電子公文的幾大問題

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公文是政府機關處理公務和行政管理的重要工具，在各級機關、單位中，“辦公”的一個重要內容就是辦理和制發文件，即“辦文”，辦文是每個機關、單位大量的,日常的工作。依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是電子政府建設的重要組成部分，是關系到電子政府建設全局的基礎性工程。

據調查，現在政府機關使用電腦進行文字處理已非常普遍，一些單位還不同程度地實現了公文運轉電子化管理，對收文辦理、發文辦理的登記、審核、擬辦、運轉等環節進行管理，實現了公文查詢、統計、存儲、流轉的電子化及內部網絡互聯；部分單位對公文數據庫中的公文由標題、來文單位等基本要素和運轉過程管理，擴展為部分公文的全文入庫管理;一些部門已經實現特定網絡，如政府專網、專業部門網上的部分公文上報、下發的無紙化傳輸;少數單位實現全部公文的網絡傳輸和電子化管理。

七大問題之一：對電子公文的性質和作用認識不足

長期以來，一些人將公文處理電子化誤認為就是辦公室內的文字處理電腦化，不少領導干部習慣于傳統的辦公方式，至今不會使用或不愿意使用電腦和網絡，認為這是辦事人員的事情，不能從根本上認知信息化、電子化給傳統政府辦公方式帶來的革命性轉變，造成機關辦公自動化、公文電子化鏈路的中斷，使無紙化辦公無法推進。

七大問題之二：系統功能單一，層次不高

電子公文處理系統就是利用電腦網絡功能，實現從公文的起草、審核、批示、分發及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉全程管理。在辦公自動化系統中，公文處理是較為復雜的一個子系統，其復雜度體現在兩個方面：首先公文系統是一個縱向、橫向交錯的綜合結構的系統，從縱向看，公文系統被多級組織共同使用，從橫向看，公文系統被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統具有不同特點;其次公文處理流程具有多樣化特性，一般來說，不同組織級別的公文處理流程不同，由于受到多方面因素的影響而變得復雜多樣。

總之，目前電子公文處理系統設計方案還沒有完全走出傳統公文處理思維方式，在公文流程上一味用電腦軟件去模仿傳統的手工處理模式，不重視軟件的開發和辦文業務流程的再造和整合。

七大問題之三：安全隱患不容忽視，保密觀念還需加強

電子公文的出現，使秘密的載體發生了革命性變化，信息傳播從“有形”走向“無形”，容易使人產生思想上的麻痹。過去的“鎖好柜”、“關好門”、“看好人”的保密措施已難以適應時代的需要。一些機關、單位對紙質公文的保密很重視，而對儲存在軟硬盤上的電子公文則隨意處置，更談不上進行保密管理。另一方面，電子公文在網絡環境中傳播和存儲，極易受到黑客攻擊，造成公文失密、信息被盜、被刪除或被改寫等嚴重后果，對電子公文安全性的擔憂，在很大程度上遏制了公文處理電子化的推廣。

七大問題之四：資金投向失衡，開發與應用脫節

對電子公文的開發和利用還缺乏正確的認識，重硬件、輕軟件，重建設、輕應用，重網絡、輕信息的現象仍然比較突出。長期以來政府信息部門的大量建設資金投入到硬件設備上，應用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項資金和技術。

公文處理電子化要求對傳統的公文處理業務規范化、數字化，這需要做大量基礎性的工作，如規范辦文流程，對現有的一些公文處理格式化、標準化，制定系統代碼、系統分類等。而目前，管理者、應用者、技術人員三者之間缺乏業務的溝通、協調和融合，以至于出現有些系統開發出來后從來就沒有被應用過的現象。

七大問題之五：規劃滯后，標準不統一

目前與公文有關的國家標準或辦法主要有《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)和《國家行政機關公文處理辦法》，都是針對紙質公文制定的，雖然對電子公文也有所考慮，但這方面的規范還十分簡單和粗疏，無法適應公文處理電子化的需要。一些機關、單位在管理電子公文、設計公文處理軟件時，往往各行其是，自成系統，采用的標準也各不相同，造成新的重復建設，資源不能共享，給今后電子公文傳輸和系統整合留下了難題。

七大問題之六：復合型人才缺乏，公務員知識結構亟待改善

實施公文處理電子化，需要既熟悉公文處理業務，又掌握現代信息技術的復合型人才。電子公文處理系統將公文的制發、審簽、運轉、傳輸等各個環節電子化、網絡化，這就要求各環節、各部位人員，包括審核、簽發文稿的領導同志，都能夠掌握電腦操作技能。現有機關工作人員大多限于知識儲備的不足，對較復雜的電腦應用和信息系統的管理難以適應。

七大問題之七：電子公文立法空白，效力難以認定

目前我國電子公文尚不具備與紙質公文同等的法定效力，這已經成為無紙化辦公和電子政務發展的瓶頸。政府公文的電子簽名、電子簽章、電子指紋等從技術上講，已經不成問題，但其法律地位還沒有確認;從網絡上下載的公文，權威性不強、可信度不高，尤其是作為法律、法規、政策依據提供使用時，效力難以認定;另外，如果僅僅是電子公文，在歸檔時也不被認可。這些問題如果遲遲不解決，電子公文將繼續停留在現有的水平，難以有根本性突破，電子公文與紙質公文“雙軌”運行，無紙化運行就難以實現。