國際工程項目采購管理控制分析

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近年來，在國際工程項目市場投標中，競爭對手惡意的低價中標情況普遍存在，導致國際工程項目資金結算效率越來越低下，因此，國際業主的多元化需求對員工技術能力提出了更高的要求。面對業主的多元化需求及嚴峻的市場態勢，加強國際工程項目物資管理控制，提升物資采購技術水平迫在眉睫。筆者以中油管道物資裝備有限公司為例，分析目前國際管道工程項目物資采購存在的問題，并提出了相應的優化策略，以期對國際工程項目采購管理控制提供一定的借鑒。

一、國際管道工程項目物資采購存在的問題

1.工程項目業務量下降，市場競爭激烈。目前，油氣長輸管道建設系統內管道建設項目步伐放緩，系統外市場競爭愈發激烈。國際大型EPC項目數量銳減，中標項目業主融資不到位或資金鏈斷裂造成項目無法啟動或暫停執行的情況也時常發生。各項目采購主體多元化的現象依舊存在，導致國際保供項目業務量急劇下降。加之迫于市場競爭壓力，各項目部多采取低價中標策略，項目盈利情況不容樂觀，采辦分包服務費一降再降，甚至無法兌現，造成保供項目收入被不斷壓縮。2.價格波動大，施工周期長，不確定影響因素多。國際工程項目投標階段，很多物資的技術參數不齊全，投標過程中物資詢價一般按照中等技術進行詢價，為了中標還要盡量壓低價格。很多物資的市場價格變動較快，甚至較大。另外，金融匯率也給中標以后物資采購帶來了較大挑戰，尤其工期較長的工程項目，物資價格波動導致超出概預算的情況時有發生，對成本控制影響較大。國際工程項目一般施工周期較長，中國參建的油氣長輸管道項目一般都在發展中國家，甚至是在安全動蕩較大的國家，致使政治、經濟、法律等安全風險較大，因而國際工程項目施工進度受到較大影響，對員工的人身安全也造成較大影響。這在一定程度上對物資采購控制提出了更高的要求，尤其是當地的物資采購控制。3.物資技術更新頻繁，對供應商缺乏有效的管理與監控。國際工程項目物資技術文件版次升級較為頻繁，有的物資的技術要求多次變更，嚴重影響了采購效率。在采購過程中，國外業主和項目部指定較多的物資供應商，對很多物資供應商的后期管理控制難度較大，加之部分項目由于資金緊張長期拖欠供應商貨款，導致物裝供應商的催款函和律師函不斷，采購難度和法律風險持續增大。

二、國際工程項目物資采購優化策略

1.加強國際工程項目投標管理。（1）做好前期投標介入工作，多了解業主實際需求，充分了解業主所在國的政治、經濟、文化、資源供給狀況，以及業主在以往項目中的表現和信用狀況。多搜集和了解其他投標商的情況，在投標中做到趨利避害，有的放矢。（2）重視業主批準的供應商目錄。有的招標書中，業主會向投標商提供一個批準的供應商目錄，其中列明了項目所需的設備/材料的生產商的名稱和產地要求。采辦的設備/材料的報價要基于該供應商目錄進行，否則，脫離該目錄后的報價將失去意義。（3）加大與設計部門的溝通力度，重視料單整理環節。采辦報價的準確與否很大程度上取決于設計部門提供的數據單及技術參數的正確性、完整性及準確性。在獲取設計部門出具的料單后要仔細核對，如果發現錯誤、遺漏、設計參數不明確時，甚至有任何不明白的地方，要詳細記錄并與設計相關專業科室溝通解決。隨著設計的進一步深化，投標階段會出現設計變更料單和技術要求的情況。這些都要在采辦報價中及時更新。（4）進行投標“后評價”。一個項目投標結束后，無論結果如何，都要對整個投標的過程和結果進行全面、系統的評價和分析。若項目中標，則投標小組總結經驗后進行全員共享，以便下一個項目投標借鑒。若項目失敗，投標小組需對投標過程進行細致全面的分析，總結出失敗的原因教訓，作為今后投標的防范。2.加強物資采購技術管理，提升員工物資采購技術水平。組織有關人員對近年來各國際工程項目物資采購技術文件、技術協議書、圖紙、質量證明文件等進行整理匯總，并對相近的油氣長輸管道物資技術進行對比分析，做好技術儲備，并上傳至公司知識管理系統，全員進行分享。采購單位組織采購業務人員加強物資采購技術文件的學習，結合專業崗位進行技術能力評估，提升采辦技術能力。除對技術文件的學習外，要多組織員工到物資生產廠家進行實地考察學習，在掌握廠商生產能力的同時，提升員工對物資真實技術的掌握能力。目前，中油管道物資裝備有限公司已整理完成各類物資采購技術文件2000多份、技術協議書1600份、質量證明文件6000多份，技術管理明顯加強。3.強化國際工程物資供應商管理。針對國際工程項目，結合實際采購物資，廣泛尋源，對尋源物資供應商采購資格準入、生產加工能力、社會信用評價、采購過程評價、合同履約后評價等相關信息進行采集管理，充分掌握供應商資源。針對業主和項目部制定的物資供應商目錄，同樣要采取生產資質和工廠能力評價。對評價結果不合格的廠商，要立即通知業主和項目部，避免采購過程中發現物資不合格的情況，影響采購進度。同時，應該向國外業主推薦中國的優秀供應商，避免過分依賴國際供應商。必要時，邀請國外業主到國內供應商實地考察，以充分擴大供應商范圍，為后期采購提供便利。加強物資合同結算管理，及時與業主和項目部溝通，做好項目清款結算，及時向供應商支付貨款，增強雙方的互利互信，以便后期采購合作便利。4.加強物資采購總體采辦計劃編制控制和采購過程關鍵點控制。（1）加強國際工程項目采辦總體計劃及采購方案的編制與審核工作。采購總體計劃必須充分考慮工程項目施工進度、重點控制工程和里程碑、重點物資供應商名錄、重點物資的質量控制措施、物資價格概預算控制、物資采購過程風險及控制措施，等等。總體計劃編制完成后，要組織專家進行評審，充分結合大家的意見，使總體采辦計劃有效。在實際采購控制過程中，及時根據實際調整計劃，與業主和項目部做好溝通，避免計劃出現較大偏離和影響采購效率。（2）加強物資采購過程關鍵點控制。物資采辦實施過程中，與設計部門充分溝通，減少技術要求變更次數，尤其是對重大技術變更控制，強化技術要求的準確性和及時性。在招標或談判過程中，要提高招標文件和談判文件的編制質量，充分考慮采購程序、影響價格的因素、評審標準、供應商資源狀況、價格估算情況等，針對潛在投標人提出的疑問，及時做好澄清，從各個工程開始源頭控制，減少流標情況的發生。確定了物資中標商，就要加強物資生產質量控制，重點關注物資駐廠監造、出廠檢驗、第三方復檢。加大物資運輸過程控制力度，針對不同的項目，采取不同的物資包裝方式，以便適應空運、海運、陸運的方式，降低物資運輸過程中的質量風險。通過國際工程項目采購管理控制，公司國際工程項目采辦能力得到了較大提升，員工技術能力也得到提高，供應商控制能力增強，極大提升了公司的競爭優勢，為今后國際工程項目采辦市場開發打下了良好基礎。

作者:楊雪光 單位:中油管道物資裝備有限公司