檔案管理工作現狀范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作現狀，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:醫院;檔案管理;現狀分析;應對策略

醫院檔案主要是醫院在從事醫療、科研、教學及其他業務活動過程中形成的有價值的歷史記錄。［1］傳統檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當前現代化醫院對檔案資料的使用需求。因此實施規范性、科學化的檔案管理，對減少醫療資源浪費，提高醫院管理工作效率和推動醫院事業的蓬勃有重要意義。本文就醫院檔案管理工作的現狀與應對策略予以綜述，具體如下。

1醫院檔案管理工作現狀分析

1．1醫院檔案管理人員專業能力不強、綜合素質不高

檔案管理人員的文化程度、專業能力和綜合素質良莠不齊，外出進修機會少，對現代檔案管理知識的認識不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時醫院安排非專業人員參與檔案管理，導致其對檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責任心不強，易導致資料丟失，影響檔案歸檔質量。此外醫院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業的發展。

1．2檔案管理制度不健全

目前，在我國仍未形成醫院檔案管理評審制度相關標準，主要是靠各醫院在實際工作中逐漸摸索出檔案管理制度，這就導致了檔案管理制度相對陳舊落后且不健全。此外，在檔案管理過程中，對于檔案資料的納入、收檔及裝訂工作均缺乏統一的管理標準，這導致在實際工作中工作人員不能受到嚴格的約束力，在工作中出現檔案資料的收集不全，歸檔隨意，查找困難等問題。

1．3對檔案管理的重視度不高

多數醫院的工作重心傾向于臨床一線，對檔案管理工作在醫院發展建設中的重要性認識不夠，同時缺乏對檔案管理工作的足夠的重視，硬件和軟件投入不足，不能合理利用檔案資料。在醫院工作的大部分人員多為醫護人員，他們一般會單純的認為檔案工作屬于檔案專職人員的工作，缺乏資料歸檔的責任心，因此不能在臨床工作中形成完成、準確的檔案記錄和保存，在檔案管理工作中易出現工作疏忽，從而忽視了檔案資源在醫教研和醫院發展建設中的重要作用。

1．4檔案信息化管理程度普遍較低

隨著現代經濟的不斷發展，信息化的發展已經成為當今社會發展的趨勢。而在現代多數醫院的檔案室中，仍然缺乏現代化的檔案信息管理系統。對檔案資料的管理仍然采用原始的紙質儲存方法，未能進行數字化的處理與加工，易出現丟失、損毀事件，降低了檔案資源的利用度和使用效率。另外大量的紙質資源也占據了大量的空間，這就要求增加硬件設施的投入，導致了資源的浪費。

2醫院檔案管理的對應策略

2．1提高醫院檔案管理人員的專業素養

醫院對檔案管理工作人員加強相關管理知識培訓，組織其積極參加會議、講座，并進行繼續教育，以提高其責任意識。同時糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調動工作人員的積極性和能動性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強服務意識，以滿足醫院的檔案使用需求，實現醫院檔案的現代化管理。

2．2完善健全的檔案管理制度

醫院檔案管理工作能夠積極開展的前提在于具備完善的管理制度和體系。［2］因此醫院相關部門應在實際工作的基礎上結合政府部門檔案管理制度規范，積極改進和完善原有的檔案管理規范，制動一套完善的檔案管理系統，內容主要既包括檔案工作人員的工作管理規范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規定。明確各自的任務和職責使各項工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

2．3加強對檔案工作重要性的重視

首先應該加強領導干部對檔案管理重要性的認識，讓其認識到檔案管理工作是醫院管理工作中不可分割的重要組成部分，通過檔案工作反饋的信息能夠指導醫院的工作配合，對醫院的改革和進步有著長促的推動意義。同時應該加強對檔案管理工作人員相關專業知識的培訓，使其認識到檔案工作的重要性，提高其自覺性和責任心，使各項工作均實行統一領導和分級管理，以確保檔案資源物盡其用。此外，在全院范圍內擴大利用面，向廣大醫務人員提供檔案的有效信息，以便更好的為臨床醫療、科研等進行服務。

2．4提高檔案管理的現代信息化管理水平

檔案管理的最終目的在于檔案資源的最大化利用，而檔案資源的信息化水平高低對其利用效率起著決定性作用。檔案管理的現代化水平主要兩點，一方面在于檔案資源存儲的數字化，這就要求醫院需要引進完善的檔案信息管理系統，對對檔案進行科學的收集、分類和保存;另一方面在于檔案利用的網絡化，將檔案管理系納入到整個醫院信息系統中，使檔案子系統能夠被最大化使用，更好的為醫院綜合系統服務。

3小結

綜上所述，通過綜合分析醫院檔案管理工作中出現的問題并提出對應策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進醫院的長足發展。而在在實際工作中，這要求醫院檔案管理人員提高對檔案管理重要性的認識，不斷提升自身專業水平，掌握檔案資源的現代化信息管理系統的應用，從而提高醫院檔案管理工作水平，進一步促進醫院的改革和發展。

參考文獻:

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1 城建檔案工作的發展簡史

我國的城建檔案工作并沒有其他國家的歷史悠久。它最初受到相關人員的重視大概要把時間軸退回到20世紀80年代。早在1980年的9月下旬，我國國務院在全國性的有關技術檔案的會議中就特別說明：城市建設的規劃、維修、管理以及擴建等的依據是城市基建檔案，其中大一點的城市都是以城市為單位進行城建檔案管理的，領導者則是由市人民政府管理城建工作的重要人員擔任。城市基建檔案館是由當地市建委或者是城市建設部門成立的，以此來集中管理城市的基建檔案。根據這方面的一些相關的法律法規，明確規定了城市的建設部門必須設定相應的城建檔案工作管理機構或者要調配一些人員用于處理全市的城建檔案管理事務。城建檔案的范疇從不同方面是有不同的劃分的，比如，從對象層面上講是屬于檔案的范疇；從程序的層面上講是屬于建設行政的領域。所以，它不僅僅在業務和內容上跨越了傳統的檔案管理理論，并且它在管理模式上還具有獨特的特點，成為中國特色檔案事業的一個不可或缺的組成因子。

2 城建檔案管理模式的現狀

2.1 組織成立

經過多方面查找資料可以得出，最早的城建檔案館是南京檔案館和沈陽檔案館，它們的建立時間分別是1980年11月以及1980年的12月。在1981年，又增添了好幾個城建檔案館，其中有北京市檔案館、天津市檔案館以及重慶市檔案館和武漢市檔案館等等總計有10家直轄市以及副省級的城市依次建立。在1982年，先后有廣州市的城建檔案館和長春市的城建檔案館建立。到了1983年，廈門市的城建檔案館建立了；1984年，深圳市的城建檔案館也竣工了；兩年后，杭州市的城建檔案館正式成立；幾年之后，哈爾濱市的城建檔案館以及上海市的城市檔案館正式投入運營。就這樣，19個直轄市以及副省級的城建檔案館陸續建成了。從上述各個檔案館的建立時間來看，國內的大部分城建檔案館是在80年代建成的，并且幾乎都是在1981年左右建成的。就是在這期間，國家頒布了一系列與城建檔案館建設相關的文件，也說明了各個城市的領導以及相關工作人員對我國重要文件的重視，對國家精神的深刻領悟，也對我國城建檔案工作的歷史發展有了很好的說明。

2.2 機構歸屬

在19個直轄市以及副省級城市的城建檔案里，有大部分的檔案館的管理工作是由上級單位中的市建設委員會來做的，少數的檔案管理工作則交由市規劃局來負責。但是有一家在深圳的檔案館的情況是與上述所講的情況不同的，它在2004年之前的時間都是屬于深圳市建設局來負責，在2004年這一年則是由深圳市檔案局來接管，更確切的說在深圳檔案館由深圳檔案局接手后，原來的深圳市城市建設檔案館就不復存在了。而且，從各種調查得到的資料可以知道，城建檔案館基本上是靠主管城市建設工作部門里的行政部門來負責城市建設檔案的基礎性工作，不論是哪種系統的工作，都是與它所在的城市里的相對應的主管部門的城建業務所涵蓋的區域是不可分割的，從這個層面上說，城建檔案館的建立以及后續的蓬勃發展是與政府的行政職能很難分開的，即城建檔案館現在的一切成就都是要歸功于政府的行政職能部門的。

2.3 業務范圍

很大一部分的城建檔案館主要負責的業務有以下幾個部分：首先是要牢牢貫徹并認真執行國家或者本省以及相應市頒發的一些有關城市建設檔案管理工作的法規制度；其次是要認真鉆研、規劃本市城建檔案的未來發展計劃；然后是要負責所在市的城建檔案工作的指導、監督等；最后是要做好接收、儲存、使用城建檔案的工作。有一部分城建檔案館還把城建檔案的編制、研發以及聲像檔案管理歸入了自身的“服務”范圍。從城建檔案館的各種內部機構的制定以及一些任務的劃分可以清楚了解到城建檔案館的業務主要有以下幾點：檔案的規劃和管理；檔案業務工作指導的建設；聲像檔案的管理；檔案的編制和研發；檔案的儲存；檔案的有效使用；檔案的查閱等等。一小部分城建檔案館還將地下管線的檔案管理以及執法檢查等放在了它的職責領域里。雖然說不同城市的城建檔案館的發展并不具有很大的不同點而是在一些方面會有一些相同點，不過在一些周邊城市卻沒有直接的聯系，并且沒有相同的工作方法和業務圈。在工作模式上雖說是相互借鑒，但是畢竟在一線大城市比如北京、上海、廣州在一些方面還是遠遠比其他副市級城市更成熟的。極少數情況除外，很大一部分的城建檔案館所在的城市的地域特點與它的工作性質還是沒有太大的關系的。

2.4 法規建設

法律法規是各項工作順利展開的重要法寶，所以各個城市的城建檔案管理者在這方面也是做了很多功課。除了廈門以外的其它城市都先后頒布了相關的城建檔案管理條例，不過它們的形式是多種多樣的。比如，濟南市以政府令的形式頒布了相關辦法，而杭州市則是頒布了相關的實施意見等。

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【關鍵詞】學校檔案；管理現狀；對策

學校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，它能反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學校檔案，能有效幫助提高教育管理和學校教學水平。如何做好學校檔案管理，對教育、教學、教研活動，有著十分重要的作用。

1．學校檔案管理工作的重要作用

1.1學校檔案是學校的歷史載體

學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程，是學校重要的信息資源，對學校具有重要的推進作用。

1.2學校檔案是學校的教學總結

學校檔案匯集了學校現有的知識成果，是學校成長和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發利用價值，對學校檔案進行綜合分析，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，為新的時期學校建設提供借鑒和依據，推動學校自身形象和價值觀的發展。

2.學校檔案管理工作的現狀分析

現階段，很多學校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：

2.1檔案管理意識淡薄，利用率不高

長期以來，由于人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

2.2檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大

一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

2.3硬件設施不達標，檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象，也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

3.加強學校檔案管理工作的對策

3.1領導重視，完善檔案管理工作體系

學校領導應高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。

3.2專員管理，強化檔案管理工作基礎

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通。加強檔案人員自身業務素質建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業理論知識；另一方面建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

3.3全民參與，增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科（組、處）室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

3.4硬件支柱，保證檔案管理工作質量

硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

3.5多點開花，豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作，首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理，全方位收集相關檔案資料，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的教育教學資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。

3.6實現管理現代化，拓寬服務領域

隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

3.7與時俱進，努力與校園文化建設相結合

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1 現狀分析

1.1 部門間信息系統無統一標準，不互通

當前多數高職院校的各個業務部門的信息資源管理基本是從自身需求出發，沒有全局統籌與規劃，信息共享無法實現。另一方面，各部門之間的數據沒有統一標準，系統的數字格式、 結構不統一，導致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現。各部門信息系統管理各自為政， 導致了檔案信息重復開發、建設，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導致信息無法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業務，主管人員要求具備高級及以上專業技術任職資格條件，在檔案業務素質和檔案學術科學研究上具有一定權威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負責人大多來自學校的其他部門，不是專門的檔案管理專業科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業的知識和水平，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數字化建設需進一步加快

信息時代，數字化技術由于其經濟、方便等特點將紙質的文本文件取代已成為趨勢，數字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現數字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學生的學籍資料還是以紙質文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識不強，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進行檔案基礎知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔起很好的保管責任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機制

《高等學校檔案管理辦法》中規定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構而設立，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業的檔案專業管理人員，這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現創造可行的環境，增強檔案在校園內和校園外的影響力。作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環節都要制定和執行有效的規章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓，推進檔案信息化建設

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學習和培訓，重點學習檔案工作的數字化，將文檔數字化整理和歸類。學校應出臺措施，將校內各類文件進行統一規范，讓各類檔案實現規范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護，實現無紙化辦公。另外，對現有的紙質文件應通過掃描等數字化手段盡快進行歸檔和整理，滿足師生調閱和查詢的需要。

2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度

檔案管理人員應增強服務意識，提供檔案的管理和查詢服務，提升工作態度和服務成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強師生對檔案和檔案管理重要性的認識，讓全體教職工和學生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。

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檔案是醫院的重要資源，對醫院正常運作起到了重要作用，醫療改革與創新同時促進了醫院檔案管理工作的不斷發展，同時也對檔案管理工作水平提出了更高的要求。如今醫院的多元化發展使得醫院檔案更加復雜繁多，也增加了相關管理工作的難度[1]。醫院檔案管理工作的發展與完善成為了醫院進步發展的重要內容，因此，健全醫院檔案管理制度、增強醫院檔案管理工作意識、提高檔案管理工作人員素質、加大檔案管理軟硬件設施投入等問題均成為急需改善和提高的內容。

2 醫院檔案管理工作現狀

2.1醫院檔案管理制度體系不健全 由于醫院檔案管理制度不完善，缺乏科學性和規范性，導致醫院檔案管理工作開展時標準不統一、檔案收集效率低、整體信息資源欠缺，沒有明確的管理標準與模式，致使檔案管理工作出現遺漏，缺乏全面性與完整性，工作人員往往依據個人經驗開展工作，收集的檔案缺乏統一性，檔案管理與信息管理發生脫節，醫院檔案無法滿足醫院發展的要求，嚴重降低了醫院檔案的利用價值。

2.2醫院檔案管理意識薄弱 目前我國多數醫院將醫療技術的研發、醫療建設及經濟效益等發展作為重點去重視，認為該工作不能直接為醫院創造實際效益，往往忽略了醫院檔案管理工作的開展，認為檔案管理工作可有可無，或認定檔案管理工作只是"面子工程"，對檔案管理工作的定位存在嚴重誤區[2]。造成以上問題的原因主要有兩方面：①醫院管理層單純注重醫院經濟效益，認為檔案管理工作無實際意義。②檔案管理工作人員對自身從事的檔案工作不重視，認為檔案管理只是簡單地歸檔、整理、保存，沒有引起足夠重視，缺乏責任感。從而導致醫院檔案管理工作流于形式，工作中缺乏動力，以致檔案管理出現問題，降低其實際利用價值。

2.3醫院檔案管理工作人員綜合素質低下 檔案管理工作是科學化、規范化、制度化的工作[3]，作為實行檔案管理的主體，工作人員必須具備一定水平的專業素質，這是醫院檔案管理工作開展的基本保障。而目前我國多數醫院檔案管理工作人員的業務素質普遍較低。由于對該工作的不重視，或為了降低成本，往往聘用非檔案專業的人員擔任檔案管理工作，且入職后往往沒有經過專業培訓，或者只具備理論知識，不具備實際技術，導致檔案管理工作人員文化及專業技術水平參差不齊。采用專業素質和理論水平不足的人員從事檔案管理工作，很大程度上限制了醫院檔案管理工作的有效開展，阻礙了醫院檔案管理的發展。

2.4醫院檔案管理設備投入欠缺 信息時代的發展，要求醫院檔案管理工作也需步入信息化，這就需要醫院通過計算機建立完整的醫院檔案管理體系，提供現代化醫院檔案管理工作所需的設施，如計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等。但就目前我國多數醫院將投入重點放在先進醫療設備及科研等方面，但對于檔案管理設備的投入則認為可有可無，從而忽略檔案管理設備的投入，導致必要設施的缺乏，加上醫院就診量的逐年增加，需要收集的檔案信息也逐年增多，陳舊的設施不足以滿足現代信息化檔案管理的要求，不僅會花費更多的時間和精力，還會存在一定的錯誤，嚴重影響了檔案管理工作的開展。

3 醫院檔案管理工作的創新

3.1完善醫院檔案管理制度 建立并科學規范醫院檔案管理制度是醫院檔案管理工作有效開展的前提，各醫院可結合自身實際情況，認真學習醫院檔案管理相關法律法規[4]，建立起符合本醫院發展的科學的檔案管理制度，并將該制度認真落實到醫院檔案管理實際工作中，作為檔案管理工作人員工作行為的標準及約束，使檔案管理工作每一環節緊密相連，每一步驟有章可循。為激勵工作人員嚴格遵循檔案管理規章制度，可根據本院實際情況建立起一套合理的獎懲制度，對于表現優秀的工作人員及工作中出現問題的工作人員做到獎罰分明，從而提高檔案管理工作人員的工作積極性，以便更好地開展檔案管理工作。

3.2增強醫院檔案管理工作人員工作意識 提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識對于醫院檔案管理工作的開展起到了重要作用。上至醫院領導層，下至檔案管理工作人員，均需要從自身開始提高檔案管理工作的重視程度，摒棄傳統舊思想，去除單純的經濟效益為本的思路，意識到檔案管理對醫院發展的重要性。可通過一系列院內活動加大檔案管理工作宣傳，提高全員對檔案管理工作重要性意識的提高，加強管理工作人員工作的主動性，積極主動地進行檔案的收集管理，支持工作人員在日常工作中發現及創新，對于有效提高工作效率的方法可以及時應用于實際工作中。

3.3提高醫院檔案管理工作人員專業素質 由于檔案管理工作是一項專業系統性的工作，因此對檔案管理工作人員要求具備一定專業素質。引進人才方面需注重人才的專業性，以確保今后檔案管理工作開展的順利和穩定。醫院可定期制定檔案管理相關培訓工作，以不斷提升檔案管理工作人員的專業水平。支持鼓勵檔案管理工作人員積極補充及豐富檔案管理相關專業知識，并與實際工作相結合，將理論合理融入實踐工作中。工作人員要善于累計工作經驗，總結工作中存在的問題，并積極給予改正，從而提高自身專業水平。

3.4加大醫院檔案管理相關設備投入力度 現代化設備的投入和使用，是提高醫院檔案管理工作水平的物質保障，加大檔案管理相關設施的投入，可有效提升醫院檔案管理工作的效率。將計算機網絡技術充分運用到檔案管理工作中，通過計算機實現檔案的收集、傳輸、歸檔、檢索和保存等，可有效節省人員精力和時間，同時也節約了檔案管理的空間[5]。醫院可建立專屬局域網，將患者病歷、醫學書籍資料、人事檔案等內傳輸至醫院局域網，以方便相關人員對信息的檢索。由于網絡存在一定的不安全性，因此，檔案管理工作人員需加強網絡安全意識，對于機密性的檔案注意加密，防止信息外漏。

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一、學校檔案管理工作的重要作用――學校檔案是學校的歷史載體，是學校的教學總結

學校檔案包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績,匯集著最原始、最可靠的大量信息。學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程,是學校重要的信息資源,對學校具有重要的推進作用。學校檔案匯集了學校現有的知識成果,是學校成長和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開發利用價值,對學校檔案進行綜合分析,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,為新的時期學校建設提供借鑒和依據,推動學校自身形象和價值觀的發展。

二、學校檔案工作的現狀分析

學校檔案工作在學校各項檢查評估中作為一項重要的指標，但學校檔案工作存在著一些問題。

1、檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大

《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識”。然而很多學校沒有設定專職檔案管理崗位,還有的是教師兼職或是臨時配備的。這就造成檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

2、檔案管理意識淡薄,利用率不高

對“檔案”的概念和作用認識不高，檔案意識不強，責任意識淡薄的現象。認為學校的主要工作是教學，檔案工作就是保管好資料的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。

3、學校領導不夠重視，硬件設施不達標,檔案資料不全

很多學校檔案工作普通存在:一不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失或遭受破壞。二檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。三由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，有的學校檔案管理工作必備的工具都無法購置齊備。

4、開發利用不夠

學校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級階段。檔案管理人員充當的是保管員的角色，對編研工作重視不夠。

三、改善學校檔案工作現狀的對策

1.領導重視，強化檔案意識，完善檔案管理工作體系

學校領導應高度重視檔案管理工作,成立由各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理工作制度,形成檔案管理體系機制,積極推進學校檔案管理工作發展。

2.專員管理，強化檔案管理工作基礎，加強培訓機制

加強檔案人員自身業務素質建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業理論知識;另一方面建立檔案工作網絡,運用現代化管理技術和先進技術設備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應如何提高自身素質，應做到：

①愛崗敬業，培養良好的職業道德。

②依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設。

③強化服務意識，提高服務水平。

④加強業務學習，提高自身素質。

3、全民參與,增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。

4.加強硬件管理，保證檔案管理工作質量，豐富檔案管理工作內容。

首先學要設立專門檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。其次需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導全體師生支持學校,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源。

5.合理運用現代化科學技術。

一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現代化的設備，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件檔案的全部信息進行統一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理。

6.實現管理現代化,拓寬服務領域。

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關鍵詞：高校；人事檔案；管理

在高等院校的組織部門和人事部門當中，有一項極其重要的服務性、基礎性工作，即人事檔案管理工作。這項工作的開展并不是一成不變，隨著時代的發展，特別是近年來事業單位人事制度的不斷變化、革新，高校人事檔案管理的工作理念、方式方法和服務標準也發生了較大變化，且致力于向實現現代化、信息化、規范化的方向發展，為檔案管理從業人員的工作實踐帶來了諸多挑戰，也提出了更多更高的要求。在新時期、新形勢下，如何應對高校人事檔案管理工作存在的新問題、新挑戰，并有針對性地探索出更為有效的應對策略，成為了廣大檔案管理工作者亟待解決的課題。

1目前高校人事檔案管理工作存在的一些問題

1．1高校領導和工作人員對人事檔案管理缺乏足夠認識

當前，高等院校普遍沒有能夠建立起與時展相適應的人事檔案管理工作體系、工作制度以及相關檢查考核措施和制度，學校對其重要性的宣傳力度較為薄弱，導致教師、職工甚至是部分學校領導普遍缺乏對人事檔案相關知識的了解和認識，人事檔案管理工作人員的責任意識、宗旨意識和擔當意識也較為欠缺。

1．2高校人事檔案管理工作方式方法普遍滯后，未能緊跟時代潮流

很多高校人事檔案管理工作人員依舊采用傳統的手工操作方式實現檔案的整理、分類、編排、裝訂、檢索以及查閱工作，不但需要消耗大量的時間和人力資源，操作起來也非常不方便。工作場所也普遍較為簡陋，對日常辦公區域、閱檔區域和檔案庫房不進行詳細劃分、分隔，使得檔案庫房的安全隱患較大，各種自然和人為原因導致人事檔案材料受到了各式各樣不同程度的損害。

1．3事業單位人事制度變革為教職員工人事檔案

的管理帶來很多問題近年來，隨著事業單位人事制度改革進一步深化，各高校逐步開始探索用市場化手段配置人力資源，加強了人才的流動性，“人檔分離”的現象由于一些缺乏規范性的人才流動和檔案傳遞而普遍凸顯出來。一些教職員工已經離開學校多年，檔案卻沒有及時提走；亦或是一些新進教職工不能及時將人事檔案轉入學校，導致高校人事檔案管理工作難度頗大。個別教職員工也由于檔案意識淡薄，不按照有關規定填寫個人的檔案材料，使自己的檔案不夠完整、規范與完善。

1．4高校人事檔案管理工作的從業人員缺乏足夠

的綜合素養和專業水平當前各高校雖然都有了較為穩定并不斷發展壯大的檔案管理工作者隊伍，但時代的飛速進步使各行業各領域都朝著現代化、信息化的方向發展，而學校中既熟悉傳統檔案工作業務，又對檔案信息化開發和管理有一定研究和見解的專業人才較為缺乏。

1．5高校在經費投入方面對人事檔案管理工作的支持較少

如前文所述，由于檔案意識淡薄，或是各地區各學校發展水平不均衡，個別高校受人力、財力、物力因素的制約較大，人事檔案材料信息的功能利用也停留在較為原始簡單的階段，沒有進行深層次開發使用。甚至是手工抄寫檔案的目錄，沒有明確規定書寫用筆、紙張大小、材料規格，使歸檔和裝訂工作困難重重。

2解決問題的對策

新時期新形勢下，逐步解決高校人事檔案管理工作存在的諸多問題，實現人事檔案管理向上向好科學發展，需要堅持與時俱進，解放思想，轉變觀念，創新理念，改進方式。筆者探索出以下一些具體應對策略。

2．1加強組織領導，提供政策支持

人事檔案的管理工作是高等院校中一項極其重要的服務性、基礎性工作。人事檔案材料中記錄了學校的各項活動、各類事項的開展、辦理情況，并成為高校的寶貴經驗和財富，是高校領導干部實現科學管理、規范決策的重要參考依據。所以，高校的各級領導干部應該堅持唯物史觀，正確看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作切實重視起來，從人才引進、設備配置、經費支持等方面給予人事檔案管理工作適當的政策傾斜，盡量解決當前人事檔案管理工作遇到的困難和問題，并加強對相關工作人員、相關工作開展情況的督促、檢查和指導。

2．2加強高校人事檔案材料收集工作的及時度和準確性

任何一名高校工作人員的學習經歷、工作經歷等都應被記錄在人事檔案材料內，要進一步增強對檔案轉移、交接等工作的監督管理，及時完成轉接檔案工作，杜絕“人檔分離”現象，盡量避免人事檔案丟失、積壓或損壞情況發生。結合高等院校的工作特點，抓住各部門、各位工作人員學期末或年終總結的時機，多角度、全方位、寬渠道、有重點地收集人事檔案材料，并對各類材料加以甄別，嚴守準入門檻，避免將大量重復無用的材料收入人事檔案，進一步確保歸檔材料真實、準確、客觀。

2．3廣泛應用現代化、信息化手段開展人事檔案管理工作

進一步加強檔案學、管理學的理論研究，將研究成果與本校實際有機融合起來，形成科學、有效的現代檔案管理理論用以指導工作實踐。不斷更新工作方式，革新技術手段，將先進的設備和技術應用到高校人事檔案工作中。針對高校人事檔案信息化建設問題，可以探索性地嘗試編制一些技術標準和操作規范，作為今后人事檔案管理工作分工協作、技術應用的科學化依據，進一步規范檔案數據和檔案資源的交換、傳遞、共享等，構建起現代化的高校人事檔案工作體系，實現高校人事檔案各項工作全面、協調、可持續、現代化發展。

2．4加強高校人事檔案管理從業人員的繼續教育

在平時的工作中，應注意運用多種豐富的手段和方式，如舉辦檔案管理業務技能培訓班、研討會、競賽等，加強高校人事檔案管理從業人員的繼續教育。培訓中，可以培養他們攝影攝像或計算機應用等新媒體設備和技術的使用能力，讓廣大人事檔案管理工作者熟練掌握圖片、音視頻等電子檔案材料的歸檔、整理工作。建立起適當的獎勵機制，提高人事檔案管理工作者的思想政治覺悟和責任擔當意識，激發他們不斷學習知識、刻苦鉆研業務的熱情，從而全面提高人事檔案管理從業人員的綜合素養和專業水平。

2．5建立健全高校人事檔案管理工作的規章制度

各高校應因地制宜，結合實際整章建制，建立健全人事檔案管理工作收集、整理、歸檔、查閱、傳遞、清理等各個環節的一整套規章制度，切實做到有法可依、有法必依。對違規違法篡改、使用人事檔案材料的人員嚴格按照規章制度進行處理，追究相應工作人員的責任。確保歸檔的檔案材料能客觀、真實、全面地反映每一位教職員工的品德、才能、經歷和成績，更好地為高校的組織人事工作服務，真正讓高校人事檔案的管理工作向正規化、制度化的方向發展。

3結束語

總而言之，高校人事檔案的管理工作只有與社會的發展、時代的變遷和科技的進步相適應，才能更好地發揮出檔案信息的功能優勢，才能與高等院校的改革發展相適應。作為高等院校一項極為重要的系統性工作，今后，要對新形勢下高校人事檔案管理工作中出現的問題高度重視起來，運用現代化、科學化、信息化的手段和技術不斷提升其管理水平，逐步解決這些問題，為學校的人力資源開發以及利用充分發揮更為積極的作用。

［參考文獻］

［1］陳曉宇．淺析新時期的人事檔案管理意識［J］．山西檔案，2011，（S1）．

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【關鍵詞】 高職院校 電子檔案 現狀 措施

一、高職院校電子檔案管理工作的現狀

1.1領導認識不夠，規章制度有待完善

由于許多高校的領導并沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關的規章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態度對待電子檔案工作，使得其不規范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規章制度無法約束和規范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據，從而導致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續相關工作的順利進行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機的基礎上被形成和利用的，因此它都是在網絡環境下傳輸的，非常的方便和快捷。但是它存在著比較大的安全隱患，因為它對計算機技術有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數據信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發霉、變形等，而且很難恢復。如果電子檔案的儲存載體出現了問題，那么其中的文件信息也就很難再現和再次被利用。

電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術發展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機系統運行之間的矛盾逐漸加深，從而導致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領導重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經費和技術支持，那么它們就可以直接與合作的企業進行技術簽約并共同開發；而有的院校領導忽視電子檔案的管理，那么就會直接導致相關技術低下。這種技術水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實現校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導致電子檔案的優勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴重的信息資源流失現象，而且還會出現信息資源重復存檔的現象。同時這種獨立、分散以及割據式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因為高職院校的同學們在參加各種社會活動時，如就業、考研、出國留學等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強認識，完善規章制度

加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領導、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認識，從而根據自身的實際情況以及發展需求完善相關的規章制度，并把電子檔案管理納入到學校日常管理工作中，以規范電子檔案管理工作。其中領導要起到帶頭作用，嚴肅對待電子檔案管理工作，保證其權威性，讓管理人眼嚴格按照相關程序來進行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機制，以激發工作人員的興趣和積極性。完善的規章制度可以使工作人員在工作時有據可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實用性

對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉載工作，經常對這些載體進行抽查和檢驗，做到早發現、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術，同時建立計算機安全防護系統，嚴密管理工作人員對密碼和口令的設置與權限，從而提高電子檔案的真實和安全指數。各大院校應樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進行改革創新。在計算機網絡與校園網連接的基礎上，架設高職院校電子檔案局域網，從而使內部和外部的數據庫全程處于管理人員監控和管理的狀態下。同時加強技術軟件的開發，以便構建電子檔案管理系統，其中包括數據儲存技術、加密技術以及安全技術等。教育部門也應重視各高職院校電子檔案整合管理的發展，向各大高職院校下達指示，讓他們組建能制定政策、調配資源并協調院校的管理機構，從而促進高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業的高職院校在進行檔案培訓的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權利，讓他成為調配和協調各院校電子檔案管理的中心，從而加強院校之間的溝通和交流，實現資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務。

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關鍵詞：公共服務 檔案管理 現狀對策

檔案公共服務能力是指充分利用館（室）藏檔案資源向社會各界提供政府政務信息、現行政策法規等綜合信息服務和為各級政府和領導提供科學決策服務的能力。隨著社會發展和檔案意識的不斷提高，人們查詢信息的需求不斷增加，社會管理和經濟建設中對檔案資源的利用要求也越來越高。因此，如何從根本上提高檔案公共服務能力，為社會各界提供全方位的查閱服務，已經成為檔案部門正在不斷研究和探索的新課題。

1.目前檔案工作公共服務能力建設存在的問題

1.1思想觀念意識淡薄

①檔案工作公共服務意識淡薄。長期以來,由于受封閉思想的影響,許多檔案館一直把為黨政職能服務作為自身服務的主要方向,服務的對象主要是政府機關及各種學術研究機構,傳統的“機關衙門”作風和“機要重地”的思想意識尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動難以產生相應的旨在服務廣大群眾的內在驅動力，這是目前許多檔案館存在的通病。

②公共服務能力欠缺，服務效果不佳。檔案部門長期以來公共服務意識淡薄,檔案館在為社會提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺,被動服務還是許多檔案館的主要服務方式。由于服務意識不強、服務內容不充實和服務水平不高等原因,導致我國檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿意,這反映了檔案館服務效果不理想的現實狀況。

1.2檔案工作隊伍建設和管理等軟件建設有待改進

由于受體制、編制等因素影響，檔案館急需的科技、專業人才無法進入，造成專業人才緊缺，年齡結構老化，不能適應檔案工作現代化、信息化建設的需要，直接影響檔案業務工作的深入開展。此外，同級財政預算只能保證檔案館日常工作的開展，而檔案館的基礎建設費、功能建設費、檔案保護費等卻不能給予保證，造成檔案館舍與設備陳舊，館藏檔案檢索利用方式老化，館房面積不足。

1.3檔案場地資源、檔案結構等硬件建設滯后

①館藏結構單一，檔案資源地方特色不突出。目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結構單一、含金量低的現象,館庫內大量充塞的是反映公務性活動的文書檔案,缺少民眾日常生活密切相關的專門檔案、私人檔案。

②檔案接收進度不能與時俱進。許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進度,但是,在館藏檔案總量不斷增長的同時,檔案的信息量、含金量卻沒有隨之同步增長。

2.加強檔案館公共服務能力建設的對策

2.1轉變觀念,強化公共服務意識

服務意識的轉變與創新是檔案館增強公共服務能力的前提和基礎。必須加強社會服務意識,充分認識檔案館是公共文化事業機構,公共服務是檔案館的基本職能,檔案館的建設要充分體現公共服務機構的特征。同時要加強全社會對檔案館公共服務的認知度,利用多種途徑加強宣傳,并開展有效的公共關系活動,將現代檔案館的理念、檔案館提供的服務以及檔案館正在發生的巨大變化告訴社會、告訴公眾,積極實踐,讓社會了解檔案,讓檔案走進社會,使社會公眾改變對檔案館的傳統認識,樹立起良好的、新型的檔案館形象,把檔案館建設成為廣大民眾求知、尋史、休閑的必去場所。

2.2堅持以人為本，充實館藏資源，優化館藏結構

為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結構，必須將“以人為本”作為行動的導向。豐富的館藏資源和優質的館藏結構是檔案館提供優質服務的資本。要改變館藏檔案內容不豐富、結構不合理的現象,就必須加強檔案接收和征集工作,充實館藏資源,優化館藏結構。為此,檔案館應結合本地區的歷史、自然風貌、物產、著名的事件和人物、民俗、、名勝古跡、民間藝術、名特優新產品等方面的情況,積極收集相關的檔案與資料。

2.3創新服務方式，拓寬服務渠道，加大檔案資金投入

①利用多元化手段提供服務。積極主動地從利用者角度來開展多元化的公共服務是提高檔案館公共服務能力的最好體現。充分發揮窗口作用。主要是充分發揮“調閱利用窗口”和“現行文件服務窗口”這兩大服務窗口的示范作用,進一步提高窗口的服務質量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口,提高它們的公共服務能力是提高整個檔案館公共服務能力的關鍵。

②簡化查閱手續,降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同,檔案具有保密性,不同密級的檔案,其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案,需要出具合法的證明和辦理相關的手續后方可進行。

③建設檔案便民查閱中心，為提升服務能力提供高效平臺。創新檔案公共服務模式是提升檔案公共服務能力的根本。將原先分散在各部門的專業檔案在檔案中心進行資源整合、歸類和優化，建立檔案查閱超市，實行便民服務式的窗口服務，并通過檔案信息網絡、傳真等形式提供各部門未進館檔案的代查服務，真正實現“進一家門查找”、“蓋一個章證明”、“上一個網瀏覽”的規范化、科學化、制度化和社會化的一體化服務。

參考文獻:

[1]倪紅.以人為本,增強檔案公共服務能力.上海檔案,2007(1).

[2]孫艷秋.提升公共檔案館信息服務能力的基本措施.蘭臺世界,2009(24).

篇10

關鍵詞：醫學科研檔案；歸檔管理工作；現狀；應對策略

1 醫學科研檔案的定義

醫學科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，所以，必須將其納入科研計劃、管理制度和有關人員的工作中，并與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。同時，在工作過程中，必須實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件檔案材料同步，驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報等級、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫學科研檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，以便于開發利用，從而實現醫學科研檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，為醫院工作和社會發展服務。

2 醫學科研檔案歸檔管理工作現狀

2.1 科研材料收集不全面

醫學科研檔案的內容本應十分豐富，但是，如果醫學科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時，也會降低醫學科技檔案的完整性和準確性。醫院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報、審批材料，一些重要的科研項目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個人或課題組內部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫學科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫學科學研究的時間跨度大――少則數月，多則數年才能完成，導致哪些資料應該歸檔，什么時間收集整理，各種補救措施的施等問題未能及時形成統一的制度規定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導致醫學科研檔案完整、全面歸檔的執行和落實力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識

醫院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足，對其管理技術也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質量。雖然醫院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時間和精力上得不到保障，同時，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識。

2.4 科研檔案有效利用與開發不夠

鑒于醫院建院時間較長，受醫療用房場地的限制，各門類檔案無法集中統一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達標。在迎接等級醫院評審前，醫學科研檔案沒有完全使用專用的統一檔案柜和規格統一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學的分類、編排，導致科研檔案的保管質量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫學科研檔案的專業性和成套性又導致科研檔案的歸檔質量欠佳，醫院對檔案的利用和開發力度不夠，也未將科研檔案與科技生產活動聯系起來。

3 加強醫學科研檔案管理的策略

3.1 實行了科研課題全過程管理

為了保證醫院科研資料的完整性和科研檔案的真實性，應采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項指導

因為臨床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項時，由醫院綜合檔案室專職檔案員協同科教科的一名兼職檔案員，根據科研設計內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，并對其進行指導，同時，兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時了解和掌握科研項目的進展，檢查項目每一階段應形成的原始材料，發現問題及時糾正，以確保研究活動中原始材料的真實性和準確性。

3.1.3 參與驗收

在科研課題結題驗收前，要求項目負責人將該項目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認真檢查原始資料、實驗記載形成和管理情況、驗收研究材料的形成質量。

3.1.4 審核鑒定

醫院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質量。科研項目結題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫院綜合檔案室，由醫院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫院綜合檔案室。當各項目組課題申請上級驗收、鑒定、申報科研成果時，都可以按照規定程序向醫院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫學科研檔案管理制度

依據《檔案法》和國家相關管理條例，結合醫院的實際情況和具體要求，制定了包括《醫學科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內的一系列可行的科研檔案管理規章制度，并明確科研檔案資料管理的責任和義務，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務，使歸檔和立卷有標準、借閱有規定、管理有制度，確保醫學科研檔案各項基礎工作落到實處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識

3.3.1 加大宣傳力度，強化認知

利用醫院局域網、OA 辦公系統和短信平臺貫徹落實《檔案法》的相關內容，使廣大醫務人員真正認識到科研檔案是醫院資源而并非個人的私有財產。積累和形成醫學科研檔案的過程對醫學事業的發展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎，在醫療工作中占有非常重要的位置。因此，應當正確認識檔案與醫療工作的關系，將醫學科研檔案的形成過程當作醫療工作的一個重要組成部分，自覺提高對科研檔案的認識，主動搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實記錄醫學科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強檔案業務知識的培訓

組織醫學專業技術人員參加檔案業務方面的培訓，讓他們學習更多這方面的知識，讓科研管理人員和科研人員掌握醫學科研檔案的基本知識以及醫學科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時，聘請檔案專業管理技術人員指導科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關課件為他們進行業務指導，結合課題、成果實例向科研人員詳細講解醫學科研檔案的存檔方法和要求，從而增強他們的科研歸檔意識，提高歸檔材料的質量。

3.4 提高醫學科研檔案的利用和轉化價值

運用行政手段和方法集中統一管理檔案是建立科學的檔案管理體系，實現檔案工作標準化的基礎。針對醫院檔案保管基礎設施比較差的問題，醫院加大了對檔案工作硬件、軟件設備的投入力度，重點改善了現有科研檔案的管理條件，配備了收藏音像圖片資料、電子數字資料的設備，保證檔案資料的存放符合保管要求――分門別類，整齊規范，保證室內空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創造了條件。

4 結束語

綜上所述，醫學科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對醫學研究和醫療實踐的真實記錄，是醫學科技知識的載體，它具有專業性強、成套性強、連續性強和綜合性強等特點。

參考文獻

[1]白琳茹.淺議加強醫院科研檔案規范化管理[J].繼續醫學教育，2011（06）.