檔案管理基本理論范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理基本理論，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：復式記賬原理；本科教學評估；檔案管理

教學檔案是高校本科教學評估的重要依據，各高等院校都根據國家教育部頒布的《普通高校本科教學工作評估指標體系》制定了相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規定，但是原始材料的系統性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權的評估，新專業評審等，在根據不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉而發生遺失現象。

一、會計循環與檔案管理流程

通常情況下，企業以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎，以記帳憑證為依據，對財物的進出進行分類登記，全面連續系統地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環往復的過程，這個過程叫做會計循環。它通常包括以下幾個環節：

(一)開設帳戶：根據企業歷史交易情況開設總分類帳戶，設置會計科目。

(二)會計分錄：根據會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內容過到相應的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財務報表：通過編制財務報表說明本會計年度內會計主體的財務狀況、經營成果和現金流動。

會計循環的具體圖示如下：

與會計循環類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統計、分析等工作環節也是一個連續的動態管理過程，前后繼起，環環相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現象的發生。但和會計循環不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據教學常規工作先編制目錄索引，建立目錄與數字代碼之間的對應關系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉情況。然后開設總分類目錄，根據總分類目錄，設置文件盒。依據內容需要，建立統一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：

二、會計科目與檔案目錄

會計科目是對會計對象的具體內容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內容進行會計核算和監督，就需要根據其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經濟內容有很大不同，在經營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應該根據經濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。

(一)目錄設置必須結合教學主體的特點。即根據教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結果的目的來確定應該設置哪些檔案目錄。

(二)設置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業務檔案的類別，設定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規活動、項目決策及信息管理。

(三)設置檔案目錄要將統一性與靈活性結合起來

由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設置上，需要將統一性與靈活性相結合。所謂統一性，就是在設置檔案目錄時，對指標的設置標準、口徑需要統一。所謂靈活性，就是在能夠提供統一指標體系的前提下，各個單位根據自身的具體情況，設置或者增補反映本高校特色項目的目錄。

(四)設置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂

檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據教學活動的特點盡可能簡潔明確地規定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。

(五)設置檔案目錄要保持相對穩定性

為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內匯總各項指標，應保持檔案目錄相對穩定，盡量不要變動目錄的名稱、內容、數量，使分析指標保持統一性和可比性。

根據以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：

在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續幾個學期的教學檔案，如 ：專業建設，實踐教學體系創建，實驗教學區，產學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。

三、財務報表與文件匯編

會計財務報表是根據日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業某一特定時期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量的總結性書面文件。它是企業財務報告的主要部分，是企業向外傳遞會計信息的主要手段。我國現行制度規定，企業向外提供的會計報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表、資產減值準備明細表、利潤分配表、股東權益增減變動表、分部報表和其他有關附表。會計報表為評價企業經營業績和改善經營管理提供重要信息；為國家經濟管理機構進行宏觀調控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。

與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎上，進行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的檔案經過統計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的原始檔案直接轉化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內容的查漏補缺工作。佐證材料部分應在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內容，裝訂成冊，總結學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內完成。

四、結束語

教學檔案材料內容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據教學規律和教學工作性質并結合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質量具有重要意義。本文借鑒財務會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發展的基礎保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。

參考文獻：

[1]趙彥昌,劉柳.高校本科教學評估與檔案管理[j].中國檔案學研究,2006,(4).

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文秘法律專業知識

專業培養目標：培養掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關法律知識，從事法律文秘業務的高級技術應用性專門人才。

專業核心能力：法律文秘操作技能。

專業核心課程與主要實踐環節：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務、訴訟法概論、應用寫作、法律文書、秘書學基礎、檔案學基礎、社會學基礎、網絡技術與辦公自動化、電子信息管理、社會調研、應用文寫作、秘書業務訓練、辦公自動化設備使用、文秘業務綜合實訓、畢業論文等，以及各校的主要特色課程和實踐環節。

就業面向：國家機關、企事業單位、法律服務部門的文秘及相關崗位。

本專業培養具有必備的法學和文秘專業的基本理論知識和法律職業崗位文秘工作技能的復合型高等應用性專門人才。

主要課程：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現代漢語與基礎寫作、秘書理論與實務、計算機與應用。

修業年限：基本學制三年，最長修業年限五年。

培養目標：本專業主要培養具備法律事務執業能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應用復合型人才。學生畢業時，要求取得國家秘書職業資格證書。

主要課程：大學英語、英語視聽說、專業英語、秘書實務、檔案管理、企業管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經濟法、公司法、稅法、電子商務、商務談判、溝通技巧、多媒體技術應用、網頁制作等。

專業特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環節，培養學生復合型多元化的職業能力。

職業前景：學生畢業后，既能勝任各類企事業單位的法務助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業，還能從事各類企事業單位的行政助理和商務管理工作。本專業就業面廣，適應性強，并有潛力成為高級管理人才。

培養目標和要求

(一)培養目標

培養擁護黨的基本路線，法律文秘專業第一需要的德、智、體、美全面發展的高技能人才和高素質的勞動者，學生應在掌握專業必備的基本理論知識和專門知識的基礎上，重點掌握從事本專業領域實際工作的能力、技術和技能，具有良好的職業道德和敬業精神。

(二)素質、知識和能力基本要求

1. 素質基本要求

堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結合作，遵紀守法，愛崗敬業，具有高尚的社會公德和職業道德;具有本專業的基本理論知識，掌握本專業的高新技術和技能;養成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調控、建立和諧人際關系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養成良好的衛生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質達到國家大學生體質健康標準。

2. 知識基本要求

(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。

(2)掌握法律專業知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。

(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。

(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。

(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規則和法律法規。

(5)掌握公共關系、社交禮儀的基本知識和基本規則。

(6)掌握法律公文及其它常用應用文的寫作知識。

(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現代化辦公設備進行法律文秘事務運作。

3. 能力基本要求

(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。

(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。

(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。

(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。

(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。

(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。

(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調解和解決一般法律問題的能力。

(8)公關活動策劃能力和人際溝通、接待協調能力。

(9)運用計算機進行辦公事務處理、法律秘書實務活動的能力。

(三)證書要求

1.獲取相應的普通話等級證書。

2.獲取全國大學生英語應用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。

3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。

4.秘書資格證書。

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【關鍵詞】檔案管理；工作；現代化

隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。

1 檔案工作現代化的必要性

實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。

2 檔案管理工作現代化的主要內容

新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。

2.1 檔案工作技術現代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

2.2 檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2.3 檔案干部知識化

由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

2.4 檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

2.5 檔案保護現代化

傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

2.6 檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3 檔案工作現代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

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教學檔案管理作為院校教學活動的重要組成部分，其管理的實質就是將各類在教學活動中形成的原始的、分散的教學檔案，通過管理過程使其實現有序化、標準化要求，從而提供科學、準確、高效的利用服務。因此將精細化的管理理念和手段引入高校教學檔案管理工作中，有著十分重要的現實意義，是現代管理發展的必然趨勢。

一、精細化管理概述

（一）精細化管理的內涵。精細化管理是一種管理理念，一種管理文化，以“精、準、細、嚴”為基本原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優。“準”是指準確、準時。“細”是指做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細。“嚴”是指執行，主要體現對管理制度和流程的執行與控制。精心是態度，精細是過程，精品是成績。

（二）精細化管理的基本特征就是重細節、重過程、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。

（三）精細化管理的方法。精細化管理是一種管理技術，是通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協調和持續運行。即把復雜的事情簡單化；把簡單的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

二、高校教學檔案精細化管理應該注意的問題

（一）強化細節意識，明確管理標準，細化工作流程。教學檔案管理工作的目標是通過對教學活動中產生的各類文件資料進行分類、編碼、錄入、裝盒、上柜等一系列環節的整理、加工，為人們提供高效、便捷的檔案利用服務，實現檔案資源共享。因此必須建立一套科學的管理標準作為教學檔案精細化管理的標桿。要避免受“模糊文化”的影響，按照“細化、量化、標準化、系統化、信息化、適時化”的要求，制定各個環節管理所要達到的要求。其中，量化管理是精細化管理的核心，能夠量化的環節要盡量科學制定數據標準以供考量，便于檢查監督過程中進行“對標”。同時還要細化各個工作流程，加大監督力度，以最大限度的保證各個環節都能達到預定標準。

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一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

四、提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

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一、檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現檔案集中統一管理的基本手段，是檔案管理其他業務環節的基礎，是決定檔案工作存在和發展的前提條件，對促進檔案學理論發展、推動檔案工作現代化的實現有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業務首要環節，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。其內容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導思想是：歸檔檔案應齊全完整；加強室外調查和指導；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環節。讓他們了解相關知識，從而提高檔案歸檔的質量，增強各有關部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領導的支持，領導的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質量，各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責人統一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

二、檔案管理

檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發揮檔案作用的重要條件。檔案數量龐大，成分復雜，如不經過系統整理，處于零亂狀態的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經過系統整理，才能使保存的檔案條理化、系統化，為檔案的管理和提供利用創造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎；同時又為檔案的保管、統計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環節有著密切的聯系，是檔案利用、開發、發揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎工作和業務建設，它為檔案的鑒定、保管、統計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接、廣泛的影響。

三、檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全。檔案保管工作的具體內容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內檔案科學管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程的保護，即檔案在各個管理環節和利用過程的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取諸如復制、數字化和修補等各種專門的技術處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關業務項目同時結合進行，有的則須單獨組織進行。因此，檔案的保管，既是整個檔案管理業務的一個方面，又是一個相對獨立環節。

四、檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開發利用即將集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該集中統一管理本單位全部檔案。因此，要創造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室內只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業務人員的重視與支持。檔案室要根據本單位的工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。要做好檔案信息資源的開發利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開發與利用，既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，提高服務質量。

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[關鍵詞]博物館；檔案管理；利用

各級各類博物館在其發展過程中都積累了大量的檔案資料，這些檔案是前人留下的寶貴財富。隨著我國經濟社會的快速發展，以及文化大發展大繁榮戰略的實施，我國博物館事業迎來了新的發展機遇，使文博事業迅速發展。要做好博物館工作最重要的是了解有關文物博物館方面的專業知識，掌握博物館業務的基本理論、基本知識和基本技能。博物館的陳列、保管、講解、考古、文物收藏等各項工作都離不開查閱相關圖書資料，因此，做好檔案的工作非常重要。博物館的檔案室是一個圍繞博物館工作而展開的圖書、文獻資料的收集、整理、典藏和流通的部門，是專業圖書、情報、信息傳播的重要機構，但在實際工作中卻往往對這項工作的重要性有所忽略，在博物館學中亦很少論及，在圖書館學中又不能詳盡論述博物館的圖書資料管理工作諸多問題。

博物館的檔案工作在構建和諧的博物館文化中發揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會及其發展服務過程中的各類創造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發展，出現了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學規范的管理制度、認真嚴謹的工作作風、與時俱進的創新精神，才能適應形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館應最大限度、最大范圍地利用檔案資源，充分發揮檔案作用。保存檔案是為了更好地利用檔案。領導和工作人員為了有效地實施管理，開展各項業務活動，往往需要借助于檔案。無論是制訂計劃、研究案例、進行決策、總結經驗，還是處理日常事務等等，往往都需要查考相關的檔案資料。博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創新的光輝形象。可以說，從設立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項工作提供服務，發揮了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

對中小博物館來說，藏品的數量多則幾萬件，少則幾千件，與之對應的藏品圖像資料也以千計、以萬計。對這類資料的傳統管理方式，大多數博物館仍以底片、照片、錄像帶等實物形式保管，但由于數量龐大，在具體操作過程中，難免會出現霉變、褪色、劃痕、老化、損壞、遺失等情況；而且在使用管理過程中，許多博物館沒有指定專人保管，使用時沒有履行必要的制度，造成圖像資料管理混亂或引起版權糾紛等問題。因此，如何保護好館藏文物的圖像資料，使其規范化、制度化管理，也是擺在資料室面前的一個重要話題。所以檔案室管理方面重點把好“四關”。一是把好“收集歸檔關”。按照收集歸檔的范圍和責任，要求各科室及時按規定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規范上，組織人員集中力量對資料逐卷逐條地進行檢查和對照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫資料的齊全、完整、規范。二是把好“資料整理關”。在資料整理過程中，要嚴格按照國家有關文物工作的法律法規和自治區及市文物管理部門的有關規定和要求，對應歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實現博物館資料室管理工作的現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。三是把好“資料保管關”。檔案室要堅持 “五防”原則，定期進行庫房溫濕度測定調節，做到庫房衛生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關”。檔案室要做好借閱登記記錄，認真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

（二）檔案利用工作

用檔案提供服務是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務工作搞好了才能使檔案事業發展的路子越走越寬。博物館檔案室經常協助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產評估以及與其他單位發生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問題

（一）博物館檔案管理工作意識淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業務工作的快速發展，獲得了博物館管理者更多的關注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現象，導致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進程中遇到障礙。

（二）博物館檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進行了一系列諸如達標升級之類的實質性考核，但達標以后，就出現后勁不足，缺少長期性和連續性的管理，再加上部分領導干部對博物館檔案的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領導，無計劃；有任務，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃。

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【關鍵詞】檔案信息化；思想意識；數字化和網絡化；適用性和有效性

在當前信息化建設大環境下，越來越多的企業、部門建立了數字檔案信息系統，成為當前最主要的檔案信息服務方式，如數字檔案館、數字檔案資源管理平臺等。如何更好的體現建設與應用價值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重心從前期的“建館”向后期的“利用”轉移，重點放在盤活檔案庫藏資源，實現資源共享與網絡化服務上。

自上世紀末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設工作已經初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會的普遍認可。但目前檔案信息化建設中還存在一些不足，需要在管理過程中進一步完善和創新。本文針對當前檔案信息化管理中存在的若干問題，提出了自己的幾點看法。

1. 提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

2.檔案信息化應該區別于數字化和網絡化

檔案信息化建設包括對基礎設施建設、人才隊伍建設、信息資源建設和應用系統建設等方面，它是一項涉及多方面內容的系統工程，需要管理部門統籌規劃，并且結合實際有計劃、有步驟的進行，分階段逐步實施完成。檔案數字化和網絡化只屬于信息化建設中的信息資源建設，是檔案信息化建設基礎工作的一部分。因此，檔案信息化應該區別于數字化和網絡化。很多人將檔案信息化和檔案數字化、網絡化的概念相互混淆，這是很不對的，這也是沒有弄清檔案信息化建設的實質，沒有理解檔案信息化是一項系統的、有規劃的建設。檔案信息化的建設目標應該將信息資源建設作為核心，將電子信息管理作為重點內容，保障電子文件信息的真實性、完整性和安全性。同時以互聯網作為信息基礎，加快檔案信息資源數據庫的建設步伐，對檔案電子文件進行數據庫建設，實現對電子文件的有效管理和實時利用，并且實現檔案信息的數字化和檔案信息管理的網絡化。

3.在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考

4.檔案信息化應該注重適用性和有效性

檔案信息化建設應該注重適用性和有效性的原則，建設過程中突出重點，并且以點帶面地進行各項信息建設工作。從實際出發注重建設的時效性，在追求投資效益的同時也不能搞形式主義[3]。加強對各項建設工作的統籌兼顧，做到重點突出、循序漸進。檔案信息化建設的總體目標應該具有一定的高度，但在實際建設過程中應該分階段實施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進行建設。檔案信息建設過程中不能盲目追求系統的完整性，或者是缺乏對檔案信息化建設復雜性的估計，導致預期目標不符合實際，可能出現后期投入經費不足、建設時間無法保障等問題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來巨大的人力、財力損失。檔案信息化建設應該以基礎業務為依托，并且和基礎性業務相互協調、相互兼顧，兩者之間取長補短，以保障信息化建設能夠發揮最大的功能和效益。

5.檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平

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關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

一、正確理解檔案信息化建設的科學內涵

（一）在高校檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如高校檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，高校檔案界都必須做出理性與科學的回答。

（二）高校檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平

人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用的社會公平。對高校檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，高校檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

二、新時期推進高校檔案信息化建設的主要任務

（一）加強電子文件的歸檔和管理

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，是當前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規范》為依據，加強檔案網絡建設，實現網絡環境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為“電子公文和紙質公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。

（二）加快館藏檔案的全文數據庫建設

高校檔案管理要從提高檔案管理現代化水平、方便利用這出發，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個表格等，而應當提到新的高度，要適應信息化的需要、現代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準、全。要在建立科學的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級目錄數據庫建設工作的同時，加強機讀目錄數據庫的建設，加快實現手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實施的領導要充分意識到數字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點用在信息資源的數字化轉換、全文錄入、系統設計等環節上，特別要優先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數字化加工。

（三）建立檔案信息安全保障體系

在檔案信息化建設中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，一是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或未設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。

三、有效推進高校檔案信息化順利實施的必要條件

（一）基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設是一項十分重要的工作，關系到檔案信息化建設的成敗和整體水平。基礎設施主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。檔案信息化基礎設施建設的整體規劃包括了檔案信息化的整個硬件平臺和網絡，信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件。

計算機軟件分為系統軟件和應用軟件。系統軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機系統的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計算機的監控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數據庫管理系統、存儲和安全管理系統以及操作系統。應用軟件是解決某些具體應用問題的程序，如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統軟件等。在基礎設施建設中，要注意平衡好硬件建設和軟件建設的關系，應用軟件的設計和開發，務必精益求精，追求完美。只有做好基礎建設，才能穩步、健康、高效地推進檔案信息化建設。

（二）高校檔案館的經費投入

經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門要充分認識到檔案館信息化建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身也要通過多種創收渠道增加收入，增強造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀，大大提高了工作效率。

（三）加強檔案信息化人才建設

檔案工作人員整體素質如何，關系到高校檔案信息化建設的進程。檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯結的橋梁和紐帶，檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的人才。檔案人員必須掌握現代信息技術，熟練地應用計算機進行檔案信息現代化的管理和應用，否則就無法適應檔案信息化管理的要求，也根本無法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質量地實現檔案信息化、網絡化的管理和服務。所以，高校不但要為檔案部門配備計算機專業人才，還要采取多種方式加強檔案管理人員的在職培訓工作，使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要，優化檔案隊伍整體結構，為創建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。

參考文獻：

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關鍵詞:高校檔案管理信息化管理模式

高校檔案是學校各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學、科研等業務活動中積累的資料,通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作,形成了可供查找利用的檔案。高校檔案真實地反映了學校各個時期的面貌,對于學校編史修志和行政管理、教學、科研、維護學校或師生員工的利益,有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用,尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案,對于發展教育事業,服務經濟建設具有很高的開發利用價值。因此,在高校建立統一保管的檔案工作實體對檔案實行統一管理,就便于對本單位各門類檔案從管理制度、規范要求等方面進行統一領導,促進檔案信息資源的綜合開發,同時有利于促進檔案整體的標準和檔案管理的現代化,有利于實現信息共享。

一、高校檔案管理工作的重要性

1、高校檔案管理工作是學校重要的基礎工作之一

高校檔案管理工作是學校信息管理中的一個重要環節,是高校知識生產十分重要的基礎工作,對高校總體工作起著十分重要的作用。根據《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的有關規定,高校檔案管理工作的主要環節有收集、整理、保管、鑒定、統計與利用等六個方面,這六個方面對檔案管理工作來講是缺一不可的。因此我們應從多方面加強檔案管理工作,思想上高度重視,充分認識到檔案管理工作的重要性,確保檔案的齊全、完整、萬無一失。

2、高校檔案管理的規范化是學校整體管理規范化的重要組成部分

高校管理規范化,是高校的管理工作按照規定的程序、標準進行,它是高校管理科學化、有序化的必然要求。高校檔案管理規范化是學校整體管理規范化的重要組成部分,它要求學校組織結構的各層級、各部門及專兼職檔案人員從檔案的收集、鑒定、整理、保管到信息開發和利用服務等各個環節都按照規定的程序和標準進行,避免主觀隨意性,保證檔案收集齊全、整理規范、保管安全、檢索利用便捷高效,同時對教學、科研等各項管理的規范化起推動和促進作用。

3、高校檔案管理工作是信息資源開發利用的需要

隨著社會信息化程度的深入,檔案信息資源備受人們關注,社會對檔案信息的依賴程度越來越高,而且更需要提供一些及時的、系統的、全面的檔案信息服務。對于檔案部門來說,信息化是一項全新的工作,是一個系統工程,是檔案工作一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力的助推作用,而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點,具有很強的生命力。如今,要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍,檔案工作將面臨“脫胎換骨”、“鳳凰涅檠”,其對傳統檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。

4、高校檔案管理工作具有反饋作用

高校檔案管理工作在高校的發展歷程中起著很重要的反饋作用。檔案管理部門根據收集上來的檔案資料能隨時發現工作中存在的問題和不足,可以及時反饋給有關部門,力爭在最短的時間內獲得最有效的解決。這樣才能使檔案管理工作做到上下結合、左右貫通,發現問題及時解決。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

1、檔案意識不強

長期以來,一些高校的領導認為高校的主要工作是教學、科研。檔案工作無足輕重,加上檔案自身保密性,利用滯后性等特點,高校師生員工普遍對檔案工作缺乏足夠的了解和認識。檔案意識不強。有些高校在校人數已達萬人以上,按照有關文件的規定應設處級管理機構,可是其檔案管理機構還是一個非專職的科級單位。致使檔案工作的管理不得力;校內各部門也常因歸檔立卷不及時造成資料積壓甚至丟失。這些都使得高校檔案工作長期處于地位不高,責任不輕,難度不小的境地。

2、檔案管理信息化水平不高

一是信息化建設標準化水平低。由于歷史的原因,高校檔案館建設各走各的路。目前研制出的不少檔案系統應用軟件,都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。二是數據庫建設滯后。各高校檔案館建庫缺乏整體性,數據庫大多自建自用,建成的數據庫規模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設,數據無規范化控制,商業服務水平差。三是缺乏統一的網絡化協調機構。由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬于不同的主管部門,這使得高校檔案館形成了條塊分割、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。

3、檔案管理人員整體素質偏低

一個合格的檔案管理人員不僅要掌握檔案管理方面的政策、檔案工作的基本理論原則和方法,還要懂得現代信息管理技術,熟練地運用計算機進行電子檔案信息的制作、維護和管理。同時,還應具備較高的外語水平和法律知識,從而為檔案管理實現現代化提供有力的智力支持。目前,高校檔案管理人員的素質能達到要求的為數不多,既懂計算機技術、通信技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才缺乏的現象較為突出。首先表現是檔案管理人員知識結構比較單一。一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養,懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策和法規,懂得檔案工作的基本理論和方法。面對高速發展的信息化時代,高校檔案隊伍中既懂檔案管理又懂得現代信息化管理技術的人才奇缺。其次,由于檔案管理人員素質不高,直接導致了檔案管理的新技術、新方法難以在檔案管理工作中使用和推廣。當工作中遇到新情況和新問題時,檔案管理人員常常感到力不從心。三是檔案管理人員學歷層次偏低,專業人員偏少,人員變動頻繁,這些都嚴重影響著高校檔案管理人員整體素質的提高,妨礙了高校檔案事業的持續發展。

三、提升高校檔案管理水平的對策

1、加強檔案管理的基礎建設,做好常規管理工作

首先,加強檔案管理制度建設。建立健全學校檔案管理的各項規章制度及各級檔案管理考核制度;建立檔案的收集、整理、預立卷歸檔、保管、借閱、登記、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度;學院檔案室負責組織和落實檔案管理的各項規章制度并監督實施;組織和協調學校各單位兼職檔案員做好檔案管理工作;定期召開學校檔案管理工作會議,解決檔案管理工作中存在的問題。

其次,強化高校檔案工作的保障機制。為保證高校檔案事業的健康可持續發展,為學校和社會提供優質和高水平的服務,《高等學校檔案管理辦法》強調:高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求;還進一步規定高等學校應當設立專項經費,促進檔案信息化建設,加快數字檔案館建設,提高檔案工作服務學校和社會的能力。

再次,注重常規管理文件的歸檔工作。學校常規管理的文件材料主要是各部門在各項工作中形成的材料,是學校開展各項工作的真實記錄,是學校的重要信息資源和歷史憑證,它對提高學校日常管理質量和工作效率有著重要的參考作用。檔案工作應當與黨群、行政、教學、科研等各項活動實行“四同步”管理,即下達計劃任務的同時提出文件材料的歸檔要求。

2、加強檔案工作隊伍建設,提升管理人員素質

首先,要加強檔案人員的職業道德教育。檔案專業人員的職業道德是根據檔案工作職業特點而提出的生活準則和行為規范。塑造良好的職業道德素質是當前高校檔案工作的首要任務。高校檔案管理人員每天面對的是眾多檔案文件,所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務性和條件性,決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德,要牢固樹立為利用者提供優質服務的宗旨,從而提高服務質量。

其次,加強專業教育,提高專業素質。針對目前檔案管理員素質普遍偏低的現狀,我們應分期舉辦各種專業技能培訓,傳授檔案專業知識,定期進行嚴格的專業理論與實踐測驗。經考核合格者持證上崗,不合格者自然淘汰。檔案工作者應不斷擴展自己的知識,提高學歷層次。同時,高校的檔案管理人員要努力成為新型的復合型人才:一方面,熟悉檔案業務工作的各個環節和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法:另一方面,能掌握檔案網絡化的新知識,熟練運用計算機技術,并將之運用到實際的檔案管理工作中去:再一方面,不僅懂得社會科學知識,而且懂得自然科學知識,既具有較高的人文素養,又具有較高的創新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要,也是時代、社會發展對檔案管理工作從業人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都應朝著這一目標而努力。

3、促進檔案管理信息化建設

高校檔案信息化建設促使檔案部門開展網絡服務,對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革,這不僅表現在利用的方式上,更是表現在工作理念上的主要變化。要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃,加強檔案信息化基礎設施建設,推進運用微機管理檔案進程,提高校檔案館和各單位檔案室計算機和網絡技術應用水平,充分發揮檔案館的各項功能和作用。

第一是實行文檔管理一體化。充分利用校園網絡資源共享的功能,將上級來文和學校及各部門、單位形成的文件直接轉換,進入檔案館數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。第二是開展館藏檔案數字化。對館藏的文書檔案、磁帶檔案、圖片檔案等進行數字化,形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫,并按照公開信息、內部信息、保密信息等級分類上網,為不同用戶提供相應等級的信息服務。第三是實現檔案利用網絡化。利用校園網建立檔案信息網站,實行新信息上網、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務,同時開展檔案信息咨詢服務,為用戶進行定向、定題的交互式信息咨詢,運用現代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發,提供更多二次、三次加工的信息產品,拓展檔案的服務功能,提高檔案服務質量。

4、創新管理模式,實現檔案管理可持續發展

首先,管理思路要創新。長期以來,檔案工作者沿襲傳統的管理辦法,日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經濟高速發展的今天,服務對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少,更談不上主動超前服務,使得花費大量人力物力,歷經千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。高校檔案人員要密切聯系實際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃學校檔案工作的建設方略,積極尋求檔案工作同學校中心工作的結合點與生長點,珍惜機遇,開拓進取,形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的檔案管理工作新理念

其次,管理方式的創新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時展的需要,對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶,走向用戶。想用戶之所想,急用戶之所急,館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。

第三,服務職能要創新。服務是檔案工作的根本職能,要從“保管存留”的目的向“服務利用”的目的轉變,就要實現工作模式的轉變,而要實現這種工作模式的轉變就要有具備“服務創新”的理念。首先在確保各類檔案的查準率、查全率的前提下,要做到有預見性的超前服務,有目的地針對服務及有始有終的跟蹤服務。它還包括如何培訓部門專兼職檔案員、如何指導部門檔案工作等。檔案人員應該充分認識到學校檔案館是學校各項工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實體,還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實質問題。參與學校各項工作管理,加強服務職能,進而豐富服務的形式,擴大服務的范圍,提高服務的效率和質量,充分實現服務的價值。

四、結束語

總之,高校檔案管理既是一個重要的系統工作,又是一項幕后的繁瑣工程。高等教育的改革和發展,為檔案工作的創新開辟了廣闊的空間,高校檔案管理人員應重視對現代信息技術手段的利用,積極探索新形勢下檔案管理的創新模式,更好地為學校的發展服務。

參考文獻:

[1]王紅. 高校檔案工作的創新與發展[J]. 蘭臺世界, 2002, (02) .