物資技術(shù)文件版次升級較為頻繁，有的物資的技術(shù)要求多次變更，嚴(yán)重影響了采購效率。在采購過程中，國外業(yè)主和項目部指定較多的物資供應(yīng)商，對很多物資供應(yīng)商的后期管理控制難度較大，加之部分項目由于資金緊張長期拖欠供應(yīng)商貨款，導(dǎo)致物裝供應(yīng)商的催款函和律師函不斷，采購難度和法律風(fēng)險持續(xù)增大。

二、國際工程項目物資采購優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)國際工程項目投標(biāo)管理。（1）做好前期投標(biāo)介入工作，多了解業(yè)主實(shí)際需求，充分了解業(yè)主所在國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、資源供給狀況，以及業(yè)主在以往項目中的表現(xiàn)和信用狀況。多搜集和了解其他投標(biāo)商的情況，在投標(biāo)中做到趨利避害，有的放矢。（2）重視業(yè)主批準(zhǔn)的供應(yīng)商目錄。有的招標(biāo)書中，業(yè)主會向投標(biāo)商提供一個批準(zhǔn)的供應(yīng)商目錄，其中列明了項目所需的設(shè)備/材料的生產(chǎn)商的名稱和產(chǎn)地要求。采辦的設(shè)備/材料的報價要基于該供應(yīng)商目錄進(jìn)行，否則，脫離該目錄后的報價將失去意義。（3）加大與設(shè)計部門的溝通力度，重視料單整理環(huán)節(jié)。采辦報價的準(zhǔn)確與否很大程度上取決于設(shè)計部門提供的數(shù)據(jù)單及技術(shù)參數(shù)的正確性、完整性及準(zhǔn)確性。在獲取設(shè)計部門出具的料單后要仔細(xì)核對，如果發(fā)現(xiàn)錯誤、遺漏、設(shè)計參數(shù)不明確時，甚至有任何不明白的地方，要詳細(xì)記錄并與設(shè)計相關(guān)專業(yè)科室溝通解決。隨著設(shè)計的進(jìn)一步深化，投標(biāo)階段會出現(xiàn)設(shè)計變更料單和技術(shù)要求的情況。這些都要在采辦報價中及時更新。（4）進(jìn)行投標(biāo)“后評價”。一個項目投標(biāo)結(jié)束后，無論結(jié)果如何，都要對整個投標(biāo)的過程和結(jié)果進(jìn)行全面、系統(tǒng)的評價和分析。若項目中標(biāo)，則投標(biāo)小組總結(jié)經(jīng)驗后進(jìn)行全員共享，以便下一個項目投標(biāo)借鑒。若項目失敗，投標(biāo)小組需對投標(biāo)過程進(jìn)行細(xì)致全面的分析，總結(jié)出失敗的原因教訓(xùn)，作為今后投標(biāo)的防范。2.加強(qiáng)物資采購技術(shù)管理，提升員工物資采購技術(shù)水平。組織有關(guān)人員對近年來各國際工程項目物資采購技術(shù)文件、技術(shù)協(xié)議書、圖紙、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行整理匯總，并對相近的油氣長輸管道物資技術(shù)進(jìn)行對比分析，做好技術(shù)儲備，并上傳至公司知識管理系統(tǒng)，全員進(jìn)行分享。采購單位組織采購業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)物資采購技術(shù)文件的學(xué)習(xí)，結(jié)合專業(yè)崗位進(jìn)行技術(shù)能力評估，提升采辦技術(shù)能力。除對技術(shù)文件的學(xué)習(xí)外，要多組織員工到物資生產(chǎn)廠家進(jìn)行實(shí)地考察學(xué)習(xí)，在掌握廠商生產(chǎn)能力的同時，提升員工對物資真實(shí)技術(shù)的掌握能力。目前，中油管道物資裝備有限公司已整理完成各類物資采購技術(shù)文件2000多份、技術(shù)協(xié)議書1600份、質(zhì)量證明文件6000多份，技術(shù)管理明顯加強(qiáng)。3.強(qiáng)化國際工程物資供應(yīng)商管理。針對國際工程項目，結(jié)合實(shí)際采購物資，廣泛尋源，對尋源物資供應(yīng)商采購資格準(zhǔn)入、生產(chǎn)加工能力、社會信用評價、采購過程評價、合同履約后評價等相關(guān)信息進(jìn)行采集管理，充分掌握供應(yīng)商資源。針對業(yè)主和項目部制定的物資供應(yīng)商目錄，同樣要采取生產(chǎn)資質(zhì)和工廠能力評價。對評價結(jié)果不合格的廠商，要立即通知業(yè)主和項目部，避免采購過程中發(fā)現(xiàn)物資不合格的情況，影響采購進(jìn)度。同時，應(yīng)該向國外業(yè)主推薦中國的優(yōu)秀供應(yīng)商，避免過分依賴國際供應(yīng)商。必要時，邀請國外業(yè)主到國內(nèi)供應(yīng)商實(shí)地考察，以充分?jǐn)U大供應(yīng)商范圍，為后期采購提供便利。加強(qiáng)物資合同結(jié)算管理，及時與業(yè)主和項目部溝通，做好項目清款結(jié)算，及時向供應(yīng)商支付貨款，增強(qiáng)雙方的互利互信，以便后期采購合作便利。4.加強(qiáng)物資采購總體采辦計劃編制控制和采購過程關(guān)鍵點(diǎn)控制。（1）加強(qiáng)國際工程項目采辦總體計劃及采購方案的編制與審核工作。采購總體計劃必須充分考慮工程項目施工進(jìn)度、重點(diǎn)控制工程和里程碑、重點(diǎn)物資供應(yīng)商名錄、重點(diǎn)物資的質(zhì)量控制措施、物資價格概預(yù)算控制、物資采購過程風(fēng)險及控制措施，等等?？傮w計劃編制完成后，要組織專家進(jìn)行評審，充分結(jié)合大家的意見，使總體采辦計劃有效。在實(shí)際采購控制過程中，及時根據(jù)實(shí)際調(diào)整計劃，與業(yè)主和項目部做好溝通，避免計劃出現(xiàn)較大偏離和影響采購效率。（2）加強(qiáng)物資采購過程關(guān)鍵點(diǎn)控制。物資采辦實(shí)施過程中，與設(shè)計部門充分溝通，減少技術(shù)要求變更次數(shù)，尤其是對重大技術(shù)變更控制，強(qiáng)化技術(shù)要求的準(zhǔn)確性和及時性。在招標(biāo)或談判過程中，要提高招標(biāo)文件和談判文件的編制質(zhì)量，充分考慮采購程序、影響價格的因素、評審標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商資源狀況、價格估算情況等，針對潛在投標(biāo)人提出的疑問，及時做好澄清，從各個工程開始源頭控制，減少流標(biāo)情況的發(fā)生。確定了物資中標(biāo)商，就要加強(qiáng)物資生產(chǎn)質(zhì)量控制，重點(diǎn)關(guān)注物資駐廠監(jiān)造、出廠檢驗、第三方復(fù)檢。加大物資運(yùn)輸過程控制力度，針對不同的項目，采取不同的物資包裝方式，以便適應(yīng)空運(yùn)、海運(yùn)、陸運(yùn)的方式，降低物資運(yùn)輸過程中的質(zhì)量風(fēng)險。通過國際工程項目采購管理控制，公司國際工程項目采辦能力得到了較大提升，員工技術(shù)能力也得到提高，供應(yīng)商控制能力增強(qiáng)，極大提升了公司的競爭優(yōu)勢，為今后國際工程項目采辦市場開發(fā)打下了良好基礎(chǔ)。

作者:楊雪光 單位:中油管道物資裝備有限公司