國際工程施工索賠方法研究論文

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摘要：介紹了國際工程建設施工中索賠的成因、有關施工索賠的相應程序、以及提高施工索賠管理水平的方法。文中用到了現(xiàn)代管理理論,介紹如何從宏觀層次來設計索賠管理系統(tǒng),如何運用科學管理理論進行索賠。通過有效合理的施工索賠,不但可以轉(zhuǎn)移和減輕國際工程承包商的風險,還可以維護承包商的經(jīng)濟利益。

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關鍵詞：國際工程；施工索賠；組織管理

1引言

隨著改革開放的不斷深入,尤其是中國加入WTO之后,進入國際市場,參與國際性的招投標競爭,承接國外工程、國內(nèi)進行的國際性公開招標工程、外國在華投資的工程以及國際貸款的工程將是新的發(fā)展趨勢。其中施工索賠管理的重要性,有些公司雖然能意識得到,但實際工作中索賠成效總是不大。問題出在什么地方?我們知道,工程項目管理是一個大系統(tǒng),包括合同、進度、成本、質(zhì)量、技術、物資、行政與公共管理等多方面的內(nèi)容。事實上,施工索賠管理是工程項目管理的一個子系統(tǒng),但這子系統(tǒng)有其特殊性,施工索賠管理幾乎涉及工程項目管理的每一個領域,可以說是整個工程項目管理的縮影,其管理的水平反映出了整個項目的經(jīng)營管理水平。欲提高索賠成功率乃至提高整個項目的經(jīng)營水平必須從管理入手。索賠管理工作從層次上可分為宏觀管理和微觀管理,宏觀管理重在把握索賠管理系統(tǒng)框架,而微觀管理重在索賠的具體操作。從實際工作中得知,我國公司的問題不是出在索賠的具體操作上,而在于未能理清索賠管理系統(tǒng)的復雜關系。本文正是基于這樣的問題,將索賠管理從宏觀層次進行討論。

本文以現(xiàn)代管理理論來指導索賠管理。現(xiàn)代管理理論認為管理有四大職能:計劃、組織、領導、控制。由于篇幅所限,本文只論述組織管理部分,該部分都緊緊圍繞構建隨機制宜(權變)的施工索賠管理系統(tǒng)來展開的。權變管理理論(ContingencyManagementTheory)學派把組織看成一個開放系統(tǒng),與環(huán)境密切相關。弗雷德•盧桑斯(FredLuthers)通過函數(shù)將管理與組織的環(huán)境聯(lián)系起來,即M=F(E),式中E代表環(huán)境為自變量,M代表管理為因變量,他說這種函數(shù)關系不是因果關系,而是“如果——就要”的關系,即如果某種環(huán)境存在或發(fā)生,就要采取某種相應的管理思想、管理方法和技術,以便有效的實現(xiàn)系統(tǒng)目標。以此觀點指導索賠管理,無疑將會大大增進索賠成效。

2施工索賠的主要原因

2.1風險分擔不均

國際工程承包施工的風險,對施工合同的雙方——業(yè)主和承包商來說,都是存在的。但由于國際工程承包受“買方市場”規(guī)律的制約,其風險主要落在了承包商一方,在這種情況下,承包商只有通過施工索賠來適度地彌補各種風險引起的損失。

2.2施工條件變化

在國際工程施工中,施工現(xiàn)場條件的變化對工期和造價的影響是很大的。由于不利的自然條件及人為障礙,經(jīng)常導致設計變更、工期延長和工程成本大幅度增加,承包商有權提出索賠。

2.3工程變更

在國際工程施工中,工程變更是不可避免的。工程師發(fā)現(xiàn)設計、質(zhì)量標準或施工程序等問題時,往往指令承包商增加新的工作、改換施工材料、暫停施工或加速施工等,這些變更指令必然引起新的施工費用或需要延長工期。所有這些情況,都會迫使承包商提出索賠要求,彌補自己不應承擔的經(jīng)濟損失。

2.4工程拖期

在大型工程的施工過程中,由于受天氣、水文或地基等因素的影響,經(jīng)常出現(xiàn)工期拖延。發(fā)生工期延誤,在分析拖期原因、明確拖期責任時,合同雙方往往產(chǎn)生分歧,使承包商實際支出的計劃外施工費用得不到補償,勢必引起索賠要求。

2.5業(yè)主違約

一般指業(yè)主未按規(guī)定為承包商提供施工條件;未按規(guī)定時限向承包商支付工程款;工程師未按規(guī)定時間提供施工圖紙、指令或批復等等。此外,對業(yè)主堅持指定的分包商或供貨商的違約行為,承包商均有權向業(yè)主提出索賠要求。

2.6合同缺陷

在施工過程中,往往由于合同文件的錯誤、矛盾或遺漏,引起支付工程款的糾紛。這時,按合同條件慣例,均由工程師做出解釋。但是,如果承包商按此解釋施工時引起成本增加或工期拖延時,則屬于業(yè)主方面的責任,承包商有權提出索賠。

2.7國家法令變更

工程所在國的法律、法規(guī)發(fā)生變更時,諸如提出進口限制、外匯管制、稅率提高等等,都可能引起承包商施工費用的增加。這時,按照國際慣例,允許給予承包商補償,因此承包商有權提出索賠。

3組織——索賠管理的重點

3.1組織結(jié)構設計

為了使人們有效地工作以實現(xiàn)既定目標,必須設計和保持一種職務結(jié)構。這就是管理學中的組織職能研究范疇。為使索賠機制能高效運作,顯然必須尋找一種適宜的索賠管理組織模式。設計組織結(jié)構必須考慮組織層次與管理跨度等問題,由此而形成了直線制、職能制、直線職能制、事業(yè)部制及矩陣制等多種形式,那么哪種形式是適合于索賠管理機制呢?為次,我們分析索賠工作的特點:一是索賠管理系統(tǒng)是工程項目的一個子系統(tǒng),在實際工作,索賠管理系統(tǒng)還是施工合同管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。二是對某個索賠事項均屬于一次性管理。索賠事項千差萬別,不可預見性很大,無須派專人去等待處理某個索賠事項,而是一旦索賠事項得到確認后,組織類似“專家組”的方式對其進行跟蹤處理。三是索賠事項一旦發(fā)生后,需要的人員范圍很廣。一個索賠小組可能需要合同、進度、成本、技術、物質(zhì)、法律等多方面的人員組成。四是現(xiàn)在我國許多國際工程承包公司未將索賠組織管理工作放到應有的位置,施工索賠管理工作多由合同人員代替,無專職負責索賠的管理人員,使索賠工作處于人人都管,但誰也不認真去管的狀況。這樣的組織管理方式遠遠不能達到索賠的預期目標,因而有必要尋求一種適宜的組織模式。

3.2職務設計

在對組織結(jié)構經(jīng)過分析、設計并最終確定下來之后,職務設計便成為下一步工作的主要內(nèi)容,職務

設計主要明確成員的責、權、利關系,激勵員工高效的工作,從而促使組織目標的實現(xiàn)。斯蒂芬•P•羅賓斯提出的職務特征模型(JobCharacteristicsModel,JCM)為我們提供了職務設計的基本框架,職務的核心維度可以綜合為一項單一的指標,從而得出激勵潛力得分(MPS):激勵潛力得分(MPS)=［(技能多樣性+任務同一性+任務重要性)÷3］×自主性×反饋。從激勵的角度,職務特征模型指出,要是一個人知道(對結(jié)果了解)自己(責任感體驗)在其關注(有意義的體驗)的任務上完成的很好,那么他會獲得一種內(nèi)在的激勵。職務愈是具備這三個條件,員工的動機、績效和滿意感就會愈強。目前我國許多國際工程承包公司的現(xiàn)狀是:施工索賠管理工作多由合同管理人員代替,無專職負責索賠的管理人員,沒形成自然的索賠管理單位,而往往到了索賠談判階段才臨時拼湊人馬,倉促上陣。常常是工程快結(jié)束的時候,才臨時組織所謂的索賠小組,試圖一攬子解決全部索賠問題。這樣的索賠管理局面使索賠管理參與者的自主性很差,因沒有高度的自主權,使其對索賠的責任感不強,同時由于沒有將一些索賠任務進行適當?shù)暮喜?使其對技能的多樣性、任務同一性、任務重要性的體驗不深;再者由于解決索賠問題時胡子眉毛一把抓,沒有開通有效的反饋渠道,使得反饋的得分值很低。由激勵潛力得分公式可以看出,這樣的索賠管理模式必然使MPS的分值很低,從而使索賠工作處于人人都管,但人人都不認真去管的狀況,使索賠遠不能達到預期的目標。針對這種狀況,我們在合同部設專門的索賠管理職能,由專職索賠管理人員負責組織管理整個項目的全盤索賠工作,這樣會使索賠工作的自主性得到極大的肯定,并使索賠管理人員手中的索賠工作顯出技能多樣性,因施工索賠工作要求深厚的技術經(jīng)濟專業(yè)知識基礎,既要懂工程技術,又要懂財務會計,而且還要有相當程度的合同知識與公關經(jīng)驗,當這些素質(zhì)要求體現(xiàn)在一個人身上時,他便能體驗到工作的意義,最后應開通有效的反饋渠道,使索賠管理人員以及各相關職能部門的參與人員能及時了解到索賠工作的實際結(jié)果。這樣必然會使員工獲得高度的內(nèi)在激勵,并有高質(zhì)量的工作表現(xiàn),高度的工作滿意感,從而使索賠工作目標得以實現(xiàn)。

3.3組織關系協(xié)調(diào)

組織中以職權關系形式,把組織的各部門和各層次統(tǒng)一起來,以便有效地實現(xiàn)組織目標,我們根據(jù)矩陣制索賠組織管理模式，從縱橫兩方面來論述索賠管理系統(tǒng)組織關系協(xié)調(diào)。首先從縱向考察:項目經(jīng)理——合同經(jīng)理——索賠管理人員——索賠工作人員,每一級都存在直線職權關系,各層直線職權形成一條指揮鏈。然而我們應該特別注意的是索賠管理人員在這條指揮鏈中應具有充分的地位,即賦予他充分的職權,才能使他擁有足夠的自主權,從而使索賠工作更有效的進行。故項目經(jīng)理應對其充分授權,使其對索賠事項具備充分的決策權利。當然,項目經(jīng)理在授權時應指明索賠管理人員的權限范圍,并通知其他各職能部門人員授權已經(jīng)發(fā)生；其次從橫向考察:索賠管理人員更多需要協(xié)調(diào)的是與各職能管理部和工程施工單位間的關系。從矩陣結(jié)構圖中我們發(fā)現(xiàn),合同、進度、成本、質(zhì)量、技術、物質(zhì)、行政等各職能部門與索賠管理部門處于同一層次,對索賠管理人員來說都具有參謀職權的作用。索賠管理人員對他們沒有發(fā)號施令的權利,因而其協(xié)調(diào)溝通能力就更重要了。

3.4員工的培訓

(1)索賠管理人員素質(zhì)要求。從前面的分析可知,索賠管理人員須具備很高的素質(zhì),才能勝任不斷變化的索賠工作環(huán)境的需要。而事實上,我國各國際工程承包公司有經(jīng)驗的索賠管理人員相當缺乏,遠遠不能滿足索賠需要。為此,一個有遠見的承包企業(yè)領導人員,應該有計劃地培養(yǎng)一批自己的施工索賠專家,使他們具備以下幾方面的素質(zhì):

①業(yè)務能力。一是專業(yè)技術知識。一個有造詣的施工索賠管理人員必須是一名技術經(jīng)濟方面的專家,起碼應是一名土木建筑工程師或工程技術經(jīng)濟師。二是合同知識及外語能力。施工索賠工作涉及相當多的合同和法律知識,且國際工程均用英語,故索賠管理人員必須具備這方面的能力。

②協(xié)調(diào)能力。一是人際協(xié)調(diào)、溝通能力。隨機制宜的索賠管理系統(tǒng)對索賠管理人員給予充分重視,要求他能協(xié)調(diào)各職能部門索賠參與人員的關系,能進行有效的信息溝通,以利于發(fā)現(xiàn)索賠機會。二是公關經(jīng)驗。索賠機制是施工索賠工作的一個重要環(huán)節(jié),需要有公關知識與經(jīng)驗。

③解決問題的能力。一是索賠的意識觀念。主要是合同意識、風險意識以及成本觀念和時間觀念。可以說,這是作好索賠工作的思想基礎。二是應變能力與獨立決策能力。索賠事項千差萬別,索賠管理人員要能隨機應變并能果斷決策。

(2)培訓工作。我們將索賠管理人員的技能劃分為技術的、人際關系的和解決問題的三類,培訓工作將著眼于改變其中一項或多項技能。

①在職培訓。一是職務輪換:針對索賠管理人員需要多方面的知識的特點,我們可以使其在各職能部門如合同、成本、質(zhì)量等輪換工作,以彌補某方面的不足。二是預備實習:通過跟經(jīng)驗豐富的索賠人員體驗如何工作,能使經(jīng)驗尚不足的索賠管理人員獲得多方面的知識。

②脫產(chǎn)培訓。一是課堂講座:讓索賠管理人員通過系統(tǒng)的學習,可以有效的發(fā)展其技術的及解決問題的技能。二是模擬練習:諸如案例分析、小組互助會議、角色扮演等。將會使索賠管理人員人際關系的和解決問題方面的技能得到很大的提高。

3.5國際工程施工索賠的法律分類

國際工程施工索賠的分類已有多種,《國際工程施工索賠》一書就列舉了從索賠原因、索賠目的、合同依據(jù)等共七種索賠分類方法,但都未與合同,進而與法律建立直接聯(lián)系。本文把國際工程施工索賠根據(jù)其法律特征分為三類：合同變更索賠、業(yè)主含工程師等業(yè)主人違約索賠及風險索賠,以對索賠的法律本質(zhì),索賠處理的法律根源進行分析。

3.5.1合同變更索賠

合同變更實質(zhì)上是重新要約與承諾調(diào)整雙方的債權債務重新簽訂協(xié)議或補充協(xié)議。國際工程施工牽扯面廣、周期長、影響因素多,經(jīng)常要根據(jù)外界條件的變化或規(guī)劃、設計的調(diào)整而要求變更。這一合同變更原理體現(xiàn)在國際工程施工合同中則是,只要這種變更在合同基本范圍內(nèi),不至于改變其基本范圍,承包商就有責任滿足業(yè)主的這種變更要求,但同時要達成新的合同工期和價款,否則承包商有權利對這種工期或價款提出索賠，而如果業(yè)主或工程師的變更要求超出了原合同基本范圍,導致承包商的合同債務發(fā)生根本性改變時,承包商有權拒絕這種變更要求,或者通過重新要約、承諾另行簽訂補充協(xié)議,如業(yè)主強行要求承包商承擔這種變更,就構成了業(yè)主的違約。

3.5.2業(yè)主或業(yè)主人違約的索賠

“有約必守”是一條古老的民商法基本原則。任何一方無合法原因不履行或不全面履行合同債務,對方有權申請履行或解除合同,并就不履行或不全面履行合同給他造成的損失要求賠償,這就是違約索賠。在近現(xiàn)代民商立法中,普遍都有這一類基本規(guī)定。如我國《民法通則》規(guī)定：“依法成立的合同受法律保護。”我國《經(jīng)濟合同法》規(guī)定：“經(jīng)濟合同依法成立,就具有法律約束力,當事人必須全面履行合同規(guī)定的合同義務,任何方不得擅自變更或解除合同”,我國《涉外經(jīng)濟合同法》也作出了類似的規(guī)定。

3.5.3風險導致的索賠

風險索賠的法律依據(jù)是大陸法中的“情勢變遷”原則或普通法中的“合同落空”原則。最初這兩種原則只適用于導致不能履約的風險事件,后來許多法律或案例把它們的適用范圍擴展到訂立合同時所不能預見的一切情形。其基本內(nèi)容是,合同簽訂后,作為合同基礎的事情,由于不可歸責與當事人的原因,發(fā)生了當初不能預料的變化,如仍堅持原法律效力,將造成顯失公平的結(jié)果,故應對原法律效力作出相應變更或調(diào)整。至于何種情形可以采用上述原則,國際工程施工承包合同通常會作出具體約定,這實際上就是合同雙方分擔風險的問題。如下文所述的合同條件的各項風險條款。

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4結(jié)論

要在國際工程市場上逐漸占有一定的地位,施工索賠是必不可少的工作,是決定國際工程承包商在承包國際工程建設施工中經(jīng)濟效益的關鍵環(huán)節(jié)。正如在激烈的國際工程市場競爭中人們常說的一句話:“中標靠低價,盈利靠索賠”,因此,國際工程承包商必須加強內(nèi)部管理,提高施工管理水平,培養(yǎng)造就出適應國際工程建設施工的管理人員,以適應當今競爭激烈的國際工程市場,維護自己合理的經(jīng)濟利益。

運用科學的管理理論,構建一套能隨機制宜的索賠管理系統(tǒng),會使承包商大大提高施工索賠成效。本文緊緊圍繞如何建立隨機制宜的索賠管理系統(tǒng)展開論述以建立一套高效的索賠機制這一計劃目標為引導,設計出了矩陣式組織結(jié)構,并明確職務內(nèi)容和職務關系,事實上該組織結(jié)構也是一個“決策與信息溝通的網(wǎng)絡”。而這些都是為了索賠管理系統(tǒng)能夠隨機制宜,能使索賠工作有效進行。本文試圖設計一個權變的索賠管理系統(tǒng),但在實際應用中,不存在普遍使用的固定的管理原則、管理方法和管理模式。隨著工程項目建設條件的變化,該模式必須不斷變化。另外,索賠管理需要處理的信息量巨大,還應注重索賠管理系統(tǒng)計算機軟件的開發(fā)研究。

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