檔案管理工作的計劃范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作的計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】計劃生育檔案；檔案管理；規范化；管理制度；資金投入

為提高計劃生育服務水平，確保各項工作的制度化和規范化，采取相應措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。

一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的意義

采取相應措施，推動檔案管理規范化具有重要作用，也是必須重視和關注的內容，其重要意義表現在以下方面：

（一）有利于實現信息互通。規范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規、生育指標、生育措施、優惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。

（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執行和落實情況，采取措施促進檔案管理規范化，有利于管理部門在作出相關決策時，具有可靠的參考資料和依據。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。

（三）為流動人口提供服務。促進計劃生育檔案管理規范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區計劃生育執行效果和人口流動情況。并且還可以實現信息交流與互動，構建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。

二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足

由于相關制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現在以下方面：

（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質，對計算機技術的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相關單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設備等投入不夠，忽視設備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質的提高。

（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執行管理范措施。對檔案資源的開發和利用存在不足，管理流程不規范，難以提高計劃生育檔案管理水平。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的路徑

為彌補存在的不足，推動檔案管理規范化，可以采取以下改進措施：

（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。

（二）增加投入，強化管理。增加相應的資金投入，合理安排檔案管理預算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。

（三）健全臺賬，規范管理。根據計劃生育檔案管理的相關規定，制定健全完善的制度措施，有效規范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規章制度，明確相關人員的職責和權限，推動檔案管理規范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。

（四）改進服務，注重利用。提高檔案管理人員素質，改進服務，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務，提高人們的滿意度。構建完善的管理服務系統和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據。

四、結語

總之，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。

【參考文獻】

[1]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學管理[J].經濟研究導刊，2009（26）：163-164.

[2]武麗榮.人口與計劃生育檔案規范化管理途徑[J].蘭臺世界，2014（6）：67.

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關鍵詞：人口；計劃生育；檔案；科學管理

中圖分類號：C923

我國是世界第一人口大國，擁有世界總數四分之一的人口數量，并且人口數量依然持續增長，管理好人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中重要的一環。隨著人口計劃生育工作的制度化、法制化、規范化，人口和計劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉化，由傳統的管理方法向“高、新、嚴、準”的科學方式轉變。探索科學管理新思維，創新管理方式，進一步提高檔案科學管理水平，對更好的服務政府決策以及提高社會管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計劃生育部門的效率和服務，在工作中發揮人的主動性是當前工作中的關鍵[1]。

一、當前存在問題

當前由于種種原因，例如對檔案管理認識不足、檔案管理不規范、管理人員管理意識缺乏、農村人口流動性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計生檔案的管理工作的效率，嚴重制約了政府工作的開展，間接影響了和諧社會的建設進程。

1.1當前檔案管理中存在的問題

隨著人口的增多和人口流動量的增大，給人口與計生檔案管理工作帶來了困難，而且在管理工作方面，管理者對檔案工作的認識不足。在這方面主要存在兩個問題：一方面是沒有認識到人口與計生檔案管理的必要性和重要性，對工作的重要性存在認識偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責的對待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導致計生檔案的管理工作經常出現各種問題；另一方面的問題是出現在民眾，老百姓對計生工作往往存在偏見，他們認為計生檔案不能給他們提供有效的實質性幫助，因此在檔案管理工作中經常出現抵情緒，不配合相關人員的工作，給檔案管理工作帶來一定的困難和妨礙。

1.2 人員流動性

人員流動性大是人口與計生檔案工作的管理工作困難的另一個原因。改革開放以來，隨著社會經濟的高速發展，對農村剩余勞動力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動，剩余勞動力從欠發達地區流向大城市，同時人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計生檔案的統計和管理的工作開展帶來了極大的不便[2]。此外在人口和計生檔案管理人由于工作調動、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問題。這些問題的存在造成了人口和計生檔案管理中經常出現紕漏，增加了管理工作的難度。

1.3管理工作不規范、制度不健全

此外，人口與計生檔案管理工作不規范、制度不健全也制約著管理工作的開展。由于工作性質繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當前我國的人口與計生檔案管理工作，一直都處于一個無序、不規范、放任自流的狀態。基層工作人員在檔案業務素質、檔案意識等方面達不到國家標準要求，管理者大都缺乏過硬的業務能力，對保管技術的專業知識也了解過少，很多從業者都是跨專業從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級人員分工不明確、職責不清晰，部分領導對檔案管理工作不重視，導致管理工作效率低下，出現各部門推諉責任，出現工作的“真空區”。

1.4管理設備的陳舊

多數基層部門硬件設備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡陋，沒有升級保管設備，對檔案庫缺乏保護性措施。國家規定：國家、省、市級人口計生檔案都應配備齊全的管理設備，并嚴格執行檔案管理和規章制度，目前縣級檔案室仍然存在著設備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問題，造成檔案的污損、遺失等嚴重后果。

人口和計劃生育檔案管理的規范化、標準化和科學管理現代化

2.1 轉變觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉為管理者，主動學習系統的檔案專業知識、現代管理知識，提高工作效率。利用先進的管理設備和手段，增強信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復雜的資料中提取有價值的信息，簡化信息量。并把提煉信息總結歸納，傳遞到知識生產和知識創新中，服務于政府決策，由保管人員轉變為知識提供者和決策咨詢者。相關領導也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監督整治工作中出現的紕漏，杜絕人為錯誤的發生。

2.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復雜繁瑣的工程，耗費大量的人力物力，為了避免在人口計生檔案的管理過程中出現過多的資源浪費，就需要規范計生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計生檔案管理工作保持有序、健康的發展。簡化更新原有的工作流程，對管理流程進行重組，在工作流程設計環節中融入隱形知識，并使隱形知識顯性化，在這過程中，人口和計劃生育檔案管理的參與者應該定義流程中與檔案相關的基本概念，對檔案的保存、流轉、鑒定提出具體要求，確保流程的科學性和高效性。

2.3重視流動人員管理

流動人員管理是檔案管理工作中重要的一環，因此要重視流動人員管理，加強分散人員的統計歸檔工作。當前，隨著經濟發展，流動人員已經成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動人口的有效管理。一方面，檔案管理從業人員要對自己負責地區的流動人員進行詳細的統計工作，這樣才能更好地進行流動人員的管理，另一方面，針對流動人員，成立專門的下屬職能部門，統籌負責人口的管理，對流動人口的數量、發展趨勢以及面臨的問題進行研究，設立相關的資料庫，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時走訪調查，掌握及時有效的信息，透徹地分析問題的原因，以確保搜集信息準確及時。

2.4 加強計生檔案管理工作網絡系統化建設

網絡技術的發展給生活工作帶來了極大的便利，加強計生檔案管理工作網絡系統化建設可以節省了更多的人力和財力資源。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識做好檔案工作的重要性，把計生檔案工作作為一項重要工作內容，需要實現計生檔案工作管理系統網絡化[4]。實現網絡系統化，能夠有效地保證工作的正常運轉，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系，通過這個網絡平臺，可以實現更好的信息搜集和資源共享，同時也能更好的對計生檔案工作進行分配和部署，把計生檔案管理網絡系統作為日常建檔工作的重要依據，能夠促使計生檔案管理工作更加有效。

三、總結

總之，人口和計劃生育檔案工作在計劃生育工作中有重要的作用，是計劃生育工作和人員管理工作開展的重要基礎，關系到民生建設和和諧社會的建設，為國家的決策起到引導和咨詢作用。因此，相關的領導和工作人員應該重視檔案管理工作，徹底轉變觀念，提高工作人員的素質，努力提高工作水平和工作效率，精簡工作流程，利用新設備和新技術，提高科學管理水平。同時，國家和各級政府也應給予必要的投入，解決所需經費，為科學管理檔案工作創造良好的條件。參考文獻：

[1] 柳臨.論提升人口計生檔案管理水平與發揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.

[2] 潘真、何曉君、楊素紅.淺談如何加強流動人口計劃生育檔案管理.工作探討，2013年3月.

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關鍵詞：園林綠化工程；檔案管理；重要作用；措施

目前我國城市化建設加快了腳步，園林綠化工程作為城市化建設的重要內容，一定要引起重視。在園林綠化工程中，做好檔案管理工作能夠發揮極大的數據和信息支持。為了更好的開展園林綠化工程建設，相關人員必須要明確到檔案管理的重要性，并通過采取相應的措施來促進檔案管理的不斷完善和優化。

1 園林綠化檔案的特點

園林綠化檔案不但有所有檔案所具有的特點，還具有自身的特殊性。首先，園林綠化檔案具有成套性。無論是哪個工程，都會經歷從設計、施工、監理、竣工以及后期維護等多個環節。綠化工程項目也是如此，會有一套檔案來對整個生產活動進行反映和記載，不同的階段材料既是相互區別的，同時又和總體材料內容緊密聯系，從而讓材料具有一定的成套性[1]。其次，園林綠化檔案具有專業性。因為園林綠化檔案是專屬于園林綠化工程這一活動的，因此有極高的專業技術性，它是對某一領域、某一特定技術活動的記錄。再次，園林綠化檔案具有動態性。園林綠化檔案和其他檔案相比，其內容和數量是處于動態變化過程中的。然后，園林綠化檔案具有時效性。園林綠化工程的效果不是在工程完成就達到最優程度的，而是要等到綠色植物生長周期之后，工程在建成之后必須要等上較長時間才能看到其最美的一面。最后，園林綠化工程具有可變性。因為園林綠化工程可塑性和隨意性都較強，要和自然相互配合，建筑者有很大的發揮空間，可以有多種工程組合。園林綠化工程具有多變性，檔案要對原來園林綠化規劃設計方案進行修改和補充，以滿足園林綠化工程需求，因此綠化檔案也會具有多變性，只有檔案完整和準確，方可防止建設過程中存在失誤及損失[2]。

2 園林綠化檔案的作用（整體修改，第三方面作用重復了）

首先，它對社會的作用。園林建設單位要想立足市場并開拓優勢，就必須貫徹創新理念，在項目施工中不斷的收集數據和資料，加大對數據資料的開發研究，將新技術和新理論推廣應用，從而為社會帶來好處。檔案是這些數據資料的載體，要想讓檔案資料具有及時和齊全的特點，就必須要加強管理，如此才能保證新工藝的持續更新[3]。其次，對生產企業的作用。園林建設生產單位經營活動都在檔案中得到而來合理反映，無論是經營決策還是項目建設都會在檔案中得到記錄。檔案工作人員收集和分析部門檔案信息之后，將其用于生產經營和管理中，不但能夠促進項目指標的有效完成，還能為企業提升市場競爭力和自身經濟效益帶來幫助[4]。最后，它還是工程建設的證據。園林綠化檔案是對整個工程建設的記錄，是解決今后建設方、施工方、設計方以及投資商之間爭議的有力證據。

3 如何做好園林綠化檔案管理工作

一是要加強領導。園林部門領導要加強對園林綠化檔案工作的重視，只要領導重視了，職工才能從根本上加以重視，在施工過程中將作業情況合理準確的記錄下來。領導要將檔案工作納入重要議事日程，并納入到年度考核工作中。檔案工作常會出現較多的經費不足或者技術落后的問題，領導要想辦法予以解決，向檔案部門投入資金，購置電子設備，對檔案工作人員加以重視和關懷，要鼓勵他們形成良好的職業價值觀，從而為檔案管理工作的合理開展提供保證，以促進園林綠化工程的順利進行。

二是要健全制度。@林部門一定要根據國家制定的相關施工標準，有效落實檔案管理制度的制定工作。要立足于現有的檔案管理制度以完成制度創新工作。健全和完善檔案管理制度例如檔案借閱制度、檔案入庫制度、檔案收集工作制度、檔案工作人員責任制度以及檔案開發利用制度等。建立了制度之后，必須要做到嚴格落實，加強監督和考核。只要有嚴格的制度化管理，有效落實檔案資料的分類和收集工作，只有這樣，才能讓每一份檔案都能發揮出其應有的作用和價值[5]。

三是要全面收集。要想讓園林檔案能夠發揮出最大作用，就必須要重視檔案的收集工作，檔案收集的越齊全越精確，就越能夠對工程施工情況充分反映，讓園林檔案發揮最大效益。園林部門在檔案收集中，必須要從以下幾個方面加強落實。其一，要對園林綠化單位要有嚴格的工作規定，無論是哪一個施工作業階段，都要對信息及時的收集起來，根據相關規定和流程對材料進行篩選和整理，保證篩選之后科學合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經過審查確定無誤之后方能辦理相關手續，從而充分符合實際應用的相關需求。其二，要充分結合工程生產部門，要對需要收集的內容加強考核，從而讓各項工作能夠被合理處理，將價值程度較高的施工資料完整的記錄下來并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計劃和目標。另外，所有不同的園林項目都需要設立檔案管理人員，落實檔案信息的收集工作，并將其做成系統化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅守立場，要做好對檔案的審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國新時代檔案管理現狀。

四是要規范整理。園林工程中，信息資料被收集起來之后往往是處理零碎化和片狀式的，要想讓收集的資料能夠充分完整化和系統化，檔案管理人員必須要加強對原始資料的系統整理。為了保證檔案整理的規范化，必須要從以下幾個方面來開展工作。其一，在歸檔前，必須要按照保管單位的不同將文件材料分別編排，做好有針對性的處理。其二，檔案歸檔之后，要做好合理分類，對檔案的排列以及編號也要加強重視。其三，檔案的鑒別，要加強對檔案的鑒定工作，要明確檔案的價值，對檔案妥善保存，達到全部信息資料能夠充分整合的實際效果[6]。

五是要善于運用。檔案管理不是為了將檔案保管好，而是為了讓檔案能夠繼續發揮價值。園林綠化工程檔案不但要記錄施工信息，方便未來園林綠化工程能夠有全面的經驗作為借鑒。而且要為社會提供服務，發揮檔案資源的作用。園林綠化部門要加強對檔案資源的利用和開發，重視檔案價值的開發。

六是要嚴格監管。檔案管理必須要結合城建檔案和園林綠化兩方面的力量。工程在預驗收前，盡快核查和鑒定檔案。只要兩部門對工程檔案預驗收表示肯定之后，方可驗收。城建檔案管理部門要加強對園林綠化工程檔案的檢查。

4 總結

目前，我國各大城市廣泛加強了城市化建設，園林綠化工程是現代城建的主要內容，其檔案資料是對工程項目建設全過程的記錄，必須要加強重視。從檔案收集、整理、保管等方面入手，更要重視對檔案的開發利用，為今后的施工帶來借鑒意義。

參考文獻

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[2]趙輝.談如何加強城市園林綠化工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，03：83.

[3]邵泉水.園林綠化工程施工管理中存在的問題及管理措施探析[J].門窗，2013，12：340+344.

[4]沈東霞.淺談園林綠化工程施工控制管理體會[J].低碳世界，2014，01：19-20.

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隨著計算機技術的普及，現在很多的工作都已經實現了計算機管理。而檔案管理工作是一項比較繁瑣、需要記錄的數據等信息更多的工作，在其中應用計算機技術實現檔案管理的計算機化，有助于檔案管理工作的進行。

一、?n案管理計算機化的前處理工作概述

檔案管理要實現計算機化工作中有重要的三部分：硬件、軟件和數據。硬件和軟件的準備工作都比較容易進行，而且準備的時間也不需要太長。對硬件和軟件的挑選要以數據工作為主，要選擇能承受巨大的數據量的軟件和硬件。檔案管理的信息化就要對檔案管理中的數據進行準備，其在這三部分的準備工作是占據時間最長的一項。在這項工作的準備中需要對數據信息進行明確，不能出現錯誤，而且數據信息很多，數據信息的不規范和不標準都會影響檔案管理工作的進行。而且在數據準備的過程中，需要良好的計算機數據環境，其對就計算機和程序都沒有太高的要求，但是數據環境一定要良好，這樣才能保證檔案管理工作的進行。

檔案管理計算機化的前處理工作的質量大部分取決于數據信息的質量。只要數據信息處理的比較準確，那么前處理工作也就合格了。所以檔案管理工作的質量的提高，還需要對檔案的前處理工作高度的重視，保證前處理工作的有效的完成。數據信息處理完成后，前期的準備工作也就完成了。但是數據信息處理的過程是比較復雜和繁瑣的，其中也存在很多問題，需要執行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、檔案管理計算機化的前處理工作

（一）標準規范，使檔案前處理工作更加的標準化、規范化、科學化、合理化

對檔案管理的前處理中需要的硬件和軟件，也要進行細心的挑選，一定要滿足數據信息的存儲要求，保證前處理工作的有效進行。檔案管理中的前處理階段就要就是對數據的處理，而數據的處理工作需要我們遵循一定的標準。數據信息的準備中需要注意：

一是檔案著錄，這是檔案數據信息的重要的工作，也是運行中必須使用的數據。對著錄標引一定要根據《檔案著錄規則》進行編制，這樣才能保證數據輸入的準確性，也可以保證人員在使用時的更加快捷的獲取數據。在數據的錄入中，一定要注意對著錄的規則的遵循，否則后期的檔案管理工作就可能出現問題，而且這項問題也不容易解決，影響檔案管理工作的進度。

二是對檔案著錄的標引。對檔案著錄的標引一定要引導文件級，要規范的進行輸入，不能根據自己的想法進行改變，對數據著錄項目、著錄順序等都要按照要求進行，不能隨意的添加和刪減，這樣會影響檔案的管理工作。而且在輸入中一定要保證符號的準確，卡片的大小和尺寸也要協調，不是盡量，而是一定要還原檔案的原貌，降低在使用中出現問題的概率[2]。

三是檔案制度的建立。檔案管理工作中，檔案數量很龐大，所以就要對檔案管理中的工作和人員進行管理，并設立監督機制，促進人員規范的進行檔案管理工作。一定要對數據的處理進行監督和管理，對著錄人員、標引人員和審校人員都要進行考核，保證其各自職責的實現，保證數據錄入工作的質量。

（二）檔案管理隊伍的建設，提高相關人員的素質

一是對檔案管理的工作人員進行培訓，檔案管理工作需要相關人員具有一定的計算機使用能力，所以對其使用計算機的能力進行培養。而且這些人員還要對相關檔案的著錄有一定的了解，這樣才能更好的進行數據處理工作，也能避免數據問題的產生。二是綜合型人才的培養。在對人員的培訓上，要使其建立合理的知識結構，掌握更多的檔案管理方面的知識，不能只是了解一方面的知識，這樣的人員不能滿足現在檔案管理工作的需求。現在的檔案管理工作需要更多的綜合型人才，需要人才具有多方面的能力，因為現在的工作也具有綜合性的特點。三是重視對在校檔案專業學生的理論與實踐結合的教育。檔案管理的計算機化，需要學生對計算機知識和外語知識都要有一定的了解，這樣才能更好的開展工作。同時對學生的培養也要重視人員的時間能力，學校也應該為學生設置更多的時間課程[3]。

（三）檔案前處理工作的管理和監督

一是領導對檔案管理工作的重視。檔案管理計算機化的前處理工作的進行與領導的重視程度是直接聯系的。領導對檔案管理工作重視才能在這項工作中投入更多、更專業的人才、設備等。二是檔案管理工作的統一管理機制。在全國范圍內建立對檔案管理工作的研究組織，對檔案管理計算機化的前處理工作進行統一的管理。三是檔案管理工作的標準化建設。檔案計算機化的前處理工作中要對各個環節的進行細致、可行的規劃[4]。

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一、強化民生檔案管理工作的意義

每個人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關。民生檔案是維護人民群眾權益最原始的憑證，記錄了社會管理的歷史，體現了人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。民生檔案管理工作的有效開展是落實黨委、政府各項民生政策，維護人民群眾的權益，更好的為民生服務，保障民生，構建和諧社會的重要保證。隨著經濟社會的快速發展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級黨委政府工作將關注民生，改善民生當作工作的重點。強化民生檔案管理工作，需要順應形勢，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開創新局面，關注民生、服務民生，在實現檔案事業的全面、協調、可持續發展的同時，為人民群眾提供更為及時、更為全面、更為有效的服務，是保持檔案事業的健康有序、持續高速的發展的重要社會條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動態性較強，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎設施滯后等不足，具體表現為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無法確定由哪一部門負責管理，管理的標準也不盡相同，有的民生檔案是根據本身所在部門及相關行業標準進行管理，也有許多部門沒有相關的行業管理標準及實際操作管理辦法，也談不上規范化的檔案部門管理指導，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現無人整理的現象。民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開展困難。民生檔案現代化建設程度不高，信息化及數字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國構建和諧社會的要求，是轉型變革時期檔案管理工作存續與發展的基本策略，也是體現檔案社會價值的有效途徑。

二、強化民生檔案管理工作的策略

（一）規范民生檔案管理工作

規范各類民生檔案管理工作是充分發揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規章制度，健全民生檔案工作規范，根據不同形式、不同服務人群等制定相關的業務標準、管理標準及其需要遵循的行業標準，實現民生檔案的實體進行分散保管，同時進行統一指導管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等各個方面，以規范化的民生檔案工作及符合實際的業務標準對民生檔案相關部門加以指導，制定本行業民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規范等標準文件，實現檔案管理各個環節的規范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業務標準。制定民生檔案分類整理的方法及規定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標識方法劃分保管期限。依照國家相關規定，運用雙套制歸檔對電子文件或電子數據進行整理歸檔，做好數據的脫機備份，及電子檔案的紙質化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進行排查和登記工作，詳細記錄當地民生檔案的形成和管理單位、主要內容、數量、整理規范和標準、信息化建設、開放利用規定和利用情況、移交進館規定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規律、利用情況及管理現狀，便于監督。強化對民生檔案管理工作的監督力度，加大業務指導監督力度，從源頭上抓起，明確相關部門責任，切實抓好與群眾切身利益密切相關的各類民生檔案管理和利用的監督指導。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據，同時嚴格開展執法檢查，及時發現民生檔案工作中存在的違法現象，嚴格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進民生檔案工作走向規范化、制度化、標準化，逐步推動民生檔案工作的法制化發展。

（二）加大民生檔案的現代化建設

進入信息時代以來，電子計算機和網絡技術得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應運而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現代化建設，改善民生檔案工作場所的基礎設施，為檔案室配備各種專業設施設備，加速民生檔案信息化進程，在接收新的檔案進館的同時，接收檔案電子信息進館，以關注民生、改善民生為著眼點，全面部署民生檔案數字化工作，實現責任到人、任務到人，安排專門人員深入挖掘現有的民生的檔案資源，加強整理、編目，大力推進檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優先進行數字化加工，實施檔案的全文掃描，同時結合檔案利用工作的實際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數字化工作，逐步發展成可以提供網上在線查詢服務，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術提供電子信息服務，拓寬利用渠道，充分發揮檔案的參考和資政作用。加快實現運用電子信息技術手段提高查檔工作效率，通過計算機檢索系統迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運用現代技術，制作與人民群眾息息相關的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關注的熱點進行數字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強民生檔案的利用效能

積極適應群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內容，增強民生檔案的利用效能。配備相應的設施、設備，向社會公開服務形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時采取切實有效的舉措，公開民生檔案查閱流程和服務承諾，編制行之有效的民生檔案公開指南，通過設立公開欄、網上公開等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開展檔案走進社區活動、開通便民服務“綠色通道”等活動，規范檔案查閱利用的收費項目、標準，取消不合理收費，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應地檔案冊，諸如戶籍檔案、醫院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓檔案、勞動就業檔案、農村農保檔案等，必要時可以開展信息共享，創辦人民的個人信息庫，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個人信息，促進民生檔案的利用效能。充分發揮各民生檔案的作用，為諸如優待撫恤、養老服務、婚姻登記等各項民生提供服務。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發點和落腳點，積極編研人民群眾關注的熱點問題及難點問題，使民生檔案的利用更為深入。

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關鍵詞：基礎工作 檔案管理 現代化

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

1、檔號不規范，一卷多冊且沒有目錄號現象較多。

2、案卷標題不規范，不能反映主題內容甚至沒有案卷標題等現象比較普遍。

3、大部分案卷缺少卷內目錄，以致于部分內容永遠無法檢索而不能利用。

4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發現。

5、案卷組卷混亂無序現象比較嚴重。

6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。

二、提高檔案管理基礎工作水平，實現標準化、規范化管理。

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的如何，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。所以要求檔案管理的各個環節都要統一有序和科學進行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現重復與效率低的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規范化

對于那些相互存在某種聯系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范，內容完整。重新組卷可以優化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規范，以利于實施應用標準化、現代化檢索手段。

3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。應從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。要注意解決好三個問題：

（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現行文件階段任務的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂

（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關，在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

4、統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再根據情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業務水平，增強其責任心，從而達到標準化和規范化管理。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，防止在檢索時出現文不對題、含混不清的情況發生。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質量，以有利于檔案規范化管理。

四、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側重考慮，進行優先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

著錄時要分類標引，對特殊形式的檔案可用計算機程序直接錄入人名、地址、時間及使用案卷目錄，然后分類號用計算機統一給出。這樣可以使著錄環節減少，使著錄速度明顯地提高。

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1 電力企業檔案管理現狀和問題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業原始檔案和格式不規范、不統一，文件的版面設計、尺寸不一，無法進行規范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。

1.2 檔案管理方式落后

檔案管理需要運用科學合理的方法和工作方式，以更好的為企業發展服務。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級管理、統一管理，在實際工作中，很多檔案管理人員沒有根據檔案信息的類型進行分類，目前，電力企業的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統一管理方式有利于電力企業的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。

1.3 領導重視程度不夠

領導重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個重要原因，電力企業領導沒有充分意識到檔案管理的重要性，出現重電力建設、輕管理的現象。因為對于建設電力企業來說，最重要的是看到電力企業的經濟效益，因此檔案管理部門在建設中往往被忽視，只有在上級檢查時才進行突擊整理，但是檔案的管理往往差強人意[2]。

1.4 檔案管理人員專業水平不達標

目前，我國的建設電力企業部配備的都是一些文案人員，主要負責文件的存儲和發放，這些文案人員大多學歷低，水平不高，建設單位對于檔案管理員的培訓不及時，導致文檔檔案的質量參差不齊。電力企業檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質較高，具有交叉學科背景的專業人士，知識面廣，既懂電力企業又懂電力企業檔案管理，可以更好的進行消息編輯和分類。

2 建設電力企業檔案管理技巧

2.1 提高管理人員的業務水平

電力企業要安排專人負責檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養涉及學科廣泛的高素質人才是關鍵。從事檔案的管理人員應首先更新觀念，積極參與互聯網技術、計算機技術、數字化技術等的培訓，并將這些技術應用于檔案管理的工作上，同時還要兼有嚴謹認真、遵守制度的優良品質，絕對不能篡改和泄露檔案的內容。除此之外，檔案管理員還應當堅持終身學習，不斷進行檔案管理的方法創新。

2.2 強化電力企業檔案管理制度

電力企業應當制訂一套適合自身企業發展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項，在收集完整之后統一核對并進行上報，以此來保證電力企業的檔案信息的質量和完整性。強化檔案管理人員的法律意識，確保檔案信息的安全性，當檔案管理人員離職時務必做好交接工作。同時，還要進一完善和追究責任制度，明確誰來管理誰負責，一旦檔案的管理出現安全和缺失等問題，應對領導進行指責。

2.3 對電力企業檔案進行數字化管理

建立檔案的電子化管理，有利于進行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導致紙版文檔的丟失。建設單位應建立網上管理系統，將電力企業的會議紀要、企業決策、安全問題等檔案全部錄入。在對檔案進行數字化管理時，管理員需要借助掃描技術、數字壓縮技術、電腦技術等方式把原始檔案數字化直接上傳，在檔案生成的時候直接將其生成規范的檔案信息，將紙質版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統一的檔案分類代碼進行歸類管理，便于查詢。電力企業的電子檔案管理應只對有限的人授權，并對電子檔案系統的訪問和檔案更改做好記錄。

2.4 定期接受檔案管理專家的檢查

電力企業的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關問題。電力企業還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內部考核比賽，對檔案管理人員水平進行評分，對于檔案保管較好的管理人員給予物質表揚，對于文檔工作有疏忽的管理人員進行批評和懲罰，同時追求其領導的責任。

2.5 保證文檔的保密性

文檔的內容涉及了電力企業的全部過程內容，包括會議綱要、經費使用、質量等，與電力企業的質量和經濟效益密切相關，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業現場質量檢測和安全管理的控制手段，如果電力企業出現了安全事故，檔案還可以作為追究事故責任的有力證據。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。

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關鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發展，信息技術已經成為現代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業的發展之間存在較大的不適應性。如何探索運用信息化技術強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學化水平有著重要的意義。

1.當前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務發展。傳統的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環節上。隨著時代的發展，傳統檔案管理已逐漸無法滿足事業發展需求，其不足之處正日漸顯現。

1.1工作任務與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業的發展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術的應用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數量與保存空間之間存在的矛盾

一個單位經過幾十年的發展和積累，檔案數量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設標準上有著規范的要求，很多單位在建設檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調閱與運用需求之間存在的矛盾

傳統檔案的調閱存在現場性、單一性等特征。調閱人員必須到檔案室現場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調閱效率低下。此外，還存在資料一經借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統的檔案多為紙質記錄，雖然檔案室按照較高的規范建設而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現一些不可預料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。

2.以信息化技術融入新形勢下的檔案管理工作

傳統檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規范性，建立規范的管理體系規范化、標準化的基礎工作是檔案管理信息化建設的前提。制定和實施檔案信息化工作的標準和規范，是檔案工作現代化的必然要求，是提高工作質量和效率的前提所在。由于現行的檔案學學科理論較為陳舊，使檔案信息化建設無現成可借鑒的管理規范。因此，在引入信息化技術管理檔案的前期，必須立足規范化建設，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應單位事業發展需求的檔案信息化管理體系。在建設過程中，首先要解決紙質檔案數字化的規范問題，按照各類紙質檔案的不同需求，明確其轉化為電子文檔的方式、類型及參數等要求和操作規程；其次要解決電子文檔歸檔的規范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規范和歸檔流程；再次要解決數字化檔案日常管理的規范問題，在制定實施數字化檔案分類編號原則的基礎上，對收集、整理、調用等環節制定相應的流程、記錄、權限和審批程序，實現檔案信息化管理的有序化、標準化和規范化發展。

2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應該預見的是，檔案的信息化管理和傳統的紙質檔案管理還將在相當長的一段時期內并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數據備份等安全防護制度，消除網絡安全對檔案信息化管理的威脅。

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Abstract： In recent years， the development of the information technology environment brings a good opportunity for file management， prompting the file toward the development of the professional， digital and economic direction， but in the process of the actual operation， due to various factors， prospecting units file information process is difficult to meet the social and economic development， the paper mainly discusses the impact of information environment on survey and design units' file management and proposes innovative management methods.

關鍵詞： 信息化背景；勘察設計單位；檔案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者簡介：梁江華（1969-），男，山東寧陽人，本科學歷，從事黨務人事行政后勤管理工作，研究方向為檔案管理。

0 引言

隨著近些年來我國工程的發展，勘察設計單位也得到了長足的發展，作為勘察設計單位工作的重要組成部分——檔案管理工作有著重要的作用，勘察設計單位的檔案內容包括科技檔案以及人事檔案兩部分，科技檔案是勘察單位在勘測、規劃、設計等活動過程中形成的需要歸檔保存的圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的科技材料，科技檔案是勘察設計單位的歷史記錄，是珍貴的知識資源和信息資源，科技檔案是勘察設計單位發展的重要依據，在規劃設計以及生產建設過程中都有著重要的作用。人事檔案則是人事管理活動中形成，用以記錄和反應人才品德和經歷的表現，用以考察的資料和文件，是勘察設計單位人才的學歷、個人經歷、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況的原始記錄。目前，我國的大多數的工程勘察設計單位已經開始適應社會主義改革的體制要求逐漸開始由事業單位轉變為科技型企業，在改革完成后，勘察設計單位的工作也設計著員工的安置、所有者權益處理以及債務處理等各種問題，這就導致勘察設計單位的檔案管理工作也發生了一些變化，加上信息化環境的發展，檔案管理工作也面臨著巨大的變革，如何在信息化背景下做好勘察設計單位的檔案管理工作已經成為相關管理人員研究的熱點問題。

1 信息化環境對檔案管理工作的影響

1.1 檔案的經濟化 隨著信息化技術的發展，勘察設計單位的工作模式發生了較大的改變，這也在一定程度上改變了傳統檔案管理的理念和模式，與傳統檔案管理最大的不同之處在于，信息化環境下的檔案管理工作已經不再與單位的發展向脫離，而是成為勘察設計經營經營管理的重要組成部分，檔案成為具有具有經濟學意義的重要資源。近些年來，勘察設計單位對檔案的利用程度越來越高，也只有充分的利用其各類檔案，才能掌握設備、工程、項目、人才管理的具體情況，確定相關的革新方向，有目標的制定技術創新目標。

1.2 檔案的專業化 在市場經濟社會之中，信息的流通速度十分迅速，這就促使勘察設計單位的檔案信息管理工作朝著專業化和規范化的趨勢發展，檔案是在長期的經營和管理活動中形成的，內容繁多、種類繁雜，在信息化環境下，各個地區的勘察設計單位已經基本普及了計算機，這就為檔案管理工作提供了較好的平臺，檔案管理工作逐漸走向專業化發展階段。

1.3 檔案的數字化 隨著計算機的廣泛應用以及信息技術的發展，辦公自動化已經成為現代企業發展的理念，檔案管理也由傳統模式下的紙質檔案管理轉變為現階段的數字檔案管理，檔案的數字化也使得檔案管理工作的重心逐漸的由實體轉移至信息。早在2005年，國家檔案局就頒布了《關于加強企業檔案信息建設的意見》，《意見》中明確指出，企業應該將檔案的信息化建設列入未來發展的規劃中，實現企業信息化的同步進行，在《意見》提出之后，我國各個勘察設計單位也積極的貫徹這一理念，檔案數字化的雛形基本形成。

2 信息化環境下檔案管理工作存在的問題

由于我國大部分勘察設計單位尚處于轉型的關鍵性階段，因此，在信息化環境中檔案管理工作也出現了各種各樣的不足，部分部門只注重眼前工作，沒有對本部門的資料進行長遠和系統的收集，也沒有向檔案管理部門進行移交，這就導致很多電子檔案處于分散、無序的管理狀態，難以實現電子檔案的科學化利用。加上部分檔案工作人員的管理觀念仍然處于“重管理、輕應用”的思想觀念上，導致檔案的內容和數量雖然得以改善，但是實際的利用率卻很小，沒有發揮出檔案的真正作用，因此，必須對勘察設計單位的檔案管理工作進行創新。

3 信息化環境下提高勘察設計單位檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理人員的專業水平 檔案管理人員的專業素質水平在很大程度上影響著勘察設計單位檔案管理工作的質量，檔案的管理歸根到底是人對于檔案的管理，檔案的收集工作、整理工作以及歸類工作都需要人來完成，勘察設計單位的檔案包括人事檔案和科技檔案，與人事檔案相比較，科技檔案的專業性很強，很多內容都有專業綜合的特性，且檔案的來源較多，不僅有電子版，也有很多的紙質資料，這就要求檔案工作人員必須具有相關的勘察設計知識以及扎實的檔案管理知識。因此，勘察設計單位要嚴格檔案工作人員的準入制度，篩查一些專業知識過硬、服務意識優良的復合型人才。對于現有的檔案工作人員，單位也要定期組織培訓，為他們多創造一些進修條件，保證現有的工作人員可以掌握相關的計算機知識、文秘知識、勘察設計知識以及檔案學知識，可以高質量的完成各項檔案管理工作。

3.2 全面落實現代化管理方法

3.2.1 保證管理機制的順暢性 管理機制的順暢性是實現檔案管理現代化的基礎，因此，各個勘察設計單位必須嚴格的按照《檔案法》以及《關于加強企業檔案信息建設的意見》，保證相關的條款和制度可以順利的實施，為此，在單位內部必須建立完善的檔案管理領導責任制，將責任落實到人，保證檔案管理部門與其他部門工作的協調性。

3.2.2 使用現代化管理設備 檔案設備的現代化是促進檔案管理工作現代化的物質基礎，沒有完善的設備，再好的制度、再專業的管理人員也是“巧婦難為無米之炊”。隨著信息化環境的發展以及電子信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案保管工作也必須要緊貼時代步伐。在傳統的檔案管理模式下，對于檔案的保護主要局限于檔案庫房、檔案設備的防曬、防塵、防雨、防輻射的保護上，隨著信息化環境的推進，在現階段的檔案管理工作中出現了聲像檔案、機讀檔案、電子檔案等新型的檔案類型，新型檔案與傳統檔案相比，新型檔案的利用方式、形成介質、存儲方式都有著較大的不同，因此，必須根據新型檔案的特點完善現代化的檔案管理設備，全面推進檔案管理工作的信息化。

3.3 推進檔案的信息化，建立完善的電子檔案管理系統 檔案信息化是信息技術在檔案管理工作內的創新性實踐，可以保證各類檔案資源通過系統加工可以實現資源的合理配置，進而實現信息資源的共享。

4 結語

檔案是勘察設計單位資產的重要組成部分，屬于典型的無形資產，在勘察設計單位的轉型時期，檔案已經成為單位內部核心競爭力的重要體現，信息化環境的發展為檔案管理工作帶來了良好的發展契機，促使檔案朝著專業化、數字化以及經濟化的方向發展，但是，在實際的操作過程中，由于各種因素的影響，勘察單位檔案信息化進程還不難滿足社會經濟的發展，因此，提高檔案管理的水平，是我們現階段下必須要解決的一個重要問題，為此，必須從管理制度、設備改革、人員培養等各個方面入手，分析檔案的特點，有針對性的制定措施，全面提高檔案信息化水平。

參考文獻：

[1]陸喜，史丹丹，宋哲.勘察設計單位檔案信息綜合利用的思考[J].新疆石油科技，2009，03（15）.

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[關鍵詞]人口和計劃生育；檔案管理；相關問題；處理措施

中圖分類號：C923 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）33-0319-01

一、人口和計劃生育檔案管理中存在的問題

現階段，隨著我國人口和計劃生育工作的開展，檔案管理工作也日益引起相關人員的重視，但是，由于我國沒有充足的檔案工作經驗，我國的檔案管理工作中存在著許多問題，其嚴重影響了人口和計劃生育工作的高效實施。總的來說，有以下幾個方面的不足之處有待改進：

第一，管理意識不強。目前，許多從事人口和計劃生育檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理工作重要性的認識，其中很多工作人員工作積極性不高，對自己的工作責任不明確，能不做就不做，能少做就少做，不能及時準確地搜集整理人口和計劃生育的工作數據資料，甚至有些工作人員隨意捏造計生數據，還有的工作人員和單位開設偽造證明或者資料，這些現象對人口和計劃生育檔案管理工作的有效開展形成了很大的阻礙。

第二，管理方式過時。我國主要通過人工手動管理進行人口和計劃生育管理工作，沒有引入計算機等高科技設備，管理方式十分落后。相關數據和資料在搜集之后，沒有通過計算機進行科學的歸納整理，也不能分析工作開展的得失，從而進一步指導之后的工作。在一些經濟發展比較落后的地區甚至沒有專門的檔案管理工作辦公室，相關人員沒有固定的辦公地點，辦公環境惡劣，基于這種情況，檔案丟失甚至損壞現象屢次發生，大大影響了檔案管理工作的開展。

第三，工作人員專業素養不高。目前，我國大多數檔案管理人員沒有經過系統而全面的檔案管理工作的培訓，不具備充足的人口和計劃生育的相關知識，專業素養不高，同時，由于他們大多數是專科生或者本科生，缺乏必要的檔案管理經驗，在參與檔案管理工作時往往不能得心應手，對工作中的不足之處不能及時地總結出解決措施，無法滿足新時代對檔案管理人員的要求。

第四，檔案管理工作缺乏專業指導。隨著信息技術的發展，計算機逐漸被引入檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員學歷不高，他們往往不具備必要的計算機操作能力，需要有專業的計算機人員對其進行培訓。而目前，我國檔案管理工作的計算機指導或者網絡維護人員嚴重匱乏。另一方面，由于我國在檔案管理工作上投入的資金有限，沒有更多的財力去購買智能化的設備，也無法聘請檔案智能化管理專家和檔案管理網絡維護人員，相關工作人員不能游戲提高專業知識，這導致檔案管理工作落后，跟不上時代的發展。

二、提升人口和計劃生育檔案管理的措施

第一，強化檔案管理工作意識。人口和計劃生育檔案管理工作對我國社會經濟發展有著不容忽視的重要作用。改革開放30多年的歷史經驗表明，人口因素既能有效促進人口和經濟、社會、生態環境三者的協調發展，反過來也能成為三者發展的巨大障礙。這就要求相關單位和部門立足于準確而詳細的人口資料，切實有效地開展檔案管理整合工作，構建科學、合理的檔案管理體系，發揮其保護人口數據資源的功能，滿足計劃生育學者和工作者的利用需求。這些工作對我國社會經濟的發展有著十分重要的意義，值得引起每一個檔案管理工作者的重視。只有當工作人員意識到自己所承擔的工作的重要性時，他們才會在工作中嚴格要求自己，做好手上一點一滴的小事，從而確保了檔案管理工作的真實高效地推行。

第二，規范檔案管理工作，完善相應的規章制度。首先，針對對各級的人口和計劃生育檔案管理工作要劃分好責任，確保各個環節都能有效完成自己的職責，其中尤其要緊抓鄉鎮級的人口和計劃生育檔案管理工作。當務之急就是要設置專門的檔案管理部門，配以獨立的工作室，用于給工作人員辦公和收藏檔案文件。同時將下屬農村的人口和計劃生育檔案管理工作納入職責中，進行統一管理。有關單位和部門應該制定行之有效的規章制度，明確檔案管理工作的具體流程和職能，責任到人，哪個環節的工作具體是哪個部門或者人員負責。一方面督促工作人員履行應有的工作義務，樹立嚴謹的工作態度；另一方面，工作中哪個環節出了問題時可以很快地找到負責人員，有針對性地進行解決，大大提高工作效率。只有這樣，我國的檔案管理體系才能長期有效地運行下去，從而更好地為我國國民經濟發展服務。

第三，開展檔案管理培訓工作。針對目前我國從事檔案管理工作的人員專業素質不高的現狀，有關單位和部門應該著重開展相關專業培訓工作，不斷提高工作人員的素質，滿足新時代人口和計劃生育檔案管理工作的需求。可以采取培訓班的形式，聘請檔案管理工作的專家為工作人員講解最新的檔案管理理念，同時傳授給他們最新的檔案管理技能，啟發他們用最新的專業知識時最扎實的工作技能來武裝自己，努力成為一名新時期優秀的檔案管理人員。在招聘新的工作人員時增加檔案管理專業知識的考核，擇優錄取，從源頭上提升檔案管理工作人員的專業素質。同時，還應該定期開展對工作人員檔案管理工作的評審活動，進行領導對下級的評價或者工作人員之間互相進行評價，讓全體工作人員樹立嚴謹的檔案管理工作態度，在工作中不斷要求自己，取長補短，不斷改進檔案管理的工作水平。

第四，加強檔案管理的宣傳工作。人口和計劃生育的檔案管理工作是黨和國家偉大復興中不可分割的一部分。相關單位和部門應該加大對檔案管理工作的宣傳工作，采用多樣化的方式開展對相關工作人員進行檔案管理工作的規范化程序和規章制度的教育工作，強化工作人員的科學的管理意識，引進先進的管理理念，激發他們工作的積極性。同時，國家在制定經濟發展政策時應該考慮到人口和計劃生育的作用，投入響應的人力、物力和財力支持相關單位和部門開展宣傳工作，保障人民對人口和計劃生育檔案管理工作的重要性有深刻的體會。

三、總結

總的來說，相關單位和部門應該充分認識認識到人口和計劃生育檔案管理工作對我國社會經濟發展的重要作用，投入適量的人力物力和財力去構建科學、合理的檔案管理體系，并在實踐過程中不斷對其進行改善和創新，同時輔以一定力度的社會宣傳，營造一種社會普遍重視檔案管理工作的良好風氣。就檔案管理工作人員而言，應該樹立嚴謹的工作態度，確保搜集的人口和計劃生育工作的資料的準確性和真實性，保存好已有的文件和資料。除此之外，還應該積極地參與有關培訓活動，不斷更新專業知識，改善工作理念，提升工作技能，爭取成為一名優秀的新時代檔案管理工作人員。有關學者和工作人員應該不斷探索研究，總結出更加有效的檔案管理工作實施策略。通過這些方式，最終才能建立完善的檔案管理體系，有效地施行檔案管理工作，確保其充分發揮職能。

參考文獻