商務(wù)活動(dòng)贊助會(huì)禮儀(3)

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第四，承諾的兌現(xiàn)。贊助活動(dòng)一經(jīng)正常決定，即應(yīng)擇機(jī)將其付諸實(shí)施。在實(shí)施過程之中，贊助單位特別有以下四件事要必須注意：

一是必須有約在先。為了確保贊助活動(dòng)取得成功，并且防止其發(fā)生種種變故，一般而言，凡重大的贊助活動(dòng)在正式實(shí)施以前，贊助單位與受贊助者雙方均應(yīng)正式簽訂贊助合同或贊助協(xié)議，并且經(jīng)公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證。這樣一來，雙方所自各自承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)便被正式規(guī)定下來。任何一方如有違反，使可被依約追究其法律責(zé)任。

二是必須審慎行事。在贊助的實(shí)施過程中，贊助單位必須處處審慎而行。既要認(rèn)真履約，又要爭(zhēng)取社會(huì)的理解與被贊助者的支持。對(duì)于受贊助者一定要平等相待。不要為此而以“救世主”自居，時(shí)時(shí)趾高氣揚(yáng)，處處討價(jià)還價(jià)，因而令對(duì)方產(chǎn)生逆反心理，好心辦了壞事。必須明確的是，贊助絕非一種單方面的賞賜。在贊助活動(dòng)中，雙方往往都是有利可圖的。

三是必須擴(kuò)大影響。在可能的情況下，贊助單位在實(shí)施贊助計(jì)劃的過程中，不僅要求得到社會(huì)各界的理解與支持，而且還要善于巧借良機(jī)，利用各種傳播媒介，在法律、法規(guī)允許的前提下，對(duì)自己進(jìn)行適度的宣傳，以求擴(kuò)大本單位的社會(huì)影響力，提高自己的知名度與美譽(yù)度。不過在宣傳時(shí)必須講究技巧，切勿自吹自擂，令人生厭。

四是必須嚴(yán)守承諾。進(jìn)行贊助時(shí)，贊助單位務(wù)必要言而有信，兌現(xiàn)承諾，在指定的時(shí)間內(nèi)，將自己擬贊助的財(cái)物如數(shù)全部到位。不論發(fā)生了什么情況，都不允許贊助單位拖延時(shí)間，取消贊助。削減數(shù)額、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不許可的。贊助單位如果真的那么作了，不但是一種單位方面的毀約行為，而且還表明自己原先的承諾僅僅是為了沽名釣譽(yù)。

再次，需要搞好會(huì)務(wù)的安排。在贊助活動(dòng)正式實(shí)施之際，往往需要正式舉行一次聚會(huì)，將有關(guān)的事宜公告于社會(huì)。這種以贊助為主題的贊助會(huì)，在贊助活動(dòng)中，尤其是大型的贊助中，大都必不可少。有時(shí)，人們亦稱之為贊助儀式。它主要是為了向全社會(huì)公告贊助活動(dòng)正式啟動(dòng)，是贊助活動(dòng)中作用巨大的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。

根據(jù)商務(wù)禮儀的規(guī)范，贊助會(huì)通常應(yīng)由受贊助者出面承辦，而由贊助單位給予其適當(dāng)?shù)闹С帧?/p>

贊助會(huì)的舉行地點(diǎn)，一般可選擇受贊助者所在單位的會(huì)議廳。亦可由其出面，租用社會(huì)上的會(huì)議廳。用以舉行贊助會(huì)的會(huì)議廳，除了其面積的大小必須與出席者的人數(shù)成比例之外，還需打掃干凈，并且略加裝飾。

舉行贊助會(huì)的會(huì)議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)當(dāng)亮度適宜。在主席臺(tái)的正上方，或是面對(duì)會(huì)議廳正門之處的墻壁上，還需懸掛一條大紅橫幅。在其上面，應(yīng)以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位贊助某某項(xiàng)目大會(huì)”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法，意在突出贊助單位；后一種寫法，則主要是為了強(qiáng)調(diào)接受贊助的具體項(xiàng)目。

一般來講，贊助會(huì)的會(huì)場(chǎng)不宜布置得美輪美奐。過度豪華張揚(yáng)。否則，極有可能會(huì)使贊助單位產(chǎn)生不滿，因?yàn)樗纱丝赡墚a(chǎn)生受贊助單位不務(wù)正業(yè)華而不實(shí)的感覺。

參加贊助會(huì)的人士，既要有充分的代表性，又不必在數(shù)量上過多。除了贊助單位、受選購助者雙方的主要負(fù)責(zé)人及員工代表之外，贊助會(huì)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)邀請(qǐng)政府代表、社區(qū)代表、群眾代表以及新聞界人士參加。在邀請(qǐng)新聞界人士時(shí)，特別要注意邀請(qǐng)那些在全國或當(dāng)?shù)鼐哂休^大影響力的電視、報(bào)紙、廣播等媒體人員與會(huì)。

所有參與贊助會(huì)的各界人士，在與會(huì)之時(shí)，皆須身著正裝，修飾儀表，并且檢點(diǎn)個(gè)人的舉止動(dòng)作。贊助會(huì)的整體風(fēng)格是莊嚴(yán)而神圣的，因此任何與會(huì)者都不能與之唱反調(diào)。

依照常規(guī)，一次贊助會(huì)的全部時(shí)間，不應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)于一個(gè)小時(shí)。因此贊助會(huì)的具體會(huì)議過程，必須既周密，又緊湊。贊助會(huì)的具體會(huì)議過程，大致上共有如下六項(xiàng)：

第一項(xiàng)，宣布贊助會(huì)正式開始。贊助會(huì)的主持人，一般應(yīng)由受贊助單位的負(fù)責(zé)人或公關(guān)人員擔(dān)任。在宣布正式開會(huì)前，主持人應(yīng)恭請(qǐng)全體與會(huì)者各就各位，保持肅靜，并且邀請(qǐng)貴賓到主席臺(tái)上就座。

第二項(xiàng)，奏國歌。此前，全體與會(huì)者須一致起立。在奏國歌之后，還可奏本單位標(biāo)志性歌曲。有時(shí)，奏國歌、奏本單位標(biāo)志性歌曲，可改為唱國歌、唱本單位標(biāo)志性歌曲。

第三項(xiàng)，贊助單位正式實(shí)施贊助。其具體作法通常是贊助單位的代表首先出場(chǎng)，口頭上宣布其贊助的具體方式或具體數(shù)額。隨后，受贊助單位的代表上場(chǎng)。雙方熱情握手。接下來，由贊助單位的代表正式將標(biāo)有一定金額的巨型支票或?qū)嵨锴鍐坞p手捧交給受贊助單位的代表。必要時(shí)，禮儀小姐應(yīng)為雙方提供幫助，若贊助的物資重量、體積不大時(shí)，亦可由雙方在此刻當(dāng)面交接。在此過程之中，全體與會(huì)者應(yīng)熱情鼓掌。